Kế toán hộ kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành là vấn đề khiến nhiều chủ hộ băn khoăn khi hoạt động trong ngành có nhiều khoản thu – chi, nhiều hợp đồng dịch vụ và lượng giao dịch phát sinh liên tục theo mùa. Đây là nhóm ngành có tính đặc thù cao, kết nối nhiều đối tác như khách sạn, nhà xe, hướng dẫn viên, đại lý vé và các nền tảng OTA, vì vậy việc ghi chép và quản lý sổ sách không thể làm theo cảm tính. Nếu hộ kinh doanh không nắm chắc quy trình kế toán, rất dễ rơi vào tình trạng sai doanh thu, thiếu chứng từ hoặc nhầm lẫn phí dịch vụ, từ đó dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra và ấn định doanh thu. Thêm vào đó, các khoản thu hộ – chi hộ, hoa hồng, dịch vụ trung gian rất dễ nhập nhằng nếu không phân loại rõ ràng theo chuẩn kế toán hộ kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn cũng cần tuân thủ đúng quy định, đặc biệt với các dịch vụ bán lại, đặt hộ hoặc tour combo có nhiều nhà cung cấp. Sự thiếu minh bạch trong sổ sách có thể khiến hộ kinh doanh gặp khó khi đối chiếu cuối năm hoặc khi phát sinh tranh chấp với đối tác. Bài viết này được xây dựng nhằm giúp hộ kinh doanh du lịch – lữ hành hiểu toàn diện hệ thống kế toán, thuế và sổ sách cần thiết. Từ đó, bạn có thể vận hành đúng luật, tối ưu chi phí và tránh mọi sai sót trong quá trình hoạt động.
Tổng quan kế toán hộ kinh doanh dịch vụ du lịch – lữ hành
Kế toán hộ kinh doanh dịch vụ du lịch – lữ hành là quá trình ghi nhận doanh thu tour, chi phí tổ chức, hoa hồng bán tour, đặt phòng – đặt vé và toàn bộ dòng tiền phát sinh trong hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch. Khác với các ngành thương mại hay dịch vụ thông thường, ngành du lịch có nhiều cấu phần chi phí và dòng tiền phức tạp: thu hộ – chi hộ, chi phí theo đoàn, chi phí phát sinh theo từng dịch vụ, doanh thu hoa hồng và chi phí đặt cọc. Điều này yêu cầu hộ kinh doanh phải có hệ thống sổ sách minh bạch, đầy đủ hóa đơn và quy trình đối chiếu rõ ràng để tránh sai sót hoặc rủi ro thuế.
Hoạt động du lịch biến động mạnh theo mùa, chịu ảnh hưởng từ thời tiết, lễ – Tết, sự kiện và xu hướng du lịch; doanh thu không đều giữa các tháng. Ngoài ra, hộ kinh doanh lữ hành thường làm việc với nhiều nhà cung cấp như khách sạn, nhà hàng, vé máy bay, hướng dẫn viên, xe đưa đón… dẫn đến việc phải kiểm soát hóa đơn đầu vào chặt chẽ. Nếu không quản lý tốt, dễ xảy ra sai lệch số liệu, nhầm lẫn dòng tiền hoặc ghi nhận doanh thu sai, gây ảnh hưởng đến việc tính thuế GTGT – TNCN.
Vì vậy, kế toán trong ngành du lịch không chỉ để ghi chép tài chính mà còn giúp hộ kinh doanh kiểm soát công nợ khách hàng – nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn, giảm rủi ro khi quyết toán thuế và nâng cao uy tín khi ký hợp đồng tour với đối tác hoặc doanh nghiệp lớn.
Đặc thù ngành du lịch ảnh hưởng thế nào đến sổ sách kế toán?
Ngành du lịch có đặc thù:
Doanh thu theo đoàn/tour, không cố định theo ngày.
Nhiều nhà cung cấp, mỗi dịch vụ cần hóa đơn riêng: khách sạn, phương tiện, ăn uống, vé tham quan.
Dòng tiền phát sinh trước – trong – sau tour (đặt cọc, thu tiền từng đợt).
Phí hủy tour, hoàn tiền, thay đổi lịch trình khiến sổ sách phải cập nhật liên tục.
Chi phí phụ trội: phát sinh ngoài dự kiến như ăn uống thêm, phụ phí check-in, phí quá tải hành lý…
Do đặc thù này, sổ sách kế toán cần:
Ghi rõ doanh thu – chi phí theo từng tour.
Theo dõi tiền đặt cọc và chi phí đã tạm ứng.
Lập bảng tổng hợp dịch vụ cho từng đoàn.
Lưu hóa đơn theo từng đối tác để đối chiếu khi quyết toán.
Phân biệt doanh thu dịch vụ, doanh thu hoa hồng, thu hộ – chi hộ
Đây là điểm quan trọng nhất trong kế toán ngành du lịch:
Doanh thu dịch vụ (bán tour trọn gói)
Hộ tổ chức tour và thu toàn bộ tiền từ khách.
Toàn bộ doanh thu tour phải ghi nhận vào sổ.
Doanh thu hoa hồng (môi giới tour)
Hộ chỉ bán hộ tour của công ty khác và nhận hoa hồng.
Chỉ ghi phần hoa hồng, không ghi toàn bộ tiền khách trả.
