Kế toán hộ kinh doanh phải nộp những loại thuế nào? | Các loại thuế & mức nộp 2026

Kế toán hộ kinh doanh phải nộp những loại thuế nào? Đây là thắc mắc phổ biến của rất nhiều hộ kinh doanh cá thể khi triển khai hoạt động bán hàng, dịch vụ hoặc sản xuất nhỏ lẻ. Trong thực tế, việc nắm rõ nghĩa vụ thuế giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định và tránh bị xử phạt. Tuy nhiên, các loại thuế hộ kinh doanh phải nộp thường khác nhau tùy vào doanh thu, lĩnh vực và phương pháp tính thuế. Điều này khiến nhiều chủ hộ kinh doanh lúng túng khi xác định loại thuế phù hợp với mô hình của mình. Một hệ thống kế toán rõ ràng và minh bạch sẽ giúp việc tính toán thuế trở nên nhẹ nhàng hơn. Bên cạnh đó, cập nhật quy định thuế mới nhất là điều không thể bỏ qua. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp bạn hiểu đầy đủ các loại thuế phải nộp và cách tính đúng theo quy định năm 2026.

Tổng quan về kế toán hộ kinh doanh nộp thuế

Thuế hộ kinh doanh là hệ thống nghĩa vụ tài chính mà hộ kinh doanh cá thể phải thực hiện theo quy định của pháp luật, bao gồm lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN và các nghĩa vụ kê khai liên quan. Đây là nhóm đối tượng đặc biệt trong quản lý thuế vì quy mô nhỏ, hoạt động linh hoạt, doanh thu không ổn định và phương thức bán hàng đa dạng. Tại các địa phương như Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, cơ quan thuế đang áp dụng biện pháp quản lý ngày càng hiện đại như thu thập dữ liệu TMĐT, hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng và khảo sát thực tế, nhằm đảm bảo doanh thu tính thuế phản ánh đúng thực tế kinh doanh.

Thuế hộ kinh doanh được chia theo hai phương pháp chính:

1. Thuế khoán – áp dụng cho hộ có quy mô nhỏ, doanh thu ổn định, không sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên. Hộ nộp thuế theo mức doanh thu ấn định trong năm.
2. Thuế kê khai – áp dụng cho hộ có doanh thu lớn, nhiều hóa đơn hoặc ngành nghề phức tạp. Hộ phải nộp tờ khai thuế GTGT – TNCN hàng quý, báo cáo hóa đơn và lưu trữ sổ sách đầy đủ.

Việc xác định đúng phương pháp thuế giúp hộ kinh doanh tránh tình trạng kê khai sai, bị phạt hoặc bị truy thu thuế. Ngoài ra, các hộ kinh doanh dưới 500 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và TNCN, nhưng vẫn phải quản lý sổ sách và chứng từ để chứng minh doanh thu thực tế khi cơ quan thuế rà soát.

Nhìn chung, hệ thống thuế hộ kinh doanh được thiết kế theo hướng đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo quản lý chặt chẽ, giúp hộ kinh doanh nhỏ lẻ hoạt động đúng luật đồng thời hạn chế gian lận doanh thu. Đây là nền tảng quan trọng giúp hộ kinh doanh vận hành bền vững, minh bạch và có cơ sở để mở rộng quy mô trong tương lai.

Hộ kinh doanh là gì? Cách xác định doanh thu tính thuế

Hộ kinh doanh là mô hình kinh doanh do một cá nhân hoặc hộ gia đình đăng ký với cơ quan Nhà nước, không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp nhưng vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định. Hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, hoạt động linh hoạt, thường không áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn phải ghi chép doanh thu – chi phí để phục vụ quản lý thuế.

Doanh thu tính thuế đối với hộ kinh doanh bao gồm toàn bộ khoản thu từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ, cả tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, COD và doanh thu từ sàn thương mại điện tử. Cơ quan thuế xác định doanh thu tính thuế dựa trên:

• Doanh thu khai báo của hộ kinh doanh.
• Kết quả khảo sát thực tế.
• Dữ liệu từ ngân hàng, hóa đơn điện tử, TMĐT.
• Biên bản làm việc với UBND phường/xã.

Doanh thu tính thuế không phải doanh thu khoán, mà là doanh thu thực tế phát sinh trong năm. Việc ghi chép không đầy đủ có thể khiến hộ kinh doanh bị đánh giá sai và áp mức thuế cao hơn.

