Người quản lý doanh nghiệp có phải đóng bảo hiểm xã hội không cần được xem xét theo từng trường hợp cụ thể thay vì chỉ dựa vào chức danh giám đốc hoặc thành viên quản lý. Doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời chức vụ, chế độ tiền lương và quan hệ làm việc thực tế.
Giám đốc vẫn điều hành công ty mỗi ngày nhưng không nhận lương – Có phải đóng BHXH tại Bắc Ninh?
Từ ngày 01/7/2025, người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương cũng thuộc nhóm phải tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng đúng tư cách được pháp luật quy định. Doanh nghiệp tại Bắc Ninh không nên chỉ nhìn vào bảng lương mà cần kiểm tra loại hình công ty, chức danh quản lý, quyết định bổ nhiệm và tình trạng tham gia bảo hiểm của người đó.
Vì sao chức danh “giám đốc” chưa đủ để kết luận có phải tham gia BHXH?
Cùng mang chức danh Giám đốc nhưng một người có thể là chủ sở hữu, thành viên góp vốn, người được thuê điều hành hoặc người làm việc theo hợp đồng lao động. Mỗi tư cách dẫn đến cách xác định hồ sơ, căn cứ đóng và trách nhiệm tham gia khác nhau.
Do đó, doanh nghiệp cần đối chiếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, quyết định bổ nhiệm và hồ sơ tiền lương. Chỉ nhìn tên chức danh trên giấy phép kinh doanh sẽ không phản ánh đầy đủ bản chất quan hệ quản lý và làm việc.
Người quản lý doanh nghiệp và người lao động có phải luôn là một?
Người quản lý doanh nghiệp được xác định theo chức danh và quyền quản trị, điều hành được quy định trong pháp luật doanh nghiệp và điều lệ công ty. Trong khi đó, người lao động làm việc trên cơ sở thỏa thuận về công việc, tiền lương và sự quản lý của người sử dụng lao động.
Một người có thể đồng thời vừa là người quản lý vừa làm việc theo hợp đồng lao động, nhưng hai tư cách này không mặc nhiên luôn xuất hiện cùng nhau. Doanh nghiệp phải xác định đúng tư cách làm căn cứ tham gia BHXH, thay vì gộp mọi trường hợp vào một nhóm.
Nhận lương hay không nhận lương ảnh hưởng thế nào đến việc xác định nghĩa vụ BHXH?
Theo quy định hiện hành, người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương cũng có thể thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Vì vậy, không nhận lương không còn là căn cứ đầy đủ để doanh nghiệp kết luận rằng Giám đốc được miễn tham gia.
Yếu tố tiền lương chủ yếu ảnh hưởng đến cách xác định mức đóng và bộ hồ sơ chứng minh. Người quản lý có lương thường căn cứ vào hồ sơ trả lương; người không hưởng lương được lựa chọn mức làm căn cứ đóng trong giới hạn pháp luật quy định.
Vì sao đây là một trong những câu hỏi dễ khiến doanh nghiệp Bắc Ninh kê khai sai?
Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng cách hiểu theo quy định cũ, cho rằng chủ sở hữu hoặc Giám đốc không hưởng lương thì không phải đóng BHXH. Khi pháp luật thay đổi nhưng hồ sơ chưa được rà soát, sai sót có thể kéo dài qua nhiều kỳ.
Một nguyên nhân khác là giấy phép kinh doanh, điều lệ, bảng lương và dữ liệu BHXH không thống nhất. Có trường hợp hồ sơ ghi không hưởng lương nhưng tài khoản công ty vẫn chuyển một khoản cố định với nội dung “lương Giám đốc” mỗi tháng.
“Bản đồ 4 câu hỏi” giúp xác định người quản lý doanh nghiệp tại Bắc Ninh có phải đóng BHXH
Doanh nghiệp nên lần lượt kiểm tra chức danh, hoạt động điều hành, cơ chế hưởng tiền và quá trình tham gia bảo hiểm tại đơn vị khác. Bốn nhóm thông tin này giúp xác định đúng đối tượng, tránh đóng thiếu, đóng sai hoặc đóng trùng.
Người đó đang giữ chức danh quản lý nào?
Trước hết, cần xác định người đó là chủ doanh nghiệp tư nhân, Chủ tịch công ty, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc hay giữ một chức danh quản lý khác theo điều lệ.
