Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? 5 nhóm rủi ro thuế phải biết

Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? là câu hỏi mà rất nhiều hộ nhận gia công may mặc, cơ khí, gỗ, thủ công, linh kiện… băn khoăn khi bắt đầu ký hợp đồng với bên đặt hàng. Ở mô hình gia công, hộ thường chỉ “nhận tiền công”, nguyên vật liệu do bên A cấp, nhưng cơ quan thuế lại nhìn vào số lượng sản phẩm, dòng tiền nhận về để đánh giá doanh thu. Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? không chỉ là chuyện ghi chép sổ sách cho đủ, mà là cách quản lý hợp đồng gia công, biên bản giao nhận, định mức nguyên vật liệu, bảng thanh toán tiền công. Nhiều hộ chủ quan “làm theo thỏa thuận miệng” mà không có chứng từ, đến khi bị hỏi “nguyên liệu đâu, quyết toán đâu” thì không biết giải trình thế nào. Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? còn liên quan đến việc phân biệt rõ doanh thu gia công với doanh thu bán hàng hóa thông thường. Nếu không tách bạch, hộ có thể bị hiểu sai bản chất hoạt động, dẫn đến ấn định thuế bất lợi. Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? vì thế là nội dung mà bất kỳ hộ làm gia công nào cũng nên hiểu rõ trước khi nhận đơn lớn, ký hợp đồng dài hạn. Bài viết này sẽ giúp bạn đi qua từng lưu ý trọng yếu về sổ sách, chứng từ và thuế cho mô hình hộ kinh doanh gia công.

Kế toán hộ kinh doanh gia công và những lưu ý quan trọng

Tổng quan về kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì?

Hộ kinh doanh gia công (may mặc, thêu, giày dép, cơ khí nhỏ, gỗ, bao bì, in ấn, gia công chi tiết nhựa, linh kiện điện tử…) có một điểm chung: không bán hàng “thành phẩm của mình” theo kiểu bình thường, mà chủ yếu “làm thuê” cho đơn vị khác: nhận nguyên vật liệu, làm theo yêu cầu rồi nhận tiền công. Chính vì đặc thù “làm thuê – nhận công” này mà cách quản lý doanh thu, chi phí, thuế và chứng từ của hộ gia công khác rất nhiều so với hộ bán lẻ, ăn uống, dịch vụ.

Về doanh thu, hộ gia công thường nhận tiền theo hợp đồng gia công, đơn hàng, bảng kê khối lượng (số lượng sản phẩm hoàn thành, công đoạn hoàn thành…). Có tháng làm nhiều, có tháng làm ít, phụ thuộc đơn hàng của bên đặt gia công. Nhiều hộ lại không ký hợp đồng rõ ràng, chỉ “nhận miệng”, nhận nguyên vật liệu và tiền công bằng tiền mặt, dẫn tới khó chứng minh doanh thu thực tế khi cơ quan thuế hỏi tới.

Về chi phí, hộ gia công có hai nhóm chính: chi phí lao động (tiền công trả cho thợ phụ, người làm cùng, gia công tại nhà) và chi phí sản xuất phụ trợ (điện nước, hao mòn máy móc, dụng cụ, sửa chữa, vật tư phụ…). Nếu không ghi chép, không có chứng từ cơ bản, hộ rất dễ bị nhìn nhận là “lợi nhuận cao”, từ đó thuế khoán bị áp ở mức cao hơn so với thực tế.

Ngoài ra, nhiều hộ gia công làm cho doanh nghiệp, công ty xuất khẩu – những đơn vị thường yêu cầu chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận rõ ràng. Nếu hộ không nắm được quy định về hóa đơn (dùng hóa đơn điện tử từng lần, thông qua bên ủy quyền xuất hóa đơn…) sẽ rơi vào thế bị động: hoặc không ký được hợp đồng, hoặc lúng túng khi bị yêu cầu xuất chứng từ.

Tóm lại, kế toán hộ kinh doanh gia công cần quan tâm 3 trục lớn:

Doanh thu gia công: hợp đồng, bảng kê khối lượng, chứng từ thanh toán.
Chi phí lao động và sản xuất: ghi chép, bằng chứng tối thiểu.
Làm việc với thuế: hiểu cách cơ quan thuế ước tính doanh thu – lợi nhuận, chuẩn bị số liệu để bảo vệ mức thuế khoán hợp lý.

Đặc thù hoạt động gia công so với bán hàng thông thường

So với hộ bán hàng thông thường (bán lẻ tạp hóa, quán ăn, dịch vụ nhỏ lẻ…), hoạt động gia công có một số đặc thù rất “khó tính” trong mắt kế toán và cơ quan thuế:

Doanh thu không đến từ bán hàng hóa của mình
Hộ gia công không mua hàng – bán hàng với biên lợi nhuận chênh lệch, mà nhận tiền công gia công. Giá trị hàng hóa lớn (nguyên vật liệu, thành phẩm) thường thuộc về bên đặt gia công, hộ chỉ “cầm hộ” trong quá trình sản xuất. Nếu không ghi chép, nhìn vào dòng tiền ra/vào rất dễ nhầm lẫn giữa tiền nguyên vật liệu và tiền công.
Phụ thuộc mạnh vào đơn hàng, hợp đồng
Có đơn thì có việc, không đơn thì… gần như không có doanh thu. Mùa cao điểm – thấp điểm rất rõ. Điều này khiến doanh thu biến động mạnh theo thời gian, nếu áp thuế khoán “cào bằng” quanh năm sẽ không hợp lý.
Chi phí lao động thủ công lớn, khó chứng minh
Nhiều hộ thuê người làm gia công tại nhà, trả công theo sản phẩm, trả tiền mặt, không hợp đồng – không bảng lương – không ký nhận. Khi cơ quan thuế hỏi: “Chi phí lao động bao nhiêu?”, chủ hộ chỉ “ước lượng bằng miệng” nên khó thuyết phục.
Thường liên quan đến bên đặt gia công là doanh nghiệp
Doanh nghiệp đặt gia công thường yêu cầu chứng từ và có hệ thống kế toán chặt chẽ, nên hộ gia công nếu không tổ chức chứng từ tối thiểu sẽ dễ bị lệch so với số liệu phía đối tác.

Vì sao kế toán hộ kinh doanh gia công dễ bị cơ quan thuế “soi kỹ”?

Hộ gia công thường nằm trong nhóm “doanh thu khó thấy, lợi nhuận khó đoán” nên cơ quan thuế rất hay “soi kỹ” vì một số lý do:

Chênh lệch giữa quy mô sản xuất và mức thuế khai báo
Cơ quan thuế nhìn vào số lượng máy móc, số lao động, số hợp đồng gia công với doanh nghiệp, dòng tiền chuyển khoản… Nếu thực tế hoạt động tấp nập nhưng hộ khai doanh thu thấp, mức khoán sẽ bị xem xét lại.
Không rõ ràng về chi phí
Do hộ gia công ít lấy hóa đơn đầu vào (vì nguyên vật liệu do bên thuê cung cấp), chi phí chính là tiền công lao động và chi phí điện nước, sửa chữa. Nếu không có ghi chép hoặc bằng chứng tối thiểu, cơ quan thuế có xu hướng “nghi ngờ lợi nhuận cao”, từ đó áp mức khoán thuế TNCN/GTGT cao hơn.
Liên thông dữ liệu với doanh nghiệp đặt gia công
Doanh nghiệp đặt gia công thường hạch toán chi phí gia công, chuyển khoản, ký hợp đồng rõ ràng. Khi cần, cơ quan thuế có thể đối chiếu số liệu giữa hai bên. Nếu số liệu phía doanh nghiệp lớn, trong khi hộ khai thuế quá thấp, đây sẽ là dấu hiệu “bất thường”.
Nguy cơ sử dụng hộ gia công để “chia nhỏ” doanh thu, chi phí
Một số doanh nghiệp có thể lợi dụng nhiều hộ gia công để phân tán chi phí, doanh thu. Vì vậy, nhóm hộ này thường được xem là “điểm nhạy cảm” trong quản lý thuế.

