Kế toán hộ nhà thuốc là một trong những công việc quan trọng nhất để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Ngành dược có đặc thù riêng biệt, đòi hỏi chủ hộ phải quản lý chặt chẽ từ hóa đơn nhập thuốc, số lô, hạn dùng đến doanh thu từng đơn bán lẻ trong ngày. Nếu không có hệ thống kế toán và sổ sách rõ ràng, hộ kinh doanh dễ rơi vào tình trạng sai lệch tồn kho, thiếu chứng từ hợp lệ hoặc bị truy thu thuế. Đây cũng là nhóm ngành thường xuyên được cơ quan chức năng kiểm tra, vì ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng. Do đó, việc nắm vững các nguyên tắc kế toán sẽ giúp nhà thuốc hạn chế tối đa rủi ro. Bài viết này đưa ra hướng dẫn đầy đủ để chủ hộ dễ dàng lập sổ sách và quản lý thuế. Qua đó, hộ kinh doanh nhà thuốc có thể hoạt động ổn định và hiệu quả lâu dài.
Tổng quan kế toán hộ kinh doanh nhà thuốc – quầy thuốc
Kế toán hộ kinh doanh nhà thuốc – quầy thuốc là hệ thống theo dõi doanh thu bán thuốc, chi phí nhập hàng, quản lý tồn kho dược phẩm, theo dõi hạn sử dụng và thực hiện đúng các yêu cầu về chứng từ – hóa đơn theo quy định của ngành dược. Khác với các ngành thương mại thông thường, nhà thuốc phải tuân thủ đồng thời hai nhóm quy định: quy định chuyên môn dược (theo Luật Dược 2016, GPP) và quy định thuế – kế toán của hộ kinh doanh (Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020). Điều này khiến việc lập sổ sách nhà thuốc phức tạp hơn vì phải theo dõi cả yếu tố pháp lý (hóa đơn, chứng từ hợp lệ) lẫn yếu tố chuyên môn (số đăng ký thuốc, lô – hạn dùng, nguồn gốc xuất xứ).
Doanh thu của nhà thuốc biến động tùy mùa bệnh, thời điểm dịch bệnh, thời tiết và nhu cầu thị trường. Ngoài thuốc kê đơn, quầy thuốc còn bán mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, vật tư y tế, sản phẩm chăm sóc sức khỏe… dẫn đến việc ghi nhận doanh thu theo nhóm hàng rất quan trọng để đánh giá lãi – lỗ từng nhóm sản phẩm. Chi phí lớn gồm chi phí nhập thuốc, chi phí bảo quản (máy lạnh, tủ lạnh), hao hụt, hàng hết hạn, vật tư bao gói và chi phí hành chính. Nếu hộ kinh doanh không ghi chép đầy đủ, rất dễ rơi vào tình trạng tồn kho ảo, thất thoát thuốc, sai lệch doanh thu và khó giải trình khi cơ quan thuế hoặc thanh tra y tế kiểm tra.
Nhà thuốc là một trong những ngành được cơ quan thuế quản lý chặt vì doanh thu lớn, hàng hóa đa dạng và bắt buộc xuất hóa đơn khi bán cho tổ chức. Nếu không có sổ sách rõ ràng, hộ kinh doanh dễ bị ấn định doanh thu hoặc bị xử phạt về hóa đơn – chứng từ. Do đó, kế toán nhà thuốc không chỉ nhằm mục đích quản lý tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, an toàn trong kiểm tra và nâng cao uy tín đối với khách hàng.
Đặc thù ngành dược và ảnh hưởng đến kế toán
Ngành dược có những đặc thù khiến việc làm kế toán trở nên phức tạp hơn:
Thuốc bán theo lô – hạn dùng, phải theo dõi tồn kho theo từng lô để tránh bán nhầm hàng hết hạn.
Nguồn gốc thuốc phải rõ ràng, hóa đơn đầu vào là bắt buộc, không được mua hàng trôi nổi như các ngành khác.
Giá nhập – giá bán biến động mạnh, tùy hãng sản xuất, lô hàng và điều kiện thị trường.
Nhiều nhóm sản phẩm: thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thực phẩm chức năng, vật tư y tế, mỹ phẩm… → cần theo dõi doanh thu theo nhóm.
Hàng hóa dễ mất giá trị: hết hạn, hư hỏng, thay đổi quy định lưu hành, thu hồi thuốc.
Vì vậy, kế toán nhà thuốc phải:
Theo dõi xuất – nhập – tồn theo lô – hạn dùng.
Ghi doanh thu theo từng loại hàng.
Lưu hóa đơn nhập thuốc đúng quy định.
Theo dõi hàng hết hạn để xử lý kịp thời.
Các loại chứng từ bắt buộc trong nhà thuốc
Nhà thuốc phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:
Hóa đơn mua thuốc – hóa đơn nhập hàng
Bắt buộc phải từ đơn vị có giấy phép kinh doanh dược.
Ghi rõ lô, hạn dùng, số đăng ký thuốc.
Hóa đơn bán hàng/hóa đơn điện tử đầu ra
Bắt buộc khi bán cho tổ chức, công ty, phòng khám.
Khuyến khích xuất hóa đơn cho khách lẻ khi có yêu cầu.
Sổ theo dõi xuất – nhập – tồn theo lô và hạn dùng
Bắt buộc theo tiêu chuẩn GPP.
