Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy là yếu tố quan trọng quyết định sự minh bạch và hiệu quả trong vận hành tiệm giặt. Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy giúp chủ tiệm nắm rõ doanh thu hằng ngày, chi phí vận hành và lãi thật, tránh thất thoát trong quá trình quản lý. Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy cũng giúp chủ hộ hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng quy định và tránh bị cơ quan thuế ấn định doanh thu. Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy đặc biệt quan trọng trong bối cảnh nhiều tiệm giặt mở mới, cạnh tranh mạnh và cần tối ưu chi phí vận hành. Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy còn là công cụ theo dõi chi tiết từng dịch vụ như giặt nước, giặt sấy nhanh, giặt hấp, giặt ủi theo ký hoặc theo món. Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy là cơ sở để xác định mức giá bán phù hợp, duy trì lợi nhuận và tránh lỗ khi chi phí tăng. Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy tạo nền tảng cho việc mở rộng chi nhánh nếu chủ tiệm kinh doanh hiệu quả. Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy vì thế là nội dung buộc phải nắm vững khi vận hành tiệm giặt quy mô lớn hoặc nhỏ.
Tổng quan về Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi giặt sấy
Kế toán hộ kinh doanh tiệm giặt ủi – giặt sấy đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền, theo dõi doanh thu – chi phí, kiểm soát vận hành và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng ngày. Dù mô hình giặt ủi có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại phát sinh nhiều khoản thu – chi khác nhau, đặc biệt với tiệm có nhiều dịch vụ như giặt khô, giặt ướt, giặt sấy nhanh, ủi đồ, giặt thú cưng, giặt nệm hoặc giặt chăn màn số lượng lớn. Hơn nữa, doanh thu thường đến từ nhiều nguồn: khách lẻ, khách quen, khách ký gửi theo tuần, đơn đối tác hoặc đơn theo hợp đồng vệ sinh khách sạn – homestay.
Các tiệm giặt ủi thường vận hành liên tục từ sáng đến tối, số lượng đơn tăng giảm theo mùa, dẫn đến việc ghi chép doanh thu không đều hoặc bị bỏ sót, đặc biệt đối với những đơn nhỏ lẻ hoặc giao nhanh. Ngoài ra, chi phí vận hành như điện – nước – bột giặt – nước xả – bảo dưỡng máy – bao bì – nhân viên thường phát sinh nhiều lần trong tháng, khiến chủ hộ khó kiểm soát nếu không có sổ sách rõ ràng.
Kế toán giặt ủi không chỉ là ghi thu – chi mà còn bao gồm quản lý công nợ khách quen, theo dõi từng đơn theo cân ký hoặc theo số lượng, kiểm soát hóa đơn đầu vào và chi phí bảo dưỡng máy giặt – máy sấy. Đây cũng là cơ sở để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc đánh giá doanh thu thực tế của tiệm.
Nếu hộ kinh doanh không ghi chép đầy đủ, rất dễ rơi vào tình trạng doanh thu thực tế cao nhưng sổ sách ghi thấp, dẫn đến nguy cơ bị cơ quan thuế ấn định doanh thu. Ngược lại, việc có hệ thống kế toán bài bản giúp chủ tiệm nắm bắt được lãi – lỗ theo ngày/tuần/tháng, tối ưu chi phí và cải thiện năng lực vận hành. Ngoài ra, minh bạch tài chính còn giúp dễ dàng mở rộng quy mô hoặc làm việc với đối tác giao hàng – khách sạn – homestay và ngân hàng.
Mô hình giặt ủi – giặt sấy và đặc thù doanh thu
Mô hình giặt ủi – giặt sấy có nhiều loại:
Giặt theo cân ký
Giặt theo số lượng (áo/quần)
Giặt nhanh 2–3 giờ
Ủi đồ theo chiếc
Giặt nệm – giặt sofa – giặt thú cưng
Giặt chăn ga – rèm cửa cho khách sạn, homestay
Đặc thù doanh thu:
Nhiều đơn nhỏ nhưng tổng doanh thu ngày khá cao.
Doanh thu theo mùa, cao vào ngày mưa, lễ, cuối tuần hoặc mùa du lịch.
Doanh thu từ khách quen (nhất là dãy trọ, tổng đài, khách sỉ).
Doanh thu hợp đồng dịch vụ định kỳ: khách sạn, spa, cơ sở lưu trú.
Doanh thu biến động liên tục khiến việc ghi không đầy đủ dễ dẫn đến sai lệch, gây khó khi đối chiếu cuối ngày hoặc cuối tháng.
Vì sao hộ kinh doanh giặt ủi cần sổ sách kế toán rõ ràng?
Sổ sách giúp hộ kinh doanh giặt ủi:
Theo dõi doanh thu theo ngày, tránh bỏ sót đơn nhỏ.
Quản lý chi phí điện – nước – bột giặt – sửa máy, vốn chiếm tỷ trọng lớn.
Kiểm soát lợi nhuận thực tế theo từng ngày/tuần/tháng.
Xác định đơn lời – đơn lỗ khi áp dụng dịch vụ giặt nhanh hoặc giặt số lượng lớn.
Minh bạch số liệu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Có căn cứ để điều chỉnh giá, tối ưu quy trình và mở rộng quy mô.
Những rủi ro thường gặp khi không ghi chép đầy đủ
Nếu không ghi chép đầy đủ, tiệm giặt ủi thường gặp nhiều rủi ro:
Mất kiểm soát doanh thu: nhiều đơn nhỏ dễ bị quên hoặc ghi sai.
Chi phí đội lên: điện – nước – chất tẩy – bảo dưỡng máy phát sinh bất thường nhưng không được theo dõi.
Không biết lãi – lỗ, dẫn đến đánh giá sai hiệu quả kinh doanh.
Không kiểm soát công nợ khách quen, dẫn đến mất tiền hoặc tranh chấp.
Nguy cơ bị ấn định doanh thu khi cơ quan thuế đối chiếu thông tin doanh thu bình quân ngành.
Khó mở rộng mô hình, vì thiếu số liệu chứng minh hiệu quả cho đối tác/ngân hàng.
Quy định thuế đối với hộ kinh doanh giặt ủi – giặt sấy
Dịch vụ giặt ủi – giặt sấy là một trong những ngành hộ kinh doanh phổ biến nhất tại đô thị, khu công nghiệp và khu dân cư đông đúc. Mặc dù quy mô nhỏ và mô hình đơn giản, nhưng hộ kinh doanh giặt ủi vẫn phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và Thông tư 40/2021/TT-BTC. Thuế áp dụng chủ yếu là thuế khoán dựa trên doanh thu thực tế, cùng với lệ phí môn bài và nghĩa vụ sử dụng hóa đơn trong một số trường hợp. Việc hiểu đúng cơ chế tính thuế giúp hộ giặt ủi tránh bị ấn định thuế cao hơn thực tế, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch – đúng luật.
Ngành giặt ủi có đặc thù doanh thu phát sinh liên tục theo ngày, phụ thuộc vào số lượng khách, mùa vụ (mùa mưa hoặc mùa du lịch) và số máy vận hành. Do đó, việc ghi chép doanh thu mỗi ngày giúp hộ kinh doanh chủ động đối chiếu với mức thuế khoán cơ quan thuế đưa ra. Hộ cần nắm rõ: thuế khoán được tính như thế nào, khi nào phải điều chỉnh doanh thu, mức thuế GTGT – TNCN áp dụng là bao nhiêu và khi nào phải lập hóa đơn điện tử. Dưới đây là phân tích chi tiết theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Thuế khoán và cách xác định mức thuế dựa trên doanh thu
Hộ kinh doanh giặt ủi – giặt sấy thường nộp thuế theo phương pháp khoán, cơ quan thuế sẽ ấn định mức thuế GTGT và TNCN dựa trên:
Doanh thu thực tế hộ kê khai
Quy mô cửa hàng: số máy giặt – máy sấy – diện tích
Lượng khách và doanh thu bình quân ngày
Kết quả khảo sát của cơ quan thuế địa phương
Dữ liệu ngành nghề tại khu vực tương tự
Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, thuế khoán được xác định theo công thức:
Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu khoán × Tỷ lệ GTGT Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu khoán × Tỷ lệ TNCN
Tỷ lệ thuế của ngành dịch vụ thông thường là:
Thuế GTGT: 5%
Thuế TNCN: 2%
(Thực tế tuỳ địa phương có thể điều chỉnh theo đặc thù ngành giặt ủi.)
