Kế toán hộ kinh doanh thương mại điện tử phải xử lý dữ liệu từ nhiều nền tảng, trong khi số tiền ghi nhận trên đơn hàng thường khác với số tiền thực tế được chuyển về. Nguyên nhân có thể đến từ phí sàn, voucher, quảng cáo, hoàn hàng và các khoản khấu trừ khác. Bài viết sẽ hướng dẫn cách quản lý đơn hàng, doanh thu, tiền thu hộ, hàng hoàn và chi phí theo từng kênh bán, giúp hộ kinh doanh kiểm soát số liệu chính xác hơn.
Kế toán hộ kinh doanh thương mại điện tử bắt đầu từ một đơn hàng đi qua nhiều hệ thống
Kế toán hộ kinh doanh thương mại điện tử khác với mô hình bán hàng trực tiếp ở chỗ một đơn hàng thường không đi thẳng từ người bán đến người mua rồi kết thúc bằng việc nhận tiền. Một đơn có thể bắt đầu trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, website hoặc một nền tảng bán hàng riêng, sau đó chuyển sang hệ thống kho, đơn vị vận chuyển, cổng thanh toán và cuối cùng mới xuất hiện trong báo cáo đối soát.
Vì vậy, nếu hộ kinh doanh chỉ theo dõi số tiền thực tế chuyển vào tài khoản ngân hàng thì rất khó phản ánh đúng doanh thu, phí bán hàng, hàng hoàn, tiền đang chờ đối soát và giá trị hàng hóa đang nằm trên đường vận chuyển.
Điểm khởi đầu của kế toán thương mại điện tử nên là từng đơn hàng. Mỗi đơn cần có một hành trình dữ liệu đủ rõ để người quản lý có thể biết đơn được tạo khi nào, xuất từ kho nào, giao bởi đơn vị nào, khách đã thanh toán hay chưa, sàn đã khấu trừ những khoản phí nào và cuối cùng hộ kinh doanh thực nhận bao nhiêu tiền.
Đơn phát sinh trên nền tảng
Khi khách bấm đặt hàng trên sàn thương mại điện tử hoặc website, hệ thống đã tạo ra một đơn nhưng điều đó chưa đồng nghĩa toàn bộ giá trị đơn đã trở thành doanh thu thực tế.
Đơn mới tạo có thể bị khách hủy trước khi đóng gói, bị hệ thống hủy do hết thời gian xác nhận hoặc bị người bán từ chối vì hết hàng. Vì vậy, kế toán và bộ phận vận hành cần phân biệt rõ đơn phát sinh với đơn đã hoàn tất.
Thông tin ban đầu của đơn nên bao gồm mã đơn, thời gian đặt hàng, nền tảng bán, sản phẩm, số lượng, giá niêm yết, mức giảm giá, voucher, phí vận chuyển, hình thức thanh toán và kho xuất hàng.
Nếu hộ kinh doanh bán trên nhiều nền tảng, dữ liệu đơn hàng cần được tập hợp về một hệ thống hoặc ít nhất phải có nguyên tắc đối chiếu thống nhất. Điều này giúp tránh tình trạng cùng một sản phẩm được ghi nhận nhiều lần hoặc bỏ sót đơn ở một kênh bán nhỏ.
Hàng được giao qua đơn vị vận chuyển
Sau khi đơn được xác nhận, hàng có thể được bàn giao cho đơn vị vận chuyển của sàn hoặc đối tác giao hàng bên ngoài. Đây là giai đoạn rất dễ tạo chênh lệch tồn kho nếu kế toán chỉ nhìn vào trạng thái doanh thu.
Một sản phẩm đã rời khỏi kho chưa chắc đã được giao thành công cho khách. Hàng có thể đang trung chuyển, đang giao lại lần hai, khách từ chối nhận hoặc đang quay về kho.
Do đó, hệ thống quản lý nên có khả năng nhận diện nhóm hàng đang giao thay vì coi toàn bộ hàng đã xuất khỏi kho là hàng đã bán thành công.
Điều này đặc biệt quan trọng với các hộ kinh doanh có số lượng đơn lớn. Chỉ cần một tỷ lệ nhỏ đơn hoàn mỗi ngày cũng có thể tạo ra lượng hàng đáng kể đang nằm ngoài kho nhưng chưa thực sự tiêu thụ.
