Cách tính thuế thu nhập cá nhân cho hộ kinh doanh là vấn đề mà rất nhiều hộ cá thể, hộ kinh doanh dịch vụ và hộ bán hàng online quan tâm khi bước vào giai đoạn kê khai thuế. Việc hiểu đúng công thức tính thuế TNCN sẽ giúp chủ hộ tránh rủi ro nộp thiếu, bị truy thu hoặc bị phạt trong quá trình thanh – kiểm tra thuế. Tùy theo từng ngành nghề và mức doanh thu, tỷ lệ thuế TNCN có sự thay đổi tương ứng với quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC. Điều này đòi hỏi hộ kinh doanh phải cập nhật kịp thời để áp dụng chính xác. Bài viết này không chỉ cung cấp công thức tính thuế mà còn đưa ra ví dụ minh họa thực tế theo từng ngành và từng địa phương. Nhờ đó, hộ kinh doanh có thể biết và tự tính được mức TNCN phải nộp mỗi tháng hoặc mỗi năm. Ngoài ra, bài viết cũng chỉ ra các lỗi thường gặp khi tính thuế TNCN và cách phòng tránh. Đây là tài liệu hướng dẫn cần thiết cho mọi hộ kinh doanh đang hoạt động.
Tổng quan về thuế thu nhập cá nhân cho hộ kinh doanh
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là loại thuế bắt buộc mà hầu hết hộ buôn bán, dịch vụ, sản xuất tại Việt Nam—bao gồm cả các địa bàn phát triển mạnh về du lịch và thương mại như Bình Thuận—đều phải nộp khi đạt ngưỡng doanh thu theo quy định. Khác với người làm công ăn lương, thuế TNCN của hộ kinh doanh được tính theo phương pháp khoán hoặc phương pháp kê khai, tùy mô hình và quy mô hoạt động.
Tại Bình Thuận, các nhóm hộ kinh doanh phổ biến như: hộ cho thuê phòng, hộ kinh doanh ăn uống, dịch vụ lưu trú, bán lẻ đặc sản, du lịch trải nghiệm, vận tải, xây dựng nhỏ lẻ… thường thuộc diện nộp thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu. Do đó, hiểu rõ quy định về thuế TNCN, cách xác định doanh thu chịu thuế và những trường hợp miễn giảm là điều cực kỳ quan trọng để hộ kinh doanh tránh rủi ro bị truy thu hoặc khai sai dẫn đến xử phạt.
Dưới đây là phần tổng hợp chi tiết, dễ hiểu và bám sát thực tế áp dụng tại các Chi cục Thuế ở Bình Thuận như Phan Thiết, La Gi, Hàm Thuận Bắc… giúp hộ kinh doanh nắm vững luật và vận dụng đúng.
Thuế TNCN áp dụng theo quy định nào?
Thuế TNCN đối với hộ kinh doanh được quy định chủ yếu tại:
- Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính – văn bản quan trọng nhất quy định rõ phương pháp tính thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Theo đó, hộ kinh doanh thuộc một trong ba phương pháp tính thuế:
- Khoán: Áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, ổn định, do cơ quan thuế ấn định mức doanh thu và mức thuế phải nộp.
- Khai theo từng lần phát sinh: Áp dụng cho khởi nghiệp theo mùa vụ, hộ kinh doanh không thường xuyên, như bán hàng hội chợ, xây dựng từng công trình nhỏ.
- Kế toán đầy đủ (theo sổ sách): Áp dụng cho hộ quy mô lớn, tự xác định doanh thu – chi phí – lợi nhuận.
Đặc biệt, cơ quan thuế Bình Thuận thường kiểm tra sát sao mức doanh thu ước tính, nhất là các hộ có ngành nghề dịch vụ du lịch, lưu trú và ăn uống—những ngành có xu hướng ghi doanh thu thấp hơn thực tế. Vì vậy, việc hiểu rõ quy định ngay từ đầu giúp hộ kinh doanh tránh tranh chấp khi cơ quan thuế ấn định khoán.
Đối tượng phải nộp thuế TNCN – ai được miễn?
Không phải hộ kinh doanh nào cũng phải nộp thuế TNCN. Theo quy định:
- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống được miễn thuế TNCN.
Điều này có nghĩa là dù hộ có thực hiện nhiều ngành nghề, chỉ cần tổng doanh thu chịu thuế không vượt 100 triệu đồng/năm thì không phải nộp TNCN.
Đối tượng phải nộp thuế gồm:
- Hộ kinh doanh buôn bán hàng hóa, dịch vụ, sản xuất… có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.
- Cá nhân cho thuê nhà, cho thuê mặt bằng, xe ô tô, máy móc… với doanh thu từ 100 triệu/năm trở lên.
- Cá nhân làm dịch vụ thời vụ nhưng có doanh thu cao và hoạt động lặp lại thường xuyên.
Một số trường hợp được miễn thuế đặc biệt, gồm:
- Hộ kinh doanh đang tạm ngừng hoạt động và đã thông báo với Chi cục Thuế Bình Thuận.
- Hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng bởi thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh và được xác nhận hỗ trợ giảm thuế.
Việc xác định đúng diện miễn hay không miễn rất quan trọng, vì cơ quan thuế Bình Thuận thường rà soát dữ liệu ngân hàng, hóa đơn điện tử, hợp đồng cho thuê để đánh giá lại doanh thu thực tế.
Doanh thu chịu thuế và doanh thu không chịu thuế
Doanh thu chịu thuế của hộ kinh doanh bao gồm toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ, tiền cho thuê tài sản, phụ thu, phụ trội mà hộ được hưởng—dù đã thu hay chưa thu tiền.