Phiếu kiểm kê định kỳ
Dùng để đối chiếu tồn kho thực tế và tồn kho trên sổ.
Chứng từ chi phí
Điện, nước, Internet, phần mềm quản lý, bao bì, bảo quản thuốc.
Đầy đủ chứng từ giúp nhà thuốc vừa tuân thủ yêu cầu của ngành dược, vừa đảm bảo minh bạch khi cơ quan thuế kiểm tra.
Rủi ro thuế – kiểm tra – xử phạt thường gặp
Nhà thuốc thường gặp các rủi ro sau:
Không lưu hóa đơn đầu vào → thuốc không rõ nguồn gốc, chi phí bị loại.
Tồn kho không khớp thực tế → nghi vấn ghi thiếu doanh thu.
Không xuất hóa đơn khi bán cho doanh nghiệp → bị phạt theo NĐ 125/2020.
Doanh thu khai báo thấp hơn mức bình quân ngành, dễ bị ấn định doanh thu.
Không theo dõi hàng hết hạn, dẫn đến ghi nhận chi phí không hợp lệ.
Chênh lệch giữa doanh thu POS và doanh thu kê khai → bị yêu cầu giải trình.
Nếu bị kiểm tra chuyên ngành (Y tế – Thuế), nhà thuốc phải xuất trình đầy đủ hồ sơ; thiếu sót có thể dẫn đến phạt, truy thu hoặc tạm đình chỉ hoạt động.
Quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra trong nhà thuốc
Trong hoạt động của nhà thuốc, quầy thuốc, việc quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra có tính chất quan trọng hơn nhiều ngành kinh doanh khác. Vì thuốc là mặt hàng đặc thù, chịu sự quản lý nghiêm ngặt của Bộ Y tế, cơ quan quản lý thị trường và cơ quan thuế, mọi giao dịch đều phải có chứng từ hợp lệ: hóa đơn nhập – xuất, số lô – hạn dùng – nguồn gốc – giá bán niêm yết.
Một sai sót nhỏ trong hóa đơn đầu vào (nhập thuốc) có thể khiến nhà thuốc bị xử phạt, bị nghi ngờ kinh doanh thuốc không rõ nguồn gốc hoặc gặp rủi ro lớn khi kiểm tra thuế. Tương tự, hóa đơn đầu ra (bán hàng) cũng cần được ghi nhận đầy đủ, đặc biệt khi nhà thuốc bán thuốc theo đơn hoặc cung ứng cho phòng khám, phòng y tế trường học, doanh nghiệp.
Dưới đây là quy trình chuẩn giúp nhà thuốc quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra, đồng thời kiểm soát công nợ một cách an toàn và đúng quy định.
Hóa đơn mua thuốc: số lô – hạn dùng – đơn giá – nguồn gốc
Hóa đơn đầu vào cho nhà thuốc là căn cứ cực kỳ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của thuốc, đồng thời là cơ sở để xác định giá vốn và kê khai thuế.
Khi nhập hàng từ công ty dược hoặc nhà phân phối, hóa đơn cần thể hiện rõ:
- Thông tin sản phẩm
Tên thuốc đầy đủ
Hàm lượng – dạng bào chế
Quy cách đóng gói
Số đăng ký (SĐK)
Số lô sản xuất
Ngày sản xuất – hạn dùng
Nhà sản xuất – nhà nhập khẩu
Các thông tin này phải khớp với tem – nhãn – bao bì thật. Nếu lệch, nhà thuốc có thể bị quy là “thuốc không rõ nguồn gốc”.
- Đơn giá – chiết khấu – thuế
Hóa đơn phải thể hiện:
Đơn giá trước thuế
Thuế GTGT (thường 5% đối với thuốc)
Chiết khấu theo chương trình (nếu có)
Nhà thuốc cần lưu ý chiết khấu phải thể hiện trên hóa đơn, tránh chênh lệch khi hạch toán giá vốn.
- Lưu trữ – đối chiếu
Lưu bản giấy + bản scan
Đối chiếu số lô – hạn dùng trước khi nhập kho
Kiểm tra trùng tên – trùng mã thuốc để tránh nhập nhầm
Hóa đơn đầu vào không hợp lệ sẽ khiến nhà thuốc bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Hóa đơn bán hàng: bán lẻ – bán theo đơn – bán cho đơn vị y tế
Doanh thu nhà thuốc xuất phát từ 3 nhóm chính và mỗi nhóm có quy định hóa đơn khác nhau.
- Bán lẻ cho khách hàng cá nhân
Thông thường, khách lẻ không yêu cầu hóa đơn, nhưng nhà thuốc vẫn phải:
Ghi nhận doanh thu hằng ngày
Lưu hóa đơn nội bộ theo ca (nếu có phần mềm POS)
Xuất hóa đơn điện tử nếu khách yêu cầu
- Bán thuốc theo đơn bác sĩ
Khoản thu này cần lưu:
Đơn thuốc của khách (bản giấy hoặc bản chụp)
Phiếu bán hàng
Thông tin thuốc bán ra khớp với đơn
Đây là căn cứ quan trọng khi cơ quan y tế kiểm tra.
- Bán thuốc cho đơn vị y tế – phòng khám – trường học – doanh nghiệp
Đối tượng này bắt buộc yêu cầu hóa đơn điện tử, nhà thuốc phải:
Xuất hóa đơn theo từng đợt giao
Đính kèm bảng kê thuốc
Có biên bản giao nhận được ký
Lưu trữ hợp đồng/đơn đặt hàng
Thiếu hóa đơn đầu ra dễ dẫn đến bị ấn định doanh thu và phạt hành chính.