Doanh thu khoán được xác định theo doanh thu bình quân tháng × 12 tháng. Nếu doanh thu tăng mạnh theo mùa (ví dụ vào mùa mưa), hộ có trách nhiệm báo cơ quan thuế để điều chỉnh nhằm tránh bị truy thu cuối năm.
Nghĩa vụ thuế môn bài – thuế GTGT – thuế TNCN
Ngoài thuế khoán, hộ kinh doanh giặt ủi phải nộp thêm một số loại thuế – phí sau:
- Lệ phí môn bài
Tính theo doanh thu năm trước hoặc doanh thu dự kiến:
Trên 500 triệu/năm → 1.000.000₫/năm
300–500 triệu/năm → 500.000₫/năm
100–300 triệu/năm → 300.000₫/năm
Dưới 100 triệu → được miễn môn bài
Hộ mới thành lập được miễn năm đầu tiên.
- Thuế GTGT và thuế TNCN
Tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu:
GTGT: 5%
TNCN: 2%
Tổng thuế phải nộp = Doanh thu khoán × 7%.
Ví dụ: Doanh thu khoán 30 triệu/tháng → thuế = 30.000.000 × 7% = 2.100.000/tháng.
- Các nghĩa vụ khác
Nộp thuế theo kỳ tháng hoặc quý tùy thông báo của Chi cục Thuế
Cung cấp sổ sách – doanh thu khi cơ quan thuế khảo sát
Điều chỉnh doanh thu khi quy mô hoặc lượng khách thay đổi
Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?
Hộ kinh doanh giặt ủi không bắt buộc xuất hóa đơn hằng ngày, nhưng bắt buộc xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
- Khi bán dịch vụ cho doanh nghiệp, tổ chức
Ví dụ:
Giặt ủi cho khách sạn
Giặt áo đồng phục công ty
Giặt khăn cho spa, salon tóc
Hợp đồng giặt rèm, giặt sofa
Các tổ chức này yêu cầu hóa đơn để thanh toán → hộ phải lập hóa đơn điện tử.
- Khi khách hàng cá nhân yêu cầu hóa đơn điện tử
Dù doanh thu nhỏ, hộ vẫn phải tuân thủ.
- Khi bán theo hợp đồng/lô lớn
Nếu có đơn hàng số lượng lớn, cần hóa đơn để thanh toán.
- Khi cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn theo từng lần phát sinh
Áp dụng khi doanh thu biến động mạnh và cần giám sát.
Hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành.
Kế toán doanh thu tiệm giặt ủi – giặt sấy
Kế toán doanh thu trong tiệm giặt ủi – giặt sấy có đặc thù riêng so với các ngành F&B hay bán lẻ: doanh thu không đến từ món hàng cụ thể mà đến từ dịch vụ, được tính theo ký, theo món, theo gói hoặc theo tốc độ hoàn thành (giặt nhanh – giặt thường – giặt hấp). Vì vậy, việc ghi nhận doanh thu đòi hỏi sự chính xác trong từng phiếu giao nhận, từng kg quần áo và từng dịch vụ cộng thêm mà khách yêu cầu. Không ít tiệm giặt ủi bị thất thoát doanh thu vì ghi chép sơ sài, giao nhận không có ký nhận hoặc không phân tách từng loại dịch vụ.
Một hệ thống kế toán tốt giúp chủ tiệm nắm rõ:
Doanh thu theo ngày → biết ngày nào bán mạnh – yếu
Doanh thu theo dịch vụ → dịch vụ nào lợi nhuận cao nhất
Doanh thu theo ký – theo món → dễ kiểm soát giá vốn và nhân công
Doanh thu theo tốc độ dịch vụ → tối ưu công suất máy
Doanh thu từ dịch vụ cộng thêm → tăng lợi nhuận nhưng dễ bị thất thoát nếu không ghi rõ
Bên cạnh đó, việc tách doanh thu theo nhóm giặt nhanh – giặt thường – giặt hấp – giặt sấy giúp chủ tiệm phân tích đúng chi phí điện – nước – nhân công – chất tẩy rửa theo từng loại. Giặt nhanh và giặt hấp thường có lợi nhuận cao nhưng tốn nhiều điện và nước; giặt sấy tiêu tốn năng lượng nhưng quay vòng nhanh; giặt thường thì ổn định nhưng lợi nhuận thấp.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi nhận doanh thu đúng chuẩn cho tiệm giặt ủi – giặt sấy.
Ghi nhận doanh thu theo ngày – theo dịch vụ – theo ký – theo món
Ghi nhận doanh thu theo ngày là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Mỗi ngày tiệm cần ghi lại toàn bộ đơn hàng theo các tiêu chí:
- Doanh thu theo ngày
Tổng số đơn nhận
Tổng số đơn trả
Tổng doanh thu
Tiền mặt – chuyển khoản
Doanh thu app (nếu có)
Bảng doanh thu theo ngày giúp chủ tiệm xác định thời gian cao điểm như cuối tuần, ngày mưa, hoặc sau các dịp lễ.
- Doanh thu theo dịch vụ
Mỗi dịch vụ phải có giá cố định và được ghi rõ:
Giặt nước
Giặt sấy
Ủi
Giặt hấp
Tẩy vết bẩn
Tiệm nên lập phiếu giao nhận có chữ ký của khách để hạn chế tranh chấp.
- Doanh thu theo ký – theo món
Đối với dịch vụ giặt ký:
Ghi số ký chính xác
Ghi mức giá/ ký
Ghi phụ phí (nếu đồ quá bẩn hoặc yêu cầu đặc biệt)
Đối với dịch vụ giặt món (áo khoác, mền, rèm…):
Ghi từng món – số lượng – đơn giá
Việc tách theo ký và theo món giúp chủ tiệm:
Kiểm soát lỗi nhầm giá
Tính toán lương nhân công nếu trả theo số đơn
So sánh lợi nhuận từng loại dịch vụ
Tách doanh thu giặt nhanh – giặt thường – giặt hấp – giặt sấy
Mỗi hình thức giặt mang mức độ tiêu hao chi phí khác nhau, nên doanh thu phải được tách rõ ràng:
- Giặt nhanh (express)
Lợi nhuận cao nhưng tốn điện – nước
Yêu cầu ưu tiên máy và nhân công
Nên ghi doanh thu riêng để phân tích hiệu quả
- Giặt thường
Dịch vụ cơ bản – doanh thu ổn định
Thời gian xử lý lâu hơn nhưng chi phí thấp
Thích hợp để lấp đầy công suất máy
- Giặt hấp (dry cleaning)
Lợi nhuận cao nhất
Xử lý quần áo chất liệu đặc biệt
Khoản doanh thu phải ghi riêng để tính chi phí dung môi – hóa chất
- Giặt sấy
Tiêu hao điện lớn
Cần ghi tách riêng để tính chi phí vận hành
Doanh thu giặt sấy thường chiếm tỷ trọng lớn vào mùa mưa
Việc tách doanh thu theo loại dịch vụ giúp chủ tiệm tính đúng giá vốn – chi phí và biết loại dịch vụ nào thực sự mang lại lợi nhuận cao nhất.
