Kế toán hộ kinh doanh ăn uống: Thuế và sổ sách cần có là chủ đề được nhiều hộ kinh doanh quán ăn, tiệm bún phở, quán nhậu, quán cà phê, cơm bình dân và nhà hàng nhỏ quan tâm trong thời gian gần đây. Khi các quy định thuế liên tục thay đổi, việc hiểu đúng nghĩa vụ và sổ sách phải có trở thành yếu tố quan trọng để tránh rủi ro bị truy thu hoặc tăng mức khoán. Các quán ăn tại Cần Thơ, Long An, Thanh Hóa, Bình Thuận, Quảng Ninh cũng liên tục được cơ quan thuế khảo sát, do đó việc ghi chép đầy đủ càng cần thiết hơn. Không ít hộ kinh doanh gặp khó khăn trong quá trình lập sổ sách, theo dõi doanh thu hằng ngày hoặc xử lý hóa đơn điện tử. Bài viết này giúp giải đáp toàn bộ quy định mới và hướng dẫn cụ thể để hộ áp dụng đúng. Thực hiện đúng kế toán sẽ giúp hộ giảm thiểu sai sót và kiểm soát chi phí hiệu quả. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài, hộ kinh doanh ăn uống sẽ tự tin hơn khi làm việc với cơ quan thuế. Đây là tài liệu quan trọng để kinh doanh bền vững và đúng pháp luật.
Tổng quan về kế toán hộ kinh doanh ăn uống theo nghị định mới
Trong bối cảnh ngành ăn uống ngày càng phát triển mạnh mẽ tại các đô thị, khu du lịch và khu công nghiệp, Nghị định 132/2023/NĐ-CP và Thông tư 88/2021/TT-BTC đã có những cập nhật cụ thể về công tác kế toán và thuế cho nhóm hộ kinh doanh ăn uống cá thể. Việc nắm rõ đặc thù kế toán, phương pháp thuế và nghĩa vụ pháp lý là điều cần thiết để tránh rủi ro kiểm tra đột xuất và bị ấn định thuế.
Đặc thù ngành ăn uống và yêu cầu quản lý
Ngành ăn uống mang tính tiêu dùng nhanh – chi phí nguyên vật liệu lớn – doanh thu biến động theo ngày, đi kèm với các đặc điểm sau:
- Doanh thu chủ yếu tiền mặt, khó kiểm soát nếu không ghi chép thường xuyên;
- Chi phí nguyên vật liệu khó phân loại (thịt, rau, gia vị…);
- Hóa đơn đầu vào nhiều khi là hóa đơn bán lẻ, không hợp lệ để khấu trừ;
- Có nhiều trường hợp bán không xuất hóa đơn, tiềm ẩn rủi ro bị truy thu.
Do đó, việc ghi chép sổ sách, lập bảng tính doanh thu – chi phí hàng ngày là rất quan trọng để vừa quản lý nội bộ, vừa làm cơ sở đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hộ kinh doanh ăn uống theo phương pháp khoán
Theo quy định hiện hành, phần lớn hộ kinh doanh ăn uống có doanh thu < 3 tỷ đồng/năm sẽ được áp dụng phương pháp thuế khoán:
- Thuế GTGT: khoán theo tỷ lệ 3% doanh thu;
- Thuế TNCN: khoán theo tỷ lệ 1.5% doanh thu.
Cơ quan thuế sẽ căn cứ diện tích quán, số lượng bàn, khu vực kinh doanh và thời gian mở bán trong ngày để ấn định mức doanh thu khoán hàng năm.
Tuy nhiên, nếu không đồng ý với mức khoán, hộ kinh doanh có thể gửi văn bản đề nghị điều chỉnh doanh thu khoán, kèm theo bảng ghi chép doanh thu thực tế, hình ảnh quán, menu và các chi phí đầu vào.
