Kế toán hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ là công việc quan trọng giúp chủ trọ kiểm soát thu nhập từ việc cho thuê phòng, đồng thời theo dõi chi phí sửa chữa, điện nước và công nợ của khách thuê. Mặc dù mô hình này có vẻ đơn giản, nhưng nếu không ghi chép đúng, chủ trọ dễ gặp khó khăn khi đối chiếu doanh thu hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu chứng minh số liệu. Việc duy trì sổ thu chi giúp chủ trọ biết đúng lợi nhuận hàng tháng và có kế hoạch bảo trì phù hợp. Bên cạnh đó, quản lý kế toán bài bản còn giúp nâng cao uy tín khi giao dịch với ngân hàng hoặc đối tác. Trong bối cảnh thuế cho thuê có nhiều thay đổi, chủ trọ càng phải hiểu rõ nghĩa vụ thuế để tránh bị truy thu hoặc phạt. Ghi chép theo quy trình cũng giúp giảm thất thoát, đặc biệt đối với mô hình nhiều phòng. Vì vậy, kế toán nhà trọ – phòng trọ chính là nền tảng quan trọng cho sự ổn định và phát triển lâu dài.
Tổng quan kế toán hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ
Kế toán hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ là hệ thống theo dõi doanh thu tiền thuê, chi phí vận hành và công nợ của người thuê nhằm đảm bảo hoạt động cho thuê ổn định, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Khác với các ngành thương mại – dịch vụ có giao dịch liên tục mỗi ngày, mô hình cho thuê trọ phát sinh doanh thu định kỳ theo tháng, quý hoặc theo chu kỳ thỏa thuận. Tuy nhiên, ngành này lại có những khoản chi phí biến động và nhiều rủi ro đặc thù: tiền điện – nước theo đồng hồ, chi phí bảo trì, vệ sinh khu vực chung, sửa chữa hỏng hóc, chi phí quản lý và chi phí phát sinh đột xuất từ người thuê. Vì vậy, nếu không có hệ thống kế toán – thu chi bài bản, chủ trọ rất khó kiểm soát dòng tiền và đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh.
Ngoài các khoản thu từ tiền phòng, chủ nhà trọ còn có thể thu thêm phí dịch vụ như điện, nước, rác, Internet, vệ sinh, giữ xe, tiền đặt cọc, hoặc khoản thu phụ liên quan đến hợp đồng thuê. Việc ghi nhận thiếu hoặc ghi chậm dễ làm lệch dòng tiền và gây khó trong việc đối chiếu công nợ giữa chủ trọ – người thuê. Đặc biệt với mô hình nhà trọ nhiều phòng, hoặc cho thuê căn hộ mini theo từng tầng, chủ trọ cần hệ thống kế toán rõ ràng để quản lý từng phòng, tránh nhầm lẫn tiền thu – tiền đặt cọc – tiền trả trước – phí phát sinh.
Quản lý kế toán nhà trọ không chỉ giúp theo dõi doanh thu ổn định mà còn là cơ sở quan trọng khi cơ quan thuế yêu cầu kê khai hoặc kiểm tra thực tế. Theo quy định, hộ cho thuê trọ thuộc nhóm kinh doanh bất động sản, phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán. Nếu không khai báo đúng doanh thu, hộ rất dễ bị ấn định doanh thu trên cơ sở khảo sát khu vực hoặc so sánh với mô hình tương tự.
Kế toán đúng cách giúp chủ trọ minh bạch số liệu, nâng cao uy tín với người thuê, đồng thời quản lý tốt tình trạng phòng, hợp đồng, công nợ và chi phí dài hạn.
Đặc thù mô hình cho thuê phòng trọ và dòng tiền hàng tháng
Cho thuê phòng trọ có đặc thù:
Doanh thu phát sinh theo tháng, ổn định nhưng cần thu đúng hạn.
Nhiều khoản thu phụ: điện, nước, Internet, giữ xe, vệ sinh, phí chung.
Có tiền đặt cọc: cần ghi nhận tách biệt với doanh thu.
Dòng tiền dễ biến động khi phòng trống, người thuê chuyển đi, sửa chữa phát sinh.
Hợp đồng thuê dài hạn: cần theo dõi thời hạn gia hạn – kết thúc – trả cọc.