Ví dụ tại Bình Thuận:
- Hộ kinh doanh ăn uống ở Phan Thiết: toàn bộ tiền bán hàng mỗi ngày đều là doanh thu chịu thuế.
- Hộ cho thuê phòng du lịch ở Mũi Né: doanh thu gồm giá phòng + phụ thu thêm người + tiền giặt ủi.
- Hộ vận tải ở La Gi: doanh thu gồm cước vận chuyển + phụ phí bốc xếp.
Doanh thu không chịu thuế gồm:
- Tiền bồi thường, tiền thưởng không liên quan đến bán hàng.
- Doanh thu của hoạt động được miễn thuế theo chính sách nhà nước.
- Các khoản thu hộ, chi hộ không phải là khoản thu của hộ kinh doanh.
Việc tách đúng doanh thu chịu thuế và không chịu thuế giúp hộ tính thuế chính xác và tránh bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế.
Ảnh hưởng của ngành nghề đến thuế TNCN
Thuế TNCN của hộ kinh doanh được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, và tỷ lệ này phụ thuộc trực tiếp vào ngành nghề kinh doanh.
Một số tỷ lệ phổ biến áp dụng tại Bình Thuận:
- Bán hàng hóa: 0,5%
- Dịch vụ: 2%
- Dịch vụ – xây dựng không bao thầu vật liệu: 2%
- Xây dựng có bao thầu vật liệu: 1%
- Cho thuê tài sản (nhà, xe, máy móc…): 5%
Điều này dẫn đến hai ảnh hưởng lớn:
- Ngành dịch vụ tại Bình Thuận (du lịch, lưu trú, ăn uống) thường chịu thuế cao hơn do tỷ lệ 2%. Nếu doanh thu mùa du lịch tăng mạnh, thuế TNCN sẽ tăng tương ứng.
- Ngành bán hàng hóa (siêu thị mini, cửa hàng đặc sản, tạp hóa) chịu thuế thấp hơn, nên mức thuế thường “dễ chịu” hơn dù doanh thu lớn.
Hộ kinh doanh cần xác định đúng ngành nghề đăng ký và ngành nghề thực tế để áp dụng đúng tỷ lệ thuế. Trường hợp kinh doanh nhiều ngành, cơ quan thuế sẽ tách tỷ lệ khác nhau cho từng mảng doanh thu.
Cách xác định doanh thu tính thuế cho hộ kinh doanh tại Bình Thuận
Đối với hộ kinh doanh tại Bình Thuận (Phan Thiết, La Gi, Tuy Phong, Hàm Thuận Bắc, Hàm Thuận Nam…), doanh thu tính thuế là “gốc” để cơ quan thuế xác định số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp. Nếu hiểu sai cách xác định doanh thu, hộ rất dễ rơi vào hai thái cực: hoặc là kê khai thấp, bị cơ quan thuế ấn định và truy thu; hoặc là khai quá cao, tự làm khó mình, đóng thuế nhiều hơn thực tế. Hiện nay, hộ kinh doanh trên địa bàn tỉnh chủ yếu rơi vào 4 nhóm: hộ nộp theo phương pháp khoán; hộ kê khai theo doanh thu thực tế (quy mô lớn, có sổ sách); hộ kinh doanh theo mùa vụ; và hộ bán hàng online – thương mại điện tử – COD. Mỗi nhóm sẽ có cách xác định doanh thu tính thuế khác nhau, nhưng đều xoay quanh nguyên tắc cơ bản: doanh thu tính thuế là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ mà hộ thực tế thu được, chưa trừ chi phí.
Dưới đây là cách hiểu dễ áp dụng cho từng trường hợp, giúp hộ kinh doanh tại Bình Thuận chủ động làm việc với Chi cục Thuế và hạn chế rủi ro bị ấn định doanh thu quá cao.
Doanh thu theo khoán – cách xác định
Đây là hình thức phổ biến với các hộ kinh doanh nhỏ tại Bình Thuận như quán ăn, tạp hóa, quán cà phê, dịch vụ nhỏ lẻ… Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào:
- Quy mô mặt bằng, vị trí tại Phan Thiết, La Gi hay huyện;
- Giá bán bình quân;
- Lượng khách ước tính theo ngày/tháng;
- Thực tế kinh doanh các năm trước;
- So sánh với các hộ tương tự cùng khu vực.
Từ đó, cơ quan thuế “khoán” một mức doanh thu/tháng hoặc/năm. Hộ có trách nhiệm phản hồi, giải trình nếu thấy mức khoán quá cao so với thực tế (đưa ra sổ ghi chép, hóa đơn đầu vào, các bằng chứng về tình hình kinh doanh). Doanh thu tính thuế chính là mức doanh thu khoán mà hai bên đã thống nhất. Nếu hộ phát sinh doanh thu cao hơn nhiều (mở rộng quy mô, tăng lượng khách…) mà không báo, khi bị phát hiện cơ quan thuế có quyền điều chỉnh khoán và truy thu thuế.
Doanh thu kê khai theo thực tế – áp dụng cho hộ lớn
Những hộ kinh doanh lớn tại Bình Thuận, như nhà hàng tiệc cưới, cơ sở sản xuất, chuỗi cửa hàng, dịch vụ lưu trú quy mô lớn… thường được yêu cầu hoặc tự nguyện chuyển sang hình thức kê khai theo doanh thu thực tế. Khi đó, doanh thu tính thuế được xác định dựa trên:
- Hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng;
- Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê dịch vụ;
- Sao kê ngân hàng, chứng từ thanh toán;
- Sổ sách bán hàng, phần mềm quản lý.