Các nghĩa vụ thuế theo quy định mới
Từ 2023 trở đi, các hộ kinh doanh ăn uống dù là khoán vẫn cần thực hiện:
- Kê khai thuế ban đầu, đăng ký mã số thuế;
- Mở tài khoản thuế điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử tự lập (nếu có nhu cầu xuất);
- Nộp lệ phí môn bài hàng năm;
- Nộp thuế khoán hàng quý, theo thông báo của cơ quan thuế.
Trường hợp có sử dụng app giao hàng (GrabFood, ShopeeFood…) hoặc bán hàng online, phát sinh hoạt động thu hộ COD, chuyển khoản, thì có thể bị yêu cầu xuất hóa đơn – kê khai bổ sung.
Các loại thuế hộ kinh doanh ăn uống phải nộp
Khi hoạt động trong lĩnh vực ăn uống dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể, chủ quán cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp các loại thuế theo đúng quy định của cơ quan thuế. Mỗi loại thuế được tính dựa trên đặc điểm ngành nghề và doanh thu khoán hoặc doanh thu thực tế. Dưới đây là chi tiết từng loại thuế quan trọng hộ kinh doanh ăn uống phải lưu ý:
Thuế môn bài dựa theo doanh thu năm
Lệ phí môn bài là khoản thu cố định nộp một lần vào đầu năm. Mức thu phụ thuộc vào doanh thu của hộ kinh doanh:
| Doanh thu năm | Mức lệ phí môn bài |
| Trên 500 triệu đồng | 1.000.000 đồng/năm |
| Từ 300–500 triệu đồng | 500.000 đồng/năm |
| Từ 100–300 triệu đồng | 300.000 đồng/năm |
| Dưới 100 triệu đồng/năm | Miễn lệ phí môn bài |
Lưu ý: Năm đầu tiên thành lập hoặc chuyển đổi từ doanh nghiệp sang hộ kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài theo quy định tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP.
Thuế GTGT theo tỷ lệ ngành dịch vụ ăn uống (3%)
Hộ kinh doanh ăn uống không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào mà tính theo phương pháp khoán dựa trên tỷ lệ phần trăm trên doanh thu:
- Tỷ lệ thuế GTGT ngành ăn uống: 3%
- Nếu doanh thu năm ước tính là 400 triệu → Thuế GTGT phải nộp: 400 triệu × 3% = 12 triệu đồng/năm.
Cơ quan thuế thường ấn định doanh thu khoán theo quy mô kinh doanh, vị trí mặt bằng, số lượng bàn ghế, hoặc theo quan sát thực tế.
Thuế TNCN theo tỷ lệ doanh thu (1.5%)
Ngoài thuế GTGT, hộ kinh doanh còn phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo mức khoán:
- Tỷ lệ thuế TNCN ngành ăn uống: 1.5%
- Với doanh thu 400 triệu → Thuế TNCN phải nộp: 400 triệu × 1.5% = 6 triệu đồng/năm.
Tổng cộng thuế khoán GTGT + TNCN = 18 triệu đồng/năm chưa kể lệ phí môn bài.
Doanh thu theo hóa đơn điện tử lẻ và cách tính thuế bổ sung
Nếu hộ kinh doanh ăn uống xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu khách hàng, doanh thu theo hóa đơn được cộng dồn vào doanh thu khoán để tính thêm thuế GTGT và TNCN:
Ví dụ:
- Doanh thu khoán: 400 triệu/năm
- Hóa đơn điện tử xuất thêm: 50 triệu/năm
- Thuế bổ sung:
- GTGT: 50 triệu × 3% = 1.5 triệu
- TNCN: 50 triệu × 1.5% = 0.75 triệu
→ Cần theo dõi sát doanh thu phát sinh từ hóa đơn điện tử để tránh bị truy thu, phạt chậm nộp.
Thuế phát sinh khi doanh thu tăng đột biến
Nếu cơ quan thuế phát hiện doanh thu thực tế vượt xa doanh thu khoán đã ấn định, hộ kinh doanh có thể bị:
- Điều chỉnh mức khoán tăng lên trong kỳ tiếp theo;
- Truy thu số thuế chênh lệch (có thể truy thu 5 năm);
- Bị xử phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp.
