Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới đang tạo ra nhiều thay đổi đáng kể trong cách hộ kinh doanh quản lý sổ sách, hóa đơn và nghĩa vụ thuế. Những thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến quy mô hộ kinh doanh nhỏ lẻ mà còn tác động trực tiếp tới nhóm hộ kinh doanh dịch vụ, hộ thương mại và hộ sản xuất cá thể. Việc hiểu đúng các quy định mới sẽ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi khi làm việc với cơ quan thuế. Trong thực tế, nhiều hộ vẫn còn bối rối trước các yêu cầu như lập sổ doanh thu, lưu chứng từ, sử dụng hóa đơn điện tử hay kê khai thuế khoán đúng hạn. Các quy định kế toán mới không làm tăng gánh nặng quá mức cho hộ kinh doanh, nhưng yêu cầu sự cẩn trọng và ghi chép chính xác hơn. Bài viết này sẽ phân tích toàn diện từng quy định liên quan đến thuế và kế toán mà hộ kinh doanh cần nắm rõ. Qua đó, các hộ có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ, áp dụng đúng nghĩa vụ và tránh những lỗi thường gặp khi làm kế toán. Đây là thông tin quan trọng giúp hộ vận hành bền vững và tối ưu hiệu quả kinh doanh lâu dài.
Tổng quan về các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Các quy định kế toán dành cho hộ kinh doanh trong nghị định mới đang tạo ra nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt đối với những hộ kinh doanh nhỏ lẻ, kinh doanh tại nhà, bán hàng online hoặc kinh doanh đa kênh. Việc cập nhật đúng và kịp thời các quy định giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị phạt, bị truy thu và đảm bảo hoạt động minh bạch, đúng luật. Nghị định mới tập trung vào ba nhóm nội dung chính: chế độ thuế dành cho hộ khoán, nghĩa vụ phát sinh đối với hộ sử dụng hóa đơn điện tử và các quy định bổ sung nhằm siết chặt quản lý doanh thu – chi phí – chứng từ.
Điểm quan trọng nhất của nghị định mới là yêu cầu hộ kinh doanh phải quản lý doanh thu thực tế một cách rõ ràng hơn, đặc biệt đối với các kênh như COD, ví điện tử, TMĐT, chuyển khoản ngân hàng và máy POS. Cơ quan thuế hiện dùng dữ liệu điện tử để đối chiếu, nên hộ kinh doanh phải duy trì sổ ghi doanh thu – chi phí đầy đủ, ngay cả khi thuộc diện thuế khoán. Đây là cơ sở quan trọng để bảo vệ hộ trong trường hợp bị kiểm tra.
Bên cạnh đó, nghị định nhấn mạnh trách nhiệm của hộ kinh doanh trong việc lưu trữ chứng từ, báo cáo tình hình hoạt động khi có thay đổi và tuân thủ thời hạn thông báo cho cơ quan thuế. Hộ sử dụng hóa đơn điện tử cũng phải tuân thủ các quy định mới về xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng doanh thu và lưu trữ dữ liệu theo chuẩn.
Tổng thể, nghị định mới không chỉ điều chỉnh về thuế mà còn đặt ra yêu cầu cao hơn đối với công tác kế toán, ghi chép và quản lý tài chính của hộ kinh doanh. Việc hiểu rõ các quy định này sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành đúng pháp luật, tránh rủi ro và dễ dàng hơn trong việc giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế.
Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán – quy định áp dụng
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán vẫn chiếm đa số tại Việt Nam, đặc biệt trong các ngành thương mại – dịch vụ nhỏ lẻ. Theo nghị định mới, dù là hộ khoán, hộ vẫn phải tuân thủ các quy định sau:
- Ghi chép doanh thu hằng ngày để cơ quan thuế tham khảo khi điều chỉnh mức khoán.
- Lưu chứng từ chi phí nhằm chứng minh sự hợp lý khi có kiểm tra.
- Theo dõi doanh thu thực tế, đặc biệt qua chuyển khoản, ví điện tử, COD và TMĐT.
- Khai báo khi doanh thu thay đổi từ 50% trở lên hoặc khi mở rộng quy mô kinh doanh.
- Cập nhật thông tin hộ kinh doanh trong vòng 10 ngày khi thay đổi địa điểm, ngành nghề hoặc người đại diện.
Các quy định mới giúp hạn chế tình trạng doanh thu thực tế khác xa doanh thu khoán, đồng thời giảm rủi ro bị truy thu khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.
Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử – nghĩa vụ phát sinh
Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện thêm nhiều nghĩa vụ mới theo nghị định:
- Kê khai thuế GTGT và TNCN theo quý, thay vì hưởng mức thuế khoán cố định.
- Xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng thực tế giao dịch và đúng doanh thu.
- Kết nối dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế, không được trì hoãn.
- Lưu trữ hóa đơn theo chuẩn điện tử, đảm bảo truy xuất khi cần đối chiếu.
- Đối chiếu doanh thu hóa đơn với doanh thu thực tế, đặc biệt khi bán hàng đa kênh.
Nghị định mới yêu cầu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử phải duy trì sổ sách minh bạch hơn vì doanh thu được giám sát trực tiếp qua hệ thống hóa đơn.
