Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống | Sổ sách & thuế cần nắm

Quy định kế toán hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống là chủ đề mà hầu hết chủ quán ăn, quán nhậu, cà phê, trà sữa đều từng nghe qua nhưng ít ai nắm rõ từng chi tiết. Trong thực tế, nhiều hộ chỉ quan tâm đến việc bán được bao nhiêu bàn, bao nhiêu ly, bao nhiêu đơn ship mỗi ngày, còn sổ sách và thuế thì “để tính sau”. Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống không chỉ dừng ở chuyện nộp thuế khoán bao nhiêu, mà còn liên quan tới việc ghi nhận doanh thu, chi phí, hàng tồn và chứng từ mua nguyên liệu. Nhiều quán vì không hiểu luật, không có sổ sách rõ ràng, nên khi cơ quan thuế kiểm tra thường rơi vào thế bị động, khó giải trình. Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống nếu được nắm vững ngay từ đầu sẽ giúp chủ hộ biết mình phải chuẩn bị những gì, tránh được đa số rủi ro không đáng có. Ngoài ra, rõ ràng về kế toán còn giúp chính chủ quán hiểu mình lãi thật hay chỉ “quay vòng tiền”. Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống vì vậy là nền tảng bắt buộc nếu muốn kinh doanh dài hạn, mở rộng thêm chi nhánh hoặc làm việc minh bạch với ngân hàng, đối tác. Bài viết dưới đây sẽ hệ thống lại các quy định, sổ sách, thuế và lưu ý thực tế để bạn dễ áp dụng cho mô hình dịch vụ ăn uống của mình.

Tổng quan quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống

Lĩnh vực dịch vụ ăn uống là một trong những ngành có doanh thu lớn, giao dịch diễn ra liên tục và đa dạng, bao gồm bán tại chỗ, mang đi, giao hàng qua app, thanh toán tiền mặt – chuyển khoản – ví điện tử. Vì vậy, quy định kế toán hộ kinh doanh trong ngành này có nhiều điểm đặc thù hơn so với các ngành nghề thương mại thông thường. Hộ kinh doanh F&B (ăn uống, cà phê, đồ ăn nhanh, quán nhậu…) nếu nắm rõ cơ chế thu – chi, quy định về hóa đơn, thuế khoán, thuế GTGT – TNCN và quy trình đối chiếu doanh thu hằng tháng sẽ tránh được rất nhiều rủi ro về thuế, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế đang siết chặt quản lý hoạt động kinh doanh ăn uống.

Theo quy định, hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống có thể thuộc hộ khoán hoặc hộ kê khai tùy theo mức doanh thu, hình thức bán hàng và nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng. Các khoản thuế liên quan gồm: lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN và trường hợp có sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện đăng ký và báo cáo định kỳ. Ngoài ra, nếu sử dụng nhiều lao động, hộ còn phải theo dõi bảng lương, hợp đồng lao động và các chi phí nguyên vật liệu, hàng tồn kho, chi phí bếp – phục vụ – vận hành quán.

Đặc biệt, trong ngành ăn uống, cơ quan thuế thường kiểm tra doanh thu thực tế, so sánh giữa sổ sách – báo cáo bán hàng – dữ liệu từ app giao đồ ăn – nguồn nguyên liệu mua vào. Nếu số liệu không khớp, hộ có thể bị ấn định doanh thu và truy thu thuế. Do đó, việc tuân thủ đúng quy định kế toán ngay từ đầu là cần thiết để đảm bảo sổ sách minh bạch, chi phí hợp lệ và hoạt động kinh doanh ổn định, không bị phạt hành chính.

Đặc thù hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống: doanh thu tiền mặt, nhiều ca bán, chi phí phát sinh liên tục

Hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống có đặc thù vận hành rất khác các ngành khác vì tần suất phát sinh giao dịch cao, dòng tiền thu – chi liên tục và phụ thuộc nhiều vào doanh thu tiền mặt. Phần lớn khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc các ví điện tử theo từng đơn hàng, vì vậy doanh thu có thể thay đổi theo từng giờ, từng ca bán hàng. Điều này khiến việc ghi nhận doanh thu trong sổ sách trở nên phức tạp hơn nếu hộ không có quy trình theo dõi rõ ràng.

Ngoài doanh thu dày đặc, chi phí trong ngành ăn uống cũng phát sinh liên tục: nguyên liệu tươi sống, gia vị, các vật tư nhỏ lẻ như bao bì, ly, hộp, ống hút; chi phí nhân viên phục vụ theo ca; chi phí gas, điện, nước; chi phí hủy nguyên liệu hỏng hoặc thực phẩm tồn kho quá hạn. Nhiều chi phí nhỏ lẻ nếu không được ghi chép và lưu chứng từ cẩn thận sẽ dẫn đến việc bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.

Một đặc điểm khác là ngành ăn uống thường xuyên có nhiều ca bán, ví dụ ca sáng – ca trưa – ca tối; hoặc ca chính – ca phục vụ cuối tuần. Nếu không có sổ phân ca và báo cáo doanh thu từng ca, hộ rất dễ thất thoát tiền hoặc ghi nhận không đúng doanh thu thực tế. Đây là lý do ngành F&B cần sổ doanh thu ngày, sổ chi phí và bảng kê mua vào để đảm bảo minh bạch.

Vì sao cần nắm rõ quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống ngay từ đầu?

Nắm rõ quy định kế toán ngay từ giai đoạn bắt đầu kinh doanh giúp hộ dịch vụ ăn uống tránh được rủi ro lớn khi cơ quan thuế kiểm tra. Ngành ăn uống thường bị rà soát chặt vì dễ thất thoát thuế, doanh thu thay đổi theo thời điểm và số lượng hóa đơn đầu vào – đầu ra lớn. Nếu ngay từ đầu hộ không lập quy trình kế toán chuẩn, việc đối chiếu doanh thu – chi phí sẽ trở nên khó khăn và dễ xảy ra chênh lệch dẫn đến bị ấn định thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp hộ:

• Quản lý doanh thu minh bạch, bám sát số liệu thực tế từ bán hàng tại quán, mang đi, đặt hàng online.
• Chứng minh chi phí hợp lệ thông qua hóa đơn điện tử, bảng kê mua hàng nhỏ lẻ, hợp đồng mua nguyên liệu.
• Giảm rủi ro bị truy thu và phạt hành chính nếu cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu app giao hàng, số lượng nguyên liệu và số món bán ra.
• Dễ dàng kiểm soát lãi – lỗ, từ đó đưa ra quyết định về giá bán, chi phí nhân công và kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Ngoài ra, nhiều hộ kinh doanh ăn uống cần xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp; khi đó việc đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử ngay từ đầu sẽ tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Với những lý do trên, việc nắm vững quy định kế toán không chỉ để tuân thủ pháp luật mà còn giúp hộ kinh doanh vận hành hiệu quả, ổn định lợi nhuận lâu dài.