Các trường hợp thường bị tăng thuế khoán:
- Mở rộng mặt bằng, tăng số lượng bàn ghế;
- Tăng đột biến lượng hóa đơn điện tử;
- Bị khách hàng phản ánh doanh thu thực tế lớn hơn;
- Cơ quan thuế kiểm tra thực địa đột xuất.
➡️ Giải pháp: Chủ hộ nên thường xuyên tự ghi chép doanh thu, cập nhật số liệu bán hàng để kiểm soát thuế đúng – đủ – tránh bị ấn định lại bất lợi.
Sổ sách hộ kinh doanh ăn uống bắt buộc phải có
Trong lĩnh vực kinh doanh ăn uống – từ quán phở, cơm tấm, trà sữa đến nhà hàng nhỏ lẻ – việc lập sổ sách kế toán không chỉ giúp quản lý hiệu quả chi phí – doanh thu mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định của cơ quan thuế khi áp dụng phương pháp khoán hoặc kê khai. Dưới đây là 5 loại sổ hộ kinh doanh ăn uống bắt buộc cần lập và lưu trữ đúng chuẩn.
Sổ theo dõi doanh thu hằng ngày
Sổ này là sổ bắt buộc theo Mẫu 01 ban hành tại Thông tư 88/2021/TT-BTC dành cho hộ khoán hoặc hộ nộp thuế theo kê khai. Nội dung ghi chép bao gồm:
- Doanh thu bán hàng/ngày, chia theo hình thức (tiền mặt, chuyển khoản)
- Ghi rõ ngày, loại hàng hóa/dịch vụ bán
- Có chữ ký xác nhận của chủ hộ vào cuối mỗi tháng
Việc ghi đúng và đủ giúp làm căn cứ xác định thuế GTGT và thuế TNCN, đặc biệt nếu cơ quan thuế kiểm tra doanh thu thực tế so với thuế khoán.
Sổ theo dõi chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu trong hộ ăn uống chiếm tỷ trọng lớn: gạo, thịt, rau củ, nước uống, gia vị… Vì vậy, sổ này giúp:
- Ghi lại từng lần nhập nguyên liệu: tên NCC, số lượng, giá trị, hình thức thanh toán
- Đối chiếu với hóa đơn đầu vào, hợp đồng mua hàng
- Làm căn cứ xác định lãi gộp – lỗ lãi thực tế
Nên sử dụng Excel hoặc mẫu sổ giấy, định kỳ đối chiếu với tồn kho và số lượng thực tế đã chế biến – tiêu thụ.
Sổ quỹ tiền mặt
Dùng để quản lý thu – chi tiền mặt hằng ngày, bao gồm:
- Thu: tiền khách thanh toán, hoàn tiền tạm ứng, tiền vốn góp thêm
- Chi: thanh toán mua nguyên vật liệu, trả lương nhân viên, chi điện nước, tiếp khách, mua vật dụng
- Cuối tháng lập bảng cân đối quỹ: tồn đầu kỳ + thu – chi = tồn cuối kỳ
Nếu sổ quỹ không khớp với sổ doanh thu và chi phí, sẽ gây khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế hoặc ngân hàng (nếu cần vay vốn).
Sổ tồn kho thực phẩm – hàng hóa
Sổ tồn kho giúp quản lý nguyên liệu, thực phẩm chưa chế biến, định kỳ kiểm kê:
- Nhập kho: ghi theo phiếu nhập, hóa đơn đầu vào
- Xuất kho: theo định mức chế biến món ăn, số suất bán ra
- Tồn kho: tính toán số lượng còn lại thực tế, phát hiện thất thoát
Hộ kinh doanh ăn uống thường tồn hàng theo ngày – tuần, nên có thể áp dụng sổ tồn đơn giản, nhưng cần theo dõi sát để tránh hao hụt, lãng phí.
