Kế toán hộ kinh doanh ngành làm đẹp – nail – tóc là nội dung mà bất kỳ chủ tiệm nail, salon tóc, spa mini hay cơ sở làm đẹp nào cũng cần đặc biệt quan tâm. Việc vận hành cửa hàng làm đẹp không chỉ liên quan đến tay nghề, dịch vụ và trải nghiệm khách hàng mà còn đòi hỏi quản lý doanh thu – chi phí minh bạch, tránh thất thoát. Nếu không có hệ thống sổ sách rõ ràng, chủ hộ dễ rơi vào tình trạng doanh thu lệch, chi phí tăng mà không biết nguyên nhân thật sự. Ngành làm đẹp có nhiều nhóm doanh thu khác nhau, từ gói dịch vụ đến bán sản phẩm, nên càng cần kế toán chi tiết để nắm lợi nhuận. Khi cơ quan thuế kiểm tra, chứng từ không đầy đủ có thể gây rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt. Việc có hệ thống sổ – chứng từ chuẩn giúp hoạt động kinh doanh ổn định và an toàn. Đây cũng là nền tảng quan trọng để mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai. Chính vì vậy, kế toán là yếu tố không thể thiếu đối với ngành làm đẹp.
Tổng quan kế toán hộ kinh doanh ngành làm đẹp – nail – tóc
Ngành làm đẹp – đặc biệt là dịch vụ nail, tóc, spa chăm sóc cá nhân – là một trong những lĩnh vực phát triển nhanh chóng trong hệ thống hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều chủ tiệm vẫn chưa thực sự quan tâm đến việc lập kế toán thu chi, quản lý hóa đơn, hay giám sát dòng tiền hàng ngày. Điều này dẫn đến rủi ro: khó kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, không biết được lợi nhuận thật sự sau từng tháng, và dễ xảy ra tình trạng “tiền mặt biến mất” do thiếu minh bạch sổ sách.
Kế toán hộ kinh doanh trong ngành làm đẹp cần bám sát những yếu tố đặc thù như: doanh thu theo ca, chi phí vật tư tiêu hao (gel, sơn, thuốc uốn, thuốc nhuộm, đồ dùng vệ sinh) và nhân công hưởng lương theo doanh thu. Hệ thống sổ sách rõ ràng giúp chủ tiệm theo dõi được hiệu quả kinh doanh từng nhân viên, từng dịch vụ (gội đầu – cắt tóc – làm nail – nối mi…), từ đó tối ưu vận hành.
Đặc thù doanh thu ngành làm đẹp
Doanh thu trong ngành làm đẹp – đặc biệt là tiệm nail, tóc, spa nhỏ – có những đặc điểm riêng:
Phát sinh theo ca/lượt khách: Mỗi ngày doanh thu biến động mạnh tùy khách vào – không ổn định như mô hình bán hàng.
Doanh thu đến từ nhiều dịch vụ nhỏ: Ví dụ: cắt tóc 50k, uốn tóc 300k, gội đầu 30k, sơn gel 150k, đắp móng 250k… → cần theo dõi từng dịch vụ để biết dịch vụ nào đang “nuôi sống” tiệm.
Phát sinh doanh thu từ combo, giảm giá, khách quen, chia phần trăm cho nhân viên → nếu không ghi chép rõ sẽ bị thiếu doanh thu, thất thoát tiền mặt.
Một số nơi nhận thanh toán chuyển khoản, ví điện tử, thẻ ngân hàng → cần tổng hợp đối chiếu doanh thu trên phần mềm, sổ tay và tài khoản ngân hàng.
Nếu không ghi sổ chi tiết theo từng dịch vụ/ngày, chủ tiệm sẽ khó phát hiện doanh thu bất thường hoặc sai sót trong chia hoa hồng cho nhân viên, đồng thời gây khó khăn khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình doanh thu thực tế.
Vì sao ngành làm đẹp cần hệ thống kế toán rõ ràng?
Một số lý do bắt buộc các hộ kinh doanh ngành làm đẹp cần làm kế toán – lập sổ sách rõ ràng:
Kiểm soát dòng tiền mặt: Do đặc thù thanh toán chủ yếu là tiền mặt, nên nếu không ghi chép ngay → thất thoát mà không biết.