Thay đổi quan trọng trong nghị định mới hộ kinh doanh cần lưu ý
Dưới đây là những thay đổi đáng chú ý mà hộ kinh doanh phải đặc biệt quan tâm:
- Doanh thu thực tế được theo dõi bằng dữ liệu điện tử
– COD, ví điện tử, TMĐT, chuyển khoản đều được cơ quan thuế thu thập và đối chiếu. - Tăng yêu cầu về sổ sách đối với hộ khoán
– Dù nộp thuế khoán, hộ vẫn phải ghi chép doanh thu – chi phí đầy đủ và có chứng từ. - Siết chặt quản lý hóa đơn điện tử
– Xuất sai thời điểm, sai doanh thu hoặc xuất thiếu sẽ bị xử phạt nặng. - Thay đổi mức khảo sát thuế khoán thường xuyên hơn
– Cơ quan thuế có thể điều chỉnh khoán 2 lần/năm khi doanh thu biến động. - Bắt buộc thông báo thay đổi trong vòng 10 ngày
– Mọi thay đổi về ngành, địa điểm, quy mô đều phải cập nhật kịp thời. - Tập trung kiểm tra các ngành kinh doanh đa kênh
– Livestream, TMĐT, bán hàng qua app đang là nhóm giám sát đặc biệt.
Những thay đổi này yêu cầu hộ kinh doanh chủ động hơn trong quản lý sổ sách, lưu chứng từ và minh bạch doanh thu để tránh rủi ro phát sinh.
Nghĩa vụ thuế theo các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Theo các nghị định mới về thuế và kế toán như Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế, hộ kinh doanh cá thể phải tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ thuế dựa trên doanh thu năm, phương pháp tính thuế, ngành nghề kinh doanh và tính chất hoạt động (thường xuyên – thời vụ – online – bán lẻ).
Nhiều hộ kinh doanh tại Cần Thơ, Long An, Thanh Hóa, Bình Thuận, Quảng Ninh vẫn còn nhầm lẫn về doanh thu khoán, doanh thu hóa đơn điện tử, điều kiện miễn thuế và cách xác định tỷ lệ GTGT – TNCN. Dưới đây là phần hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu nhất giúp hộ tuân thủ đúng quy định, tránh bị truy thu hoặc nâng mức khoán.
Doanh thu tính thuế – doanh thu khoán – doanh thu thực tế
Doanh thu tính thuế là căn cứ quan trọng nhất, quyết định hộ phải nộp thuế hay được miễn thuế. Doanh thu tính thuế bao gồm:
- Doanh thu khoán do Chi cục Thuế ấn định sau khảo sát
- Doanh thu thực tế phát sinh hằng ngày
- Doanh thu từ hóa đơn điện tử từng lần phát sinh
- Doanh thu bán hàng online (Shopee, TikTok Shop, Facebook…)
- Doanh thu tiền mặt + chuyển khoản
1. Doanh thu khoán
Là mức doanh thu được Chi cục Thuế khảo sát và thông báo, căn cứ vào:
- Quy mô cửa hàng
- Ngành nghề
- Lượng khách
- Giá bán trung bình
- So sánh với hộ xung quanh
2. Doanh thu thực tế
Hộ phải ghi vào sổ doanh thu hằng ngày. Nếu doanh thu thực tế thấp hơn nhiều so với mức khoán, hộ có thể đề nghị giảm khoán.
3. Doanh thu hóa đơn điện tử
Mọi hóa đơn điện tử phát sinh đều được cộng vào doanh thu khoán và tính thuế GTGT – TNCN.
Công thức tổng doanh thu tính thuế:
Doanh thu tính thuế = Doanh thu khoán + Doanh thu hóa đơn + Doanh thu online
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 100 triệu – quy định miễn thuế
Theo quy định mới:
- Hộ có doanh thu dưới 100 triệu/năm → miễn thuế GTGT, miễn thuế TNCN và miễn lệ phí môn bài.
- Doanh thu được tính theo cả năm dương lịch, không tính theo tháng.
Các trường hợp được miễn thuế:
✔ Hộ kinh doanh nhỏ lẻ, doanh thu thấp
✔ Hộ kinh doanh thời vụ (chỉ bán 2–4 tháng/năm)
✔ Hộ không kinh doanh cả năm (gián đoạn nhiều tháng)
✔ Hộ mới thành lập nhưng doanh thu thấp
Cách xác định doanh thu:
- Doanh thu tiền mặt + chuyển khoản
- Doanh thu online
- Doanh thu hóa đơn lẻ
Lưu ý:
Nhiều hộ bị truy thu vì doanh thu trên sàn TMĐT được hệ thống thuế tự động ghi nhận, nên phải cộng vào tổng doanh thu năm.
Thuế GTGT theo tỷ lệ ngành nghề
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán phải nộp thuế GTGT = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ ngành nghề.
Tỷ lệ GTGT theo quy định:
- Bán hàng hóa: 1%
- Dịch vụ ăn uống – cà phê – giải khát: 3%
- Dịch vụ vận tải – sửa chữa – kỹ thuật: 2%
- Dịch vụ lưu trú – homestay – khách sạn nhỏ: 5%
- Dịch vụ khác: 2%
Lưu ý quan trọng:
- Nếu doanh thu < 200 triệu/năm, hộ được miễn thuế GTGT.
- Nếu hộ có hóa đơn điện tử, phần doanh thu hóa đơn vẫn phải nộp thuế, dù doanh thu khoán thấp.
Thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm doanh thu
Thuế TNCN của hộ kinh doanh cũng tính theo tỷ lệ doanh thu và được nộp cùng kỳ với thuế GTGT.
Tỷ lệ TNCN theo ngành:
- Bán hàng hóa: 0,5%
- Ăn uống – cà phê – dịch vụ F&B: 1,5%
- Vận tải – sửa chữa – chăm sóc sắc đẹp: 1,5%
- Dịch vụ lưu trú: 2%
- Cho thuê tài sản: 5%
Ghi nhớ:
- Doanh thu < 200 triệu/năm → miễn thuế TNCN.