Thu hộ – chi hộ
Ví dụ: thu tiền vé máy bay, vé tham quan rồi chuyển lại cho đơn vị cung cấp.
Không tính vào doanh thu, chỉ ghi dòng tiền vào – ra.
Việc phân biệt đúng giúp tránh kê khai sai doanh thu dẫn đến nộp thuế TNCN – GTGT cao hơn mức cần thiết.
Những rủi ro kế toán phổ biến của hộ kinh doanh lữ hành
Một số rủi ro thường gặp:
Ghi nhận sai doanh thu, dẫn đến nộp thuế sai.
Không phân biệt thu hộ – chi hộ, khiến doanh thu bị đội lên.
Thiếu hóa đơn đầu vào, nhất là hóa đơn khách sạn, vận chuyển, nhà hàng.
Không ghi chép tiền đặt cọc, dẫn đến thiếu minh bạch dòng tiền.
Công nợ khách đoàn – nhà cung cấp không đối chiếu kịp thời, dễ dẫn đến tranh chấp.
Do đặc thù phức tạp của ngành, hộ kinh doanh lữ hành cần sổ sách rõ ràng để hạn chế rủi ro thuế và quản lý tài chính hiệu quả.
Quy định thuế cho hộ kinh doanh du lịch – lữ hành
Hộ kinh doanh trong lĩnh vực du lịch – lữ hành có đặc thù hoạt động theo mùa, doanh thu phát sinh theo từng tour, từng dịch vụ hoặc theo hợp đồng với doanh nghiệp, trường học, nhóm khách lẻ. Vì vậy, việc kê khai thuế phải dựa trên doanh thu thực tế, theo hóa đơn và phụ thu đi kèm, thay vì hoạch toán theo cảm tính.
Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ lữ hành – du lịch thuộc nhóm dịch vụ, do đó thuế GTGT, thuế TNCN và lệ phí môn bài đều được xác định theo đặc thù của ngành. Các hộ kinh doanh như: dẫn tour cá nhân, tổ chức tour nội địa nhỏ, dịch vụ đặt phòng – đặt xe, bán combo du lịch, môi giới du lịch… đều phải nắm rõ nghĩa vụ thuế để tránh bị truy thu hoặc ấn định doanh thu sai thực tế.
Dưới đây là các quy định thuế quan trọng áp dụng cho hộ kinh doanh du lịch – lữ hành.
Thuế GTGT theo phương pháp khoán hoặc hóa đơn từng lần phát sinh
Hộ kinh doanh du lịch – lữ hành có thể thuộc một trong hai trường hợp:
- Nộp thuế theo phương pháp khoán
Áp dụng cho hộ nhỏ lẻ, doanh thu ổn định và không xuất hóa đơn thường xuyên.
Thuế GTGT = Doanh thu khoán × 5% (vì ngành du lịch thuộc nhóm dịch vụ).
Cơ quan thuế xác định doanh thu khoán theo quy mô tour, số lượng khách, mùa vụ và giá trị hợp đồng trung bình.
- Nộp thuế theo từng lần phát sinh hóa đơn
Áp dụng khi:
Hộ cung cấp tour cho doanh nghiệp
Hộ ký hợp đồng với trường học, tổ chức
Hộ bán combo du lịch có xuất hóa đơn theo yêu cầu
Khi xuất hóa đơn:
Thuế GTGT = Doanh thu hóa đơn × 5%
Hóa đơn phải ghi rõ: phí tour, phụ thu, phí dịch vụ trung gian và các khoản kèm theo.
Thuế TNCN và cách xác định thuế suất cho dịch vụ du lịch
Theo Thông tư 40, hộ kinh doanh du lịch thuộc nhóm dịch vụ, áp dụng mức thuế TNCN:
Thuế TNCN = Doanh thu × 2%
Doanh thu tính thuế bao gồm:
Doanh thu theo tour trọn gói
Doanh thu từ bán vé tham quan, vé trải nghiệm (nếu hộ thu trực tiếp)
Tiền dẫn tour, tiền hoa hồng môi giới
Phí đặt phòng, đặt xe, đặt dịch vụ hộ khách
Phụ thu: phụ thu phòng đơn, phụ thu trẻ em, phụ thu lễ tết
Tiền thu hộ nhà hàng/khách sạn nếu hộ kinh doanh hưởng chênh lệch
Nguyên tắc: tất cả khoản thu hộ nhận được đều phải tính thuế, trừ khi thu hộ – chi hộ 100% có chứng từ đầy đủ (không phát sinh lợi nhuận).
Lệ phí môn bài và các nghĩa vụ thuế liên quan
Lệ phí môn bài của hộ du lịch – lữ hành được tính theo doanh thu năm, cụ thể:
| Doanh thu/năm | Mức môn bài |
| Trên 500 triệu | 1.000.000đ/năm |
| 300–500 triệu | 500.000đ/năm |
| 100–300 triệu | 300.000đ/năm |
| Dưới 100 triệu | Miễn môn bài |
Ngoài ra, hộ kinh doanh trong ngành du lịch còn có nghĩa vụ:
Đăng ký mã ngành kinh doanh đúng lĩnh vực du lịch – lữ hành
Xuất hóa đơn điện tử khi cung cấp tour cho doanh nghiệp
Lưu trữ hợp đồng tour – phiếu thu – danh sách khách hàng
Đối chiếu doanh thu định kỳ khi cơ quan thuế khảo sát
Trường hợp doanh thu tăng đột biến theo mùa du lịch, hộ có trách nhiệm báo cơ quan thuế để điều chỉnh doanh thu khoán, tránh rủi ro bị truy thu cuối năm.