Quản lý chi phí nguyên vật liệu tiêu hao: Sơn gel, thuốc nhuộm, dầu gội, khăn, giấy lau… chi phí nhỏ nhưng cộng lại rất lớn → cần bảng theo dõi nhập – xuất – tồn kho.
Giám sát hiệu suất nhân viên: Từng nhân viên thực hiện dịch vụ gì, thu bao nhiêu tiền, được chia phần trăm bao nhiêu? Nếu không có sổ sách → dễ mâu thuẫn, thất thoát.
Tuân thủ thuế: Nếu doanh thu tăng cao nhưng không khai báo đúng → có nguy cơ bị ấn định doanh thu, truy thu thuế theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, việc có hệ thống sổ sách bài bản giúp gia tăng giá trị tiệm nếu sau này chuyển nhượng, mở rộng hoặc làm thương hiệu nhượng quyền.
Căn cứ pháp lý quy định sổ sách – thuế cho ngành làm đẹp
Hoạt động của hộ kinh doanh trong lĩnh vực spa – salon – làm tóc – nail – phun xăm thẩm mỹ ngày càng phổ biến và phát triển mạnh. Tuy nhiên, nhiều chủ cơ sở vẫn chưa nắm rõ nghĩa vụ thuế và quy định sổ sách kế toán mà pháp luật yêu cầu. Điều này có thể dẫn đến các sai phạm hành chính không đáng có, như bị ấn định thuế, truy thu thuế hoặc phạt vi phạm hóa đơn.
Dưới đây là 2 căn cứ pháp lý quan trọng mà hộ kinh doanh ngành làm đẹp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ:
Thông tư 40/2021/TT-BTC về thuế hộ kinh doanh
Thông tư 40/2021/TT-BTC là văn bản pháp lý trọng tâm, quy định cách tính và nộp thuế đối với cá nhân kinh doanh, bao gồm cả các ngành dịch vụ làm đẹp, chăm sóc da, làm tóc, nail, spa.
Theo đó:
Thuế GTGT và thuế TNCN được tính theo tỷ lệ khoán trên doanh thu (thường là 5% GTGT và 2% TNCN cho ngành dịch vụ làm đẹp).
Nếu doanh thu dưới 100 triệu/năm, hộ có thể được miễn thuế.
Phải ghi nhận doanh thu thực tế đầy đủ từ tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, kể cả dịch vụ bán gói, thẻ liệu trình hay sản phẩm kèm theo.
Hộ kinh doanh ngành làm đẹp không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính, nhưng phải có sổ ghi doanh thu, sổ chi phí, sổ quỹ, để cơ quan thuế có thể kiểm tra đối chiếu nếu cần.
Việc tuân thủ quy định tại Thông tư này là căn cứ giúp hộ kinh doanh tránh bị truy thu hoặc ấn định doanh thu cao hơn thực tế.
Quy định hóa đơn điện tử với dịch vụ làm đẹp
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019, từ năm 2022, cá nhân – hộ kinh doanh nếu có phát sinh giao dịch cung cấp dịch vụ từ 3 triệu đồng/lần trở lên và khách hàng có yêu cầu, thì phải xuất hóa đơn điện tử.
Áp dụng cho các dịch vụ làm đẹp như:
Phun xăm thẩm mỹ
Trị liệu spa theo liệu trình
Gói combo chăm sóc da cao cấp
Gói membership hoặc thẻ liệu trình dài hạn
Các trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn:
Khi khách hàng là công ty, doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn VAT
Khi cung cấp dịch vụ giá trị cao hoặc có hợp đồng
Khi cơ sở đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mã của cơ quan thuế
Khi áp dụng hóa đơn điện tử, cơ sở cần ghi đúng loại dịch vụ, giá bán, thuế suất (nếu có) và lưu trữ đúng quy định. Nếu không xuất hóa đơn khi bắt buộc, có thể bị phạt từ 2 – 8 triệu đồng/lần vi phạm.