- Doanh thu hóa đơn điện tử vẫn phải tính thuế theo tỷ lệ ngành.
Lệ phí môn bài – các trường hợp miễn & thời hạn nộp
Lệ phí môn bài được nộp 1 lần/năm, dựa vào doanh thu năm trước đó.
Mức môn bài theo doanh thu:
- Trên 500 triệu/năm: 1.000.000đ/năm
- 300–500 triệu/năm: 500.000đ/năm
- 100–300 triệu/năm: 300.000đ/năm
- Dưới 100 triệu/năm: Miễn môn bài
Các trường hợp được miễn môn bài:
✔ Hộ mới thành lập: miễn năm đầu tiên
✔ Hộ kinh doanh dưới 100 triệu/năm
✔ Hộ tạm ngừng kinh doanh đúng thủ tục
✔ Hộ kinh doanh thời vụ doanh thu thấp
Thời hạn nộp:
- Trước 30/01 hằng năm
- Nếu thành lập sau 30/01 → nộp trong 30 ngày kể từ khi hoạt động
Quy định về hóa đơn trong hộ kinh doanh theo nghị định mới
Hóa đơn điện tử là một trong những nội dung được hộ kinh doanh quan tâm nhất, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực trên toàn quốc. Dù hộ kinh doanh nộp thuế khoán không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn thường xuyên như doanh nghiệp, nhưng vẫn có nhiều trường hợp phải xuất hóa đơn điện tử để đáp ứng quy định về thuế – kế toán – hóa đơn.
Cơ quan thuế tại các tỉnh như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Hải Dương, Sơn La đang tăng cường kiểm tra hóa đơn trong giao dịch giữa hộ và doanh nghiệp. Vì vậy, nắm rõ quy định mới là điều bắt buộc để tránh phạt 3–8 triệu đồng do vi phạm hóa đơn.
Dưới đây là phần tổng hợp đầy đủ – chính xác – thực tiễn về hóa đơn điện tử dành cho hộ kinh doanh.
Khi nào bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử?
Theo quy định mới, hộ kinh doanh phải bắt buộc xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
1. Khi bán hàng/dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức
- Các công ty mua hàng yêu cầu hóa đơn VAT
- Cơ quan, trường học, bệnh viện cần chứng từ thanh toán
→ Đây là trường hợp bắt buộc 100%, dù hộ kinh doanh đang nộp thuế khoán.
2. Khi khách hàng cá nhân yêu cầu hóa đơn
Bất kỳ khách hàng nào yêu cầu hóa đơn, hộ đều phải cung cấp.
3. Khi phát sinh giao dịch lớn cần chứng từ
Ví dụ: bán lô hàng giá trị lớn, cung cấp dịch vụ nhiều lần, hợp đồng dịch vụ có giá trị cao.
4. Khi cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn lẻ
Trường hợp cơ quan thuế rà soát doanh thu hoặc yêu cầu minh bạch giao dịch.
5. Khi hộ kinh doanh kê khai (không phải khoán)
Các hộ kê khai (doanh thu lớn, dùng hóa đơn thường xuyên) bắt buộc dùng hóa đơn điện tử toàn bộ.
➡ Kết luận: Hộ kinh doanh khoán không xuất hóa đơn thường xuyên, nhưng khi phát sinh các giao dịch trên thì phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.
Hóa đơn điện tử từng lần phát sinh – quy trình đăng ký
Hộ kinh doanh khoán nếu chỉ xuất hóa đơn theo từng giao dịch lẻ thì không cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên, mà chỉ cần xin hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế.
Quy trình xin hóa đơn điện tử lẻ:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử lẻ
- CCCD chủ hộ
- Giấy đăng ký hộ kinh doanh
- Hợp đồng bán hàng/dịch vụ (nếu có)
- Chứng minh giá trị giao dịch
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế
- Có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng Thuế điện tử
- Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đánh giá giao dịch
Bước 3 – Cơ quan thuế tạo hóa đơn điện tử
- Hóa đơn được phát hành theo mã của cơ quan thuế
- Gửi về email hoặc tài khoản thuế của hộ kinh doanh
Bước 4 – Hộ kinh doanh gửi hóa đơn cho khách hàng
- Gửi file PDF qua email/Zalo
- Hoặc in bản giấy có mã QR hợp lệ
➡ Ưu điểm: Không phải mua phần mềm xuất hóa đơn – tiết kiệm chi phí đối với hộ nhỏ.
Doanh thu theo hóa đơn điện tử và cách tính thuế GTGT – TNCN
Doanh thu theo hóa đơn điện tử KHÔNG giống doanh thu khoán.
Hộ kinh doanh cần lưu ý:
1. Doanh thu theo hóa đơn điện tử → tính thuế theo sản phẩm/dịch vụ
Nếu hộ xuất hóa đơn, phần doanh thu này sẽ tách riêng khỏi doanh thu khoán, và thuế được tính theo tỷ lệ:
- GTGT: 1% – 5% tùy ngành
- TNCN: 0,5% – 2% tùy ngành
Ví dụ (ngành dịch vụ):
Doanh thu trên hóa đơn: 20.000.000đ
→ GTGT 5% = 1.000.000
→ TNCN 2% = 400.000
2. Doanh thu hóa đơn có thể làm tăng mức khoán
Nếu hộ xuất hóa đơn quá nhiều, cơ quan thuế có thể:
- Rà soát lại doanh thu khoán
- Điều chỉnh tăng mức khoán năm sau
3. Trường hợp miễn thuế khi doanh thu dưới 100 triệu/năm
- Doanh thu tính theo hóa đơn vẫn cộng vào tổng doanh thu của hộ
- Nếu vượt mức 100 triệu → không được miễn thuế GTGT – TNCN
➡ Vì vậy, hộ kinh doanh nên kiểm soát số lượng hóa đơn xuất ra để tránh ảnh hưởng đến mức khoán.
Lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn và cách tránh
1. Xuất hóa đơn sai thời điểm
- Xuất sau khi giao dịch đã hoàn tất nhiều ngày
- Hoặc xuất trước khi cung cấp hàng/dịch vụ
→ Bị phạt 3–6 triệu đồng.
Cách tránh: xuất đúng ngày phát sinh giao dịch.
2. Sai thông tin khách hàng (MST, tên công ty)
→ Hóa đơn không hợp lệ, phải hủy hoặc xuất lại.
Cách tránh: kiểm tra MST trên trang Tổng cục Thuế.
3. Ghi sai mã hàng hóa – dịch vụ
Đặc biệt nhóm ăn uống, dịch vụ lẻ rất dễ sai.
Cách tránh: chuẩn hóa danh mục sản phẩm trước khi xuất.
4. Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng 05 năm
Hộ kinh doanh thường chỉ lưu file PDF mà không lưu bản XML → thiếu hợp lệ.
Cách tránh: lưu cả XML + PDF, sao lưu lên Google Drive hoặc USB.
5. Nhầm lẫn giữa hóa đơn lẻ và hóa đơn theo tháng
Hộ khoán chỉ được xin hóa đơn điện tử từng lần phát sinh, không phải hóa đơn thông thường.
Quy định về sổ sách kế toán hộ kinh doanh
Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 88/2021/TT-BTC và các hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế, hộ kinh doanh dù nộp thuế theo phương pháp khoán hay kê khai đều phải có sổ sách theo dõi doanh thu – chi phí – hóa đơn – tồn kho – quỹ tiền mặt. Mặc dù hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng cơ quan thuế có quyền yêu cầu xuất trình sổ sách bất kỳ thời điểm nào để kiểm tra mức khoán, doanh thu thực tế hoặc xác minh khi có dấu hiệu kê khai sai.
Tại các địa phương như Ninh Kiều (Cần Thơ), Đức Hòa (Long An), Sơn Trà (Đà Nẵng), Phan Thiết (Bình Thuận), Cẩm Phả (Quảng Ninh), việc quản lý sổ sách của hộ kinh doanh đang được siết chặt hơn, đặc biệt đối với ngành ăn uống – lưu trú – spa – bán lẻ và bán hàng online. Dưới đây là 5 loại sổ bắt buộc mà mọi hộ kinh doanh cần chuẩn bị.
Sổ theo dõi doanh thu mỗi ngày – mẫu chi tiết
Sổ doanh thu là tài liệu quan trọng nhất, là căn cứ để cơ quan thuế đánh giá doanh thu thực tế và so sánh với doanh thu khoán.
Nội dung bắt buộc trong sổ doanh thu:
- Ngày – tháng – năm phát sinh doanh thu
- Doanh thu tiền mặt
- Doanh thu chuyển khoản
- Doanh thu bán online: COD – Shopee – TikTok – Facebook
- Mô tả giao dịch hoặc loại hàng bán
- Tổng doanh thu trong ngày
- Người ghi nhận – chữ ký
Lưu ý quan trọng:
- Hộ ăn uống tại Cần Thơ – Đà Nẵng phải ghi theo từng ca (sáng – trưa – tối).
- Hộ bán online ở Long An – Bình Thuận phải tách doanh thu từng kênh để đối chiếu mức thuế TMĐT.
- Sổ phải ghi hằng ngày, không được ghi dồn nhiều tháng.
Sổ theo dõi chi phí – tập hợp chứng từ
Sổ chi phí dùng để chứng minh chi phí hợp lệ trong hoạt động kinh doanh khi cơ quan thuế đối chiếu.
Nội dung cần ghi:
- Ngày mua hàng
- Tên nhà cung cấp
- Số hóa đơn hoặc chứng từ
- Giá trị hàng hóa/dịch vụ
- Hình thức thanh toán
- Mục đích chi phí (nguyên liệu, vật tư, chi phí cố định…)
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử phải lưu cả PDF và XML.
- Với ngành spa – nhà hàng – lưu trú tại Quảng Ninh – Bình Thuận, chứng từ nguyên vật liệu là yêu cầu bắt buộc khi giải trình mức khoán.
- Nếu không có chứng từ → chi phí có thể bị loại → mức khoán bị tăng.
Sổ quỹ tiền mặt – cách ghi và đối chiếu
Sổ quỹ tiền mặt dùng để theo dõi tiền thu – tiền chi – số dư của hộ kinh doanh.
Nội dung theo dõi:
- Số dư đầu ngày
- Các khoản thu
- Các khoản chi
- Số dư cuối ngày
- Người ghi sổ và người kiểm tra
Cách đối chiếu:
- Doanh thu trong sổ doanh thu phải khớp với tiền thu trong sổ quỹ.
- Sổ quỹ giúp chứng minh việc chi mua nguyên liệu khi hóa đơn chưa xuất kịp thời.
Lưu ý:
- Ngành ăn uống tại Cần Thơ – Đà Nẵng thường bị kiểm tra sổ quỹ vì doanh thu tiền mặt lớn.
- Hộ cần tránh tình trạng chênh lệch số dư quá lớn bất thường.