Doanh thu tính thuế là tổng số tiền bán hàng, dịch vụ phát sinh trong kỳ kê khai, không trừ chi phí, chiết khấu đã thỏa thuận (trừ khi điều chỉnh trên hóa đơn). Ưu điểm của phương pháp này là linh hoạt, phản ánh sát thực tế, thuận lợi cho hộ khi cần mở rộng quy mô, xin cấp tín dụng ngân hàng hoặc chuyển đổi lên doanh nghiệp sau này.
Doanh thu mùa vụ – quy đổi theo năm
Tại Bình Thuận có rất nhiều hộ kinh doanh mang tính mùa vụ: hộ bán hải sản du lịch mùa hè, dịch vụ tại các điểm tham quan, dịch vụ cho thuê dù – ghế trên bãi biển, hộ bán đặc sản phục vụ cao điểm khách du lịch… Những hộ này có thể chỉ kinh doanh vài tháng/năm nhưng doanh thu rất cao trong mùa.
Khi xác định doanh thu tính thuế, cơ quan thuế thường:
- Tính doanh thu khoán hoặc doanh thu kê khai trong thời gian thực tế kinh doanh;
- Sau đó quy đổi bình quân theo năm để xác định nghĩa vụ thuế cả năm hoặc cả mùa.
Ví dụ, hộ chỉ kinh doanh 4 tháng mùa du lịch, doanh thu khoán 80 triệu/tháng, thì doanh thu tính thuế mùa vụ là 320 triệu cho cả đợt. Hộ cần thông báo rõ thời gian bắt đầu và kết thúc kinh doanh mùa vụ cho Chi cục Thuế tại địa phương để được xác định doanh thu và thuế phù hợp, tránh bị hiểu là kinh doanh cả năm.
Doanh thu bán hàng online – TMĐT – COD
Nhiều hộ kinh doanh tại Bình Thuận bán hàng qua Facebook, Zalo, sàn TMĐT, ship COD đi các tỉnh. Không ít người nghĩ “bán online thì khó bị phát hiện”, nhưng thực tế dữ liệu thanh toán qua ví điện tử, tài khoản ngân hàng, đơn vị vận chuyển… ngày càng được đối chiếu chặt hơn.
Với hộ bán hàng online, doanh thu tính thuế bao gồm:
- Toàn bộ tiền hàng thu từ khách qua chuyển khoản, ví điện tử;
- Tiền thu hộ COD từ đơn vị vận chuyển;
- Các khoản phụ thu, phí ship nếu hộ thu hộ.
Để tránh bị ấn định doanh thu, hộ nên:
- Ghi chép hoặc xuất file doanh số theo ngày/tháng;
- Lập hóa đơn điện tử cho những đơn hàng thuộc diện phải xuất hóa đơn;
- Sử dụng chung một tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh, tránh lẫn với chi tiêu cá nhân.
Khi có số liệu rõ ràng, hộ kinh doanh online tại Bình Thuận sẽ dễ giải trình và làm việc với cơ quan thuế, đồng thời xây dựng nền tảng tài chính minh bạch nếu sau này muốn mở cửa hàng, kho lớn hoặc thành lập doanh nghiệp.
Bảng thuế suất TNCN theo từng lĩnh vực
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo phương pháp khoán, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thường được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu tùy theo lĩnh vực hoạt động. Việc nắm rõ bảng thuế suất giúp bạn chủ động dự tính số thuế phải nộp, không bị “bỡ ngỡ” khi cơ quan thuế địa phương ấn định hoặc điều chỉnh mức khoán. Ở nhiều quận/huyện, cán bộ thuế sẽ căn cứ vào ngành nghề trên giấy đăng ký kinh doanh, mặt bằng, quy mô, lượng khách… rồi áp dụng mức tỷ lệ TNCN khác nhau cho từng nhóm: phân phối hàng hóa, dịch vụ, vận tải – xây dựng, ăn uống – lưu trú – làm đẹp…
Khi hiểu rõ từng mức 0,5%, 1%, 1,5%, 2%, hộ kinh doanh tại địa phương có thể: ước tính nghĩa vụ thuế ngay khi lập kế hoạch mở cửa hàng; so sánh xem mức khoán hiện tại có hợp lý với doanh thu thực tế hay không; đồng thời cân nhắc việc mở rộng ngành nghề, thêm dịch vụ nhưng vẫn kiểm soát được chi phí thuế.
Thuế suất TNCN 0,5% – nhóm phân phối hàng hóa
Nhóm phân phối hàng hóa thường bao gồm: cửa hàng tạp hóa, đại lý gạo, đại lý nước giải khát, nhà phân phối hàng tiêu dùng, cửa hàng vật liệu xây dựng nhỏ, đại lý phân bón – thức ăn chăn nuôi… tại địa phương. Đặc trưng của nhóm này là doanh thu lớn nhưng biên lợi nhuận không quá cao, chủ yếu “ăn chênh lệch” giữa giá nhập và giá bán, lại phải cạnh tranh gay gắt về giá với các cửa hàng xung quanh.