Doanh thu từ dịch vụ cộng thêm: tẩy vết, ủi, giao hàng
Dịch vụ cộng thêm là nguồn doanh thu phụ nhưng mang lợi nhuận rất cao. Tuy nhiên, đây cũng là nhóm dễ thất thoát nếu nhân viên không ghi đầy đủ.
Các dịch vụ cộng thêm phổ biến:
Tẩy vết bẩn (mực, dầu mỡ, rượu, cà phê)
Ủi (ủi đơn, ủi gấp, ủi đồ cao cấp)
Giao hàng tận nơi
Phụ phí yêu cầu gấp
Cách ghi doanh thu đúng chuẩn:
Ghi từng dịch vụ trong phiếu giao nhận.
Tách doanh thu dịch vụ cộng thêm khỏi doanh thu giặt ký.
Ghi rõ người thực hiện → tránh nhầm lẫn khi tính lương.
Cuối ngày đối chiếu số lượng dịch vụ cộng thêm với doanh thu thực tế.
Lợi ích:
Tăng doanh thu từ 10–30%
Tối ưu hóa lợi nhuận vì chi phí thấp
Giúp chủ tiệm xác định dịch vụ bổ sung nào đáng đầu tư
Quản lý chi phí tiệm giặt ủi – giặt sấy
Trong mô hình tiệm giặt ủi – giặt sấy, chi phí vận hành chiếm phần lớn tổng chi và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cuối tháng. Chủ hộ kinh doanh muốn tối ưu lợi nhuận cần quản lý chặt từng loại chi phí: điện, nước, hóa chất, nhân sự, bảo trì thiết bị và chi phí xử lý sự cố. Nhiều tiệm giặt dù đông khách nhưng vẫn không có lãi vì không theo dõi chi phí chi tiết, dẫn đến thất thoát, tiêu hao quá mức hoặc không kiểm soát được nguyên nhân chi phí tăng cao.
Tiệm giặt ủi – giặt sấy có đặc thù vận hành liên tục, tần suất sử dụng máy móc cao, lượng nước – điện tiêu thụ lớn và hóa chất tiêu hao theo từng mẻ giặt. Nếu không lập sổ theo dõi chi phí hằng ngày, chủ tiệm sẽ khó xác định đâu là chi phí cố định – đâu là chi phí biến động theo số lượng đơn hàng. Đây là cơ sở quan trọng để tính đúng lợi nhuận và điều chỉnh giá dịch vụ.
Quản lý chi phí tiệm giặt ủi cần bám vào 3 nhóm chính dưới đây:
Chi phí điện – nước – gas – hóa chất
Chi phí điện và nước là chi phí lớn nhất trong mô hình giặt ủi. Một tiệm giặt quy mô 4–6 máy giặt và 3–4 máy sấy có thể tiêu thụ:
Điện: 1.200 – 2.000 kWh/tháng tùy công suất máy
Nước: 40 – 60 m³/tháng
Gas (nếu dùng máy sấy gas): 3–6 bình 12kg/tháng
Để kiểm soát, chủ tiệm cần:
Ghi lại số công tơ điện – nước đầu tháng và cuối tháng
Chia điện – nước theo số lượng mẻ giặt để tính chi phí/mẻ
Lập bảng thống kê tiêu hao điện – nước hằng tháng để phát hiện bất thường (máy lỗi, rò rỉ nước, nhân viên dùng sai chế độ…)
Hóa chất giặt ủi gồm: nước giặt, nước xả, hóa chất tẩy điểm, nước thơm, dung dịch khử khuẩn. Mỗi loại phải có định mức rõ:
20–40ml nước giặt/mẻ
10–20ml nước xả/mẻ
Tẩy điểm dùng theo sự cố nhưng phải ghi chú
Không kiểm soát định mức → tiêu hao gấp đôi → chi phí đội lên 20–30% mỗi tháng.
Chi phí nhân sự – lương theo ca – thưởng hiệu suất
Chi phí nhân sự trong tiệm giặt ủi phụ thuộc quy mô. Một tiệm vừa thường có 1–2 nhân viên theo ca, với mức lương 5–7 triệu/người hoặc 18.000–25.000đ/giờ nếu làm part-time.
Để tránh trả lương không đúng hoặc thất thoát, chủ tiệm cần:
Bảng chấm công theo ca hằng ngày
Ghi nhận số đơn hàng nhân viên xử lý
Theo dõi doanh thu theo ngày để gắn KPI thưởng
Cơ chế thưởng hiệu suất giúp tăng năng suất và giảm lỗi giao hàng. Ví dụ:
Thưởng 200–500đ/đơn hoàn thành đúng hạn
Thưởng theo doanh thu tuần
Phạt khi làm mất đồ – giao nhầm – làm hỏng đồ
Lương nhân sự nên được tính rõ ràng theo từng ca, không nhập chung để tránh nhầm lẫn trong sổ chi phí.
Chi phí bảo trì máy giặt – máy sấy – thiết bị
Máy giặt – máy sấy hoạt động liên tục nên việc bảo trì định kỳ là bắt buộc để tránh hỏng hóc bất ngờ. Nếu hư máy giữa chừng, tiệm sẽ bị gián đoạn hoạt động và chịu chi phí sửa chữa cao.
Các khoản chi phí bảo trì gồm:
Vệ sinh lồng giặt 2–4 tuần/lần
Thay dây curoa, bạc đạn khi có tiếng kêu
Vệ sinh ống xả – lọc bơm để tránh tắc nghẽn
Bảo trì máy sấy: vệ sinh lưới lọc, thông gió, kiểm tra mô-tơ
Chi phí bảo trì định kỳ thường 300.000 – 1.000.000đ/tháng tùy số máy. Chi phí sửa chữa đột xuất có thể từ 1–5 triệu/lần nếu hỏng mô-tơ, board mạch.
Chủ tiệm nên ghi lại nhật ký bảo trì để biết máy nào đang tiêu hao điện – nước bất thường hoặc chuẩn bị hỏng.
Sổ sách kế toán tối thiểu cần có
Trong mô hình hộ kinh doanh dịch vụ giặt ủi – giặt sấy, việc quản lý sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu, kiểm soát chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Mặc dù hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính phức tạp như doanh nghiệp, nhưng vẫn bắt buộc phải có những sổ sách tối thiểu để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra và để quản lý nội bộ hiệu quả. Các loại sổ sách này cần được cập nhật theo ngày, tuần hoặc tháng tùy loại, đồng thời phải có chứng từ kèm theo như hóa đơn, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất vật tư.
Hệ thống sổ sách tối thiểu giúp chủ hộ nắm rõ lợi nhuận, kiểm soát vật tư tiêu hao, theo dõi máy móc – thiết bị, đồng thời giúp phát hiện sớm các khoản chi vượt mức hoặc doanh thu bất thường. Khi vận hành dịch vụ giặt ủi, khối lượng công việc và đơn hàng thường xuyên biến động theo giờ, theo ngày, do đó sổ sách kế toán cần rõ ràng, dễ cập nhật và phù hợp với thực tế kinh doanh. Nếu thực hiện đầy đủ, hộ kinh doanh sẽ tránh được rủi ro thuế, tối ưu chi phí và xây dựng mô hình hoạt động bền vững.
Sổ doanh thu dịch vụ giặt ủi – giặt sấy
Sổ doanh thu là sổ quan trọng nhất, ghi nhận toàn bộ số tiền thu được từ các dịch vụ như giặt ủi, giặt sấy, giặt hơi, giặt thảm, giặt nệm, vệ sinh máy lạnh hoặc các dịch vụ đi kèm. Sổ doanh thu phải thể hiện đầy đủ: ngày – giờ nhận đồ, mô tả dịch vụ, số lượng ký – số lượng món, đơn giá, tổng tiền và hình thức thanh toán (tiền mặt – chuyển khoản – ví điện tử).