Tên chức danh phải được đối chiếu giữa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, quyết định bổ nhiệm và biên bản họp. Nếu các giấy tờ sử dụng tên gọi khác nhau, doanh nghiệp cần làm rõ quyền hạn thực tế trước khi kê khai BHXH.
Có trực tiếp tham gia điều hành doanh nghiệp hay không?
Hoạt động điều hành có thể được thể hiện qua việc ký hợp đồng, phê duyệt thanh toán, quản lý nhân sự, quyết định kế hoạch kinh doanh hoặc đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch thường xuyên. Đây là dữ liệu cần rà soát cùng tư cách quản lý.
Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào tần suất có mặt tại công ty để kết luận. Một người vẫn có thể thực hiện quyền quản lý thông qua nghị quyết, ủy quyền hoặc quyết định từ xa, tùy theo cơ cấu tổ chức và điều lệ doanh nghiệp.
Có hưởng tiền lương hoặc khoản thù lao thuộc trường hợp pháp luật quy định không?
Doanh nghiệp phải kiểm tra toàn bộ khoản tiền người quản lý nhận được, không chỉ riêng cột lương. Tiền lương, thù lao quản lý, phụ cấp chức vụ, khoản hỗ trợ cố định và tiền thưởng có thể mang bản chất khác nhau.
Tên gọi của khoản chi không quyết định hoàn toàn cách xử lý. Cần xem căn cứ chi trả, tần suất, điều kiện hưởng, chứng từ thanh toán và cách hạch toán để xác định đó là tiền lương, thù lao, lợi nhuận hay một khoản hoàn trả hợp lệ.
Có đồng thời thuộc một nhóm tham gia BHXH khác hay không?
Người quản lý có thể đồng thời ký hợp đồng lao động hoặc đang làm việc tại một doanh nghiệp khác. Khi đó, doanh nghiệp phải kiểm tra nơi tham gia BHXH, BHYT và BHTN để áp dụng đúng quy định đối với người có nhiều quan hệ làm việc.
Không nên yêu cầu người quản lý đóng toàn bộ các quỹ tại nhiều nơi chỉ vì có nhiều chức danh. Mỗi quỹ bảo hiểm có phạm vi đối tượng và nguyên tắc đóng riêng, nên cần đối chiếu dữ liệu trước khi báo tăng.
Vì sao phải trả lời đủ các câu hỏi trước khi kết luận?
Nếu chỉ dựa vào một tiêu chí như có lương, có góp vốn hoặc có tên trên giấy phép, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót yếu tố pháp lý quan trọng. Một kết luận thiếu căn cứ có thể dẫn đến sai mức đóng hoặc sai thời điểm tham gia.
Việc trả lời đầy đủ các câu hỏi còn giúp doanh nghiệp xây dựng bộ hồ sơ giải trình thống nhất. Khi cơ quan BHXH kiểm tra, công ty có thể chứng minh rõ tư cách, cơ chế hưởng tiền và căn cứ kê khai của người quản lý.
Ai được xem là người quản lý doanh nghiệp – Đừng chỉ nghĩ đến giám đốc
Người quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều chức danh khác nhau tùy theo loại hình tổ chức. Doanh nghiệp tại Bắc Ninh cần căn cứ pháp luật doanh nghiệp, điều lệ và cơ cấu quản trị thực tế để xác định đúng từng người.
Chủ doanh nghiệp tư nhân
Chủ doanh nghiệp tư nhân là người sở hữu toàn bộ doanh nghiệp và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Địa vị này khác với chủ sở hữu công ty TNHH vì doanh nghiệp tư nhân không có sự tách biệt tài sản tương tự pháp nhân công ty.
Khi rà soát BHXH, cần xem xét riêng tư cách chủ doanh nghiệp, hoạt động trực tiếp quản lý và những khoản tiền đã rút. Không nên tự tạo hợp đồng lao động với chính mình chỉ để hợp thức hóa hồ sơ.
Thành viên hợp danh
Thành viên hợp danh vừa là chủ sở hữu chung vừa có quyền quản lý, đại diện và tiến hành hoạt động kinh doanh nhân danh công ty hợp danh. Trách nhiệm của họ cũng khác đáng kể so với thành viên chỉ góp vốn.