Vì vậy, thuế suất TNCN ở mức 0,5% trên doanh thu được xem là phù hợp với bản chất “bán buôn – bán lẻ số lượng lớn, lợi nhuận mỏng”. Ví dụ, nếu một năm doanh thu hàng hóa của hộ kinh doanh khoảng 1 tỷ đồng, thì phần TNCN tính theo tỷ lệ 0,5% khoảng 5 triệu đồng/năm, chưa tính các sắc thuế khác. Khi làm việc với Chi cục Thuế địa phương, việc chứng minh bạn thực sự thuộc nhóm phân phối hàng hóa (hợp đồng, hóa đơn đầu vào, mặt bằng kho bãi…) là rất quan trọng, tránh bị xếp nhầm sang nhóm dịch vụ có tỷ lệ TNCN cao hơn.
Thuế suất TNCN 1% – nhóm dịch vụ khác
Nhóm dịch vụ khác thường áp dụng cho những ngành không thuộc vận tải, xây dựng, ăn uống, lưu trú, làm đẹp, ví dụ: dịch vụ giặt ủi nhỏ lẻ, sửa chữa thiết bị gia dụng, photocopy, in ấn, vệ sinh công trình, chăm sóc cây cảnh, dịch vụ trông giữ xe… tại địa phương. Đặc điểm chung là không cần vốn hàng tồn kho lớn, chủ yếu dựa vào công sức, tay nghề và một số máy móc cơ bản.
Với mức thuế suất TNCN 1% trên doanh thu, hộ kinh doanh cần tập thói quen ghi chép doanh thu thực tế, nhất là khi nhận các hợp đồng dịch vụ cho cơ quan, doanh nghiệp trong khu vực. Nếu doanh thu năm khoảng 500 triệu đồng, thì phần TNCN khoán khoảng 5 triệu đồng. Khi thương lượng với cơ quan thuế, bạn nên trình bày rõ mô hình hoạt động: chi phí nhân công, chi phí thuê mặt bằng tại địa phương, điện nước, hao mòn máy móc… để mức khoán được xác định sát với khả năng chịu đựng của hộ.
Thuế suất TNCN 1,5% – nhóm vận tải – xây dựng
Nhóm vận tải gồm: vận tải hàng hóa bằng xe tải, vận tải hành khách bằng xe hợp đồng, taxi truyền thống (nếu còn), xe du lịch phục vụ khách tham quan trong tỉnh… Nhóm xây dựng thường là các tổ đội xây dựng nhà dân, sửa chữa nhà cửa, cải tạo nội – ngoại thất. Hai lĩnh vực này thường có doanh thu tương đối cao và biên lợi nhuận khá tốt nếu tổ chức tốt chi phí.
Do tính chất đó, thuế suất TNCN 1,5% trên doanh thu thường được áp dụng. Ví dụ, đội xây dựng nhận công trình cả năm với tổng giá trị hợp đồng khoảng 800 triệu đồng, thì phần TNCN theo tỷ lệ 1,5% vào khoảng 12 triệu đồng. Ở địa phương, cán bộ thuế thường rất quan tâm đến hợp đồng xây dựng, hợp đồng vận chuyển, chứng từ thanh toán, vì các ngành này hay phát sinh “nhảy doanh thu” theo mùa. Hộ nên lưu đầy đủ để khi cơ quan thuế rà soát, có cơ sở chứng minh doanh thu từng giai đoạn, tránh bị ấn định quá cao so với thực tế.
Thuế suất TNCN 2% – nhóm ăn uống – lưu trú – làm đẹp
Nhóm ăn uống – lưu trú – làm đẹp gồm: quán ăn, quán nhậu, quán cà phê, trà sữa, homestay, nhà nghỉ, phòng trọ dịch vụ, spa, salon tóc, nail… – vốn rất phổ biến tại các tuyến phố trung tâm, khu du lịch, khu công nghiệp ở địa phương. Điểm chung là biên lợi nhuận trên doanh thu thường khá cao, đặc biệt tại các vị trí đắc địa, lượng khách ổn định hoặc tăng mạnh vào mùa cao điểm.
Vì vậy, cơ quan thuế thường áp dụng thuế suất TNCN 2% trên doanh thu đối với nhóm này. Chẳng hạn, một quán cà phê doanh thu bình quân 150 triệu/tháng (1,8 tỷ/năm), thì phần TNCN tính theo tỷ lệ 2% vào khoảng 36 triệu/năm. Để tránh bị khoán quá cao, chủ quán nên chủ động quản lý doanh thu bằng phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử, sổ tay ghi chép; đồng thời giải trình rõ chi phí thực tế: thuê mặt bằng, nhân viên, nguyên liệu, điện nước tại địa phương. Khi có số liệu minh bạch, việc thương lượng mức khoán hợp lý với Chi cục Thuế sẽ thuận lợi hơn, giúp hộ kinh doanh yên tâm phát triển lâu dài.
Cách tính thuế TNCN theo phương pháp khoán
Thuế TNCN theo phương pháp khoán là cách cơ quan thuế ấn định số thuế phải nộp dựa trên doanh thu ước tính của hộ kinh doanh, áp dụng cho các hộ hoạt động ổn định tại một địa điểm, doanh thu tương đối rõ ràng nhưng không đủ điều kiện hoặc không muốn kê khai theo tháng/quý. Mức thuế khoán được xác định hằng năm, công khai tại Chi cục Thuế và thường được điều chỉnh dựa trên sự thay đổi về quy mô kinh doanh, vị trí địa lý, mặt hàng, số lượng lao động, và tình hình kinh doanh thực tế của từng hộ.