Ngoài ra, cần ghi rõ thông tin khách hàng và số hóa đơn (nếu xuất hóa đơn). Với những đơn giao – nhận tận nơi, chủ hộ cần kèm phiếu giao hàng đã ký để đối chiếu. Việc ghi chép đúng doanh thu theo từng ngày giúp chủ hộ kiểm soát hiệu quả tiền thu vào quỹ, đánh giá dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao và phát hiện nhanh các giao dịch bị bỏ sót hoặc ghi thiếu. Sổ doanh thu phải được chốt cuối ngày và đối chiếu với tiền mặt – chuyển khoản thực nhận để đảm bảo tính chính xác.
Sổ chi phí hằng ngày – tuần – tháng
Sổ chi phí dùng để ghi nhận toàn bộ khoản chi như mua hóa chất, túi đựng, bảo trì máy, chi điện – nước, nhân công, vận chuyển, marketing và chi phí phát sinh khác. Sổ chi phí cần chia thành 3 cấp độ: chi phí hằng ngày (mua vật tư nhỏ), chi phí tuần (hóa chất, túi), và chi phí tháng (nhân công, mặt bằng, điện – nước).
Việc phân cấp giúp chủ hộ dễ dàng phân tích mức độ tiêu thụ và lập kế hoạch mua hàng phù hợp. Hóa đơn hoặc phiếu chi phải được đính kèm với sổ chi để đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra. Sổ chi phí rõ ràng giúp chủ hộ đánh giá hiệu quả kinh doanh, tránh chi vượt mức và dự báo dòng tiền chính xác.
Sổ theo dõi hóa chất – túi – vật tư tiêu hao
Dịch vụ giặt ủi sử dụng lượng lớn vật tư tiêu hao như bột giặt, nước xả, chất tẩy, túi bọc, túi phân loại, tem đánh dấu… Vì vậy, cần có sổ theo dõi vật tư tiêu hao để ghi nhận chính xác lượng nhập – xuất – tồn. Sổ này giúp ngăn ngừa tình trạng thất thoát hoặc sử dụng quá mức do không kiểm soát.
Sổ phải thể hiện: ngày nhập, số lượng, mã vật tư, số lượng xuất dùng theo từng ca hoặc từng ngày. Trường hợp vật tư tồn kho dưới mức quy định, chủ hộ cần lập kế hoạch mua bổ sung kịp thời để tránh gián đoạn dịch vụ. Việc theo dõi kỹ vật tư tiêu hao cũng giúp tối ưu chi phí, đảm bảo chất lượng dịch vụ và hỗ trợ tính giá vốn dịch vụ giặt ủi – giặt sấy một cách chính xác.
Quản lý hóa đơn trong tiệm giặt ủi – giặt sấy
Quản lý hóa đơn trong tiệm giặt ủi – giặt sấy là một phần quan trọng giúp hộ kinh doanh đảm bảo minh bạch doanh thu, chứng minh chi phí, tuân thủ quy định của cơ quan thuế và nâng cao uy tín với khách hàng, đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp. Do đặc thù ngành giặt ủi có nhiều loại dịch vụ như giặt khô, giặt sấy, giặt ủi theo kg, giặt theo món, giặt công nghiệp, hợp đồng khách sạn – spa – nhà nghỉ… nên việc quản lý hóa đơn phải rõ ràng theo từng nhóm đối tượng. Bên cạnh đó, nhiều tiệm giặt ủi làm việc với công ty, khách sạn, resort, spa hoặc căn hộ dịch vụ, khiến việc xuất hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc.
Việc ghi nhận doanh thu chính xác còn giúp hộ kinh doanh tránh bị ấn định thuế khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu từ POS, tài khoản ngân hàng, ví điện tử hoặc đối chiếu doanh thu thực tế theo lưu lượng đơn hàng. Ngoài ra, hóa đơn đầy đủ là căn cứ quan trọng khi có tranh chấp về số lượng đồ, giá dịch vụ, phụ phí hoặc thời gian giao nhận. Do đó, tiệm giặt ủi cần xây dựng quy trình hóa đơn thống nhất: hóa đơn bán lẻ cho khách cá nhân – hóa đơn điện tử cho khách doanh nghiệp – lưu trữ hóa đơn khoa học – đối chiếu doanh thu theo ngày/tuần/tháng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng nhóm hóa đơn.
Hóa đơn bán lẻ cho khách hàng cá nhân
Đối với khách hàng cá nhân, tiệm giặt ủi chủ yếu sử dụng hóa đơn bán lẻ hoặc phiếu giao nhận để xác nhận dịch vụ và giá tiền. Phiếu này cần ghi rõ: họ tên khách, số lượng đồ, loại dịch vụ (giặt khô, giặt sấy, ủi hơi…), đơn giá, thời gian nhận – trả và số điện thoại liên hệ. Đây vừa là chứng từ xác nhận giao dịch, vừa giúp tiệm tránh nhầm lẫn hoặc khách khiếu nại.
Hóa đơn bán lẻ không bắt buộc phải là hóa đơn điện tử, nhưng cần được lưu lại bản giấy hoặc chụp hình để đối chiếu doanh thu. Với những khách lẻ mua số lượng nhiều hoặc yêu cầu xuất hóa đơn VAT, tiệm phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm (khi giao đồ hoặc khi thu tiền) là tiêu chí quan trọng để tránh bị phạt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử cho khách sạn – đối tác – công ty
Với khách hàng doanh nghiệp như khách sạn, nhà nghỉ, spa, homestay, resort, căn hộ dịch vụ hoặc công ty, hóa đơn điện tử là bắt buộc khi cung cấp dịch vụ giặt ủi. Hóa đơn phải thể hiện rõ:
Số kg hoặc số món giặt ủi
Đơn giá theo hợp đồng
Phụ phí (nếu có)
Tổng tiền và hình thức thanh toán
Mã số thuế của doanh nghiệp mua dịch vụ
Trường hợp khách doanh nghiệp ký hợp đồng định kỳ (ví dụ: giặt ủi khăn, ga, đồng phục theo tháng), tiệm cần xuất hóa đơn theo kỳ thanh toán ghi trong hợp đồng, thông thường là theo tuần hoặc theo tháng. Nếu xuất hóa đơn sai thời điểm, sai thông tin hoặc không xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, tiệm có thể bị phạt từ 4–20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Hóa đơn điện tử còn giúp tiệm giặt ủi tăng uy tín và dễ dàng mở rộng khách hàng B2B.
Cách lưu trữ hóa đơn và đối chiếu doanh thu
Lưu trữ hóa đơn khoa học là yếu tố quan trọng giúp tiệm giặt ủi dễ dàng chứng minh doanh thu – chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý Thuế; hóa đơn giấy hoặc phiếu bán lẻ nên scan hoặc chụp lại và sắp xếp theo ngày hoặc theo mã đơn. Cuối ngày, quán nên đối chiếu số tiền thực nhận (tiền mặt – chuyển khoản) với tổng doanh thu ghi trên hóa đơn và POS. Cuối tuần hoặc cuối tháng, quản lý cần đối chiếu hóa đơn điện tử, báo cáo POS và sao kê ngân hàng để phát hiện sai lệch kịp thời.
Quy trình lưu trữ và đối chiếu bài bản giúp tiệm giặt ủi tránh thất thoát doanh thu, chứng minh số liệu minh bạch và giảm rủi ro bị ấn định thuế.
