Kế toán hộ kinh doanh điện lạnh – sửa chữa là một nhiệm vụ quan trọng giúp hộ kinh doanh quản lý doanh thu, chi phí và tuân thủ đúng quy định thuế. Trong lĩnh vực điện lạnh, mỗi đơn sửa chữa đều mang tính chất kỹ thuật, có nhiều loại chi phí liên quan như vật tư thay thế, chi phí di chuyển, phí công thợ và khấu hao dụng cụ. Do đó, nếu hộ kinh doanh không ghi chép đầy đủ, rất dễ dẫn đến thất thoát hoặc bị ấn định thuế khi cơ quan chức năng kiểm tra. Ngày nay, nhu cầu sửa chữa máy lạnh, máy giặt, tủ lạnh, máy nước nóng ngày càng tăng khiến hộ kinh doanh cần xây dựng hệ thống sổ sách bài bản hơn. Hơn nữa, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng trở thành yêu cầu bắt buộc khi phục vụ khách hàng doanh nghiệp. Những nội dung dưới đây sẽ giúp hộ điện lạnh hiểu rõ cách ghi nhận doanh thu, quản lý chi phí và hoàn thiện hồ sơ thuế chuẩn theo quy định. Đây là nền tảng quan trọng để đảm bảo kinh doanh hiệu quả và bền vững trong dài hạn.
Tổng quan kế toán hộ kinh doanh điện lạnh – sửa chữa
Kế toán hộ kinh doanh điện lạnh – sửa chữa là hệ thống ghi nhận toàn bộ doanh thu, chi phí, vật tư thay thế, công lắp đặt – công sửa chữa và công nợ khách hàng nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, ổn định và đúng quy định thuế. Ngành điện lạnh có tính chất đặc thù: dịch vụ đa dạng, giá trị mỗi đơn hàng không cố định, phát sinh nhiều khoản chi phí thực tế (xăng xe, vật tư thay thế, linh kiện điện lạnh), cộng với doanh thu có thể đến từ nhiều nguồn (tại cửa hàng, tại nhà khách, hợp đồng bảo trì, thuê bảo dưỡng định kỳ). Vì vậy, nếu không có sổ sách kế toán rõ ràng, chủ hộ dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát dòng tiền, không biết lãi – lỗ thực tế, hoặc không chứng minh được chi phí với cơ quan thuế.
Thực tế, rất nhiều hộ kinh doanh điện lạnh chỉ tập trung vào kỹ thuật và xử lý đơn hàng, mà quên mất việc ghi chép doanh thu – chi phí theo từng ca, từng ngày. Kết quả là số tiền thu về không khớp với số thực chi, chi phí mua vật tư không có hóa đơn hoặc không lưu chứng từ, dẫn đến việc không thể chứng minh chi phí hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra. Ngoài ra, ngành điện lạnh thường phát sinh nhiều khoản chi phí nhỏ nhưng lặp lại như tiền xăng đi lại, phí vệ sinh máy lạnh, vật tư nhỏ (ốc vít, ống đồng, gas), khiến sổ sách càng cần được ghi nhận đầy đủ.
Kế toán điện lạnh không chỉ là công cụ quản lý mà còn là căn cứ pháp lý để xác định nghĩa vụ thuế, tránh bị ấn định doanh thu hoặc bị loại chi phí. Khi lập sổ sách chuẩn, hộ kinh doanh có thể theo dõi lợi nhuận theo từng dịch vụ (sửa tủ lạnh, vệ sinh máy lạnh, thay block máy lạnh, sửa máy giặt, sửa tủ đông…), từ đó biết nhóm dịch vụ nào sinh lời và nhóm nào đang lỗ do chi phí cao. Đây cũng là cơ sở để định giá và điều chỉnh bảng giá dịch vụ phù hợp hơn.
Đặc thù ngành điện lạnh – sửa chữa ảnh hưởng đến kế toán
Ngành điện lạnh – sửa chữa có nhiều đặc điểm khiến việc làm kế toán trở nên phức tạp:
Doanh thu thay đổi theo mùa: mùa nóng (vệ sinh máy lạnh, sửa máy lạnh) doanh thu cao; mùa mưa và mùa lạnh doanh thu giảm mạnh.
Chi phí vật tư biến động: ống đồng, dây điện, gas, motor, block, bo mạch… giá thay đổi theo thị trường.
Nhiều dịch vụ tại nhà, khó ghi sổ nếu kỹ thuật viên không báo về ngay sau khi hoàn thành đơn.
Nhiều khoản chi nhỏ lẻ: tiền xăng, mua vật tư gấp, phí ship vật tư, tiền công hỗ trợ kỹ thuật.
Khách hàng thanh toán nhiều hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, hoặc công nợ theo hợp đồng bảo trì.
Những yếu tố này đòi hỏi chủ hộ phải có sổ sách chi tiết theo từng dịch vụ và từng đơn hàng.
Vì sao hộ điện lạnh cần ghi nhận doanh thu – chi phí minh bạch
Minh bạch doanh thu – chi phí giúp hộ điện lạnh:
Kiểm soát tiền thu về từ kỹ thuật viên đi làm bên ngoài.
Biết chính xác lợi nhuận từng dịch vụ để xây dựng bảng giá phù hợp.
Chứng minh doanh thu – chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hạn chế thất thoát linh kiện – vật tư thay thế.
Quản lý công nợ khách quen hoặc hợp đồng bảo trì định kỳ.
Nếu không ghi nhận đầy đủ, doanh thu thực tế và doanh thu khai báo sẽ lệch nhau, dẫn đến nguy cơ bị ấn định thuế.
Các nghĩa vụ thuế bắt buộc theo quy định
Hộ kinh doanh điện lạnh phải tuân thủ các nghĩa vụ thuế sau:
Thuế môn bài: nộp hằng năm hoặc khi mới thành lập.
Thuế GTGT và thuế TNCN (thuế khoán): cơ quan thuế ấn định theo doanh thu dự kiến hoặc dựa trên thực tế kinh doanh.