Quản lý công nợ khách hàng – nhà cung cấp
Ngành dược có đặc thù là nhập hàng trả sau, đồng thời một số khách doanh nghiệp cũng thanh toán cuối kỳ. Vì vậy, quản lý công nợ là bước bắt buộc:
- Công nợ nhà cung cấp
Cần theo dõi:
Số tiền đã thanh toán
Số tiền còn nợ
Hạn thanh toán
Chiết khấu theo sản lượng
Số lô – hạn dùng liên quan đến lô hàng nợ
Công nợ quá hạn dễ dẫn đến bị dừng cung ứng thuốc.
- Công nợ khách hàng
Áp dụng cho: phòng khám, nhà y tế trường học, doanh nghiệp.
Cần có:
Bảng đối chiếu nợ
Biên bản giao nhận
Lịch sử thanh toán
Hóa đơn điện tử theo từng đợt giao
- Lợi ích của quản lý công nợ chuẩn
Tránh thất thoát
Chủ động dòng tiền nhập hàng
Dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra
Quản lý tồn kho thuốc: nhập – xuất – kiểm kê – hạn dùng
Trong mô hình hộ kinh doanh nhà thuốc – quầy thuốc, quản lý tồn kho thuốc là công việc quan trọng nhất vì liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, an toàn của người mua, tuân thủ quy định ngành Dược và lợi nhuận thực tế. Thuốc có đặc thù khác với hàng hóa thông thường: mỗi loại có số lô – hạn dùng – nhà sản xuất – dạng bào chế – hàm lượng – quy cách, và tất cả yếu tố này phải được ghi nhận đầy đủ trong sổ kho.
Nếu quản lý kho lỏng lẻo, chủ nhà thuốc dễ gặp các vấn đề nghiêm trọng như: bán nhầm thuốc hết hạn, không phát hiện thuốc cận hạn để xử lý, chênh lệch tồn kho khi kiểm kê, hoặc không chứng minh được nguồn gốc thuốc khi cơ quan Y tế kiểm tra. Điều này không chỉ gây thiệt hại kinh tế mà còn vi phạm quy định pháp luật về dược phẩm.
Một hệ thống quản lý kho thuốc hiệu quả phải kiểm soát đầy đủ nhập – xuất – tồn – hạn dùng – thu hồi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 3 nghiệp vụ quan trọng nhất trong quản lý kho thuốc cho hộ kinh doanh.
Quy trình nhập kho thuốc theo số lô – hạn dùng
Khi nhập thuốc, việc ghi nhận đầy đủ các thông tin số lô – hạn dùng – ngày sản xuất – nhà sản xuất – nhà phân phối là bắt buộc theo quy định của ngành Dược. Quy trình nhập kho chuẩn gồm 4 bước:
Bước 1: Kiểm tra điều kiện hàng hóa khi nhận
Kiểm hộp thuốc, tem chống giả, niêm phong.
Kiểm số lượng theo hóa đơn.
Đối chiếu tên thuốc – hàm lượng – dạng bào chế – đơn vị đóng gói.
Bước 2: Ghi nhận thông tin lô hàng
Mỗi thuốc được nhập phải ghi rõ:
Số lô sản xuất
Hạn dùng
Ngày sản xuất
Nhà sản xuất – nhà phân phối
Thông tin này rất quan trọng để truy xuất nguồn gốc khi có sự cố hoặc thu hồi từ Bộ Y tế.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập phải bao gồm:
Tên thuốc
Số lô – hạn dùng
Số lượng nhập
Đơn giá – tổng giá trị
Nhà cung cấp
Người kiểm hàng
Bước 4: Sắp xếp kho theo nguyên tắc FEFO
FEFO (First Expired – First Out): Xuất thuốc nào có hạn dùng sớm nhất trước.
Quy tắc này giúp giảm tối đa tồn kho cận hạn và nguy cơ hủy hàng.
Phương pháp kiểm kê định kỳ – kiểm kê xoay vòng
Kiểm kê kho thuốc cần thực hiện thường xuyên vì thuốc có giá trị cao, dễ thất thoát và phụ thuộc vào hạn dùng. Hai phương pháp kiểm kê phù hợp nhất:
- Kiểm kê định kỳ (theo tháng hoặc quý)
Đếm toàn bộ thuốc trong kho.
Đối chiếu số lượng thực tế với sổ kho hoặc phần mềm.
Ghi nhận chênh lệch + nguyên nhân.
Kiểm tra hạn dùng của từng lô.
Ưu điểm: kiểm soát tổng quát, phát hiện sai sót lớn.
Nhược điểm: tốn thời gian – dễ gây gián đoạn hoạt động bán hàng.
- Kiểm kê xoay vòng (Cycle Count)
Kiểm từng nhóm thuốc theo từng ngày hoặc từng tuần (ví dụ: nhóm kháng sinh hôm nay, nhóm vitamin ngày mai…).
Ghi nhận số lượng – hạn dùng – số lô.
Không gây gián đoạn hoạt động bán hàng.
Ưu điểm: nhẹ nhàng, liên tục, phát hiện sai lệch sớm.
Nhược điểm: cần kỷ luật và sổ kho chi tiết.