Với mô hình dãy trọ 10–30 phòng hoặc chung cư mini, chủ hộ phải ghi chép theo từng phòng để biết phòng nào đang thuê, phòng nào trống, ai còn nợ tiền điện – nước, ai đang nợ tiền phòng.
Nếu không có sổ theo dõi, rất dễ mất kiểm soát nguồn thu và nhầm lẫn các khoản phí theo phòng.
Các nghĩa vụ thuế áp dụng cho hộ kinh doanh cho thuê trọ
Hộ kinh doanh cho thuê phòng trọ phải tuân thủ các nghĩa vụ thuế sau:
Thuế môn bài
Nộp theo mức doanh thu dự kiến năm.
Miễn lệ phí năm đầu nếu mới thành lập.
Thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán
Áp dụng khi doanh thu từ 100 triệu/năm trở lên.
Cơ quan thuế ấn định doanh thu dựa trên số lượng phòng – giá cho thuê – tỷ lệ lấp đầy.
Bắt buộc khi khách thuê là doanh nghiệp, tổ chức.
Hoặc khi người thuê yêu cầu xuất hóa đơn cho chi phí hợp lệ.
Kê khai điều chỉnh doanh thu
Khi số phòng cho thuê thực tế khác với số khai báo.
Khi giá thuê thay đổi.
Khai báo tạm trú – an ninh trật tự
Không thuộc kế toán nhưng là yêu cầu pháp lý quan trọng đối với hộ cho thuê.
Việc tuân thủ thuế đầy đủ và ghi chép minh bạch giúp chủ trọ tránh bị ấn định doanh thu, bị phạt khai sai hoặc thiếu chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Doanh thu hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ cần ghi nhận
Hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ có đặc thù doanh thu ổn định hơn nhiều ngành dịch vụ khác, tuy nhiên việc ghi nhận doanh thu lại phức tạp hơn vì bao gồm nhiều khoản: tiền phòng, tiền điện – nước, phí Internet, tiền giữ phòng, phí dịch vụ chung và cả khoản đặt cọc/bồi thường. Nếu không ghi chép rõ ràng, chủ nhà trọ dễ bị nhầm lẫn dòng tiền, tính thiếu doanh thu hoặc không quản lý được tình trạng công nợ của từng phòng.
Theo quy định của pháp luật, các hộ cho thuê phòng, nhà trọ vẫn phải kê khai thuế dựa trên doanh thu cho thuê, bao gồm tất cả khoản thu liên quan đến phòng trọ, dù ghi nhận bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Do đó, việc phân loại doanh thu theo từng phòng, từng hợp đồng, từng khoản thu sẽ giúp hộ kinh doanh minh bạch sổ sách, giảm rủi ro bị ấn định thuế và dễ dàng đối chiếu khi kiểm tra.
Dưới đây là 3 nhóm doanh thu quan trọng nhất của hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ và cách ghi nhận đúng quy định.
Doanh thu phòng trọ theo tháng – theo hợp đồng
Đây là khoản doanh thu chính và chiếm tỷ trọng lớn nhất. Mỗi phòng cần có hồ sơ – hợp đồng riêng để ghi nhận:
Giá cho thuê theo tháng
Thời gian thuê
Hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản
Thời điểm khách trả tiền (đầu tháng, cuối tháng hoặc trả trước)
Trường hợp khách thuê ngắn hạn hoặc thuê theo tuần, khoản thu này vẫn được ghi nhận là doanh thu cho thuê tài sản. Đối với khách thuê dài hạn (6–12 tháng), chủ nhà trọ phải ghi rõ tổng số tiền theo hợp đồng để tránh tranh chấp.
Doanh thu phòng cần được ghi theo từng phòng, bao gồm:
Số phòng
Họ tên người thuê
Số tiền thực thu
Ngày thu
Công nợ (nếu khách chậm thanh toán)
Việc ghi nhận đầy đủ giúp chủ nhà trọ theo dõi tình trạng phòng trống, dòng tiền thực tế và chuẩn bị cơ sở khi quyết toán thuế.
Doanh thu điện nước – Internet – dịch vụ đi kèm
Bên cạnh tiền phòng, đây là nhóm doanh thu biến động theo tháng và cần ghi riêng biệt.