Hóa đơn điện tử trong dịch vụ du lịch – lữ hành
Trong lĩnh vực du lịch – lữ hành, hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc nhằm minh bạch doanh thu, chứng minh chi phí hợp lệ và đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Hộ kinh doanh du lịch thường có nhiều loại doanh thu khác nhau: bán tour trọn gói, dịch vụ trung gian, đặt phòng – đặt vé, thuê xe, hướng dẫn viên, combo trải nghiệm… Mỗi loại dịch vụ lại có quy tắc xuất hóa đơn riêng. Việc hiểu rõ khi nào phải xuất hóa đơn, xuất hóa đơn theo giá nào và xuất cho ai sẽ giúp hộ kinh doanh tránh sai sót, hạn chế rủi ro bị truy thu hoặc bị phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hóa đơn điện tử trong du lịch còn giúp khách hàng (doanh nghiệp hoặc khách đoàn) dễ dàng hạch toán chi phí, đồng thời tạo uy tín cho đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên, không ít hộ kinh doanh vẫn gặp lúng túng khi xác định doanh thu gộp – doanh thu thực nhận, hoặc chưa phân biệt đúng hóa đơn cho dịch vụ trung gian so với hóa đơn dịch vụ trực tiếp. Dưới đây là các quy định quan trọng mà hộ kinh doanh du lịch cần nắm.
Khi nào hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn?
Hộ kinh doanh du lịch – lữ hành bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
Bán tour trọn gói, bao gồm: vận chuyển – lưu trú – ăn uống – tham quan – HDV.
Cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách: thuê xe du lịch, hướng dẫn viên, đặt bàn nhà hàng, tổ chức team building.
Bán dịch vụ cho doanh nghiệp, bao gồm tour đoàn, tour incentive, hội nghị, hội thảo (MICE).
Khách yêu cầu hóa đơn dù là khách lẻ hoặc nhóm nhỏ.
Lưu ý quan trọng:
Hóa đơn phải xuất theo doanh thu gộp, không được trừ chi phí trả cho nhà cung cấp.
Nếu hộ kinh doanh chỉ bán dịch vụ trung gian, hóa đơn phải xuất theo phần phí dịch vụ (hoa hồng).
Hộ kinh doanh du lịch không xuất hóa đơn đúng thời điểm có thể bị phạt hành chính và bị truy thu thuế theo doanh thu thực tế.
Hóa đơn cho dịch vụ trung gian, combo tour, vé máy bay, lưu trú
Dịch vụ du lịch có nhiều hình thức phức tạp, mỗi loại cần xuất hóa đơn theo cách khác nhau:
- Dịch vụ trung gian (commission)
Hộ kinh doanh không bán tour trực tiếp mà chỉ kết nối, đặt phòng, đặt vé…
→ Chỉ xuất hóa đơn trên phần phí dịch vụ (hoa hồng).
→ Không xuất hóa đơn theo giá trị vé máy bay, phòng khách sạn.
- Combo tour
Combo gồm vé xe – phòng – ăn uống – trải nghiệm.
→ Xuất hóa đơn theo giá combo, ghi rõ thành phần dịch vụ (nếu khách yêu cầu).
- Vé máy bay
Nếu chỉ là đại lý bán vé:
→ Xuất hóa đơn phí dịch vụ.
Nếu hộ kinh doanh tự gom tour và mua vé máy bay cho khách:
→ Xuất hóa đơn toàn bộ giá tour (bao gồm giá vé).
- Lưu trú – đặt phòng
Nếu hộ kinh doanh là bên bán trực tiếp:
→ Xuất hóa đơn theo doanh thu phòng.
Nếu là trung gian OTA:
→ Chỉ xuất hóa đơn phần hoa hồng.
Lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn du lịch
Các lỗi phổ biến mà hộ kinh doanh du lịch thường gặp:
Xuất hóa đơn theo tiền thực nhận, không theo doanh thu gộp → sai quy định.
Không tách phí trung gian, xuất hóa đơn sai giá trị.
Không đính kèm hợp đồng – bảng kê tour → khó giải trình với thuế.
Xuất sai thời điểm (cuối tour mới xuất, trong khi lẽ ra phải xuất khi nhận tiền).
Ghi sai nội dung dịch vụ → bị coi là hóa đơn không hợp lệ.
Khắc phục: luôn lưu hợp đồng, bảng kê tour, phiếu thu của nhà cung cấp và đối chiếu doanh thu hằng ngày.