Chính vì vậy, hộ kinh doanh gia công càng phải xây dựng kế toán – chứng từ rõ ràng, dù ở mức đơn giản: hợp đồng, bảng kê sản lượng, phiếu chi lương, ghi chép doanh thu – chi phí… để khi bị “soi” vẫn có cơ sở bảo vệ mình và thương lượng mức thuế hợp lý.

Các mô hình hộ kinh doanh gia công phổ biến hiện nay

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí, linh hoạt sản xuất, mô hình hộ kinh doanh gia công ngày càng phát triển mạnh tại các địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Bắc Ninh, Thái Bình… Thay vì tự đầu tư nhà xưởng, máy móc lớn, doanh nghiệp “đặt hàng” cho các hộ gia công làm một phần hoặc toàn bộ công đoạn sản xuất, từ đó hình thành mạng lưới hộ gia công may mặc, cơ khí, gỗ, nhựa, thủ công mỹ nghệ, đóng gói – dán nhãn… hoạt động rất sôi động ở các làng nghề, khu dân cư.

Điểm chung của mô hình hộ gia công là không phải ôm khâu bán hàng – marketing – tìm thị trường, mà tập trung vào công đoạn sản xuất theo yêu cầu. Hộ chỉ cần đảm bảo: đúng mẫu, đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng tiến độ. Doanh thu chủ yếu đến từ tiền công gia công trên từng sản phẩm hoặc trên từng đơn hàng. Nhiều hộ tận dụng mặt bằng gia đình, huy động lao động người thân, hàng xóm, nên chi phí cố định thấp hơn rất nhiều so với mở doanh nghiệp quy mô lớn.

Hiện nay, có ba nhóm hộ gia công nổi bật:

Hộ gia công may mặc, giày dép, balo, hàng thời trang: thường nhận hàng từ các xưởng lớn, thương hiệu thời trang, shop online.
Hộ gia công cơ khí, gỗ, nhựa, linh kiện đơn giản: chuyên làm từng chi tiết nhỏ cho nhà máy, xưởng chính, hoặc nhận gia công sửa chữa đơn lẻ cho khách quanh vùng.
Hộ gia công thủ công mỹ nghệ, đóng gói, dán nhãn sản phẩm: phục vụ nhu cầu quà tặng, hàng xuất khẩu, thương mại điện tử…

Mỗi mô hình đều có ưu thế và rủi ro riêng về vốn, nhân công, chất lượng sản phẩm và đặc biệt là thuế khoán hộ kinh doanh. Nếu không hiểu rõ cách tính doanh thu gia công, cách ghi nhận chi phí, hộ dễ bị “khoán” cao, trong khi biên lợi nhuận thật chỉ ở mức vừa phải. Vì vậy, bên cạnh kỹ thuật sản xuất, các hộ gia công nên quan tâm thêm đến việc quản lý sổ sách đơn giản, hợp đồng gia công, chứng từ nhận – giao hàng để vừa làm ăn uy tín, vừa bảo vệ mình khi làm việc với đối tác và cơ quan thuế tại địa phương.

Hộ gia công may mặc, giày dép, balo, hàng thời trang

Hộ gia công may mặc, giày dép, balo, hàng thời trang là mô hình rất phổ biến ở các làng nghề và khu công nghiệp vệ tinh, nơi nhiều gia đình tận dụng tầng trệt hoặc sân nhà để đặt máy may, máy vắt sổ, máy dập, máy ép logo. Họ thường nhận hàng từ xưởng lớn, công ty xuất khẩu, shop thời trang, sàn thương mại điện tử, làm các công đoạn như: may ráp thân, vắt sổ, đính nút, ép logo, may quai balo, dán tem size…

Ưu điểm của mô hình này là dễ bắt đầu, chỉ cần vài máy may công nghiệp, một nhóm 3–5 lao động là có thể nhận đơn hàng nhỏ. Khi vào mùa cao điểm (Tết, lễ, mùa du lịch), lượng đơn gia công tăng mạnh, nhiều hộ phân chia công việc cho cả gia đình cùng làm. Tuy nhiên, áp lực về tiến độ và chất lượng rất lớn: sai đường may, lệch size, giao hàng trễ đều có thể bị đối tác trả lại hoặc phạt trừ tiền công.

Về doanh thu, hộ thường nhận đơn giá gia công trên mỗi sản phẩm/chi tiết. Vì vậy, cần ghi chép rõ: số lượng sản phẩm nhận – giao, đơn giá, tổng tiền công, tránh làm “theo miệng” đến cuối tháng không kiểm soát được mình đã làm bao nhiêu và thực sự lãi hay lỗ.

Hộ gia công cơ khí, gỗ, nhựa, linh kiện đơn giản

Nhóm hộ gia công cơ khí, gỗ, nhựa, linh kiện đơn giản thường tập trung tại các cụm công nghiệp, làng nghề mộc, làng nghề nhựa – cơ khí, nơi có nguồn việc làm ổn định từ các nhà máy, xưởng sản xuất. Hộ có thể chuyên một khâu như: tiện – phay chi tiết kim loại, cắt – chà – sơn gỗ, ép nhựa, khoan lỗ, mài chi tiết, đóng khung… theo bản vẽ kỹ thuật hoặc mẫu có sẵn.

Ưu điểm của mô hình này là giá trị công việc cao hơn gia công đơn giản, nếu tay nghề tốt, hộ có thể nhận những chi tiết phức tạp với đơn giá khá tốt. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cũng lớn hơn: máy tiện, máy phay, máy cưa, máy ép, dụng cụ bảo hộ, điện 3 pha… Đồng thời, rủi ro tai nạn lao động, hao mòn máy móc, hư hỏng phôi cũng cao, đòi hỏi hộ phải quản lý chi phí rất chặt.

Về dòng tiền, nhiều hộ làm theo hợp đồng dài hạn với doanh nghiệp, cuối tháng mới quyết toán, nên cần theo dõi kỹ số lượng chi tiết đạt – hỏng, thời gian máy chạy, chi phí điện, tiền lương… để biết mình đang “lãi thật hay lãi ảo”. Việc có sổ theo dõi đơn hàng, biên bản giao – nhận hàng, hóa đơn chi phí lớn sẽ giúp hộ dễ dàng giải trình với đối tác và cơ quan thuế khi cần.

Hộ gia công thủ công mỹ nghệ, đóng gói, dán nhãn sản phẩm

Hộ gia công thủ công mỹ nghệ, đóng gói, dán nhãn sản phẩm bùng nổ cùng làn sóng thương mại điện tử và xuất khẩu hàng thủ công. Nhiều hộ ở nông thôn, làng nghề truyền thống, hoặc vùng ven đô nhận gia công các sản phẩm: đan lát mây tre, thêu tay, làm đồ gỗ nhỏ, đồ trang trí, quà tặng, phụ kiện trang trí tiệc, thiệp, hộp quà…, hoặc các công đoạn gấp hộp, đóng gói set quà, dán tem, dán nhãn, dán mã vạch cho các shop online, thương hiệu F&B, mỹ phẩm.

Ưu điểm là không đòi hỏi máy móc phức tạp, có thể tận dụng lao động nhàn rỗi trong gia đình, làm ngoài giờ, làm theo mùa vụ. Nhiều hộ ở địa phương vừa làm ruộng, vừa tranh thủ buổi tối gia công đóng gói, dán nhãn, tạo thêm thu nhập ổn định. Tuy nhiên, đơn giá gia công thường khá thấp, nếu không quản lý tốt thời gian và năng suất, dễ rơi vào cảnh “làm nhiều nhưng lãi ít”.

Để làm ăn bền vững, hộ gia công thủ công – đóng gói nên chú ý: thỏa thuận rõ ràng đơn giá, tiêu chuẩn chất lượng, tỉ lệ hàng lỗi được chấp nhận, thời điểm thanh toán; đồng thời ghi chép số lượng sản phẩm mỗi ngày, lưu lại tin nhắn, hợp đồng, phiếu giao nhận để vừa quản lý nội bộ, vừa là căn cứ khi đối tác hoặc cơ quan thuế cần đối chiếu doanh thu thực tế.

Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì về hợp đồng và chứng từ?

Đối với hộ kinh doanh gia công (may mặc, giày dép, đồ gỗ, cơ khí, gia công linh kiện, đóng gói sản phẩm…), “chìa khóa” để làm kế toán thuế an toàn không nằm ở sổ sách phức tạp, mà nằm ở hợp đồng gia công và hệ thống chứng từ hộ gia công lưu giữ đầy đủ, rõ ràng. Phần lớn hộ gia công làm việc với doanh nghiệp lớn hoặc các xưởng đầu mối, thường nhận nguyên vật liệu, mẫu mã, định mức, rồi giao lại bán thành phẩm hoặc thành phẩm hoàn chỉnh, hưởng tiền công gia công. Nếu không ràng buộc rõ trong hợp đồng và không có chứng từ giao nhận, thanh toán, khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi xảy ra tranh chấp, hộ rất dễ rơi vào thế bất lợi.

Về bản chất, hộ gia công không đứng tên mua – bán hàng hóa, mà chủ yếu cung cấp dịch vụ gia công theo đơn đặt hàng. Do đó, dòng chứng từ cần xoay quanh: hợp đồng gia công, biên bản giao – nhận nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, bảng thanh toán tiền công, phiếu chi/ủy nhiệm chi, sao kê… Những giấy tờ này vừa giúp hộ chứng minh doanh thu, vừa ghi nhận được chi phí thực tế (lương thợ phụ, điện, nước, khấu hao máy móc…), từ đó tính toán được hiệu quả kinh doanh và làm việc với cơ quan thuế một cách minh bạch.

Thực tế tại nhiều địa phương, không ít hộ gia công làm việc “miệng”, chỉ nhận hàng – giao hàng theo thói quen, tiền thì chuyển khoản hoặc đưa tiền mặt không ghi chú rõ ràng. Khi có vấn đề – như công ty chậm thanh toán, trả lại hàng, hoặc thuế xuống kiểm tra doanh thu – hộ không có cơ sở giấy tờ để đối chiếu, dẫn đến mâu thuẫn, bị ấn định doanh thu, hoặc khó chứng minh mình chỉ hưởng tiền công, không phải người bán hàng hóa. Vì vậy, dù quy mô nhỏ, hộ gia công vẫn nên “nâng cấp” cách làm việc: có hợp đồng, có biên bản giao nhận, có bảng thanh toán rõ ràng cho từng lô, từng kỳ.

Nội dung quan trọng trong hợp đồng gia công giúp bảo vệ hộ kinh doanh

Một hợp đồng gia công chặt chẽ là “lá chắn” đầu tiên bảo vệ hộ kinh doanh gia công trước rủi ro. Dù hai bên quen biết, vẫn nên lập hợp đồng bằng văn bản với các nội dung cốt lõi:

Thông tin bên đặt gia công và bên nhận gia công (hộ kinh doanh): tên, địa chỉ, MST, người đại diện.
Mô tả rõ sản phẩm gia công: loại hàng, quy cách, mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, định mức hao hụt.
Quy định về nguyên vật liệu: bên nào cung cấp, cách giao nhận, cách xử lý phần thừa/thiếu/hư hỏng.
Đơn giá tiền công gia công, phương thức tính (theo sản phẩm, theo công đoạn, theo kg…); thời điểm, phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản).
Thời gian thực hiện, tiến độ giao hàng; trách nhiệm hai bên khi chậm tiến độ, sản phẩm lỗi, trả hàng.
Quy định về hóa đơn/chứng từ: bên nào xuất hóa đơn, chứng từ thanh toán đi kèm.
Cơ chế giải quyết tranh chấp, bồi thường thiệt hại nếu bên đặt gia công hủy đơn, chậm thanh toán.

Hợp đồng càng rõ, hộ kinh doanh càng dễ chứng minh mình chỉ thu tiền công gia công, không phải là đơn vị mua bán hàng hóa. Đây là căn cứ quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế, cơ quan chức năng tại địa phương.

Biên bản giao nhận nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm

Song song với hợp đồng gia công, biên bản giao nhận là bộ chứng từ không thể thiếu. Mỗi lần nhận hàng hoặc giao hàng, hộ nên lập:

Biên bản giao nhận nguyên vật liệu: ghi rõ loại nguyên liệu, số lượng, đơn vị tính, tình trạng hàng, thời gian giao nhận, người giao – người nhận ký tên. Nếu có hao hụt cho phép, nên ghi chú theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
Biên bản giao nhận bán thành phẩm/thành phẩm: thể hiện số lượng sản phẩm hoàn thành, đạt/không đạt, hàng bị trả lại, thời điểm giao.

Khi có biên bản đầy đủ, hộ dễ dàng:

Đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng gia công;
Xử lý trường hợp thiếu hàng, hư hại, tranh cãi về số lượng;
Chứng minh với thuế rằng nguyên liệu thuộc bên đặt gia công, mình chỉ nhận gia công và hưởng tiền công.

Nên đánh số, lưu trữ biên bản theo lô hàng, hợp đồng, ngày giao nhận. Nếu đối tác sử dụng phiếu kho, phiếu giao hàng riêng, hộ nên giữ lại bản ký nhận đầy đủ, coi đó là một phần chứng từ hộ gia công để phục vụ kế toán – thuế.

Bảng thanh toán tiền công, quyết toán gia công theo lô, theo kỳ

Để quản lý doanh thu và làm việc với thuế, hộ nên xây dựng bảng thanh toán tiền công và bảng quyết toán gia công theo từng lô hoặc từng kỳ (tuần/tháng). Nội dung nên có:

Thông tin đối tác, số hợp đồng, mã lô hàng;
Số lượng sản phẩm gia công hoàn thành, đơn giá tiền công, tổng tiền công;
Các khoản trừ (nếu có): phạt do hàng lỗi, hao hụt vượt định mức…;
Số tiền thực nhận, ngày thanh toán, hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản), số chứng từ kèm theo.

Khi nhận tiền, nên có phiếu thu hoặc xác nhận chuyển khoản ghi rõ “thanh toán tiền công gia công theo hợp đồng số…”, tránh ghi nội dung chung chung dễ gây hiểu nhầm là tiền bán hàng.

Bảng quyết toán theo lô/kỳ không chỉ giúp hộ tính được doanh thu tiền công, mà còn là căn cứ đối chiếu với bên đặt gia công khi có chênh lệch. Đồng thời, đây là tập hồ sơ quan trọng để sau này hộ chứng minh với cơ quan thuế rằng mình hoạt động gia công đúng bản chất, doanh thu – chi phí minh bạch, hạn chế nguy cơ bị ấn định thuế bất lợi.

Quản lý nguyên vật liệu, định mức và giá vốn trong hộ kinh doanh gia công

Trong mô hình hộ kinh doanh gia công, lợi nhuận thực tế phụ thuộc rất lớn vào cách bạn quản lý nguyên vật liệu, định mức và giá vốn. Chỉ cần thất thoát một chút ở khâu vật tư, hao hụt không kiểm soát, tính nhầm giá vốn… là tiền lời “bốc hơi” mà chủ hộ không hiểu vì sao “làm nhiều mà chẳng thấy tiền”. Đặc biệt với các ngành gia công may mặc, giày dép, gỗ, cơ khí, bao bì, thủ công mỹ nghệ…, lượng nguyên vật liệu xuất – nhập – tồn hằng ngày khá lớn, nếu không có cách quản lý tối thiểu thì rất dễ lẫn lộn giữa hàng của khách, vật tư của mình, phế liệu, hàng hỏng.