Tiền được đối soát sau nhiều khoản khấu trừ
Ngay cả khi khách đã nhận hàng, tiền chưa chắc được chuyển ngay về hộ kinh doanh. Với một số nền tảng, tiền có thể được giữ trong thời gian nhất định để xử lý khiếu nại, đổi trả hoặc xác nhận hoàn tất giao dịch.
Khi sàn thực hiện đối soát, giá trị chuyển về tài khoản có thể đã bị trừ nhiều khoản như phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo, voucher do người bán tài trợ hoặc các khoản điều chỉnh khác.
Chính vì vậy, số tiền thực nhận gần như không bao giờ là con số duy nhất có thể dùng để xác định doanh thu.
Kế toán cần nhìn vào cấu trúc đầy đủ của kỳ đối soát: giá trị hàng bán, các khoản giảm trừ, phí nền tảng, hàng hoàn, điều chỉnh, bồi hoàn và số tiền cuối cùng được chuyển về tài khoản.
Bản đồ dữ liệu của hoạt động thương mại điện tử
Một hệ thống kế toán thương mại điện tử hiệu quả cần bắt đầu bằng việc xác định dữ liệu nằm ở đâu. Trong thực tế, dữ liệu không chỉ nằm trên phần mềm kế toán mà phân tán trên rất nhiều nền tảng.
Có dữ liệu nằm ở sàn bán hàng, dữ liệu nằm trong phần mềm kho, dữ liệu nằm tại đơn vị vận chuyển, dữ liệu trong tài khoản quảng cáo và dữ liệu trong tài khoản ngân hàng.
Nếu không xây dựng một “bản đồ dữ liệu”, hộ kinh doanh có thể có rất nhiều báo cáo nhưng vẫn không thể trả lời một câu hỏi đơn giản như: đơn hàng này đang ở đâu và đã thu được bao nhiêu tiền.
Dữ liệu đơn hàng
Dữ liệu đơn hàng là lớp dữ liệu trung tâm của toàn bộ hệ thống. Mỗi mã đơn nên kết nối được với sản phẩm, khách hàng, giá bán, giảm giá, phương thức thanh toán và trạng thái xử lý.
Việc lưu dữ liệu đơn đầy đủ giúp kế toán theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng, nền tảng và nhóm sản phẩm.
Quan trọng hơn, khi phát sinh chênh lệch đối soát, mã đơn là điểm truy ngược để xác định nguyên nhân. Nếu không còn dữ liệu chi tiết theo từng đơn, việc kiểm tra một khoản chênh vài triệu đồng cuối tháng có thể trở nên rất mất thời gian.
Dữ liệu kho và vận chuyển
Dữ liệu kho cho biết hàng đang nằm ở đâu trong khi dữ liệu vận chuyển cho biết hàng đang ở trạng thái nào trên hành trình đến khách.
Hai hệ thống này cần được đối chiếu với nhau. Nếu phần mềm kho đã trừ hàng nhưng đơn vận chuyển bị hủy trước khi lấy hàng, tồn kho phải được điều chỉnh lại.
Ngược lại, nếu đơn đã giao thành công nhưng phần mềm kho chưa giảm số lượng, hệ thống sẽ hiển thị tồn kho cao hơn thực tế và có nguy cơ tiếp tục nhận đơn cho hàng không còn.
Đối với hộ kinh doanh có kho tại nhiều nơi hoặc gửi hàng vào kho của nền tảng, việc phân tách vị trí hàng càng trở nên quan trọng.
Dữ liệu thanh toán và phí
Dữ liệu thanh toán cho biết khách đã trả bao nhiêu, nền tảng còn giữ bao nhiêu và người bán thực nhận bao nhiêu.
Trong khi đó, dữ liệu phí cho biết phần chênh lệch giữa doanh thu đơn hàng và số tiền chuyển về đã đi đâu.
Kế toán cần liên kết dữ liệu này với từng kỳ đối soát. Mỗi khoản phí nên có nguồn rõ ràng thay vì ghi chung toàn bộ vào một khoản chi phí bán hàng mà không biết phí nào đang tăng nhanh.
Khi dữ liệu thanh toán được quản lý tốt, chủ hộ có thể biết chính xác tiền đang bị giữ ở nền tảng nào, bao nhiêu đơn đã hoàn tất nhưng chưa được chuyển tiền và khoản nào cần kiểm tra với sàn.