Sổ sách cần có cho hộ kinh doanh dịch vụ du lịch
Hộ kinh doanh dịch vụ du lịch – bao gồm tổ chức tour, đặt vé, dịch vụ trung gian, liên kết khách sạn – cần hệ thống sổ sách rõ ràng để quản lý doanh thu, chi phí, hợp đồng, công nợ và tạm ứng hướng dẫn viên. Ngành du lịch có đặc thù là dòng tiền biến động mạnh theo mùa, chi phí phát sinh nhiều và thường thanh toán qua nhiều kênh (tiền mặt, chuyển khoản, đối tác giữ lại phần trăm). Nếu không ghi chép rõ ràng, chủ hộ dễ gặp tình trạng lỗ không biết lý do, thất thoát tiền tạm ứng, nhầm chi phí hoặc không chứng minh được chi phí hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hệ thống sổ sách của hộ kinh doanh du lịch cần đảm bảo 3 yếu tố: minh bạch – chính xác – theo tour. Mỗi tour phải có bộ hồ sơ riêng gồm: tổng doanh thu, cấu trúc chi phí, lợi nhuận, công nợ khách, công nợ đối tác, các chứng từ kèm theo. Bên cạnh đó, hoạt động bán vé máy bay – vé xe – vé tham quan – dịch vụ trung gian cũng cần tách sổ để tránh nhầm giữa doanh thu thực nhận và doanh thu hộ nhận hộ (doanh thu không tính thuế).
Dưới đây là bộ sổ sách mà hộ kinh doanh du lịch bắt buộc nên có để giúp quản lý hiệu quả và thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế.
Sổ doanh thu tour – vé – dịch vụ liên kết
Sổ doanh thu cần tách theo 3 nhóm chính:
- Doanh thu tour trọn gói:
– Ghi rõ tên tour, ngày khởi hành, số khách, giá tour, tổng doanh thu.
– Tách doanh thu theo từng khách hoặc từng đoàn.
– Ghi nhận doanh thu theo ngày khách chốt, không phải ngày xuất phát. - Doanh thu vé – dịch vụ trung gian:
– Vé máy bay, vé xe, vé tham quan, vé cáp treo…
– Ghi rõ giá bán – giá đại lý – hoa hồng thực nhận.
– Đặc biệt: doanh thu hộ nhận hộ (bán vé hộ) không tính thuế → phải tách riêng. - Doanh thu liên kết khách sạn – nhà hàng – đối tác:
– Hoa hồng từ booking phòng, đặt suất ăn, tour liên kết.
– Ghi rõ tỷ lệ hoa hồng để đối chiếu cuối kỳ.
Sổ doanh thu theo nhóm giúp xác định đúng lợi nhuận từ từng loại dịch vụ, tránh nhầm lẫn giữa tiền thực thu và tiền hộ thu hộ.
Sổ chi phí tour, tạm ứng hướng dẫn viên, chi phí vận chuyển
Chi phí trong du lịch phải theo từng tour, không ghi chung. Sổ chi phí tour bao gồm:
Chi phí xe – tàu – vé tham quan
Chi phí ăn uống – lưu trú
Chi phí hướng dẫn viên (HDV)
Chi phí điều hành tour và chi phí phát sinh
Phí bảo hiểm du lịch
Sổ tạm ứng hướng dẫn viên:
– HDV thường được tạm ứng tiền ăn – vé – chi phí đoàn.
– Ghi rõ ngày tạm ứng, số tiền, tên tour, người nhận.
– Sau tour phải có bảng quyết toán tour để đối chiếu số đã chi – số hoàn lại.
Chi phí vận chuyển – thuê xe:
– Ghi theo từng tour, từng thuê xe.
– Bao gồm chi phí xăng dầu, phí sảnh, phí tài xế, phụ phí.
Ghi chi phí theo tour giúp biết tour nào lãi, tour nào lỗ, tour nào chi vượt định mức.
Sổ hợp đồng – phiếu thu – phiếu chi – công nợ khách/đối tác
Ngành du lịch có lượng chứng từ lớn, cần ghi đầy đủ:
- Sổ hợp đồng:
– Hợp đồng với khách đoàn, khách lẻ, đối tác khách sạn – xe – điểm tham quan.
– Ghi rõ giá trị hợp đồng, tiến độ thanh toán, điều khoản phạt. - Phiếu thu – phiếu chi:
– Thu theo từng khách – từng đoàn – từng tour.
– Chi theo tạm ứng HDV, chi vé, chi điều hành, chi xe.
– Mỗi khoản phải có chứng từ để chứng minh chi phí hợp lệ. - Sổ công nợ:
– Công nợ khách: khách cọc – khách nợ chưa thanh toán – khách hoàn hủy.
– Công nợ đối tác: khách sạn – hướng dẫn viên – xe du lịch – nhà hàng.
– Ghi rõ thời hạn thanh toán để tránh mất tiền hoặc trễ hạn.
Sổ công nợ giúp chủ hộ theo dõi dòng tiền chính xác, tránh nhầm lẫn giữa tour này và tour khác.
Quy trình kế toán hằng ngày – hằng tháng
Trong lĩnh vực dịch vụ du lịch – lữ hành, hộ kinh doanh thường xuyên phát sinh nhiều loại giao dịch: đặt tour, thanh toán dịch vụ, chi phí nhà cung cấp, đặt phòng, vé máy bay, thuê xe, hướng dẫn viên… Vì vậy, việc xây dựng một quy trình kế toán hằng ngày – hằng tháng rõ ràng là yếu tố then chốt để đảm bảo dòng tiền minh bạch, kiểm soát công nợ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thuế. Nếu không có quy trình chuẩn, hộ kinh doanh dễ gặp tình trạng thất thoát, lệch doanh thu, nhầm lẫn chi phí hoặc thiếu chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Kế toán trong ngành du lịch không chỉ ghi nhận tiền thu – chi mà còn phải theo dõi từng tour, từng dịch vụ, từng hợp đồng với khách hàng. Đặc biệt, các khoản thanh toán đặt cọc, thanh toán theo tiến độ và hoàn tiền có thể gây sai lệch nếu không theo dõi chặt chẽ. Sự phối hợp giữa bộ phận bán tour – điều hành – kế toán là rất quan trọng để đảm bảo mỗi giao dịch đều có chứng từ đầy đủ, hợp lệ và được ghi nhận kịp thời.