Tại các địa phương đông dân cư và hoạt động thương mại tấp nập như Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Đà Nẵng, việc xác định thuế khoán thường bám sát thị trường hơn, do cơ quan thuế khảo sát trực tiếp, ghi nhận lượng khách, giá bán trung bình. Vì vậy, hộ hoạt động tại mặt phố lớn, khu ẩm thực, chợ truyền thống hoặc tuyến du lịch thường có mức khoán cao hơn so với hộ ở ngõ nhỏ hoặc vùng nông thôn.
Việc hiểu đúng cách tính thuế TNCN khoán giúp hộ chủ động chuẩn bị tài chính, tránh lo lắng khi cơ quan thuế điều chỉnh mức khoán. Đồng thời, hộ cũng biết thời điểm nào có thể yêu cầu giảm khoán hoặc lý do cơ quan thuế tăng khoán, để bảo vệ quyền lợi và tránh tình trạng “khoán cao bất hợp lý”.
Công thức tính thuế TNCN khoán
Cơ quan thuế áp dụng công thức chuẩn sau để tính thuế TNCN khoán:
Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu khoán x Tỷ lệ % thuế TNCN theo ngành
Trong đó:
- Doanh thu khoán: mức doanh thu do cơ quan thuế xác định sau khảo sát.
- Tỷ lệ thuế TNCN: phụ thuộc từng ngành nghề, ví dụ:
- Dịch vụ: 2%
- Thương mại: 1%
- Sản xuất, xây dựng: 5%
Nếu hộ phát sinh doanh thu từ nhiều ngành, thuế TNCN được tính riêng từng ngành, sau đó cộng lại.
Ví dụ tính thuế theo từng ngành
Ví dụ 1 – Hộ bán hàng ăn tại Hà Nội (dịch vụ – tỷ lệ 2%)
Doanh thu khoán: 60 triệu/tháng
→ Thuế TNCN = 60.000.000 x 2% = 1.200.000 đồng/tháng
Ví dụ 2 – Hộ bán tạp hóa (thương mại – tỷ lệ 1%)
Doanh thu khoán: 80 triệu/tháng
→ Thuế TNCN = 80.000.000 x 1% = 800.000 đồng/tháng
Ví dụ 3 – Hộ sản xuất đồ gỗ (1.5%)
Doanh thu khoán: 100 triệu/tháng
→ Thuế TNCN = 100.000.000 x 1.5% = 1.500.000 đồng/tháng
Khi nào được giảm mức khoán?
Hộ được xem xét giảm mức khoán nếu:
- Doanh thu giảm mạnh do dịch bệnh, thiên tai, sửa chữa mặt bằng, tạm nghỉ kinh doanh.
- Chuyển địa điểm sang nơi ít khách hơn.
- Quy mô giảm: bỏ bớt bàn ghế, giảm lao động, thay đổi mặt hàng có doanh thu thấp hơn.
- Có hồ sơ chứng minh doanh thu thực tế thấp hơn mức cơ quan thuế ấn định.
Cơ quan thuế sẽ kiểm tra thực tế, đối chiếu dữ liệu đầu vào – đầu ra trước khi chấp nhận giảm.
Trường hợp bị tăng mức khoán
Hộ có thể bị tăng khoán nếu:
- Doanh thu thực tế cao hơn mức khoán: khách đông, mở rộng quy mô, bán thêm sản phẩm mới.
- Mở thêm chi nhánh hoặc thuê thêm mặt bằng liền kề.
- Dữ liệu từ hóa đơn điện tử, ngân hàng, sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển thể hiện doanh thu cao hơn.
- Phản ánh từ người dân, chính quyền địa phương hoặc kết quả khảo sát thực địa.
Trong các khu vực kinh doanh sầm uất như quận Hoàn Kiếm, Cầu Giấy, Thanh Xuân (Hà Nội), việc tăng mức khoán diễn ra thường xuyên do doanh thu thực tế của hộ tăng theo thị trường.
Cách tính thuế TNCN theo phương pháp kê khai
Phương pháp kê khai được áp dụng cho các cá nhân kinh doanh có quy mô doanh thu trung bình – lớn, hoạt động ổn định, có hóa đơn chứng từ đầu vào – đầu ra và có khả năng quản lý sổ sách theo tháng hoặc theo quý. Tại các địa phương kinh doanh sôi động như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, nhiều hộ/cá nhân kinh doanh buộc phải chuyển sang kê khai thuế TNCN theo doanh thu thực tế vì có phát sinh hợp đồng với doanh nghiệp, xuất hóa đơn điện tử thường xuyên hoặc doanh thu vượt ngưỡng áp dụng thuế khoán.
Khác với phương pháp khoán áp dụng mức thuế cố định theo năm, phương pháp kê khai yêu cầu cá nhân kinh doanh xác định doanh thu thật, chi phí hợp lý được trừ (nếu đủ điều kiện), tỷ lệ thuế theo ngành nghề và nộp tờ khai đúng kỳ theo quy định. Cách tính thuế TNCN theo phương pháp kê khai giúp phản ánh đúng thực tế kinh doanh, đặc biệt phù hợp với các ngành có biến động doanh thu lớn như dịch vụ ăn uống, logistics, thương mại điện tử, salon, vận tải, xây dựng, kinh doanh online hoặc các hộ kinh doanh có nhiều hợp đồng ngắn hạn trong năm.
Để chủ hộ kinh doanh tránh sai sót, dưới đây là hướng dẫn chi tiết bốn nội dung quan trọng: đối tượng phải kê khai, công thức tính, khấu trừ đầu vào, và ví dụ minh họa thực tế, giúp bạn dễ dàng hình dung và tự tính được số thuế TNCN phải nộp theo tháng hoặc theo quý.