- Doanh thu điện – nước
Ghi theo đồng hồ từng phòng hoặc tính bình quân
Ghi rõ chỉ số đầu kỳ – cuối kỳ
Đơn giá điện nước theo quy định địa phương hoặc giá nội bộ (nếu thống nhất trong hợp đồng)
Nếu thu cao hơn giá nhà nước, cần ghi rõ trong hợp đồng thuê để tránh tranh chấp.
- Doanh thu Internet – dịch vụ chung
Bao gồm:
Internet
Rác thải
An ninh – vệ sinh
Nước sinh hoạt chung
Các khoản này thường thu cố định theo tháng, có thể gộp chung hoặc tách riêng tùy cách quản lý.
- Trông xe – bảo vệ – tiện ích mở rộng
Một số nhà trọ thu phí giữ xe hoặc các dịch vụ phát sinh khác. Các khoản này cũng được tính vào doanh thu cho thuê, cần ghi đầy đủ vào sổ doanh thu dịch vụ.
Quản lý tiền cọc – tiền giữ phòng – tiền bồi thường
Tiền cọc không phải doanh thu, nhưng phải ghi nhận rõ để tránh thất thoát và nhầm lẫn. Sổ tiền cọc cần ghi:
Số tiền khách cọc
Lý do cọc (giữ phòng, đặt cọc hợp đồng)
Ngày nhận cọc
Tình trạng hoàn trả khi khách trả phòng
Đối với tiền giữ phòng, nếu khách không đến ở và chủ nhà giữ lại tiền, khoản này được xem là doanh thu khác và phải ghi nhận.
Khoản tiền bồi thường hư hỏng (quạt, bóng đèn, thiết bị, cửa) cũng là doanh thu nhưng không cố định, cần ghi vào mục doanh thu bù đắp chi phí sửa chữa.
Quản lý rõ ràng tiền cọc – tiền giữ phòng – bồi thường giúp hạn chế tranh chấp khi khách trả phòng và đảm bảo minh bạch trong sổ sách.
Chi phí hợp lệ được tính cho mô hình nhà trọ
Trong mô hình hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ – ký túc xá mini, việc xác định đúng chi phí hợp lệ đóng vai trò rất quan trọng để tính toán lợi nhuận thực tế, kiểm soát dòng tiền và chuẩn bị số liệu khi cần giải trình với cơ quan thuế. Nhà trọ là mô hình kinh doanh có tính chất đặc thù: dòng tiền đều đặn theo tháng, nhưng chi phí phát sinh lại không ổn định và phụ thuộc vào số phòng, tỉ lệ lấp đầy, mức tiêu thụ điện nước và chi phí khấu hao tài sản. Nếu không ghi chép chi tiết, chủ hộ rất khó xác định tháng nào lãi – tháng nào lỗ, hoặc vì sao lợi nhuận thực tế thấp hơn kỳ vọng.
Chi phí hợp lệ của mô hình nhà trọ bao gồm 3 nhóm lớn: chi phí sửa chữa – vận hành, chi phí tiện ích (điện, nước, Internet) và chi phí khấu hao tài sản. Ghi nhận đầy đủ giúp tối ưu thuế khoán (nếu kê khai) và kiểm soát tài chính hiệu quả cho toàn bộ hệ thống phòng.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 3 nhóm chi phí hợp lệ quan trọng nhất của mô hình nhà trọ.
Chi phí sửa chữa – bảo trì – vệ sinh – vận hành
Các chi phí liên quan đến sửa chữa và vận hành là khoản chi lớn nhất trong mô hình nhà trọ và phải được ghi chép đầy đủ. Bao gồm:
- Chi phí sửa chữa – bảo trì định kỳ
Sửa khóa, bản lề, cửa
Bảo trì máy bơm nước, hệ thống PCCC
Sửa ống nước, thay vòi sen, thay bồn cầu
Sửa chữa ổ điện, công tắc, đèn
- Chi phí vệ sinh – vận hành
Vệ sinh hành lang, sân, khu vực chung
Thu gom rác theo giờ
Vệ sinh bể chứa nước
Chi phí cho nhân viên quản lý – trông coi
- Chi phí khắc phục sự cố
Sập cầu dao, tắc nghẽn đường ống, bể đường nước
Bão gây hư hại mái tôn – cửa kính
Tất cả chi phí này cần có:
Hóa đơn hoặc phiếu thu của đơn vị sửa chữa
Ghi rõ phòng nào – ngày sửa chữa
Tổng hợp theo tháng để tính chi phí thực tế
Nếu làm tốt, chủ hộ sẽ biết phòng nào thường xuyên hư hỏng và tối ưu kế hoạch bảo trì.
