Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế đang trở thành vấn đề khiến nhiều chủ shop băn khoăn khi bán hàng trên Facebook, TikTok, Shopee, Lazada, Zalo hay qua livestream. Khi hoạt động online ngày càng phổ biến, cơ quan thuế cũng siết chặt quản lý doanh thu, đối soát tiền COD, ví điện tử và dòng tiền chuyển khoản. Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế không chỉ là chuyện xem mình có vượt 100 triệu/năm hay không, mà còn là hiểu cách xác định doanh thu chịu thuế từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều chủ shop nghĩ rằng bán online “không cần nộp thuế”, nhưng thực tế cho thấy các nền tảng đang cung cấp dữ liệu doanh thu cho cơ quan thuế. Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế vì vậy cần được thực hiện bài bản để tránh rủi ro bị ấn định thuế, phạt chậm nộp hoặc truy thu. Chủ shop càng hiểu sớm thì càng tối ưu được chi phí hợp pháp. Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế là bước bắt buộc nếu muốn kinh doanh ổn định, mở rộng và làm việc minh bạch với ngân hàng – đối tác. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu toàn bộ quy trình tính thuế, kê khai và quản lý sổ sách dành cho bán hàng online.
Tổng quan về kế toán hộ kinh doanh bán hàng online
Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online nghe thì có vẻ “to tát”, nhưng thực chất chính là cách bạn quản lý tiền – hàng – thuế cho mô hình kinh doanh qua Facebook, Zalo, TikTok, Shopee, Lazada… Điểm khó của bán online là mọi thứ diễn ra rất nhanh, đơn nhiều, đổi trả liên tục, phí cũng đủ kiểu (phí sàn, phí ship, phí COD, chạy quảng cáo…), nếu không có cách ghi chép tối thiểu thì chủ hộ rất dễ bị “lạc” trong dòng tiền của chính mình. Nhiều người sau vài tháng bán ầm ầm, nhìn tài khoản lúc nào cũng có tiền vào ra, nhưng đến khi ngồi lại thì không biết thực sự mình lãi bao nhiêu, tồn hàng còn bao nhiêu, và nếu cơ quan thuế hỏi doanh thu thì đưa ra con số nào.
Khác với bán hàng tại cửa tiệm truyền thống, hộ kinh doanh online thường bán đa kênh: vừa chốt đơn qua livestream, vừa bán trên sàn, vừa có khách quen đặt trực tiếp. Mỗi kênh lại có một dạng báo cáo riêng, một kiểu phí và chu kỳ thanh toán riêng, nên nếu không gom về một hệ thống theo dõi chung thì rất khó kiểm soát. Kế toán cho hộ bán hàng online vì thế không nhất thiết phải là hệ thống tài khoản phức tạp như doanh nghiệp, nhưng ít nhất cần: bảng theo dõi doanh thu từng kênh, chi phí liên quan (quảng cáo, vận chuyển, đóng gói…), tồn kho và các khoản phải thu từ sàn, COD chưa đối soát.
Ngoài chuyện quản lý kinh doanh, kế toán bán hàng online còn gắn chặt với nghĩa vụ thuế. Hiện nay, dữ liệu từ sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển, ngân hàng ngày càng được kết nối, cơ quan thuế không còn “mù thông tin” như trước. Nếu hộ online chỉ bán theo cảm tính, kê khai theo kiểu “ước chừng”, đến lúc bị đối chiếu số liệu rất dễ rơi vào thế bị động. Vì vậy, hiểu tổng quan về kế toán hộ kinh doanh bán hàng online chính là bước đầu để bạn đi đường dài, không chỉ bán được nhiều đơn mà còn an toàn về thuế và bền về tài chính.
Đặc thù kế toán của bán hàng online – nhiều kênh, nhiều dòng tiền
Kế toán cho hộ bán hàng online có một đặc thù lớn: nhiều kênh – nhiều dòng tiền – nhiều loại phí. Một đơn hàng nhỏ có thể đi qua rất nhiều “lớp”: khách đặt trên Facebook, bạn chốt qua inbox, gửi đơn lên đơn vị vận chuyển hoặc sàn, khách nhận và thanh toán COD, tiền về ví trung gian rồi mới chuyển về tài khoản ngân hàng. Trong quá trình đó, mỗi bên trừ một chút: phí ship, phí thu hộ, phí sàn, phí khuyến mãi… Nếu không có file hoặc phần mềm theo dõi, chủ hộ dễ bị nhầm lẫn giữa doanh thu gộp (giá khách trả) và tiền thực nhận sau phí, từ đó đánh giá sai lãi lỗ.
Ngoài ra, bán online còn có đơn hủy, hoàn, đổi mẫu, hàng bị thất lạc, hoàn về nhiều lần… Những tình huống này khiến việc quản lý tồn kho, giá vốn phức tạp hơn – bạn không chỉ theo dõi hàng đã nhập, mà còn phải biết hàng đang “đi trên đường” ở đâu, đã thu được tiền chưa. Vì vậy, kế toán cho bán online cần tư duy “gom số liệu”: cuối ngày/tuần, phải ghép doanh thu từ sàn, từ COD, từ chuyển khoản tự do, đối chiếu với số đơn thực tế và tồn kho. Làm được vậy, bạn mới biết chính xác tiền đang ở đâu, còn bao nhiêu và cần nộp thuế trên cơ sở số nào.
Vì sao hộ bán hàng online phải hiểu rõ cách tính thuế?
Hộ bán hàng online không thể chỉ quan tâm đến đơn và doanh số, mà bỏ qua cách tính thuế. Lý do đầu tiên: doanh thu online ngày càng được “nhìn thấy” rõ qua dữ liệu số – sao kê ngân hàng, báo cáo doanh thu từ sàn, từ đơn vị vận chuyển, ví điện tử… Cơ quan thuế hoàn toàn có thể sử dụng các nguồn dữ liệu này để ước lượng doanh thu thực tế và so sánh với những gì bạn khai báo. Nếu bạn khai thấp một cách “vô lý”, rủi ro bị mời làm việc, bị ấn định thuế hoặc truy thu là rất cao.
Lý do thứ hai: hiểu cách tính thuế giúp bạn chủ động xây chiến lược giá và chi phí. Khi biết doanh thu vượt một ngưỡng nào đó có thể khiến bạn phải chuyển diện quản lý, hoặc mức thuế khoán sẽ tăng, bạn sẽ cân nhắc việc mở thêm mã ngành, tách hộ, chuyển sang doanh nghiệp, hoặc tối ưu lại cấu trúc chi phí, kênh bán. Ngược lại, nếu không biết, bạn chỉ bán theo “cảm hứng”, đến lúc nhận thông báo thuế mới giật mình vì nghĩa vụ quá lớn so với tưởng tượng.