Bên cạnh đó, nhiều hộ gia công chỉ quan tâm đến đơn giá gia công (bao nhiêu tiền/cái, tiền/kg, tiền/công đoạn) mà bỏ qua việc phải xây dựng định mức gia công, theo dõi nguyên vật liệu, tính giá vốn và lãi gộp. Kết quả là khi chi phí điện, nhân công, hao hụt, sửa máy… tăng lên, họ không kịp điều chỉnh đơn giá, hoặc không đủ dữ liệu để thương lượng lại với bên đặt gia công. Trong khi đó, chỉ cần bạn nắm được: mỗi sản phẩm tốn bao nhiêu nguyên liệu, hao hụt bao nhiêu %, chi phí nhân công/chi phí chung cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu… thì bạn hoàn toàn có thể chủ động xây dựng giá, kiểm soát lãi gộp, thậm chí loại bỏ những đơn hàng “làm nhiều mà lỗ”.

Về phía thuế, với hộ kinh doanh gia công có doanh thu lớn hoặc kê khai thuế, việc quản lý nguyên vật liệu, định mức và giá vốn giúp giải trình tốt hơn với cơ quan thuế: tại sao chi phí nguyên vật liệu ở mức này, vì sao tỉ lệ hao hụt như vậy, doanh thu – giá vốn – lãi có hợp lý không. Đây là chìa khóa để tránh bị ấn định thuế quá cao. Ngay cả khi bạn là hộ khoán, có sổ theo dõi nguyên vật liệu và định mức cơ bản vẫn là “bằng chứng” để cơ quan thuế nhìn nhận hoạt động của bạn minh bạch hơn.

Xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng công đoạn gia công

Định mức gia công là việc xác định rõ: để hoàn thành một sản phẩm (hoặc một công đoạn) thì cần bao nhiêu nguyên liệu, bao nhiêu % hao hụt cho phép. Đây là nền tảng để tính giá vốn và thương lượng giá gia công. Bạn có thể xây dựng định mức theo các bước:

Chọn sản phẩm hoặc công đoạn tiêu biểu: ví dụ 1 áo sơ mi, 1 cái thùng carton, 1 chi tiết cơ khí, 1 cái túi vải…
Ghi nhận thực tế nguyên liệu sử dụng: may 10 cái áo dùng bao nhiêu mét vải, bao nhiêu mét chỉ, bao nhiêu nút; sản xuất 100 cái hộp dùng bao nhiêu tấm giấy, keo, mực in…
Tính bình quân định mức: lấy tổng nguyên liệu chia cho số sản phẩm hoàn thành, thêm tỷ lệ hao hụt hợp lý (ví dụ +3–5% cho cắt xén, lỗi hỏng).
Ghi lại thành bảng định mức cho từng sản phẩm/công đoạn, ví dụ:

○ 1 áo sơ mi: 1,6m vải + 20m chỉ + 8 nút + hao hụt 5%;

○ 1 thùng carton: 1,2m² giấy + 0,05kg keo + hao hụt 3%.

Khi đã có định mức, mỗi khi nhận đơn hàng, bạn có thể ước tính trước lượng nguyên vật liệu cần thiết, biết mình phải chuẩn bị bao nhiêu hàng, phí hao hụt tối đa chấp nhận được là bao nhiêu. Đồng thời, nếu bên đặt gia công yêu cầu tăng chất lượng (vải dày hơn, mực tốt hơn…), bạn cũng có cơ sở để đề nghị điều chỉnh đơn giá gia công tương ứng, tránh “gánh” thêm chi phí mà vẫn giữ giá cũ.

Theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu được cấp và vật tư tự mua

Trong gia công, nguyên vật liệu có thể thuộc hai nhóm:

Nguyên vật liệu do khách hàng cấp: ví dụ sợi, vải, giấy, linh kiện… khách mang tới nhờ gia công.
Nguyên vật liệu do hộ tự mua: dùng để gia công trọn gói hoặc bổ sung khi khách cấp thiếu.

Bạn nên tách riêng sổ theo dõi nhập – xuất – tồn cho hai nhóm này:

Đối với vật tư được cấp: ghi rõ ngày nhận, số lượng, chủng loại, đơn hàng, công đoạn; khi xuất dùng, ghi theo từng đơn hàng. Cuối mỗi đơn hàng làm bảng đối chiếu: khách cấp bao nhiêu, đã dùng bao nhiêu, còn thừa – thiếu, phế liệu bao nhiêu. Điều này giúp bạn tránh bị khách cho rằng “làm thất thoát hàng”.
Đối với vật tư tự mua: ghi số lượng nhập, giá mua, nhà cung cấp; xuất cho đơn hàng nào, còn tồn bao nhiêu.

Có thể dùng bảng Excel đơn giản hoặc sổ tay, với cột: Ngày | Diễn giải | Nhập | Xuất | Tồn | Đơn giá (nếu là vật tư tự mua). Khi có sổ này, bạn sẽ dễ dàng: kiểm tra hao hụt, tính giá vốn, phát hiện thất thoát; đồng thời giải trình rõ ràng nếu khách hàng hoặc cơ quan thuế yêu cầu.

Cách xác định giá vốn và lãi gộp trong mô hình gia công

Để biết mình lãi hay lỗ trên mỗi đơn hàng gia công, bạn cần tính được giá vốn và lãi gộp.

Với mô hình gia công:

Giá vốn thường bao gồm:

○ Chi phí nguyên vật liệu tự mua (nếu có) theo định mức;

○ Tiền công nhân: lương thợ, khoán theo sản phẩm, tiền tăng ca;

○ Chi phí điện, nước, khấu hao máy móc, chi phí sửa chữa cơ bản;

○ Chi phí bao bì, phụ liệu phụ trợ;

○ Một phần chi phí chung: quản lý, thuê mặt bằng, hỗ trợ vận chuyển…

Bạn có thể lập bảng chi phí cho từng đơn hàng:

Giá vốn đơn hàng = Tổng chi phí vật tư + Tổng lương nhân công + Chi phí chung phân bổ

Sau đó, so sánh với doanh thu gia công (đơn giá x số lượng) để ra lãi gộp:

Lãi gộp = Doanh thu gia công – Giá vốn đơn hàng

Nếu lãi gộp quá thấp (hoặc âm), bạn cần xem: định mức nguyên liệu có bị hao hụt cao, lương nhân công có tăng, chi phí điện – nước – sửa máy có đội lên mà chưa điều chỉnh đơn giá hay không. Khi đã có số liệu rõ, bạn sẽ tự tin thương lượng lại đơn giá với khách, hoặc từ chối những đơn hàng “làm chỉ để cho có việc” nhưng không mang lại lợi nhuận.

Quản lý tốt nguyên vật liệu, định mức và giá vốn giúp hộ kinh doanh gia công biết mình đang đứng ở đâu, không làm theo cảm tính, từng bước biến xưởng gia công nhỏ lẻ thành mô hình sản xuất có kiểm soát, có số liệu, có chiến lược giá rõ ràng.

Thuế hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì khi tính thuế và kê khai?

Với hộ kinh doanh nhận gia công hàng hóa (may, thêu, gia công linh kiện, gia công gỗ, cơ khí, đóng gói, dán tem, lắp ráp… cho doanh nghiệp), câu chuyện thuế hộ kinh doanh gia công, thuế khoán gia công, thuế TNCN gia công khá “lắt léo” vì liên quan đến cách xác định doanh thu tính thuế và tỷ lệ % thuế trên doanh thu. Nếu hiểu sai ngay từ đầu – ví dụ tưởng chỉ tính thuế trên tiền công, trong khi thực tế cơ quan thuế đang tính trên cả tiền vật tư; hoặc ngược lại – sẽ dẫn tới mức thuế phải nộp chênh lệch rất lớn so với lợi nhuận thật.

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, doanh thu tính thuế GTGT và TNCN của hộ kinh doanh là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ… phát sinh trong kỳ, bao gồm cả các khoản phụ thu, thưởng, hỗ trợ, khuyến mại… mà hộ được hưởng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Việc tính thuế thực hiện theo công thức:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế x Tỷ lệ thuế GTGT
Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế x Tỷ lệ thuế TNCN

Tỷ lệ % thuế phụ thuộc nhóm ngành: sản xuất – gia công – chế biến; hay dịch vụ gia công “thuần tiền công”. Trong thực tế, nhiều Chi cục Thuế đang áp dụng:

Trường hợp hộ tự mua vật tư, nguyên liệu, tổ chức gia công, bán thành phẩm: xếp vào nhóm sản xuất, gia công, chế biến, tỷ lệ thuế thường là 3% GTGT + 1,5% TNCN = 4,5% trên doanh thu.
Trường hợp doanh nghiệp giao toàn bộ vật tư, hộ chỉ nhận tiền công gia công: nhiều hướng dẫn thực tiễn xếp vào nhóm dịch vụ, áp tỷ lệ 5% GTGT + 2% TNCN = 7% trên doanh thu tiền công.