Chi phí điện, nước, Internet và chi phí chung
Đây là nhóm chi phí phát sinh mỗi tháng và chiếm tỷ trọng lớn đối với nhà trọ.
Chi phí điện – nước
Phát sinh theo số phòng và theo mức tiêu thụ thực tế của người thuê. Bao gồm:
Tiền điện theo công tơ
Tiền nước theo đồng hồ riêng hoặc chia theo đầu người
Tiền vận hành bơm nước
Chủ hộ nên ghi theo từng phòng để nắm mức độ tiêu thụ và phát hiện phòng tăng bất thường.
Chi phí Internet – truyền hình
Internet cho cả khu
Chi phí modem – dây mạng – bảo trì định kỳ
Chi phí chung khác
Chi phí bảo vệ – camera an ninh
Chi phí trang trí – khu sinh hoạt chung
Chi phí thu gom rác
Ghi đầy đủ các chi phí này giúp chủ hộ tính đúng lợi nhuận theo từng tòa – từng khu trọ.
Chi phí khấu hao tài sản
Khấu hao tài sản áp dụng cho nhà trọ có đầu tư lớn vào:
Máy bơm nước
Hệ thống camera – an ninh
Bình nóng lạnh
Máy giặt chung
Thiết bị phòng cháy
Nội thất phòng (giường, tủ, bàn, ghế)
Khấu hao giúp phân bổ chi phí tài sản cố định theo thời gian, phản ánh đúng thực tế kinh doanh. Chủ hộ có thể khấu hao theo:
Năm
Tháng
Tỷ lệ phần trăm cho từng tài sản
Lợi ích của việc tính khấu hao:
Biết chi phí đầu tư dài hạn được “trả lại” qua từng tháng kinh doanh
Tính đúng giá phòng
Dễ so sánh hiệu quả giữa các tòa nhà
Cách lập sổ thu chi bằng Excel cho nhà trọ – phòng trọ
Lập sổ thu chi bằng Excel cho nhà trọ – phòng trọ là phương pháp đơn giản, tiết kiệm và cực kỳ hiệu quả giúp chủ trọ quản lý doanh thu – chi phí – tình trạng phòng một cách rõ ràng. Nhà trọ có nhiều khoản thu khác nhau như tiền phòng, tiền cọc, tiền điện – nước, phí dịch vụ… Trong khi chi phí lại bao gồm sửa chữa, bảo trì thiết bị, thay bóng đèn, vệ sinh khu vực chung, chi phí thu gom rác và nhiều khoản phát sinh không cố định. Nếu không ghi chép đầy đủ, chủ trọ rất dễ nhầm lẫn công nợ giữa các phòng, không biết phòng nào đã thanh toán – phòng nào chưa, hoặc không theo dõi được chi phí đang tăng hay giảm theo từng tháng.
Excel là công cụ phù hợp nhất cho hộ kinh doanh cho thuê trọ vì dễ sử dụng, dễ tạo cột theo nhu cầu và có thể tự động tính toán bằng công thức. Khi xây dựng file Excel, chủ trọ nên chia thành 3 sheet chính:
Bảng thu tiền phòng – tiền cọc – công nợ người thuê
Bảng chi phí điện – nước – sửa chữa – thiết bị
Bảng theo dõi hợp đồng thuê, kỳ hạn thanh toán và tình trạng phòng
Việc phân chia rõ ràng giúp chủ nhà trọ kiểm soát tổng thể dòng tiền, đồng thời dễ dàng đối chiếu khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu xem xét doanh thu thực tế. Sổ Excel cũng giúp chủ hộ lập báo cáo tháng, so sánh doanh thu giữa các kỳ và đưa ra quyết định điều chỉnh giá điện – nước – phòng nếu cần.