Đối tượng phải kê khai TNCN theo tháng hoặc quý
Cá nhân/hộ kinh doanh thuộc diện phải kê khai thuế TNCN khi thuộc một trong các trường hợp sau:
- Có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, nhưng không thuộc diện khoán hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu chuyển sang kê khai.
- Có hợp đồng bán hàng – cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, tổ chức, phải xuất hóa đơn điện tử theo từng giao dịch.
- Có doanh thu biến động mạnh theo mùa, cơ quan thuế không thể ấn định khoán ổn định.
- Kinh doanh thương mại điện tử, sàn TMĐT, hoặc có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau cần kê khai tổng hợp.
- Tự nguyện đăng ký kê khai vì muốn được tính chi phí đầu vào hợp lệ để giảm số thuế phải nộp.
Hộ kinh doanh kê khai sẽ nộp tờ khai theo tháng hoặc theo quý, tùy mức doanh thu và lịch sử tuân thủ thuế.
Công thức tính TNCN theo doanh thu thực tế
Công thức chuẩn:
Thuế TNCN phải nộp = (Doanh thu thực tế – Chi phí được trừ hợp lệ) × Tỷ lệ thuế TNCN theo ngành nghề
Trong đó:
- Doanh thu thực tế: tổng tiền bán hàng, cung ứng dịch vụ trong kỳ có hóa đơn hoặc chứng từ.
- Chi phí được trừ: phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ mang tên hộ kinh doanh, phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh.
- Tỷ lệ thuế TNCN:
- Thương mại: 1%
- Dịch vụ: 2%
- Sản xuất, vận tải, xây dựng không bao thầu vật tư: 5%
Trường hợp doanh thu đa ngành nghề phải tách riêng để áp dụng đúng tỷ lệ.
Khấu trừ thuế đầu vào – điều kiện áp dụng
Hộ kinh doanh kê khai có thể được khấu trừ chi phí hợp lệ nhằm giảm số thuế phải nộp, nhưng phải đáp ứng đủ 3 điều kiện:
- Có hóa đơn hợp lệ: hóa đơn điện tử có mã, thông tin đúng hộ kinh doanh.
- Phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh: ví dụ chi phí nguyên liệu, hàng hóa, phí ship, vật tư, quảng cáo online, khấu hao tài sản.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Nếu không đủ điều kiện, khoản chi bị loại và hộ kinh doanh phải tính thuế trên doanh thu không trừ chi phí.
Ví dụ minh họa
Hộ kinh doanh dịch vụ tại Hà Nội có doanh thu tháng 1 như sau:
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: 000.000 đồng
- Chi phí hợp lệ có hóa đơn: 000.000 đồng
- Ngành nghề dịch vụ → tỷ lệ thuế TNCN = 2%
Cách tính:
Bước 1: Tính doanh thu tính thuế
→ 180.000.000 – 60.000.000 = 120.000.000
Bước 2: Tính thuế TNCN phải nộp
→ 120.000.000 × 2% = 2.400.000 đồng
Kết luận: Tháng này hộ kinh doanh phải nộp 2,4 triệu đồng tiền thuế TNCN theo phương pháp kê khai.
Những lỗi thường gặp khi tính thuế TNCN
Trong thực tế tư vấn và làm việc với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, lỗi về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) xảy ra rất thường xuyên, đặc biệt với những người tự kê khai hoặc giao hết cho kế toán nhưng không kiểm soát lại. Hậu quả không chỉ là bị truy thu thuế, mà còn có thể bị phạt chậm nộp, phạt khai sai, ảnh hưởng uy tín khi làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác sau này.
Bốn nhóm lỗi hay gặp nhất có thể kể đến: áp sai thuế suất ngành nghề, ghi nhận thiếu doanh thu, không có hoặc thiếu chứng từ chi phí hợp lệ dẫn đến bị loại chi phí khi quyết toán, và lúng túng, sai sót khi làm việc với cơ quan thuế (giải trình, bổ sung hồ sơ, phản hồi thông báo…). Phần lớn các lỗi này xuất phát từ việc không nắm rõ quy định thuế, không cập nhật thay đổi mới, hoặc chỉ nghe truyền miệng từ người quen, “kế toán tay ngang”, dẫn đến áp dụng sai cho trường hợp cụ thể của mình.
Rất nhiều hộ kinh doanh chủ quan cho rằng: “Mình nhỏ, doanh thu không bao nhiêu, chắc cơ quan thuế không kiểm tra đâu”. Nhưng khi phát sinh nhu cầu vay vốn ngân hàng, mua nhà, chứng minh thu nhập, chuyển nhượng, sang tên, giải thể…, cơ quan thuế rà soát lại thì những lỗi này lập tức “lộ diện”. Lúc đó, số tiền phải truy thu cộng với tiền phạt, tiền chậm nộp thường lớn hơn rất nhiều so với chi phí thuê tư vấn hoặc làm đúng ngay từ đầu.
Vì vậy, dù là hộ kinh doanh nhỏ, cá nhân kinh doanh online, chủ quán ăn, chủ cửa hàng, hay cá nhân có thu nhập từ cho thuê nhà, cho thuê mặt bằng… cũng nên hiểu rõ các lỗi TNCN thường gặp, biết cách kiểm tra lại hồ sơ kê khai, sổ sách, chứng từ. Nếu không tự tin, nên tìm đơn vị tư vấn hoặc dịch vụ kế toán uy tín tại địa phương để soát xét lại trước khi quyết toán, tránh để đến khi cơ quan thuế “gõ cửa” mới cuống cuồng xử lý.