Quy trình chuẩn khi nhận hàng – bàn giao – giao khách
Trong ngành dịch vụ giặt ủi, chất lượng phục vụ và quy trình vận hành đóng vai trò quyết định đến sự hài lòng của khách hàng và uy tín của cửa hàng. Mỗi ngày, hộ kinh doanh giặt ủi tiếp nhận nhiều loại đồ khác nhau: quần áo thông thường, drap – chăn – ga, đồ da, hàng hiệu, đồ len, thảm, rèm… Vì vậy, việc xây dựng một quy trình chuẩn từ lúc nhận đồ cho đến khi bàn giao lại cho khách là yếu tố bắt buộc nếu muốn giảm sai sót, thất lạc và khiếu nại. Quy trình này giúp cửa hàng quản lý tốt từng món đồ, hạn chế rủi ro hư hỏng, ghi nhận đúng yêu cầu của khách và đảm bảo giao trả đúng hẹn. Một quy trình rõ ràng còn là bằng chứng quan trọng khi xảy ra tranh chấp hoặc khi khách hàng phản hồi về chất lượng dịch vụ. Dưới đây là 3 bước quan trọng tạo nên quy trình làm việc chuẩn cho hộ kinh doanh giặt ủi.
Lập phiếu nhận đồ – ký xác nhận – chụp hình
Bước đầu tiên trong quy trình là tiếp nhận đồ giặt và lập phiếu nhận rõ ràng. Nhân viên cần kiểm tra từng món đồ, phân loại theo chất liệu, xác định tình trạng trước giặt như: lem màu, rách, ố vàng, phai màu, nút lỏng, hình in bị nứt… Sau khi kiểm tra, nhân viên ghi đầy đủ vào phiếu nhận: số lượng, loại vải, dịch vụ khách chọn (giặt khô – giặt nước – giặt hấp – sấy – ủi), thời gian hẹn trả và phí dịch vụ.
Để tránh tranh chấp, cửa hàng bắt buộc chụp hình từng món đồ trước khi nhận giặt. Ảnh phải rõ tình trạng hiện tại để làm bằng chứng nếu xảy ra hư hỏng hoặc khách hàng phát sinh khiếu nại. Phiếu nhận phải có chữ ký của nhân viên và khách hàng, nhằm xác nhận thông tin và trách nhiệm hai bên.
Trong trường hợp khách gửi nhiều món, nên chia nhóm và đánh mã số từng túi để tránh nhầm lẫn. Sau khi hoàn tất, nhân viên bàn giao phiếu cho khách hoặc gửi bản mềm qua Zalo để tiện theo dõi.
Theo dõi hàng trong quá trình giặt – phân loại – xử lý
Sau khi tiếp nhận, đồ giặt được đưa vào khu vực xử lý và phân loại theo chất liệu: cotton, đồ da, đồ len, đồ lụa, đồ trẻ em, đồ màu – đồ trắng, hàng cao cấp… Việc phân loại chuẩn xác giúp áp dụng đúng chế độ giặt và tránh lem màu hoặc hư cấu trúc vải.
Nhân viên cần ghi nhật ký giặt: thời gian nhận – người xử lý – loại máy – nhiệt độ – hóa chất sử dụng. Đối với đồ đặc biệt như áo dạ, váy voan, suit, thảm…, phải có quy trình riêng và ghi chú rõ ràng.
Trong suốt quá trình giặt, cửa hàng cần theo dõi:
Tình trạng đồ có bị biến dạng không
Vết bẩn đã được xử lý đúng cách hay chưa
Thời gian phơi, sấy, ủi
Cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống (nếu có)
Quá trình theo dõi giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng và kiểm soát được tất cả món hàng trong ngày.
Bàn giao – giao hàng tận nơi – xác nhận thanh toán
Khi đồ đã hoàn tất, nhân viên phải kiểm tra lại từng món trước khi đóng gói: sạch – thơm – không lem màu – không hư hại mới. Đồ được sắp xếp theo bộ, treo hoặc gấp gọn đúng yêu cầu ban đầu.
Khi khách đến nhận hoặc khi giao hàng tận nơi, nhân viên cần:
Đối chiếu số lượng với phiếu nhận
Kiểm tra tình trạng đồ trước mặt khách
Xác nhận lại dịch vụ đã làm (giặt, sấy, ủi…)
Thu tiền và ghi phiếu thanh toán hoặc cập nhật hóa đơn điện tử
Đối với dịch vụ giao tận nhà, nhân viên giao hàng phải chụp hình bàn giao, ghi rõ thời gian – địa điểm và ký nhận từ khách. Điều này giúp cửa hàng tránh tranh chấp và bảo đảm quy trình minh bạch.
Quy trình bàn giao chuẩn chỉnh không chỉ tạo sự chuyên nghiệp mà còn giúp hộ kinh doanh giặt ủi giữ chân khách hàng lâu dài.
Kiểm soát tồn kho hóa chất – vật tư tiêu hao
Đối với các cơ sở kinh doanh dịch vụ giặt ủi, spa, salon, vệ sinh công nghiệp hoặc bất kỳ ngành nghề nào sử dụng hóa chất – vật tư tiêu hao thường xuyên, việc kiểm soát tồn kho là nhiệm vụ bắt buộc nếu muốn hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí. Hóa chất, nước giặt, nước xả, dung dịch tẩy rửa, khăn giấy, găng tay, bao bì… đều là những vật tư dễ tiêu hao nhanh, dễ bị sử dụng quá mức hoặc thất thoát do không có định mức rõ ràng. Nếu chủ hộ không thiết lập quy trình quản lý tồn kho bài bản, chi phí sẽ tăng không kiểm soát, lợi nhuận giảm và không thể biết nguyên nhân thất thoát đến từ đâu.
Kiểm soát tồn kho giúp chủ cơ sở: dự báo nhu cầu nhập hàng, điều chỉnh giá dịch vụ, tính giá vốn chính xác và hạn chế tối đa việc sử dụng lãng phí. Quy trình này đặc biệt quan trọng với ngành giặt ủi, nơi hóa chất chiếm từ 10% – 20% tổng chi phí vận hành. Khi tồn kho được theo dõi theo tuần – tháng và có định mức tiêu hao cụ thể theo số ký giặt, chủ cơ sở sẽ dễ dàng phát hiện sự bất thường như: nhân viên dùng sai tỷ lệ pha hóa chất, đổ thừa, làm rơi vãi, hoặc dùng quá mức để rút ngắn thời gian giặt. Những sai lệch nhỏ này nếu không được kiểm soát, mỗi tháng có thể làm đội chi phí lên 10–30%.
Một hệ thống kiểm soát tồn kho hiệu quả bao gồm: danh mục vật tư rõ ràng, định mức tiêu hao cho từng dịch vụ, phiếu nhập – xuất kho, kiểm kê định kỳ, sổ theo dõi tồn kho và đối chiếu với doanh thu thực tế. Khi các bước này được thực hiện đều đặn, chi phí vật tư giảm, tồn kho được bảo toàn và lợi nhuận tăng lên rõ rệt.
Danh mục vật tư: nước giặt, nước xả, hóa chất tẩy
Danh mục vật tư là nền tảng của hệ thống kiểm soát tồn kho. Đối với cơ sở giặt ủi hoặc ngành dịch vụ có sử dụng hóa chất, danh mục cần liệt kê đầy đủ các nhóm:
Nước giặt: loại thường, đậm đặc, công nghiệp.
Nước xả: loại hương nhẹ, đậm đặc, dùng cho giặt hấp.
Hóa chất tẩy: tẩy trắng, tẩy điểm, tẩy dầu mỡ, tẩy gỉ sét.
Dầu gội, dầu xả, khăn giấy, găng tay, bao bì, túi nilon (nếu áp dụng cho spa – salon – dịch vụ vệ sinh).