Thiết lập mã đơn hàng đa kênh
Bán hàng đa kênh tạo ra một vấn đề rất thực tế: cùng một giao dịch nhưng có thể xuất hiện nhiều mã khác nhau. Sàn có mã đơn của sàn, đơn vị vận chuyển có mã vận đơn, phần mềm quản lý kho có mã xuất kho và hệ thống nội bộ có thể lại tạo thêm một mã riêng.
Nếu không thiết kế nguyên tắc liên kết ngay từ đầu, khi kiểm tra chênh lệch cuối tháng, kế toán phải tìm thủ công từng đơn giữa nhiều hệ thống khác nhau.
Mã theo nền tảng
Mỗi nền tảng thường có cấu trúc mã đơn riêng. Kế toán nên giữ nguyên mã gốc của nền tảng trong dữ liệu thay vì tự đổi hoàn toàn sang một mã khác.
Mã này là căn cứ thuận tiện nhất khi cần tra cứu lại đơn trên hệ thống Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc nền tảng bán hàng tương ứng.
Ngoài mã đơn, nên lưu thêm tên nền tảng để tránh trường hợp hai hệ thống tạo ra các chuỗi mã giống nhau hoặc khó nhận diện nguồn bán.
Mã theo khách hàng
Trong một số mô hình bán hàng, khách có thể đặt nhiều đơn trong cùng ngày hoặc đặt trên nhiều kênh khác nhau. Việc liên kết đơn với mã khách hàng giúp hộ kinh doanh theo dõi lịch sử mua hàng, tỷ lệ hoàn đơn và giá trị khách hàng theo thời gian.
Đối với kế toán quản trị, dữ liệu khách hàng còn hỗ trợ phân tích nhóm khách mang lại doanh thu ổn định và nhóm khách thường xuyên sử dụng voucher hoặc phát sinh đổi trả.
Mã theo kho và đơn vị vận chuyển
Mã vận đơn và mã xuất kho là hai thông tin rất hữu ích khi cần truy vết hàng hóa.
Nếu khách phản ánh chưa nhận được hàng, mã vận đơn cho biết đơn đang ở đâu. Nếu kho phát hiện thiếu hàng, mã xuất kho giúp xác định hàng đã được lấy cho đơn nào.
Hộ kinh doanh càng có nhiều kho và nhiều đối tác giao hàng càng cần chuẩn hóa việc liên kết các mã này với mã đơn gốc.
Ghi nhận doanh thu đúng trạng thái
Một trong những sai lầm lớn nhất khi quản lý kế toán thương mại điện tử là coi tất cả đơn trên hệ thống là doanh thu ngay khi đơn được tạo.
Trong khi đó, vòng đời đơn hàng có nhiều trạng thái và mỗi trạng thái phản ánh một mức độ hoàn thành khác nhau.
Đơn mới tạo
Đơn mới tạo chỉ phản ánh nhu cầu đặt hàng của khách. Ở thời điểm này, hàng có thể chưa được đóng gói, chưa giao cho vận chuyển và khách cũng chưa chắc đã thanh toán.
Nếu chủ cửa hàng dùng tổng giá trị đơn mới tạo để đánh giá doanh thu, con số có thể bị phóng đại đáng kể trong những giai đoạn tỷ lệ hủy cao.
Dữ liệu đơn mới vẫn rất quan trọng nhưng nên được sử dụng để đánh giá nhu cầu bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi và khả năng chuẩn bị kho hơn là dùng như doanh thu cuối cùng.
Đơn giao thành công
Đơn giao thành công là mốc quan trọng để kế toán xác định giao dịch đã tiến gần đến việc hoàn tất.
Tuy nhiên, vẫn cần xem xét khả năng khách khiếu nại, trả hàng hoặc nền tảng còn giữ tiền trong thời gian bảo đảm giao dịch.
Do đó, trong báo cáo quản trị, hộ kinh doanh có thể tách rõ doanh thu từ đơn giao thành công và tiền thực tế đã được đối soát để nhìn thấy phần đang chờ thanh toán.
Đơn hủy, hoàn và bồi hoàn
Đơn hủy trước khi giao thường không tạo doanh thu nhưng có thể phát sinh chi phí đóng gói hoặc vận chuyển.
Đơn hoàn sau khi giao cần được theo dõi riêng vì hàng đã rời kho, có thể đã được ghi nhận trong doanh thu tạm thời và sau đó phải điều chỉnh.
Bồi hoàn cũng cần phân loại rõ. Có trường hợp khách được hoàn tiền nhưng người bán vẫn nhận một phần bồi thường từ sàn hoặc đơn vị vận chuyển. Nếu chỉ nhìn vào trạng thái “đơn hoàn”, kế toán có thể bỏ sót khoản tiền này.