Một file Excel chuẩn còn hỗ trợ xử lý trường hợp khách thuê trả phòng, chuyển phòng, gia hạn hợp đồng hoặc phát sinh nợ cũ. Nhờ đó, chủ trọ vận hành minh bạch hơn, giảm rủi ro quên thu tiền, ghi sai số điện – nước, hoặc để thất thoát tiền cọc.
Bảng thu tiền phòng – tiền cọc – công nợ khách thuê
Bảng này nên lập theo dạng hàng ngang (theo phòng) và cột dọc (theo tháng). Các cột quan trọng gồm:
Số phòng
Tên người thuê
Tiền thuê phòng
Tiền cọc
Tiền trả trước
Tiền điện – nước
Phí rác, Internet, giữ xe
Tổng cần thu trong tháng
Số tiền đã thu
Số tiền còn nợ
Ngày thu – người thu
Ghi chú (chuyển phòng, trả phòng, khuyến mãi)
Mỗi phòng có một dòng riêng. Nhờ bảng này, chủ trọ dễ dàng biết:
Phòng nào đã đóng tiền tháng này
Phòng nào còn nợ
Bao nhiêu tiền cọc đang giữ
Có thu đủ các khoản phụ hay chưa
Bảng này là nền tảng để tránh thất thoát doanh thu hằng tháng.
Bảng chi phí điện – nước – sửa chữa – thiết bị
Sheet chi phí giúp theo dõi toàn bộ khoản chi vận hành của dãy trọ, bao gồm:
Hóa đơn điện theo công tơ
Hóa đơn nước
Tiền vệ sinh khu vực chung
Sửa chữa máy bơm – đường ống – bóng đèn
Thay khóa, sửa cửa, thiết bị phòng
Mua sắm vật tư (bóng đèn, vòi nước, thiết bị vệ sinh)
Chi phí phát sinh đột xuất
Các cột cần có:
Ngày chi
Nội dung chi
Số tiền
Phòng liên quan (nếu có)
Người chi
Hóa đơn/chứng từ đính kèm
Việc ghi rõ chi phí giúp chủ trọ tính được lợi nhuận thực tế, không bị nhầm lẫn giữa chi phí chung và chi phí riêng từng phòng.
Theo dõi hợp đồng thuê, kỳ hạn thanh toán và tình trạng phòng
Bảng theo dõi hợp đồng là sheet đặc biệt quan trọng để quản lý vòng đời từng người thuê. Các cột nên bao gồm:
Số phòng
Tên người thuê
Số hợp đồng
Ngày bắt đầu – ngày hết hạn
Tiền đặt cọc
Tình trạng phòng: đang thuê – trống – đang sửa – đã đặt cọc
Lịch sử thanh toán
Ngày hẹn thanh toán hàng tháng
Ngày khách chuyển đi
Ghi chú vi phạm, bồi thường, trả phòng
Sheet này giúp chủ trọ:
Không quên ngày thu tiền
Biết phòng nào sắp hết hợp đồng để chuẩn bị tìm người thuê mới
Theo dõi biến động người thuê
Giữ minh bạch khi giải quyết trả phòng – trả cọc
Một bảng theo dõi tốt giúp hạn chế nhầm lẫn hợp đồng và quản lý tài sản phòng trọ chuyên nghiệp hơn.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhà trọ trong kế toán
Trong hoạt động của hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ, việc ghi chép thủ công thường dẫn đến sai sót, thất thoát và khó kiểm soát dòng tiền. Mỗi tháng, chủ trọ phải tổng hợp tiền phòng, tiền điện nước, phí dịch vụ, công nợ và tình trạng phòng. Khi số lượng phòng lớn hoặc khách ra – vào liên tục, quản lý bằng sổ tay hoặc Excel trở nên quá tải. Chính vì vậy, ứng dụng phần mềm quản lý nhà trọ là xu hướng tất yếu giúp tự động hóa kế toán, nâng cao độ chính xác và giảm 70–80% thời gian xử lý dữ liệu.