Quy định thuế dành cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường áp dụng thuế khoán, nghĩa là thuế được tính dựa trên doanh thu ước tính hằng năm do cơ quan thuế xác định. Quy định này giúp đơn giản hóa nghĩa vụ thuế, không yêu cầu hộ phải lập tờ khai hàng tháng hoặc báo cáo tài chính như doanh nghiệp.

Các nghĩa vụ chính bao gồm:

• Lệ phí môn bài: từ 300.000 – 1.000.000 đồng tùy mức doanh thu; dưới 100 triệu/năm được miễn.
• Thuế GTGT và thuế TNCN: được tính theo tỷ lệ % doanh thu tùy ngành nghề.
• Không bắt buộc xuất hóa đơn, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu hoặc hộ tự nguyện đăng ký.
• Lưu trữ chứng từ, sổ doanh thu – chi phí để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Nếu doanh thu vượt 500 triệu/năm, hộ kinh doanh không còn thuộc diện miễn thuế GTGT – TNCN và phải kê khai thuế theo quy định. Việc nắm đúng quy định giúp hộ kinh doanh nhỏ lẻ tránh phạt, tránh truy thu và hoạt động đúng pháp luật.

Kế toán hộ kinh doanh phải nộp những loại thuế nào?

Hộ kinh doanh cá thể, dù hoạt động nhỏ lẻ hay theo mùa vụ, đều phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Nghị định 22/2020/NĐ-CP, cùng hướng dẫn cụ thể từ Chi cục Thuế tại từng địa phương như Cần Thơ, Long An, Thanh Hóa, Bình Thuận, Quảng Ninh.

Tùy vào doanh thu năm và lĩnh vực kinh doanh, hộ sẽ phải nộp 1 hoặc 3 loại thuế: Lệ phí môn bài, Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Việc hiểu rõ từng sắc thuế, cách tính và thời hạn nộp giúp hộ chủ động trong kế hoạch tài chính và tránh rủi ro bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc điều chỉnh mức khoán lên cao hơn thực tế.

Dưới đây là chi tiết 3 loại thuế quan trọng mà hộ kinh doanh phải nộp theo phương pháp khoán.

Lệ phí môn bài – mức thu theo doanh thu năm

Lệ phí môn bài là loại thuế bắt buộc đầu tiên mà hộ kinh doanh phải nộp khi có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm. Mức thu không phụ thuộc vào ngành nghề hay hình thức kinh doanh mà dựa trên doanh thu cả năm.

Mức thu hiện hành:

• 000.000 đồng/năm → Doanh thu trên 500 triệu
• 000 đồng/năm → Doanh thu 300–500 triệu
• 000 đồng/năm → Doanh thu 100–300 triệu
• Miễn môn bài → Doanh thu dưới 100 triệu

Các trường hợp được miễn:

• Hộ mới thành lập được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên (không phân biệt doanh thu).
• Hộ kinh doanh thời vụ có tổng doanh thu <100 triệu/năm.
• Hộ tạm ngừng kinh doanh đúng thủ tục và được cơ quan thuế xác nhận.

Thời hạn kê khai – nộp:

• Kê khai lần đầu: Khi hộ đăng ký kinh doanh.
• Nộp thuế: Chậm nhất ngày 30/01 hằng năm.
• Nếu thành lập sau 30/01 → nộp trong 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép.

Nhiều hộ tại Cần Thơ, Thanh Hóa bị phạt 1–2 triệu chỉ vì quên nộp môn bài hoặc không thông báo tạm ngừng đúng hạn. Đây là sắc thuế có mức thu thấp nhưng tỷ lệ bị phạt rất cao.

Thuế GTGT theo tỷ lệ ngành nghề

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán sẽ được cơ quan thuế khảo sát doanh thu và áp dụng tỷ lệ GTGT theo từng ngành nghề. Thuế GTGT được tính dựa trên doanh thu ấn định (khoán) hoặc doanh thu phát sinh theo hóa đơn điện tử.

Cách tính:

Thuế GTGT = Doanh thu khoán × Tỷ lệ GTGT ngành

Tỷ lệ phổ biến theo ngành:

• Bán hàng hóa: 1%
• Dịch vụ ăn uống – cà phê – giải khát: 3%
• Dịch vụ sửa chữa – vận tải – làm đẹp: 2%
• Dịch vụ lưu trú – nhà nghỉ – homestay: 5%

Điểm quan trọng:

• Nếu doanh thu dưới 100 triệu/năm, hộ được miễn thuế GTGT.
• Nếu hộ có hóa đơn điện tử lẻ, phần doanh thu này phải nộp GTGT riêng theo tỷ lệ ngành nghề.
• Doanh thu thực tế tăng/giảm nhiều → hộ có quyền đề nghị điều chỉnh mức khoán.