Bên cạnh đó, hộ kinh doanh gia công vẫn phải để ý ngưỡng doanh thu miễn thuế: nếu doanh thu cả năm không vượt ngưỡng quy định (hiện hành là 100 triệu đồng/năm đến hết 2025, và dự kiến nâng lên 200 triệu đồng từ 2026 theo một số hướng dẫn), sẽ được miễn thuế GTGT và TNCN, nhưng vẫn cần theo dõi chính sách mới về việc bỏ dần thuế khoán, chuyển sang sổ sách – kê khai theo nhóm doanh thu.

Doanh thu tính thuế đối với hộ kinh doanh gia công – tính trên tiền công hay cả vật tư?

Điểm mấu chốt với thuế hộ kinh doanh gia công là phải xác định cho đúng: doanh thu tính thuế là chỉ tiền công hay tiền công + tiền vật tư.

Mô hình gia công “trọn gói” – hộ tự mua vật tư
Hộ tự mua vải, chỉ, gỗ, sơn, linh kiện…; tự tổ chức sản xuất, sau đó giao thành phẩm cho khách hàng theo đơn đặt hàng. Về bản chất, đây là hoạt động sản xuất, gia công, chế biến sản phẩm. Khi đó, doanh thu tính thuế sẽ là tổng tiền hộ thu của khách (bao gồm cả giá trị vật tư + tiền công). Cơ quan thuế có thể áp tỷ lệ nhóm sản xuất – gia công – chế biến (thường là 3% GTGT + 1,5% TNCN = 4,5% trên doanh thu).
Mô hình gia công “thuần tiền công” – bên đặt gia công giao toàn bộ vật tư
Doanh nghiệp giao sẵn nguyên liệu (ví dụ: chi tiết nhựa, dây, bo mạch, phôi gỗ…), hộ chỉ dùng máy móc, nhân công của mình để gia công, sau đó giao trả thành phẩm và chỉ nhận tiền công. Khi đó, nhiều hướng dẫn thực tế coi đây là dịch vụ gia công, doanh thu tính thuế chỉ là tiền công gia công mà hộ được hưởng. Một số văn bản giải đáp của cơ quan nhà nước đã áp tỷ lệ 5% GTGT + 2% TNCN cho dạng dịch vụ này, tính trên doanh thu tiền công, không cộng thêm giá trị vật tư do bên đặt hàng cung cấp.

Vì vậy, khi ký hợp đồng, hộ nên ghi rõ mô hình gia công, tách bạch phần vật tư: ai mua, ai sở hữu, bàn giao ra sao… để khi làm việc với thuế, có cơ sở phân loại đúng nhóm ngành và doanh thu tính thuế.

Tỷ lệ thuế TNCN, thuế GTGT áp dụng cho hoạt động gia công

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC và các hướng dẫn liên quan, tỷ lệ thuế GTGT và TNCN trên doanh thu đối với hộ kinh doanh gia công phụ thuộc vào cách phân loại ngành nghề:

Nhóm sản xuất, gia công, chế biến hàng hóa
Thường áp dụng khi hộ mua vật tư, tự tổ chức sản xuất, bán thành phẩm. Tỷ lệ thuế phổ biến:

Thuế GTGT: 3% trên doanh thu
Thuế TNCN: 1,5% trên doanh thu
→ Tổng tỷ lệ thuế: 4,5% doanh thu

Nhóm dịch vụ – gia công hưởng thuần tiền công
Khi doanh nghiệp giao toàn bộ vật tư, hộ chỉ hưởng tiền công gia công, cơ quan thuế có thể xếp vào nhóm dịch vụ:

Thuế GTGT: 5% trên doanh thu tiền công
Thuế TNCN: 2% trên doanh thu tiền công
→ Tổng tỷ lệ thuế: 7% doanh thu tiền công

Lưu ý:

Một số Chi cục Thuế có thể vận dụng linh hoạt tùy hồ sơ, hợp đồng, cách trình bày mô hình kinh doanh gia công.
Hộ kinh doanh gia công vừa làm “trọn gói” (có mua vật tư) vừa nhận đơn hàng “thuần công” có thể phải tách doanh thu theo từng loại, áp tỷ lệ thuế khác nhau; nếu không tách được, cơ quan thuế có quyền ấn định theo nhóm có rủi ro cao hơn.

Miễn thuế khi doanh thu gia công dưới 100 triệu – hiểu sao cho đúng?

Một câu hỏi rất hay gặp là: “Hộ gia công dưới 100 triệu/năm có phải nộp thuế không?”. Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có doanh thu tính thuế trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.

Ở đây cần hiểu đúng:

“Doanh thu tính thuế” là tổng doanh thu từ hoạt động gia công và các hoạt động kinh doanh khác trong năm (tiền công, tiền gia công, tiền bán hàng, dịch vụ kèm theo…), không phải “lợi nhuận” sau khi trừ chi phí.
Nếu hộ có nhiều hợp đồng gia công hoặc vừa gia công, vừa bán hàng, cơ quan thuế sẽ cộng toàn bộ doanh thu để xét ngưỡng 100 triệu/năm (và theo chính sách mới dự kiến là 200 triệu/năm từ 2026).

Ngoài ra, dù được miễn thuế GTGT và thuế TNCN, hộ vẫn có thể phải nộp lệ phí môn bài nếu doanh thu trên 100 triệu/năm, trừ các trường hợp được miễn riêng. Vì vậy, ngay cả khi nghĩ rằng “doanh thu nhỏ nên chắc không phải đóng thuế”, hộ gia công vẫn nên ghi chép doanh thu tối thiểu theo tháng, giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán để khi cơ quan thuế khảo sát, có căn cứ chứng minh mình thuộc diện miễn hay không, tránh bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế.

Những sai sót thường gặp trong kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì để tránh?

Hộ kinh doanh gia công (may gia công, cơ khí gia công, gỗ, nhựa, bao bì, in ấn…) thường có đặc thù là nhận nguyên vật liệu của khách, thực hiện gia công và thu tiền công, hoặc vừa nhận gia công vừa chủ động mua thêm vật tư phụ. Tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế đây lại là nhóm hộ dễ bị cơ quan thuế “soi” vì liên quan tới nguyên vật liệu, định mức hao hụt, sản lượng gia công, giá trị tiền công. Tại các địa phương như Bình Thuận, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương, rất nhiều hộ gia công bị truy thu, phạt do sai sót trong kế toán, chứng từ và không chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi bị kiểm tra.

Sai lầm đầu tiên và phổ biến nhất là không lập hợp đồng gia công, không có biên bản giao nhận nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. Nhiều hộ chỉ trao đổi “miệng”, nhận hàng – trả hàng theo thói quen, không có chứng từ đi kèm. Khi xảy ra tranh chấp với khách hàng hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra, hộ không có giấy tờ chứng minh khối lượng công việc đã thực hiện, giá gia công, thời điểm bàn giao, dẫn đến khó giải trình doanh thu – chi phí.

Sai lầm thứ hai là không theo dõi tồn kho nguyên vật liệu, không xây dựng định mức tiêu hao. Hộ gia công thường chỉ biết “còn hàng hay hết hàng” chứ không có sổ theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư. Khi xuất hóa đơn hoặc kê khai doanh thu, con số doanh thu và chi phí không gắn với dữ liệu vật tư, khiến cơ quan thuế nghi ngờ về việc xuất hóa đơn khống, doanh thu không gắn với sản lượng thực tế. Đặc biệt, với hộ gia công liên quan đến nguyên liệu giá trị cao (như inox, gỗ, vải), việc không quản lý định mức còn dễ gây thất thoát nội bộ.