Sổ hàng tồn kho đối với hộ thương mại – tạp hóa
Hộ bán lẻ – tạp hóa – siêu thị mini bắt buộc có sổ theo dõi tồn kho, đặc biệt khi cơ quan thuế nghi ngờ doanh thu cao nhưng khai thấp.
Nội dung trong sổ tồn kho:
- Mã hàng hóa
- Số lượng nhập – ngày nhập
- Số lượng bán – ngày bán
- Tồn đầu kỳ – tồn cuối ngày
- Giá nhập – giá bán
Lưu ý quan trọng:
- Hộ tạp hóa tại Long An – Cần Thơ thường bị yêu cầu đối chiếu tồn kho với hóa đơn đầu vào.
- Cơ quan thuế không chấp nhận hàng không rõ nguồn gốc – không hóa đơn.
- Sổ tồn kho giúp chứng minh doanh thu thực khi muốn giảm mức khoán.
Sổ theo dõi hóa đơn điện tử – bảng kê thuế
Dù là hộ kinh doanh nộp thuế khoán, nếu có xuất hóa đơn điện tử, hộ bắt buộc phải có bảng kê hóa đơn.
Nội dung bảng kê:
- Ngày xuất hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã tra cứu
- Tên khách hàng – MST
- Giá trị trước thuế – tổng tiền
- Liên kết file hóa đơn (PDF/XML)
Cách sử dụng:
- Đối chiếu với doanh thu ghi sổ
- Xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra
- Phục vụ việc kê khai theo từng lần phát sinh
Lưu ý:
- Hộ xuất hóa đơn nhiều, như dịch vụ vận tải – lưu trú – spa tại Đà Nẵng – Quảng Ninh, phải lưu bảng kê theo tháng.
- Không có bảng kê → bị coi là quản lý hóa đơn không đúng quy định.
Quy định về chứng từ – hồ sơ hộ kinh doanh phải lưu trữ
Việc lưu trữ chứng từ là nghĩa vụ bắt buộc đối với hộ kinh doanh theo Luật Quản lý thuế và các Thông tư hướng dẫn mới nhất. Dù hộ kinh doanh không bắt buộc lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải giữ đầy đủ hồ sơ để chứng minh doanh thu – chi phí – nhân công – nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế kiểm tra. Tại nhiều địa phương như Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, Long An, cơ quan thuế yêu cầu hộ cung cấp chứng từ tối thiểu 6–12 tháng khi rà soát.
Việc thiếu chứng từ khiến hộ kinh doanh dễ bị đánh giá rủi ro, bị ấn định doanh thu, bị loại chi phí, hoặc bị xử phạt hành chính. Dưới đây là quy định chi tiết về các loại chứng từ hộ kinh doanh cần lưu và thời hạn lưu theo pháp luật.
Chứng từ đầu vào – hóa đơn mua vào
Đây là nhóm chứng từ quan trọng nhất để chứng minh chi phí hợp lệ. Bao gồm:
- Hóa đơn điện tử mua nguyên vật liệu, hàng hóa, vật tư.
- Hóa đơn dịch vụ: điện, nước, Internet, vận chuyển, marketing.
- Phiếu giao hàng, phiếu nhập hàng, biên bản bàn giao.
- Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ.
Yêu cầu:
- Hóa đơn phải đúng tên hộ kinh doanh và mã số thuế.
- Thông tin phải trùng khớp với mặt hàng thực tế.
- Hóa đơn điện tử phải lưu file PDF/XML để khi cơ quan thuế đối chiếu không bị mất dữ liệu.
Hộ kinh doanh mua hàng ngoài chợ hoặc nhỏ lẻ cần lập bảng kê theo mẫu để chứng minh chi phí đầu vào.
Phiếu thu – phiếu chi – chứng minh dòng tiền
Nhóm chứng từ này giúp cơ quan thuế đối chiếu dòng tiền của hộ kinh doanh, đặc biệt trong các trường hợp có kiểm tra đột xuất. Bao gồm:
- Phiếu thu tiền mặt.
- Phiếu chi tiền mặt.
- Sao kê ngân hàng (nếu có giao dịch chuyển khoản).
- Biên nhận thanh toán COD (đối với hộ kinh doanh online).
Các chứng từ này giúp chứng minh doanh thu, chi phí và mức độ phù hợp giữa tiền mặt – chuyển khoản – doanh thu ghi sổ.
Chứng từ bán hàng – phiếu giao hàng – hợp đồng dịch vụ
Tùy ngành nghề, hộ kinh doanh cần lưu:
- Phiếu giao hàng, đơn giao hàng nội bộ.
- Hợp đồng dịch vụ (sửa xe, vệ sinh, chăm sóc sắc đẹp…).
- Hóa đơn bán hàng (nếu có xuất cho khách).
- Bảng kê giao hàng với đơn vị vận chuyển (GHTK, GHN…).
Đối với hộ bán hàng online, dữ liệu giao hàng là chứng từ bán hàng hợp lệ nếu không xuất hóa đơn.
Bảng kê doanh thu – chi phí – hàng hóa
Bảng kê là phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ kế toán của hộ kinh doanh, gồm:
- Bảng kê doanh thu theo ngày: tiền mặt + chuyển khoản + COD.
- Bảng kê chi phí nhỏ lẻ không có hóa đơn (theo mẫu quy định).
- Bảng kê hàng hóa nhập – xuất – tồn (đối với tạp hóa, ăn uống, vật liệu).
- Bảng lương – chấm công nhân viên (nếu có thuê lao động).
Sổ sách phải khớp với chứng từ đầu vào – đầu ra để chứng minh tính minh bạch khi kiểm tra thuế.