Sổ theo dõi hóa đơn điện tử từng lần phát sinh
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu/năm hoặc có yêu cầu xuất hóa đơn cho khách cần dùng hóa đơn điện tử. Sổ này giúp:
- Ghi lại từng lần phát hành hóa đơn: số hóa đơn, ngày xuất, khách hàng, giá trị
- Đối chiếu với doanh thu ghi nhận trong ngày
- Làm căn cứ kiểm tra nếu bị cơ quan thuế thanh tra
Có thể kết hợp phần mềm hóa đơn (e-invoice) với Excel để theo dõi nhanh và chính xác.
Kết luận
Hộ kinh doanh ăn uống tuy không bắt buộc lập hệ thống kế toán phức tạp như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải có đầy đủ các loại sổ sách cơ bản để đảm bảo minh bạch, hợp lý chi phí – doanh thu. Việc ghi sổ rõ ràng không chỉ giúp kiểm soát tài chính mà còn giảm thiểu rủi ro khi bị kiểm tra thuế đột xuất.
👉 Nếu bạn muốn nhận file mẫu Excel sổ doanh thu – chi phí – tồn kho hoặc dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ ăn uống, hãy liên hệ Gia Minh:
Quy định về hóa đơn hộ kinh doanh ăn uống
Trong lĩnh vực ăn uống – nhà hàng – quán cà phê, hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định doanh thu, mức thuế khoán và nghĩa vụ khai báo với cơ quan thuế.
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hầu hết các hộ kinh doanh ăn uống hiện nay đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, dù hoạt động theo mô hình cá thể hay hộ gia đình.
Dưới đây là các nội dung cần biết và cần tránh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh ăn uống.
Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 78/2021/TT-BTC:
- Hộ kinh doanh cá thể theo phương pháp khoán, có sử dụng hóa đơn để giao cho khách hàng (đặc biệt là tổ chức, công ty) phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Khi doanh thu từ 200 triệu/năm trở lên, hoặc có đề nghị sử dụng hóa đơn lẻ để xuất cho đơn vị khác, hộ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
👉 Lưu ý: Dù bán hàng trực tiếp không cần xuất hóa đơn cho từng cá nhân, nếu khách yêu cầu (đặc biệt tổ chức, doanh nghiệp), hộ kinh doanh phải có khả năng xuất hóa đơn điện tử ngay trong ngày.
Hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Hộ kinh doanh ăn uống được phép xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán, không bắt buộc xuất định kỳ. Tuy nhiên, mỗi hóa đơn phải đảm bảo:
- Ghi đúng tên khách hàng – tên món ăn – đơn giá – ngày xuất hóa đơn
- Phải có mã số thuế người bán (nếu có), mã số của cơ quan thuế cấp
- Ký số, phát hành thông qua phần mềm tích hợp eTax – iHoaDon – MISA – VNPT…
👉 Một số phần mềm miễn phí hỗ trợ lập hóa đơn theo từng lần phát sinh, kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế. Gia Minh có thể hỗ trợ đăng ký và tích hợp nhanh trong vòng 1–2 ngày.
Doanh thu hóa đơn và ảnh hưởng đến mức khoán
Tổng giá trị hóa đơn đã xuất trong kỳ có thể là căn cứ để cơ quan thuế điều chỉnh mức thuế khoán.
- Nếu mức hóa đơn thường xuyên cao hơn doanh thu khoán, hộ sẽ bị điều chỉnh tăng thuế GTGT, TNCN từ kỳ sau.
- Trường hợp xuất hóa đơn cho nhiều khách hàng doanh nghiệp, cơ quan thuế có quyền đánh giá lại quy mô thực tế của hộ kinh doanh.
👉 Do đó, không nên xuất hóa đơn “giúp” người khác, hoặc xuất sai thời điểm dẫn đến biến động bất thường.
Lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử
Một số sai sót phổ biến trong lĩnh vực ăn uống gồm:
- Ghi sai tên món – đơn vị tính – đơn giá
- Không kê khai hóa đơn đầu ra cuối tháng, dẫn đến chênh lệch doanh thu
- Ký điện tử bằng USB Token sai cách (chưa gắn Token hoặc sai mã PIN)
- Không biết cách hủy hóa đơn sai – dẫn đến lỗi kế toán kéo dài
👉 Hộ kinh doanh nên có sổ tay hướng dẫn xuất hóa đơn chi tiết, hoặc ủy quyền dịch vụ kế toán hộ kinh doanh để tránh sai sót và bị phạt hành chính (mức phạt từ 2–8 triệu đồng).