Hóa đơn điện tử: bắt buộc khi khách hàng yêu cầu, hoặc khi cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp/tổ chức.
Kê khai điều chỉnh thuế khi doanh thu tăng vượt mức khoán.
Báo cáo thuế khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và có sổ sách minh bạch giúp hộ kinh doanh điện lạnh tránh bị phạt, bị truy thu hoặc bị ấn định doanh thu.
Ghi nhận doanh thu trong lĩnh vực điện lạnh – sửa chữa
Trong lĩnh vực điện lạnh – sửa chữa, doanh thu được hình thành từ nhiều loại dịch vụ khác nhau: kiểm tra – chẩn đoán, sửa chữa – thay linh kiện, vệ sinh – bảo trì định kỳ, cũng như các hợp đồng dịch vụ với doanh nghiệp. Mỗi loại doanh thu có đặc thù ghi nhận khác nhau, do đó hộ kinh doanh bắt buộc phải phân loại rõ ràng ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn khi tính thuế và kiểm soát lãi – lỗ.
Đặc điểm của ngành điện lạnh là doanh thu mang tính “dịch vụ theo yêu cầu”, không cố định theo ngày như ngành ăn uống hoặc bán lẻ. Do đó, việc ghi nhận doanh thu theo từng lần phát sinh là rất quan trọng. Ngoài ra, một phần doanh thu đến từ phí linh kiện, có hóa đơn đầu vào – đầu ra tương ứng, phần còn lại là doanh thu công sửa chữa, phải ghi riêng. Với khách doanh nghiệp, hầu như tất cả đều yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, do đó hộ kinh doanh cần theo dõi và cập nhật đầy đủ các khoản liên quan để phù hợp quy định thuế.
Dưới đây là 4 nhóm doanh thu phổ biến nhất của hộ kinh doanh điện lạnh – sửa chữa cùng cách ghi nhận đúng chuẩn.
Doanh thu từ phí kiểm tra – chẩn đoán
Đây là khoản doanh thu cơ bản đầu tiên khi kỹ thuật viên đến khảo sát thiết bị. Dịch vụ kiểm tra – chẩn đoán thường có mức giá cố định (50.000 – 150.000đ/lần), phụ thuộc vào:
Khoảng cách di chuyển
Loại thiết bị (máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt, máy nước nóng)
Thời điểm (ngày thường – ngày lễ – buổi tối)
Khoản doanh thu này cần được ghi vào sổ doanh thu dịch vụ, tách biệt hoàn toàn với chi phí linh kiện hoặc công sửa chữa. Nếu khách không sửa tiếp, phí kiểm tra vẫn được xem là doanh thu hợp pháp và phải ghi nhận đầy đủ.
Doanh thu từ phí thay linh kiện
Doanh thu thay linh kiện chiếm tỷ trọng lớn trong ngành điện lạnh. Mỗi linh kiện như block, tụ điện, board mạch, cảm biến… đều có hóa đơn đầu vào, do đó khi hộ kinh doanh xuất linh kiện cho khách cần ghi:
Tên linh kiện
Số lượng
Đơn giá
Số hóa đơn đầu vào tương ứng (để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra)
Doanh thu linh kiện phải được tách riêng với tiền công sửa chữa, vì linh kiện được xem là hàng hóa, còn công sửa chữa là dịch vụ. Tách biệt rõ giúp xác định giá vốn – lợi nhuận chính xác và lập hóa đơn điện tử đúng cấu trúc theo quy định khi khách yêu cầu.
Doanh thu từ dịch vụ vệ sinh – bảo trì máy lạnh
Dịch vụ vệ sinh – bảo trì máy lạnh là nguồn doanh thu đều đặn theo mùa và cực kỳ quan trọng đối với hộ kinh doanh. Khoản doanh thu này thường được tính theo:
Số máy vệ sinh
Chiều cao lắp đặt
Loại máy (treo tường, âm trần, tủ đứng)
Gói bảo trì định kỳ theo tháng/quý
Doanh thu vệ sinh – bảo trì thường không có hàng hóa kèm theo, nên không cần chứng từ đầu vào phức tạp. Tuy nhiên, hộ kinh doanh phải ghi nhận chi tiết theo từng khách hàng để theo dõi dịch vụ định kỳ, đồng thời làm cơ sở xác định doanh thu khi cơ quan thuế khảo sát.
Doanh thu từ khách doanh nghiệp, xuất hóa đơn điện tử
Đối với khách doanh nghiệp như:
Nhà hàng – khách sạn
Văn phòng – công ty
Trường học – cơ sở giáo dục
Chung cư – tòa nhà quản lý vận hành
Hầu hết đều bắt buộc yêu cầu hóa đơn điện tử khi thanh toán. Doanh thu này cần ghi nhận đúng theo:
Hợp đồng – biên bản nghiệm thu
Báo giá – bảng kê linh kiện
Công sửa chữa – vệ sinh
Thuế suất theo quy định
Khi xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải phân tách rõ: tiền công dịch vụ và tiền linh kiện để tránh sai sót. Đây là nhóm doanh thu giá trị cao, cần lưu trữ đầy đủ chứng từ để tránh bị cơ quan thuế ấn định hoặc yêu cầu giải trình.
Kế toán giá vốn & chi phí hợp lệ trong hộ kinh doanh sửa chữa – bảo trì điện lạnh
Trong hoạt động sửa chữa – bảo trì điện lạnh (máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt, máy nước nóng, thiết bị điện gia dụng…), việc xác định đúng giá vốn và chi phí hợp lệ là yếu tố quan trọng để tính đúng lợi nhuận và tuân thủ quy định thuế. Đây là ngành đặc thù vì mỗi đơn hàng đều phát sinh chi phí khác nhau, từ vật tư thay thế đến công thợ, gas nạp lại, dây điện, keo, ốc vít, phí đi lại và khấu hao công cụ sửa chữa. Nếu không ghi nhận đầy đủ, chủ hộ dễ bị thất thoát hoặc tính sai giá vốn dẫn đến định giá dịch vụ không chính xác.