Phần mềm quản lý phòng trọ không chỉ hỗ trợ tự động tính tiền, theo dõi hợp đồng, gửi nhắc nợ mà còn tạo ra hệ thống báo cáo doanh thu – chi phí – công nợ theo từng phòng, từng khách. Điều này đặc biệt hữu ích cho hộ kinh doanh phải kê khai thuế, vì có thể chứng minh được doanh thu thực tế và tránh rủi ro bị cơ quan thuế ấn định doanh thu cao hơn. Dưới đây là 2 tính năng quan trọng nhất mà chủ nhà trọ nên tận dụng để tối ưu kế toán.
Phần mềm tự động tính tiền phòng – điện nước – nhắc hạn hợp đồng
Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý nhà trọ là tự động hóa toàn bộ quy trình tính tiền và nhắc hạn.
- Tự động tính tiền phòng theo chu kỳ
Khi đến kỳ thu tiền, phần mềm tự tạo hóa đơn nội bộ với đầy đủ:
Tiền thuê phòng theo hợp đồng
Ngày đến hạn thanh toán
Số tiền còn nợ tháng trước (nếu có)
Không cần nhập lại thủ công cho từng phòng.
- Tự động tính điện – nước theo chỉ số đồng hồ
Chủ nhà chỉ cần nhập:
Chỉ số đầu kỳ
Chỉ số cuối kỳ
Đơn giá điện – nước
Phần mềm sẽ tự tính số kWh/m³ và tạo tổng số tiền phải thu, giảm tối đa lỗi sai do cộng trừ thủ công.
- Nhắc hạn hợp đồng – nhắc nợ tự động
Phần mềm gửi SMS/Zalo cho người thuê khi:
Sắp đến hạn thanh toán
Khách còn công nợ
Hợp đồng sắp hết hạn
Nhờ đó, chủ trọ hạn chế tình trạng quên thu tiền, quên gia hạn hợp đồng hoặc mất theo dõi phòng trống.
Kết nối báo cáo doanh thu – chi phí – công nợ theo phòng
Đối với kế toán hộ kinh doanh, báo cáo là phần quan trọng nhất để theo dõi dòng tiền và xác định doanh thu phục vụ kê khai thuế.
Phần mềm quản lý nhà trọ cung cấp hệ thống báo cáo tự động gồm:
- Báo cáo doanh thu theo từng phòng – từng khách
Doanh thu phòng
Doanh thu điện – nước
Phí dịch vụ chung
Doanh thu bồi thường, tiền giữ phòng
Chỉ cần lọc theo tháng, quý hoặc năm là có ngay số liệu hoàn chỉnh.
- Báo cáo chi phí vận hành
Chi phí điện nước toàn dãy
Chi phí sửa chữa phòng
Chi phí bảo trì hệ thống điện – nước
Chi phí nhân sự trông coi (nếu có)
Từ đó hỗ trợ tính lãi – lỗ theo từng khu hoặc từng dãy phòng.
- Báo cáo công nợ theo phòng
Theo dõi dễ dàng:
Phòng nào còn nợ
Nợ bao nhiêu tháng
Tổng nợ toàn khu
Lịch sử thanh toán
Việc tổng hợp nhanh chóng giúp chủ nhà trọ đối chiếu sổ sách dễ dàng và hạn chế thất thoát.
Các sai lầm phổ biến khi làm kế toán nhà trọ
Quản lý kế toán trong mô hình nhà trọ tưởng như đơn giản nhưng thực tế lại dễ phát sinh sai sót nếu chủ hộ không có quy trình rõ ràng. Nhà trọ có đặc thù: thu tiền theo tháng, chi phí phát sinh không đều, lại thêm các khoản sửa chữa nhỏ lẻ liên tục. Nếu không ghi chép chi tiết theo phòng – theo tháng – theo từng loại chi phí, chủ hộ rất khó kiểm soát tình hình tài chính, dẫn đến thất thoát mà không biết nguyên nhân.
Nhiều chủ nhà trọ chỉ ghi tổng thu – tổng chi mà không phân tách theo phòng, không lưu chứng từ, không đối chiếu hóa đơn điện nước và không theo dõi chi phí sửa chữa. Những sai sót này không chỉ khiến báo cáo lãi lỗ thiếu chính xác mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế khoán hoặc làm việc với cơ quan thuế khi bị kiểm tra.
Dưới đây là ba sai lầm phổ biến nhất của hộ kinh doanh nhà trọ và hướng khắc phục.