Các loại chứng từ – hóa đơn quan trọng với ngành làm đẹp
Ngành spa – thẩm mỹ – chăm sóc sắc đẹp là lĩnh vực có doanh thu hỗn hợp từ dịch vụ, liệu trình và bán sản phẩm. Việc lưu trữ đầy đủ chứng từ – hóa đơn không chỉ giúp kế toán minh bạch, mà còn giúp chủ spa dễ dàng xử lý khi bị kiểm tra, đối soát công nợ khách – nhân viên và xác định hiệu quả kinh doanh.
Hộ kinh doanh ngành làm đẹp cần lưu trữ ít nhất 3 nhóm chứng từ quan trọng: hóa đơn bán dịch vụ, hóa đơn bán mỹ phẩm – phụ kiện và chứng từ vận hành như phiếu dịch vụ – đơn liệu trình – thẻ thành viên.
Hóa đơn dịch vụ lẻ, combo, liệu trình
Dịch vụ làm đẹp đa dạng và có tính chất định kỳ như:
Gội đầu dưỡng sinh
Chăm sóc da
Triệt lông, phun xăm, trẻ hóa
Điều trị mụn, nám
Massage body, bấm huyệt
Chủ spa thường bán dịch vụ lẻ, combo 3–5 buổi hoặc liệu trình dài hạn. Vì vậy:
Mỗi đơn hàng cần có hóa đơn giá trị dịch vụ cụ thể, kèm tên nhân viên thực hiện.
Nếu khách trả góp liệu trình → phải theo dõi lịch thanh toán.
Nên tách rõ: doanh thu từng buổi để dễ theo dõi KPI nhân viên.
Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử:
Đối với khách lẻ: ghi tên cá nhân
Đối với doanh nghiệp: ghi rõ thông tin công ty, Mã số thuế
Trường hợp spa không xuất hóa đơn có thể bị cơ quan thuế xác minh doanh thu khoán thấp hơn thực tế.
Chứng từ bán mỹ phẩm – phụ kiện
Nhiều spa kết hợp bán hàng:
Mỹ phẩm chăm sóc tại nhà
Mặt nạ – serum – kem dưỡng
Máy rửa mặt, máy xông hơi mini
Phụ kiện: bông tẩy trang, băng đô, khăn trùm tóc
Vì là hàng hóa bán ra nên phải có:
Hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn điện tử
Phiếu xuất kho, nếu bán từ kho spa
Đối chiếu hóa đơn đầu vào để chứng minh nguồn gốc
Đây là nhóm doanh thu dễ bị bỏ sót hoặc tính gộp vào dịch vụ, dẫn đến thiếu doanh thu, sai thuế. Do đó cần hạch toán riêng và có chứng từ kèm theo.
Phiếu dịch vụ – đơn liệu trình – thẻ thành viên
Các chứng từ nội bộ giúp quản lý dịch vụ và chăm sóc khách hàng hiệu quả:
Phiếu dịch vụ: ghi rõ thời gian – tên kỹ thuật viên – dịch vụ thực hiện
Đơn liệu trình: ghi nhận số buổi, thanh toán, tình trạng da – ảnh trước/sau
Thẻ thành viên: tích điểm – ưu đãi – theo dõi lịch sử chăm sóc
Các phiếu này cần được ký xác nhận bởi khách hàng sau mỗi lần sử dụng để làm căn cứ tính lương, tránh khiếu nại hoặc nhầm lẫn.
Hệ thống sổ sách kế toán cho nail – tóc – spa mini
Với mô hình kinh doanh spa mini, nail – tóc, việc xây dựng hệ thống sổ sách kế toán bài bản sẽ giúp chủ hộ kinh doanh kiểm soát được doanh thu – chi phí – tồn kho – lợi nhuận. Đặc biệt trong bối cảnh ngành dịch vụ làm đẹp ngày càng cạnh tranh, việc ghi chép sổ sách không chỉ để “làm đẹp hồ sơ thuế” mà còn hỗ trợ tối ưu chi phí, giảm thất thoát vật tư và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.
Một hệ thống kế toán căn bản cho mô hình này nên bao gồm 3 loại sổ chính: sổ doanh thu dịch vụ, sổ chi phí vận hành, và sổ tồn kho mỹ phẩm – vật tư tiêu hao. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng loại sổ.
Sổ doanh thu theo ngày – theo tuần – theo loại dịch vụ
Sổ doanh thu là nền tảng quan trọng nhất, cần được ghi chép hằng ngày.