Quản lý phí sàn thương mại điện tử
Phí sàn là một trong những yếu tố quyết định lợi nhuận thực tế của hộ kinh doanh thương mại điện tử.
Một sản phẩm có biên lợi nhuận tưởng như tốt nhưng sau khi trừ phí cố định, phí thanh toán, voucher, quảng cáo và phí dịch vụ, lợi nhuận thực tế có thể giảm đáng kể.
Vì vậy, phí sàn nên được quản lý theo từng loại thay vì chỉ nhìn vào tổng số tiền bị trừ trong kỳ đối soát.
Phí cố định
Phí cố định thường được tính theo tỷ lệ trên giá trị giao dịch hoặc theo chính sách cụ thể của từng nền tảng.
Kế toán cần theo dõi mức phí hiện hành của từng sàn bởi chính sách có thể khác nhau giữa ngành hàng, chương trình và loại tài khoản.
Trong báo cáo quản trị, tỷ lệ phí cố định trên doanh thu nên được theo dõi qua từng tháng để phát hiện thay đổi bất thường.
Phí thanh toán
Phí thanh toán phát sinh khi nền tảng xử lý dòng tiền giữa khách hàng và người bán.
Khoản phí này có thể tương đối nhỏ trên từng đơn nhưng khi hộ kinh doanh xử lý hàng nghìn đơn mỗi tháng, tổng chi phí trở nên đáng kể.
Nếu không tách riêng, người bán rất dễ đánh giá sai biên lợi nhuận sản phẩm.
Phí dịch vụ và quảng cáo
Một số chương trình của sàn có thể phát sinh phí dịch vụ riêng. Ngoài ra, người bán thường sử dụng quảng cáo từ khóa, quảng cáo sản phẩm hoặc các gói tăng hiển thị.
Đây là nhóm chi phí cần được theo dõi sát vì có thể tăng nhanh trong thời gian chạy chiến dịch.
Chủ hộ không nên chỉ hỏi quảng cáo mang về bao nhiêu doanh thu mà cần tính đến lợi nhuận sau phí sàn và sau giá vốn.
Kế toán voucher và chương trình khuyến mại
Voucher là một phần gần như không thể thiếu của thương mại điện tử. Tuy nhiên, không phải mọi khoản giảm giá đều do người bán chịu.
Việc xác định ai tài trợ voucher ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu thuần và hiệu quả của chương trình.
Voucher do người bán tài trợ
Khi người bán tự chịu toàn bộ giá trị voucher, phần giảm giá này cần được phản ánh rõ trong dữ liệu bán hàng.
Ví dụ, sản phẩm niêm yết 500.000 đồng nhưng người bán tài trợ voucher 50.000 đồng thì giá trị kinh tế thực tế của giao dịch khác với trường hợp sàn chịu khoản 50.000 đồng đó.
Nếu không phân tách nguồn tài trợ, chủ hộ có thể nhầm rằng chương trình khuyến mại mang lại doanh thu tốt trong khi lợi nhuận thực tế đã giảm sâu.
Voucher do sàn tài trợ
Voucher do sàn tài trợ có thể giúp khách được giảm giá nhưng người bán không phải chịu toàn bộ phần giảm.
Kế toán cần dựa trên báo cáo đối soát để xác định số tiền thực tế được sàn hỗ trợ.
Khoản này không nên bị nhầm với voucher do người bán chịu bởi hai trường hợp tạo ra tác động hoàn toàn khác nhau đến lợi nhuận.
Chương trình đồng tài trợ
Một số chương trình được cả sàn và người bán cùng tài trợ. Khi đó, tổng mức giảm khách nhìn thấy không phản ánh toàn bộ phần chi phí hộ kinh doanh phải chịu.
Kế toán cần bóc tách phần của người bán và phần của nền tảng để tính hiệu quả chương trình.
Nếu hộ kinh doanh chạy nhiều chiến dịch cùng lúc, việc này càng quan trọng để biết chương trình nào thực sự giúp tăng doanh số mà vẫn giữ được lợi nhuận.
Quản lý tiền thu hộ và kỳ đối soát
Đối với thương mại điện tử, doanh thu và dòng tiền không phải lúc nào cũng xuất hiện cùng thời điểm.