Do đó, hồ sơ BHXH cần làm rõ tư cách thành viên, phạm vi quản lý và cơ chế hưởng tiền. Không nên áp dụng nguyên trạng hồ sơ của Giám đốc thuê ngoài cho thành viên hợp danh.
Chủ tịch Hội đồng thành viên
Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức hoạt động của Hội đồng thành viên và thực hiện quyền hạn theo luật, điều lệ, nghị quyết của công ty. Chức danh này xuất hiện phổ biến tại công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Nếu Chủ tịch đồng thời trực tiếp điều hành hoặc kiêm Giám đốc, doanh nghiệp phải thể hiện rõ quan hệ kiêm nhiệm. Hồ sơ tiền lương và BHXH cần tránh tình trạng một người bị kê khai trùng do có hai chức danh.
Thành viên Hội đồng thành viên
Thành viên Hội đồng thành viên có quyền tham gia quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý công ty. Tuy nhiên, mức độ tham gia điều hành hằng ngày của từng thành viên có thể khác nhau.
Doanh nghiệp cần phân biệt người chỉ thực hiện quyền của thành viên góp vốn với người được giao nhiệm vụ quản lý thường xuyên. Biên bản họp, quyết định phân công và cơ chế thù lao là những căn cứ cần được đặt cạnh nhau.
Chủ tịch công ty
Trong công ty TNHH một thành viên, Chủ tịch công ty có thể là chủ sở hữu hoặc người được chủ sở hữu bổ nhiệm. Quyền hạn của chức danh này được xác định trong điều lệ và quyết định tổ chức quản lý.
Nếu Chủ tịch công ty kiêm Giám đốc, doanh nghiệp nên ban hành hồ sơ thể hiện rõ việc kiêm nhiệm và một cơ chế thu nhập thống nhất. Không cần mặc nhiên chia thành hai quan hệ đóng BHXH độc lập.
Chủ tịch và thành viên Hội đồng quản trị
Đây là các chức danh quản lý quan trọng trong công ty cổ phần. Một số người chỉ tham gia quản trị qua các kỳ họp, trong khi người khác có thể giữ thêm chức danh điều hành và làm việc thường xuyên tại doanh nghiệp.
Hồ sơ cần phân biệt thù lao Hội đồng quản trị, tiền lương điều hành, thưởng và cổ tức. Việc gọi chung tất cả các khoản này là “thu nhập của lãnh đạo” sẽ gây khó khăn khi xác định BHXH và thuế.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp. Người giữ chức danh có thể là thành viên góp vốn, cổ đông, chủ sở hữu hoặc một cá nhân được thuê.
Doanh nghiệp cần kiểm tra nguồn hình thành chức danh, quyết định bổ nhiệm, phạm vi quyền hạn và cơ chế hưởng tiền. Đây là nhóm thường phát sinh nhiều sai lệch giữa hồ sơ đăng ký, bảng lương và dữ liệu BHXH.
Các chức danh quản lý khác theo cơ cấu doanh nghiệp
Điều lệ doanh nghiệp có thể quy định thêm một số chức danh có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch hoặc tham gia quản trị, điều hành. Tên gọi nội bộ không phải lúc nào cũng giống các chức danh phổ biến.
Vì vậy, cần xem xét quyền hạn thực tế chứ không chỉ dựa vào tên chức vụ. Một chức danh mang tên “Giám đốc khối” chưa chắc là người quản lý doanh nghiệp theo nghĩa pháp lý nếu chỉ đảm nhiệm công việc chuyên môn.
Ma trận “chức danh × tiền lương” – Nhìn một lần để biết hồ sơ nào phải kiểm tra
Từ ngày 01/7/2025, cả người quản lý có lương và không hưởng lương đều có thể thuộc diện BHXH bắt buộc. Ma trận chức danh và tiền lương hiện được sử dụng để phân loại căn cứ đóng, hồ sơ và phương thức kê khai, không phải để miễn trừ tự động.
Giám đốc có hưởng tiền lương
Giám đốc có hưởng lương cần có quyết định bổ nhiệm, văn bản xác định mức lương, bảng lương và chứng từ thanh toán thống nhất. Nếu đồng thời có hợp đồng lao động, các nội dung về chức danh và thu nhập cũng phải phù hợp.