Sai lầm thứ ba là chỉ ghi nhận tiền công “ước chừng”, không đối chiếu với sản lượng thực tế, không có bảng tính đơn giá, khối lượng từng đơn hàng. Hộ kinh doanh hay ghi “tháng này chắc khoảng…”, đưa một con số tổng mà không thể hiện được chi tiết từng khách, từng đơn hàng, từng lô sản phẩm. Khi cơ quan thuế yêu cầu bảng kê chi tiết hoặc đối chiếu với hợp đồng, biên bản giao nhận, hộ không có dữ liệu để cung cấp, khiến việc giải trình trở nên bị động, dễ bị ấn định doanh thu cao hơn.

Để tránh những sai sót này, hộ kinh doanh gia công tại các địa phương nên:

Luôn lập hợp đồng gia công và biên bản giao – nhận hàng hóa, có chữ ký hai bên.
Mở sổ hoặc file Excel theo dõi tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, có định mức tiêu hao rõ ràng.
Ghi nhận tiền công dựa trên sản lượng thực tế: có bảng kê chi tiết khối lượng, đơn giá từng đơn hàng.
Kết hợp với dịch vụ kế toán am hiểu ngành gia công để chuẩn hóa chứng từ, sổ sách và chủ động khi làm việc với cơ quan thuế.

Không lập hợp đồng, không có biên bản giao nhận – khó chứng minh khi bị kiểm tra

Nhiều hộ kinh doanh gia công ở các làng nghề, khu dân cư, khu công nghiệp nhỏ thường quen làm việc theo kiểu “quen biết”, giao – nhận hàng theo thói quen, không lập hợp đồng, không có biên bản giao nhận, thậm chí không ghi chép ngày giao hàng, số lượng, quy cách. Khi công việc còn ít, mọi thứ vận hành được, nhưng đến lúc cơ quan thuế kiểm tra hoặc khách hàng tranh chấp, hộ gần như không có bất kỳ căn cứ giấy tờ nào để bảo vệ mình.

Về phía thuế, khi không có hợp đồng gia công, không có biên bản giao – nhận, cán bộ thuế sẽ đặt câu hỏi: doanh thu gia công được xác định dựa trên căn cứ nào, khối lượng thực hiện là bao nhiêu, đơn giá ra sao? Nếu chỉ đưa ra một con số tổng “ước chừng” trên sổ tay hoặc trí nhớ, rất khó để thuế chấp nhận. Khi đó, hộ gia công dễ bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế hoặc bị coi là kê khai không trung thực.

Giải pháp là: mỗi khi nhận việc, dù là đơn hàng nhỏ, hộ nên lập hợp đồng hoặc ít nhất là phiếu nhận gia công, kèm biên bản giao nhận nguyên vật liệu và thành phẩm. Có thể dùng mẫu đơn giản, ký tên hai bên, chụp lại lưu trên điện thoại. Đây là “lá chắn” quan trọng khi cần chứng minh doanh thu – sản lượng trước cơ quan thuế.

Không theo dõi tồn nguyên vật liệu, không có định mức – dễ bị nghi xuất hóa đơn khống

Trong lĩnh vực gia công, nguyên vật liệu và định mức tiêu hao là “xương sống” để tính toán giá thành và kiểm soát doanh thu. Nhưng rất nhiều hộ chỉ làm theo cảm tính: nhập vải, gỗ, sắt thép về, sản xuất xong rồi chỉ biết “hết hay còn”, không ghi lại số lượng nhập – xuất – tồn. Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình tại sao doanh thu lớn nhưng chi phí vật tư không tương xứng, hoặc ngược lại, nguyên vật liệu mua nhiều mà doanh thu ghi nhận thấp, hộ rất khó trả lời thuyết phục.

Thiếu định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm càng làm tình hình rối hơn. Không có định mức, thuế có thể nghi ngờ hộ mua hàng vào để xuất hóa đơn khống, không gắn với sản lượng gia công thực tế. Đặc biệt tại các tỉnh có hoạt động gia công mạnh như Bình Dương, Đồng Nai, Bình Thuận…, việc không quản lý tồn kho dễ khiến hộ rơi vào “tầm ngắm” của cơ quan thuế.

Để hạn chế rủi ro, hộ nên tối thiểu lập sổ theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu theo tháng và xây dựng định mức tiêu hao cơ bản cho từng loại sản phẩm, kể cả trên file Excel đơn giản. Đây là căn cứ quan trọng nếu sau này cần giải trình với cơ quan thuế.

Chỉ ghi nhận tiền công “ước chừng”, không đối chiếu với sản lượng thực tế

Một sai sót tưởng nhỏ nhưng rất nguy hiểm là chỉ ghi nhận tiền công theo kiểu “ước chừng”, không lập bảng kê chi tiết theo từng đơn hàng, từng khách. Cuối tháng, nhiều hộ gia công chỉ ghi một con số tổng “khoảng 30 triệu tiền công”, nhưng không thể hiện được đã làm cho bao nhiêu khách, mỗi khách bao nhiêu sản phẩm, đơn giá bao nhiêu.

Khi cơ quan thuế yêu cầu bảng kê chi tiết sản lượng – đơn giá – doanh thu theo từng hợp đồng, hộ không có dữ liệu để xuất trình. Việc không đối chiếu tiền công với sản lượng thực tế khiến số liệu doanh thu trở nên thiếu tin cậy, dễ bị đánh giá là kê khai không đầy đủ. Thuế hoàn toàn có thể ấn định lại doanh thu dựa trên sản lượng ước tính hoặc so sánh với hộ cùng ngành.

Giải pháp là: mỗi khi nhận gia công, nên lập bảng kê theo từng khách hàng, ghi rõ: số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày hoàn thành. Cuối tháng cộng lại thành doanh thu, vừa dễ quản lý, vừa là căn cứ rõ ràng khi làm việc với cơ quan thuế.

Cách làm việc với bên đặt gia công và cơ quan thuế để giảm rủi ro

Đối với hộ kinh doanh gia công (may mặc, in ấn, cơ khí, bao bì, nhựa, điện tử…), rủi ro thuế thường đến từ hai phía: bên đặt gia công (doanh nghiệp, công ty thương mại, xưởng lớn) và cơ quan thuế. Bên đặt gia công yêu cầu chứng từ rõ ràng để hạch toán chi phí, còn cơ quan thuế lại quan tâm doanh thu – chi phí – chứng từ có hợp lý hay không. Nếu hộ chỉ chăm chăm “làm cho kịp đơn hàng” mà bỏ qua phần giấy tờ, rất dễ rơi vào thế bị động khi bị đối chiếu số liệu hoặc nhận giấy mời lên làm việc với cơ quan thuế, giải trình hộ gia công.

Cách an toàn nhất là làm rõ ngay từ đầu với bên đặt gia công về: hợp đồng, hình thức thanh toán, loại chứng từ cần có, trách nhiệm xuất hóa đơn (nếu có), trách nhiệm về thuế. Khi hai bên thống nhất bằng văn bản, hộ sẽ dễ dàng sắp xếp kế toán, sổ sách phù hợp, tránh tình trạng “doanh nghiệp hạch toán một kiểu, hộ kê khai một kiểu”.

Ở phía cơ quan thuế, điểm then chốt là số liệu phải nhất quán và có căn cứ. Hộ nên duy trì tối thiểu một số loại giấy tờ: hợp đồng gia công, bảng kê khối lượng hoàn thành, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán (chuyển khoản, phiếu thu), sổ ghi chép doanh thu – chi phí, danh sách lao động. Khi được mời lên làm việc, chỉ cần mang theo “bộ hồ sơ chuẩn” này là đã khác hoàn toàn so với việc đi tay không và giải thích bằng miệng.

Cuối cùng, hộ nên xây dựng bảng quyết toán gia công theo từng đơn hàng, từng năm để biết tổng doanh thu – chi phí – lãi ước tính. Đây vừa là công cụ quản lý nội bộ, vừa là “vũ khí” khi cần giải trình với cơ quan thuế về lý do vì sao mức thuế khoán hiện tại là hợp lý, không phải “giấu doanh thu”.