Các loại thuế hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống phải nộp

Hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống như quán ăn, quán cà phê, quán nhậu, quán nước giải khát, quán ăn vỉa hè… đều thuộc nhóm ngành có doanh thu phát sinh hằng ngày và được cơ quan thuế quản lý theo hình thức thuế khoán. Do đó, nghĩa vụ thuế bao gồm: lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN và một số chi phí thuế phát sinh khác tùy mô hình. Việc nắm rõ từng loại thuế giúp chủ hộ chủ động kế hoạch tài chính, ổn định dòng tiền và tránh các rủi ro bị truy thu do kê khai sai hoặc thiếu.

Đặc điểm của ngành dịch vụ ăn uống là doanh thu thường xuyên biến động theo ngày, theo mùa và theo thời điểm (ngày lễ, cao điểm cuối tuần…). Vì vậy, việc ước tính doanh thu để tính thuế khoán cần được thực hiện chính xác, đặc biệt khi cơ quan thuế sẽ căn cứ vào nhiều yếu tố như vị trí kinh doanh, mặt bằng, quy mô chỗ ngồi, giá bán trung bình và lượng khách thực tế. Nếu hộ kinh doanh không theo dõi doanh thu đúng cách, có thể bị ấn định thuế cao hơn hoặc bị điều chỉnh lại thuế định kỳ.

Ngoài ra, một số hộ kinh doanh ăn uống có bán kèm rượu – bia hoặc thức uống có cồn có thể phát sinh thêm nghĩa vụ thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB). Mặc dù không phải mọi hộ đều bị áp dụng, nhưng nhóm ngành này cần lưu ý kỹ để tránh bị xử phạt vì kinh doanh hàng hóa chịu thuế mà không kê khai. Bên cạnh các loại thuế chính, hộ kinh doanh cũng cần theo dõi hóa đơn mua vào – bán ra (nếu sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh), lưu giữ chứng từ chi phí và sổ sách theo quy định để đảm bảo minh bạch khi cơ quan thuế kiểm tra.

Việc tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động ổn định mà còn nâng cao uy tín, tạo cơ sở mở rộng quy mô, tăng doanh thu và hạn chế rủi ro pháp lý trong dài hạn.

Lệ phí môn bài cho hộ kinh doanh quán ăn, quán cà phê, quán nhậu

Lệ phí môn bài là khoản thuế bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống, dù quy mô nhỏ hay lớn. Mức lệ phí được tính dựa trên doanh thu ước tính trong một năm, chứ không dựa trên lợi nhuận hay vốn đầu tư. Cơ quan thuế hiện áp dụng 3 mức lệ phí môn bài:

• Doanh thu trên 500 triệu/năm: nộp 000.000đ/năm
• Doanh thu từ 300 – 500 triệu/năm: nộp 000đ/năm
• Doanh thu từ 100 – dưới 300 triệu/năm: nộp 000đ/năm

Lệ phí môn bài được nộp một lần mỗi năm, hạn trước ngày 30/01 hằng năm. Nếu hộ kinh doanh mới thành lập, lệ phí phải nộp trong năm đầu tiên dựa theo doanh thu dự kiến.

Trường hợp hộ kinh doanh quán ăn, quán cà phê, quán nhậu có doanh thu nhỏ nhưng nằm ở vị trí mặt bằng lớn, cơ quan thuế vẫn có thể ấn định mức lệ phí cao hơn dựa vào khả năng sinh doanh thu thực tế. Việc kê khai doanh thu ban đầu minh bạch, kèm theo mô tả quy mô, số bàn ghế, menu, thời gian phục vụ… sẽ giúp hộ kinh doanh chứng minh mức lệ phí hợp lý.

Nếu hộ kinh doanh tạm ngừng hoạt động từ đủ 30 ngày trở lên và đã nộp hồ sơ tạm ngừng đúng quy định, có thể được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tạm ngừng.

Thuế GTGT và thuế TNCN áp dụng cho dịch vụ ăn uống theo tỷ lệ % trên doanh thu

Ngành dịch vụ ăn uống thuộc nhóm ngành nộp thuế khoán theo tỷ lệ %, áp dụng cho cả thuế GTGT (giá trị gia tăng) và thuế TNCN (thu nhập cá nhân). Cơ quan thuế áp dụng tỷ lệ như sau:

• Thuế GTGT: 3% trên doanh thu
• Thuế TNCN: 1.5% trên doanh thu

Như vậy, tổng thuế khoán phải nộp cho dịch vụ ăn uống là 4.5% trên doanh thu. Doanh thu này bao gồm toàn bộ tiền bán thức ăn, đồ uống, phụ thu, dịch vụ đi kèm, chưa trừ chi phí.

Ví dụ: quán cà phê có doanh thu thực tế 80 triệu/tháng → doanh thu tính thuế 960 triệu/năm.

• Thuế GTGT: 960 triệu × 3% = 28,8 triệu
• Thuế TNCN: 960 triệu × 1,5% = 14,4 triệu → Tổng thuế khoán phải nộp: 43,2 triệu/năm

Nếu quán nhậu bán thêm bia, rượu hoặc đồ uống có cồn, doanh thu từ các mặt hàng này cũng tính vào doanh thu chung để tính thuế khoán.

Cơ quan thuế sẽ rà soát doanh thu theo định kỳ. Nếu doanh thu tăng quá cao so với mức khoán ban đầu, hộ kinh doanh sẽ bị điều chỉnh mức thuế.

Ngưỡng doanh thu 100 triệu/năm – trường hợp nào phải nộp, trường hợp nào được miễn?

Theo chính sách thuế hiện hành, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu/năm được miễn toàn bộ thuế GTGT và thuế TNCN. Tuy nhiên, điều kiện áp dụng cần lưu ý rõ:

• Doanh thu được tính theo 12 tháng, dù hộ kinh doanh chỉ hoạt động vài tháng.
• Nếu doanh thu bình quân tháng trên 8,3 triệu → quy đổi 12 tháng vượt 100 triệu → phải nộp thuế.
• Dù được miễn GTGT và TNCN, nhưng lệ phí môn bài vẫn phải nộp, trừ khi hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu và mới thành lập thì được miễn môn bài năm đầu.

Trường hợp hộ kinh doanh ăn uống có doanh thu nhỏ nhưng nằm trong khu vực đông khách hoặc có mặt bằng lớn, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu cao hơn, dẫn đến không đủ điều kiện miễn thuế.

Do đó, hộ kinh doanh cần đánh giá doanh thu thực tế, chuẩn bị chứng từ, nhật ký bán hàng và giải trình rõ ràng khi làm việc với cơ quan thuế để đảm bảo được hưởng mức miễn thuế đúng quy định.

Quy định về sổ sách kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống

Hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B) như quán cơm, quán bún – phở, quán cà phê, trà sữa, quán nhậu, nhà hàng nhỏ… thuộc nhóm ngành có doanh thu biến động theo ngày và lượng giao dịch lớn. Vì vậy, cơ quan thuế yêu cầu hộ trong lĩnh vực này phải có hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ – dễ kiểm tra – rõ ràng để phục vụ công tác quản lý thuế, đối chiếu doanh thu và đánh giá tính chính xác của số tiền khoán.

Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 88/2021/TT-BTC, Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống phải lưu trữ, ghi chép và xuất trình sổ sách theo yêu cầu khi cơ quan thuế kiểm tra. Dù hộ kinh doanh không bắt buộc lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải có tối thiểu 3 nhóm sổ quan trọng: sổ doanh thu hàng ngày, sổ chi phí và sổ quản lý hàng hóa – nguyên vật liệu.

Đặc thù hoạt động F&B là doanh thu phân tán theo ca làm việc, theo bàn, theo hóa đơn, theo combo, và theo từng loại phương thức thanh toán như tiền mặt – chuyển khoản – ví điện tử – giao hàng qua app. Vì vậy, việc ghi chép đầy đủ không chỉ phục vụ thuế mà còn giúp hộ kinh doanh:

• Quản lý dòng tiền;
• Kiểm soát thất thoát trong bán hàng;
• Tính giá vốn và lợi nhuận chính xác;
• Ra quyết định nhập – xuất nguyên liệu phù hợp;
• Phòng tránh rủi ro khi bị cơ quan thuế kiểm tra bất ngờ.

Ngoài ra, hộ kinh doanh F&B còn phải lưu hóa đơn đầu vào (nếu có), hóa đơn mua hàng nhỏ lẻ, hợp đồng nhân công, phiếu nhập hàng, bảng kê mua nguyên liệu không hóa đơn… để chứng minh tổng chi phí hợp lệ trong quá trình kinh doanh.

Một lưu ý quan trọng khác là hộ kinh doanh có sử dụng phần mềm bán hàng hoặc máy POS phải đảm bảo nhật ký bán hàng được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Trong trường hợp hộ sử dụng app giao đồ ăn, phải tách doanh thu theo từng nền tảng (GrabFood, ShopeeFood, Baemin…) để tránh sai lệch giữa kê khai và dữ liệu thực tế.

Việc tuân thủ quy định sổ sách giúp hộ dịch vụ ăn uống giảm rủi ro bị ấn định doanh thu, bị truy thu hoặc bị phạt vi phạm hành chính. Nếu hộ không nắm rõ các quy định này, việc sử dụng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh F&B là lựa chọn cần thiết để tối ưu chi phí và giảm rủi ro pháp lý.

Những loại sổ sách tối thiểu hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống cần có

Hộ kinh doanh F&B được khuyến nghị và cơ quan thuế yêu cầu tối thiểu phải có các loại sổ sau:

1. Sổ doanh thu bán hàng mỗi ngày

Ghi đầy đủ doanh thu theo ca, theo bàn, theo từng loại món hoặc theo hóa đơn. Đây là căn cứ để cơ quan thuế xác định doanh thu khoán và đánh giá tính trung thực của số liệu khi kiểm tra.

2. Sổ chi phí nguyên liệu

Ghi toàn bộ các lần nhập nguyên liệu: thực phẩm tươi sống, đồ khô, gia vị, nước uống, vật tư tiêu hao. Sổ cần kèm hóa đơn hoặc bảng kê nhỏ lẻ.

3. Sổ chi phí vận hành

Bao gồm điện – nước, gas, mặt bằng, phần mềm bán hàng, POS, chi phí app giao hàng, marketing, khấu hao dụng cụ.

4. Sổ nhân công – tiền lương

Áp dụng cả cho nhân viên thời vụ và nhân viên full-time. Cơ quan thuế thường kiểm tra chi phí nhân công của hộ F&B rất kỹ.

5. Sổ tồn kho nguyên vật liệu

Đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh có lượng nguyên liệu lớn như thịt, hải sản, rau củ, bia rượu.

6. Sổ quỹ tiền mặt

Ghi nhận dòng tiền thu – chi hằng ngày, giúp chủ hộ kiểm soát thất thoát và đối chiếu doanh thu thực tế.

Một hộ kinh doanh F&B nếu đầy đủ các sổ trên sẽ tránh được rủi ro bị ấn định doanh thu hoặc bị xử phạt vì thiếu chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Sổ doanh thu bán hàng mỗi ngày – theo ca, theo bàn, theo hóa đơn

Sổ doanh thu bán hàng là sổ quan trọng nhất của hộ F&B. Đây là sổ phản ánh toàn bộ giao dịch bán hàng mỗi ngày và là tài liệu đầu tiên cơ quan thuế yêu cầu khi kiểm tra.

Hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống nên ghi doanh thu theo các cấp độ sau để đảm bảo tính minh bạch:

1. Theo ca làm việc

Phù hợp với nhà hàng, quán ăn lớn, quán cà phê có 2–3 ca/ngày. Mỗi ca có một người thu ngân chịu trách nhiệm chốt doanh thu.

2. Theo bàn (áp dụng cho quán nhậu – nhà hàng)

Các quán nhậu, quán nướng BBQ, lẩu… nên ghi theo từng bàn để kiểm soát order, tránh thất thoát và sai doanh thu.

3. Theo hóa đơn hoặc phiếu tính tiền

Những quán cà phê nhỏ – quán ăn sáng thường xuất hóa đơn theo món, theo combo hoặc theo lượt khách. Ghi theo hóa đơn giúp quản lý lượng món bán ra.

4. Theo phương thức thanh toán

Cần tách:

• Tiền mặt
• Chuyển khoản
• Momo, ZaloPay
• Doanh thu từ GrabFood, ShopeeFood

Việc ghi chép chi tiết giúp chủ hộ xác định doanh thu chính xác, đồng thời giảm rủi ro bị cơ quan thuế áp mức doanh thu cao hơn.

Sổ chi phí nguyên liệu, nhân công, điện nước, mặt bằng, chi phí khác

Sổ chi phí giúp hộ kinh doanh F&B kiểm soát toàn bộ chi phí vận hành và chứng minh chi phí hợp lệ khi cơ quan thuế yêu cầu. Nhóm chi phí cần ghi bao gồm:

1. Chi phí nguyên liệu

Ghi toàn bộ các lần nhập hàng: thịt, cá, hải sản, rau củ, gia vị, đồ uống, bao bì, đá viên… Nên ghi rõ: ngày mua – số lượng – đơn giá – nơi mua – hóa đơn hoặc bảng kê.

2. Chi phí nhân công

Ghi tiền lương theo ca, theo giờ hoặc theo ngày. Cần lưu thêm: bảng chấm công, danh sách nhân viên, ký nhận lương.

3. Chi phí điện – nước – gas – internet

Đây là chi phí cố định hàng tháng và ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.

4. Chi phí mặt bằng – khấu hao

Gồm tiền thuê mặt bằng, chi phí sửa chữa, mua bếp, tủ lạnh, bàn ghế, dụng cụ nấu ăn.

5. Chi phí dịch vụ – ứng dụng

Như GrabFood, ShopeeFood, phần mềm quản lý quán, máy POS, marketing, quảng cáo.

Việc ghi rõ từng khoản chi giúp hộ F&B hạn chế thất thoát, tính giá thành món chính xác và tránh rủi ro thuế khi bị kiểm tra.