Thời hạn lưu trữ chứng từ theo quy định mới
Theo Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế, hộ kinh doanh phải lưu trữ chứng từ trong thời hạn tối thiểu:
- 05 năm đối với chứng từ bán hàng, mua vào, bảng kê, phiếu thu – chi.
- 10 năm đối với hồ sơ thuế quan trọng như:
- Thông báo thuế khoán,
- Quyết định kiểm tra thuế,
- Hồ sơ giải trình,
- Quyết định xử phạt (nếu có).
Một số địa phương khi kiểm tra thuế yêu cầu chứng từ 12 tháng gần nhất nhưng vẫn có quyền kiểm tra các năm trước nếu có dấu hiệu rủi ro.
Quy trình kê khai và nộp thuế theo nghị định mới
Theo các nghị định và hướng dẫn mới của cơ quan thuế (bao gồm Luật Quản lý Thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thực hiện), hộ kinh doanh hiện nay phải tuân thủ quy trình kê khai – điều chỉnh – nộp thuế minh bạch hơn, đặc biệt tại các địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Sóc Trăng, Đồng Nai, Hải Dương. Quy trình này giúp cơ quan thuế xác định đúng doanh thu thực tế, áp dụng mức thuế khoán chính xác và quản lý nghĩa vụ thuế thuận tiện hơn thông qua nền tảng số eTax.
Để hộ kinh doanh tránh sai sót, dưới đây là quy trình chi tiết gồm 4 giai đoạn quan trọng: kê khai ban đầu, điều chỉnh thuế khi doanh thu thay đổi, nộp thuế online và quy trình quyết toán cuối cùng.
Kê khai ban đầu khi thành lập
Khi hộ kinh doanh mới thành lập, cơ quan thuế sẽ yêu cầu nộp hồ sơ kê khai ban đầu để xác định doanh thu dự kiến và mức thuế khoán. Hồ sơ gồm:
- Tờ khai thuế ban đầu theo mẫu cơ quan thuế cung cấp.
- Bản sao giấy đăng ký hộ kinh doanh.
- CMND/CCCD của chủ hộ.
- Thông tin về quy mô cửa hàng, ngành nghề, mặt bằng kinh doanh, giờ hoạt động.
Cán bộ thuế tại địa phương (ví dụ: Cần Thơ, Hải Dương, Bình Thuận) thường đến khảo sát trực tiếp để đánh giá doanh thu ước tính. Sau đó, cơ quan thuế sẽ gửi “Thông báo nộp thuế lần đầu”, trong đó có mức thuế GTGT – TNCN theo khoán và lệ phí môn bài. Hộ kinh doanh phải đóng theo đúng thời hạn ghi trong thông báo.
Kê khai điều chỉnh khi doanh thu thay đổi
Trong quá trình kinh doanh, nếu doanh thu thực tế tăng hoặc giảm đáng kể so với mức khoán ban đầu, hộ kinh doanh phải kê khai điều chỉnh. Các trường hợp phải điều chỉnh gồm:
- Doanh thu tăng mạnh vào mùa lễ, mùa du lịch hoặc mở rộng quy mô.
- Thay đổi ngành nghề sang lĩnh vực có tỷ lệ thuế cao hơn.
- Số lượng khách vượt nhiều so với khảo sát ban đầu.
Hộ kinh doanh tại Long An, Đồng Nai thường bị mời lên để giải trình doanh thu nếu cơ quan thuế quan sát có biến động. Việc chủ động nộp hồ sơ điều chỉnh giúp tránh rủi ro bị ấn định thuế hoặc truy thu nhiều kỳ. Hồ sơ điều chỉnh gồm tờ khai doanh thu mới, bảng kê bán hàng hoặc sổ doanh thu hằng ngày.
Nộp thuế online qua eTax
Theo quy định mới, đa số hộ kinh doanh được khuyến khích (thậm chí bắt buộc tại một số nơi) nộp thuế online qua eTax để minh bạch hóa giao dịch. Quy trình gồm:
- Đăng nhập vào hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn.
- Tra cứu “Thông báo nộp thuế” của kỳ cần thanh toán.
- Kiểm tra kỹ: kỳ thuế, số tiền, hạn nộp.
- Chọn phương thức thanh toán qua ngân hàng liên kết.
- Xác nhận giao dịch và lưu biên lai điện tử.
Các tỉnh như Cần Thơ, Sóc Trăng, Hải Dương yêu cầu hộ kinh doanh xuất trình biên lai khi có chênh lệch dữ liệu hoặc cần xác nhận nộp thuế đúng hạn. Lưu biên lai là bước cực kỳ quan trọng để tránh rủi ro khi đối chiếu.
Quy trình quyết toán thuế của hộ kinh doanh
Cuối mỗi kỳ kiểm tra hoặc khi cơ quan thuế tiến hành rà soát, hộ kinh doanh phải thực hiện quyết toán thuế. Quy trình gồm:
- Nộp sổ doanh thu hằng ngày theo mẫu Thông tư 88/2021/TT-BTC.
- Xuất trình hóa đơn đầu vào – đầu ra.
- Cung cấp bảng kê bán hàng theo ngày, tuần, tháng.
- Đối chiếu doanh thu thực tế với mức thuế khoán.
Cơ quan thuế sẽ đánh giá dựa trên quy mô, lượng khách, mặt bằng và doanh thu ghi nhận. Nếu hồ sơ minh bạch và số liệu khớp, hộ kinh doanh sẽ giữ nguyên mức thuế khoán. Ngược lại, có thể bị truy thu 1–3 năm, điều chỉnh thuế cao hơn hoặc phạt hành chính.