Mức đóng cần được xác định từ các khoản thuộc tiền lương làm căn cứ đóng theo quy định. Doanh nghiệp không nên chỉ lấy lương cơ bản nếu còn các khoản bổ sung cố định phải tính vào căn cứ.
Giám đốc không hưởng tiền lương
Theo quy định hiện hành, người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương vẫn có thể phải tham gia BHXH bắt buộc và BHYT. Người này được lựa chọn mức làm căn cứ đóng trong giới hạn thấp nhất và cao nhất do pháp luật quy định.
Hồ sơ không hưởng lương phải phù hợp với thực tế thanh toán. Nếu doanh nghiệp vẫn chuyển khoản cố định hàng tháng hoặc hạch toán chi phí lương Giám đốc, cần rà soát lại bản chất khoản chi trước khi kê khai.
Chủ tịch công ty kiêm Giám đốc
Khi một người đồng thời giữ hai chức danh, doanh nghiệp cần ban hành quyết định hoặc hồ sơ quản trị thể hiện rõ việc kiêm nhiệm. Không nên tự động lập hai mức đóng chỉ vì người đó có hai chức vụ.
Cơ chế tiền lương nên xác định rõ khoản thu nhập được trả cho toàn bộ nhiệm vụ quản lý hoặc từng phần công việc. Dù thiết kế theo cách nào, chứng từ nội bộ và giao dịch thanh toán phải thống nhất.
Thành viên Hội đồng thành viên trực tiếp điều hành
Thành viên Hội đồng thành viên trực tiếp điều hành cần được phân biệt với thành viên chỉ thực hiện quyền biểu quyết của người góp vốn. Quyết định phân công và phạm vi công việc là những căn cứ quan trọng.
Nếu người này giữ một chức danh quản lý thuộc diện luật định, doanh nghiệp phải rà soát nghĩa vụ BHXH kể cả trường hợp không nhận lương. Các khoản thù lao hoặc lợi nhuận được chia vẫn cần được phân loại riêng.
Thành viên góp vốn nhưng không tham gia quản lý
Việc góp vốn đơn thuần không đồng nghĩa người đó là người lao động hoặc người quản lý phải tham gia BHXH tại công ty. Thu nhập phát sinh từ phần vốn góp thường được xem xét theo cơ chế phân phối lợi nhuận.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có hồ sơ thể hiện rõ người này không giữ chức danh và không trực tiếp làm việc. Nếu thực tế họ thường xuyên điều hành nhưng giấy tờ chỉ ghi là người góp vốn, hồ sơ cần được cập nhật.
Người đại diện theo pháp luật nhưng không trực tiếp làm việc thường xuyên
Người đại diện theo pháp luật có quyền đại diện doanh nghiệp trong giao dịch, nhưng cần kiểm tra thêm họ có đồng thời giữ chức danh quản lý nào hay không. Tần suất có mặt tại trụ sở không phải tiêu chí duy nhất.
Doanh nghiệp phải xem xét điều lệ, quyết định bổ nhiệm, phạm vi đại diện và cơ chế hưởng tiền. Chỉ ghi “không làm việc thường xuyên” mà không có hồ sơ chứng minh sẽ khó bảo vệ khi dữ liệu thực tế thể hiện ngược lại.
Người quản lý đồng thời ký hợp đồng lao động với chính doanh nghiệp
Trường hợp này tồn tại đồng thời tư cách quản lý và quan hệ lao động. Doanh nghiệp cần xác định hợp đồng có đúng thẩm quyền ký, nội dung công việc có thực tế và tiền lương có phù hợp với quyết định bổ nhiệm hay không.
Việc ký hợp đồng lao động không nên được thực hiện chỉ để tạo căn cứ đưa lương vào chi phí. Hồ sơ quản trị, lao động, thuế và BHXH phải cùng phản ánh một quan hệ thực tế, hợp pháp.
Case study 1 – Công ty TNHH một thành viên tại Bắc Ninh, chủ sở hữu kiêm Giám đốc
Đây là mô hình phổ biến nhưng thường bị xử lý theo quan niệm cũ. Từ ngày 01/7/2025, chủ sở hữu kiêm Giám đốc không hưởng lương vẫn cần được rà soát để tham gia BHXH bắt buộc và BHYT theo nhóm người quản lý doanh nghiệp.