Tại Long An, Bình Thuận, nhiều hộ bị truy thu thuế GTGT do không cộng doanh thu hóa đơn lẻ vào doanh thu khoán.

Xem thêm : Quy trình kế toán hàng tháng hộ kinh doanh

Thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Thuế thu nhập cá nhân của hộ kinh doanh cũng được tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, tương tự thuế GTGT. Đây là khoản thuế đánh vào phần lợi nhuận ước tính của hộ.

Công thức tính:

Thuế TNCN = Doanh thu khoán × Tỷ lệ TNCN ngành

Tỷ lệ phổ biến:

• Bán hàng hóa:5%
• Ăn uống – cà phê – giải khát:5%
• Sửa chữa – vận tải – kỹ thuật:5%
• Dịch vụ lưu trú: 2%
• Cho thuê tài sản: 5% (áp dụng khi doanh thu >100 triệu/năm)

Lưu ý:

• Doanh thu <500 triệu/năm → hộ được miễn TNCN.
• Doanh thu hóa đơn điện tử lẻ phải tính thuế riêng.
• Thuế TNCN thu theo quý hoặc năm, tùy từng Chi cục Thuế.

Ngoài các khoản thuế khoán chính như thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài, nhiều hộ kinh doanh còn phải nộp thêm các loại thuế – phí ngành nghề đặc thù tùy theo lĩnh vực hoạt động. Đây là những khoản mà không phải hộ kinh doanh nào cũng biết, dẫn đến việc bị cơ quan chức năng kiểm tra, nhắc nhở hoặc xử phạt khi thiếu nghĩa vụ tài chính.

Tại các địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Hải Dương, Sơn La, số lượng hộ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống – dịch vụ – thức ăn đường phố – hóa chất – vật liệu xây dựng – môi trường khá lớn, nên các loại thuế và phí bổ sung này được áp dụng thường xuyên. Việc hiểu rõ từng khoản thuế/phí theo ngành nghề giúp hộ kinh doanh kê khai đúng, chuẩn bị chi phí phù hợp và tránh rủi ro khi bị kiểm tra.

Thuế bảo vệ môi trường (BVMT) áp dụng với một số mặt hàng có tác động đến môi trường, thường gặp nhất ở các ngành kinh doanh:

• Nhiên liệu (xăng dầu, dầu DO, dầu hỏa…)
• Than đá, dung dịch HCFC
• Túi ni-lông thuộc diện chịu thuế
• Một số loại dung môi, hóa chất đặc thù

Đối với hộ kinh doanh nhỏ, thuế BVMT thường xuất hiện khi:

• Hộ kinh doanh xăng dầu mini (theo mô hình đại lý)
• Hộ kinh doanh than – gas – nhiên liệu đốt
• Hộ kinh doanh vật liệu xây dựng sử dụng nhiên liệu chịu thuế

Khoản thuế này thường được tính vào giá mua đầu vào, nhưng trong một số trường hợp (như hộ bán gas hoặc than), cán bộ thuế yêu cầu giải trình thêm về lượng hàng hóa nhập – xuất để đối chiếu số thuế đã nộp. Do đó, hộ cần lưu đầy đủ hóa đơn nhập hàng để chứng minh nguồn gốc hợp pháp.

Một số ngành nghề phải nộp phí bảo vệ môi trường (PVBMT) thay vì thuế, đặc biệt khi hoạt động gây tác động trực tiếp đến môi trường hoặc tạo ra chất thải lớn. Các ngành thường gặp:

• Giặt sấy – rửa xe (xả nước thải sinh hoạt, hóa chất tẩy rửa)
• Sản xuất cơ khí – hàn cắt kim loại
• Chế biến thực phẩm – giò chả – bún bánh
• Trang trại – chăn nuôi – sơ chế nông sản

Mức phí tùy địa phương, ví dụ:

• Một số tỉnh áp dụng mức bình quân theo m³ nước thải
• Một số nơi thu theo định mức tiêu thụ nước

Tại Cần Thơ và Bình Thuận, các cơ sở giặt sấy – rửa xe thường bị kiểm tra định kỳ để xác định lượng nước thải. Nếu không kê khai đầy đủ, hộ kinh doanh có thể bị phạt hoặc phải truy nộp phí môi trường.