Lý do thứ ba: nhiều hộ online muốn làm việc với khách hàng doanh nghiệp, nhãn hàng lớn sẽ phải có hóa đơn, số liệu minh bạch. Khi đó, việc hiểu rõ mình đang nộp thuế theo diện nào, có cần/hợp lý để dùng hóa đơn điện tử không, cách tính thuế GTGT, TNCN ra sao… là bắt buộc. Tóm lại, hiểu thuế không phải để “tránh thuế”, mà để tối ưu trong khuôn khổ pháp luật, tránh bị phạt, chủ động dòng tiền và phát triển bền vững.
Thuế hộ kinh doanh bán hàng online phải nộp gồm những loại nào?
Khi bắt đầu bán hàng trên Facebook, Zalo, TikTok, sàn thương mại điện tử…, rất nhiều người chỉ quan tâm tới sản phẩm, livestream, chạy quảng cáo mà quên mất nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh online. Thực tế, nếu bạn đã đăng ký hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh và có doanh thu vượt ngưỡng miễn, thì về cơ bản sẽ phải quan tâm tới 3 “nhóm” chính: lệ phí môn bài, thuế GTGT hộ kinh doanh online và thuế TNCN bán hàng online.
Trong đó, lệ phí môn bài là khoản thu cố định theo năm, căn cứ vào doanh thu bình quân năm (trên hay dưới các ngưỡng 100–300–500 triệu) để xác định bậc từ 300.000 đến 1.000.000 đồng/năm; dưới 100 triệu/năm thì được miễn lệ phí môn bài.Khoản này không phụ thuộc bạn bán online hay offline, mà phụ thuộc mức doanh thu và tình trạng đăng ký kinh doanh.
Quan trọng hơn với người bán online là hai loại thuế tính trên doanh thu: thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Theo quy định hiện hành, nếu doanh thu tính thuế trong năm từ 100 triệu đồng trở xuống thì hộ/cá nhân kinh doanh không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Vượt ngưỡng đó thì sẽ phải nộp, với tỷ lệ % khác nhau tùy ngành nghề (bán hàng hóa, làm dịch vụ, ăn uống, vận tải…).
Với người bán hàng online, cơ quan thuế ngày càng dựa nhiều vào dữ liệu điện tử: doanh thu ghi trên sàn, dòng tiền qua ngân hàng, ví điện tử, báo cáo từ đơn vị vận chuyển… để xác định doanh thu tính thuế, chứ không chỉ dựa vào “lời khai” của người bán.Vì vậy, khi doanh thu đã qua ngưỡng, câu chuyện thuế GTGT hộ kinh doanh online và thuế TNCN bán hàng online là không thể né tránh – vấn đề chỉ là bạn hiểu và chủ động quản lý, hay để tới lúc cơ quan thuế “gõ cửa” mới loay hoay.
Các phần dưới đây sẽ tách rõ: thuế GTGT áp dụng khi nào, tỷ lệ bao nhiêu; thuế TNCN tính thế nào theo % doanh thu; và trường hợp được miễn nếu doanh thu không quá 100 triệu/năm.
Thuế GTGT – áp dụng khi nào? Tỷ lệ tính bao nhiêu?
Với hộ kinh doanh/bán hàng online, thuế GTGT (giá trị gia tăng) được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, chứ không phải cách khấu trừ đầu vào – đầu ra như doanh nghiệp. Công thức cơ bản:
Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ thuế GTGT (%).
Thuế GTGT chỉ áp dụng khi doanh thu năm của bạn trên 100 triệu đồng (đối với quy định hiện hành đến hết 31/12/2025). Dưới ngưỡng này, hộ/cá nhân kinh doanh không phải nộp thuế GTGT.
Tỷ lệ % GTGT khác nhau theo lĩnh vực bạn đang làm. Ví dụ phổ biến:
- Bán hàng hóa online (quần áo, mỹ phẩm, phụ kiện…) thường được xếp vào nhóm phân phối/bán lẻ hàng hóa, tỷ lệ thuế GTGT thường là 1% trên doanh thu.
- Cung cấp dịch vụ online (thiết kế, tư vấn, khóa học…) thường có tỷ lệ GTGT cao hơn, nhiều trường hợp 5% trên doanh thu.
Cơ quan thuế sẽ căn cứ mã ngành, bản chất hoạt động thực tế để áp tỷ lệ phù hợp. Doanh thu tính thuế là tổng tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ bạn thu được trong năm, bao gồm cả COD, chuyển khoản, ví điện tử… nên đừng nghĩ “qua app thì thuế không biết”.
Thuế TNCN – cách tính theo tỷ lệ % doanh thu
Song song với GTGT, thuế TNCN bán hàng online cũng được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, không trừ chi phí chi tiết từng khoản như lương công chức. Công thức:
Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ thuế TNCN (%).
Tương tự GTGT, chỉ khi doanh thu năm trên 100 triệu đồng thì bạn mới phát sinh nghĩa vụ TNCN; dưới ngưỡng này thì được miễn.
Tỷ lệ thuế TNCN cũng phụ thuộc loại hình:
- Bán hàng hóa online (phân phối/bán lẻ) thường chịu 0,5% trên doanh thu.
- Làm dịch vụ online (marketing thuê ngoài, thiết kế, viết content…) thường ở mức 2% trên doanh thu theo bảng tỷ lệ của Bộ Tài chính.
Ví dụ: bạn bán hàng online, doanh thu tính thuế 300 triệu/năm, thuộc nhóm bán lẻ hàng hóa, nếu tỷ lệ GTGT là 1% và TNCN là 0,5% thì:
- Thuế GTGT = 300.000.000 × 1% = 3.000.000
- Thuế TNCN = 300.000.000 × 0,5% = 1.500.000
Tổng hai sắc thuế (chưa tính môn bài) là 4,5 triệu đồng/năm.
Trường hợp bán hàng online được miễn 100 triệu/năm
Quy tắc quan trọng nhất cho người mới bán online là: doanh thu tính thuế trong năm ≤ 100 triệu đồng thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Ngưỡng 100 triệu tính trên doanh thu “quy đổi theo năm”: nếu bạn kinh doanh không đủ 12 tháng thì cơ quan thuế sẽ quy đổi để xem bình quân năm có vượt 100 triệu hay không.
Lưu ý: “Không phải nộp thuế” không có nghĩa là khỏi khai, khỏi quản lý gì cả. Bạn vẫn nên:
- Ghi lại doanh thu hằng ngày/tháng (dù nhỏ);
- Lưu sao kê ngân hàng, báo cáo từ sàn, ví điện tử;
- Theo dõi tổng doanh thu cả năm để biết mình có bắt đầu chạm ngưỡng chịu thuế hay chưa.