Quản lý doanh thu trong mô hình dịch vụ ăn uống – tránh bị ấn định thuế

Ngành dịch vụ ăn uống (F&B) là một trong những lĩnh vực có rủi ro cao về thuế, đặc biệt là thuế GTGT và thuế TNCN của hộ kinh doanh. Doanh thu trong ngành F&B thường biến động theo ngày, theo ca, theo lượng khách vào – ra và chịu tác động mạnh từ thời tiết, mùa vụ, dịp lễ, nền tảng giao hàng… Vì vậy, việc quản lý doanh thu minh bạch – ghi nhận chính xác – đối chiếu sổ sách thường xuyên là nền tảng quan trọng để tránh bị cơ quan thuế ấn định doanh thu cao hơn thực tế.

Cơ quan thuế đánh giá ngành F&B có nguy cơ kê khai thiếu doanh thu vì phần lớn giao dịch là tiền mặt và luân chuyển nhanh. Một số mô hình như quán ăn, quán phở, trà sữa, nhà hàng, quán nướng – lẩu, cafe… thường bị chọn kiểm tra vì doanh thu khó kiểm soát nếu không có quy trình chuẩn. Khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ đối chiếu doanh thu theo từng ngày, so sánh lượng nguyên liệu nhập – xuất, số lượng hóa đơn điện tử đã phát hành, dữ liệu từ phần mềm bán hàng, lịch sử giao dịch ngân hàng, doanh thu từ các app giao hàng và sổ ghi doanh thu của hộ kinh doanh.

Nếu doanh thu ghi nhận không đồng nhất giữa các nguồn hoặc có dấu hiệu ghi “ước chừng”, doanh nghiệp rất dễ bị liệt vào nhóm rủi ro cao và bị ấn định doanh thu, dẫn đến tăng thuế phải nộp, kèm theo truy thu, phạt hành chính và phạt chậm nộp.

Để tránh rủi ro này, hộ kinh doanh F&B cần thiết lập hệ thống ghi nhận doanh thu theo ca – theo bàn – theo từng phiếu order, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có khả năng đồng bộ dữ liệu và xuất báo cáo tự động. Ngoài ra, cần tách bạch doanh thu tại chỗ và doanh thu bán mang về, doanh thu từ ứng dụng giao hàng, doanh thu COD, doanh thu chuyển khoản. Việc lưu giữ chứng từ bán hàng, phiếu order, bảng kê theo ca giúp minh chứng doanh thu thực tế khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Cách ghi nhận doanh thu theo ca bán, theo bàn, theo phiếu order

Quản lý doanh thu theo ca bán là phương pháp hiệu quả nhất trong mô hình F&B, vì mỗi ca có lượng khách, nhân sự và doanh thu khác nhau. Hộ kinh doanh nên chia ngày làm 2–3 ca tùy mô hình (ca sáng – ca trưa – ca tối hoặc ca sáng và ca tối).

Quy trình ghi nhận theo ca gồm:

1. Ghi theo bàn: Mỗi bàn phải có mã số; mọi món ăn – thức uống đều được order qua hệ thống trước khi chế biến. Nhân viên không được ghi tay hoặc bán hàng “không qua hệ thống”.
2. Ghi theo phiếu order: Phiếu order phải lưu bản mềm hoặc bản giấy. Cuối ca, quản lý đối chiếu số lượng phiếu order với doanh thu phần mềm.
3. Đối chiếu ca: Cuối ca, nhân viên ca bàn giao tiền cho quản lý; quản lý đối chiếu doanh thu phần mềm – tiền mặt thực thu – tiền chuyển khoản – số hóa đơn đã xuất.
4. Ghi vào sổ doanh thu trong ngày: Tổng hợp doanh thu từng ca, phân tách theo hình thức thanh toán.

Cách ghi nhận này giúp doanh nghiệp tránh thất thoát tiền mặt, đồng thời tạo ra bằng chứng minh bạch khi cơ quan thuế cần kiểm tra doanh thu thực tế. Việc lưu phiếu order trong 6–12 tháng cũng là yêu cầu quan trọng để đối chiếu khi phát sinh nghi vấn về doanh thu.

Kiểm soát doanh thu khi có thêm kênh bán mang về, ship, bán online

Trong mô hình F&B hiện nay, doanh thu không chỉ đến từ bán tại chỗ mà còn từ nhiều kênh khác nhau: mang về, ship nội thành, bán trên GrabFood – ShopeeFood – Baemin, bán qua Fanpage/Inbox và bán qua Zalo. Nếu không tách bạch đúng, doanh thu sẽ dễ lệch so với thực tế dẫn tới rủi ro bị ấn định thuế.

Quy trình kiểm soát doanh thu đa kênh:

• Bán mang về: Phải tạo đơn trên phần mềm như bán tại chỗ, mã hoá “Take away” để phân loại doanh thu.
• Ship nội bộ: Ghi đầy đủ phí ship (ai chịu), tiền khách trả sau khi trừ ship.
• Đơn từ app giao hàng:

○ Đối chiếu doanh thu app hằng ngày với báo cáo tuần/tháng của ứng dụng

○ Kiểm tra phí chiết khấu app trừ có khớp với báo cáo hay không

○ Lưu file sao kê app làm chứng từ

• Bán online: Tất cả đơn hàng qua Facebook/Zalo đều phải có phiếu order và được nhập vào hệ thống.

Việc phân loại rõ doanh thu theo kênh giúp tránh ghi thiếu doanh thu app hoặc ghi nhầm doanh thu đã trừ chiết khấu thành doanh thu trước chiết khấu – lỗi thường khiến hộ kinh doanh bị “đội” doanh thu khi thuế kiểm tra.

Sai lầm thường gặp: ghi doanh thu “ước chừng”, không khớp thực tế

Các sai lầm phổ biến gồm:

• Chỉ ghi doanh thu tổng cuối ngày, không ghi theo ca, theo bàn.
• Ghi doanh thu “ước chừng”, không đối chiếu phiếu order → dễ chênh lệch lớn.
• Không lưu phiếu order hoặc xoá dữ liệu phần mềm.
• Không tách doanh thu bán tại chỗ – mang về – app, dẫn đến sai lệch số liệu khi thuế kiểm tra.
• Doanh thu trên phần mềm không khớp với doanh thu thực thu hoặc số hóa đơn xuất ra.

Đây là những dấu hiệu mà cơ quan thuế xem là rủi ro cao, dễ khiến hộ kinh doanh bị ấn định doanh thu, truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính. Chỉ cần doanh thu chênh lệch 10–20% giữa các nguồn dữ liệu, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình ngay.

Quản lý chi phí nguyên vật liệu và giá vốn trong dịch vụ ăn uống

Trong dịch vụ ăn uống, quản lý chi phí nguyên vật liệu và giá vốn (COGS) là yếu tố then chốt quyết định lợi nhuận, khả năng cạnh tranh và sức khỏe tài chính của hộ kinh doanh. Đặc thù ngành F&B là chi phí nguyên liệu chiếm 35–45% tổng doanh thu, biến động nhanh theo mùa, theo nhà cung cấp và phụ thuộc vào định mức chế biến. Nếu không kiểm soát chặt, hộ kinh doanh dễ gặp các vấn đề như thất thoát trong kho, hao hụt nguyên liệu, giá vốn tăng cao, lợi nhuận giảm hoặc không đồng nhất giữa số liệu thực tế và số liệu kê khai với cơ quan thuế. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống quản lý chi phí và giá vốn khoa học, minh bạch vừa giúp hộ kinh doanh tối ưu lợi nhuận, vừa hỗ trợ kế toán trong việc lập sổ sách và báo cáo thuế chính xác.