Thỏa thuận rõ về chứng từ, thanh toán, trách nhiệm thuế trong hợp đồng gia công

Hợp đồng gia công là “xương sống” để tránh tranh chấp và giảm rủi ro thuế. Ngay từ đầu, hộ kinh doanh nên đề nghị bên đặt gia công ký hợp đồng bằng văn bản, trong đó thể hiện rõ:

Nội dung gia công: loại sản phẩm, công đoạn, tiêu chuẩn chất lượng.
Đơn giá tiền công (theo sản phẩm, theo công đoạn, theo giờ công).
Hình thức và thời hạn thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, từng đợt hay cuối kỳ.
Quy định về chứng từ: có yêu cầu xuất hóa đơn hay không, nếu có thì do bên nào xuất; bảng kê khối lượng, biên bản nghiệm thu phải lập như thế nào.
Trách nhiệm thuế: mỗi bên tự kê khai, nộp thuế phần thu nhập của mình; trường hợp bên đặt gia công khấu trừ thuế tại nguồn (nếu có) thì phải thể hiện trên chứng từ thanh toán.

Khi hợp đồng càng rõ, việc làm việc với cơ quan thuế, giải trình hộ gia công càng dễ dàng, vì hộ có thể chứng minh: doanh thu nhận được đúng theo hợp đồng, không có dòng tiền “mờ”. Ngược lại, nếu chỉ thỏa thuận miệng, nhận tiền mặt, không hợp đồng – không bảng kê, khi cơ quan thuế đối chiếu với số liệu của doanh nghiệp đặt gia công, hộ sẽ rất khó giải thích vì không có cơ sở giấy tờ.

Chuẩn bị hồ sơ, sổ sách gì khi nhận giấy mời giải trình thuế?

Khi nhận giấy mời giải trình hộ gia công từ cơ quan thuế, tuyệt đối không nên đi tay không. Hộ nên chuẩn bị:

Hợp đồng gia công, phụ lục hợp đồng (nếu có) với từng khách hàng lớn.
Bảng kê khối lượng sản phẩm đã gia công, bảng nghiệm thu, biên bản bàn giao.
Chứng từ thanh toán: sao kê ngân hàng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có, đối chiếu công nợ với bên đặt gia công.
Sổ ghi chép doanh thu – chi phí: có thể là sổ tay, file Excel, miễn sao thể hiện rõ theo tháng/năm.
Tài liệu về chi phí lao động, chi phí điện nước, sửa chữa máy móc, nếu có phiếu chi, giấy nhận tiền càng tốt.

Khi lên làm việc, hãy trình bày theo trình tự: hợp đồng → khối lượng → thanh toán → doanh thu tổng → chi phí chính → lợi nhuận ước tính. Càng có nhiều giấy tờ đối chiếu, cơ quan thuế càng dễ hiểu hoạt động thực tế của hộ và có cơ sở xem xét lại mức thuế khoán nếu trước đó tính chưa hợp lý.

Vai trò của bảng quyết toán gia công theo từng đơn hàng, từng năm

Bảng quyết toán gia công là “bản tổng hợp” toàn bộ hoạt động của hộ theo từng đơn hàng, từng năm. Trong bảng này, hộ nên ghi: tên khách hàng, số hợp đồng, giá trị tiền công, số lần thanh toán, chi phí chính liên quan (nhân công, điện nước, khấu hao máy, vật tư phụ), lãi ước tính.

Vai trò của bảng quyết toán rất lớn:

Giúp hộ nhìn rõ hiệu quả từng đơn hàng, tránh nhận giá quá thấp.
Là căn cứ nội bộ để thương lượng lại giá với bên đặt gia công khi chi phí tăng.
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, bảng quyết toán là chứng cứ mạnh cho thấy mức lợi nhuận thực tế không cao, từ đó bảo vệ quan điểm rằng mức thuế khoán hiện tại cần được xem xét ở mức hợp lý, không “đè” hộ gia công quá sức.

Có nên thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh gia công?

Với mô hình hộ kinh doanh gia công (may mặc, giày dép, cơ khí, gỗ, nhựa, thủ công mỹ nghệ, đóng gói, dán nhãn…), rất nhiều chủ hộ bắt đầu từ quy mô nhỏ: vài chiếc máy, vài lao động trong nhà, nhận việc từ xưởng hoặc công ty lớn, làm theo đơn hàng rồi nhận tiền công. Lúc này, đa số đều nghĩ “việc kế toán thuế chắc cũng đơn giản, ra Chi cục Thuế ký biên bản khoán là xong”. Nhưng chỉ sau vài năm, khi số lượng đơn hàng tăng, doanh thu lớn hơn, mức thuế khoán bị điều chỉnh, cơ quan thuế mời lên giải trình doanh thu, rất nhiều hộ mới nhận ra: kế toán thuế cho hộ kinh doanh gia công không hề đơn giản.

Đặc thù của dịch vụ kế toán hộ kinh doanh gia công là phải hiểu cả hai mảng: (1) cách tính thuế khoán, lệ phí môn bài cho hộ kinh doanh; (2) đặc điểm doanh thu – chi phí trong ngành gia công. Tiền công gia công thường được tính theo sản phẩm (cái, bộ, chi tiết…), trong khi chi phí lại dồn ở lao động, điện, máy móc, hao hụt… Nếu không ghi chép, không có file theo dõi đơn hàng, khi cơ quan thuế ấn định doanh thu khoán cao, chủ hộ rất khó chứng minh ngược lại.

Thuê một đơn vị dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh gia công không có nghĩa là “phải làm sổ sách phức tạp như doanh nghiệp”, mà là có người giúp bạn:

Tư vấn ngay từ đầu về mã ngành, mức thuế khoán hợp lý theo ngành gia công.
Hướng dẫn cách ghi chép số lượng sản phẩm, tiền công, chi phí sao cho đơn giản mà vẫn đủ thông tin.
Đại diện làm việc, giải trình với cơ quan thuế khi có thay đổi mức khoán, kiểm tra đột xuất.

Khi quy mô hộ gia công còn nhỏ, bạn có thể tự ghi chép, tự làm việc với thuế. Nhưng khi đã có nhiều đơn hàng, nhiều lao động, dòng tiền tăng lên, rủi ro thuế lớn hơn, thì thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh gia công là khoản đầu tư đáng cân nhắc. Chi phí dịch vụ thường thấp hơn rất nhiều so với số tiền có thể bị truy thu, phạt chậm nộp, hoặc mức khoán bị ấn định quá cao trong nhiều năm.

Khi nào hộ gia công nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp?

Không phải hộ nào cũng cần thuê kế toán ngay từ ngày đầu. Tuy nhiên, có một số “dấu hiệu” cho thấy bạn nên ngồi lại với đơn vị dịch vụ kế toán để được tư vấn bài bản hơn:

Doanh thu tăng nhanh, số lượng đơn hàng nhiều hơn: trước đây chỉ nhận vài đơn lẻ, giờ tháng nào cũng kín lịch, thậm chí phải thuê thêm lao động ngoài. Khi đó, mức thuế khoán chắc chắn sẽ được cơ quan thuế xem xét lại, bạn cần chuẩn bị số liệu tốt hơn.
Có ký hợp đồng, xuất hóa đơn thông qua doanh nghiệp: nhiều hộ gia công bắt đầu làm cho khách là công ty, phải xuất hóa đơn (nhờ doanh nghiệp đứng hoặc thông qua dịch vụ hóa đơn). Lúc này, doanh thu thực tế được “hiện lên” trên hệ thống, nếu không theo dõi, rất dễ lệch với mức khoán đang áp.
Cơ quan thuế thường xuyên mời lên làm việc, điều chỉnh khoán: nếu bạn cảm thấy mỗi lần làm việc với thuế đều lúng túng, không biết giải trình thế nào, hoặc thấy mức khoán chưa hợp lý nhưng không có số liệu để phản biện, đó là lúc cần người “rành nghề” đứng phía sau.
Có kế hoạch mở rộng quy mô, mua thêm máy, thuê thêm mặt bằng: khi hộ gia công phát triển gần giống doanh nghiệp nhỏ, việc tổ chức sổ sách, quản lý thuế càng nên làm bài bản từ sớm, tránh đến khi chuyển đổi lên doanh nghiệp mới phải “dọn rác” sổ sách cũ.