Nếu vài năm tới quy định nâng ngưỡng miễn lên 200 triệu/năm (đã có định hướng từ 2026), bạn cũng sẽ dễ thích ứng hơn nếu đã quen theo dõi doanh thu ngay từ đầu.
Cách xác định doanh thu tính thuế cho hộ bán hàng online
Với hộ kinh doanh bán hàng online, câu hỏi “doanh thu tính thuế là bao nhiêu?” không còn đơn giản là đếm tiền mặt trong ngăn kéo mỗi ngày. Doanh thu đến từ rất nhiều kênh: thu tiền COD, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, doanh thu trên sàn TMĐT như Shopee, Lazada, TikTok Shop… Nếu không có cách đối soát và tổng hợp khoa học, bạn rất dễ rơi vào hai tình huống nguy hiểm: hoặc kê khai thiếu doanh thu (rủi ro bị cơ quan thuế “soi” và truy thu), hoặc kê khai thừa (nộp thuế nhiều hơn thực tế phải nộp).
Nguyên tắc chung khi xác định doanh thu tính thuế bán hàng online là:
- Doanh thu tính thuế = tổng số tiền bán hàng thực tế thu được trong kỳ (chưa trừ chi phí), từ tất cả kênh thu tiền.
- Không quan trọng khách trả bằng tiền mặt, COD, chuyển khoản, ví điện tử hay ví của sàn, miễn là đó là tiền bạn nhận được từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Vì vậy, thay vì chỉ dựa vào “cảm giác bán được nhiều hay ít”, hộ bán online cần xây hệ thống số liệu:
- Doanh thu COD (đã giao thành công, đã đối soát với đơn vị vận chuyển).
- Doanh thu chuyển khoản/ ví điện tử (theo sao kê ngân hàng, lịch sử giao dịch ví).
- Doanh thu trên sàn TMĐT (theo báo cáo doanh thu do sàn cung cấp, sau khi trừ/ chưa trừ phí tùy cách bạn theo dõi).
Lý tưởng nhất là mỗi tháng (hoặc mỗi tuần), bạn lập một bảng tổng hợp doanh thu gồm các cột: ngày, kênh bán (Facebook, Zalo, Shopee…), hình thức thanh toán (COD, chuyển khoản, ví điện tử), số tiền, ghi chú mã đơn. Khi cộng lại, bạn sẽ có bức tranh tổng doanh thu online rõ ràng, vừa phục vụ quản trị nội bộ, vừa làm căn cứ nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Đặc biệt, với hộ đang hoặc sẽ bị cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ ngân hàng, đơn vị vận chuyển, sàn TMĐT, việc chủ động xây dựng thói quen đối soát và lưu trữ số liệu chính là cách “đi trước một bước”, giúp bạn nắm chắc doanh thu tính thuế bán hàng online của mình, không bị động khi làm việc với thuế.
Doanh thu từ COD – cách đối soát đúng chuẩn
Với nhiều hộ bán hàng online, COD là nguồn thu chủ lực, nhưng cũng là chỗ dễ rối nhất nếu không đối soát chặt. Cách làm đúng chuẩn là:
- Ghi nhận đơn hàng ngay khi gửi đi: mỗi đơn có mã, giá trị thu hộ, đơn vị vận chuyển (GHN, GHTK, J&T…).
- Khi đơn vị vận chuyển chuyển tiền COD về, hãy lưu: ngày nhận, tổng tiền, bảng kê chi tiết đơn tương ứng (thường các hãng đều cho tải báo cáo).
- Đối chiếu:
○ So sánh danh sách đơn đã giao thành công với số tiền COD thực nhận.
○ Kiểm tra các đơn bị hoàn, hủy, đổi địa chỉ… để loại ra khỏi doanh thu.
Doanh thu COD tính vào doanh thu tính thuế chính là tổng số tiền COD đã nhận về (không tính các đơn hoàn). Nếu đơn vị vận chuyển đã trừ phí ship trước khi chuyển tiền, bạn nên theo dõi:
- Doanh thu gộp (tổng giá trị hàng đã giao thành công).
- Phí ship, phí dịch vụ (ghi vào chi phí).
Lưu lại báo cáo đối soát COD hàng tháng dưới dạng Excel/PDF và sao kê ngân hàng nhận tiền COD là cực kỳ quan trọng. Khi cơ quan thuế cần kiểm tra, bạn chỉ cần trích xuất là có thể chứng minh doanh thu của mình rõ ràng, minh bạch, tránh nghi ngờ “doanh thu chênh lệch” giữa số liệu đơn vị vận chuyển và lời khai của bạn.
Doanh thu từ chuyển khoản – cần lưu gì?
Doanh thu từ chuyển khoản, ví điện tử (Momo, ZaloPay, ShopeePay…) ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong bán hàng online. Nhiều hộ nghĩ “tiền vào tài khoản thì tự biết”, nhưng nếu không lưu và phân loại tốt, đến lúc cần xác định doanh thu tính thuế bán hàng online sẽ rất khó tách được đâu là tiền bán hàng, đâu là tiền cá nhân.
Cách làm an toàn là:
- Dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh, hạn chế nhận tiền cá nhân vào đó.
- Đề nghị khách hàng ghi rõ nội dung chuyển khoản: “Thanh toán đơn H001”, “Mua áo sơ mi”, “Cọc đơn ngày…”.
- Định kỳ (tuần/tháng), tải sao kê ngân hàng, lọc các giao dịch là doanh thu bán hàng và đưa vào bảng doanh thu.
- Với ví điện tử, tải lịch sử giao dịch, phân loại tương tự.
Doanh thu từ chuyển khoản, ví điện tử tính vào doanh thu tính thuế là tổng số tiền thực nhận từ hoạt động bán hàng trong kỳ. Nếu có các khoản chuyển nhầm, hoàn tiền, trả lại, cần ghi chú riêng và loại khỏi tổng doanh thu, kèm chứng từ chứng minh (nội dung chuyển tiền, giao dịch hoàn).
Việc lưu sao kê, file Excel tổng hợp, ghi chú các giao dịch đặc biệt giúp bạn tự tin hơn rất nhiều nếu cơ quan thuế sử dụng dữ liệu ngân hàng để đối chiếu doanh thu.
Doanh thu trên sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop)
Doanh thu trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, TikTok Shop thường được sàn tổng hợp trong các báo cáo: doanh thu theo ngày/tháng, số đơn hàng, số tiền đã thanh toán, phí sàn, phí vận chuyển, khuyến mãi… Để xác định doanh thu tính thuế bán hàng online từ kênh này, bạn cần phân biệt:
- Doanh thu gộp (gross): tổng giá trị đơn hàng khách đã thanh toán.