Áp sai thuế suất ngành nghề
Lỗi cơ bản nhưng cực kỳ phổ biến là áp sai thuế suất cho ngành nghề kinh doanh. Mỗi lĩnh vực (thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, vận tải…) sẽ có tỷ lệ thuế TNCN khác nhau trên doanh thu. Nếu hộ kinh doanh đăng ký một đằng nhưng hoạt động thực tế một nẻo, hoặc mở rộng thêm ngành nghề nhưng không cập nhật, rất dễ tính thiếu hoặc thừa thuế. Trường hợp áp sai làm giảm số thuế phải nộp, khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ bị truy thu và phạt. Ngược lại, áp cao hơn thực tế thì hộ tự thiệt, đóng thuế nhiều hơn cần thiết mà không hay biết. Vì vậy, ngay từ đầu cần rà kỹ mã ngành, tính chất hoạt động, đối chiếu với hướng dẫn thuế suất để áp đúng.
Ghi nhận thiếu doanh thu
Một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thói quen không ghi chép đầy đủ doanh thu, đặc biệt là doanh thu tiền mặt, doanh thu bán lẻ, bán online, bán qua mạng xã hội. Họ chỉ ghi những phần “muốn thể hiện” với cơ quan thuế, phần còn lại xem như “ngoài sổ”. Tuy nhiên, doanh thu ngày nay rất dễ bị đối chiếu qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử, hợp đồng, dữ liệu hóa đơn, thậm chí là phản ánh từ khách hàng, đối tác. Nếu cơ quan thuế có căn cứ cho rằng doanh thu thực tế cao hơn số kê khai, hộ kinh doanh sẽ bị ấn định lại doanh thu, truy thu thuế TNCN và kèm theo các khoản phạt. Việc ghi nhận thiếu doanh thu tưởng là “tiết kiệm thuế”, nhưng lâu dài lại là rủi ro lớn nhất.
Không có chứng từ chi phí – bị tăng thuế
Nhiều cá nhân có thu nhập từ kinh doanh, cho thuê nhà, cho thuê tài sản… vẫn chi ra khá nhiều chi phí (sửa chữa, bảo trì, quảng cáo, nhân công…) nhưng không lưu giữ chứng từ hợp lệ: hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán. Khi quyết toán, cơ quan thuế chỉ chấp nhận chi phí có chứng từ, phần còn lại coi như không có, làm tăng thu nhập tính thuế TNCN. Hệ quả là số thuế phải nộp tăng mạnh trong khi thực tế người nộp thuế đã bỏ ra rất nhiều chi phí. Do đó, cần tập thói quen yêu cầu hóa đơn, hợp đồng rõ ràng, giữ lại đầy đủ, phân loại theo kỳ để khi cần quyết toán, giải trình có thể xuất trình ngay.
Lỗi khi làm việc với cơ quan thuế
Không ít người nộp thuế mắc lỗi không phải ở con số, mà ở giai đoạn làm việc với cơ quan thuế: chậm phản hồi thông báo, nộp hồ sơ bổ sung trễ, thiếu giấy tờ, giải trình không đúng trọng tâm, hoặc không đọc kỹ văn bản hướng dẫn. Có trường hợp vì tự ý lên giải trình, không chuẩn bị số liệu, không hiểu quy định nên trả lời mâu thuẫn, khiến cơ quan thuế đánh giá rủi ro cao hơn. Cũng có người vì ngại tiếp xúc mà bỏ qua thông báo, để quá hạn rồi bị phạt chậm nộp. Cách tốt nhất là: luôn đọc kỹ thông báo, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nếu không tự tin thì nên nhờ kế toán hoặc đơn vị tư vấn hỗ trợ soạn thảo công văn, giải trình rõ ràng, đúng luật, hạn chế tối đa rủi ro bị ấn định thêm thuế.
Cách tối ưu thuế và cách tính thuế thu nhập cá nhân cho hộ kinh doanh
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh, hộ cá thể thường được cơ quan thuế ấn định theo phương pháp khoán dựa trên doanh thu và ngành nghề. Nhiều hộ có tâm lý “thuế là phải chịu”, nhưng thực tế, nếu hiểu đúng quy định và biết cách quản lý hoạt động kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể tối ưu số thuế phải nộp một cách hợp pháp, vừa giảm gánh nặng chi phí, vừa tránh rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp.
Tối ưu thuế hợp pháp không phải là trốn thuế, giấu doanh thu, mà là:
- Ghi nhận đúng – đủ – có chứng từ,
- Chọn mã ngành phù hợp bản chất hoạt động,
- Kịp thời đề nghị điều chỉnh thuế khoán khi doanh thu thực tế giảm,
- Và tổ chức theo dõi doanh thu khoa học, để khi làm việc với cơ quan thuế có cơ sở giải trình rõ ràng.
Nếu hộ kinh doanh làm tốt bốn điểm sau, số thuế TNCN/TNCN khoán hàng năm sẽ phản ánh sát thực tế, không bị ấn định “quá tay”, đồng thời tạo được uy tín với cơ quan thuế, giúp việc kiểm tra, đối chiếu hồ sơ sau này dễ dàng, nhẹ nhàng hơn.
Lưu chứng từ – bảo vệ chi phí
Muốn tối ưu thuế hợp pháp, trước hết phải bảo vệ được chi phí. Hộ kinh doanh thường chủ quan, mua hàng, thuê dịch vụ không xin hóa đơn, chứng từ, dẫn tới khi cơ quan thuế kiểm tra không có cơ sở chứng minh lãi – lỗ, dễ bị xem là doanh thu cao, chi phí thấp.