Kết bài:
Hướng dẫn trên giúp hộ kinh doanh ăn uống nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử nhằm tránh rủi ro thuế và xử phạt hành chính. Gia Minh nhận hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử miễn phí, cài đặt phần mềm – hướng dẫn sử dụng, và cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh ăn uống tại Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM và toàn quốc.
Cách ghi chép kế toán cho hộ kinh doanh ăn uống
Hộ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống như quán cơm, bún phở, quán nhậu, cà phê… thường gặp khó khăn trong việc ghi chép kế toán, do doanh thu biến động theo ngày, nhiều khoản chi phát sinh nhỏ lẻ và không có hóa đơn. Tuy nhiên, nếu có quy trình ghi chép rõ ràng, việc tính toán lãi lỗ, kiểm soát chi phí và làm việc với cơ quan thuế sẽ dễ dàng và minh bạch hơn.
Cách ghi doanh thu theo ngày – theo ca – theo nhóm món
Hộ kinh doanh ăn uống nên lựa chọn hình thức ghi doanh thu phù hợp với mô hình:
- Theo ngày: Mỗi ngày lập một phiếu tổng hợp doanh thu, ghi rõ tổng tiền thu được, ghi chú số lượng khách, ngày lễ – cuối tuần nếu có biến động.
- Theo ca bán (sáng – trưa – tối): Giúp kiểm soát hiệu quả hoạt động từng ca, phát hiện thời điểm doanh thu cao/thấp.
- Theo nhóm món: Phân loại doanh thu theo món chính (cơm, bún, lẩu), đồ uống, món ăn kèm… để phân tích món nào sinh lời tốt.
Mẹo: Dùng sổ tay chia cột hoặc file Excel đơn giản để ghi. Mỗi dòng ghi rõ ngày, ca, nhóm món, số lượng bán, doanh thu, ghi chú nếu có khuyến mãi hoặc trả hàng.
Ghi nhận chi phí nguyên liệu (thịt, rau, gia vị, gas…)
Đây là khoản chi lớn nhất. Cách ghi hiệu quả:
- Lập phiếu nhập nguyên liệu hàng ngày hoặc theo lô lớn (kèm tên đơn vị cung cấp, đơn giá, số lượng).
- Cuối tuần/lần nhập hàng, lập bảng kê chi phí nguyên vật liệu, ghi rõ ngày – mặt hàng – đơn vị tính – giá – thành tiền.
Lưu ý: Nếu mua chợ – không có hóa đơn, cần phiếu thu tay hoặc bảng kê mua hàng để làm chứng từ nội bộ. Trường hợp lấy hóa đơn bán lẻ, vẫn nên giữ kèm để đối chiếu.
Ghi nhận chi phí nhân công – điện – mặt bằng
Những chi phí cố định hàng tháng cần được theo dõi định kỳ:
- Nhân công: Ghi rõ tên nhân viên, công việc, mức lương, hình thức trả (ngày/công/tháng). Lập bảng lương và phiếu chi tiền lương hàng tháng.
- Điện – nước – gas – internet: Giữ lại hóa đơn thanh toán mỗi kỳ, ghi nhận đúng kỳ chi phí.
- Mặt bằng thuê: Nếu có hợp đồng thuê, ghi nhận đúng ngày thanh toán và lưu hợp đồng + biên nhận.
Tip từ Gia Minh: Nên gom các chi phí cố định thành 1 bảng tổng hợp chi phí định kỳ, giúp đơn giản hóa sổ sách.
Cách tổng hợp doanh thu – chi phí theo tháng
Cuối mỗi tháng, chủ hộ nên thực hiện:
- Tổng hợp doanh thu từ phiếu bán hàng/sổ tay → bảng tổng hợp doanh thu.