- Doanh thu thực nhận (net): số tiền sàn chuyển về cho bạn sau khi trừ phí sàn, phí vận chuyển, voucher do sàn tài trợ…
Về thuế, doanh thu tính thuế thường được hiểu là giá trị hàng hóa/dịch vụ bán cho khách (doanh thu gộp), còn các khoản phí sàn, phí vận chuyển bạn trả/ bị trừ sẽ được ghi nhận ở phần chi phí. Do đó, trong bảng doanh thu nội bộ, bạn nên:
- Ghi nhận doanh thu theo báo cáo của sàn (cột doanh thu).
- Ghi riêng các khoản phí, chiết khấu, khuyến mãi (cột chi phí).
Đồng thời, lưu đều đặn báo cáo doanh thu, báo cáo chuyển tiền của sàn theo tháng/quý dưới dạng PDF/Excel. Khi bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, bạn có thể đối chiếu giữa: báo cáo sàn – sao kê ngân hàng – sổ doanh thu nội bộ, từ đó chứng minh doanh thu của mình rõ ràng, hợp lý, tránh bị “ước đoán” theo tin đồn hoặc số liệu chung của thị trường.
Những trường hợp bán hàng online dễ bị cơ quan thuế rà soát
Hộ kinh doanh bán hàng online thường nghĩ “mình nhỏ, bán trên mạng thì cơ quan thuế khó nắm được”, nhưng thực tế hiện nay rủi ro thuế bán hàng online ngày càng cao. Cơ quan thuế địa phương đã bắt đầu so sánh dữ liệu nhiều nguồn: doanh thu COD, dòng tiền ngân hàng, dữ liệu sàn thương mại điện tử, phản ánh của khách hàng, thậm chí cả thông tin từ đơn vị vận chuyển. Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, hộ kinh doanh rất dễ bị ấn định thuế hộ kinh doanh với mức cao hơn nhiều so với thực tế.
Đặc biệt tại các quận/huyện có hoạt động thương mại điện tử sôi động, những hộ bán hàng online không có sổ sách, không theo dõi tồn kho, không lưu chứng từ chi phí… càng dễ bị xếp vào nhóm “rủi ro cao”. Khi đó, cán bộ thuế có thể mời lên làm việc, yêu cầu giải trình doanh thu, hoặc xuống kiểm tra thực tế mô hình kinh doanh, kho hàng, nhân sự, số lượng đơn hàng/ngày.
Hai dấu hiệu khiến hộ bán hàng online dễ bị soi kỹ là: doanh thu COD chênh lệch lớn so với dòng tiền ngân hàng và không theo dõi tồn kho – không chứng minh được giá vốn. Nếu không chuẩn bị tốt, hộ rất khó giải thích thuyết phục, dễ bị ấn định doanh thu cao, tăng thuế khoán và có nguy cơ truy thu.
Doanh thu COD chênh lệch lớn so với dòng tiền ngân hàng
Với hộ kinh doanh online, doanh thu COD thường được đối tác vận chuyển hoặc đơn vị trung gian thanh toán tổng hợp và chuyển khoản. Cơ quan thuế có thể dựa vào dòng tiền ra – vào tài khoản ngân hàng để ước lượng doanh thu thực tế. Khi thấy tiền COD về tài khoản rất lớn, trong khi bạn khai doanh thu thấp hoặc gần như bằng 0, đây là dấu hiệu rủi ro thuế bán hàng online dễ bị “điểm mặt”.
Ngược lại, cũng có trường hợp doanh thu thực tế cao nhưng dòng tiền ngân hàng thấp vì bạn rút hết tiền mặt hoặc dùng nhiều tài khoản khác nhau, khiến bức tranh dòng tiền thiếu minh bạch. Nếu khi bị mời làm việc, bạn không có bảng kê chi tiết doanh thu từng đợt COD, không có đối chiếu với đơn vị vận chuyển, không có sổ theo dõi bán hàng, cơ quan thuế có thể tự ấn định doanh thu dựa trên các con số họ thu thập được.
Để hạn chế rủi ro này, hộ kinh doanh nên: lập bảng theo dõi chi tiết tiền COD, đối chiếu với báo cáo của đơn vị vận chuyển; tách bạch tài khoản dùng cho kinh doanh; và ghi chép doanh thu rõ ràng để khi cần có thể giải trình hợp lý với Chi cục Thuế địa phương.
Không theo dõi tồn kho – không chứng minh được giá vốn
Ngoài doanh thu, một yếu tố cực kỳ quan trọng khi cơ quan thuế rà soát hộ bán hàng online là giá vốn hàng bán. Nhiều hộ mua hàng về rồi chỉ quan tâm “đơn hôm nay được bao nhiêu”, hoàn toàn không có sổ theo dõi nhập – xuất – tồn, không biết chính xác còn bao nhiêu hàng trong kho, thậm chí không lưu hóa đơn đầu vào. Khi đó, nếu bị kiểm tra, bạn gần như không có gì để chứng minh rằng biên lợi nhuận thực tế thấp.
Cơ quan thuế có thể dựa trên mặt bằng chung tại địa phương, tỷ suất lợi nhuận ngành hàng, giá bán lẻ trên thị trường… để suy ra mức lợi nhuận “hợp lý” rồi ấn định thuế hộ kinh doanh. Điều này rất bất lợi nếu trên thực tế bạn phải thường xuyên giảm giá, chạy khuyến mãi, chịu nhiều chi phí trả hàng, hoàn đơn, hư hỏng tồn kho mà không có chứng từ hoặc báo cáo nội bộ nào thể hiện.
Giải pháp là:
- Lập bảng nhập – xuất – tồn theo tháng, dù đơn giản nhưng phải nhất quán.
- Lưu hóa đơn, chứng từ nhập hàng, phiếu thu – chi liên quan đến nhập kho.
- Định kỳ kiểm kê tồn kho thực tế, ghi nhận chênh lệch (hư hỏng, hết hạn…).
Khi có số liệu rõ ràng, nếu cơ quan thuế cho rằng doanh thu cao thì bạn vẫn có thể chứng minh rằng lợi nhuận không cao tương ứng vì giá vốn và chi phí thực tế lớn. Đây là cách quan trọng để bảo vệ mình và tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp.