Cấu trúc gợi ý cho sổ doanh thu:
Ngày
Tên khách (nếu có)
Loại dịch vụ (gội đầu, nhuộm tóc, làm móng, massage…)
Giá dịch vụ
Nhân viên thực hiện
Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ)
Ghi chú (giảm giá, khuyến mãi…)
Lợi ích:
Dễ thống kê dịch vụ nào mang lại doanh thu cao
Phân tích doanh thu theo ngày – tuần – tháng để đánh giá hiệu quả hoạt động
Gắn dữ liệu với lương nhân viên theo ca hoặc theo hoa hồng dịch vụ
Sổ chi phí: mỹ phẩm – nhân sự – vật tư tiêu hao
Chi phí là yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận. Sổ chi phí nên tách rõ các khoản:
Các nhóm chi phí cần theo dõi:
Mỹ phẩm: dầu gội, kem ủ, thuốc nhuộm…
Vật tư tiêu hao: khăn giấy, găng tay, dũa móng…
Nhân sự: lương cơ bản, hoa hồng, thưởng năng suất
Khác: điện, nước, marketing, thuê mặt bằng
Gợi ý bảng chi phí Excel:
Ngày
Loại chi phí
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Ghi chú
Việc cập nhật chi phí định kỳ giúp xác định đúng giá vốn, kiểm soát các khoản phát sinh bất thường.
Sổ tồn kho cho mỹ phẩm – sản phẩm làm đẹp
Tồn kho mỹ phẩm và vật tư là phần dễ thất thoát nếu không kiểm soát chặt chẽ.
Nội dung nên có trong sổ tồn kho:
Tên sản phẩm
Mã hàng (nếu có)
Đơn vị tính
Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ
Xuất sử dụng
Tồn cuối kỳ
Hạn sử dụng
Lợi ích:
Biết khi nào cần nhập hàng mới, tránh tồn kho chết hoặc hết hàng
Kiểm soát lượng dùng thực tế theo từng dịch vụ
Phân tích hiệu quả sử dụng sản phẩm, tránh lãng phí
Cách tính thuế GTGT – TNCN – lệ phí môn bài ngành làm đẹp
Ngành dịch vụ làm đẹp – thẩm mỹ – chăm sóc da mặt, spa, nail, massage, nối mi… đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và trở thành một trong những lĩnh vực chịu sự quản lý thuế khắt khe từ cơ quan thuế. Với các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực làm đẹp, cần nắm rõ cách tính thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và lệ phí môn bài để thực hiện nghĩa vụ đúng quy định và tránh bị xử phạt hành chính.
Việc tính thuế đối với hộ kinh doanh ngành làm đẹp thường áp dụng theo phương pháp khoán dựa vào doanh thu, quy mô mặt bằng, nhân sự và loại hình dịch vụ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn hiểu và áp dụng đúng cách tính thuế trong lĩnh vực này.
Tỷ lệ thuế GTGT – TNCN cho ngành dịch vụ làm đẹp
Theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh ngành làm đẹp thuộc nhóm dịch vụ chịu thuế, với tỷ lệ tính thuế trên doanh thu như sau:
Thuế GTGT: 5%
Thuế TNCN: 2%
→ Tổng thuế khoán: 7% tính trên doanh thu
Ví dụ: Nếu một hộ kinh doanh spa có doanh thu hàng tháng là 100 triệu đồng, số thuế tạm tính sẽ là:
Thuế GTGT: 5 triệu
Thuế TNCN: 2 triệu
Tổng thuế khoán phải nộp: 7 triệu đồng/tháng
Tuy nhiên, nếu doanh thu biến động, chủ hộ cần thông báo điều chỉnh để tránh bị ấn định doanh thu.
Lệ phí môn bài theo doanh thu
Lệ phí môn bài được nộp một lần/năm vào đầu năm tài chính (chậm nhất ngày 30/01), căn cứ theo mức doanh thu của hộ kinh doanh:
Doanh thu > 500 triệu đồng/năm → 1.000.000 đồng/năm
Doanh thu từ 300–500 triệu đồng/năm → 500.000 đồng/năm
Doanh thu từ 100–300 triệu đồng/năm → 300.000 đồng/năm
Doanh thu < 100 triệu/năm → được miễn lệ phí môn bài
Nếu hộ mới thành lập sau ngày 01/7 thì được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên.