Cả hai phương pháp cần ghi lại kết quả kiểm kê và ký xác nhận để đối chiếu khi cơ quan Y tế kiểm tra.
Xử lý thuốc cận hạn – hết hạn – thu hồi
Thuốc cận hạn – hết hạn – bị thu hồi là yếu tố nhạy cảm trong quản lý nhà thuốc. Chủ hộ cần xử lý đúng quy định để tránh vi phạm pháp luật.
- Thuốc cận hạn
Lập danh sách thuốc còn dưới 6 tháng hạn.
Đẩy mạnh bán qua các chương trình giảm giá hợp lý (nhưng vẫn phải đúng quy định).
Ưu tiên xuất kho theo FEFO.
- Thuốc hết hạn
Tuyệt đối không được bán.
Lập biên bản hủy thuốc: số lượng – lô – hạn dùng – lý do.
Hủy theo hướng dẫn của cơ quan Y tế hoặc đơn vị xử lý rác thải y tế.
Lưu hồ sơ tối thiểu 2–3 năm.
- Thuốc bị thu hồi
Kiểm tra thông báo từ Bộ Y tế, Sở Y tế hoặc nhà phân phối.
Lập danh sách lô thuốc thuộc diện thu hồi.
Ngừng bán – thu hồi toàn bộ – trả về nhà phân phối theo quy định.
Lưu lại toàn bộ chứng từ trả hàng.
Ghi nhận doanh thu trong nhà thuốc – quầy thuốc
Trong mô hình nhà thuốc – quầy thuốc, việc ghi nhận doanh thu phải được thực hiện chính xác – minh bạch – liên tục, vì ngành dược phẩm chịu quản lý rất chặt chẽ từ cơ quan y tế đến cơ quan thuế. Nhà thuốc không chỉ bán lẻ thông thường mà còn bán theo đơn, bán các sản phẩm OTC (thuốc không kê đơn), thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, mỹ phẩm… Mỗi nhóm hàng có quy định riêng về quản lý giá, hóa đơn, nguồn gốc và theo dõi lô – hạn sử dụng.
Bên cạnh đó, doanh thu của nhà thuốc biến động lớn theo mùa: mùa mưa – cảm cúm tăng mạnh, mùa nắng – thuốc da liễu và điện giải bán chạy hơn. Vì vậy, quầy thuốc cần xây dựng hệ thống ghi nhận doanh thu theo phần mềm bán thuốc, theo ca làm việc, theo hình thức thanh toán, đồng thời đối chiếu cuối ngày để hạn chế sai sót.
Một hệ thống ghi nhận doanh thu chuẩn không chỉ giúp chủ nhà thuốc quản lý dòng tiền mà còn là căn cứ bắt buộc khi làm việc với cơ quan thuế, khi kiểm tra nguồn gốc thuốc, khi đối chiếu tồn kho – hạn sử dụng và khi giải quyết khiếu nại của khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo 3 nhóm nội dung cốt lõi.
Doanh thu theo phần mềm bán thuốc – theo ca – theo hình thức thanh toán
Hầu hết nhà thuốc hiện nay đều sử dụng phần mềm bán thuốc đạt chuẩn Bộ Y tế (Drugstore, Nhà Thuốc 365, MyPharma…). Phần mềm giúp ghi nhận doanh thu theo từng giao dịch, bao gồm:
Tên thuốc – hàm lượng – quy cách
Giá bán – số lượng
Mã vạch – số lô – hạn sử dụng
Tên nhân viên bán ca
Hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, POS QR
Khi ghi nhận doanh thu theo ca, chủ nhà thuốc dễ dàng đánh giá hiệu quả từng nhân viên, đồng thời đối chiếu tiền mặt cuối ca để tránh thất thoát.
Doanh thu theo hình thức thanh toán giúp đối chiếu với sổ ngân hàng và ví điện tử, chuẩn hóa dữ liệu khi kiểm tra thuế. Đặc biệt, thuốc kê đơn và một số nhóm hàng (kháng sinh, thuốc hướng thần…) bắt buộc phải bán qua phần mềm để đảm bảo truy xuất nguồn gốc và kiểm soát tồn kho.
Bán theo đơn bác sĩ – thuốc kê đơn – thuốc OTC
Trong nhà thuốc, doanh thu phải được tách rõ theo nhóm sản phẩm:
- Thuốc kê đơn (Rx):
– Phải lưu đơn thuốc (bản giấy hoặc file chụp).
– Ghi rõ số lượng bán theo đơn.
– Nhiều cơ quan y tế yêu cầu xuất báo cáo bán thuốc kê đơn định kỳ. - Thuốc không kê đơn (OTC):
– Bán lẻ thông thường, không cần đơn.
– Doanh thu nhóm OTC chiếm tỷ trọng lớn, biến động theo mùa. - Thuốc theo danh mục quản lý đặc biệt:
– Kháng sinh, thuốc hướng thần, thuốc gây nghiện (tùy loại).
– Phải ghi số lô, hạn dùng, ngày bán và thông tin khách (nếu yêu cầu). - Thực phẩm chức năng – mỹ phẩm – thiết bị y tế:
– Biên lợi nhuận cao hơn thuốc.
– Nên tách riêng doanh thu để đánh giá đúng lãi từng nhóm.
Ghi nhận doanh thu theo từng nhóm giúp kiểm soát chính xác tồn kho, lợi nhuận và chuẩn bị sổ sách đúng khi cơ quan y tế và thuế kiểm tra.