Hướng dẫn quản lý sổ sách bán hàng online bằng Excel
Quản lý sổ sách hộ kinh doanh online bằng Excel là cách đơn giản, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đủ chi tiết để bạn nắm được doanh thu, lãi lỗ và kiểm soát tồn kho online. Thay vì ghi chép rời rạc trên sổ tay hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo của sàn, bạn nên xây dựng một file Excel chuẩn, lưu trên máy và sao lưu Google Drive/OneDrive để tránh mất dữ liệu. Trong một file Excel, bạn có thể chia thành nhiều sheet: “Đơn hàng”, “Tồn kho”, “Chi phí cố định”, “Thuế” để dễ theo dõi. Mỗi khi phát sinh đơn trên Shopee, TikTok, Lazada, Facebook… bạn nhập (hoặc copy) đầy đủ thông tin vào bảng “Đơn hàng”. Từ các dữ liệu này, Excel sẽ giúp tự tính doanh thu, lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng sau khi trừ phí sàn, phí ship, chi phí marketing, chi phí đóng gói… Nếu thiết lập công thức tốt, bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào, mọi báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng sẽ tự hiện ra. Nhờ đó, hộ kinh doanh không chỉ kiểm soát được dòng tiền, mà còn chủ động so sánh hiệu quả từng kênh bán, từng sản phẩm để ra quyết định nhập hàng, chạy quảng cáo, điều chỉnh giá bán phù hợp thực tế.
Bộ cột cần có: đơn hàng – phí sàn – phí ship – COD
Khi lập sổ sách hộ kinh doanh online trên Excel, bạn nên thiết kế bộ cột chuẩn để sau này không phải sửa quá nhiều. Một bảng đơn hàng cơ bản nên có các cột: Ngày đơn hàng, Mã đơn, Kênh bán (Shopee, TikTok, Facebook…), Tên khách, SĐT, Địa chỉ (tỉnh/thành), Tên sản phẩm, Mã SKU, Số lượng, Đơn giá bán, Doanh thu đơn hàng (Số lượng × Đơn giá). Bên cạnh đó, cần các cột liên quan đến chi phí: Phí sàn (phí thanh toán, phí dịch vụ, phí voucher…), Phí ship (phí giao hàng khách trả, phí hoàn, phụ phí vùng xa…), tiền COD thu được và số tiền thực nhận về tài khoản. Có thể thêm cột “Giá vốn” (giá nhập × số lượng) để sau này tính lãi. Nếu bạn bán nhiều sản phẩm, nên thêm cột Nhóm sản phẩm để tiện lọc báo cáo. Thiết kế bộ cột rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tồn kho online, đối chiếu với số lượng hàng đang còn trên kệ và trên hệ thống của từng sàn, hạn chế sai lệch khi nhiều kênh bán cùng lúc.
Công thức tự tính doanh thu – lợi nhuận – thuế phải nộp
Điểm mạnh của Excel là có thể tự động tính toán doanh thu, lợi nhuận và thuế phải nộp nếu bạn đặt công thức đúng. Trước hết, với mỗi đơn hàng, cột Doanh thu có thể dùng công thức:
Doanh thu = Số lượng × Đơn giá bán
Tiếp theo, bạn tính Lợi nhuận gộp:
Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn – Phí sàn – Phí ship do shop chịu
Nếu muốn tính lợi nhuận ròng, có thể trừ thêm chi phí marketing, lương nhân viên, chi phí đóng gói, thuê kho… được phân bổ:
Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận gộp – Chi phí khác phân bổ
Để biết tổng doanh thu, tổng lợi nhuận theo tháng, bạn dùng hàm SUMIFS theo điều kiện thời gian (theo cột Ngày). Khi đã có tổng doanh thu tính thuế, bạn có thể ước tính thuế phải nộp theo tỷ lệ thuế khoán/thuế kê khai phù hợp mô hình hộ kinh doanh (ví dụ: lấy Doanh thu chịu thuế × tỷ lệ thuế GTGT, TNCN áp dụng cho ngành của bạn). Nhờ hệ thống công thức này, chỉ cần cập nhật đơn hàng hằng ngày, Excel sẽ tự lên bảng tổng hợp doanh thu – lãi – thuế của cả tháng, giúp bạn chủ động tiền nộp thuế và ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Cách tối ưu thuế hợp pháp cho hộ bán hàng online
Đối với hộ bán hàng online, tiền thuế phải nộp mỗi năm là khoản chi phí không nhỏ, đặc biệt khi doanh thu tăng nhanh nhờ các kênh Facebook, Zalo, TikTok Shop, sàn thương mại điện tử… Tuy nhiên, nếu biết giảm thuế hợp pháp và tối ưu thuế bán hàng online dựa trên đúng quy định, bạn hoàn toàn có thể giảm gánh nặng thuế mà vẫn yên tâm khi cơ quan thuế kiểm tra. Vấn đề không nằm ở việc “né thuế”, mà là quản lý sổ sách, chứng từ và cơ cấu chi phí, doanh thu một cách thông minh, rõ ràng, dễ kiểm tra.
Trên thực tế, nhiều hộ online bán rất tốt nhưng lại thu tiền hoàn toàn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cá nhân, không lưu lại hóa đơn đầu vào, không ghi chép tồn kho, không tách doanh thu theo từng kênh. Khi cơ quan thuế rà soát, nếu không có số liệu chứng minh, rất dễ bị ấn định doanh thu cao, dẫn đến số thuế khoán hoặc thuế TNCN, GTGT phải nộp lớn hơn nhiều so với khả năng thực tế. Ngược lại, những hộ biết cách thu thập chứng từ chi phí, lập sổ theo dõi hàng hóa, doanh thu từng kênh và giải trình minh bạch thường được xem xét mức thuế phù hợp hơn.
Một trong những cách tối ưu thuế hợp pháp quan trọng là chuẩn hóa phương thức thanh toán: ưu tiên nhận tiền qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử, hạn chế “trắng sổ” tiền mặt. Song song đó, cần yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ cho các khoản chi phí lớn như nhập hàng, thuê kho, phí vận chuyển, quảng cáo. Khi có đầy đủ chứng từ, phần chi phí này có thể được tính vào cơ sở xác định thu nhập, giúp giảm số thuế phải nộp mà vẫn hoàn toàn đúng luật.
Ngoài ra, bạn nên chủ động xây dựng quy trình nội bộ cho hộ kinh doanh online: mỗi ngày chốt sổ đơn hàng, ghi nhận doanh thu, phí ship, hoàn/đổi trả; mỗi tháng in sao kê tài khoản, tổng hợp chi phí quảng cáo, phí sàn; mỗi quý rà soát tồn kho thực tế với sổ sách. Những thói quen tưởng như “việc của doanh nghiệp lớn” này lại là chìa khóa để hộ kinh doanh online nhỏ lẻ tối ưu thuế hợp pháp, hạn chế rủi ro bị nghi “doanh thu ảo”, bảo vệ mình khi có làm việc với cơ quan thuế địa phương.