Không ghi thu chi theo phòng khiến thất thoát khó phát hiện
Đây là lỗi phổ biến nhất ở các khu nhà trọ nhỏ hoặc chủ hộ tự quản lý. Nếu chỉ ghi tổng số tiền thu trong tháng mà không phân tách theo phòng, bạn sẽ không biết:
Phòng nào đang nợ tiền phòng
Phòng nào tính sai tiền điện, nước
Phòng nào có doanh thu thấp bất thường do trống phòng hoặc thu thiếu
Phòng nào phát sinh chi phí sửa chữa nhiều hơn
Việc thiếu theo dõi chi tiết khiến tình trạng thất thoát rất khó phát hiện, đặc biệt khi giao cho quản lý hoặc thu hộ.
Giải pháp:
Lập sổ thu chi riêng cho từng phòng
Ghi rõ ngày thu – số tiền – công nợ
Đối chiếu lại cuối tháng để đảm bảo không có sai lệch
Không lưu hóa đơn sửa chữa – bảo trì → chi phí bị loại
Nhà trọ thường xuyên phát sinh chi phí sửa chữa như thay bóng đèn, thay vòi nước, sửa khóa, sửa đường ống, thay bồn cầu, bảo trì máy bơm… Tuy nhiên, nhiều chủ hộ không lưu hóa đơn hoặc chỉ thanh toán bằng tiền mặt mà không ghi chép lại.
Hậu quả:
Không tính được tổng chi phí thực tế của từng tháng
Khó đánh giá hiệu quả kinh doanh
Khi cơ quan thuế kiểm tra, các chi phí này không được chấp nhận vì không có chứng từ hợp lệ
Giải pháp:
Yêu cầu đơn vị sửa chữa cung cấp phiếu thu hoặc hóa đơn
Chụp hình hóa đơn để lưu trên điện thoại
Ghi rõ phòng, ngày sửa chữa để đối chiếu về sau
Nhầm lẫn điện nước thương mại và điện nước sinh hoạt
Nhiều chủ nhà trọ không phân biệt được hai loại giá điện nước, dẫn đến tính sai chi phí:
Điện – nước sinh hoạt
Áp dụng cho hộ gia đình → giá thấp, theo bậc thang.
Điện – nước kinh doanh (thương mại)
Áp dụng cho nhà trọ – phòng trọ → giá cao hơn.
Nếu chủ hộ vẫn tính chi phí theo giá sinh hoạt nhưng thực tế điện lực tính theo giá thương mại, báo cáo lãi/lỗ sẽ không chính xác và dễ xảy ra chênh lệch khi đối chiếu hóa đơn.
Giải pháp:
Kiểm tra lại hợp đồng điện nước: hộ gia đình hay kinh doanh
Tính lại giá phòng dựa trên giá điện nước thực tế
Tách riêng chi phí điện nước từng phòng để tránh nhầm lẫn
Lợi ích khi duy trì kế toán bài bản cho mô hình nhà trọ
Đối với mô hình cho thuê nhà trọ – phòng trọ, doanh thu và chi phí phát sinh liên tục theo tháng, theo phòng và theo từng hợp đồng thuê. Nếu không có hệ thống kế toán rõ ràng, chủ nhà trọ dễ gặp tình trạng thất thoát tiền phòng, quên ghi nhận công nợ, nhầm lẫn chi phí sửa chữa, hoặc mất dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu xuất trình chứng từ. Kế toán bài bản giúp chủ nhà trọ quản lý toàn diện từ doanh thu, chi phí, điện nước, hợp đồng thuê, công nợ đến lợi nhuận từng phòng.
Ngoài ra, việc duy trì sổ sách minh bạch giúp chủ nhà trọ làm việc dễ dàng hơn với khách thuê, tránh tranh cãi khi đối chiếu tiền cọc – tiền phòng – công nợ. Kế toán rõ ràng cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả thực tế của từng phòng: phòng nào lấp đầy tốt, phòng nào hay hỏng thiết bị, phòng nào có chi phí phát sinh nhiều… Qua đó, chủ nhà trọ có thể tối ưu giá thuê, cải thiện tỷ lệ lấp đầy và tăng lợi nhuận bền vững.