Bạn nên:
- Thu thập và lưu trữ đầy đủ chứng từ đầu vào: hóa đơn mua hàng, chi phí thuê mặt bằng, điện nước, vận chuyển, marketing, nhân công (có ký nhận)…
- Lưu chứng từ theo tháng/quý, kèm ghi chú mục đích chi: mua hàng A, phí ship đơn lẻ, sửa chữa thiết bị, v.v.
- Sử dụng file Excel hoặc sổ tay để ghi nhanh chi phí, gắn với số chứng từ tương ứng.
Khi cần giải trình, bạn có thể trình bày: doanh thu tuy cao nhưng chi phí cũng lớn, lợi nhuận thực tế không lớn như cơ quan thuế “ước”, từ đó có cơ sở đề nghị xem xét lại mức khoán.
Điều chỉnh thuế khoán khi doanh thu giảm
Thuế khoán thường được ấn định cho cả năm. Tuy nhiên, nếu trong năm doanh thu giảm mạnh, nghỉ bán dài ngày, chuyển địa điểm, thu hẹp quy mô… thì hộ kinh doanh có quyền đề nghị điều chỉnh lại mức khoán cho phù hợp.
Để làm được điều này, bạn nên:
- Ghi chép doanh thu thực tế hàng ngày/tháng, để chứng minh việc suy giảm.
- Lưu các tài liệu chứng minh: hợp đồng trả mặt bằng, thông báo tạm ngừng kinh doanh, hình ảnh cửa hàng đóng cửa, đơn hàng giảm…
- Làm đơn đề nghị điều chỉnh thuế khoán, nêu rõ lý do, thời điểm doanh thu giảm, gửi cơ quan thuế quản lý.
Nếu có số liệu và chứng cứ rõ ràng, cơ quan thuế thường xem xét giảm mức khoán, kéo theo giảm số thuế TNCN phải nộp – đây là cách tối ưu thuế rất “sạch” và đúng luật mà nhiều hộ chưa tận dụng.
Chọn ngành nghề phù hợp khi đăng ký kinh doanh
Mức thuế khoán phụ thuộc lớn vào mã ngành nghề và tỷ lệ thu thuế áp dụng cho ngành đó. Nếu ngay từ đầu bạn đăng ký ngành nghề không sát thực tế (ví dụ: đăng ký ngành có tỷ lệ thuế cao hơn), thì khả năng phải chịu mức khoán “cao hơn cần thiết” là rất lớn.
Khi đăng ký hộ kinh doanh, nên:
- Tra cứu, nhờ tư vấn để chọn mã ngành đúng bản chất hoạt động (bán buôn hay bán lẻ, dịch vụ ăn uống, dịch vụ khác…).
- Nếu mở rộng hoặc thu hẹp loại hàng hóa, dịch vụ, nên cập nhật lại ngành nghề cho chính xác.
- Tránh đăng ký “cho rộng” quá nhiều ngành không kinh doanh thực tế, dễ bị cơ quan thuế áp dụng tỷ lệ thuế cao.
Chọn đúng ngành nghề là nền tảng để mức khoán sát với mặt bằng kinh doanh, không bị ấn định theo nhóm ngành “nặng thuế”.
Theo dõi – ghi chép doanh thu khoa học
Đây là “vũ khí” quan trọng nhất nếu bạn muốn tối ưu thuế TNCN/TNCN khoán lâu dài. Thay vì “nhớ nhớ quên quên”, hãy:
- Ghi doanh thu hàng ngày vào sổ hoặc file Excel: doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, kênh online/offline.
- Cuối tháng tổng hợp, so sánh với mức khoán cơ quan thuế đang áp, xem có chênh lệch quá lớn không.
- Thống kê theo mùa vụ: tháng cao điểm – thấp điểm, để có căn cứ đề nghị điều chỉnh khoán cho năm sau.
Khi doanh thu thực tế thấp hơn nhiều so với mức khoán, có bảng ghi chép rõ ràng, cộng với chứng từ, hợp đồng, sao kê ngân hàng, bạn sẽ có cơ sở vững chắc để làm việc với cơ quan thuế, bảo vệ quyền lợi và tối ưu số thuế phải nộp, hoàn toàn trong khuôn khổ pháp luật.
Cách tính thuế thu nhập cá nhân cho hộ kinh doanh là công cụ quan trọng giúp hộ kinh doanh chủ động trong việc lên kế hoạch tài chính và nộp thuế đúng hạn. Khi nắm rõ tỷ lệ thuế từng ngành và công thức tính, chủ hộ có thể kiểm tra mức thuế khoán mà Chi cục Thuế đưa ra có phù hợp hay không. Việc hiểu rõ thuế TNCN cũng giúp hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế khảo sát lại doanh thu hoặc kiểm tra chứng từ. Trong quá trình hoạt động, nếu doanh thu thực tế giảm, hộ hoàn toàn có thể dựa vào công thức thuế TNCN để đề nghị điều chỉnh mức khoán. Đồng thời, khi mở rộng ngành nghề, việc cập nhật lại tỷ lệ TNCN là rất cần thiết để tránh kê khai sai ngành dẫn đến nộp sai thuế. Bài viết cung cấp các ví dụ minh họa thực tế để hộ dễ dàng áp dụng ngay. Đây là tài liệu đáng tin cậy cho mọi hộ kinh doanh đang cần tối ưu nghĩa vụ thuế. Nếu cần bộ biểu mẫu hoặc bảng tính, hộ có thể liên hệ để được hỗ trợ.