Ghi nhận đầy đủ chi phí – tránh bị ấn định thuế
Để giảm thuế hợp pháp cho hộ bán hàng online, việc ghi nhận đầy đủ và đúng quy định các khoản chi phí là cực kỳ quan trọng. Phần lớn hộ kinh doanh chỉ quan tâm đến tiền hàng nhập và tiền ship, trong khi thực tế còn rất nhiều chi phí hợp lệ khác: phí quảng cáo Facebook, TikTok, chi phí thuê KOL/KOC, phí dịch vụ sàn thương mại điện tử, chi phí đóng gói, bao bì, tiền thuê kho, tiền phần mềm quản lý bán hàng, chi phí điện thoại, internet phục vụ kinh doanh… Nếu không có chứng từ, những khoản này không được ghi nhận, dẫn đến thu nhập tính thuế bị “đội” lên cao.
Giải pháp là: mỗi khi phát sinh chi phí phục vụ hoạt động bán hàng online, hãy chủ động yêu cầu hóa đơn điện tử hoặc ít nhất có hợp đồng, phiếu thu, sao kê ngân hàng, email xác nhận. Đồng thời, lập một file Excel hoặc sổ tay ghi chép chi tiết từng khoản: ngày, nội dung chi phí, số tiền, nhà cung cấp, chứng từ kèm theo. Khi cơ quan thuế xem xét, bạn có thể chứng minh rằng mức lợi nhuận thực tế sau chi phí không cao như doanh thu “thô” trên sàn hoặc trên tài khoản ngân hàng, từ đó tránh bị ấn định thuế quá nặng so với khả năng thực.
Lập sổ tồn kho đúng giúp giảm rủi ro bị nghi doanh thu ảo
Đối với hộ bán hàng online, đặc biệt là kinh doanh quần áo, mỹ phẩm, phụ kiện, hàng tiêu dùng…, số lượng mã hàng rất nhiều, nhập – xuất liên tục. Nếu bạn chỉ nhập hàng “theo cảm tính”, bán xong là thôi, không ghi nhận tồn kho, khi cơ quan thuế cần đối chiếu rất dễ xảy ra tình trạng số liệu không khớp, làm dấy lên nghi ngờ về doanh thu ảo hoặc khai không đúng thực tế. Việc lập sổ tồn kho tuy mất công ban đầu nhưng lại là “bằng chứng vàng” giúp bạn bảo vệ mình khi bị rà soát.
Một sổ tồn kho đơn giản có thể lập trên Excel với các cột: ngày, mã hàng, tên hàng, số lượng nhập, đơn giá, tổng tiền, số lượng xuất, tồn cuối. Mỗi lần nhập hàng, bạn cập nhật vào sổ; mỗi ngày chốt đơn bán ra, trừ số lượng tương ứng. Định kỳ cuối tháng, bạn kiểm kê thực tế tại kho, so sánh với số tồn trên sổ để điều chỉnh nếu có chênh lệch nhỏ. Khi cần giải trình, bạn có thể chứng minh: tháng nào tồn kho tăng do gom hàng chuẩn bị sale, tháng nào tồn giảm vì xả hàng, có những giai đoạn doanh thu thấp do còn nhiều hàng chưa bán được.
Khi sổ tồn kho rõ ràng, cơ quan thuế sẽ thấy được mối liên hệ hợp lý giữa hàng hóa nhập – xuất – tồn và dòng doanh thu. Điều này giúp giảm nguy cơ bị đánh giá “bán rất nhiều mà không khai đủ doanh thu” hoặc bị ấn định mức thuế quá cao so với thực tế kinh doanh online của bạn.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về thuế hộ kinh doanh bán hàng online
Phần hỏi đáp nhanh dưới đây dành cho hộ kinh doanh bán hàng online trên Facebook, Zalo, TikTok Shop, Shopee, Lazada… tại địa phương bạn đang đăng ký/chuẩn bị đăng ký kinh doanh. Dù bán tại nhà, không mở cửa hàng, nhưng khi doanh thu tăng, cơ quan thuế địa phương (Chi cục Thuế quận/huyện) vẫn có thể rà soát thông tin từ ngân hàng, đơn vị vận chuyển, sàn TMĐT để xác định nghĩa vụ thuế. Vì vậy, hiểu rõ thuế hộ kinh doanh bán hàng online ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh bị truy thu, phạt chậm nộp, đồng thời biết cách chuẩn bị sổ sách, chứng từ để bảo vệ mình khi làm việc với cơ quan thuế.
Dưới đây là 4 câu hỏi mà gần như hộ bán hàng online nào cũng băn khoăn khi mới bắt đầu hoặc khi doanh thu vượt ngưỡng 100 triệu/năm.
Bán online không đăng ký có bị truy thu thuế không?
Có. Nếu bạn bán online thời gian dài, doanh thu lớn nhưng không đăng ký hộ kinh doanh, không kê khai thuế, cơ quan thuế địa phương vẫn có thể truy thu thuế và xử phạt khi phát hiện. Nguồn dữ liệu có thể đến từ: sao kê ngân hàng, đơn vị giao hàng COD, sàn TMĐT, phản ánh của khách hàng… Nếu tổng doanh thu từ kinh doanh trên 100 triệu/năm, bạn thuộc diện phải nộp thuế. Khi bị phát hiện, bạn có thể vừa bị truy thu thuế, vừa bị phạt hành chính do không đăng ký kinh doanh, không kê khai đúng hạn.
Bán hàng trên Shopee/TikTok có phải nộp thuế không?
Có, nếu doanh thu cả năm từ các kênh bán hàng (Shopee, TikTok, Lazada, Facebook…) trên 100 triệu/năm. Sàn TMĐT hiện nay có trách nhiệm cung cấp dữ liệu cho cơ quan thuế, nên việc “ẩn doanh thu” không còn dễ như trước. Nếu bạn đăng ký hộ kinh doanh tại địa phương, cơ quan thuế sẽ ấn định mức thuế khoán hoặc hướng dẫn kê khai theo doanh thu thực tế. Ngược lại, nếu không đăng ký mà doanh thu lớn, khi bị rà soát bạn vẫn có nguy cơ bị truy thu thuế và phạt do trốn thuế.
Doanh thu 120 triệu/năm nộp thuế bao nhiêu?
Với hộ kinh doanh bán hàng online thuộc nhóm thương mại, doanh thu 120 triệu/năm đã vượt ngưỡng 100 triệu nên phải nộp thuế. Thông thường, thuế tính trên toàn bộ 120 triệu, không chỉ phần vượt 100 triệu. Tỷ lệ tham khảo: thuế GTGT 1% và thuế TNCN 0,5% trên doanh thu, tức khoảng 1,2 triệu GTGT + 0,6 triệu TNCN = 1,8 triệu/năm, cộng thêm lệ phí môn bài (thường 300.000đ/năm cho khoảng doanh thu này). Mỗi địa phương có cách ấn định khác nhau, vì vậy bạn nên hỏi trực tiếp Chi cục Thuế nơi quản lý để được thông báo chính thức.