Dưới đây là quy trình chi tiết cho từng giai đoạn kế toán hằng ngày và hằng tháng trong hộ kinh doanh du lịch – dịch vụ.
Quy trình ghi nhận đơn tour – dịch vụ ngay khi phát sinh
Ngay khi tour hoặc dịch vụ phát sinh, kế toán phải lập phiếu ghi nhận đơn tour bao gồm: thông tin khách hàng, tên tour, ngày đi, ngày về, số lượng khách, giá tour, dịch vụ kèm theo và phương thức thanh toán. Nếu khách đặt cọc, cần ghi rõ số tiền đặt cọc, thời hạn thanh toán còn lại và điều kiện hủy tour.
Bộ phận bán tour phải chuyển đầy đủ hồ sơ cho kế toán: hóa đơn, hợp đồng, lịch trình, bảng giá và chứng từ giao dịch. Kế toán ghi nhận doanh thu tạm tính, cập nhật vào sổ theo dõi tour và đối chiếu với tiền thực thu qua tiền mặt, chuyển khoản hoặc ví điện tử.
Đối với dịch vụ lẻ như đặt vé máy bay, khách sạn, thuê xe, kế toán cần ghi rõ giá bán – giá vốn và phí dịch vụ để tránh nhầm lẫn. Việc ghi nhận kịp thời giúp hạn chế thất lạc thông tin và hỗ trợ tính doanh thu chính xác khi lập báo cáo tháng.
Đối chiếu công nợ khách – nhà cung cấp
Trong ngành du lịch, công nợ là yếu tố phức tạp vì các dịch vụ thường đặt qua nhiều nhà cung cấp như khách sạn, hãng xe, hướng dẫn viên, nhà hàng, điểm tham quan. Kế toán phải lập sổ theo dõi công nợ để ghi nhận số tiền đã thanh toán, số còn nợ và hạn thanh toán của từng đơn vị.
Đối với khách hàng, kế toán cần cập nhật tình trạng thanh toán theo từng tour: đã đặt cọc, còn thiếu bao nhiêu, đã thanh toán đủ hay chưa. Cuối ngày hoặc cuối tuần, cần đối chiếu số tiền người bán tour thu hộ và cập nhật vào sổ công nợ.
Đối với nhà cung cấp, kế toán cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn, hợp đồng dịch vụ và bảng đối chiếu cuối kỳ. Việc đối chiếu thường xuyên giúp tránh tình trạng trùng thanh toán, thanh toán thiếu hoặc phát sinh nợ xấu, đồng thời đảm bảo số liệu chính xác cho báo cáo thuế.
Báo cáo tổng hợp tháng và chuẩn bị hồ sơ thuế
Cuối tháng, kế toán cần lập báo cáo tổng hợp doanh thu – chi phí – công nợ cho toàn bộ tour và dịch vụ đã thực hiện. Báo cáo bao gồm: doanh thu theo tour, doanh thu dịch vụ lẻ, chi phí mua dịch vụ từ nhà cung cấp, chi phí vận hành và lợi nhuận gộp.
Kế toán cũng cần kiểm tra chứng từ bán ra – đầu vào, hóa đơn dịch vụ, chứng từ thanh toán và bảng kê chi phí. Các hồ sơ này là căn cứ để chuẩn bị tờ khai thuế GTGT – TNCN hoặc đối chiếu mức thuế khoán.
Việc lập báo cáo tháng rõ ràng giúp hộ kinh doanh đánh giá hiệu quả từng tour, tối ưu giá bán và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu. Đây là bước quan trọng để duy trì sự minh bạch và bền vững trong hoạt động du lịch – lữ hành.
Tối ưu chi phí và phòng tránh sai sót thuế
Trong mô hình hộ kinh doanh dịch vụ, đặc biệt là các ngành như du lịch – lữ hành, vận chuyển, dịch vụ ăn uống – tổ chức sự kiện, việc tối ưu chi phí và tránh sai sót thuế là yếu tố quyết định sự bền vững của hoạt động kinh doanh. Sai sót trong phân loại doanh thu, ghi nhận chi phí không đúng hoặc thiếu chứng từ là nguyên nhân dẫn đến bị ấn định doanh thu, truy thu thuế, hoặc bị phạt khai sai theo Luật Quản lý Thuế. Việc quản lý thuế tốt không chỉ giúp giảm rủi ro mà còn tối ưu dòng tiền, hạ giá thành và tăng lợi nhuận thực tế.