Trước tiên cần phân biệt tư cách chủ sở hữu và chức danh quản lý
Chủ sở hữu là người nắm giữ vốn của công ty, còn Giám đốc là chức danh tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh. Một cá nhân có thể đồng thời mang hai tư cách nhưng quyền và lợi ích phát sinh từ mỗi tư cách khác nhau.
Lợi nhuận được nhận với tư cách chủ sở hữu không nên ghi nhận thành lương Giám đốc. Ngược lại, khoản trả thường xuyên cho công việc điều hành cần có căn cứ quản trị và kế toán phù hợp.
Có quyết định hưởng lương thì hồ sơ BHXH cần kiểm tra gì?
Doanh nghiệp cần kiểm tra quyết định bổ nhiệm, quyết định hoặc quy chế tiền lương, bảng lương, chứng từ thanh toán, hồ sơ thuế TNCN và thời điểm bắt đầu hưởng lương. Những tài liệu này phải thống nhất về số tiền và thời gian.
Nếu mức chuyển khoản khác với mức ghi trong quyết định, cần xác định phần chênh lệch là phụ cấp, thưởng, hoàn ứng hay khoản bổ sung khác. Không nên tự động loại toàn bộ phần chênh lệch khỏi căn cứ đóng BHXH.
Không hưởng lương nhưng vẫn trực tiếp điều hành có xử lý giống trường hợp có lương không?
Cả hai trường hợp đều có thể thuộc diện BHXH bắt buộc, nhưng cách xác định căn cứ đóng không hoàn toàn giống nhau. Người không hưởng lương được lựa chọn mức làm căn cứ đóng trong phạm vi luật định.
Bộ hồ sơ cũng cần thể hiện đúng việc không trả lương. Doanh nghiệp nên có quyết định rõ ràng và tránh hạch toán các khoản chi cố định hàng tháng dưới tên gọi khác nhưng có bản chất là tiền công quản lý.
Tiền rút từ công ty có mặc nhiên được coi là tiền lương không?
Không phải mọi khoản chủ sở hữu rút từ tài khoản công ty đều là tiền lương. Khoản đó có thể là tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán chi phí, lợi nhuận được phân phối hoặc khoản vay, tùy hồ sơ và bản chất giao dịch.
Tuy nhiên, nếu tiền được trả cố định hàng tháng, ghi nội dung lương và hạch toán vào chi phí nhân công thì đây là dấu hiệu cần rà soát. Doanh nghiệp không thể chỉ đổi tên giao dịch sau khi đã phát sinh để tránh nghĩa vụ.
Kinh nghiệm thiết kế hồ sơ quản lý – tiền lương – BHXH thống nhất
Ngay khi bổ nhiệm, doanh nghiệp nên xác định rõ Giám đốc có hưởng lương hay không, thời điểm bắt đầu nhiệm vụ, cơ chế thanh toán và căn cứ tham gia BHXH. Các nội dung này phải được phản ánh trong hồ sơ quản trị.
Hàng tháng, kế toán cần đối chiếu bảng lương, ngân hàng, thuế TNCN và dữ liệu BHXH. Nếu thay đổi mức lương hoặc chuyển từ không lương sang có lương, hồ sơ và kê khai phải được cập nhật kịp thời.
Case study 2 – Công ty TNHH hai thành viên tại Bắc Ninh có Giám đốc đồng thời là thành viên góp vốn
Ở mô hình này, doanh nghiệp phải tách quyền lợi từ vốn góp với thu nhập phát sinh từ chức danh Giám đốc. Việc một người sở hữu vốn không làm mất đi tư cách quản lý hoặc nghĩa vụ BHXH nếu thuộc nhóm luật định.
Việc sở hữu vốn có loại trừ nghĩa vụ BHXH hay không?
Không. Sở hữu vốn chỉ phản ánh tư cách thành viên công ty và quyền hưởng lợi nhuận tương ứng. Nếu người góp vốn đồng thời giữ chức danh quản lý, nghĩa vụ BHXH phải được xem xét theo tư cách quản lý đó.
Sai lầm thường gặp là doanh nghiệp đánh đồng thành viên góp vốn với nhà đầu tư không làm việc. Cần kiểm tra quyết định bổ nhiệm, phạm vi điều hành và khoản tiền thực tế người đó nhận được.
