Kế toán cửa hàng mẹ và bé có đặc thù quản lý nhiều nhóm sản phẩm với quy cách, độ tuổi sử dụng và hạn dùng khác nhau. Nếu không theo dõi số lô và thời gian sử dụng, cửa hàng có thể tồn nhiều hàng cận hạn hoặc không xác định được nguyên nhân chênh lệch. Bài viết sẽ hướng dẫn cách quản lý sữa, bỉm, thực phẩm, đồ dùng, chương trình khuyến mại và doanh thu đa kênh.
Quy trình nhập hàng mẹ và bé
Cửa hàng mẹ và bé thường kinh doanh nhiều nhóm sản phẩm cùng lúc như sữa, bỉm, thực phẩm dinh dưỡng, đồ dùng chăm sóc trẻ, mỹ phẩm cho mẹ, quần áo, đồ chơi và phụ kiện. Đặc điểm này khiến khâu nhập hàng không thể chỉ dừng ở việc nhận đủ số lượng theo đơn đặt hàng. Mỗi lần nhập kho cần kiểm soát đồng thời tình trạng hàng hóa, số lô, hạn sử dụng, giá mua, mức chiết khấu, hàng tặng và các điều kiện thanh toán với nhà cung cấp.
Nếu quy trình nhập hàng được thực hiện chặt chẽ ngay từ đầu, dữ liệu tồn kho sẽ có độ tin cậy cao hơn, việc tính giá vốn thuận lợi và cửa hàng cũng giảm đáng kể nguy cơ để hàng cận hạn hoặc hàng lỗi tồn lại trong kho.
Kiểm tra bao bì
Khi hàng được giao đến cửa hàng hoặc kho trung tâm, bước đầu tiên nên là kiểm tra tình trạng bao bì thực tế. Đối với các sản phẩm mẹ và bé, bao bì không chỉ ảnh hưởng đến hình thức bán hàng mà còn liên quan trực tiếp đến chất lượng và khả năng tiếp tục lưu thông sản phẩm.
Nhân viên nhận hàng cần kiểm tra hộp có bị móp, rách, ẩm, bung nắp, mất tem niêm phong hoặc có dấu hiệu va đập hay không. Với sữa hộp, thực phẩm dinh dưỡng, mỹ phẩm hoặc các sản phẩm có yêu cầu bảo quản cao, những dấu hiệu bất thường cần được ghi nhận ngay khi nhận hàng.
Hàng có vấn đề nên được tách riêng thay vì nhập chung vào tồn kho bán được. Việc này giúp kế toán và bộ phận kho xác định rõ số lượng thực nhập, hàng chờ đổi trả và nghĩa vụ thanh toán thực tế đối với nhà cung cấp.
Ghi nhận số lô và hạn dùng
Số lô và hạn sử dụng là hai dữ liệu đặc biệt quan trọng trong ngành hàng mẹ và bé. Hai hộp sữa cùng mã sản phẩm nhưng khác số lô hoặc khác hạn sử dụng không nên được xem hoàn toàn giống nhau trong quá trình quản lý kho.
Ngay tại thời điểm nhập hàng, cửa hàng nên ghi nhận số lô, ngày sản xuất nếu cần, hạn sử dụng và số lượng tương ứng của từng lô. Khi bán hàng, hệ thống có thể ưu tiên xuất sản phẩm có hạn gần hơn để hạn chế phát sinh tồn kho cận hạn.
Việc quản lý lô cũng rất hữu ích nếu nhà cung cấp có thông báo thu hồi một lô hàng cụ thể. Cửa hàng có thể nhanh chóng xác định còn bao nhiêu sản phẩm trong kho, đã bán bao nhiêu và cần xử lý những đơn hàng nào thay vì phải kiểm tra toàn bộ hàng hóa thủ công.
Theo dõi chiết khấu và hàng tặng
Nhà cung cấp sản phẩm mẹ và bé thường có nhiều chính sách thương mại như chiết khấu trực tiếp, chiết khấu theo doanh số tháng, mua một số lượng nhất định được tặng thêm hàng hoặc hỗ trợ hàng mẫu.
Nếu kế toán chỉ ghi nhận số tiền trên hóa đơn mà không theo dõi đầy đủ các chính sách này, giá vốn thực tế của từng nhóm sản phẩm có thể bị sai lệch.
Hàng tặng cũng cần được nhập vào hệ thống theo một nguyên tắc nhất quán. Khi hàng tặng được đem bán, dùng làm quà khuyến mại hoặc phát mẫu thử cho khách hàng, cửa hàng phải có dữ liệu để giải thích việc hàng hóa tăng hoặc giảm trong kho.