Kiểm soát sai lệch doanh thu – đối chiếu cuối ngày
Nhà thuốc phải thực hiện đối chiếu doanh thu cuối ngày theo 3 bước:
Đối chiếu giữa phần mềm và tiền mặt thực thu
– Kiểm tra tổng tiền mặt trong ca.
– Đối chiếu với báo cáo doanh thu phần mềm.
– Nếu lệch → kiểm ca → tìm giao dịch sai hoặc thiếu.
Đối chiếu chuyển khoản – QR – POS
– So sánh báo cáo phần mềm với SMS ngân hàng.
– Dễ sai khi khách chuyển khoản thiếu nội dung hoặc nhân viên nhập nhầm tiền.
Đối chiếu theo nhóm thuốc
– Thuốc kê đơn
– OTC
– Thực phẩm chức năng
– Mỹ phẩm – vật tư y tế
Nếu lệch số liệu, phải kiểm lại tồn lô – hạn sử dụng – số lượng xuất bán trong ngày. Các sai lệch thường gặp: nhập nhầm giá, nhầm đơn vị thuốc, bán nhầm loại, trả hàng không ghi nhận hoặc thiếu đơn kê thuốc.
Ghi nhận chi phí trong hộ kinh doanh nhà thuốc
Trong mô hình hộ kinh doanh nhà thuốc – quầy thuốc, quản lý chi phí là yếu tố quyết định khả năng duy trì lợi nhuận và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. So với các ngành bán lẻ thông thường, ngành dược có đặc thù riêng: yêu cầu nghiêm ngặt về nguồn gốc – hóa đơn – số lô – hạn dùng, các khoản chi phải hợp lệ và có chứng từ rõ ràng. Nếu chủ hộ không ghi nhận chi phí đầy đủ, nhà thuốc dễ rơi vào tình trạng lãi ảo – lỗ thật, tồn kho không khớp, chi phí vận hành bị đội lên và đặc biệt là rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Việc ghi nhận chi phí cần được thực hiện đều đặn theo ngày – tuần – tháng và được phân loại thành nhóm chi phí nhập thuốc, chi phí vận hành và chi phí marketing – phần mềm – hồ sơ pháp lý. Mỗi nhóm chi phí đều có vai trò riêng và yêu cầu chứng từ khác nhau. Khi được ghi nhận đúng, nhà thuốc dễ dàng kiểm soát giá vốn thuốc, tính đúng lợi nhuận từng nhóm sản phẩm (OTC, ETC, thực phẩm chức năng, vật tư y tế…) và đưa ra chiến lược nhập hàng – bán hàng phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng nhóm chi phí quan trọng.
Chi phí nhập thuốc, vật tư y tế, thiết bị
Đây là khoản chi lớn nhất trong nhà thuốc, bao gồm thuốc tân dược, thuốc kê đơn, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm y tế, vật tư tiêu hao (bông, gạc, khẩu trang…), thiết bị đo (máy đo huyết áp, đường huyết…) và các loại thuốc điều trị dài ngày. Tất cả chi phí nhập hàng đều phải có hóa đơn hợp lệ từ nhà phân phối, công ty dược hoặc đơn vị cung ứng chính thức.
Khi nhập hàng, chủ nhà thuốc cần ghi rõ:
Tên thuốc
Số lô – hạn dùng
Đơn giá – số lượng
Nhà cung cấp
Ngày nhập
Ngoài ra, cần lưu trữ phiếu kiểm nhập, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán. Điều này giúp đối chiếu khi kiểm đếm tồn kho hoặc giải trình với cơ quan thuế.
Với các mặt hàng có hạn dùng ngắn, nhà thuốc cần theo dõi chặt chẽ để tránh hư hỏng gây lãng phí. Việc ghi nhận chi phí đầy đủ và có chứng từ rõ ràng sẽ giúp xác định giá vốn chính xác và phục vụ quyết toán thuế cuối năm.
Chi phí vận hành: mặt bằng, tủ thuốc, điện lạnh, nhân viên
Nhà thuốc cần nhiều khoản chi vận hành như tiền thuê mặt bằng, tiền điện, nước, internet, bảo trì máy lạnh, tủ mát bảo quản thuốc và chi phí trang thiết bị. Tủ thuốc và tủ mát phải hoạt động liên tục để đảm bảo chất lượng thuốc, do đó chi phí điện thường chiếm tỷ lệ cao. Việc ghi nhận chi phí điện – nước theo tháng giúp nhà thuốc xác định mức tiêu thụ bất thường để kịp thời bảo trì thiết bị.
Chi phí nhân viên bao gồm lương cố định, phụ cấp trực, thưởng doanh thu, chi phí đào tạo hoặc chi phí cấp chứng chỉ hành nghề dược (nếu hỗ trợ nhân sự). Những khoản này cần được ghi rõ theo bảng lương từng tháng và có phiếu chi kèm theo.
Chi phí mặt bằng nên được lưu trữ hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, hóa đơn tiền nhà (nếu có) để đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Đây là nhóm chi phí mang tính định kỳ nên cần phân bổ rõ ràng theo tháng để đánh giá hiệu quả hoạt động.