Một hệ thống quản lý hiệu quả cần bắt đầu từ việc theo dõi nhập – xuất – tồn kho nguyên liệu hằng ngày, xây dựng định mức từng món ăn, kết hợp với phần mềm quản lý bán hàng để ghi nhận doanh thu đúng thời điểm. Khi nguyên liệu được quản lý theo định mức rõ ràng, hộ kinh doanh sẽ dễ dàng tính giá vốn cho từng món, từng nhóm sản phẩm, từ đó xác định đúng biên lợi nhuận mong muốn. Ngoài ra, hộ kinh doanh cần thường xuyên so sánh giá vốn thực tế với giá vốn kế hoạch để phát hiện ngay các dấu hiệu bất thường như chênh lệch định lượng, thất thoát, hoặc mua hàng không hóa đơn dẫn đến rủi ro về thuế. Việc phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận bếp – kho – kế toán là nền tảng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Theo dõi nhập – xuất kho nguyên liệu: thịt, rau, đồ khô, đồ uống…

Theo dõi nhập – xuất kho nguyên vật liệu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý giá vốn ngành ăn uống. Hộ kinh doanh cần ghi nhận đầy đủ các lần nhập hàng gồm: thịt, rau, hải sản, đồ khô, gia vị, đồ uống, nguyên liệu pha chế… theo đúng số lượng, đơn giá và nhà cung cấp. Khi nguyên liệu nhập kho có hóa đơn đầy đủ, hộ kinh doanh không chỉ kiểm soát tốt chi phí mà còn hạn chế rủi ro thuế khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu chứng từ.

Việc quản lý xuất kho cần thực hiện theo từng ca, từng ngày, áp dụng định mức để bếp xuất nguyên liệu phù hợp với số lượng món bán ra. Điều này giúp hạn chế thất thoát, tránh nấu dư, dùng nguyên liệu không đúng tiêu chuẩn hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân. Hộ kinh doanh nên dùng sổ kho hoặc phần mềm quản lý để ghi nhận số liệu tự động, từ đó kiểm soát được tồn kho tối ưu, tránh tồn quá nhiều dẫn đến hư hỏng hoặc tồn quá ít dẫn đến thiếu nguyên liệu khi bán hàng. Một hệ thống nhập – xuất – tồn khoa học sẽ phản ánh rõ ràng giá vốn, hỗ trợ đắc lực cho kế toán khi lập báo cáo thuế và báo cáo nội bộ.

Xây dựng định mức món ăn – liên hệ với kế toán hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống

Định mức món ăn là bảng quy định lượng nguyên liệu cần thiết để chế biến một khẩu phần, từ đó giúp hộ kinh doanh tính được giá vốn chuẩn và kiểm soát chất lượng món ăn. Ví dụ: một suất phở cần bao nhiêu gram thịt, xương ninh, bánh phở, hành, rau; hay một ly trà sữa cần bao nhiêu ml trà, sữa, topping, đá… Khi có định mức rõ ràng, bếp sẽ chế biến đồng nhất, hạn chế tình trạng “tuỳ hứng” dẫn đến hao hụt hoặc tăng chi phí vượt kiểm soát.

Định mức cũng là công cụ quan trọng để kế toán theo dõi giá vốn và xây dựng báo cáo thuế phù hợp cho hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống. Kế toán dựa vào định mức để ước tính lượng nguyên liệu cần thiết theo sản lượng bán ra, từ đó kiểm tra chênh lệch thực tế – kế hoạch và cảnh báo rủi ro. Khi kết hợp định mức với phần mềm bán hàng, hộ kinh doanh có thể tự động trừ kho theo số lượng món bán, tối ưu thời gian quản lý và đảm bảo số liệu minh bạch, phục vụ cho cả nội bộ và cơ quan thuế.

Ước tính giá vốn và biên lợi nhuận cho từng nhóm món

Giá vốn từng món ăn được tính dựa trên định mức nguyên liệu và đơn giá mua vào, từ đó xác định biên lợi nhuận kỳ vọng của từng nhóm món như món chính, món phụ, thức uống, món theo combo… Hộ kinh doanh cần so sánh giá vốn giữa các nhà cung cấp để lựa chọn đơn vị có mức giá ổn định và chất lượng phù hợp. Đồng thời, việc phân tích giá vốn theo nhóm món giúp nhận biết nhóm nào mang lợi nhuận cao, nhóm nào cần tối ưu hoặc loại bỏ khỏi menu.

Ngoài ra, hộ kinh doanh nên cập nhật giá vốn định kỳ (1–2 lần/tháng) vì giá nguyên liệu thường xuyên biến động. Khi giá vốn tăng mà giá bán giữ nguyên, biên lợi nhuận sẽ giảm mạnh, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền kinh doanh. Nhờ ước tính giá vốn chính xác, hộ kinh doanh có thể đưa ra quyết định điều chỉnh menu, thay đổi định mức hoặc thương lượng lại với nhà cung cấp, đảm bảo lợi nhuận duy trì ổn định.

Quy định về hóa đơn, chứng từ trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống

Lĩnh vực dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, đồ uống, trà sữa…) là một trong những ngành có lượng giao dịch lớn mỗi ngày, đa dạng phương thức thanh toán và thường xuyên phát sinh hóa đơn – chứng từ. Do đó, việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ chi phí đầu vào, cũng như trách nhiệm xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống, việc quản lý hóa đơn rõ ràng giúp tránh rủi ro bị ấn định doanh thu, bị phạt về hóa đơn hoặc bị truy thu thuế khi cơ quan thuế kiểm tra. Bên cạnh đó, việc xuất hóa đơn đúng quy định cũng góp phần tạo sự chuyên nghiệp, minh bạch và tăng uy tín đối với khách hàng doanh nghiệp, đoàn khách du lịch hoặc đối tác sự kiện.

Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống gặp khó khăn khi xác định thời điểm phải xuất hóa đơn, quản lý hóa đơn đầu vào từ chợ – siêu thị – nhà cung cấp, hoặc chưa biết cách xử lý hóa đơn đầu ra khi khách yêu cầu xuất hóa đơn nhiều khoản mục khác nhau như món ăn, combo buffet, phụ thu, phí phục vụ… Việc thiếu hóa đơn đầu vào hoặc không xuất hóa đơn đầu ra cho khách cần hóa đơn có thể dẫn đến bị loại chi phí, bị ấn định thuế hoặc bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Vì vậy, hộ kinh doanh cần hiểu đúng các quy định dưới đây để vận hành hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Khi nào hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống phải xuất hóa đơn điện tử?

Hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống phải xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau: (1) Khi bán hàng cho doanh nghiệp, tổ chức, kể cả khi giá trị nhỏ; (2) Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn theo đúng quy định; (3) Khi hộ kinh doanh có đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức kê khai và không thuộc diện hộ khoán; (4) Khi kinh doanh theo mô hình nhà hàng – quán ăn – quán cà phê quy mô lớn, có doanh thu cao và đã được cơ quan thuế yêu cầu dùng hóa đơn điện tử. Đối với hộ khoán, nếu không được cấp hóa đơn định kỳ, chỉ cần xuất hóa đơn theo từng lần phát sinh khi khách yêu cầu, bằng cách đến cơ quan thuế xin cấp hóa đơn điện tử theo từng lần.