Khi nào phải điều chỉnh thuế khoán?
Thuế khoán được ấn định đầu năm hoặc điều chỉnh giữa năm nếu có biến động doanh thu. Hộ kinh doanh dịch vụ làm đẹp cần thông báo điều chỉnh thuế trong các trường hợp:
Mở rộng quy mô kinh doanh (thêm ghế, máy móc, nhân viên…)
Doanh thu tăng/giảm trên 50% so với mức đã đăng ký
Bị cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện doanh thu không đúng thực tế
Việc chủ động kê khai điều chỉnh giúp tránh bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính.
Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Quản lý chi phí hiệu quả cho salon – nail – spa
Trong lĩnh vực chăm sóc sắc đẹp như salon tóc, tiệm nail hay spa, chi phí hoạt động thường rất đa dạng và khó kiểm soát nếu không có hệ thống quản lý cụ thể. Các khoản chi phổ biến bao gồm: mỹ phẩm – vật tư tiêu hao, lương và hoa hồng kỹ thuật viên, chi phí thuê mặt bằng, điện nước, marketing và các nền tảng online (Facebook, TikTok, Shopee Live…). Nếu không kiểm soát chặt, salon dễ rơi vào tình trạng “bán đông khách nhưng vẫn lỗ,” do chi phí vận hành ngầm vượt qua doanh thu.
Quản lý chi phí hiệu quả giúp chủ salon biết rõ lợi nhuận thật, kiểm soát thất thoát, phân bổ ngân sách hợp lý và tối ưu giá bán dịch vụ. Dưới đây là ba nhóm chi phí cần đặc biệt lưu ý trong vận hành salon – nail – spa:
Quản lý mỹ phẩm – vật tư tiêu hao
Các sản phẩm tiêu hao hàng ngày như dầu gội, kem hấp, serum, gel dưỡng, khăn giấy, găng tay, dao cạo, que wax lông, mặt nạ… là nhóm chi phí âm thầm nhưng rất lớn. Nếu không kiểm soát định mức tiêu dùng theo từng dịch vụ, salon có thể mất tới 10–20% lợi nhuận mỗi tháng do thất thoát, lãng phí hoặc nhân viên sử dụng quá liều.
Chủ salon nên:
Thiết lập định mức vật tư cho từng dịch vụ (ví dụ: 5ml serum/mặt, 1 gói mặt nạ/mỗi khách).
Tồn kho theo ngày/tuần, kiểm tra lượng xuất dùng – tồn lại.
Áp dụng phần mềm quản lý để trừ kho tự động khi in phiếu dịch vụ.
Hạn chế để nhân viên tự ý lấy hàng không ghi sổ.
Khi có dữ liệu định mức cụ thể, salon sẽ dễ dàng xây dựng giá bán dịch vụ hợp lý và tránh lỗ ngầm.
Lương nhân viên – hoa hồng kỹ thuật viên
Nhân sự là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong mô hình spa – salon – nail. Nếu chi hoa hồng không hợp lý, salon có thể rơi vào tình trạng “khách đông, nhân viên vui, chủ lỗ.”
Một số lưu ý:
Áp dụng mô hình lương cứng + hoa hồng, thay vì chỉ % hoa hồng.
Theo dõi doanh thu cá nhân, tính toán hoa hồng theo KPI.
Có chính sách thưởng – phạt rõ ràng, tránh trả thừa khi khách hủy hoặc đổi dịch vụ.
Việc kiểm soát hoa hồng hợp lý giúp động viên nhân viên mà vẫn đảm bảo lợi nhuận.
Chi phí marketing – livestream – nền tảng online
Salon – nail – spa hiện nay phụ thuộc lớn vào nền tảng mạng xã hội: Facebook Ads, TikTok, Zalo OA, Shopee Beauty… Tuy nhiên, chi phí marketing không kiểm soát sẽ khiến hiệu quả đầu tư thấp.
Chủ tiệm nên:
Ghi rõ chi phí ads theo từng chiến dịch, gắn tag đơn hàng để biết tỷ lệ chuyển đổi.
Dùng công cụ quản lý chi tiêu quảng cáo.