Ghi nhận doanh thu tại cửa hàng và online
Một cửa hàng mẹ và bé hiện nay hiếm khi chỉ bán tại một quầy cố định. Khách hàng có thể mua trực tiếp, đặt hàng qua Facebook, Zalo, TikTok, website hoặc các sàn thương mại điện tử. Mỗi kênh lại có thời điểm ghi nhận đơn hàng, phương thức thanh toán, phí vận chuyển và chính sách hoàn hàng khác nhau.
Nếu tất cả doanh thu được cộng chung mà không phân tách nguồn bán, chủ cửa hàng rất khó đánh giá kênh nào đang thực sự tạo lợi nhuận.
Bán trực tiếp
Đối với bán trực tiếp tại cửa hàng, doanh thu thường phát sinh ngay khi khách nhận hàng và thanh toán. Tuy nhiên, cửa hàng vẫn cần kiểm soát sự khớp đúng giữa phần mềm bán hàng, tiền mặt, chuyển khoản, máy POS và hàng xuất kho.
Cuối mỗi ca hoặc mỗi ngày, số lượng hàng bán trên hệ thống nên được đối chiếu với doanh thu đã thu. Những trường hợp nhân viên giảm giá thủ công, đổi sản phẩm, hủy đơn hoặc nhận tiền nhưng chưa hoàn tất đơn hàng cần được kiểm tra riêng.
Việc đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện chênh lệch ngay khi phát sinh thay vì chờ đến cuối tháng mới kiểm kê.
Bán qua mạng xã hội
Các đơn hàng từ Facebook, TikTok, Zalo hoặc các kênh nhắn tin thường được xử lý thủ công nhiều hơn. Chính vì vậy, nguy cơ bỏ sót doanh thu hoặc ghi nhận trùng đơn cũng cao hơn.
Cửa hàng nên quy định một đầu mối xác nhận đơn hàng và đưa tất cả đơn đã chốt về cùng một hệ thống quản lý. Khi hàng được giao cho đơn vị vận chuyển, cần theo dõi trạng thái đơn để phân biệt đơn đang giao, đã giao thành công và đơn hoàn về.
Đối với đơn COD, số tiền khách trả chưa chắc được chuyển ngay về tài khoản cửa hàng. Vì vậy, doanh thu bán hàng và khoản tiền đơn vị vận chuyển còn phải đối soát cần được theo dõi riêng.
Bán qua sàn thương mại điện tử
Bán hàng trên sàn tạo ra thêm nhiều yếu tố cần kiểm soát như phí nền tảng, phí thanh toán, phí quảng cáo, voucher, trợ giá vận chuyển, chương trình đồng tài trợ và hàng hoàn.
Số tiền thực nhận từ sàn thường thấp hơn giá trị đơn hàng khách đã thanh toán. Nếu kế toán chỉ căn cứ vào tiền chuyển về tài khoản để ghi nhận doanh thu, báo cáo có thể không phản ánh đúng doanh số và các khoản chi phí liên quan.
Cửa hàng nên lưu dữ liệu đối soát của từng sàn, phân tách doanh thu, các khoản giảm trừ, phí dịch vụ và giá trị đơn hoàn. Từ đó mới có thể đánh giá chính xác hiệu quả của từng kênh bán hàng.
Quản lý chương trình tích điểm khách hàng
Chương trình tích điểm là công cụ phổ biến để giữ chân khách hàng trong ngành mẹ và bé bởi nhu cầu mua sữa, bỉm, đồ dùng và thực phẩm cho trẻ thường lặp lại trong thời gian dài. Tuy nhiên, điểm thưởng cũng tạo ra một nghĩa vụ ưu đãi trong tương lai mà cửa hàng cần kiểm soát.
Nếu hệ thống bán hàng và hệ thống tích điểm không đồng bộ, khách có thể bị cộng thiếu, cộng thừa hoặc sử dụng điểm không đúng quy định.
Điểm thưởng theo hóa đơn
Cửa hàng cần xác định rõ số tiền mua hàng tương ứng với số điểm được nhận và những nhóm sản phẩm nào được áp dụng chương trình. Một số sản phẩm đang khuyến mại sâu hoặc thuộc chính sách riêng của nhà cung cấp có thể không được tích điểm.