Thuế khoán có được giảm khi doanh thu giảm không?
Có. Thuế khoán không phải cố định vĩnh viễn. Nếu doanh thu thực tế giảm mạnh do thị trường, cạnh tranh, đổi ngành hàng… bạn có thể nộp đơn đề nghị điều chỉnh thuế khoán tại Chi cục Thuế địa phương. Hồ sơ nên kèm: sổ ghi chép doanh thu, sao kê ngân hàng, báo cáo từ đơn vị vận chuyển, thống kê doanh thu từ Shopee/TikTok… Cán bộ thuế thường sẽ khảo sát lại thực tế, so sánh số liệu trước khi ra thông báo thuế mới. Việc chuẩn bị số liệu rõ ràng giúp khả năng được giảm thuế khoán cao hơn và tránh ấn định bất lợi.
Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh online?
Hộ kinh doanh bán hàng online ở các quận/huyện hiện nay thường xuất phát rất tự nhiên: bắt đầu từ vài đơn lẻ trên Facebook, Zalo, sau đó mở thêm Shopee, TikTok Shop, rồi nhận tiền qua COD, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử… Lúc mới bán, chủ hộ thường nghĩ “ít đơn, doanh thu nhỏ, tự ghi chép là được, chưa cần thuê kế toán”. Nhưng khi quy mô tăng lên, cơ quan thuế địa phương siết chặt quản lý doanh thu online, hóa đơn điện tử, đối soát dòng tiền… thì việc thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh online không còn là lựa chọn xa xỉ, mà trở thành “lá chắn” bắt buộc để hạn chế rủi ro thuế, phạt chậm nộp và tranh chấp với Chi cục Thuế nơi quản lý.
Tại các thành phố lớn và cả những địa phương đang siết nguồn thu từ thương mại điện tử, cán bộ thuế ngày càng có nhiều dữ liệu từ ngân hàng, đơn vị vận chuyển, sàn TMĐT để ước tính doanh thu của hộ kinh doanh. Nếu bạn chỉ ghi chép qua loa, không lưu chứng từ, không biết cách giải trình khi bị mời lên làm việc, rất dễ bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế, kéo theo thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp tăng mạnh. Lúc này, một đơn vị kế toán chuyên nghiệp am hiểu quy định thuế tại địa phương, quen cách làm việc với cơ quan thuế, sẽ giúp bạn sắp xếp hồ sơ, lập sổ sách, tính doanh thu chịu thuế sát thực tế, và hướng dẫn chuẩn bị bằng chứng để bảo vệ mình.
Nói cách khác, càng kinh doanh lâu năm, càng bán nhiều kênh, dòng tiền càng phức tạp thì thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh online tại địa phương lại càng là khoản chi phí “nhỏ” so với rủi ro thuế “rất lớn” nếu bạn tiếp tục tự xoay sở một mình.
Dựa trên doanh thu – số đơn – số kênh bán hàng
Một cách thực tế để biết mình đã “tới ngưỡng” cần thuê kế toán là nhìn vào doanh thu, số đơn và số kênh bán hàng:
- Doanh thu tháng vượt một ngưỡng nhất định
Nếu trước đây bạn chỉ bán vài chục triệu/tháng, nay doanh thu đã đều đặn từ 80–100 triệu/tháng trở lên, lại bán quanh năm chứ không chỉ mùa vụ, thì gần như chắc chắn cơ quan thuế sẽ “để mắt”. Ở nhiều địa phương, khi nghe thông tin hộ kinh doanh online “bán rất chạy”, cán bộ sẽ rà lại dữ liệu để điều chỉnh thuế khoán hoặc yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử. - Số đơn mỗi ngày tăng mạnh
Khi bạn xử lý trên 30–50 đơn/ngày, vừa chốt đơn, gói hàng, trả lời khách, lại phải theo dõi công nợ COD, hoàn hàng, phí ship… thì việc vừa bán vừa tự làm sổ sách là… bất khả thi. Chỉ cần ghi chép thiếu vài tháng, đến khi thuế mời làm việc bạn sẽ rất khó nhớ để giải trình. - Bán trên nhiều kênh cùng lúc
Một hộ online điển hình hiện nay thường bán qua: Facebook/Inbox, Zalo, Shopee, TikTok Shop, thậm chí thêm cả website riêng. Mỗi kênh một báo cáo doanh thu, một cách tính phí, một hình thức thanh toán. Nếu không gom dữ liệu, phân loại doanh thu – chi phí rõ ràng, bạn sẽ không có con số chuẩn để làm việc với thuế, rất dễ bị ấn định doanh thu theo “tin đồn thị trường” thay vì số liệu thực.
Khi doanh thu, số đơn và số kênh đều “phình to” mà bạn vẫn… không có hệ thống sổ sách rõ ràng, đó chính là thời điểm nên cân nhắc thuê kế toán chuyên nghiệp.
Lợi ích khi để kế toán chuyên nghiệp xử lý hồ sơ thuế online
Thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh online không chỉ là giao việc kê khai thuế, mà còn là thuê một “bộ phận tài chính – thuế thu nhỏ” hiểu luật, hiểu thực tế địa phương và hiểu mô hình bán hàng online của bạn. Một số lợi ích nổi bật:
- Chuẩn hóa doanh thu, chi phí, hạn chế bị ấn định thuế oan
Kế toán chuyên nghiệp sẽ thiết lập cách đối soát doanh thu từ COD, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, báo cáo doanh thu sàn TMĐT… để hình thành một bộ số liệu nội bộ logic, khớp với thông tin mà phía vận chuyển, ngân hàng, sàn TMĐT có thể cung cấp cho cơ quan thuế. Nhờ đó, khi bị mời lên làm việc, bạn có hồ sơ rõ ràng để chứng minh doanh thu thực tế, hạn chế việc thuế “nghe nói bán rất chạy” rồi ấn định doanh thu cao. - Tư vấn lựa chọn phương pháp và mức thuế phù hợp
Không phải hộ online nào cũng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, cũng không phải lúc nào thuế khoán được xác định đúng ngay từ đầu. Kế toán am hiểu địa phương sẽ tư vấn khi nào nên:
○ Xin điều chỉnh thuế khoán do doanh thu giảm;
○ Đề nghị chuyển từ khoán sang kê khai nếu phù hợp;
○ Đăng ký hóa đơn điện tử cho một số giao dịch để “hợp thức hóa” các khách hàng yêu cầu chứng từ.