Khác với ngành bán lẻ, giá vốn trong ngành điện lạnh không chỉ bao gồm hàng hóa mà còn gồm chi phí trực tiếp để hoàn thành một dịch vụ, như vật tư tiêu hao, chi phí nạp gas, nhân công, khấu hao dụng cụ. Do đó, kế toán điện lạnh phải ghi rõ chi phí theo từng công trình hoặc từng đơn sửa chữa để tính được lợi nhuận thực.
Dưới đây là 5 nhóm chi phí hợp lệ và quan trọng nhất trong kế toán hộ kinh doanh điện lạnh mà chủ hộ bắt buộc phải theo dõi mỗi ngày.
Chi phí mua linh kiện, phụ tùng điện lạnh
Đây là phần chi phí lớn nhất và quan trọng nhất trong ngành điện lạnh. Bao gồm:
Block máy lạnh
Tụ điện
Quạt dàn nóng/dàn lạnh
Motor tủ lạnh
Bo mạch
Cảm biến nhiệt độ
Van, ống đồng, dây đồng
Khi mua linh kiện phải lưu:
Hóa đơn/phiếu mua hàng
Tên nhà cung cấp
Số lượng – đơn giá – bảo hành linh kiện
Lô hàng hoặc mã hàng (nếu có)
Chi phí này cần được phân bổ theo từng đơn sửa chữa để tính giá vốn chính xác và tránh thất thoát khi kho linh kiện nhiều mã hàng.
Chi phí vật tư tiêu hao
Vật tư tiêu hao là nhóm chi phí dễ bị bỏ sót nhất, dù ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn từng dịch vụ. Bao gồm:
Ốc vít, keo silicone, keo chống nước
Dây điện, domino, băng keo điện
Gas R32/R410A/R22 nạp bổ sung
Hóa chất vệ sinh, dung dịch tẩy rửa
Dầu máy lạnh, kim bơm gas
Các vật tư này thường được sử dụng ít nhưng liên tục trong ngày, nếu không ghi rõ sẽ dẫn đến chi phí đội lên mà chủ hộ không biết lý do. Nên có sổ tiêu hao vật tư theo Ca/ngày và đối chiếu định kỳ với vật tư tồn kho để hạn chế mất mát.
Chi phí di chuyển – xăng dầu – gửi xe
Đối với ngành sửa chữa điện lạnh, chi phí di chuyển chiếm tỷ trọng lớn vì thợ thường phải đi lại nhiều giữa các nhà khách hàng. Các khoản chi cần ghi nhận:
Xăng xe
Gửi xe
Phí cầu đường
Chi phí hao mòn phương tiện
Lời khuyên:
Ghi lại lộ trình trong ngày
Ghi số km di chuyển (để đối chiếu chi phí xăng)
Giữ hóa đơn xăng hoặc chụp ảnh hóa đơn điện tử
Ghi đầy đủ giúp tính chính xác chi phí thực tế của mỗi đơn sửa chữa và lập báo cáo lãi/lỗ theo tháng.
Chi phí nhân công, công thợ, cộng tác viên
Chi phí nhân công bao gồm:
Công thợ chính / thợ phụ
Hỗ trợ 30–50% tiền công nếu cộng tác viên sử dụng xe cá nhân
Phụ cấp ăn trưa, nước uống
Thưởng nóng khi xử lý đơn gấp hoặc đơn khó
Tất cả chi phí nhân công phải có:
Bảng phân ca
Bảng chấm công
Nhật ký công việc (ngày – giờ – đơn hàng – người xử lý)
Trả công theo từng đơn hoặc theo ngày đều được, nhưng phải ghi chép rõ ràng để tính giá vốn theo đơn chính xác.
Chi phí khấu hao máy móc, dụng cụ sửa chữa
Dụng cụ sửa chữa điện lạnh như:
Máy bơm gas
Đồng hồ đo gas
Máy hút chân không
Bộ dụng cụ tháo lắp
Đồng hồ đo điện – kìm điện
Thang nhôm, súng bắn keo
Đều phải được tính khấu hao theo thời gian. Khấu hao có thể tính theo:
Tháng
Đơn dịch vụ
Tỷ lệ sử dụng
Khấu hao giúp phân bổ chi phí đúng theo hoạt động, tránh tình trạng lợi nhuận ảo vì không tính hao mòn thiết bị.
Quản lý tồn kho linh kiện điện lạnh
Trong hộ kinh doanh dịch vụ điện lạnh, linh kiện chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Khác với hàng hóa tiêu dùng, linh kiện điện lạnh có giá trị cao, đa dạng chủng loại (tụ, block, mô tơ quạt, bo mạch, cảm biến, gas lạnh, dây điện…) và thường có hạn sử dụng hoặc yêu cầu bảo quản đặc thù. Vì vậy, quản lý tồn kho linh kiện phải được thực hiện chặt chẽ để tránh thất thoát, nhầm lẫn và khó chứng minh chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
Việc xây dựng hệ thống nhập – xuất – tồn rõ ràng giúp chủ hộ biết chính xác số lượng linh kiện còn lại, linh kiện nào sắp hết, linh kiện nào tồn đọng lâu và linh kiện nào cần nhập gấp khi mùa cao điểm đến (mùa nóng). Đồng thời, kiểm kê định kỳ giúp phát hiện chênh lệch tồn kho, xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ.
Một hệ thống tồn kho chuẩn sẽ bao gồm: danh mục linh kiện, quy trình nhập – xuất theo mã, bảng theo dõi hạn sử dụng, sổ kiểm kê và biên bản chênh lệch. Đây là nền tảng giúp hộ kinh doanh điện lạnh vận hành minh bạch và tối ưu chi phí.
Nguyên tắc nhập – xuất – tồn
Để quản lý linh kiện hiệu quả, cần tuân thủ 3 nguyên tắc:
- Nhập kho có kiểm tra – Kiểm đếm số lượng, mã linh kiện, thông số kỹ thuật. – Kiểm tra nguồn gốc: hóa đơn, seri, tem bảo hành. – Ghi nhận giá vốn và nhà cung cấp để đối chiếu sau này.