Sau mỗi giao dịch, điểm nên được cập nhật tự động theo mã khách hàng. Việc nhân viên nhập điểm thủ công quá nhiều có thể tạo ra sai lệch và khó kiểm soát gian lận.
Đổi quà và voucher
Khi khách sử dụng điểm để đổi quà hoặc voucher, hệ thống phải đồng thời giảm điểm và ghi nhận hàng hóa hoặc quyền lợi đã cung cấp cho khách.
Nếu quà đổi điểm được lấy trực tiếp từ hàng tồn kho, việc xuất kho phải được ghi nhận để tránh tình trạng hệ thống vẫn báo còn hàng trong khi hàng đã được giao cho khách.
Đối với voucher giảm giá, cửa hàng cần kiểm soát điều kiện sử dụng, thời hạn và khả năng kết hợp với các chương trình khác nhằm tránh giảm giá vượt mức dự kiến.
Hạng thành viên
Các hệ thống khách hàng thân thiết thường chia thành nhiều hạng như thành viên thường, bạc, vàng hoặc VIP. Mỗi hạng có thể được hưởng mức giảm giá, tích điểm hoặc quà sinh nhật khác nhau.
Kế toán quản trị cần theo dõi doanh thu và mức ưu đãi của từng nhóm thành viên. Nếu một nhóm khách có doanh số cao nhưng mức giảm giá và quà tặng quá lớn, lợi nhuận thực tế có thể thấp hơn kỳ vọng.
Kế toán combo và quà tặng
Combo và quà tặng giúp cửa hàng tăng giá trị đơn hàng nhưng cũng dễ khiến số liệu tồn kho và giá vốn trở nên phức tạp. Một combo có thể gồm nhiều sản phẩm với mức giảm giá chung, trong khi quà tặng có thể đến từ chính cửa hàng hoặc từ nhà cung cấp.
Để báo cáo chính xác, từng sản phẩm trong combo vẫn phải được theo dõi về số lượng xuất kho.
Combo sữa và bỉm
Ví dụ, cửa hàng xây dựng combo gồm một hộp sữa và hai gói bỉm với giá thấp hơn tổng giá bán riêng lẻ. Khi bán combo, hệ thống không nên chỉ giảm một mã hàng mang tên “combo”.
Số lượng từng sản phẩm thành phần cần được xuất khỏi kho. Đồng thời, doanh thu của combo có thể được phân bổ theo nguyên tắc quản trị phù hợp để chủ cửa hàng đánh giá biên lợi nhuận của từng nhóm hàng.
Quà tặng từ nhà cung cấp
Nhà cung cấp có thể tặng bình sữa, đồ chơi, khăn hoặc sản phẩm cùng loại khi cửa hàng đạt một mức nhập hàng nhất định.
Những sản phẩm này cần được kiểm đếm khi nhận và theo dõi trong kho quà tặng. Khi giao cho khách, cửa hàng phải cập nhật số lượng để biết chương trình còn bao nhiêu quà và có đang phát đúng đối tượng hay không.
Sản phẩm mẫu dùng thử
Sữa mẫu, mỹ phẩm mẫu hoặc sản phẩm dùng thử thường không tạo doanh thu nhưng vẫn có sự dịch chuyển hàng hóa.
Nếu cửa hàng không ghi nhận xuất mẫu, số lượng tồn thực tế sẽ thấp hơn số liệu phần mềm. Đây là một nguyên nhân phổ biến khiến cửa hàng kiểm kê cuối tháng bị chênh lệch nhưng không tìm được lý do.
Quản lý hàng cận hạn
Hàng cận hạn là một trong những rủi ro lớn nhất của cửa hàng mẹ và bé, đặc biệt với sữa, thực phẩm bổ sung, đồ ăn dặm, mỹ phẩm và các sản phẩm chăm sóc có hạn sử dụng.
Hàng vẫn còn giá trị trên hệ thống kế toán nhưng có thể rất khó bán nếu thời gian sử dụng còn lại quá ngắn. Vì vậy, kiểm soát hạn dùng cần được thực hiện trước khi hàng trở thành hàng không thể tiêu thụ.
Báo cáo theo số lô
Hệ thống kho nên có khả năng lọc sản phẩm theo số lô và hạn sử dụng. Chủ cửa hàng có thể lập các nhóm cảnh báo như còn dưới sáu tháng, ba tháng hoặc một tháng tùy đặc thù từng sản phẩm.
Báo cáo này giúp bộ phận bán hàng ưu tiên xử lý đúng nhóm hàng thay vì chờ nhân viên phát hiện thủ công khi sắp xếp kho.