Cần kiểm tra quyết định bổ nhiệm và cơ chế trả lương
Quyết định bổ nhiệm phải thể hiện đúng thẩm quyền, chức danh, thời hạn và ngày bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Điều lệ và biên bản họp Hội đồng thành viên cũng cần thống nhất với quyết định này.
Cơ chế trả lương phải ghi rõ mức lương, phụ cấp, thù lao hoặc việc không hưởng lương. Nếu nội dung chỉ ghi chung chung “hưởng theo kết quả kinh doanh”, doanh nghiệp nên làm rõ tiêu chí và bản chất khoản thanh toán.
Phân biệt tiền lương với lợi nhuận được chia
Tiền lương được trả để bù đắp công việc quản lý, điều hành và thường gắn với thời gian thực hiện nhiệm vụ. Lợi nhuận được chia phát sinh từ quyền sở hữu vốn sau khi doanh nghiệp hoàn thành các nghĩa vụ tài chính.
Hai khoản này cần có nghị quyết, chứng từ và cách hạch toán riêng. Việc ghi lợi nhuận thành lương hoặc lương thành lợi nhuận có thể làm sai đồng thời hồ sơ BHXH, thuế và báo cáo tài chính.
Nếu Giám đốc trực tiếp làm việc hàng ngày thì hồ sơ nên thể hiện thế nào?
Hồ sơ nên mô tả rõ quyền hạn điều hành, ngày bắt đầu thực hiện chức danh, chế độ làm việc và cơ chế thu nhập. Các quyết định ký trong quá trình hoạt động cũng cần phù hợp với phạm vi thẩm quyền đã giao.
Nếu Giám đốc không hưởng lương, doanh nghiệp vẫn cần kê khai theo quy định áp dụng cho người quản lý không hưởng lương. Không nên để hồ sơ hoàn toàn trống chỉ vì công ty chưa thiết kế bảng lương cho chức danh này.
Sai lầm khi doanh nghiệp mặc định “có góp vốn thì không phải đóng BHXH”
Quan niệm này bỏ qua việc một người có thể đồng thời là nhà đầu tư và người quản lý doanh nghiệp. Khi đó, nghĩa vụ bảo hiểm được xem xét từ chức danh và tư cách quản lý, không chỉ từ nguồn vốn.
Sai sót kéo dài có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh dữ liệu và số tiền đóng của nhiều tháng. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát ngay khi thành viên góp vốn được bổ nhiệm hoặc bắt đầu trực tiếp điều hành.
Case study 3 – Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc tại doanh nghiệp Bắc Ninh
Việc kiêm nhiệm hai chức danh không đồng nghĩa phát sinh hai lần nghĩa vụ BHXH. Doanh nghiệp cần xác định một quá trình tham gia phù hợp, đồng thời làm rõ khoản thù lao quản trị và tiền lương điều hành.
Một người có hai chức danh thì xác định BHXH theo chức danh nào?
Doanh nghiệp cần xem xét tổng thể tư cách quản lý và quan hệ làm việc của người đó. Nếu cả hai chức danh đều thuộc cơ cấu quản lý, việc tham gia BHXH vẫn được ghi nhận cho một cá nhân theo một quá trình thống nhất.
Chức danh dùng trong hồ sơ nên phản ánh nhiệm vụ chính và căn cứ trả lương. Phần kiêm nhiệm có thể được thể hiện trong quyết định bổ nhiệm, nghị quyết hoặc quy chế thu nhập mà không tạo thêm một mã tham gia.
Chỉ có một khoản lương quản lý cần thể hiện hồ sơ thế nào?
Doanh nghiệp có thể xác định một mức lương chung cho việc thực hiện đồng thời hai chức danh, nếu được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Quyết định phải mô tả rõ phạm vi công việc và chế độ kiêm nhiệm.
Bảng lương và chứng từ thanh toán nên sử dụng cách diễn giải thống nhất. Không nên lúc ghi lương Tổng giám đốc, lúc ghi thù lao Chủ tịch nếu thực tế chỉ có một khoản thu nhập cố định.
Có cần hai hợp đồng hoặc hai quyết định tiền lương không?
Không mặc nhiên phải lập hai hợp đồng lao động chỉ vì một người có hai chức danh. Hình thức hồ sơ cần căn cứ cơ cấu quản trị, thẩm quyền bổ nhiệm và bản chất quan hệ thực tế.