- Xuất kho theo phiếu – đúng mã linh kiện – Khi kỹ thuật viên lấy linh kiện để sửa chữa, phải lập phiếu xuất ghi rõ: khách hàng – thiết bị – số lượng – người nhận. – Không cho phép lấy linh kiện “miệng” vì dễ thất thoát và khó kiểm soát chi phí.
- Tồn kho theo ngày – tuần – tháng – Ghi tồn kho đầu ngày và cuối ngày để kiểm tra biến động. – Phân loại linh kiện theo nhóm: block, tụ, mô tơ quạt, cảm biến, board mạch… – Theo dõi linh kiện nhanh hỏng (tụ, dây điện) để nhập bổ sung kịp thời.
Kiểm kê định kỳ – hạn sử dụng – bảo quản linh kiện
Linh kiện điện lạnh cần được kiểm kê định kỳ để đảm bảo số liệu sổ sách khớp với thực tế:
Kiểm kê định kỳ – Kiểm kê tuần đối với linh kiện nhỏ, tiêu hao nhanh. – Kiểm kê tháng cho linh kiện giá trị cao (block, board). – Lập biên bản kiểm kê kèm chữ ký người kiểm và người quản lý kho.
Theo dõi hạn sử dụng – Gas lạnh, tụ, hóa chất vệ sinh cần ghi hạn dùng. – Sử dụng trước các lô hàng cũ để tránh hư hỏng.
Bảo quản – Board mạch, cảm biến cần chống ẩm. – Gas lạnh và hóa chất để nơi thoáng, tránh ánh nắng. – Linh kiện cơ khí (mô tơ, block) cần che chắn chống bụi và nước.
Bảo quản đúng giúp linh kiện bền hơn và tránh ghi nhận chi phí hư hỏng không hợp lệ.
Xử lý chênh lệch tồn kho và chứng minh chi phí hợp lệ
Khi phát hiện chênh lệch tồn kho, cần xử lý theo quy trình:
Xác định nguyên nhân: – Mất mát, xuất nhầm mã, ghi sai số lượng, tài sản hư hỏng.
Lập biên bản chênh lệch: – Ghi rõ số liệu sổ sách – số liệu thực tế – nguyên nhân – người chịu trách nhiệm.
Ghi nhận chi phí hợp lệ: – Chi phí hao hụt hợp lý phải có: phiếu nhập – phiếu xuất – biên bản kiểm kê – hóa đơn mua vào. – Nếu thiếu chứng từ → chi phí có thể bị loại khi thuế kiểm tra.
Cập nhật lại tồn kho – Sau khi xử lý chênh lệch, cập nhật số tồn thực tế vào sổ để tránh sai lặp lại.
Hóa đơn và chứng từ trong hộ kinh doanh điện lạnh
Trong hoạt động kinh doanh điện lạnh, hóa đơn và chứng từ giữ vai trò vô cùng quan trọng để chứng minh tính hợp lệ của doanh thu – chi phí, giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định thuế và tránh rủi ro bị ấn định doanh thu. Ngành điện lạnh có đặc thù: vừa bán hàng hóa (máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt, linh kiện…) vừa cung cấp dịch vụ (vệ sinh – bảo trì – sửa chữa – lắp đặt), nên quy định hóa đơn có nhiều điểm khác so với ngành thương mại thông thường. Nếu hộ kinh doanh không quản lý chặt chẽ hóa đơn đầu vào, chứng từ mua linh kiện, hoặc không xuất hóa đơn đúng thời điểm khi cung cấp dịch vụ, rất dễ bị cơ quan thuế kiểm tra và xử phạt.
Việc lập hóa đơn đúng, lưu chứng từ đầy đủ và phân loại theo nhóm hàng – dịch vụ sẽ giúp hộ kinh doanh điện lạnh minh bạch doanh thu, hợp lệ chi phí, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong quyết toán thuế. Dưới đây là các quy định quan trọng về hóa đơn – chứng từ mà hộ kinh doanh điện lạnh cần nắm rõ.
Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử cho khách
Hộ kinh doanh điện lạnh phải xuất hóa đơn điện tử khi:
Khách hàng yêu cầu hóa đơn cho dịch vụ vệ sinh – sửa chữa – bảo trì.
Bán sản phẩm điện lạnh có giá trị lớn (máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt, máy lọc khí…).
Bán hàng cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
Cung cấp dịch vụ kèm linh kiện thay thế.
Thời điểm xuất hóa đơn:
Đối với hàng hóa: khi giao hàng cho khách.
Đối với dịch vụ: ngay khi hoàn thành dịch vụ hoặc nghiệm thu.
Xuất hóa đơn đúng thời điểm giúp hộ kinh doanh tránh bị phạt chậm xuất hóa đơn (4–8 triệu đồng).
Chứng từ đầu vào hợp lệ
Chứng từ đầu vào hợp lệ bao gồm:
Hóa đơn VAT mua hàng hóa điện lạnh, linh kiện, gas máy lạnh, dung dịch vệ sinh…
Phiếu nhập kho, phiếu giao nhận vật tư khi mua hàng số lượng lớn.
Hợp đồng – biên bản lắp đặt – biên bản bảo trì (nếu có).
Chứng từ chuyển khoản khi thanh toán qua ngân hàng.
Chứng từ phải rõ ràng, có nhà cung cấp hợp pháp, đầy đủ thông tin: tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất. Đây là căn cứ để tính chi phí hợp lệ khi kê khai thuế.
Bảng kê mua hàng không hóa đơn
Trong ngành điện lạnh, một số vật tư nhỏ (ốc vít, băng keo, dây điện ngắn, dung dịch vệ sinh giá trị thấp…) đôi khi được mua tại chợ hoặc cửa hàng nhỏ không có hóa đơn VAT. Khi đó, hộ kinh doanh được phép lập Bảng kê mua hàng không hóa đơn theo mẫu của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, bảng kê chỉ áp dụng cho:
Hàng hóa giá trị nhỏ.