Danh mục cần ghi rõ: mã vật tư, dung tích, đơn vị tính, công dụng và hạn sử dụng (nếu có). Việc phân loại kỹ giúp nhập – xuất kho chính xác hơn, tránh nhầm lẫn giữa các loại hóa chất có nồng độ khác nhau. Đây là bước quan trọng để chuẩn hóa quy trình và thiết lập định mức tiêu hao cho từng loại dịch vụ.
Tính định mức theo số ký giặt để tránh thất thoát
Định mức tiêu hao là yếu tố quyết định để kiểm soát chi phí hóa chất. Đối với dịch vụ giặt ủi, định mức nên được tính theo số ký giặt hoặc số mẻ giặt. Ví dụ:
1 mẻ 10kg cần 30–50 ml nước giặt,
20–30 ml nước xả,
5–10 ml hóa chất tẩy (tùy mức độ bẩn).
Chủ cơ sở cần thống kê định mức theo thực tế máy móc và loại vải để đưa ra bảng định mức chính xác. Bảng định mức phải được niêm yết ngay khu vực giặt – pha hóa chất để nhân viên tuân thủ.
Khi định mức rõ ràng, chủ hộ có thể đối chiếu giữa lượng hóa chất xuất kho và số ký giặt theo ngày – tuần – tháng. Nếu số tiêu thụ vượt định mức, có thể phát sinh lãng phí hoặc thất thoát. Đây là cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để giảm 15–25% chi phí vật tư mỗi tháng.
Kiểm kê hằng tuần – hằng tháng
Kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sai lệch tồn kho và điều chỉnh kịp thời.
Kiểm kê hằng tuần: phù hợp với cơ sở giặt ủi hoặc ngành dùng hóa chất nhiều. Kiểm tra số lượng tồn, đối chiếu với phiếu xuất trong tuần và số ký giặt thực tế.
Kiểm kê hằng tháng: tổng hợp và lập báo cáo tồn kho cuối kỳ, làm căn cứ để nhập hàng và tính giá vốn.
Trong quá trình kiểm kê, cần so sánh tồn kho thực tế với sổ theo dõi. Nếu chênh lệch lớn, phải kiểm tra lại quy trình pha hóa chất, thao tác nhân viên và phiếu xuất kho. Kiểm kê đều đặn giúp chủ cơ sở luôn nắm chắc vật tư, tránh thất thoát và dự báo nhu cầu nhập hàng chính xác hơn.
Kế toán công nợ khách sạn, phòng trọ, doanh nghiệp
Kế toán công nợ đối với khách sạn, phòng trọ và doanh nghiệp là một trong những phần quan trọng nhất trong hoạt động của tiệm giặt ủi – giặt sấy, bởi đây là nhóm khách hàng có tần suất sử dụng dịch vụ cao, phát sinh đơn hàng lớn và thanh toán theo chu kỳ. Không giống khách lẻ trả tiền ngay, nhóm khách này thường ký hợp đồng dài hạn hoặc hợp đồng theo tháng, dẫn đến việc công nợ cần được quản lý chặt chẽ để tránh thất thoát và thiếu minh bạch.
Công nợ của khách sạn – phòng trọ – doanh nghiệp thường phát sinh từ các dịch vụ giặt chăn, drap, khăn, đồng phục, rèm cửa hoặc số lượng lớn quần áo giao nhận mỗi ngày. Nếu không ghi nhận đầy đủ từng lần giao nhận và theo dõi theo chu kỳ thanh toán, chủ tiệm rất dễ gặp tình trạng thiếu nợ, nhầm lẫn tiền hoặc không đối chiếu được với khách hàng. Ngoài ra, nhiều khách sạn – cơ sở lưu trú yêu cầu hóa đơn điện tử hoặc bảng kê chi tiết, vì vậy kế toán công nợ cần được thực hiện đầy đủ theo quy định.
Việc quản lý công nợ rõ ràng giúp chủ tiệm đảm bảo doanh thu ổn định, duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng lớn và dễ dàng kiểm soát dòng tiền. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng khi cần mở rộng quy mô hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra thông tin doanh thu của hộ kinh doanh.
Ghi nhận công nợ theo từng hợp đồng dịch vụ
Để quản lý công nợ hiệu quả, tiệm giặt ủi cần ghi nhận chi tiết theo từng hợp đồng dịch vụ. Một hợp đồng dịch vụ thường bao gồm: đối tượng khách hàng (khách sạn, doanh nghiệp, phòng trọ), loại dịch vụ cung cấp, đơn giá theo ký/chiếc/tấm, lịch giao nhận và thời hạn thanh toán.
Mỗi lần giao – nhận đồ giặt, nhân viên cần lập phiếu giao nhận có xác nhận của hai bên, nêu rõ số lượng từng loại, trọng lượng, thời gian nhận và giao dự kiến. Tất cả phiếu giao nhận phải được lưu trữ và tổng hợp vào bảng công nợ theo hợp đồng. Đây là cơ sở để lập bảng kê cuối tháng và đối chiếu thanh toán.
Việc ghi nhận theo hợp đồng giúp hạn chế nhầm lẫn, đặc biệt khi khách hàng sử dụng dịch vụ liên tục, nhiều loại sản phẩm khác nhau hoặc có phát sinh dịch vụ ngoài hợp đồng.
Theo dõi thanh toán theo chu kỳ
Khách sạn và doanh nghiệp thường thanh toán theo chu kỳ: 7 ngày, 15 ngày hoặc 30 ngày. Do đó, kế toán phải thiết lập bảng theo dõi công nợ theo kỳ, bao gồm:
Tổng dịch vụ đã cung cấp theo ngày
Tổng số lượng giặt trong kỳ
Số tiền phải thu
Số tiền đã thu
Số tiền còn nợ
Ngày đến hạn thanh toán
Kế toán cần thường xuyên rà soát và nhắc khách hàng về thời hạn thanh toán để tránh tình trạng nợ kéo dài. Việc theo dõi theo chu kỳ cũng giúp chủ tiệm dự đoán dòng tiền trong tháng, phục vụ các quyết định nhập hàng, trả lương và chi phí vận hành.
Đối chiếu công nợ và xử lý nợ chậm
Cuối mỗi chu kỳ thanh toán, tiệm giặt ủi phải lập bảng đối chiếu công nợ kèm bảng kê chi tiết dịch vụ đã cung cấp. Bảng đối chiếu cần gửi cho khách sạn/doanh nghiệp để xác nhận. Nếu có sai lệch, hai bên phải kiểm tra lại phiếu giao nhận hoặc hóa đơn trước khi chốt số liệu.
Trong trường hợp nợ chậm thanh toán, chủ tiệm cần:
Nhắc nhở bằng tin nhắn/điện thoại
Gửi công văn hoặc email nhắc nợ
Tạm dừng dịch vụ nếu nợ quá hạn nhiều lần
Đề xuất khách hàng trả trước một phần nếu nợ tồn đọng lớn
Quản lý công nợ chặt chẽ giúp giảm rủi ro và đảm bảo tiệm giặt ủi luôn có dòng tiền ổn định để vận hành.
Quản lý giá vốn và lợi nhuận
Trong hộ kinh doanh giặt ủi – giặt sấy, việc quản lý giá vốn và lợi nhuận đóng vai trò quyết định hiệu quả vận hành. Nhiều chủ tiệm chỉ nhìn vào doanh thu mà không tính đúng chi phí thực tế, dẫn đến hiểu nhầm rằng kinh doanh có lãi trong khi thực tế lợi nhuận rất thấp hoặc thậm chí bị âm. Giá vốn của ngành giặt ủi gồm nhiều khoản: chi phí điện – nước, chất giặt tẩy, bao bì, khấu hao máy giặt – máy sấy, bảo trì máy, nhân công và chi phí mặt bằng. Vì đặc thù máy móc hoạt động liên tục, chi phí vận hành chiếm tỷ trọng lớn hơn các ngành dịch vụ khác.