Chương trình giảm giá
Hàng cận hạn có thể được đưa vào chương trình giảm giá phù hợp khi vẫn đáp ứng điều kiện lưu thông và chất lượng.
Tuy nhiên, cửa hàng cần tính toán mức giảm sao cho vẫn kiểm soát được biên lợi nhuận. Giảm giá quá muộn có thể khiến hàng không kịp bán, trong khi giảm quá sớm lại làm giảm lợi nhuận không cần thiết.
Do đó, thời điểm kích hoạt chương trình nên dựa trên tốc độ bán thực tế của từng mã hàng.
Trả lại nhà cung cấp
Một số nhà cung cấp cho phép đổi hoặc trả hàng cận hạn theo điều kiện hợp đồng hoặc chính sách phân phối.
Cửa hàng cần theo dõi thời hạn được phép đổi trả để chủ động xử lý. Nếu để quá thời điểm quy định mới phát hiện hàng tồn, toàn bộ rủi ro có thể chuyển sang cửa hàng.
Khi hàng được trả, kế toán cũng phải cập nhật giảm tồn kho và điều chỉnh công nợ hoặc khoản phải thu từ nhà cung cấp tương ứng.
Xử lý hàng đổi trả
Ngành mẹ và bé có nhiều trường hợp đổi hàng do lỗi sản phẩm, sai kích cỡ hoặc khách từ chối nhận đơn online. Mỗi trường hợp cần được phân loại để xác định hàng có thể nhập trở lại kho bán được hay phải chuyển sang khu vực chờ xử lý.
Sản phẩm lỗi
Sản phẩm lỗi do nhà sản xuất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển cần được tách khỏi hàng đủ tiêu chuẩn bán.
Nếu nhà cung cấp chấp nhận đổi, cửa hàng nên tạo danh sách hàng chờ trả. Nếu hàng không được bồi hoàn, kế toán cần có căn cứ để xử lý giảm giá trị tồn kho theo tình trạng thực tế.
Sai kích cỡ
Sai kích cỡ thường xảy ra với quần áo trẻ em, giày dép hoặc một số loại bỉm. Khi khách đổi sang sản phẩm khác, nhân viên phải ghi nhận đồng thời hàng khách trả và hàng mới giao.
Nếu chỉ xuất sản phẩm mới mà quên nhập lại hàng cũ, tồn kho sẽ bị thiếu. Ngược lại, nếu nhập hàng trả nhưng sản phẩm đã mất bao bì hoặc không còn đủ điều kiện bán như hàng mới, cửa hàng cũng cần phân loại lại.
Hàng hoàn từ đơn trực tuyến
Đơn hoàn online cần được kiểm tra trước khi nhập lại kho. Hàng có thể đã trải qua nhiều ngày vận chuyển, bị móp hộp hoặc ảnh hưởng chất lượng.
Nhân viên không nên mặc định tất cả hàng hoàn đều trở lại tồn kho bán được. Việc kiểm tra tình trạng thực tế giúp hạn chế nguy cơ bán lại sản phẩm không còn đáp ứng tiêu chuẩn của cửa hàng.
Theo dõi công nợ nhà cung cấp
Cửa hàng mẹ và bé thường làm việc với nhiều nhà phân phối, mỗi bên có thời hạn thanh toán, mức chiết khấu và chính sách đổi hàng riêng. Nếu chỉ theo dõi tổng số tiền phải trả mà không kiểm soát từng hóa đơn, cửa hàng rất dễ thanh toán sai hoặc bỏ sót quyền lợi thương mại.
Công nợ theo hóa đơn
Mỗi lần nhập hàng cần gắn với chứng từ và thời hạn thanh toán cụ thể. Kế toán nên biết hóa đơn nào đã thanh toán, hóa đơn nào còn nợ và hóa đơn nào đang có tranh chấp về số lượng hoặc chất lượng hàng.
Theo dõi theo từng hóa đơn cũng giúp tránh tình trạng trả trùng hoặc bỏ sót khoản phải thanh toán.
Chiết khấu doanh số
Một số nhà cung cấp chỉ xác định mức chiết khấu sau khi cửa hàng đạt doanh số nhập hàng theo tháng, quý hoặc chương trình.
Khoản này cần được theo dõi riêng thay vì chờ đến khi nhà cung cấp đối soát mới kiểm tra. Chủ cửa hàng nên biết doanh số hiện tại đã đạt mức nào và quyền lợi chiết khấu dự kiến là bao nhiêu.