Không dùng để hợp thức hóa hàng hóa lớn hoặc máy móc điện lạnh.
Cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình nếu bảng kê quá nhiều hoặc giá trị lớn bất thường.
Các lỗi hóa đơn thường gặp trong ngành điện lạnh
Các lỗi doanh nghiệp điện lạnh thường gặp:
Xuất hóa đơn sai thời điểm khi đã giao hàng nhưng xuất muộn.
Ghi sai tên hàng – dịch vụ, không đúng với thực tế.
Xuất hóa đơn không đúng giá trị, thiếu linh kiện đi kèm.
Không lưu chứng từ khi mua linh kiện nhỏ, dẫn đến chi phí không được chấp nhận.
Không xuất hóa đơn cho dịch vụ vệ sinh – bảo trì – sửa chữa khi khách yêu cầu.
Khắc phục: kiểm tra thông tin trước khi xuất, đối chiếu kho – đơn hàng – dịch vụ, lưu chứng từ đầy đủ và đào tạo nhân viên về quy định hóa đơn.
Thuế khoán và thuế theo hóa đơn đối với hộ điện lạnh
Thuế khoán và thuế theo hóa đơn là hai hình thức tính thuế phổ biến áp dụng cho hộ kinh doanh điện lạnh – sửa chữa. Tùy vào quy mô, đặc thù dịch vụ và doanh thu, cơ quan thuế sẽ phân loại hộ vào diện khoán hoặc diện kê khai theo hóa đơn điện tử. Với hộ điện lạnh nhỏ lẻ, không sử dụng hóa đơn thường xuyên và doanh thu ổn định, thuế khoán là phương thức áp dụng phổ biến. Ngược lại, những hộ sửa chữa – lắp đặt có khách hàng doanh nghiệp, nhà hàng, công ty hoặc khách cần xuất hóa đơn bắt buộc sẽ phải kê khai thuế theo hóa đơn điện tử. Việc hiểu đúng hai phương thức này giúp hộ tránh sai sót và chủ động quản lý nghĩa vụ thuế.
Thuế khoán thường bao gồm thuế TNCN và thuế GTGT được cơ quan thuế ấn định theo mức doanh thu ước tính. Còn thuế theo hóa đơn sẽ tính theo phần trăm doanh thu phát sinh trên từng hóa đơn xuất ra. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 3 nội dung quan trọng mà hộ điện lạnh cần nắm rõ khi thực hiện nghĩa vụ thuế.
Cách xác định mức thuế khoán
Đối với hộ điện lạnh thuộc diện khoán, mức thuế được cơ quan thuế xác định dựa trên:
Quy mô hoạt động (số lượng đơn sửa chữa/lắp đặt mỗi tháng)
Giá dịch vụ phổ biến tại địa phương
Tình hình thực tế của khu vực kinh doanh
Dữ liệu doanh thu năm trước (nếu có)
Thuế khoán bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ ngành dịch vụ (thuế GTGT 5% và thuế TNCN 2% tính trên doanh thu khoán). Hộ sẽ nhận thông báo thuế khoán hằng năm hoặc cuối mỗi kỳ điều chỉnh. Nếu hộ có doanh thu biến động lớn, cơ quan thuế có thể khảo sát lại để ấn định mức thuế phù hợp.
Điều chỉnh thuế khi doanh thu tăng – giảm
Nếu doanh thu thực tế cao hơn doanh thu khoán, hộ cần đăng ký điều chỉnh mức khoán để tránh bị coi là báo cáo sai doanh thu hoặc có dấu hiệu trốn thuế. Trường hợp hộ mở rộng hoạt động, tuyển thêm thợ, tăng số lượng khách hoặc cung cấp thêm dịch vụ như lắp đặt máy lạnh mới, vệ sinh công nghiệp… cơ quan thuế có thể yêu cầu kê khai lại doanh thu.
Ngược lại, nếu thời gian thấp điểm (ví dụ: mùa mưa ít khách, máy lạnh ít hỏng), hộ có quyền đề nghị giảm mức thuế khoán theo thực tế. Hồ sơ điều chỉnh bao gồm: đơn đề nghị, bảng kê doanh thu thực tế, bằng chứng chứng minh biến động (lịch làm việc, số hóa đơn đã xuất, số đơn hàng giảm…). Nếu giải trình hợp lý, cơ quan thuế sẽ điều chỉnh giảm nghĩa vụ thuế cho hộ.
Cách kê khai thuế theo hóa đơn điện tử
Hộ điện lạnh phục vụ khách doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử và kê khai thuế theo từng hóa đơn. Thuế GTGT và TNCN được tính theo tỷ lệ dịch vụ trên doanh thu ghi trên hóa đơn (GTGT: 5%, TNCN: 2%). Cuối tháng hoặc cuối quý, hộ tổng hợp toàn bộ hóa đơn đầu ra, đối chiếu với số tiền thực nhận và lập tờ khai tương ứng trên hệ thống thuế điện tử.
Hộ cần lưu ý:
Hóa đơn phải xuất đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền
Sai hóa đơn phải điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định
Cần lưu hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm
Kê khai đúng và đủ giúp hộ tránh bị phạt chậm nộp hoặc bị ấn định doanh thu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Quản lý công nợ khách hàng – nhà cung cấp
Quản lý công nợ là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực lắp đặt – sửa chữa – bán linh kiện. Do đặc thù ngành thường bán hàng trước – thanh toán sau, hoặc phải nhập linh kiện theo nhiều đợt, công nợ dễ phát sinh và kéo dài. Nếu không theo dõi chặt chẽ, hộ rất dễ bị thất thoát, khách nợ khó đòi hoặc bị nhà cung cấp đòi công nợ gấp gây áp lực dòng tiền. Việc quản lý công nợ rõ ràng không chỉ giúp hộ duy trì dòng tiền ổn định mà còn hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi doanh thu – chi phí phải đối chiếu theo từng giao dịch. Dưới đây là ba nội dung cốt lõi giúp hộ kinh doanh quản lý hiệu quả công nợ phải thu và phải trả.