- Tổng hợp chi phí (nguyên liệu, nhân công, điện nước, chi phí khác…) → bảng tổng hợp chi phí.
- Tính lợi nhuận tạm tính = Doanh thu – Chi phí.
- So sánh với tháng trước để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Gợi ý: Mẫu bảng tổng hợp nên có cột “ghi chú bất thường” như nghỉ bán, khuyến mãi, hư hao thực phẩm… để lý giải biến động doanh thu.
Lập bảng giá vốn và theo dõi hiệu suất món ăn
Đây là phần nâng cao nhưng rất cần thiết với quán ăn có nhiều món:
- Lập bảng định mức nguyên liệu từng món (ví dụ: 1 tô bún bò gồm 100g thịt, 200g bún, 1 muỗng mắm…).
- Ghi chi tiết giá mua nguyên liệu → tính giá vốn mỗi món.
- Từ doanh thu thực tế và giá vốn → xác định món nào lãi cao – món nào lãi thấp → tối ưu menu.
Hiệu suất món ăn = (Doanh thu – Giá vốn) / Doanh thu
Kết luận:
Việc ghi chép kế toán đúng cách giúp hộ kinh doanh ăn uống kiểm soát dòng tiền, tối ưu chi phí và giảm rủi ro khi quyết toán thuế. Nếu bạn cảm thấy việc ghi sổ quá phức tạp, Gia Minh Consulting cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho quán ăn – quán cà phê – nhà hàng, bao gồm cả:
- Cung cấp mẫu sổ tay đơn giản dễ ghi
- Lập bảng định mức món ăn
- Tư vấn miễn phí về thuế khoán – chi phí hợp lệ
📞 Hotline kế toán hộ ăn uống: 0939.45.65.75
📍 Tư vấn tại chỗ tại Cần Thơ, Đà Nẵng, Huế, Quảng Ninh, và toàn quốc qua Zalo
Quyết toán thuế cho hộ kinh doanh ăn uống tại tại tỉnh thành
Việc quyết toán thuế cho hộ kinh doanh ăn uống tại tại tỉnh thành là bước quan trọng nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt và tạo cơ sở minh bạch cho hoạt động kinh doanh. Quy trình này không chỉ bao gồm khai báo doanh thu – chi phí mà còn liên quan đến việc đối chiếu hóa đơn, chứng từ và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế địa phương.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Trước khi thực hiện quyết toán, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm: đăng ký kinh doanh, mã số thuế, sổ sách kế toán, hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền, hợp đồng thuê mặt bằng và các chứng từ chi phí hợp pháp. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình quyết toán diễn ra nhanh chóng, đồng thời chứng minh tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh ăn uống.
Bảng kê doanh thu – chi phí – hóa đơn
Một trong những bước quan trọng là lập bảng kê doanh thu – chi phí – hóa đơn. Tại tại tỉnh thành, hộ kinh doanh cần phân loại doanh thu theo từng loại hình: tiền mặt, chuyển khoản, COD, ví điện tử… Đồng thời, các chi phí hợp lệ như nguyên vật liệu, nhân công, điện – nước, marketing cần được tổng hợp và lưu giữ hóa đơn chứng từ rõ ràng. Bảng kê này sẽ là cơ sở để tính thuế GTGT, thuế TNCN hoặc thuế khoán theo quy định.
Làm việc với cơ quan thuế khi khảo sát
Trong quá trình quyết toán, cơ quan thuế tại tại tỉnh thành có thể khảo sát trực tiếp tại điểm kinh doanh. Chủ hộ cần phối hợp cung cấp hồ sơ, giải trình các khoản doanh thu – chi phí và chứng minh tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ. Việc chủ động minh bạch và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp giảm thiểu rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt hành chính.
Điều chỉnh mức khoán nếu doanh thu giảm
Nếu doanh thu thực tế giảm so với mức ấn định, hộ kinh doanh ăn uống có thể làm hồ sơ điều chỉnh mức thuế khoán tại cơ quan thuế địa phương. Việc này yêu cầu bảng kê doanh thu thực tế, chứng từ chi phí và biên bản giải trình. Điều chỉnh kịp thời giúp giảm gánh nặng thuế và phản ánh đúng tình hình kinh doanh thực tế.