Các lỗi thường gặp theo quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Trong quá trình vận hành, rất nhiều hộ kinh doanh thường mắc phải các lỗi kế toán phổ biến do thiếu kinh nghiệm, hiểu sai quy định hoặc không kịp cập nhật nghị định mới liên quan đến thuế và sổ sách. Những lỗi này không chỉ gây khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế mà còn dẫn đến rủi ro bị phạt, truy thu hoặc ấn định thuế cao hơn thực tế. Theo các nghị định mới và hướng dẫn của cơ quan thuế, hộ kinh doanh — dù là hộ khoán hay kê khai — đều phải bảo đảm việc ghi nhận doanh thu, lập sổ sách và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Việc bỏ sót một trong những yêu cầu này đều có thể xem là vi phạm hành chính. Nội dung dưới đây tổng hợp các lỗi phổ biến nhất mà hộ kinh doanh thường gặp phải, giúp chủ hộ nhận diện sớm và có phương án khắc phục kịp thời nhằm bảo vệ quyền lợi và tuân thủ pháp luật.
Không lưu trữ chứng từ đầy đủ
Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất là không lưu trữ đầy đủ chứng từ mua vào, bán ra, phiếu thu – chi, hợp đồng hoặc hóa đơn. Nhiều hộ kinh doanh chỉ tập trung hoạt động hằng ngày mà quên mất trách nhiệm lưu giữ giấy tờ trong tối thiểu 5–10 năm theo quy định. Khi cơ quan thuế kiểm tra mà thiếu chứng từ, hộ dễ bị ấn định chi phí, bác bỏ các khoản hợp lý, dẫn đến tăng số thuế phải nộp. Đặc biệt với hộ kê khai thuế, việc thiếu chứng từ còn ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và thuế GTGT.
Không ghi chép doanh thu hằng ngày
Theo quy định mới, hộ kinh doanh phải ghi nhận doanh thu hằng ngày vào sổ theo dõi, ngay cả khi doanh thu không phát sinh. Tuy nhiên, nhiều hộ lại ghi chép theo tuần hoặc theo tháng, khiến số liệu không khớp thực tế. Khi đối chiếu dữ liệu thanh toán, giao dịch ngân hàng hoặc hóa đơn, cơ quan thuế có thể kết luận hộ kê khai thiếu doanh thu và yêu cầu truy thu. Ghi chép đúng ngày là cách duy nhất bảo đảm tính minh bạch và tránh sai lệch khi giải trình.
Không theo dõi hóa đơn điện tử lẻ
Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh thường quên việc tổng hợp và lưu lại hóa đơn lẻ. Đây là lỗi phổ biến ở các ngành như ăn uống, dịch vụ, bán lẻ và thương mại nhỏ. Không theo dõi hóa đơn dẫn đến mất dữ liệu, sai lệch doanh thu và khó đối chiếu khi cơ quan thuế tra cứu trên hệ thống. Hộ cần lưu file XML, PDF và sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.
Không cập nhật mức thuế khoán mới
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, mức thuế được cơ quan thuế điều chỉnh hằng năm dựa trên doanh thu thực tế. Nhiều hộ chủ quan, không nắm mức thuế mới trong thông báo đầu năm dẫn đến nộp thiếu hoặc thừa. Khi cơ quan thuế rà soát lại, hộ có thể bị truy thu hoặc phải điều chỉnh bổ sung. Việc cập nhật kịp thời thông báo thuế khoán giúp hộ chủ động chi phí và tránh rủi ro vi phạm.
Sai sót trong nộp thuế môn bài – thuế khoán
Sai sót thường gặp gồm: nộp sai hạn, nộp thiếu bậc thuế, khai sai thông tin doanh thu hoặc nhầm lẫn giữa mức môn bài của hộ mới thành lập và hộ hoạt động lâu năm. Thuế môn bài là khoản cố định nhưng vẫn có mức phạt nếu chậm hoặc kê khai sai. Thuế khoán càng dễ sai vì phụ thuộc vào doanh thu thực tế từng ngành nghề. Hộ kinh doanh cần kiểm tra kỹ thông báo thuế, đối chiếu ngành nghề đăng ký và nộp đúng thời hạn để tránh bị xử phạt hoặc ấn định thuế cao hơn.
Cách tối ưu sổ sách – thuế theo nghị định mới
Việc tối ưu sổ sách và thuế theo các nghị định mới là yêu cầu bắt buộc đối với hộ kinh doanh trong bối cảnh cơ quan thuế đang áp dụng nhiều biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn, đặc biệt tại các tỉnh thành có hoạt động thương mại – dịch vụ lớn như TP. Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Bình Dương, Đà Nẵng, Hải Phòng và Hà Nội. Những quy định mới về hóa đơn điện tử, quản lý doanh thu theo thời gian thực và rà soát dữ liệu bán hàng khiến hộ kinh doanh cần tổ chức lại sổ sách theo hướng khoa học, minh bạch và dễ đối chiếu. Nhiều hộ kinh doanh trước đây chỉ ghi chép đơn giản hoặc ghi sổ tay thì nay buộc phải xây dựng hệ thống dữ liệu đầy đủ hơn, đặc biệt với nhóm ngành ăn uống, bán lẻ, tiệm tóc, giặt sấy, spa, vật liệu xây dựng và thương mại tổng hợp.