Theo dõi công nợ phải thu khách lắp đặt – sửa chữa
Trong các dịch vụ lắp đặt – sửa chữa, công nợ phát sinh rất phổ biến do nhiều khách hàng yêu cầu để lại nợ sau khi hoàn thiện công trình. Vì vậy, hộ kinh doanh cần:
Ghi chi tiết từng lần phát sinh công nợ: tên khách, địa chỉ, số điện thoại, nội dung lắp đặt – sửa chữa, số tiền nợ, thời hạn thanh toán.
Lập phiếu giao việc – phiếu nghiệm thu có chữ ký khách để tránh tranh chấp khi thu nợ.
Theo dõi công nợ theo từng dự án hoặc từng máy, nhất là đối với ngành điện lạnh, điện nước, camera, thiết bị gia dụng.
Nhắc công nợ đúng hẹn, tránh để khách nợ lâu dẫn đến khó thu hồi hoặc phải chiết khấu.
Gửi sao kê, hình ảnh và biên bản hoàn thành cho khách khi yêu cầu thanh toán nhằm tạo sự minh bạch.
Công nợ phải thu được quản lý tốt sẽ giúp hộ duy trì dòng tiền ổn định và tránh bị đọng vốn quá lâu.
Công nợ phải trả khi mua linh kiện
Ngành linh kiện thường nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp: điện tử, điện lạnh, phụ tùng, thiết bị gia dụng, vật tư thay thế… Nếu không theo dõi rõ ràng, hộ có thể bị tính sai nợ hoặc bị nhắc nợ liên tục. Vì vậy cần:
Ghi chép từng hóa đơn nhập linh kiện, lưu lại phiếu giao hàng, giá vốn, model, số seri (nếu có).
Quản lý công nợ theo từng nhà cung cấp, bao gồm số tiền đã trả – còn nợ – thời hạn thanh toán.
Lập kế hoạch thanh toán theo dòng tiền, tránh dồn nợ vào một thời điểm gây áp lực tài chính.
Kiểm tra đối chiếu với hóa đơn gốc, đảm bảo không có sai lệch số lượng – đơn giá – chi phí vận chuyển.
Theo dõi hạn thanh toán ưu đãi để không mất chiết khấu hoặc bị phạt chậm trả.
Việc quản lý công nợ phải trả rõ ràng giúp hộ giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Đối chiếu công nợ định kỳ – tránh tranh chấp
Đối chiếu công nợ là bước rất quan trọng nhưng nhiều hộ lại bỏ qua. Việc đối chiếu cần thực hiện:
Mỗi tuần hoặc mỗi tháng với khách hàng và nhà cung cấp tùy mức độ giao dịch.
Kiểm tra số lượng – đơn giá – ghi chú công việc dựa trên phiếu xuất – phiếu thu – hóa đơn.
Ký xác nhận đối chiếu công nợ để tránh hiểu nhầm hoặc phát sinh tranh cãi sau này.
Lập bảng tổng hợp công nợ giúp chủ hộ nắm dòng tiền thực tế, biết khách nào nợ lâu, nhà cung cấp nào cần thanh toán gấp.
Đối chiếu định kỳ là cách tốt nhất để “khóa sổ” từng giai đoạn, đảm bảo mọi công nợ được thống nhất minh bạch và hạn chế tối đa phát sinh tranh chấp.
Hạch toán chi phí di chuyển – xăng dầu – hao mòn dụng cụ
Trong hoạt động của hộ kinh doanh, đặc biệt các ngành như giao hàng, giặt ủi tận nơi, sửa chữa – bảo trì, spa lưu động, vận chuyển hàng nhẹ hoặc kinh doanh theo mô hình di động, chi phí di chuyển – xăng dầu – hao mòn dụng cụ là nhóm chi phí quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn. Nếu không hạch toán rõ ràng, chi phí dễ bị phóng đại hoặc thất thoát, dẫn đến khó xác định lãi lỗ thật, đồng thời hộ cũng không thể chứng minh chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Ngược lại, khi có bảng kê và phương pháp hạch toán chuẩn, chủ hộ dễ dàng theo dõi chi phí, tối ưu dòng tiền, kiểm soát công cụ dụng cụ và chứng minh chi phí hợp lệ theo quy định.
Hạch toán nhóm chi phí này cần tách thành ba phần rõ ràng: chi phí di chuyển – xăng dầu hằng ngày, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ, và chi phí hao mòn dụng cụ theo thời gian. Hộ kinh doanh có thể sử dụng bảng kê Excel hoặc sổ theo dõi đơn giản để ghi nhận từng khoản chi theo ngày – tuần – tháng. Đối với hoạt động có sử dụng xe máy, xe ba gác hoặc các phương tiện vận chuyển khác, cần kèm theo hóa đơn xăng dầu và nhật ký di chuyển để làm căn cứ tính chi phí hợp lệ. Với công cụ dụng cụ như máy khoan, máy xịt, bàn là, đồ nghề sửa chữa hay thiết bị giặt hấp, cần phân bổ chi phí theo chu kỳ để phản ánh đúng giá trị sử dụng.
Quy trình hạch toán rõ ràng giúp hộ kinh doanh ước lượng chi phí thực tế mỗi dịch vụ, từ đó đưa ra giá bán hợp lý, tránh lỗ vốn và nâng cao hiệu quả quản lý vận hành.
Chi phí hợp lệ được trừ
Chi phí hợp lệ là những khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và có hóa đơn – chứng từ đầy đủ. Đối với nhóm chi phí di chuyển – xăng dầu – dụng cụ, các khoản được tính vào chi phí hợp lệ gồm:
Xăng dầu cho xe máy, xe giao hàng, xe phục vụ công việc.
Chi phí sửa chữa nhỏ cho xe hoặc máy móc vận hành.
Phí gửi xe, phí cầu đường khi phục vụ công việc.