Đặc biệt, trong ngành dịch vụ tour du lịch, có rất nhiều khoản thu – chi đan xen như vé tham quan, tiền phòng khách sạn, chi phí di chuyển, vé tàu – vé xe, tiền ăn, phụ phí theo đoàn, chi phí hướng dẫn viên… Nếu không phân loại cẩn thận, hộ kinh doanh dễ ghi nhầm doanh thu; trong khi nhiều khoản chỉ là thu hộ – chi hộ, không phải doanh thu tính thuế. Đồng thời, chi phí tour nếu không có chứng từ đầy đủ sẽ không được tính hợp lệ, làm tăng lợi nhuận ảo và tăng thuế TNCN/GTGT phải nộp. Dưới đây là ba nội dung quan trọng giúp hộ kinh doanh tối ưu chi phí và tránh sai sót liên quan đến thuế.
Cách phân loại đúng doanh thu – tránh nhầm lẫn thu hộ – chi hộ
Một trong những lỗi phổ biến nhất của hộ kinh doanh dịch vụ là ghi nhầm thu hộ – chi hộ vào doanh thu, dẫn đến phải nộp thuế trên số tiền không phải của mình. Các khoản thu hộ – chi hộ điển hình gồm: vé tham quan, vé tàu – xe – máy bay, phí dịch vụ của bên thứ ba, phụ thu phát sinh do khách yêu cầu và khoản ứng trước cho nhà cung cấp. Những khoản này không phải doanh thu chịu thuế GTGT – TNCN, vì hộ chỉ thu thay và trả thay cho khách.
Để tránh nhầm lẫn, hộ cần:
Ghi rõ “thu hộ – chi hộ” trên phiếu thu/phiếu chi.
Lập bảng kê chi tiết từng khoản hộ thu – hộ chi.
Chỉ ghi doanh thu thật vào sổ: tiền dịch vụ, tiền tổ chức tour, phụ thu do hộ cung cấp.
Việc tách bạch giúp tránh bị ấn định doanh thu và tính thuế sai.
Kiểm soát chi phí tour và hạn chế thất thoát
Chi phí tour bao gồm nhiều khoản nhỏ, dễ thất thoát nếu không kiểm soát kỹ. Các khoản chính gồm: tiền phòng khách sạn, vé tham quan, chi phí xe, phụ phí bến bãi, tiền ăn, nước uống, chi phí hướng dẫn viên, chi phí ứng trước và chi phí mua sắm phục vụ tour. Để tối ưu chi phí, hộ nên:
Lập bảng dự toán tour trước mỗi chuyến đi.
Thu thập hóa đơn – chứng từ ngay khi phát sinh.
Theo dõi chi phí theo đoàn để so sánh thực tế và dự toán.
Kiểm soát tạm ứng của hướng dẫn viên bằng phiếu tạm ứng – hoàn ứng rõ ràng.
Quản lý tốt chi phí tour giúp hộ giảm 10–20% thất thoát và tối ưu lợi nhuận.
Lưu trữ chứng từ đầy đủ để tránh bị ấn định doanh thu
Theo Luật Quản lý Thuế, nếu hộ kinh doanh không cung cấp được chứng từ khi cơ quan thuế yêu cầu, cơ quan thuế có quyền ấn định doanh thu, nghĩa là tự xác định doanh thu cao hơn thực tế. Điều này dẫn đến tăng thuế GTGT, TNCN và gây thiệt hại lớn cho hộ. Vì vậy, hộ cần lưu trữ đầy đủ:
Hóa đơn đầu ra – đầu vào
Phiếu thu – phiếu chi
Hợp đồng tour, bảng kê dịch vụ
Phiếu tạm ứng – hoàn ứng
Sao kê ngân hàng và chứng từ chuyển khoản
Chứng từ nên được lưu theo file điện tử + file giấy, sắp xếp theo từng tour hoặc từng thời gian để dễ đối chiếu khi bị kiểm tra. Lưu trữ đầy đủ là cách bảo vệ quyền lợi thuế và hạn chế rủi ro bị truy thu.
Các lỗi Kế toán hộ kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành thường gặp
Hoạt động du lịch – lữ hành của hộ kinh doanh bao gồm rất nhiều nghiệp vụ phát sinh: bán tour, đặt phòng, đặt vé, thuê xe, thuê hướng dẫn viên, ứng tiền tour, nhận hoa hồng, thanh toán đối tác… Vì quy trình nhiều bước và liên quan đến nhiều bên, kế toán trong lĩnh vực này thường phức tạp hơn so với các ngành thông thường. Nếu hộ kinh doanh không theo dõi sổ sách đầy đủ, rất dễ xảy ra sai lệch doanh thu – chi phí, nhầm lẫn hoa hồng, ghi sai loại dịch vụ hoặc thiếu chứng từ khi thanh tra thuế. Dưới đây là ba lỗi phổ biến nhất khiến hộ kinh doanh du lịch đối mặt với rủi ro về thuế và kế toán.
Sai doanh thu do nhầm lẫn phí dịch vụ – hoa hồng
Một trong những lỗi kế toán du lịch phổ biến là ghi doanh thu sai do nhầm lẫn giữa phí dịch vụ và khoản hoa hồng khi bán tour hoặc bán vé máy bay, vé xe, voucher phòng. Với bán tour trọn gói, doanh thu của hộ là toàn bộ giá trị tour, không phải phần chênh lệch. Ngược lại, đối với dịch vụ bán vé máy bay, vé tham quan hoặc đặt phòng qua đối tác, hộ chỉ được tính hoa hồng thực nhận làm doanh thu, không tính tổng giá trị vé.