Một số hộ nghĩ rằng chỉ doanh nghiệp mới cần hóa đơn điện tử, nhưng đây là sai lầm lớn. Khi không xuất hóa đơn cho khách doanh nghiệp, hộ có thể bị phạt từ 4–8 triệu đồng. Bên cạnh đó, việc dùng hóa đơn điện tử giúp quản lý doanh thu minh bạch hơn, tránh rủi ro bị cơ quan thuế nghi ngờ doanh thu thực tế cao hơn doanh thu kê khai. Đây là lý do nhiều hộ chuyển từ hộ khoán sang mô hình sử dụng hóa đơn điện tử để chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.

Quản lý hóa đơn đầu vào: mua nguyên liệu ở chợ, siêu thị, nhà cung cấp

Đối với ngành ăn uống, nguyên liệu đầu vào đến từ nhiều nguồn: chợ đầu mối, siêu thị, cửa hàng thực phẩm, nhà cung cấp cố định… Tuy nhiên, không phải nơi nào cũng cấp hóa đơn VAT đầy đủ. Với nguyên liệu mua tại chợ hoặc tiểu thương không có hóa đơn, hộ kinh doanh có thể lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo Thông tư 88/2021/TT-BTC để được tính vào chi phí hợp lệ. Bảng kê phải có đầy đủ thông tin về loại hàng, số lượng, đơn giá, người bán, ngày mua và chữ ký của hộ kinh doanh.

Đối với nguyên liệu mua tại siêu thị, cửa hàng thực phẩm hoặc nhà cung cấp lớn, cần yêu cầu hóa đơn điện tử ngay thời điểm thanh toán để tránh thất lạc dữ liệu. Hộ nên phân loại chứng từ theo nhóm: thực phẩm tươi sống, gia vị, nước uống, bao bì, dụng cụ bếp… để dễ kiểm soát và đối chiếu với chi phí thực tế. Nếu mua hàng của nhà cung cấp cố định (thịt, rau củ, hải sản), nên ký hợp đồng hoặc thỏa thuận để đảm bảo hóa đơn đầy đủ và đúng kỳ. Việc thiếu chứng từ đầu vào dẫn đến bị loại chi phí và tăng số thuế phải nộp khi quyết toán.

Hóa đơn đầu ra cho khách hàng doanh nghiệp, đoàn khách, sự kiện

Khi phục vụ khách doanh nghiệp, đoàn khách du lịch hoặc tổ chức sự kiện, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử ghi rõ danh mục món ăn, combo, phí phục vụ, phí địa điểm (nếu có) và các khoản phụ thu như nước suối, khăn lạnh, bàn thêm… Các đoàn khách thường yêu cầu xuất hóa đơn theo đúng số lượng người, đơn giá theo hợp đồng hoặc hóa đơn gộp cho toàn bộ dịch vụ. Vì vậy, hộ kinh doanh cần lập phiếu đặt bàn hoặc hợp đồng dịch vụ để làm căn cứ xuất hóa đơn.

Trường hợp khách hàng yêu cầu tách hóa đơn theo từng nhóm hoặc từng bộ phận thanh toán (ví dụ: công ty tách hóa đơn phòng kinh doanh – phòng marketing), hộ kinh doanh cần xuất nhiều hóa đơn tương ứng, nhưng tổng doanh thu vẫn phải khớp với phiếu tính tiền ban đầu. Nếu hộ kinh doanh không xuất hóa đơn hoặc xuất sai thông tin, có thể bị phạt và phải điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc xuất hóa đơn đầy đủ giúp hộ tăng uy tín, dễ nhận hợp đồng đoàn và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống khi áp dụng thuế khoán

Hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống – bao gồm quán ăn, quán nhậu, cà phê, đồ uống, bếp online… – thường thuộc đối tượng áp dụng thuế khoán theo quy định của cơ quan thuế. Tuy không phải lập báo cáo tài chính phức tạp như doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ kế toán cơ bản để xác định doanh thu, chi phí và mức khoán đúng thực tế. Điều này đặc biệt quan trọng với ngành dịch vụ ăn uống vì doanh thu biến động mạnh theo mùa, theo địa điểm và theo hình thức kinh doanh (tại chỗ – mang đi – ship online).

Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào doanh thu thực tế, ngành hàng, vị trí kinh doanh, số bàn ghế, ca làm việc, lượng khách trung bình và dữ liệu từ các nền tảng giao hàng để xác định mức thuế khoán. Vì vậy, nếu hộ kinh doanh không có sổ sách chuẩn, không theo dõi doanh thu hằng ngày thì rất khó chứng minh khi cần điều chỉnh mức thuế. Ngoài ra, các hộ mở rộng mặt bằng, tăng thời gian bán, bổ sung chi nhánh mới hoặc thay đổi quy mô phục vụ cũng có nguy cơ bị xem xét lại mức khoán. Phần dưới đây giải thích chi tiết từng nội dung mà hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống cần nắm rõ để hạn chế rủi ro thuế.

Cách cơ quan thuế xác định doanh thu khoán cho quán ăn, quán nhậu, cà phê

Cơ quan thuế không ấn định mức khoán theo cảm tính mà sử dụng phương pháp khảo sát thực tế, kết hợp dữ liệu thu thập từ nhiều nguồn để xác định doanh thu. Với quán ăn, quán nhậu hoặc quán cà phê, mức khoán thường được xác định dựa trên:

• Quy mô mặt bằng: diện tích càng lớn, số bàn ghế nhiều → doanh thu giả định cao.
• Lưu lượng khách bình quân: cơ quan thuế khảo sát vào nhiều thời điểm trong ngày (trưa – chiều – tối) để ước tính lượng khách và mức chi tiêu trung bình.
• Giá bán trung bình: dựa trên menu niêm yết hoặc khảo sát các quán cùng khu vực.
• Số ca hoạt động/ngày: quán mở càng nhiều ca càng có doanh thu cao hơn.
• Hoạt động bán hàng online: doanh thu từ GrabFood, ShopeeFood, Baemin… cũng được tính vào doanh thu khoán.
• Dữ liệu từ hộ kinh doanh khác trong địa bàn: nhằm đảm bảo công bằng giữa các hộ.

Kết quả khảo sát này sẽ hình thành doanh thu tính thuế khoán, làm căn cứ để tính thuế GTGT và thuế TNCN. Nếu hộ kinh doanh không đồng ý với mức khoán, họ có quyền yêu cầu điều chỉnh, nhưng phải có chứng từ chứng minh doanh thu thực tế thấp hơn.