Mua sắm công cụ dụng cụ phục vụ dịch vụ (máy khoan, máy xịt, bàn là, máy hút bụi…).
Chi phí thay thế vật tư nhỏ: nhớt xe, bugi, dây curoa, vật tư tiêu hao.
Để được trừ khi quyết toán thuế, các khoản này cần có hóa đơn hợp lệ (điện tử hoặc hóa đơn bán lẻ theo quy định), sổ theo dõi di chuyển và bảng kê chi phí phù hợp. Việc lưu chứng từ đầy đủ cũng giúp hộ tránh rủi ro bị loại chi phí trong quá trình kiểm tra thuế.
Cách lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ (CCDC) có giá trị nhỏ hơn tài sản cố định nhưng sử dụng nhiều lần, vì vậy cần phân bổ chi phí theo thời gian. Bảng phân bổ CCDC nên có các cột:
Tên công cụ dụng cụ
Ngày mua
Giá trị mua
Thời gian sử dụng dự kiến (6 tháng – 12 tháng – 24 tháng tùy loại)
Mức phân bổ hằng tháng
Giá trị còn lại
Ví dụ: Máy khoan 2.400.000 đồng, thời gian sử dụng 12 tháng → phân bổ 200.000 đồng/tháng. Việc phân bổ giúp chi phí phản ánh đúng theo kỳ, tránh bị ghi nhận quá cao trong một tháng khiến lãi lỗ không chính xác. Bảng phân bổ nên được cập nhật hằng tháng và lưu kèm hóa đơn mua công cụ.
Tính hao mòn dụng cụ sửa chữa theo chu kỳ
Đối với dụng cụ sửa chữa như máy khoan, máy siết bu-lông, máy cắt, máy hàn mini, dụng cụ đo điện…, hao mòn nên được tính theo chu kỳ sử dụng thực tế. Chu kỳ có thể dựa trên: số lần sử dụng, số giờ chạy hoặc số tháng vận hành. Tùy mức độ hoạt động, chủ hộ chọn mức hao mòn phù hợp: 6 tháng, 12 tháng hoặc 24 tháng.
Ví dụ: Máy siết bu-lông dùng 20 lần/ngày, cường độ cao → hao mòn nhanh, nên phân bổ trong 6–8 tháng. Ngược lại, dụng cụ ít sử dụng có thể phân bổ 18–24 tháng.
Tính hao mòn theo chu kỳ giúp chủ hộ dự báo thời điểm cần thay thế dụng cụ, ước lượng chi phí sửa chữa – bảo dưỡng và lập kế hoạch chi phí chính xác hơn, tránh phát sinh bất ngờ ảnh hưởng dòng tiền.
Quy trình làm việc & lưu trữ hồ sơ trong ngành điện lạnh
Trong lĩnh vực điện lạnh – sửa chữa, quy trình làm việc chuyên nghiệp và lưu trữ hồ sơ đầy đủ là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh đảm bảo minh bạch, nâng cao uy tín và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Ngành điện lạnh có đặc thù làm việc trực tiếp tại nhà khách, nhiều dịch vụ phát sinh theo tình huống thực tế và bao gồm cả công sửa chữa lẫn thay linh kiện. Vì vậy, việc có quy trình chuẩn từ tiếp nhận đến bàn giao giúp hạn chế tranh chấp, đồng thời tạo căn cứ pháp lý khi cần đối chiếu với khách hàng hoặc cơ quan thuế.
Bên cạnh quy trình nghiệp vụ, việc lưu trữ hồ sơ như phiếu kỹ thuật, báo giá, hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu giao linh kiện và biên bản nghiệm thu là cực kỳ cần thiết. Những chứng từ này giúp hộ kinh doanh chứng minh nguồn gốc linh kiện, giải trình giá vốn – giá bán, đối chiếu doanh thu và chứng minh tính hợp lệ của dịch vụ. Dưới đây là hệ thống quy trình – chứng từ mà hộ điện lạnh cần áp dụng.
Quy trình tiếp nhận – sửa chữa – nghiệm thu
Quy trình chuẩn cho dịch vụ điện lạnh gồm 4 bước:
- Tiếp nhận yêu cầu
Ghi rõ: thông tin khách hàng, địa chỉ, loại thiết bị, mô tả tình trạng hư hỏng. Có thể tiếp nhận qua hotline, Zalo hoặc đặt lịch online.
- Kiểm tra & chẩn đoán tại chỗ
Kỹ thuật viên khảo sát tình trạng, ghi lại lỗi phát sinh và đề xuất phương án sửa chữa hoặc thay linh kiện. Nếu có phí kiểm tra, cần thông báo rõ trước.
- Báo giá & thực hiện sửa chữa
Thông báo chi phí công sửa chữa + linh kiện (nếu có). Chỉ tiến hành khi khách đồng ý. Mọi thay thế linh kiện cần có hình ảnh trước – sau hoặc biên bản thay thế.
- Nghiệm thu & bàn giao
Khách kiểm tra thiết bị, ký biên bản nghiệm thu nếu là khách doanh nghiệp hoặc gói dịch vụ lớn. Với khách lẻ, có thể xác nhận miệng nhưng vẫn nên ghi dấu check trong phiếu dịch vụ.
Phiếu kỹ thuật – báo giá – phiếu giao linh kiện
Đây là bộ chứng từ quan trọng nhất cho ngành điện lạnh:
- Phiếu kỹ thuật
Ghi rõ lỗi, phương pháp xử lý, linh kiện sử dụng, công sửa chữa. Phiếu này giúp đối chiếu khi có tranh chấp hoặc bảo hành.
- Phiếu/biểu mẫu báo giá
Dùng cho các dịch vụ lớn hoặc khách doanh nghiệp. Báo giá cần ghi:
Tên linh kiện
Công sửa chữa
Dự toán thời gian hoàn thành
- Phiếu giao linh kiện
Khi thay board, cảm biến, block, quạt dàn nóng/dàn lạnh… cần có phiếu giao với số seri hoặc mã linh kiện. Đây là căn cứ chứng minh chi phí giá vốn hợp lệ khi quyết toán thuế.