Đo lường lượt khách từ livestream – inbox – comment để so sánh với chi phí.
Chỉ nên giữ chiến dịch có hiệu suất cao (CPL < 50.000đ), tránh chạy tràn lan, đốt tiền.
Các lỗi thường gặp trong kế toán ngành làm đẹp
Ngành làm đẹp (spa, salon, clinic, phun xăm, chăm sóc da,…) là một trong những lĩnh vực có doanh thu cao, chi phí đầu vào đa dạng, nhưng lại dễ xảy ra sai sót kế toán nếu không theo dõi chặt chẽ. Việc hộ kinh doanh sử dụng nhiều loại gói dịch vụ (liệu trình, thẻ thành viên, combo…) nhưng không tách rõ thời điểm ghi nhận doanh thu, kết hợp với việc chi nhiều cho mỹ phẩm – vật tư mà không có chứng từ hợp lệ khiến hoạt động kế toán – thuế gặp nhiều rủi ro. Dưới đây là ba lỗi phổ biến nhất mà hộ ngành làm đẹp cần đặc biệt lưu ý để tránh bị ấn định thuế hoặc loại chi phí khi quyết toán.
Ghi nhận sai doanh thu gói liệu trình – thẻ thành viên
Một trong những lỗi phổ biến nhất là hộ kinh doanh ghi nhận toàn bộ doanh thu ngay tại thời điểm bán thẻ liệu trình, trong khi dịch vụ được thực hiện dàn trải nhiều tháng. Việc ghi nhận sai thời điểm này dẫn đến:
Doanh thu tăng đột biến 1 tháng
Chi phí chưa phát sinh tương ứng → lỗ ảo hoặc lời ảo
Khó phân bổ doanh thu theo từng kỳ để đối chiếu
Ngoài ra, nếu khách hàng hủy dịch vụ, đổi dịch vụ khác hoặc khiếu nại, hộ không có căn cứ hoàn tiền vì đã ghi nhận đủ doanh thu trước đó.
Giải pháp: ghi nhận doanh thu theo từng lần sử dụng dịch vụ, hoặc phân bổ theo số buổi thực hiện – thời gian hiệu lực thẻ.
Không lưu hóa đơn mỹ phẩm – vật tư đầu vào
Spa và salon thường mua: kem dưỡng, mặt nạ, serum, máy móc làm đẹp, kim phun xăm, thuốc uốn/duỗi/nhuộm,… từ nhiều nhà cung cấp nhỏ lẻ. Nếu không xin hóa đơn, khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu chi phí, hộ sẽ bị loại toàn bộ phần này.
Khi chi phí bị loại:
Doanh thu không giảm → bị áp thuế cao
Không chứng minh được tính hợp pháp của chi phí
Giải pháp:
Chỉ mua hàng từ nơi cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ
Lưu bản scan/ảnh hóa đơn trên cloud
Ghi rõ mục đích sử dụng từng lô vật tư
Sổ sách không đối chiếu, dẫn đến lệch doanh thu
Spa – salon hiện nay thường dùng phần mềm quản lý bán hàng (booking – thanh toán – CRM) nhưng lại không đối chiếu với sổ tay hoặc file Excel. Điều này dẫn đến:
Doanh thu phần mềm một đằng, ghi sổ một nẻo
Chênh lệch số liệu khi cơ quan thuế kiểm tra
Khó phát hiện thất thoát tiền mặt, tiền chuyển khoản
Ngoài ra, nhân viên thu tiền mặt nhưng không ghi vào hệ thống, cuối tháng đối chiếu không khớp, gây nghi ngờ.
Giải pháp:
Chốt doanh thu mỗi ngày
Đối chiếu phần mềm – sổ tay – bảng thu ngân
Có mẫu ký nhận hàng ngày để kiểm soát lệch quỹ
Mẹo tối ưu thuế và vận hành kế toán trong ngành làm đẹp
Ngành làm đẹp (spa, nail, salon tóc, chăm sóc da, phun xăm…) đang phát triển mạnh với quy mô từ nhỏ lẻ đến chuỗi hệ thống. Tuy nhiên, đa số hộ kinh doanh trong ngành này lại chưa vận hành kế toán bài bản, dẫn đến rủi ro bị ấn định doanh thu, truy thu thuế hoặc gặp khó khăn khi mở rộng, kêu gọi vốn. Trong khi đó, chỉ với vài mẹo đơn giản về ghi chép doanh thu, theo dõi chi phí và lưu trữ sổ sách, chủ cơ sở làm đẹp đã có thể tối ưu thuế phải nộp mà vẫn đảm bảo đúng pháp luật.