Việc nhầm lẫn hai khái niệm này dẫn đến doanh thu ghi nhận sai, có thể thấp hơn hoặc cao hơn thực tế, khiến cơ quan thuế nghi ngờ và yêu cầu giải trình. Nếu ghi sai kéo dài, hộ có thể bị ấn định thuế hoặc bị truy thu nhiều kỳ.
Không theo dõi tạm ứng hướng dẫn viên – chi phí tour
Trong hoạt động tour, hướng dẫn viên thường phải tạm ứng nhiều khoản như: vé tham quan, ăn uống khách, chi phí thuê xe, phí bến bãi, nước uống, chi phí bất khả kháng… Nếu không theo dõi tạm ứng – quyết toán, kế toán sẽ không biết được chi phí tour thực tế.
Nhiều hộ kinh doanh chỉ ghi doanh thu tour nhưng không theo dõi chi phí phát sinh từ hướng dẫn viên, dẫn đến chênh lệch lãi lỗ và không chứng minh được chi phí khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
Giải pháp: lập phiếu tạm ứng – phiếu hoàn ứng, yêu cầu hướng dẫn viên nộp đầy đủ hóa đơn, vé, biên nhận và báo cáo chi phí từng tour. Điều này giúp hộ kiểm soát dòng tiền, hạn chế thất thoát và chuẩn bị hồ sơ thuế đúng quy định.
Bị truy thu thuế do xuất hóa đơn sai loại dịch vụ
Nhiều hộ du lịch bị truy thu vì xuất hóa đơn sai loại dịch vụ. Ví dụ: bán tour trọn gói nhưng lại xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú; hoặc bán vé máy bay nhưng xuất hóa đơn “dịch vụ khác”. Việc xuất sai làm thuế suất không đúng và khiến hồ sơ mất tính hợp lệ.
Cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, xuất lại hóa đơn hoặc truy thu thuế GTGT – TNCN theo mức thuế suất đúng của ngành du lịch – lữ hành. Để tránh sai sót, hộ cần xác định đúng bản chất dịch vụ trước khi lập hóa đơn.
Ứng dụng phần mềm vào kế toán dịch vụ du lịch
Ngành dịch vụ du lịch – lữ hành có đặc thù số lượng giao dịch lớn, đa dạng loại hình dịch vụ (tour trọn gói, tour ghép, vé máy bay, đặt phòng, vận chuyển, dịch vụ đối tác…) và nhiều khoản thu – chi trung gian. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm vào kế toán là giải pháp giúp hộ kinh doanh giảm tải công việc, hạn chế sai sót, tăng tốc độ xử lý hồ sơ và minh bạch hóa số liệu. Nếu trước đây hộ kinh doanh phải ghi chép thủ công, đối chiếu hàng chục file Excel và tự kiểm tra từng khoản chi, thì nay phần mềm giúp tự động hóa từ quản lý khách hàng, điều hành tour đến xuất hóa đơn và báo cáo doanh thu – chi phí.
Việc áp dụng phần mềm mang lại ba lợi ích lớn: tự động hóa thông tin tour – booking – hợp đồng, kết nối trực tiếp với dữ liệu sổ sách kế toán, và đối chiếu số liệu theo thời gian thực để giảm rủi ro sai lệch. Ngoài ra, phần mềm còn giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất tour, chi phí thực tế, doanh thu theo từng nhóm dịch vụ và lãi gộp từng tour, tạo cơ sở đưa ra quyết định chính xác hơn. Đây là công cụ tối ưu dành cho hộ kinh doanh du lịch muốn tăng hiệu quả vận hành mà không cần bộ phận kế toán nội bộ.
Phần mềm quản lý tour – booking – hợp đồng
Phần mềm quản lý tour – booking giúp hộ kinh doanh theo dõi toàn bộ quy trình tour từ lúc khách đặt dịch vụ đến khi hoàn tất thanh toán. Hệ thống thường tích hợp:
Quản lý booking (tour ghép – tour riêng – tour combo)
Theo dõi hợp đồng lữ hành và dịch vụ đi kèm (xe, khách sạn, vé tham quan)
Quản lý khách hàng và lịch sử giao dịch
Theo dõi tạm ứng hướng dẫn viên – chi phí tour – chi phí phát sinh
Gửi email, tin nhắn xác nhận cho khách
Nhờ vậy, chủ hộ không phải ghi từng hợp đồng thủ công và dễ dàng kiểm soát tình trạng tour, doanh thu dự kiến, chi phí thực tế và lợi nhuận từng tour. Việc lưu trữ hợp đồng trực tuyến cũng giúp dễ tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Kết nối phần mềm bán hàng với sổ kế toán
Khi phần mềm tour – booking được kết nối với hệ thống kế toán hoặc file Excel kế toán, toàn bộ dữ liệu liên quan đến doanh thu – chi phí sẽ tự động đổ vào sổ sách, giúp giảm 70–80% thao tác nhập liệu thủ công.
Ví dụ:
Mỗi booking hoàn tất → tự động ghi doanh thu
Mỗi khoản chi tour (khách sạn, xe, vé…) → tự động ghi chi phí
Tiền khách thanh toán qua chuyển khoản → cập nhật công nợ tức thì
Tiền tạm ứng hướng dẫn viên → tự động ghi chi phí tạm ứng
Khi mọi dữ liệu liên kết đồng bộ, việc làm báo cáo thuế, báo cáo lãi gộp tour, và đối chiếu doanh thu – chi phí trở nên nhanh chóng và chính xác hơn nhiều.