Ngoài thuế, một số ngành nghề yêu cầu hộ kinh doanh phải nộp thêm các khoản phí liên quan đến giấy phép con, tùy theo từng lĩnh vực. Ví dụ:

• Ngành ăn uống: phí kiểm tra an toàn thực phẩm, phí cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP
• Ngành spa – xăm – làm đẹp: phí kiểm tra y tế, phí thẩm định điều kiện hành nghề
• Ngành bán lẻ rượu, thuốc lá: phí thẩm định cấp phép kinh doanh hàng hóa có điều kiện
• Ngành môi trường – phế liệu: phí thẩm định hồ sơ PCCC & môi trường

Tại các tỉnh như Hải Dương, Quảng Ninh, Long An, nhiều hộ kinh doanh bị xử phạt vì kinh doanh mà chưa có giấy phép con, hoặc vì giấy phép hết hạn mà không gia hạn.

Việc nắm rõ các khoản phí này giúp hộ kinh doanh chủ động dự toán chi phí và tránh vi phạm pháp luật khi hoạt động.

Cách tính thuế hộ kinh doanh theo từng phương pháp

Hộ kinh doanh có thể phải nộp thuế theo 3 phương pháp khác nhau tùy quy mô doanh thu, ngành nghề, tần suất phát sinh giao dịch và yêu cầu quản lý từ Chi cục Thuế. Việc hiểu đúng từng phương pháp giúp hộ kinh doanh chủ động hơn khi kê khai thuế, tránh bị tính sai, ấn định sai hoặc truy thu khi kiểm tra.

Ba phương pháp tính thuế phổ biến gồm: nộp thuế khoán, kê khai theo từng lần phát sinh, và tính thuế theo hoa hồng (đại lý). Mỗi phương pháp có quy định riêng về tỷ lệ thuế GTGT – TNCN và cách cơ quan thuế xác định doanh thu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phương pháp.

Hộ kinh doanh nộp thuế khoán

Đây là phương pháp phổ biến nhất, áp dụng cho hơn 90% hộ kinh doanh nhỏ lẻ tại Việt Nam. Chi cục Thuế sẽ ấn định mức doanh thu khoán dựa trên khảo sát thực tế, kê khai ban đầu và đặc điểm kinh doanh tại địa phương.

1. Đối tượng áp dụng

• Hộ kinh doanh thường xuyên, ổn định
• Doanh thu từ 100 triệu/năm trở lên
• Hộ kinh doanh dịch vụ, ăn uống, lưu trú, spa, bán lẻ, giặt sấy, sửa chữa…
• Các hộ hoạt động theo mùa nhưng có mức doanh thu quy đổi vượt 100 triệu/năm

2. Công thức tính thuế khoán

Thuế GTGT = Doanh thu khoán × Tỷ lệ GTGT
Thuế TNCN = Doanh thu khoán × Tỷ lệ TNCN

3. Tỷ lệ thuế GTGT – TNCN phổ biến

• Dịch vụ ăn uống – spa – lưu trú: GTGT 5%, TNCN 2%
• Vận tải – xây dựng không bao thầu NVL: GTGT 3%, TNCN 1,5%
• Phân phối – bán hàng: GTGT 1%, TNCN 0,5%
• Dịch vụ khác: GTGT 2%, TNCN 1%

4. Ví dụ thực tế theo địa phương

Hộ bán đồ ăn sáng tại Ninh Kiều – Cần Thơ có doanh thu khoán 40 triệu/tháng:

• Thuế GTGT = 40.000.000 × 5% = 000.000 đ/tháng
• Thuế TNCN = 40.000.000 × 2% = 000 đ/tháng

Tổng thuế = 2.800.000 đ/tháng

5. Lưu ý quan trọng

• Mức khoán có thể được điều chỉnh giữa năm nếu doanh thu biến động.
• Hộ dịch vụ du lịch tại Bình Thuận, Đà Nẵng, Quảng Ninh thường bị khảo sát 2 lần/năm.
• Doanh thu phải được ghi sổ đầy đủ để chứng minh mức khoán hợp lý.

Hộ kinh doanh kê khai theo từng lần phát sinh

Phương pháp này áp dụng cho hộ kinh doanh không ổn định, kinh doanh không thường xuyên hoặc chỉ phát sinh doanh thu theo từng đợt.

1. Đối tượng áp dụng

• Hộ kinh doanh thời vụ
• Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng từng lần (ví dụ: sửa chữa lớn, vệ sinh công nghiệp, dịch vụ kỹ thuật)
• Hộ tổ chức sự kiện, hội chợ, gian hàng tạm thời
• Cá nhân cho thuê tài sản theo từng hợp đồng

2. Cách tính thuế

Thuế được tính trực tiếp trên doanh thu phát sinh thực tế, theo tỷ lệ thuế GTGT – TNCN tương ứng ngành nghề.
Hộ phải nộp tờ khai thuế từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế địa phương.