Doanh nghiệp có thể ban hành một quyết định kiêm nhiệm và một cơ chế tiền lương thống nhất. Nếu có hai khoản thu nhập khác nhau, cần quy định rõ căn cứ của từng khoản để tránh trùng hoặc nhầm bản chất.
Cách tránh kê khai trùng nghĩa vụ do kiêm nhiệm nhiều chức vụ
Trước khi báo tăng, doanh nghiệp cần lập danh sách toàn bộ chức danh của người quản lý và xác định một mã số BHXH duy nhất. Bộ phận nhân sự không nên tạo nhiều hồ sơ chỉ dựa trên số lượng quyết định bổ nhiệm.
Kế toán cũng cần gộp đúng những khoản thuộc căn cứ đóng, đồng thời tách riêng khoản không thuộc căn cứ theo đúng bản chất. Việc kiểm soát tập trung giúp tránh vừa đóng trùng vừa hạch toán sai.
Hồ sơ nội bộ nào cần thống nhất trước khi thực hiện BHXH?
Điều lệ, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị, quyết định bổ nhiệm, quy chế thù lao, hồ sơ tiền lương và hợp đồng lao động nếu có phải cùng phản ánh một cơ cấu quản lý.
Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu chứng từ ngân hàng, thuế TNCN và dữ liệu BHXH. Nếu hồ sơ nội bộ ghi một mức nhưng thực tế thanh toán một mức khác, phải xác định nguyên nhân trước khi kê khai.
Case study 4 – Người quản lý công ty Bắc Ninh không nhận lương nhưng có thù lao hàng tháng
Trường hợp này cần phân tích bản chất của khoản thù lao và tư cách quản lý. Dù không gọi là tiền lương, người quản lý không hưởng lương vẫn có thể thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định từ ngày 01/7/2025.
Đừng chỉ kiểm tra cột “lương” trong bảng thanh toán
Nhiều doanh nghiệp không ghi người quản lý trong bảng lương nhưng hàng tháng vẫn chi thù lao, phụ cấp điều hành hoặc khoản hỗ trợ cố định. Những khoản này có thể được theo dõi ở sổ kế toán hoặc chứng từ ngân hàng khác.
Khi rà soát, cần kiểm tra toàn bộ giao dịch với người quản lý, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản và khoản công ty thanh toán thay. Chỉ xem bảng lương sẽ không phản ánh đầy đủ thu nhập thực tế.
Khoản thù lao được trả dựa trên căn cứ nào?
Thù lao cần có nghị quyết, quyết định hoặc quy chế được ban hành đúng thẩm quyền. Hồ sơ nên xác định người được hưởng, mức hưởng, thời gian áp dụng và công việc làm cơ sở thanh toán.
Nếu khoản tiền không có căn cứ hoặc chỉ được kế toán tự ghi nhận, doanh nghiệp sẽ khó giải trình bản chất. Việc hoàn thiện hồ sơ phải dựa trên giao dịch thật, không nên lập tài liệu hồi tố tùy tiện.
Thù lao quản lý khác lợi nhuận được chia ra sao?
Thù lao được trả cho việc thực hiện nhiệm vụ quản lý, tham dự họp hoặc hoàn thành trách nhiệm được giao. Lợi nhuận được chia dựa trên quyền sở hữu vốn, cổ phần và kết quả kinh doanh sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
Một người có thể nhận cả hai khoản nhưng doanh nghiệp phải hạch toán và lập chứng từ riêng. Không nên dùng tên “chia lợi nhuận” cho khoản cố định được trả dù công ty chưa xác định có lợi nhuận được phân phối.
Cần kiểm tra bản chất khoản chi trước khi kết luận nghĩa vụ BHXH
Nghĩa vụ BHXH trước hết được xác định theo tư cách người quản lý thuộc diện luật định. Bản chất khoản chi tiếp tục được dùng để xác định hồ sơ tiền lương, căn cứ đóng và những nghĩa vụ thuế liên quan.
Doanh nghiệp nên xem tần suất chi, điều kiện nhận tiền, nội dung chứng từ và cách hạch toán. Một khoản mang tên thù lao nhưng được trả đều đặn cho công việc điều hành có thể cần đánh giá sâu hơn.