Khách có thể đã thanh toán nhưng tiền vẫn nằm tại nền tảng hoặc đơn vị vận chuyển. Đây là lý do hộ kinh doanh có doanh số cao nhưng tài khoản ngân hàng vẫn chưa nhận đủ tiền tương ứng.
Tiền khách đã thanh toán
Khi đơn được hoàn tất, cần xác định khách đã thanh toán bằng hình thức nào.
Với thanh toán trực tuyến, tiền có thể đã được hệ thống ghi nhận nhưng chưa đến tài khoản người bán. Với COD, đơn vị vận chuyển có thể đang giữ khoản thu hộ.
Theo dõi phần tiền này giúp hộ kinh doanh biết được giá trị dòng tiền đang nằm ở các bên trung gian.
Tiền đang chờ chuyển
Tiền đang chờ chuyển có thể phát sinh do chu kỳ đối soát của sàn, thời gian xử lý của đơn vị vận chuyển hoặc thời gian giữ tiền để đảm bảo khiếu nại.
Đây không phải khoản tiền bị mất nhưng nếu không theo dõi, chủ hộ rất khó lập kế hoạch dòng tiền.
Đối với các hộ phải nhập hàng liên tục, chậm đối soát vài ngày cũng có thể tạo áp lực vốn lưu động đáng kể.
Khoản thực nhận sau phí
Khi tiền được chuyển về tài khoản, kế toán cần đối chiếu với báo cáo chi tiết chứ không chỉ ghi nhận một khoản thu chung.
Khoản thực nhận phải được giải thích bằng doanh thu của các đơn trong kỳ, trừ phí, giảm giá, hoàn tiền và cộng hoặc trừ các điều chỉnh khác.
Nếu tổng hợp đúng, kế toán có thể chứng minh vì sao doanh số trên nền tảng là một con số nhưng tiền ngân hàng lại là một con số khác.
Kế toán hàng hoàn và hàng thất lạc
Hàng hoàn và hàng thất lạc là hai yếu tố làm cho kế toán thương mại điện tử phức tạp hơn đáng kể so với bán trực tiếp.
Một đơn hàng có thể đã xuất khỏi kho nhiều ngày nhưng cuối cùng quay trở lại hoặc mất trong quá trình vận chuyển. Mỗi tình huống cần được xử lý khác nhau.
Hàng hoàn về kho
Khi hàng hoàn về, nhân viên cần kiểm tra tình trạng thực tế trước khi nhập lại.
Hàng còn nguyên vẹn có thể trở lại kho bán được. Hàng bị móp, rách bao bì hoặc mất phụ kiện có thể phải chuyển sang nhóm hàng lỗi, hàng giảm giá hoặc chờ xử lý.
Nếu toàn bộ hàng hoàn được tự động nhập lại như hàng mới, số liệu tồn kho có thể đúng về số lượng nhưng sai về chất lượng hàng có thể bán.
Hàng hư hỏng
Hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển cần được ghi nhận riêng và xác định trách nhiệm giữa người bán, đơn vị vận chuyển và nền tảng.
Kế toán không nên chỉ xóa sản phẩm khỏi tồn kho mà cần lưu căn cứ về nguyên nhân và phương án xử lý.
Nếu được bồi thường, khoản bồi thường phải được liên kết với đơn hàng và sản phẩm tương ứng.
Khoản bồi thường từ đơn vị vận chuyển
Khi hàng mất hoặc hỏng do vận chuyển, đơn vị giao hàng có thể chi trả một khoản bồi thường theo chính sách.
Khoản này thường không bằng hoàn toàn giá bán của sản phẩm. Vì vậy, cần tách giá trị hàng hóa bị mất, giá vốn và số tiền bồi thường thực nhận để đánh giá tổn thất thực tế.
Quản lý tồn kho đa kênh
Tồn kho đa kênh là một trong những phần khó quản lý nhất khi hộ kinh doanh cùng lúc bán trên website, mạng xã hội và nhiều sàn thương mại điện tử.
Nếu mỗi kênh sử dụng một lượng tồn riêng nhưng không cập nhật theo thời gian phù hợp, hộ kinh doanh rất dễ bán vượt quá số lượng thực tế.
Kho trung tâm
Kho trung tâm thường là nơi lưu phần lớn hàng hóa và cấp hàng cho nhiều kênh bán.
Dữ liệu kho này cần được cập nhật liên tục với đơn mới, đơn hủy, đơn hoàn và các lệnh chuyển hàng sang kho khác.
Một mã sản phẩm nên có cách nhận diện thống nhất trên mọi hệ thống để tránh cùng một sản phẩm nhưng mỗi nền tảng đặt một tên khác nhau.