3. Ví dụ minh họa

Hộ cho thuê âm thanh ánh sáng tại Đức Hòa – Long An, phát sinh hợp đồng 15 triệu/lần:

• Thuế GTGT = 15.000.000 × 5%
• Thuế TNCN = 15.000.000 × 2%

Hộ chỉ nộp thuế khi phát sinh doanh thu, không nộp theo tháng/quý.

Hộ kinh doanh đại lý – hưởng hoa hồng

Một số hộ kinh doanh không bán hàng trực tiếp mà là đại lý bán đúng giá, chỉ hưởng hoa hồng. Theo quy định, thuế được tính theo phần hoa hồng, không tính trên tổng giá trị hàng hóa.

1. Đối tượng áp dụng

• Đại lý vé máy bay
• Đại lý bưu chính – giao hàng
• Đại lý bán sim – thẻ điện thoại
• Đại lý xổ số
• Đại lý thu hộ – chi hộ

2. Cách tính thuế

Doanh thu tính thuế = Hoa hồng hoặc phí dịch vụ được hưởng

Tỷ lệ thuế áp dụng:

• GTGT: 5%
• TNCN: 5%

3. Ví dụ

Đại lý vé máy bay tại Sơn Trà – Đà Nẵng nhận hoa hồng 3 triệu/tháng:

• GTGT = 3.000.000 × 5% = 150.000 đ
• TNCN = 3.000.000 × 5% = 150.000 đ

Tổng thuế = 300.000 đ/tháng

Trách nhiệm kê khai – nộp thuế theo quy định mới nhất

Theo quy định mới nhất của Luật Quản lý thuế và các Thông tư hướng dẫn, hộ kinh doanh cá thể phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm kê khai – nộp thuế – lưu trữ hồ sơ để đảm bảo hoạt động minh bạch và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Tại các địa phương như Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, Long An, cơ quan thuế đã áp dụng phương thức quản lý điện tử, dữ liệu hóa đơn – doanh thu – chứng từ được theo dõi chặt chẽ hơn nhiều so với trước đây.

Do đó, hộ kinh doanh không còn có thể “ước lượng doanh thu” hay ghi chép sơ sài mà phải tuân thủ đúng các bước kê khai thuế ban đầu, nộp thuế định kỳ, cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu và lưu trữ chứng từ trong thời hạn tối thiểu theo luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng nhóm trách nhiệm.

Hồ sơ khai thuế ban đầu

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ phải thực hiện đăng ký thuế ban đầu tại Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế mẫu 01/ĐK-TCT,
• Bản sao giấy đăng ký hộ kinh doanh,
• CMND/CCCD của chủ hộ,
• Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
• Bảng mô tả hoạt động kinh doanh: diện tích, ngành nghề, thời gian hoạt động, sản lượng dự kiến, số lượng nhân công,
• Bảng dự kiến doanh thu tháng, dùng để xác định mức thuế khoán ban đầu.

Tại các tỉnh như Đắk Lắk, Quảng Nam, Kiên Giang, cán bộ thuế còn yêu cầu hình ảnh cơ sở kinh doanh, bảng kê hàng hóa – nguyên liệu, hoặc thông tin giá bán để phục vụ khảo sát.

Hồ sơ ban đầu có vai trò quan trọng vì cơ quan thuế sẽ dựa vào đó để ấn định doanh thu khoán. Nếu hộ khai sai hoặc thiếu, mức khoán có thể bị áp cao hơn thực tế, gây thiệt hại lâu dài.

Quy trình nộp thuế trực tiếp và thuế điện tử

Hiện nay hộ kinh doanh có 2 hình thức nộp thuế:

1. Nộp thuế trực tiếp tại Chi cục Thuế

Hộ kinh doanh đến kho bạc hoặc điểm thu ngân sách của Chi cục Thuế và nộp:

• Thuế GTGT khoán,
• Thuế TNCN khoán,
• Lệ phí môn bài (nộp 1 lần/năm).

Hình thức này phù hợp với các hộ lớn tuổi hoặc khu vực ít sử dụng Internet, như một số xã/phường ở Long An, Bến Tre, Hậu Giang.