Để kinh doanh hiệu quả, hộ giặt ủi phải xác định đúng giá vốn theo dịch vụ, biên lợi nhuận theo từng nhóm dịch vụ, và biết cách điều chỉnh giá bán khi chi phí tăng cao. Ba nội dung này giúp chủ tiệm nắm được mức lãi thật, tối ưu chi phí và đưa ra chiến lược giá phù hợp với thị trường.
Tính giá vốn theo ký – theo dịch vụ
Ngành giặt ủi phổ biến hai mô hình tính giá: tính theo ký (giặt sấy quần áo) và tính theo dịch vụ riêng (giặt hấp, giặt khô, giặt chăn, giặt rèm). Mỗi dịch vụ có giá vốn khác nhau, cần tính riêng để biết lãi thật.
- Giá vốn dịch vụ giặt sấy theo ký
Bao gồm:
Điện năng chạy máy giặt – máy sấy
Nước sạch & nước nóng (nếu có)
Nước giặt – nước xả (tính theo ml/kg)
Khấu hao máy móc (chia theo số mẻ giặt mỗi tháng)
Nhân công theo ca
Bao bì đóng gói (túi nilon, dây buộc)
Ví dụ:
1 mẻ 10 kg → chi phí điện/nước ≈ 5.000 – 7.000đ/kg
Chất giặt tẩy: 2.000 – 3.000đ/kg
Khấu hao: 1.000đ/kg → Giá vốn bình quân có thể 10.000 – 12.000đ/kg.
- Giá vốn dịch vụ giặt từng sản phẩm (giặt chăn, giặt sofa…)
Chi phí tính theo mẻ lớn, thời gian phơi hoặc sấy lâu hơn → giá vốn cao hơn. Ví dụ:
Giặt chăn 2 lớp: giá vốn 20.000 – 25.000đ/lần
Giặt rèm: tính theo m² hoặc theo bộ, giá vốn tùy chất liệu
Tính đúng giá vốn giúp chủ tiệm quyết định giá bán phù hợp và cạnh tranh.
Tính biên lợi nhuận theo từng nhóm dịch vụ
Sau khi xác định giá vốn, hộ kinh doanh cần tính biên lợi nhuận (profit margin) để biết dịch vụ nào lãi cao, dịch vụ nào chỉ “lấy công làm lời”.
Công thức: Biên lợi nhuận (%) = (Giá bán – Giá vốn) / Giá bán × 100
Nhóm dịch vụ thường có biên lợi nhuận cao:
Giặt hấp
Giặt khô
Giặt thú bông
Giặt rèm – giặt sofa
Nhóm biên lợi nhuận trung bình:
Giặt sấy theo ký (phổ biến)
Dịch vụ ủi đồ
Nhóm biên lợi nhuận thấp:
Giặt số lượng nhỏ
Dịch vụ lấy liền (tốn nhiều điện và công)
Tính biên lợi nhuận giúp chủ tiệm biết nên tập trung bán dịch vụ nào, có cần tăng giá ở đâu và làm thế nào để tối ưu chi phí nguyên liệu – vận hành.
Điều chỉnh giá bán khi chi phí tăng cao
Ngành giặt ủi chịu ảnh hưởng mạnh từ:
Giá điện – nước tăng
Chất giặt tẩy tăng giá
Khấu hao máy móc cao hơn do tần suất hoạt động
Nhân công tăng lương
Khi chi phí tăng, hộ kinh doanh cần điều chỉnh giá bán theo nguyên tắc:
Tính lại giá vốn mới → xác định mức tăng thực sự
So sánh với giá thị trường để không bị cao quá mức
Tăng giá nhẹ, tránh tăng đột ngột để giữ khách
Kèm ưu đãi, ví dụ: tặng gói thơm, giảm giá theo lượng ký
Ngoài tăng giá, có thể tối ưu bằng:
Giảm hao hụt nguyên liệu
Bảo trì máy để giảm điện năng
Tối ưu nhân sự theo ca
Điều chỉnh hợp lý giúp tăng lợi nhuận mà vẫn giữ chân khách hàng.
Những lỗi kế toán thường gặp ở tiệm giặt ủi – giặt sấy
Tiệm giặt ủi – giặt sấy là mô hình kinh doanh có tần suất giao nhận hàng cao, nhiều loại dịch vụ khác nhau và phát sinh chi phí nhỏ lẻ mỗi ngày. Chính vì đặc thù này, việc làm kế toán cho tiệm giặt ủi thường gặp nhiều sai sót nếu chủ hộ không theo dõi sổ sách đầy đủ. Những lỗi kế toán phổ biến không chỉ khiến bạn thất thoát doanh thu mà còn gây khó khăn khi tính chi phí, kiểm soát lợi nhuận và làm việc với cơ quan thuế.
Phần lớn chủ tiệm giặt mắc lỗi vì nghĩ mô hình này “đơn giản”, chỉ cần ghi vài con số cuối ngày. Nhưng thực tế, doanh thu tiệm giặt phụ thuộc vào từng loại dịch vụ (giặt ký – giặt món – giặt nhanh – tẩy vết – ủi), lượng hóa chất tiêu thụ, thời gian sử dụng máy giặt – máy sấy, và chi phí vận hành liên tục. Khi không ghi nhận đúng và đủ, chủ hộ sẽ gặp tình trạng “không biết lỗ ở đâu, lãi ở đâu”, khó phân tích hiệu quả và không thể dự đoán doanh thu theo mùa.
Dưới đây là 3 lỗi kế toán phổ biến nhất tại các tiệm giặt ủi – giặt sấy mà bạn cần tránh.
Ghi thiếu doanh thu – bỏ sót phiếu nhận hàng
Đây là lỗi nghiêm trọng nhất và xảy ra thường xuyên nhất tại tiệm giặt ủi. Nhiều chủ tiệm không ghi lại tất cả phiếu nhận hàng, hoặc chỉ ghi phiếu nhưng không nhập vào sổ doanh thu cuối ngày. Việc này dẫn đến:
Doanh thu bị thiếu
Tiền mặt cuối ngày không khớp
Không đối chiếu được với lượng hàng giao – nhận
Khó kiểm soát thất thoát từ nhân viên
Các nguyên nhân thường gặp:
Khách gửi đồ nhưng nhân viên quên ghi phiếu
Ghi phiếu giấy nhưng không nhập vào sổ
Nhân viên cố tình bỏ sót dịch vụ tẩy vết, ủi, giặt nhanh
Không có quy trình chốt ca – đối chiếu phiếu
Giải pháp:
Tất cả đơn hàng phải có phiếu nhận ngay khi khách giao đồ
Dùng phần mềm hoặc bảng Excel quản lý phiếu
Chốt ca bằng cách đối chiếu số phiếu – số đơn trả – doanh thu thu được
Không ghi nhận chi phí nhỏ nhưng thường xuyên
Chi phí nhỏ lẻ như mua nước giặt, nước xả, túi đựng đồ, dây buộc, bao rác, tiền giặt thử, sửa móc áo, khăn lau máy… thường bị bỏ qua vì “số tiền nhỏ”. Nhưng cộng dồn mỗi tháng, đây là khoản chi đáng kể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Lỗi này khiến chủ hộ:
Không biết chi phí thực tế là bao nhiêu
Không tính đúng giá vốn
Báo cáo lãi lỗ không chính xác
Giải pháp:
Ghi toàn bộ chi phí vào sổ chi phí ngày
Chụp hóa đơn/biên nhận để lưu
Cuối tháng tổng hợp để so sánh chi phí thực tế và định mức
Thiếu sổ theo dõi hóa chất – định mức tiêu hao
Hóa chất giặt ủi như bột giặt, nước xả, dung môi giặt hấp, chất tẩy vết là chi phí quan trọng nhưng dễ thất thoát nếu không ghi nhận định mức tiêu hao. Nhiều tiệm giặt tiêu tốn hóa chất bất thường mà chủ hộ không biết nguyên nhân.