Nghị định mới cũng quy định rõ trách nhiệm về lưu trữ chứng từ, cập nhật doanh thu và đối chiếu thuế khoán theo từng kỳ. Cơ quan thuế tại nhiều địa phương hiện áp dụng kiểm tra thực địa, khảo sát doanh thu, yêu cầu cung cấp dữ liệu bán hàng và sổ sách để đối chiếu với mức thuế khoán. Do đó, hộ kinh doanh muốn tối ưu thuế một cách hợp lệ cần xây dựng bộ sổ sách đầy đủ gồm: sổ doanh thu, sổ chi phí, bảng kê bán hàng, sổ theo dõi hóa đơn và chứng từ mua vào.
Việc tối ưu sổ sách – thuế không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị phạt mà còn giúp chứng minh mức doanh thu thực tế khi xin điều chỉnh thuế khoán, hỗ trợ vay vốn ngân hàng và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng giai đoạn. Bốn giải pháp phổ biến và dễ áp dụng nhất cho hộ kinh doanh hiện nay bao gồm: thiết lập hệ thống sổ Excel chuẩn, sử dụng phần mềm POS để đồng bộ doanh thu, kết hợp dịch vụ kế toán khi cần thiết và áp dụng các mẹo giảm thuế khoán hợp lệ theo quy định pháp luật.
Thiết lập hệ thống sổ đơn giản – bản Excel chuẩn
Thiết lập hệ thống sổ Excel chuẩn là cách đơn giản nhất dành cho hộ kinh doanh nhỏ, đặc biệt phù hợp tại các tỉnh thành có nhiều mô hình buôn bán nhỏ lẻ như Đồng Tháp, Hậu Giang, An Giang, Quảng Ngãi hoặc Lâm Đồng. Bộ sổ Excel chuẩn thường gồm: sổ theo dõi doanh thu ngày, sổ chi phí mua hàng – nguyên liệu, bảng kê hóa đơn đầu ra – đầu vào và bảng tổng hợp doanh thu tháng. Việc ghi chép rõ ràng theo từng ngày giúp chủ hộ dễ theo dõi dòng tiền, đồng thời khi cơ quan thuế khảo sát hoặc yêu cầu cung cấp dữ liệu, hộ kinh doanh có thể xuất ngay báo cáo theo đúng định dạng. Mẫu Excel chuẩn còn giúp hạn chế sai sót, tránh bỏ sót doanh thu, đặc biệt hiệu quả với quán ăn nhỏ, tiệm tạp hóa, cửa hàng thời trang, quán cà phê hoặc dịch vụ sửa chữa dân dụng.
Áp dụng phần mềm POS – đồng bộ doanh thu
Áp dụng phần mềm POS là giải pháp tối ưu cho các hộ kinh doanh có tần suất giao dịch cao như quán cà phê, quán ăn, cửa hàng trái cây, siêu thị mini, tiệm bánh hoặc cửa hàng mỹ phẩm. Với POS, mọi giao dịch bán hàng được ghi nhận tự động, tránh tình trạng ghi sót hoặc nhầm lẫn doanh thu theo ca. Các địa phương như TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đà Nẵng và Cần Thơ đang khuyến khích mạnh mẽ hộ kinh doanh sử dụng POS để chuẩn hóa dữ liệu, vì POS có khả năng kết nối với phần mềm kế toán hoặc xuất file Excel để đối chiếu ngay với cơ quan thuế. Khi doanh thu được đồng bộ theo thời gian thực, hộ kinh doanh dễ dàng chứng minh mức doanh thu thực tế khi xin giảm thuế khoán hoặc giải trình số liệu. Đây là bước quan trọng giúp tối ưu thuế theo đúng quy định mà không lo rủi ro bị phạt sai sót doanh thu.
Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh – khi nào nên sử dụng
Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh nên được sử dụng khi chủ hộ không có thời gian tự lập sổ sách, không am hiểu thuế hoặc hoạt động tại các khu vực có cơ quan thuế giám sát chặt như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng hay Đắk Lắk. Kế toán chuyên nghiệp sẽ rà soát số liệu doanh thu – chi phí, lập sổ sách theo đúng chuẩn cơ quan thuế yêu cầu, hỗ trợ kê khai thuế đúng hạn và chuẩn bị hồ sơ khi có đợt kiểm tra thực tế. Đặc biệt, hộ kinh doanh có nhiều nguồn doanh thu hoặc bán hàng qua nhiều nền tảng (offline – online – sàn thương mại điện tử) nên dùng dịch vụ kế toán để tránh sai sót khi tổng hợp số liệu. Điều này giúp chủ hộ giảm rủi ro về thuế, đồng thời duy trì hệ thống sổ sách rõ ràng – minh bạch, phù hợp với các nghị định mới về quản lý hộ kinh doanh.
Mẹo giảm thuế khoán hợp lệ theo quy định
Giảm thuế khoán hợp lệ là nhu cầu của hầu hết hộ kinh doanh, đặc biệt tại các khu vực bị kiểm tra doanh thu thường xuyên như Cần Thơ, Khánh Hòa, Nghệ An, Bình Thuận hoặc Thanh Hóa. Một trong những mẹo hợp lệ là ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế từng ngày, có sổ chi phí đi kèm để chứng minh biến động lợi nhuận theo mùa. Hộ kinh doanh có thể đề nghị cơ quan thuế khảo sát lại thực tế kinh doanh nếu doanh thu giảm do dịch bệnh, cạnh tranh hoặc thay đổi vị trí kinh doanh. Ngoài ra, việc dùng POS để minh chứng doanh thu, lưu giữ hóa đơn mua nguyên liệu, và lập bảng kê chi phí cũng giúp hộ kinh doanh chứng minh mức doanh thu thấp hơn, qua đó điều chỉnh mức thuế khoán xuống mức phù hợp. Đây là các giải pháp hợp lệ, được quy định rõ và không vi phạm pháp luật.