2. Nộp thuế điện tử qua ngân hàng hoặc cổng thuế điện tử

Tại các thành phố lớn, quy trình nộp thuế điện tử được áp dụng rộng rãi:

• Đăng nhập thuế điện tử (Etax) để xem thông báo thuế,
• Thanh toán qua ngân hàng liên kết,
• Nhận tin nhắn – email xác nhận giao dịch.

Ưu điểm: nhanh, không phải đi lại, tránh sai sót trong nhập liệu.
Gia Minh thường hỗ trợ hộ kinh doanh tạo tài khoản, hướng dẫn nộp thuế online và nhắc lịch hạn nộp qua Zalo/email để tránh bị phạt chậm nộp 0,03%/ngày.

Nghĩa vụ báo cáo và lưu trữ sổ sách

Theo quy định, hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính, nhưng bắt buộc phải lưu giữ đầy đủ sổ sách – chứng từ, bao gồm:

• Sổ doanh thu theo ngày,
• Chứng từ mua hàng, hóa đơn điện tử, phiếu giao nhận,
• Sổ chi phí – bảng kê mua hàng nhỏ lẻ,
• Bảng lương – hợp đồng lao động,
• Hồ sơ thuế: thông báo thuế khoán, biên lai nộp thuế, quyết định của cơ quan thuế.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu: 05 năm.

Cơ quan thuế có quyền kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ. Nếu chứng từ không đầy đủ, hộ kinh doanh có thể bị:

• Loại chi phí,
• Tăng mức thuế khoán,
• Ấn định doanh thu,
• Xử phạt hành chính.

Lưu trữ đầy đủ và đúng quy định giúp hộ kinh doanh minh bạch – an toàn – giảm rủi ro thuế. Nếu bạn muốn, tôi có thể soạn mẫu bộ sổ sách chuẩn 12 tháng cho hộ kinh doanh theo từng ngành nghề.

Những lỗi thường gặp khi thực hiện thuế hộ kinh doanh

Tại nhiều địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Sóc Trăng, Hải Dương, Đồng Nai, hộ kinh doanh thường xuyên bị cơ quan thuế mời lên làm việc hoặc kiểm tra đột xuất do mắc các lỗi liên quan đến kê khai và nộp thuế. Những lỗi này chủ yếu xuất phát từ việc thiếu hiểu biết về quy định, không ghi chép doanh thu thường xuyên hoặc chủ quan vì nghĩ rằng thuế khoán đã cố định. Tuy nhiên, thực tế cơ quan thuế vẫn có thể điều chỉnh mức khoán, truy thu hoặc xử phạt hành chính nếu phát hiện hộ kinh doanh thực hiện thuế không đúng quy định.

Dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất mà hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý để tránh rủi ro trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định.

Không kê khai đúng thời hạn

Đây là lỗi thường gặp nhất, đặc biệt ở các hộ mới kinh doanh hoặc tự làm kế toán. Hộ kinh doanh nộp thuế khoán thường nhận Thông báo nộp thuế từ Chi cục Thuế vào đầu năm hoặc khi mới hoạt động, nhưng nhiều chủ hộ lại không theo dõi kỹ thời hạn ghi trên thông báo.

Tại các tỉnh như Cần Thơ, Long An, Hải Dương, cơ quan thuế thường yêu cầu nộp thuế GTGT – TNCN trước ngày 30 hằng tháng hoặc theo quý tùy từng trường hợp. Nếu nộp chậm, hộ kinh doanh sẽ bị:

• Phạt chậm nộp 0,03%/ngày
• Phạt hành chính 1–8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Bị đưa vào diện theo dõi sát sao

Không nắm rõ thời hạn khiến hộ dễ bị phạt dù chỉ nộp chậm vài ngày. Vì vậy, cần lập lịch nhắc hằng tháng để tránh sai sót.

Khai doanh thu thấp hơn thực tế

Nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt trong các lĩnh vực ăn uống, spa – salon, tạp hóa, thời trang tại Sóc Trăng, Bình Thuận, Đồng Nai, có thói quen kê khai doanh thu thấp hơn thực tế để giảm thuế khoán. Tuy nhiên, cơ quan thuế hiện nay áp dụng nhiều biện pháp kiểm tra thực tế như:

• Quan sát lượng khách, quy mô mặt bằng
• Kiểm tra hóa đơn nhập hàng
• Đối chiếu sổ sách và lịch sử giao dịch online
• So sánh doanh thu với hộ kinh doanh tương tự trong khu vực

Nếu phát hiện doanh thu khai thấp, hộ có thể bị:

• Ấn định thuế khoán cao hơn
• Truy thu 1–3 năm
• Phạt bằng 1–3 lần số thuế trốn

Do đó, minh bạch hóa doanh thu và ghi chép đúng thực tế là cách duy nhất để bảo vệ hộ kinh doanh trước mọi cuộc kiểm tra.