Kho tại sàn
Một số mô hình sử dụng kho do nền tảng quản lý hoặc gửi hàng trước vào hệ thống hoàn tất đơn.
Khi đó, hàng tuy không còn ở kho vật lý của hộ kinh doanh nhưng vẫn thuộc lượng hàng cần theo dõi.
Việc chuyển hàng vào kho sàn nên được xem như chuyển vị trí tồn kho chứ không phải bán hàng.
Chỉ khi hàng được xuất cho khách và đơn đáp ứng điều kiện hoàn tất mới chuyển sang giai đoạn ghi nhận giao dịch bán.
Hàng đang giao và đang hoàn
Hàng đang giao là lượng hàng đã rời kho nhưng chưa đến khách. Hàng đang hoàn là lượng hàng đang trên hành trình quay trở lại.
Nếu kế toán chỉ có hai trạng thái “trong kho” và “đã bán”, hai nhóm này sẽ không được phản ánh đầy đủ.
Việc tạo trạng thái trung gian giúp kiểm kê chính xác và giải thích các chênh lệch giữa tồn kho phần mềm với số hàng thực tế nhìn thấy tại kho.
Theo dõi chi phí quảng cáo trực tuyến
Quảng cáo là một trong những khoản chi lớn của hộ kinh doanh thương mại điện tử. Nhiều người bán tập trung vào doanh thu quảng cáo tạo ra nhưng ít theo dõi đầy đủ lợi nhuận sau quảng cáo.
Một chiến dịch có thể tạo doanh số rất lớn nhưng nếu biên lợi nhuận thấp, tỷ lệ hoàn đơn cao và chi phí quảng cáo lớn thì kết quả cuối cùng vẫn không tốt.
Quảng cáo trên sàn
Quảng cáo trên sàn thường bao gồm quảng cáo tìm kiếm, quảng cáo khám phá sản phẩm hoặc các hình thức tăng hiển thị khác.
Hộ kinh doanh nên theo dõi chi phí quảng cáo theo sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
Điều này giúp xác định sản phẩm nào cần quảng cáo để có đơn và sản phẩm nào có khả năng bán tự nhiên tốt.
Quảng cáo mạng xã hội
Facebook, TikTok, Google và các nền tảng khác thường được sử dụng để đưa khách đến website, gian hàng hoặc trang bán hàng.
Chi phí quảng cáo cần được đối chiếu với doanh thu thực tế chứ không chỉ số đơn phát sinh.
Nếu quảng cáo tạo nhiều đơn nhưng tỷ lệ hủy và hoàn cao, chi phí để tạo ra một đơn thành công sẽ lớn hơn rất nhiều so với số liệu ban đầu trên nền tảng quảng cáo.
Chi phí tiếp thị liên kết
Tiếp thị liên kết ngày càng phổ biến trong thương mại điện tử, đặc biệt trên các nền tảng có hệ sinh thái nhà sáng tạo nội dung.
Người bán có thể phải trả hoa hồng theo doanh số hoặc đơn hàng thành công.
Khoản hoa hồng này cần được đưa vào chi phí bán hàng của từng nền tảng để tính lợi nhuận sau cùng.
Nếu chỉ nhìn vào doanh thu do affiliate mang lại mà bỏ qua hoa hồng, voucher và quảng cáo hỗ trợ, hiệu quả thực tế có thể bị đánh giá cao hơn mức thật.
Quản lý hóa đơn và chứng từ điện tử
Thương mại điện tử tạo ra lượng lớn dữ liệu điện tử nhưng dữ liệu trên màn hình không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc hồ sơ kế toán đã được tổ chức đầy đủ.
Hộ kinh doanh cần có nguyên tắc lưu trữ hóa đơn, báo cáo đối soát, chứng từ vận chuyển và chứng từ quảng cáo theo kỳ để dễ dàng kiểm tra khi cần.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng cần được quản lý gắn với doanh thu thực tế và quy trình bán của hộ kinh doanh.
Khi số lượng đơn lớn, việc liên kết dữ liệu bán hàng với hóa đơn cần được tổ chức hợp lý để hạn chế bỏ sót hoặc trùng giao dịch.
Đặc biệt đối với bán đa kênh, kế toán cần thống nhất nguyên tắc lấy dữ liệu từ từng nền tảng để tránh cùng một đơn xuất hiện trong nhiều báo cáo khác nhau.