Chi phí marketing, phần mềm, đăng ký hồ sơ pháp lý
Để thu hút khách hàng và cạnh tranh với các chuỗi nhà thuốc lớn, hộ kinh doanh thường phải đầu tư chi phí marketing: chạy quảng cáo Facebook/TikTok, thiết kế banner, in tờ rơi, triển khai chương trình khuyến mãi hoặc chăm sóc khách hàng cũ. Mỗi khoản chi cần có hóa đơn dịch vụ, hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán để ghi nhận chi phí hợp lệ.
Nhà thuốc cũng cần chi cho phần mềm quản lý như phần mềm bán thuốc, phần mềm tra cứu tương tác thuốc, phần mềm quản lý tồn kho theo số lô – hạn dùng. Những phần mềm này giúp tối ưu thời gian và tránh sai sót khi bán hàng.
Ngoài ra, còn có chi phí hồ sơ pháp lý như giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, chứng chỉ hành nghề, phí gia hạn giấy phép… Các chi phí này thường chỉ phát sinh định kỳ nhưng phải được lưu trữ đầy đủ để hợp thức hóa sổ sách và tránh rủi ro trong các kỳ kiểm tra.
Quản lý đầy đủ các nhóm chi phí trên sẽ giúp nhà thuốc minh bạch tài chính và tối ưu lợi nhuận.
Thuế GTGT – TNCN – lệ phí môn bài cho nhà thuốc hộ kinh doanh
Nhà thuốc thuộc mô hình hộ kinh doanh là một trong những ngành nghề chịu sự quản lý nghiêm ngặt của cơ quan thuế do doanh thu ổn định, lượng giao dịch lớn và đặc thù kinh doanh dược phẩm có giá trị cao. Hộ kinh doanh nhà thuốc phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế gồm: thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và lệ phí môn bài. Tùy theo doanh thu thực tế và phương thức bán hàng (bán lẻ, bán sỉ, bán theo đơn, bán theo hợp đồng cung cấp thuốc cho phòng khám – viện dưỡng lão – công ty), mức thuế áp dụng có thể khác nhau. Ngoài ra, cơ quan thuế thường xuyên đối chiếu dữ liệu doanh thu của nhà thuốc thông qua POS, phần mềm quản lý thuốc, hóa đơn điện tử và sao kê ngân hàng, nên việc kê khai đúng – đủ là yêu cầu bắt buộc.
Nhà thuốc có thể thuộc diện thuế khoán nếu doanh thu nhỏ, không dùng hóa đơn điện tử thường xuyên; hoặc thuộc diện kê khai theo hóa đơn nếu có bán sỉ, cung cấp thuốc cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc phòng khám. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về 3 loại thuế mà nhà thuốc hộ kinh doanh phải nộp hằng năm.
Cách tính thuế theo doanh thu nhà thuốc
Thuế GTGT và TNCN của nhà thuốc hộ kinh doanh được tính theo doanh thu thực tế, bao gồm doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, bán qua POS, bán online và doanh thu theo hóa đơn điện tử.
Nếu là hộ khoán: Cơ quan thuế sẽ ấn định doanh thu dự kiến theo khảo sát thực tế, quy mô nhà thuốc, vị trí kinh doanh và dữ liệu năm trước. Thuế GTGT và TNCN sẽ tính theo tỷ lệ ngành dược (xem mục dưới).
Nếu là hộ kê khai theo hóa đơn: Thuế được tính theo doanh thu ghi trên hóa đơn điện tử xuất cho khách sỉ, phòng khám, viện dưỡng lão, công ty hoặc tổ chức.
Trong mọi trường hợp, doanh thu chịu thuế = tổng tiền bán thuốc + phụ phí (nếu có). Nhà thuốc phải đối chiếu doanh thu POS – doanh thu bán lẻ – hóa đơn điện tử và sao kê ngân hàng để tránh kê khai thiếu doanh thu. Cơ quan thuế có quyền ấn định doanh thu nếu phát hiện doanh thu thực tế cao hơn số hộ báo cáo.
Tỷ lệ thuế ngành dược theo quy định
Nhà thuốc thuộc ngành thương mại, do đó tỷ lệ thuế được quy định như sau:
Thuế GTGT: 1% trên doanh thu
Thuế TNCN: 0,5% trên doanh thu
(Áp dụng theo Phụ lục I – Nghị định 139/2016 và văn bản hướng dẫn thuế khoán hằng năm)
Đối với nhà thuốc có hoạt động gia công, bào chế hoặc đóng gói lại theo yêu cầu, cơ quan thuế có thể xem xét áp dụng tỷ lệ ngành sản xuất (GTGT 3%, TNCN 1,5%), tuy nhiên trường hợp này khá hiếm.
Nhà thuốc bán sỉ hoặc cung cấp thuốc theo hợp đồng cho phòng khám/đơn vị y tế bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử, và khi đó thuế suất tính theo doanh thu hóa đơn như trên. Nếu nhà thuốc xuất hóa đơn sai quy định hoặc xuất thiếu hóa đơn khi bán cho tổ chức, sẽ bị phạt từ 4–20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Nghĩa vụ môn bài và thời điểm nộp
Lệ phí môn bài là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi nhà thuốc hộ kinh doanh, với mức thu như sau:
Doanh thu trên 500 triệu/năm: 1.000.000đ/năm
Doanh thu 300–500 triệu/năm: 500.000đ/năm
Doanh thu dưới 300 triệu/năm: được miễn môn bài
(Theo Nghị định 139/2016 và Nghị định 22/2020 sửa đổi)
Thời điểm nộp:
Nhà thuốc mới thành lập: nộp chậm nhất ngày 30/01 của năm tiếp theo, hoặc trong vòng 30 ngày nếu thành lập sau 01/7.