Vai trò của sổ sách, chứng từ khi đề nghị điều chỉnh mức khoán

Khi hộ kinh doanh cho rằng mức khoán cơ quan thuế đưa ra không phù hợp, họ có quyền gửi văn bản đề nghị xem xét lại. Tuy nhiên, để yêu cầu điều chỉnh được chấp nhận, hộ phải xuất trình tài liệu chứng minh rõ ràng, bao gồm:

• Sổ ghi doanh thu hằng ngày (do hộ tự lập hoặc theo mẫu cơ quan thuế).
• Chứng từ mua hàng, hóa đơn nguyên liệu đầu vào.
• Phiếu thu – phiếu chi (nếu có).
• Sao kê thanh toán qua ngân hàng hoặc ứng dụng giao hàng.
• Bằng chứng về thời gian đóng cửa, hoạt động theo mùa hoặc gián đoạn.

Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào những thông tin này để đánh giá lại doanh thu thực tế. Nếu hộ không có sổ sách, không lưu trữ hóa đơn hoặc ghi chép không đầy đủ, khả năng được điều chỉnh là rất thấp. Vì vậy, việc duy trì sổ sách kế toán rõ ràng giúp hộ kinh doanh bảo vệ quyền lợi và tránh bị khoán quá cao.

Lưu ý khi doanh thu tăng mạnh do mở rộng mặt bằng, thêm ca, thêm chi nhánh

Khi hộ kinh doanh mở rộng mặt bằng, tăng số bàn ghế, thêm ca bán hoặc khai trương chi nhánh mới, doanh thu thường tăng mạnh. Trong các trường hợp này, cơ quan thuế có quyền rà soát lại mức khoán để đảm bảo phù hợp với thực tế kinh doanh. Hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Mọi thay đổi quy mô phải thông báo với cơ quan thuế.
• Doanh thu tăng bất thường có thể khiến cơ quan thuế yêu cầu khảo sát lại.
• Hóa đơn đầu vào tăng nhiều cũng là dấu hiệu cho thấy quy mô kinh doanh mở rộng.
• Nếu doanh thu tăng mạnh nhưng hộ không kê khai điều chỉnh, có thể bị truy thu thuế khi kiểm tra.

Do đó, hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống cần chủ động cập nhật thay đổi, ghi chép doanh thu minh bạch và chuẩn bị sổ sách đầy đủ để tránh rủi ro ấn định thuế hoặc bị xử phạt.

Rủi ro thường gặp khi không tuân thủ quy định kế toán hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống

Trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống, doanh thu phát sinh liên tục, chi phí nguyên vật liệu thay đổi theo ngày, và tần suất giao dịch rất lớn. Vì vậy, nếu hộ kinh doanh không tuân thủ quy định kế toán, rủi ro thuế và rủi ro vận hành sẽ xuất hiện ngay lập tức. Điểm chung của các hộ kinh doanh F&B là thường tập trung vào bán hàng, ít chú trọng ghi chép sổ sách, dẫn đến doanh thu không khớp, chi phí không rõ ràng, và sổ sách thiếu minh bạch. Khi cơ quan thuế kiểm tra, mọi sai sót đều có thể trở thành căn cứ để ấn định doanh thu, truy thu thuế, thậm chí bị phạt vi phạm hành chính. Mặt khác, khi chủ hộ không kiểm soát chính xác chi phí nguyên vật liệu, tỷ lệ hao hụt, chi phí nhân sự, khuyến mãi, điện nước, vận chuyển… thì việc tính toán lợi nhuận thực tế sẽ trở nên sai lệch, dẫn đến những quyết định kinh doanh thiếu cơ sở.

Rủi ro kế toán đối với hộ F&B không chỉ dừng ở vấn đề thuế, mà còn tác động trực tiếp tới hoạt động kinh doanh hằng ngày: định giá món ăn không chính xác, thiếu vốn xoay vòng, thất thoát nguyên vật liệu, lợi nhuận ảo, và mất kiểm soát dòng tiền. Do đó, việc tuân thủ đầy đủ các quy định kế toán – từ lưu trữ hóa đơn, ghi chép doanh thu, theo dõi chi phí, lập bảng kê, đến đối chiếu số liệu – là điều bắt buộc nếu hộ muốn duy trì hoạt động bền vững, ít rủi ro và tối ưu được lợi nhuận dài hạn.

Bị ấn định doanh thu, truy thu thuế, phạt chậm nộp

Đây là rủi ro nghiêm trọng nhất đối với hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống. Doanh thu của ngành F&B thường biến động theo ngày, và nếu hộ không ghi chép đầy đủ, kê khai không đúng hoặc bỏ sót doanh thu từ các kênh bán hàng (COD, ví điện tử, app giao hàng, chuyển khoản…) thì số liệu thực tế sẽ không khớp với hồ sơ thuế. Khi cơ quan thuế rà soát, họ có quyền ấn định doanh thu dựa trên dữ liệu ngành, lượng khách trung bình, định mức nguyên vật liệu, hóa đơn mua vào, hoặc số liệu từ sàn thương mại điện tử. Việc bị ấn định doanh thu đồng nghĩa với việc hộ phải nộp mức thuế cao hơn mức thực tế, khó phản biện nếu không có sổ sách đầy đủ.

Ngoài ra, hộ còn có thể bị truy thu thuế, bao gồm thuế GTGT, TNCN và lệ phí môn bài, kèm theo tiền phạt kê khai sai. Trong trường hợp nộp chậm, tiền phạt chậm nộp được tính theo ngày, khiến số tiền phải đóng tăng đáng kể. Những hộ không lưu trữ hóa đơn đầu vào, không đối chiếu doanh thu – chi phí theo tháng thường là đối tượng dễ bị kiểm tra và phạt. Đây là lý do chủ hộ F&B cần xây dựng quy trình kế toán chuẩn để giảm tối đa rủi ro.

Mất kiểm soát chi phí, không biết lãi thật – dễ đưa ra quyết định sai lầm

Ngành dịch vụ ăn uống có đặc thù sử dụng nhiều loại nguyên liệu, định lượng khác nhau và tỷ lệ hao hụt cao. Nếu hộ kinh doanh không ghi chép chi tiết chi phí mua hàng, giá nhập nguyên liệu, mức tiêu hao, chi phí nhân công, điện nước, marketing, khuyến mãi… thì sẽ không thể biết giá vốn thật của từng món. Việc này dẫn đến hệ quả nghiêm trọng: không biết món nào đang có lợi nhuận, món nào đang lỗ; giá bán đưa ra chỉ theo cảm tính; áp dụng chương trình khuyến mãi quá mức khiến lợi nhuận âm mà không hay biết.

Không kiểm soát được chi phí còn dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu và dòng tiền. Ví dụ: chênh lệch giữa lượng hàng nhập và lượng bán ra không được đối chiếu; nhân viên tự ý dùng nguyên liệu; chi phí tồn kho không được kiểm kê; hoặc chi phí nhỏ lẻ không được ghi nhận dẫn đến tổng chi phí bị đội lên. Khi chủ hộ chỉ dựa vào dòng tiền vào – ra mà không có sổ sách chuẩn, lợi nhuận “ảo” sẽ xuất hiện: tháng có tiền nhiều thì tưởng lãi, tháng vắng khách thì tưởng lỗ, hoàn toàn không có dữ liệu thực tế để phân tích.