Rủi ro khi doanh nghiệp đổi tên tiền lương thành “phụ cấp quản lý”
Việc đổi tên không làm thay đổi bản chất giao dịch. Nếu khoản tiền được trả cố định, gắn với việc thực hiện chức danh và không phụ thuộc vào chi phí thực tế, cơ quan kiểm tra có thể đối chiếu để phân loại lại.
Doanh nghiệp có nguy cơ phải điều chỉnh BHXH, thuế TNCN và chi phí kế toán cùng lúc. Giải pháp an toàn là thiết kế cơ chế thu nhập minh bạch ngay từ đầu, thay vì dùng tên gọi khác để né nghĩa vụ.
Case study 5 – Giám đốc công ty Bắc Ninh đồng thời đang tham gia BHXH tại một doanh nghiệp khác
Người quản lý làm việc tại nhiều nơi cần được kiểm tra theo từng loại bảo hiểm. Doanh nghiệp thứ hai không nên tự động đóng trùng toàn bộ, nhưng cũng không được bỏ qua nghĩa vụ chỉ vì người đó đã có mã số BHXH.
Một người có thể giữ chức danh quản lý tại nhiều doanh nghiệp không?
Một cá nhân có thể giữ chức danh tại nhiều doanh nghiệp nếu không thuộc trường hợp bị hạn chế và bảo đảm thực hiện đúng nghĩa vụ. Điều lệ, hợp đồng hoặc quy định chuyên ngành có thể đặt ra những điều kiện bổ sung.
Về BHXH, cần xác định tư cách của người đó tại từng đơn vị. Việc đã tham gia tại công ty thứ nhất không đồng nghĩa mọi trách nhiệm tại công ty thứ hai tự động chấm dứt.
Đóng BHXH tại hai nơi có phải cứ phát sinh chức danh là đóng toàn bộ hai lần?
Không nên hiểu theo cách này. Khi một người có nhiều hợp đồng hoặc nhiều tư cách tham gia, pháp luật quy định nguyên tắc xác định nơi đóng đối với từng quỹ, nhằm hạn chế việc đóng trùng không đúng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp riêng biệt. Kết luận chung rằng “đã đóng nơi khác nên không phải đóng gì” có thể làm bỏ sót nghĩa vụ.
Cần phân biệt từng loại bảo hiểm khi người lao động có nhiều quan hệ làm việc
BHXH, BHYT và BHTN không phải lúc nào cũng được xác định tại cùng một nơi trong trường hợp có nhiều quan hệ làm việc. Phạm vi đối tượng và nguyên tắc ưu tiên của từng loại có thể khác nhau.
Bảng tính tiền lương phải thể hiện rõ quỹ nào đang đóng tại công ty, quỹ nào đã tham gia ở đơn vị khác và căn cứ áp dụng. Cách làm này giúp kế toán không khấu trừ nhầm vào thu nhập của người quản lý.
Doanh nghiệp thứ hai cần yêu cầu người quản lý cung cấp tài liệu gì?
Người quản lý nên cung cấp mã số BHXH, thông tin đơn vị đang tham gia, loại hợp đồng, thời điểm báo tăng và tài liệu xác nhận quá trình đóng khi cần. Thông tin phải được cập nhật nếu quan hệ tại đơn vị thứ nhất thay đổi.
Doanh nghiệp thứ hai chỉ nên thu thập những tài liệu cần thiết cho mục đích kê khai và phải bảo mật dữ liệu cá nhân. Không nên dựa hoàn toàn vào lời xác nhận miệng của người quản lý.
Hồ sơ nào nên lưu để giải trình việc không đóng trùng?
Doanh nghiệp nên lưu bản kê khai của người quản lý, tài liệu chứng minh đang tham gia tại đơn vị khác, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng nếu có và phiếu phân tích nghĩa vụ đối với từng quỹ bảo hiểm.
Hồ sơ cũng cần ghi nhận thời điểm kiểm tra và người chịu trách nhiệm rà soát. Khi người quản lý nghỉ tại đơn vị thứ nhất, doanh nghiệp thứ hai phải đánh giá lại ngay để tránh phát sinh khoảng trống tham gia.
Người quản lý doanh nghiệp có phải đóng bảo hiểm xã hội không nên được rà soát ngay khi thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi người quản lý. Xác định đúng đối tượng từ đầu giúp hạn chế nguy cơ truy đóng và bảo đảm dữ liệu BHXH phù hợp với hồ sơ nội bộ.