Không đăng ký tạm ngừng đúng hạn

Nhiều hộ nghĩ rằng chỉ cần tạm đóng cửa là sẽ tự động được miễn thuế. Tuy nhiên, theo quy định tại Chi cục Thuế các địa phương như Cần Thơ, Long An, Hải Dương, hộ kinh doanh phải nộp Thông báo tạm ngừng hoạt động trước ít nhất 3 ngày làm việc để được ngừng tính thuế khoán.

Nếu không nộp đúng hạn, dù cửa hàng không kinh doanh, cơ quan thuế vẫn tính thuế đầy đủ. Đây là lỗi khiến nhiều hộ bị thiệt hại tài chính không đáng có.

Luôn làm thủ tục tạm ngừng đúng thời điểm giúp hộ kinh doanh tránh bị tính thuế sai và không bị truy thu khi rà soát.

Mẹo giúp hộ kinh doanh tối ưu thuế và quản lý tài chính

Để hoạt động hiệu quả và tránh rủi ro thuế, hộ kinh doanh cần xây dựng một hệ thống quản lý tài chính rõ ràng, thực tế và phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Việc tối ưu thuế không có nghĩa là giảm thuế bằng mọi cách, mà là nộp thuế đúng – đủ – hợp lý, tránh bị truy thu, phạt chậm nộp và hạn chế sai lệch số liệu. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng tại các địa phương như Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, nơi cơ quan thuế đang tăng cường đối chiếu doanh thu thực tế thông qua sao kê ngân hàng, dữ liệu TMĐT, hóa đơn điện tử và khảo sát tại điểm kinh doanh.

Một trong những bí quyết quan trọng nhất để hộ kinh doanh tối ưu thuế là lập sổ ghi chép doanh thu – chi phí hằng ngày, đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch. Ngoài ra, hộ cần lựa chọn đúng phương pháp nộp thuế (thuế khoán hoặc thuế kê khai) để phù hợp với quy mô và đặc thù ngành nghề. Hộ kinh doanh bán đa kênh hoặc có doanh thu lớn có thể áp dụng thuế kê khai để dựa vào chi phí hợp lệ mà tối ưu số thuế phải nộp; trong khi hộ nhỏ, ít chứng từ thì thuế khoán sẽ đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn.

Bên cạnh đó, việc sử dụng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh cũng giúp hộ giảm rủi ro sai sót và đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ lập sổ sách, kiểm tra hóa đơn, đối chiếu doanh thu, xử lý tờ khai và giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Việc áp dụng các mẹo trên sẽ giúp hộ kinh doanh duy trì hoạt động ổn định, tránh sai phạm và xây dựng nền tảng tài chính vững chắc để mở rộng quy mô trong tương lai.

Lập sổ ghi chép doanh thu – chi phí hằng ngày

Ghi chép doanh thu – chi phí hằng ngày giúp hộ kinh doanh kiểm soát tình hình tài chính rõ ràng, tránh thất thoát và đảm bảo số liệu khớp với thực tế kinh doanh. Sổ ghi chép cần bao gồm: doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, COD và doanh thu từ sàn TMĐT nếu có. Bên cạnh đó, hộ cần lưu đầy đủ hóa đơn đầu vào, phiếu chi, chứng từ mua hàng và chi phí vận hành. Khi cơ quan thuế kiểm tra, sổ ghi chép hằng ngày là căn cứ quan trọng để chứng minh doanh thu thực tế và bảo vệ hộ kinh doanh.

Lựa chọn mô hình thuế phù hợp

Việc xác định đúng mô hình thuế giúp hộ kinh doanh tối ưu chi phí thuế.

• Thuế khoán phù hợp với hộ nhỏ, ít chứng từ, doanh thu ổn định và không sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
• Thuế kê khai phù hợp với hộ có doanh thu lớn, nhiều chi phí hợp lệ, bán hàng đa kênh hoặc phục vụ khách doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn.

Chọn đúng mô hình giúp hộ không bị áp mức thuế cao hơn thực tế và dễ dàng dự trù chi phí. Đồng thời, nếu doanh thu biến động, hộ cần thông báo cơ quan thuế để điều chỉnh cho phù hợp.