Trường hợp bị truy thu thuế
Các trường hợp bị truy thu thuế thường xảy ra khi doanh thu thực tế cao hơn kê khai, hồ sơ chứng từ không đầy đủ hoặc khai sai lệ phí môn bài. Tại tại tỉnh thành, cơ quan thuế sẽ lập biên bản ấn định thuế và thông báo nghĩa vụ nộp bổ sung. Chủ hộ kinh doanh cần lưu giữ hồ sơ đầy đủ, phối hợp giải trình để hạn chế mức truy thu và tránh phát sinh phạt chậm nộp.
Những lỗi thường gặp của hộ kinh doanh ăn uống
Hộ kinh doanh trong ngành ăn uống, từ quán cà phê, quán ăn nhỏ đến nhà hàng gia đình, tại các tỉnh như Cần Thơ, Bình Thuận, Quảng Nam hay Thừa Thiên Huế, thường gặp nhiều sai sót trong quản lý tài chính. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận thực tế mà còn dễ dẫn đến vi phạm pháp luật thuế. Gia Minh Consulting đã tổng hợp các lỗi phổ biến và cách nhận biết để các chủ kinh doanh có thể phòng tránh.
Không ghi chép doanh thu đầy đủ
Nhiều hộ kinh doanh quán ăn tại Cần Thơ và Bạc Liêu chỉ ghi nhận doanh thu tiền mặt, trong khi bỏ qua các khoản thu từ COD, chuyển khoản, ví điện tử. Việc này gây ra không khớp sổ sách, làm tăng nguy cơ bị cơ quan thuế ấn định doanh thu, dẫn đến tăng số thuế phải nộp ngoài ý muốn.
Thiếu hóa đơn mua nguyên liệu
Một sai lầm phổ biến là không lưu giữ hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp thực phẩm, nước uống hay gia vị. Ví dụ, các quán ăn nhỏ tại Sơn La hoặc Long An thường chỉ lưu biên lai hoặc quên lưu hóa đơn điện tử. Khi cơ quan thuế kiểm tra, các chi phí này không được chấp nhận, làm giảm khả năng giảm trừ thuế và gây thất thoát tài chính.
Doanh thu theo mùa nhưng không đề nghị giảm khoán
Nhiều quán ăn tại Bắc Ninh, Thừa Thiên Huế có doanh thu mùa vụ, ví dụ chỉ đông khách vào dịp lễ, Tết hoặc cuối tuần. Tuy nhiên, chủ kinh doanh thường không đề nghị cơ quan thuế điều chỉnh mức thuế khoán theo thực tế, dẫn đến phải nộp thuế cố định vượt mức doanh thu thực, gây áp lực tài chính không cần thiết.
Không kiểm soát hàng tồn dẫn đến thất thoát
Hộ kinh doanh ăn uống nếu không theo dõi tồn kho nguyên liệu, như thực phẩm tươi sống, nước uống hay đồ đóng gói, dễ dẫn đến hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích. Tại các thành phố như Hải Dương, Quảng Ninh, nhiều chủ quán không lập sổ tồn kho định kỳ, làm chi phí thực tế không khớp với sổ sách, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và kế hoạch thuế.
Quên nộp thuế môn bài hoặc nộp thiếu thuế khoán
Một số hộ kinh doanh, đặc biệt là quán ăn nhỏ lẻ tại Bình Thuận, Hà Nam, thường quên nộp thuế môn bài hàng năm hoặc nộp thiếu thuế khoán theo mức doanh thu ước tính. Việc này dẫn đến phạt chậm nộp, truy thu thuế, gây thiệt hại tài chính và rủi ro pháp lý.