Bộ ba chứng từ này giúp hộ kinh doanh minh bạch trong từng giao dịch và tăng uy tín đối với khách hàng.
Lưu trữ chứng từ khi có kiểm tra thuế
Ngành điện lạnh thường bị yêu cầu giải trình khi doanh thu biến động theo mùa hoặc khi có doanh thu từ khách doanh nghiệp. Do đó, hộ kinh doanh cần lưu trữ:
Hóa đơn đầu vào của linh kiện
Hóa đơn đầu ra xuất cho khách doanh nghiệp
Phiếu kỹ thuật, phiếu giao linh kiện
Biên bản nghiệm thu – hợp đồng
Sổ doanh thu theo từng ngày
Sao kê ngân hàng (đối với khách chuyển khoản)
Lưu bản giấy + bản scan trên Google Drive để tránh thất lạc. Khi lưu trữ đầy đủ, hộ kinh doanh dễ dàng giải trình với cơ quan thuế và tránh bị ấn định doanh thu hoặc loại chi phí không hợp lệ.
Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh điện lạnh tại Gia Minh
Trong lĩnh vực sửa chữa – bảo trì điện lạnh, hộ kinh doanh thường gặp khó khăn khi quản lý doanh thu theo từng đơn hàng, phân bổ chi phí vật tư – linh kiện, tính giá vốn, lập sổ sách, theo dõi thuế và xử lý hóa đơn. Mỗi ngày có hàng chục đơn sửa chữa khác nhau: vệ sinh máy lạnh, nạp gas, sửa bo mạch, thay linh kiện, sửa tủ lạnh, máy giặt… dẫn đến số liệu kế toán dễ bị rời rạc và sai lệch. Gia Minh cung cấp dịch vụ kế toán chuyên biệt cho hộ kinh doanh điện lạnh, giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình ghi nhận doanh thu – chi phí, lập sổ sách đúng chuẩn và đảm bảo tuân thủ quy định thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Dịch vụ của Gia Minh thiết kế riêng cho đặc thù ngành điện lạnh: chi phí vật tư tiêu hao nhiều, linh kiện đa dạng, chi phí di chuyển lớn và doanh thu thay đổi theo mùa. Chúng tôi hỗ trợ từ hạch toán, đối chiếu, lập báo cáo đến xử lý tình huống phát sinh với cơ quan thuế. Với hệ thống quy trình chuẩn, hộ kinh doanh sẽ kiểm soát được lợi nhuận, tránh thất thoát và an tâm khi có kiểm tra thuế.
Hỗ trợ thuế – sổ sách – hóa đơn
Gia Minh hỗ trợ trọn gói:
Ghi nhận doanh thu theo từng dịch vụ: vệ sinh, sửa chữa, thay linh kiện, nạp gas.
Hạch toán chi phí: linh kiện, vật tư tiêu hao, xăng xe, nhân công, khấu hao máy móc.
Lập sổ sách kế toán theo đúng mẫu quy định.
Xử lý hóa đơn điện tử từng lần phát sinh khi khách hàng yêu cầu.
Tư vấn đăng ký hộ kinh doanh – lệ phí môn bài – thuế khoán – thuế phát sinh.
Hệ thống sổ sách minh bạch giúp chủ hộ biết chính xác lãi/lỗ theo tháng, theo mùa và theo từng loại dịch vụ.
Cam kết không phát sinh chi phí
Gia Minh cam kết:
Báo giá một lần – không thu thêm chi phí ẩn.
Không phát sinh phí ngoài hợp đồng.
Không tính phí cho các câu hỏi tư vấn thêm trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Không thu phí khi hộ cần hỗ trợ điều chỉnh thông tin, cập nhật sổ sách, lập lại số liệu.
Cam kết minh bạch chi phí giúp hộ kinh doanh yên tâm sử dụng dịch vụ lâu dài mà không lo tăng giá bất ngờ.
Hỗ trợ xử lý hồ sơ khi bị kiểm tra
Ngành điện lạnh thường bị cơ quan thuế kiểm tra doanh thu do tính chất dịch vụ đa dạng và nhiều chi phí không có hóa đơn. Gia Minh hỗ trợ đầy đủ:
Chuẩn hóa sổ sách trước khi cơ quan thuế làm việc
Kiểm tra – đối chiếu doanh thu và chi phí để tránh sai lệch
Chuẩn bị hồ sơ giải trình theo đúng quy định
Đại diện chủ hộ làm việc với cơ quan thuế (khi được ủy quyền)
Hướng dẫn hoàn thiện chứng từ còn thiếu
Nhờ có chuyên môn sâu về hộ kinh doanh điện lạnh, Gia Minh giúp giảm tối đa rủi ro bị truy thu hoặc bị ấn định doanh thu.
Kế toán hộ kinh doanh điện lạnh – sửa chữa đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo minh bạch tài chính và vận hành ổn định. Khi thực hiện đúng quy trình kế toán, hộ kinh doanh sẽ biết rõ doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế của từng dịch vụ. Ngoài ra, việc ghi nhận chi phí hợp lệ giúp giảm rủi ro bị loại chi phí hoặc ấn định thuế khi cơ quan thuế kiểm tra. Trong bối cảnh thị trường điện lạnh cạnh tranh mạnh, một hệ thống kế toán chặt chẽ sẽ giúp hộ kinh doanh tối ưu lợi nhuận và quản lý hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc tuân thủ hóa đơn – chứng từ cũng quyết định khả năng nhận các hợp đồng lớn từ công ty và nhà hàng. Những định hướng trong bài viết là nền tảng để hộ kinh doanh vận hành bền vững và mở rộng quy mô trong tương lai. Gia Minh Consulting luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ đầy đủ hồ sơ – sổ sách – thuế cho hộ điện lạnh. Đây là lựa chọn an toàn, tiết kiệm và hiệu quả cho mọi hộ đang hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa – điện lạnh.