Sử dụng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh

Dịch vụ kế toán giúp hộ kinh doanh tránh sai sót trong ghi chép, kê khai và lưu trữ chứng từ. Các chuyên viên sẽ hỗ trợ đối chiếu doanh thu, lập sổ sách, kiểm tra hóa đơn, chuẩn bị hồ sơ thuế và xử lý tờ khai đúng hạn. Đây là lựa chọn tối ưu cho các hộ có doanh thu lớn, nhiều giao dịch hoặc bán hàng đa kênh. Ngoài ra, dịch vụ kế toán chuyên nghiệp còn giúp hộ giải trình với cơ quan thuế khi có kiểm tra, hạn chế tối đa rủi ro phạt và truy thu.

FAQ – Giải đáp câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tư vấn kế toán – thuế cho hộ kinh doanh tại các tỉnh Cần Thơ, Long An, Thanh Hóa, Bình Thuận, Quảng Ninh, có ba câu hỏi xuất hiện thường xuyên nhất: mức doanh thu bao nhiêu thì phải nộp thuế, hộ có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay không, và mức thuế khoán có thay đổi hằng năm không. Dưới đây là phần giải đáp chi tiết, phù hợp quy định mới nhất của Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Hộ kinh doanh doanh thu bao nhiêu phải nộp thuế?

Theo quy định:

1. Lệ phí môn bài:

• Doanh thu trên 100 triệu/năm → phải nộp môn bài.
• Doanh thu dưới 100 triệu/năm → được miễn môn bài.

2. Thuế GTGT và Thuế TNCN:

• Doanh thu dưới 500 triệu/năm → được miễn cả GTGT và TNCN.
• Doanh thu từ 500 triệu/năm trở lên → phải nộp GTGT + TNCN theo tỷ lệ ngành nghề.

Doanh thu bao gồm tất cả nguồn thu, cả tại cửa hàng và online (Shopee, TikTok Shop, Facebook…), và cả doanh thu từ hóa đơn điện tử lẻ phát sinh.

Nếu cơ quan thuế ấn định mức doanh thu khoán vượt mốc, hộ vẫn phải nộp thuế dù doanh thu thực tế thấp hơn.

Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh khoán không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên. Tuy nhiên, hộ bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

• Người mua là doanh nghiệp, tổ chức yêu cầu hóa đơn
• Hộ ký hợp đồng cung cấp dịch vụ
• Hộ bán hàng/dịch vụ có giá trị lớn
• Một số đơn hàng trên sàn thương mại điện tử yêu cầu hóa đơn

Hóa đơn sẽ được xuất theo hình thức hóa đơn điện tử từng lần phát sinh, không cần đăng ký số lượng lớn như doanh nghiệp.

Lưu ý: doanh thu theo hóa đơn được cộng vào doanh thu khoán, và phải nộp thuế GTGT + TNCN tương ứng tỷ lệ ngành.

Thuế hộ kinh doanh thay đổi mỗi năm không?

Có. Thuế khoán có thể thay đổi hằng năm, tùy vào việc:

• Cơ quan thuế khảo sát lượng khách, quy mô, vị trí kinh doanh
• Doanh thu biến động theo thị trường
• Chính sách thuế mới ban hành
• So sánh doanh thu hộ cùng ngành trong khu vực
• Tình hình sử dụng hóa đơn điện tử lẻ

Mỗi năm, Chi cục Thuế sẽ ban hành Thông báo thuế khoán mới vào đầu năm hoặc khi có biến động lớn.

Hộ kinh doanh cần theo dõi thông báo trên cổng thuế điện tử (eTax) hoặc nhờ kế toán cập nhật để tránh nộp thiếu, nộp thừa hoặc bị truy thu do không nắm rõ mức khoán mới.

Kế toán hộ kinh doanh phải nộp những loại thuế nào? Đây là câu hỏi cốt lõi giúp mọi hộ kinh doanh hiểu rõ trách nhiệm pháp lý của mình. Khi nắm vững các loại thuế phải nộp, chủ hộ kinh doanh sẽ chủ động hơn trong việc quản lý tài chính và tránh được các sai sót không đáng có. Việc cập nhật chính sách thuế mới mỗi năm cũng là điều quan trọng để hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Một hệ thống kế toán rõ ràng sẽ giúp xác định chính xác nghĩa vụ thuế và tối ưu lợi nhuận. Ngoài ra, hiểu đúng cách tính thuế còn giúp hộ kinh doanh xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả. Nếu thực hiện đầy đủ và đúng quy định, hộ kinh doanh sẽ hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Bài viết này hy vọng đã mang đến cho bạn góc nhìn toàn diện và hữu ích. Hãy áp dụng ngay để quản lý thuế một cách chuẩn xác nhất.