- Giảm áp lực làm việc với cơ quan thuế
Với nhiều chủ hộ, việc lên Chi cục Thuế, giải trình số liệu là điều rất… ám ảnh. Kế toán chuyên nghiệp giúp bạn chuẩn bị trước hồ sơ, kịch bản giải trình, thậm chí thay mặt làm việc trong phạm vi cho phép theo ủy quyền, giúp buổi làm việc với thuế trật tự, nhẹ nhàng hơn. - Tiết kiệm thời gian để tập trung bán hàng
Thay vì vừa bán vừa lo sổ sách, cập nhật chính sách thuế liên tục thay đổi, bạn có thể tập trung xây kênh, tìm nguồn hàng, chăm sóc khách. Chi phí thuê dịch vụ kế toán ở nhiều địa phương hiện thấp hơn nhiều so với một nhân viên full-time, nhưng hiệu quả chuyên môn và mức độ am hiểu pháp luật lại cao hơn. - Giảm rủi ro phạt, truy thu trong tương lai
Lỗi chậm nộp tờ khai, không nộp thuế đúng hạn, không lưu chứng từ… thường không “đau” ngay, mà vài năm sau khi thanh tra, kiểm tra mới cộng dồn tiền phạt, tiền chậm nộp. Để kế toán chuyên nghiệp xử lý hồ sơ thuế online ngay từ đầu, bạn đang đầu tư cho sự an toàn tài chính lâu dài, thay vì chờ đến khi có quyết định xử phạt mới “chữa cháy”.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về thuế hộ kinh doanh bán hàng online
Phần hỏi đáp nhanh dưới đây dành cho hộ kinh doanh bán hàng online trên Facebook, Zalo, TikTok Shop, Shopee, Lazada… tại địa phương bạn đang đăng ký/chuẩn bị đăng ký kinh doanh. Dù bán tại nhà, không mở cửa hàng, nhưng khi doanh thu tăng, cơ quan thuế địa phương (Chi cục Thuế quận/huyện) vẫn có thể rà soát thông tin từ ngân hàng, đơn vị vận chuyển, sàn TMĐT để xác định nghĩa vụ thuế. Vì vậy, hiểu rõ thuế hộ kinh doanh bán hàng online ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh bị truy thu, phạt chậm nộp, đồng thời biết cách chuẩn bị sổ sách, chứng từ để bảo vệ mình khi làm việc với cơ quan thuế.
Dưới đây là 4 câu hỏi mà gần như hộ bán hàng online nào cũng băn khoăn khi mới bắt đầu hoặc khi doanh thu vượt ngưỡng 100 triệu/năm.
Bán online không đăng ký có bị truy thu thuế không?
Có. Nếu bạn bán online thời gian dài, doanh thu lớn nhưng không đăng ký hộ kinh doanh, không kê khai thuế, cơ quan thuế địa phương vẫn có thể truy thu thuế và xử phạt khi phát hiện. Nguồn dữ liệu có thể đến từ: sao kê ngân hàng, đơn vị giao hàng COD, sàn TMĐT, phản ánh của khách hàng… Nếu tổng doanh thu từ kinh doanh trên 100 triệu/năm, bạn thuộc diện phải nộp thuế. Khi bị phát hiện, bạn có thể vừa bị truy thu thuế, vừa bị phạt hành chính do không đăng ký kinh doanh, không kê khai đúng hạn.
Bán hàng trên Shopee/TikTok có phải nộp thuế không?
Có, nếu doanh thu cả năm từ các kênh bán hàng (Shopee, TikTok, Lazada, Facebook…) trên 100 triệu/năm. Sàn TMĐT hiện nay có trách nhiệm cung cấp dữ liệu cho cơ quan thuế, nên việc “ẩn doanh thu” không còn dễ như trước. Nếu bạn đăng ký hộ kinh doanh tại địa phương, cơ quan thuế sẽ ấn định mức thuế khoán hoặc hướng dẫn kê khai theo doanh thu thực tế. Ngược lại, nếu không đăng ký mà doanh thu lớn, khi bị rà soát bạn vẫn có nguy cơ bị truy thu thuế và phạt do trốn thuế.
Doanh thu 120 triệu/năm nộp thuế bao nhiêu?
Với hộ kinh doanh bán hàng online thuộc nhóm thương mại, doanh thu 120 triệu/năm đã vượt ngưỡng 100 triệu nên phải nộp thuế. Thông thường, thuế tính trên toàn bộ 120 triệu, không chỉ phần vượt 100 triệu. Tỷ lệ tham khảo: thuế GTGT 1% và thuế TNCN 0,5% trên doanh thu, tức khoảng 1,2 triệu GTGT + 0,6 triệu TNCN = 1,8 triệu/năm, cộng thêm lệ phí môn bài (thường 300.000đ/năm cho khoảng doanh thu này). Mỗi địa phương có cách ấn định khác nhau, vì vậy bạn nên hỏi trực tiếp Chi cục Thuế nơi quản lý để được thông báo chính thức.
Thuế khoán có được giảm khi doanh thu giảm không?
Có. Thuế khoán không phải cố định vĩnh viễn. Nếu doanh thu thực tế giảm mạnh do thị trường, cạnh tranh, đổi ngành hàng… bạn có thể nộp đơn đề nghị điều chỉnh thuế khoán tại Chi cục Thuế địa phương. Hồ sơ nên kèm: sổ ghi chép doanh thu, sao kê ngân hàng, báo cáo từ đơn vị vận chuyển, thống kê doanh thu từ Shopee/TikTok… Cán bộ thuế thường sẽ khảo sát lại thực tế, so sánh số liệu trước khi ra thông báo thuế mới. Việc chuẩn bị số liệu rõ ràng giúp khả năng được giảm thuế khoán cao hơn và tránh ấn định bất lợi.
Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế là nội dung quan trọng giúp chủ shop hiểu rõ nghĩa vụ thuế, hoạt động minh bạch và giảm rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu. Khi hệ thống bán hàng online mở rộng, dòng tiền COD – ví điện tử – sàn TMĐT ngày càng phức tạp, việc tính đúng thuế sẽ giúp chủ shop tránh ấn định doanh thu và phạt vi phạm. Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế không chỉ là công thức tính thuế GTGT và TNCN, mà còn là tư duy quản lý sổ sách bài bản, biết mình thu bao nhiêu – chi bao nhiêu – lãi bao nhiêu. Nhiều hộ bán hàng online vì thiếu kiến thức hoặc không quản lý tồn kho nên bị thuế đánh giá rủi ro cao. Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế cũng cho thấy rằng việc kiểm soát chi phí, phí sàn, phí giao hàng có thể giúp tối ưu lợi nhuận đáng kể. Khi khó khăn, chủ shop nên cân nhắc nhờ đến dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Kế toán hộ kinh doanh bán hàng online: Cách tính thuế cuối cùng giúp hộ kinh doanh xây dựng nền tảng tài chính rõ ràng, an toàn, sẵn sàng mở rộng quy mô trong tương lai.