Hậu quả:
Tăng chi phí không kiểm soát
Lợi nhuận giảm
Nhân viên pha hóa chất không đúng tỷ lệ → hao phí
Giải pháp hiệu quả:
Lập sổ tiêu hao hóa chất theo ngày hoặc theo lô giặt
Xây dựng định mức: mỗi 1 kg quần áo dùng bao nhiêu hóa chất
Giao chỉ tiêu cho nhân viên theo ca
Đối chiếu lượng hóa chất mua – tồn – đã dùng
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Trong quá trình vận hành tiệm giặt ủi – giặt sấy, đa số chủ hộ kinh doanh gặp khó khăn ở khâu quản lý doanh thu, chi phí, hóa đơn và thuế. Mặc dù mô hình này tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại phát sinh nhiều vấn đề như thất thoát hóa chất, chênh lệch tiền mặt, mất đồ, định mức không đồng đều và khó xác định lãi – lỗ. Bộ câu hỏi thường gặp dưới đây giúp chủ tiệm hiểu rõ cách vận hành chuẩn để tránh sai sót và xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả.
Tiệm giặt ủi nhỏ có cần phần mềm không?
Nếu tiệm giặt ủi quy mô rất nhỏ (dưới 20–30 đơn/ngày), chỉ phục vụ khách quanh khu dân cư thì vẫn có thể quản lý thủ công bằng sổ giấy hoặc Excel. Tuy nhiên, khi số đơn tăng lên, có nhiều mẻ giặt cùng lúc, nhiều nhân viên hoặc có dịch vụ giao nhận, thì phần mềm là gần như bắt buộc. Phần mềm giúp:
Ghi nhận đơn hàng theo mã vạch
Theo dõi đơn nhận – đang giặt – đã giao
Giảm nhầm lẫn, thiếu hàng, mất đồ
Tự tính doanh thu và xuất báo cáo ngày/tuần
Quản lý công nợ với khách sạn – doanh nghiệp Không dùng phần mềm khi tiệm đã lớn sẽ khiến thất thoát tăng và chủ tiệm khó kiểm soát dòng tiền.
Có phải xuất hóa đơn cho từng khách lẻ?
Khách lẻ (khách cá nhân) không bắt buộc phải xuất hóa đơn, trừ khi họ yêu cầu. Tuy nhiên, nếu khách là:
Công ty
Khách sạn – homestay
Ký túc xá
Tổ chức thuê giặt theo hợp đồng … thì tiệm bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử theo quy định thuế. Các giao dịch bán lẻ hằng ngày chỉ cần ghi vào sổ doanh thu hoặc phần mềm bán hàng. Nhưng nếu doanh thu tăng mạnh, cơ quan thuế có thể yêu cầu đối chiếu với số liệu thực tế, do đó ghi chép rõ ràng là rất quan trọng.
Khi nào phải khai thuế?
Hộ kinh doanh nộp thuế theo hình thức thuế khoán, do cơ quan thuế xác định hằng năm dựa trên doanh thu ước tính. Nếu doanh thu thực tế tăng cao hơn mức khoán, chủ hộ phải:
Khai điều chỉnh thuế khoán
Hoặc bị cơ quan thuế kiểm tra và điều chỉnh lại mức thuế Ngoài ra, các trường hợp phải khai thuế bổ sung gồm:
Phát sinh xuất hóa đơn điện tử
Kinh doanh thêm ngành nghề mới
Mở rộng quy mô, tăng công suất máy Các tiệm giặt ủi quy mô lớn (có hợp đồng dịch vụ với tổ chức) cũng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.
Làm sao để tính đúng lãi – lỗ?
Lãi – lỗ không thể tính “ước chừng” mà phải dựa vào 3 loại dữ liệu:
Doanh thu thực thu – Từ phần mềm hoặc sổ theo dõi từng đơn – Bao gồm cả đơn giao tận nơi và công nợ
Chi phí thực tế – Điện – nước – gas – Hóa chất theo định mức – Lương nhân viên – Khấu hao máy giặt – máy sấy – Bao bì, túi giao hàng
Chi phí sửa chữa – hao mòn – Đây là khoản nhiều tiệm bỏ sót dẫn đến tính sai lãi.
Công thức đơn giản: Lợi nhuận = Doanh thu – (Chi phí vận hành + Chi phí sửa chữa + Chi phí tiêu hao)
Kết luận: Xây dựng hệ thống kế toán hiệu quả cho tiệm giặt ủi – giặt sấy
Xây dựng một hệ thống kế toán hiệu quả là yếu tố cốt lõi quyết định sự ổn định và phát triển lâu dài của tiệm giặt ủi – giặt sấy. Trong ngành dịch vụ này, số lượng đơn hàng biến động theo giờ, vật tư tiêu hao được sử dụng liên tục và dòng tiền thu – chi mỗi ngày diễn ra rất nhanh. Nếu chủ hộ không quản lý kế toán từ đầu, rất dễ xảy ra tình trạng thất thoát, nhầm lẫn doanh thu, sai lệch chi phí hoặc thiếu chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra. Một hệ thống kế toán khoa học giúp chủ hộ theo dõi toàn diện hoạt động kinh doanh, từ doanh thu từng dịch vụ, chi phí hàng ngày đến tồn kho vật tư, máy móc và lợi nhuận thực tế. Khi số liệu minh bạch, chủ hộ không chỉ điều hành dễ dàng mà còn có thể đưa ra các quyết định đầu tư chính xác hơn.
Bên cạnh đó, hệ thống kế toán đúng chuẩn còn giúp tiệm giặt ủi – giặt sấy hạn chế rủi ro thuế, tránh bị ấn định doanh thu hoặc truy thu do thiếu hóa đơn – chứng từ. Việc duy trì sổ sách đầy đủ giúp chủ hộ tự tin hơn khi đối chiếu với cơ quan thuế hoặc khi mở rộng mô hình trong tương lai. Đây cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín với khách hàng và giữ chân nhân viên nhờ quy trình rõ ràng.
Giúp minh bạch doanh thu – chi phí – lợi nhuận
Khi hệ thống kế toán được xây dựng đúng, tiệm giặt ủi dễ dàng xác định doanh thu theo từng ca, từng ngày và từng loại dịch vụ. Đồng thời, chi phí được phân loại rõ ràng giúp chủ hộ hiểu được phần nào đang tốn kém, phần nào cần tối ưu. Từ đó, lợi nhuận được tính toán chính xác, tránh nhầm lẫn hoặc sai lệch. Minh bạch số liệu mang lại sự chủ động trong kinh doanh và khả năng điều chỉnh kịp thời khi thị trường thay đổi.
Nền tảng mở rộng chi nhánh – nâng cấp lên doanh nghiệp
Một hệ thống kế toán đầy đủ và chuẩn chỉnh là chìa khóa mở đường cho việc phát triển mô hình giặt ủi lên quy mô lớn hơn. Khi chủ hộ muốn mở thêm chi nhánh, chuyển đổi lên doanh nghiệp hoặc hợp tác đầu tư, số liệu tài chính minh bạch sẽ là “minh chứng” quan trọng cho sự chuyên nghiệp. Nhờ đó, việc gọi vốn, vay ngân hàng, thuê mặt bằng hoặc tuyển nhân sự quản lý cũng trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống kế toán hiệu quả không chỉ giúp tiệm giặt ủi vận hành tốt ở hiện tại mà còn là nền tảng vững chắc cho sự mở rộng bền vững trong tương lai.