Hóa đơn phí sàn
Các khoản phí nền tảng cần có dữ liệu hoặc chứng từ tương ứng để kế toán xác định nguồn chi phí.
Nếu chỉ căn cứ số tiền bị khấu trừ trên tài khoản mà không lưu báo cáo chi tiết, việc kiểm tra sau này sẽ khó khăn.
Hộ kinh doanh nên lưu báo cáo phí theo từng kỳ và từng sàn để khi cần có thể truy lại khoản phí phát sinh từ những đơn nào.
Chứng từ vận chuyển và quảng cáo
Phí giao hàng, phí hoàn hàng, phí lưu kho và quảng cáo có thể phát sinh từ nhiều đơn vị khác nhau.
Các chứng từ này nên được tập hợp theo tháng hoặc theo nền tảng.
Khi tổ chức tốt, chủ hộ không chỉ phục vụ công tác kế toán mà còn dễ dàng tính được tổng chi phí để bán thành công một đơn hàng.
Những chênh lệch phổ biến trong thương mại điện tử
Chênh lệch số liệu là vấn đề gần như chắc chắn xảy ra nếu hộ kinh doanh bán số lượng lớn mà không có quy trình đối soát định kỳ.
Điều quan trọng không phải là cố gắng để không bao giờ có chênh lệch, mà là xây dựng cơ chế phát hiện và xử lý chênh lệch trước khi chúng tích tụ thành vấn đề lớn.
Doanh số cao hơn tiền thực nhận
Đây là hiện tượng phổ biến và không nhất thiết là sai.
Doanh số trên sàn có thể bao gồm giá trị hàng bán trước khi trừ phí, voucher, hàng hoàn hoặc các khoản điều chỉnh.
Trong khi đó, tiền thực nhận đã qua nhiều bước khấu trừ.
Vấn đề chỉ xuất hiện khi kế toán không thể giải thích được phần chênh giữa hai con số.
Kho giảm nhưng đơn chưa thành công
Hàng thường được xuất khỏi kho ngay khi đóng gói hoặc bàn giao vận chuyển. Vì vậy, tồn kho giảm trước khi giao dịch được xác nhận thành công.
Nếu đơn bị hoàn nhưng hệ thống chưa cập nhật hàng trở lại, tồn kho sẽ tiếp tục thấp hơn thực tế.
Hộ kinh doanh cần theo dõi nhóm hàng “đang giao” để giải thích khoảng chênh này.
Hàng hoàn chưa nhập lại
Đây là lỗi rất phổ biến khi bộ phận giao nhận nhận hàng hoàn nhưng chưa thông báo cho nhân viên kho hoặc chưa cập nhật phần mềm.
Hàng thực tế đã trở về nhưng hệ thống vẫn coi là đang giao hoặc đã thất thoát.
Nếu tình trạng này lặp lại nhiều lần, tồn kho thực tế sẽ cao hơn số liệu và rất khó kiểm kê cuối tháng.
Báo cáo quản trị theo từng nền tảng
Bán đa kênh chỉ có ý nghĩa nếu chủ hộ biết nền tảng nào thực sự mang lại lợi nhuận.
Không nên đánh giá hiệu quả chỉ bằng tổng doanh số vì mỗi nền tảng có cấu trúc phí, tỷ lệ hoàn và chi phí quảng cáo khác nhau.
Doanh thu thuần
Doanh thu thuần giúp chủ hộ nhìn thấy giá trị thực tế của hoạt động bán hàng sau khi xem xét các khoản giảm trừ liên quan.
So sánh doanh thu thuần giữa các nền tảng giúp xác định kênh nào đóng góp tốt nhất sau các chương trình khuyến mại.
Tổng phí bán hàng
Báo cáo nên tập hợp toàn bộ phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí vận chuyển hỗ trợ, hoa hồng tiếp thị liên kết và các khoản liên quan đến nền tảng.
Khi tính tỷ lệ tổng phí trên doanh thu, chủ hộ có thể thấy ngay kênh nào đang trở nên quá đắt.
Đây là dữ liệu quan trọng để quyết định tăng giá, giảm voucher hoặc chuyển ngân sách sang kênh khác.
Lợi nhuận sau quảng cáo và hàng hoàn
Đây là chỉ tiêu quan trọng hơn doanh số.
Một nền tảng có doanh số 500 triệu đồng nhưng tốn quá nhiều quảng cáo và có tỷ lệ hoàn cao chưa chắc hiệu quả hơn nền tảng chỉ tạo doanh số 300 triệu đồng nhưng chi phí thấp.