Bù trừ hàng trả và hàng khuyến mại
Khi cửa hàng trả hàng, đổi hàng hoặc được hỗ trợ chương trình khuyến mại, số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp có thể thay đổi.
Nếu bộ phận mua hàng, kho và kế toán không trao đổi dữ liệu với nhau, kế toán có thể thanh toán toàn bộ hóa đơn trong khi một phần hàng đã được trả lại.
Do đó, trước các kỳ thanh toán lớn nên thực hiện đối chiếu công nợ với dữ liệu nhập – trả – khuyến mại.
Những điểm dễ sai trong cửa hàng mẹ và bé
Sai sót trong cửa hàng mẹ và bé thường không xuất phát từ một giao dịch có giá trị quá lớn mà hình thành từ hàng trăm giao dịch nhỏ mỗi ngày. Một sản phẩm quên nhập lô, một món quà không xuất kho hoặc một đơn hoàn không cập nhật có thể tạo ra chênh lệch lớn khi cộng dồn trong nhiều tháng.
Nhầm số lô
Nhập sai số lô khiến hệ thống không xác định chính xác sản phẩm nào đang sắp hết hạn. Khi cần truy xuất hàng theo thông báo từ nhà cung cấp, cửa hàng cũng gặp khó khăn.
Để hạn chế lỗi này, số lô nên được ghi nhận ngay khi nhận hàng thay vì nhập bổ sung vào cuối ngày hoặc cuối tuần.
Không cập nhật hàng tặng
Hàng tặng thường bị xem là hàng “không mất tiền” nên dễ bị bỏ qua trong quy trình nhập kho. Tuy nhiên, nếu sản phẩm đã hiện hữu trong cửa hàng thì vẫn phải được quản lý về số lượng.
Không cập nhật hàng tặng khiến tồn kho thực tế cao hơn số liệu. Ngược lại, nếu hàng tặng đã được nhập nhưng khi tặng khách không xuất kho, hệ thống lại báo tồn cao hơn thực tế.
Tồn kho cận hạn không được cảnh báo
Đây là sai sót có thể trực tiếp làm giảm lợi nhuận của cửa hàng. Sản phẩm vẫn nằm trong kho nhưng càng gần hạn càng khó bán và khả năng phải giảm giá càng lớn.
Chủ cửa hàng không nên chỉ xem tổng giá trị tồn kho mà cần theo dõi tuổi tồn và hạn sử dụng của từng nhóm hàng.
Báo cáo quản trị dành cho chủ cửa hàng
Báo cáo của cửa hàng mẹ và bé nên giúp chủ cửa hàng trả lời được các câu hỏi vận hành thay vì chỉ biết tổng doanh thu cuối tháng. Cửa hàng cần nhìn thấy nhóm khách hàng nào đang mua nhiều, thương hiệu nào tạo lợi nhuận tốt, hàng nào đang quay vòng chậm và khu vực nào đang có nguy cơ tồn cận hạn.
Doanh thu theo nhóm tuổi
Nhu cầu của trẻ sơ sinh khác hoàn toàn trẻ một tuổi, ba tuổi hoặc trẻ lớn hơn. Nếu cửa hàng phân loại sản phẩm và khách hàng phù hợp, doanh thu có thể được phân tích theo từng nhóm tuổi.
Dữ liệu này hỗ trợ quyết định nhập hàng. Ví dụ, nếu lượng khách có con từ sáu tháng đến hai tuổi chiếm tỷ trọng cao, nhóm sữa, bỉm, đồ ăn dặm và sản phẩm chăm sóc phù hợp có thể được ưu tiên hơn.
Phân tích theo nhóm tuổi còn giúp xây dựng chương trình chăm sóc khách hàng sát với chu kỳ phát triển của trẻ.
Hàng cận hạn và tồn lâu
Báo cáo tồn kho nên thể hiện không chỉ số lượng mà cả thời gian sản phẩm đã nằm trong kho và hạn sử dụng còn lại.
Một sản phẩm còn hạn dài nhưng đã không phát sinh bán trong nhiều tháng vẫn có thể là hàng tồn chậm. Trong khi đó, một sản phẩm bán tốt nhưng có lô sắp hết hạn lại cần ưu tiên xuất trước.
Kết hợp hai góc nhìn này giúp chủ cửa hàng xác định rõ hàng nào cần giảm giá, chuyển cửa hàng, trả nhà cung cấp hoặc dừng nhập thêm.