Hậu quả lớn nhất là quyết định kinh doanh sai lầm: mở rộng khi chưa đủ lãi, nhập nguyên liệu quá nhiều dẫn đến hỏng, giảm giá bán quá sâu, thuê thêm nhân sự không cần thiết, hoặc không dám đầu tư khi cửa hàng đang có lợi nhuận thật sự. Tuân thủ kế toán chuẩn giúp hộ kinh doanh F&B nhìn rõ bức tranh tài chính, tránh mọi nguy cơ thua lỗ kéo dài.

Hướng dẫn đơn giản hóa công việc kế toán cho hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống

Công việc kế toán của hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống thường phức tạp do tần suất phát sinh giao dịch lớn, nhiều ca bán, chi phí nguyên liệu thay đổi liên tục và doanh thu đến từ nhiều kênh (bán tại quán, mang đi, app giao hàng, chuyển khoản…). Tuy nhiên, nếu biết cách đơn giản hóa quy trình, hộ kinh doanh có thể dễ dàng kiểm soát doanh thu – chi phí và hạn chế tối đa rủi ro thuế. Việc thiết lập hệ thống ghi nhận từ đầu, phân quyền rõ ràng và áp dụng công cụ phù hợp sẽ giúp chủ quán tiết kiệm nhiều thời gian, tránh thất thoát và đảm bảo số liệu minh bạch khi đối chiếu với cơ quan thuế.

Ba yếu tố quan trọng để đơn giản hóa kế toán trong ngành ăn uống gồm: ứng dụng phần mềm – quy trình nội bộ – phân quyền rõ ràng. Khi kết hợp đúng, chủ quán có thể kiểm soát được dòng tiền theo từng ca, từng ngày; theo dõi tồn kho bếp; giám sát bán hàng và tối ưu chi phí nguyên liệu. Đây cũng là cơ sở để lập báo cáo thuế hằng tháng và chứng minh doanh thu khi cần.

Thiết lập file Excel hoặc phần mềm bán hàng để tự động ghi nhận doanh thu

Thiết lập công cụ ghi nhận doanh thu là bước đầu tiên để đơn giản hóa công việc kế toán. Hộ kinh doanh có thể chọn file Excel tự thiết kế hoặc phần mềm bán hàng (KiotViet, Sapo, iPOS, Ocha…). Mỗi giải pháp có ưu điểm riêng:

1. File Excel ghi nhận doanh thu

• Phù hợp hộ nhỏ, ít món, ít nhân viên.
• Có thể tự thiết kế bảng gồm: ngày – ca bán – tiền mặt – chuyển khoản – ví điện tử – app giao hàng – ghi chú.
• Chủ quán dễ kiểm tra, chi phí bằng 0.
• Nhược điểm: dễ sai sót nếu nhập tay, không theo dõi tồn kho.

1. Phần mềm bán hàng

• Tự động ghi nhận doanh thu theo từng ca, từng nhân viên.
• Liên kết với máy in bill, máy POS, app giao hàng.
• Theo dõi tồn kho nguyên liệu theo định lượng.
• Dễ lập báo cáo ngày/tuần/tháng.

Phần mềm giúp tự động hóa 70% công việc kế toán, đặc biệt với quán ăn – quán cà phê có nhiều món, nhiều ca bán. Khi số liệu đồng bộ, việc lập báo cáo thuế, báo cáo doanh thu trở nên nhanh chóng và chính xác.

Lập quy trình nội bộ: ca trưởng bàn giao, kiểm đếm doanh thu, kiểm kê nguyên liệu

Quy trình nội bộ rõ ràng giúp hạn chế thất thoát và đảm bảo số liệu kế toán chính xác. Một quy trình đơn giản có thể gồm:

1. Ca trưởng nhận nhiệm vụ đầu ca

• Kiểm tra tiền quỹ đầu ca.
• Kiểm tra tồn kho bếp cơ bản (đá, nước, nguyên liệu chính).
• Kiểm tra máy in, POS, phần mềm.

1. Trong ca bán

• Thu ngân ghi nhận đúng hình thức thanh toán.
• Ca trưởng giám sát số bàn, số order và tổng doanh thu ước tính.

1. Cuối ca bàn giao

• Đếm tiền mặt – chuyển khoản – ví điện tử.
• Đối chiếu doanh thu phần mềm và sổ nhật ký ca.
• Lập biên bản bàn giao cho ca sau.

1. Kiểm kê nguyên liệu cuối ngày/tuần

• Tính lượng nguyên liệu sử dụng theo số món.
• So sánh với định lượng chuẩn.
• Báo cáo hao hụt bất thường cho chủ quán.

Quy trình này giúp hộ kinh doanh kiểm soát doanh thu theo từng ca, hạn chế chênh lệch thu chi và giúp kế toán có dữ liệu chính xác để lập sổ sách.

Gợi ý phân quyền: chủ quán – thu ngân – bếp – kế toán

Phân quyền rõ ràng giúp tránh chồng chéo và hạn chế gian lận trong vận hành quán ăn. Gợi ý đơn giản:

• Chủ quán: giám sát chung, quyết định nhập hàng, duyệt chi phí, kiểm tra báo cáo doanh thu – tồn kho.
• Thu ngân: ghi nhận hóa đơn, kiểm tiền mặt, tổng hợp doanh thu theo ca.
• Bếp: quản lý nguyên liệu, báo cáo tồn kho, ghi nhận hao hụt, báo cáo nhập – xuất nguyên liệu.
• Kế toán: tổng hợp doanh thu – chi phí, lập sổ sách, lưu chứng từ, làm báo cáo thuế.

Khi mỗi bộ phận rõ trách nhiệm, dữ liệu được kiểm soát tốt hơn và công việc kế toán của hộ kinh doanh trở nên nhẹ nhàng – chính xác – minh bạch.

Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới

Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống không phải để gây khó dễ, mà là khung để chủ quán hiểu rõ trách nhiệm và bảo vệ chính mình. Khi nắm vững quy định, bạn sẽ biết mình cần lập những loại sổ sách nào, phải ghi nhận doanh thu – chi phí ra sao và cần lưu giữ hóa đơn, chứng từ thế nào cho đúng. Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống cũng giúp bạn đánh giá được mức thuế mình đang nộp là hợp lý hay đang bị khoán quá cao so với thực tế kinh doanh. Nếu sổ sách rõ ràng, bạn có cơ sở vững chắc để trao đổi với cơ quan thuế khi cần điều chỉnh. Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống đồng thời hỗ trợ bạn quản lý nội bộ tốt hơn: kiểm soát thất thoát, hiểu biên lợi nhuận, chuẩn bị kế hoạch mở rộng. Với các quán ăn, cà phê, trà sữa đang phát triển nhanh, đây còn là bước đệm quan trọng nếu sau này muốn chuyển lên mô hình doanh nghiệp. Quy định kế toán hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống vì thế không chỉ là câu chuyện “tuân thủ cho đủ”, mà là nền tảng tài chính giúp bạn kinh doanh bền vững, minh bạch và tự tin trước mọi cuộc kiểm tra. Hãy bắt đầu từ những việc đơn giản nhất: ghi chép đều đặn, lưu giữ chứng từ và chọn cho mình cách làm kế toán phù hợp với quy mô hiện tại.