Hệ thống đối chiếu tự động giảm rủi ro số liệu
Một trong những rủi ro lớn nhất của kế toán du lịch là sai lệch số liệu giữa booking – hợp đồng – hóa đơn – chi phí thực tế. Hệ thống đối chiếu tự động giúp phát hiện:
Booking đã xuất hóa đơn chưa
Hợp đồng nào chưa thu đủ tiền
Chi phí tour nào vượt định mức
Khoản tạm ứng nào chưa quyết toán
Khi được cảnh báo tự động, chủ hộ không cần rà soát thủ công và có thể xử lý sai lệch ngay trong ngày. Điều này giảm đáng kể nguy cơ bị truy thu thuế hoặc sai báo cáo tài chính cuối kỳ.
Case study thực tế: Sai sót kế toán dẫn đến bị ấn định thuế
Trong lĩnh vực du lịch – lữ hành, những sai sót kế toán nhỏ có thể khiến hộ kinh doanh bị cơ quan thuế ấn định doanh thu, truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Điều này thường xảy ra khi chủ hộ không phân biệt đúng bản chất doanh thu, không lưu đủ hóa đơn đầu vào hoặc ghi nhận sai các khoản thu hộ – chi hộ. Dưới đây là 3 tình huống thực tế thường gặp, cho thấy tầm quan trọng của việc ghi chép sổ sách đúng chuẩn và minh bạch trong ngành du lịch.
Những case study này giúp hộ kinh doanh nhận diện rủi ro, tránh lặp lại sai lầm và xây dựng quy trình kế toán phù hợp để bảo vệ lợi nhuận cũng như tránh các khoản phạt không đáng có.
Sai doanh thu tour ghép
Một hộ kinh doanh bán tour ghép có 12 khách với giá 1.600.000đ/khách. Hộ thực hiện ghép tour với đơn vị khác và chỉ được chia 8 khách, tương ứng doanh thu thực tế 12.800.000đ. Tuy nhiên, khi ghi sổ, chủ hộ lại ghi toàn bộ doanh thu 19.200.000đ. Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh thu bị đánh giá là khai sai vì không phù hợp với hợp đồng liên kết tour.
Kết quả:
Bị ấn định lại doanh thu.
Bị thất thu thuế do ghi sai bản chất doanh thu.
Sổ sách phải làm lại để khớp hợp đồng và chứng từ chia tour.
Thiếu hóa đơn dịch vụ liên kết
Một hộ kinh doanh tổ chức tour nội địa gồm 3 dịch vụ chính: xe đưa đón, ăn uống, vé tham quan. Tuy nhiên, hộ chỉ lấy hóa đơn vé tham quan, còn dịch vụ xe và ăn uống dùng phiếu thu nội bộ. Khi thanh tra thuế kiểm tra, các chi phí này bị loại khỏi chi phí hợp lệ vì không có hóa đơn đúng quy định, khiến lợi nhuận tính thuế bị nâng lên.
Hậu quả:
Bị truy thu thuế GTGT – TNCN nhiều tháng.
Bị phạt do sử dụng chứng từ không hợp lệ.
Bị yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc giải trình nguồn chi phí.
Nhầm lẫn thu hộ – chi hộ
Một hộ kinh doanh bán vé máy bay cho khách đoàn, thu 45 triệu đồng và chuyển lại hãng bay 41 triệu. Phần chênh lệch 4 triệu là hoa hồng. Tuy nhiên, khi ghi sổ, chủ hộ lại ghi cả 45 triệu vào doanh thu. Điều này khiến doanh thu tăng giả tạo, dẫn tới mức thuế phải nộp cao hơn nhiều so với thực tế.
Sai lầm này cũng khiến cơ quan thuế nghi ngờ vì doanh thu không khớp biên lai thu hộ – chi hộ của hãng bay.
Hộ kinh doanh bị yêu cầu điều chỉnh lại doanh thu, nộp bổ sung và phải giải trình toàn bộ giao dịch.
Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Kế toán hộ kinh doanh dịch vụ du lịch – lữ hành không chỉ là công việc ghi chép doanh thu, chi phí mà còn là nền tảng giúp hộ kinh doanh vận hành hiệu quả, giảm rủi ro và tuân thủ pháp luật. Khi hiểu rõ các quy định thuế, cách xuất hóa đơn, cách quản lý công nợ và theo dõi chi phí tour, chủ hộ sẽ tránh được những sai sót nghiêm trọng thường gặp trong ngành. Việc chuẩn hóa quy trình kế toán còn giúp minh bạch tài chính, hỗ trợ thương lượng với đối tác và dễ dàng mở rộng quy mô. Trong bối cảnh ngành du lịch cạnh tranh gay gắt, việc có sổ sách rõ ràng mang lại lợi thế lớn cho hộ kinh doanh. Đây cũng là cách để hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc ấn định doanh thu. Tương lai của mỗi hộ kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vào sự minh bạch và kỷ luật trong quản lý. Hãy coi kế toán là trợ thủ chiến lược thay vì một nghĩa vụ bị ép buộc. Bằng cách áp dụng quy trình đúng ngay từ đầu, bạn sẽ xây dựng được hoạt động bền vững và hiệu quả lâu dài.