Nhà thuốc đang hoạt động: nộp trước ngày 30/01 hằng năm.
Nếu nhà thuốc tạm ngừng hoạt động và có thông báo hợp lệ đến cơ quan thuế trước ngày 30/01, sẽ không phải nộp môn bài cho năm tạm ngừng. Trường hợp chậm nộp, nhà thuốc bị phạt tiền và tính lãi 0,03%/ngày trên số tiền nộp chậm.
Sổ sách kế toán bắt buộc cho nhà thuốc – quầy thuốc
Nhà thuốc – quầy thuốc là một trong những ngành nghề chịu sự quản lý chặt chẽ nhất, không chỉ về chuyên môn dược mà còn về kế toán và thuế. Vì kinh doanh thuốc liên quan trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng, mọi giao dịch mua – bán đều phải minh bạch và có chứng từ. Bên cạnh đó, do đặc thù hàng hóa đa dạng, giá thay đổi liên tục và tồn kho lớn, việc quản lý sổ sách kế toán đầy đủ giúp nhà thuốc kiểm soát được doanh thu – chi phí – lợi nhuận, đồng thời giảm rủi ro bị ấn định thuế cao khi cơ quan thuế kiểm tra. Nhiều nhà thuốc bị phạt hoặc bị truy thu không phải vì cố ý sai phạm, mà do thiếu chứng từ, không lưu giữ sổ sách hoặc ghi chép không thống nhất. Dưới đây là ba nhóm sổ sách kế toán và tài liệu bắt buộc mà mọi nhà thuốc – quầy thuốc phải chuẩn bị và duy trì thường xuyên.
Sổ ghi doanh thu – chi phí – tồn kho
Đây là nhóm sổ sách quan trọng nhất quyết định việc kiểm soát hoạt động kinh doanh của nhà thuốc.
- Sổ doanh thu:
Nhà thuốc cần ghi rõ từng giao dịch bán thuốc, bao gồm:
Tên thuốc – hàm lượng – số lô – hạn dùng
Số lượng bán ra
Giá bán
Hình thức thanh toán (tiền mặt – chuyển khoản)
Doanh thu đơn thuốc – doanh thu OTC – doanh thu mỹ phẩm, TPCN
Đặc biệt, nếu bán thuốc theo đơn, nhà thuốc phải lưu hình ảnh đơn thuốc hoặc lưu bản gốc trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
- Sổ chi phí:
Ghi đầy đủ chi phí nhập hàng, chi phí vận chuyển, tiền nhân sự, điện – nước – internet, chi phí phần mềm quản lý thuốc, phí duy trì GPP, bảo quản thuốc… - Sổ tồn kho:
Với hàng nghìn mã thuốc và thực phẩm chức năng, sổ tồn kho là bắt buộc. Sổ cần ghi rõ:
Tồn đầu – nhập – xuất – tồn cuối
Số lô – hạn dùng
Thuốc có nguy cơ cận date, sắp hết hoặc dư tồn
Sổ tồn kho giúp nhà thuốc hạn chế thất thoát, kiểm soát hàng quá hạn và đối chiếu khi thanh tra.
Bảng kê hóa đơn – chứng từ
Nhà thuốc phải lưu đầy đủ tất cả chứng từ phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Bao gồm:
Hóa đơn nhập thuốc từ công ty dược (bắt buộc phải là hóa đơn hợp lệ, có mã số thuế)
Phiếu giao hàng, biên bản kiểm nhận số lô – hạn dùng
Phiếu nhập kho ghi số lượng – đơn giá – mã thuốc
Phiếu xuất kho cho từng ca bán hàng hoặc chuyển kho
Chứng từ thanh toán: chuyển khoản, phiếu chi tiền mặt
Hóa đơn điện tử bán hàng (nếu khách yêu cầu)
Bảng kê bán hàng cuối ngày, đối chiếu với phần mềm quản lý
Đối với thuốc đặc biệt như thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần, nhà thuốc cần lưu theo chế độ riêng, có sổ theo dõi xuất – nhập – tồn theo quy định Bộ Y tế.
Bảng kê chứng từ giúp nhà thuốc chứng minh doanh thu – chi phí hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra và đảm bảo sổ sách khớp với hàng hóa thực tế.
Hồ sơ lưu trữ phục vụ thanh kiểm tra
Do đặc thù ngành dược được thanh kiểm tra định kỳ, nhà thuốc phải chuẩn bị bộ hồ sơ lưu trữ chuyên biệt, bao gồm:
Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc, Chứng chỉ hành nghề dược, đăng ký hộ kinh doanh
Sổ theo dõi nhiệt độ – độ ẩm
Hồ sơ kiểm định thiết bị bảo quản (tủ lạnh, tủ mát)
Hồ sơ về thuốc hết hạn – thu hồi – tiêu hủy
Báo cáo doanh thu – báo cáo tồn kho theo kỳ
Sổ theo dõi đơn thuốc theo quy định
Sổ theo dõi thuốc kiểm soát đặc biệt
Ngoài ra, nhà thuốc nên sắp xếp hồ sơ theo từng nhóm để dễ xuất trình khi đoàn kiểm tra yêu cầu. Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ giúp tránh vi phạm mà còn tạo sự chuyên nghiệp và uy tín trong kinh doanh.