Gia Minh Consulting khuyên các hộ kinh doanh ăn uống nên thiết lập quy trình quản lý doanh thu, chứng từ, tồn kho và nộp thuế định kỳ, đặc biệt là đồng bộ hóa dữ liệu từ hóa đơn, sao kê ngân hàng và ví điện tử để đảm bảo đúng luật, tối ưu nghĩa vụ thuế và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Cách tối ưu thuế và sổ sách cho hộ kinh doanh ăn uống
Hộ kinh doanh ngành ăn uống – từ quán cơm bình dân, bún phở, quán nhậu, cà phê mang đi, nhà hàng nhỏ – luôn đối mặt với bài toán “2 trong 1”: vừa vận hành hiệu quả vừa quản lý doanh thu – chi phí – thuế đúng quy định. Với đặc điểm bán lẻ, tiền mặt, nguyên liệu dễ biến động, nếu không kiểm soát kỹ sẽ dẫn đến ghi sổ thiếu chính xác, bị truy thu thuế, hoặc không chứng minh được mức thu nhập thật để điều chỉnh khoán.
Dưới đây là các mẹo tối ưu sổ sách và thuế cho hộ kinh doanh ăn uống theo hướng đơn giản – hiệu quả – tuân thủ pháp luật:
Thiết lập quy trình ghi chép đơn giản – dễ làm
Hộ kinh doanh nên duy trì 3 loại sổ cơ bản:
- Sổ doanh thu hằng ngày: ghi số tiền bán hàng thực tế theo từng ca;
- Sổ chi phí nguyên vật liệu: ghi nhập – xuất – hao hụt thực tế (gạo, thịt, nước mắm…);
- Sổ tồn kho – nguyên liệu (nếu có).
Chỉ cần bảng Excel hoặc mẫu in sẵn, ghi tay mỗi ngày 5–10 phút, cuối tuần tổng hợp lại. Đây là cơ sở để:
- Đối chiếu với mức thuế khoán do Chi cục Thuế ấn định;
- Trình bày khi bị kiểm tra thực tế bất ngờ;
- Hạn chế sai sót trong việc khai doanh thu.
Áp dụng phần mềm POS cho quán ăn – quán cafe
Nếu quán hoạt động ổn định với doanh thu > 500 triệu/năm, việc dùng phần mềm POS (Point of Sale) như KiotViet, POS365, Sapo… sẽ rất lợi:
- Tự động ghi nhận hóa đơn theo món;
- Báo cáo doanh thu – món bán chạy;
- Hỗ trợ in hóa đơn khi cần xuất;
- Tích hợp quản lý nguyên vật liệu và tồn kho.
Một số POS hiện nay còn kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, giúp dễ dàng tổng hợp số liệu cuối tháng/quý để báo cáo thuế.
Quản lý công thức chế biến để kiểm soát giá vốn
Mỗi món ăn nên có định mức nguyên vật liệu chuẩn (VD: 1 tô bún bò = 100g thịt + 50g bún + 1 lít nước lèo…). Từ đó:
- Dễ dàng tính được tổng giá vốn hàng bán theo số lượng đã bán;
- So sánh giữa giá bán và giá vốn để biết lợi nhuận thật;
- Làm căn cứ lập kế hoạch mua hàng và điều chỉnh giá bán kịp thời.
Điều này đặc biệt hữu ích khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình lý do chi phí cao – lãi thấp hoặc điều chỉnh mức khoán.
Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh
✅ Nên thuê dịch vụ kế toán khi:
- Không có thời gian ghi sổ hoặc không hiểu rõ quy định mới;
- Doanh thu biến động khiến việc kiểm soát doanh thu – chi phí thủ công không hiệu quả;
- Bị ấn định thuế khoán quá cao nhưng không có bằng chứng đối chiếu;
- Kinh doanh tại khu vực trọng điểm dễ bị kiểm tra (chợ, phố ẩm thực, gần trường học…).
📌 Gia Minh cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh ăn uống – bao gồm ghi sổ, kiểm tra chứng từ, điều chỉnh thuế khoán, báo cáo định kỳ và hỗ trợ xuất hóa đơn nếu cần. Đăng ký sớm để được tặng file mẫu ghi chép doanh thu – nguyên vật liệu theo ngày.