Với đặc thù nhiều loại dịch vụ (gội đầu, massage, chăm sóc da, combo liệu trình, bán mỹ phẩm…), việc theo dõi đúng từng nhóm doanh thu và chi phí liên quan là nền tảng để tính được lãi thực tế, từ đó chủ tiệm có chiến lược giá bán, khuyến mãi hợp lý và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Dưới đây là 3 mẹo thực tiễn đã được nhiều hộ spa, salon áp dụng thành công.
Ghi chép doanh thu theo từng dịch vụ để tối ưu thuế
Không ít hộ chỉ ghi tổng thu mỗi ngày mà không phân loại theo dịch vụ. Điều này khiến việc xác định tỷ suất lãi, chi phí từng dịch vụ trở nên mù mờ. Thay vào đó, nên:
Lập bảng theo dõi doanh thu theo từng loại dịch vụ: gội đầu, trị mụn, tắm trắng, phun môi…
Tách riêng phần doanh thu bán sản phẩm (mỹ phẩm, máy móc) để dễ tính thuế GTGT nếu có
Đánh giá dịch vụ nào có lãi cao – thấp → điều chỉnh gói combo phù hợp
Việc ghi chép chi tiết giúp chứng minh với cơ quan thuế nếu bị nghi doanh thu cao bất thường, đồng thời là cơ sở để giảm rủi ro ấn định thuế khoán.
Theo dõi chi phí hợp lệ để giảm rủi ro thuế
Nhiều cơ sở làm đẹp gặp rủi ro vì không chứng minh được chi phí đầu vào, dẫn đến chi phí bị loại và tăng thuế TNCN. Cần lưu:
Hóa đơn mỹ phẩm, thiết bị spa, vật tư tiêu hao
Chi phí thuê mặt bằng, điện, nước
Lương nhân viên và hoa hồng từng ca
Có thể lập bảng kê mua hàng nhỏ lẻ và bảng phân bổ chi phí định kỳ theo tuần/tháng. Khi cần giải trình với cơ quan thuế, các bảng này rất hữu ích.
Lưu trữ sổ sách khoa học – tránh bị truy thu
Kế toán ngành làm đẹp nên được lưu bằng cả bản giấy và bản mềm, tốt nhất nên dùng file Excel hoặc phần mềm chuyên biệt. Nên:
Lưu sổ thu – chi theo ngày
Chụp lưu hóa đơn, phiếu nhập kho
Định kỳ đối chiếu công – lương – chi phí từng nhân viên
Sổ sách đầy đủ giúp bảo vệ hộ kinh doanh khi bị kiểm tra, hạn chế tối đa khả năng bị truy thu hoặc xử phạt do thiếu chứng từ. Đây là giải pháp dài hạn để kinh doanh bền vững.
Kế toán hộ kinh doanh ngành làm đẹp – nail – tóc không chỉ giúp chủ tiệm đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn mang lại lợi ích lâu dài trong quản lý tài chính. Khi chứng từ được lưu trữ bài bản và doanh thu – chi phí được ghi nhận đúng, chủ hộ dễ dàng phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng tháng hoặc từng dịch vụ. Điều này tạo điều kiện để tối ưu chi phí, tăng lợi nhuận và kiểm soát dòng tiền. Việc ghi sổ rõ ràng còn giúp tránh rủi ro bị cơ quan thuế ấn định doanh thu hoặc xử phạt do thiếu chứng từ. Đây cũng là nền tảng để làm việc với nhà cung cấp, thuê nhân viên hoặc mở rộng thêm chi nhánh. Với sự cạnh tranh mạnh mẽ trong ngành làm đẹp, việc chuẩn hóa kế toán giúp tiệm salon – nail phát triển bền vững. Hãy xây dựng hệ thống sổ sách ngay từ hôm nay để kinh doanh hiệu quả và an toàn hơn trong tương lai.