Quản lý rủi ro và tối ưu chi phí hợp pháp trong nhà thuốc
Nhà thuốc là mô hình hộ kinh doanh có tính đặc thù cao: nhiều mã hàng, hàng hóa dễ hết hạn, chi phí nhập hàng biến động, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hóa đơn – chứng từ. Nếu không quản lý đúng chuẩn, nhà thuốc dễ gặp rủi ro về thuế, sai lệch tồn kho, thất thoát hàng hóa và chi phí không được công nhận khi quyết toán. Với mức độ kiểm tra ngày càng mạnh từ cơ quan thuế đối với ngành dược, việc quản lý rủi ro và tối ưu chi phí hợp pháp trở thành yếu tố sống còn giúp nhà thuốc vận hành bền vững.
Đặc biệt, nhóm chi phí lớn nhất của nhà thuốc gồm: nhập thuốc – dược phẩm, chi phí nhân sự, chi phí kho – bảo quản, chi phí hao hụt hàng hết hạn và chi phí tuân thủ (phần mềm, thiết bị quản lý mã vạch). Nếu thiếu hóa đơn hoặc ghi chép không đầy đủ, những khoản chi này dễ bị loại khi kiểm tra. Ngược lại, khi số liệu minh bạch, chứng từ đầy đủ và có quy trình kiểm soát rõ ràng, nhà thuốc không chỉ tránh được rủi ro thuế mà còn tối ưu lợi nhuận do hạn chế thất thoát.
Dưới đây là các giải pháp quan trọng giúp nhà thuốc quản lý rủi ro và tối ưu chi phí theo cách hợp pháp – an toàn.
Mẹo tránh rủi ro thuế – sai lệch chứng từ
Nhà thuốc phải đặc biệt chú ý đến hóa đơn mua vào – bán ra, vì ngành dược bị kiểm tra chặt chẽ về nguồn gốc hàng hóa. Các mẹo giảm rủi ro gồm:
Luôn lấy hóa đơn điện tử từ nhà phân phối, không nhập hàng không hóa đơn để tránh bị loại chi phí.
Lưu trữ hóa đơn theo tháng – nhà cung cấp – nhóm thuốc để dễ đối chiếu.
Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc để tránh lệch tồn kho giữa sổ và thực tế.
Đối chiếu doanh thu trên phần mềm với báo cáo thuế hằng tháng để tránh chênh lệch.
Tách riêng hàng khuyến mãi, hàng cận date, hàng tặng theo đúng quy định để tránh bị hiểu nhầm là doanh thu chưa kê khai.
Khi chứng từ rõ ràng và đối chiếu thường xuyên, nhà thuốc gần như không gặp rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.
Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Tối ưu chi phí hợp lệ trong nhà thuốc
Để giảm thuế hợp pháp, nhà thuốc nên ghi nhận đầy đủ các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động, bao gồm:
Chi phí nhập thuốc – thiết bị y tế.
Chi phí bảo quản: điện tủ lạnh, giá – kệ – bao bì.
Chi phí nhân viên bán thuốc, dược sĩ quản lý.
Phí phần mềm nhà thuốc, mã vạch, chống ẩm, vệ sinh.
Chi phí hàng hết hạn (nếu có biên bản hủy).
Mọi chi phí phải có hóa đơn hợp lệ, kèm bảng kê và biên bản nếu là hàng hủy. Khi chi phí được ghi nhận đầy đủ, lợi nhuận tính thuế giảm và nhà thuốc tránh được tình trạng bị truy thu thuế.
Khi nào nên thuê kế toán dịch vụ cho nhà thuốc?
Nhà thuốc nên thuê kế toán dịch vụ khi:
Số lượng hóa đơn mua vào – bán ra tăng mạnh.
Tồn kho lệch thường xuyên, khó kiểm soát.
Có nhiều nhóm thuốc đặc thù cần theo dõi riêng (kê đơn – không kê đơn – thực phẩm chức năng).
Chủ nhà thuốc không có thời gian làm báo cáo thuế hằng tháng.
Cơ quan thuế đã từng yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra.
Kế toán dịch vụ giúp nhà thuốc đảm bảo số liệu chuẩn, báo cáo thuế đúng hạn, kiểm soát tồn kho và hạn chế tối đa rủi ro bị ấn định doanh thu hoặc truy thu thuế.
Kế toán hộ kinh doanh nhà thuốc – quầy thuốc đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh an toàn, minh bạch và bền vững. Một hệ thống kế toán chuẩn giúp chủ hộ theo dõi doanh thu, chi phí và tồn kho thuốc một cách chính xác. Đây cũng là cơ sở để lập báo cáo thuế đúng quy định và hạn chế sai sót khi cơ quan chức năng kiểm tra. Ngành dược luôn yêu cầu mức độ tuân thủ cao, vì vậy mọi sai lệch hóa đơn hoặc thiếu chứng từ đều có thể dẫn đến rủi ro pháp lý. Nhờ nắm đúng quy trình kế toán, nhà thuốc có thể tối ưu lợi nhuận và duy trì nguồn vốn ổn định. Nếu chủ hộ gặp khó khăn trong việc lập sổ sách hoặc kê khai thuế, sử dụng dịch vụ kế toán sẽ là lựa chọn đúng đắn. Điều này giúp giảm áp lực, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật tuyệt đối.