Một hệ thống kế toán rõ ràng cũng giúp chủ nhà trọ dễ dàng làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế và các đối tác khi cần mở rộng kinh doanh, đầu tư dãy trọ mới hoặc vay vốn. Đây là yếu tố quan trọng tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài của mô hình cho thuê nhà trọ.
Quản lý dòng tiền – lợi nhuận – công nợ rõ ràng
Kế toán bài bản giúp chủ nhà trọ biết chính xác:
Số phòng đã thu tiền – chưa thu tiền
Công nợ khách nợ tháng trước
Tiền cọc, tiền trả trước, tiền bù phần điện nước
Lợi nhuận ròng từng phòng sau khi trừ chi phí
Khi theo dõi dòng tiền hằng tháng, chủ trọ tránh được tình trạng “nhớ sai tiền phòng”, “quên khách nào đã thanh toán” hoặc ghi thiếu doanh thu. Bảng theo dõi chi phí (sửa chữa, bảo trì, vệ sinh, điện nước chung, wifi, rác…) cũng giúp xác định lợi nhuận thực thay vì ước chừng.
Quản lý công nợ rõ ràng giúp hạn chế rủi ro khách nợ kéo dài, đặc biệt với mô hình cho thuê theo nhóm hoặc thuê dài hạn.
Dễ làm việc với cơ quan thuế – tránh bị ấn định doanh thu
Nhà trọ là nhóm ngành được cơ quan thuế giám sát chặt do doanh thu thu tiền mặt hàng tháng. Nếu sổ sách không rõ ràng, chủ trọ dễ bị:
Ấn định doanh thu
Điều chỉnh mức thuế khoán
Yêu cầu xuất trình chứng từ sửa chữa, chi phí điện nước
Kiểm tra chuyên sâu
Kế toán rõ ràng với:
Sổ doanh thu theo phòng
Bảng chi phí điện nước
Hóa đơn sửa chữa – bảo trì
Hợp đồng cho thuê … giúp chứng minh doanh thu – chi phí hợp lệ và tránh bị ấn định thuế bất lợi.
Tăng uy tín khi vay vốn – mở rộng dãy trọ – đầu tư tài sản
Khi muốn vay vốn ngân hàng để xây thêm dãy trọ, cải tạo phòng hoặc đầu tư tài sản, bộ sổ sách kế toán minh bạch là tài sản cực kỳ quan trọng. Ngân hàng thường yêu cầu:
Chứng minh doanh thu ổn định
Dòng tiền đều
Lợi nhuận tốt
Hợp đồng thuê rõ ràng
Nhà trọ có kế toán bài bản sẽ được đánh giá rủi ro thấp, từ đó dễ được phê duyệt hạn mức cao hơn, lãi suất tốt hơn.
Ngoài ra, khi muốn mở rộng dãy trọ hoặc chuyển đổi sang mô hình căn hộ dịch vụ, dữ liệu kế toán đầy đủ giúp chủ trọ tính toán chính xác thời gian hoàn vốn, dòng tiền dự kiến, phương án đầu tư và tỷ suất lợi nhuận.
Kế toán hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ không chỉ giúp quản lý doanh thu – chi phí mà còn là yếu tố quan trọng để bảo vệ chủ hộ trước mọi rủi ro thuế. Khi sổ sách rõ ràng, chủ trọ có thể dễ dàng đối chiếu công nợ, kiểm soát tiền phòng và đánh giá hiệu quả kinh doanh từng tháng. Đây cũng là công cụ cần thiết khi mở rộng dãy trọ, vay ngân hàng hoặc hợp tác đầu tư. Việc ghi chép thu chi đúng chuẩn còn giúp tránh nhầm lẫn giữa tiền phòng – tiền cọc – tiền điện nước. Ngoài ra, kế toán bài bản giúp chủ trọ phát hiện sớm các chi phí bất thường để tối ưu chi tiêu. Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường kiểm tra hoạt động cho thuê, sổ sách minh bạch sẽ giảm tối đa rủi ro bị truy thu hoặc ấn định thuế. Chính vì vậy, thực hiện kế toán đúng chuẩn là lựa chọn an toàn cho mọi hộ kinh doanh nhà trọ – phòng trọ.