Lợi nhuận theo thương hiệu
Doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận cao. Một thương hiệu có thể bán rất chạy nhưng mức chiết khấu thấp, thường xuyên phải chạy voucher hoặc phải chịu nhiều chi phí quảng cáo.
Ngược lại, một thương hiệu doanh số vừa phải nhưng giá vốn tốt và ít hàng hoàn có thể đóng góp lợi nhuận lớn hơn.
Báo cáo lợi nhuận theo thương hiệu giúp chủ cửa hàng quyết định nên mở rộng hợp tác với nhà cung cấp nào, giảm tồn kho thương hiệu nào và phân bổ ngân sách marketing ra sao.
Mô hình kiểm soát an toàn hàng hóa và số liệu
Một cửa hàng mẹ và bé vận hành tốt cần kết nối ba yếu tố: hàng hóa thực tế, dữ liệu trên hệ thống và chứng từ kế toán. Nếu một trong ba phần không khớp, sai lệch sẽ lan sang tồn kho, giá vốn, doanh thu và lợi nhuận.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát không phải tạo thêm nhiều thủ tục cho nhân viên mà là giúp mỗi sản phẩm đều có thể được theo dõi từ lúc nhập kho đến khi bán, đổi trả hoặc xử lý cận hạn.
Nhập hàng đúng lô
Kiểm soát bắt đầu ngay tại cửa nhận hàng. Mỗi sản phẩm có quản lý hạn dùng cần được nhập đúng số lô và số lượng thực nhận.
Nếu một mã hàng có ba lô khác nhau, hệ thống cần phản ánh ba lô thay vì gộp toàn bộ thành một số lượng chung. Nhờ vậy, khi xuất bán hoặc kiểm tra hàng cận hạn, nhân viên có thể biết chính xác lô nào cần xử lý trước.
Quy trình càng được chuẩn hóa từ thời điểm nhập, chi phí kiểm tra và sửa dữ liệu về sau càng thấp.
Xuất bán theo hạn gần trước
Đối với sản phẩm có hạn sử dụng, nguyên tắc vận hành phù hợp là ưu tiên những lô có hạn gần hơn khi vẫn đảm bảo điều kiện chất lượng và bán hàng.
Kho hàng cũng nên được bố trí để nhân viên dễ lấy đúng lô. Nếu sản phẩm hạn dài luôn được đặt phía trước trong khi hàng hạn gần nằm sâu bên trong, dữ liệu phần mềm dù chính xác vẫn không giải quyết được nguy cơ tồn cận hạn.
Vì vậy, kiểm soát trên hệ thống cần đi cùng cách sắp xếp hàng hóa thực tế tại kho và quầy bán.
Kiểm kê và đối chiếu định kỳ
Kiểm kê là bước xác nhận liệu dữ liệu trên phần mềm có phản ánh đúng những gì đang thực sự tồn tại trong cửa hàng hay không. Cửa hàng mẹ và bé có số lượng mã hàng lớn nên không nhất thiết phải chờ cuối năm mới kiểm kê toàn bộ.
Những nhóm có giá trị cao, bán nhanh, dễ thất thoát hoặc có hạn sử dụng ngắn có thể được kiểm tra với tần suất cao hơn. Khi phát hiện chênh lệch, cần truy ngược các giao dịch nhập, bán, đổi trả, hàng tặng, hàng mẫu và hàng hoàn để xác định nguyên nhân.
Một hệ thống quản lý tốt phải giúp chủ cửa hàng biết không chỉ “đang còn bao nhiêu hàng” mà còn biết hàng thuộc lô nào, còn hạn bao lâu, được nhập với giá nào, đang bán trên kênh nào và tạo ra mức lợi nhuận bao nhiêu. Khi dữ liệu hàng hóa và số liệu kế toán được kết nối chặt chẽ, cửa hàng mẹ và bé có thể giảm thất thoát, chủ động xử lý hàng cận hạn và đưa ra quyết định nhập hàng chính xác hơn.
Kế toán cửa hàng mẹ và bé cần gắn quản lý doanh thu với kiểm soát số lô, hạn dùng và tồn kho của từng sản phẩm. Chủ cửa hàng nên lập danh sách hàng cận hạn, theo dõi riêng quà tặng, hàng mẫu và các chương trình tích điểm. Việc đối chiếu doanh thu, tiền thu hộ và chiết khấu nhà cung cấp cần được thực hiện định kỳ. Khi dữ liệu được quản lý đầy đủ, cửa hàng sẽ hạn chế lãng phí và duy trì cơ cấu hàng hóa phù hợp.