Lợi nhuận sau quảng cáo và hàng hoàn giúp chủ hộ nhìn vào kết quả kinh tế cuối cùng thay vì chỉ bị hấp dẫn bởi số lượng đơn.
Quy trình đối soát cuối tháng
Đối soát cuối tháng là bước giúp kết nối tất cả dữ liệu đã phát sinh trong kỳ trước khi chốt sổ.
Một quy trình tốt cần đối chiếu đồng thời đơn hàng, kho, tiền, phí, hàng hoàn và quảng cáo. Nếu chỉ đối chiếu tài khoản ngân hàng, rất nhiều chênh lệch vận hành sẽ không được phát hiện.
Tải toàn bộ báo cáo
Trước khi bắt đầu đối soát, hộ kinh doanh nên tải hoặc lưu đầy đủ báo cáo từ các nền tảng đang sử dụng.
Các báo cáo quan trọng thường gồm dữ liệu đơn hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo phí, kỳ đối soát, dữ liệu hoàn hàng, báo cáo kho, quảng cáo và thanh toán.
Việc lưu báo cáo định kỳ giúp tránh phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng truy xuất dữ liệu của nền tảng trong tương lai.
Đối chiếu đơn, tiền và kho
Mỗi nhóm dữ liệu cần trả lời một câu hỏi khác nhau.
Đơn hàng cho biết đã phát sinh giao dịch gì. Kho cho biết hàng đang ở đâu. Báo cáo thanh toán cho biết tiền đã về đến đâu.
Khi ba nhóm dữ liệu này liên kết được với nhau, kế toán có thể kiểm tra toàn bộ vòng đời của một đơn từ lúc khách đặt đến lúc hộ kinh doanh nhận tiền.
Nếu đơn giao thành công nhưng chưa thấy tiền đối soát, cần kiểm tra kỳ thanh toán. Nếu tiền đã nhận nhưng kho chưa giảm, cần kiểm tra dữ liệu xuất hàng. Nếu hàng đã hoàn nhưng chưa nhập lại kho, phải xử lý trước khi khóa sổ.
Xử lý chênh lệch trước khi chốt sổ
Chênh lệch nhỏ không nên được bỏ qua chỉ vì giá trị từng khoản không lớn. Trong thương mại điện tử, hàng nghìn chênh lệch nhỏ có thể cộng lại thành số tiền đáng kể.
Trước khi chốt số liệu tháng, kế toán nên xác định nguyên nhân của những đơn chưa khớp, khoản tiền chưa nhận, hàng hoàn chưa về hoặc phí chưa rõ nguồn.
Những chênh lệch chưa xử lý được cần được ghi nhận trạng thái để tiếp tục theo dõi sang kỳ sau thay vì tự động điều chỉnh cho số liệu “khớp”.
Mục tiêu cuối cùng của kế toán hộ kinh doanh thương mại điện tử không đơn thuần là biết tháng đó bán được bao nhiêu tiền. Hệ thống phải giúp chủ hộ biết một đơn hàng từ khi xuất hiện trên nền tảng đến khi kết thúc đã tạo ra bao nhiêu doanh thu, tiêu tốn bao nhiêu phí, mất bao nhiêu chi phí quảng cáo, có phát sinh hoàn hàng hay không và cuối cùng còn lại bao nhiêu lợi nhuận.
Khi đơn hàng, tồn kho, vận chuyển, đối soát và quảng cáo được liên kết trong cùng một quy trình kiểm soát, hộ kinh doanh có thể nhìn rõ hiệu quả của từng nền tảng, giảm thất thoát dữ liệu và chủ động hơn trong việc quản trị dòng tiền cũng như mở rộng hoạt động thương mại điện tử.
Kế toán hộ kinh doanh thương mại điện tử cần được thực hiện theo từng đơn hàng và từng nền tảng để doanh thu, phí, hàng hoàn và tiền thực nhận được đối chiếu đầy đủ. Chủ hộ nên tải báo cáo định kỳ, lưu hóa đơn chi phí và kiểm tra công nợ với sàn hoặc đơn vị vận chuyển. Tồn kho cũng cần cập nhật theo trạng thái đơn hàng thực tế. Khi dữ liệu được quản lý đồng bộ, hộ kinh doanh sẽ xác định đúng lợi nhuận và lựa chọn kênh bán hiệu quả hơn.