Lợi ích: giảm rủi ro thuế, tối ưu sổ sách, hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế

Lợi ích rõ nhất khi dùng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh gia công là giảm rủi ro về thuế. Kế toán sẽ giúp bạn rà lại mức khoán, so sánh với doanh thu gia công thực tế, chuẩn bị các bảng thống kê sản lượng – đơn giá – tổng tiền công, để khi cơ quan thuế mời lên điều chỉnh khoán, bạn có dữ liệu rõ ràng để thương lượng. Nhờ vậy, hạn chế tình trạng “khoán theo cảm tính”, ấn định doanh thu cao hơn nhiều so với thực tế.

Thứ hai, dịch vụ kế toán giúp tối ưu sổ sách: không phải là ghi chép rườm rà, mà là thiết kế cho bạn mẫu bảng theo dõi đơn hàng, sản lượng, tiền công, chi phí phù hợp với ngành gia công. Chỉ cần bạn và gia đình ghi đúng – đủ các cột đơn giản mỗi ngày, phần còn lại để kế toán xử lý, tổng hợp.

Thứ ba, khi có đoàn kiểm tra thuế, bảo hiểm, lao động, kế toán sẽ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giải trình số liệu. Việc có người am hiểu luật đi cùng sẽ giúp hạn chế những yêu cầu bất hợp lý, tránh để bạn “tự xử” rồi ký vào các biên bản bất lợi cho mình. Với những hộ đang hợp tác với nhiều doanh nghiệp, kế toán cũng là người giúp đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, công nợ để tránh sai sót.

Mô hình kết hợp: hộ tự ghi chép đơn giản, dịch vụ kế toán rà soát – kê khai – quyết toán

Một mô hình khá hiệu quả và tiết kiệm cho hộ kinh doanh gia công là:

Hộ tự ghi chép đơn giản hằng ngày,
Dịch vụ kế toán chịu trách nhiệm rà soát – lập báo cáo – làm việc với thuế.

Cụ thể, kế toán sẽ thiết kế sẵn cho bạn một file Excel hoặc sổ tay mẫu:

Cột ngày, loại đơn hàng, khách hàng, số lượng sản phẩm, đơn giá gia công, tổng tiền công;
Cột chi phí chính: tiền công thợ, điện, sửa máy, hao mòn, chi phí phát sinh lớn.

Gia đình chỉ cần điền đều đặn. Định kỳ tháng/quý, kế toán sẽ:

Tổng hợp doanh thu – chi phí, ước tính lãi,
So sánh với mức thuế khoán hiện tại,
Tư vấn có nên đề nghị điều chỉnh khoán hay không,
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ nếu cơ quan thuế mời lên làm việc.

Mô hình này giúp hộ gia công không bị “ngợp” vì giấy tờ, vẫn tập trung vào sản xuất, trong khi phần việc khó với cơ quan thuế đã có dịch vụ kế toán đồng hành, chi phí lại hợp lý hơn nhiều so với việc tuyển hẳn một kế toán riêng toàn thời gian.

Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới

FAQ – Câu hỏi thường gặp về kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì?

Khi làm kế toán hộ kinh doanh gia công, phần lớn rủi ro không nằm ở số liệu kế toán “cao siêu”, mà nằm ở chỗ hộ không có hợp đồng gia công, không đủ chứng từ giao nhận, thanh toán, dẫn tới khó giải trình với cơ quan thuế hoặc khi xảy ra tranh chấp với bên đặt gia công. Nhiều hộ chỉ làm theo thói quen: nhận hàng – gia công – giao hàng – nhận tiền, tất cả “bằng miệng”, chuyển khoản cũng không ghi rõ nội dung. Đến lúc cần chứng minh doanh thu, chi phí, bản chất tiền nhận là tiền công gia công chứ không phải tiền bán hàng, thì lại không có bộ hồ sơ nào đủ mạnh để bảo vệ mình.

FAQ dưới đây tổng hợp những câu hỏi rất hay gặp trong thực tế: hợp đồng, chuyển khoản, cách tính doanh thu gia công, sổ sách và rủi ro bị ấn định thuế. Nếu hiểu rõ các tình huống này, hộ gia công có thể chủ động siết lại cách làm việc với đối tác: yêu cầu hợp đồng, biên bản giao nhận, bảng thanh toán tiền công, lưu sao kê chuyển khoản, tối thiểu là có phiếu thu – phiếu chi nội bộ.

Về phía cơ quan thuế, khi xuống làm việc với hộ gia công, họ sẽ quan tâm ba điểm lớn:

Bạn gia công cho ai, theo hợp đồng hay thỏa thuận gì?
Việc giao – nhận nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm có biên bản, bảng đối chiếu hay không?
Tiền bạn nhận là tiền công gia công hay là tiền bán hàng? Căn cứ nào để phân biệt?

Nếu hộ không chuẩn bị trước, rất dễ bị ấn định doanh thu cao, hoặc bị xem là mua – bán hàng hóa thay vì chỉ gia công. Vì vậy, dù quy mô nhỏ, hộ nên coi việc xây dựng bộ chứng từ hộ gia công (hợp đồng, giao nhận, thanh toán, sổ ghi doanh thu – chi phí) là “lá chắn” bắt buộc, giúp làm kế toán thuế an toàn, minh bạch và dễ mở rộng quy mô về sau.

Hộ gia công không có hợp đồng nhưng có chuyển khoản có được chấp nhận không?

Nếu chỉ có chuyển khoản mà không có hợp đồng gia công, biên bản giao nhận, bảng thanh toán tiền công, thì việc giải trình với thuế hoặc khi tranh chấp sẽ rất yếu. Sao kê ngân hàng có thể chứng minh bạn nhận tiền, nhưng không nói rõ bản chất tiền là gì: tiền công gia công, tiền ứng trước hay tiền bán hàng.

Trong trường hợp này, tối thiểu bạn nên: xin lại văn bản xác nhận, email, thỏa thuận, lập bổ sung hợp đồng, bảng đối chiếu công nợ, kèm nội dung chuyển khoản rõ ràng cho các lần thanh toán sau. Càng sớm hoàn thiện bộ hồ sơ, bạn càng dễ bảo vệ mình.

Doanh thu gia công được tính trên tiền công hay cả tiền vật tư?

Về nguyên tắc, doanh thu gia công của hộ chỉ nên được tính trên phần tiền công gia công mà bạn được hưởng, không bao gồm giá trị nguyên vật liệu do bên đặt gia công cung cấp. Bạn không đứng tên mua – bán hàng hóa, mà cung cấp dịch vụ gia công theo hợp đồng.

Tuy nhiên, để cơ quan thuế chấp nhận cách hiểu này, bạn phải chứng minh được: nguyên vật liệu thuộc bên đặt gia công (thể hiện trong hợp đồng, biên bản giao nhận), tiền bạn nhận là tiền công, thể hiện rõ trong bảng thanh toán, phiếu thu, nội dung chuyển khoản. Nếu chứng từ không rõ, rất dễ bị nhầm thành doanh thu bán hàng.

Hộ gia công nhỏ có bắt buộc phải mở sổ sách không?

Pháp luật không bắt hộ gia công nhỏ phải lập hệ thống sổ sách “như doanh nghiệp”, nhưng về thực tế, bạn rất nên có sổ ghi chép tối thiểu: sổ theo dõi hợp đồng/lô hàng, sổ ghi doanh thu tiền công, sổ chi phí (lương thợ phụ, điện, nước, sửa máy, vật tư phụ…).

Các sổ này có thể chỉ là sổ tay, file Excel đơn giản, nhưng giúp bạn: biết mình lời lỗ bao nhiêu, đối chiếu với bên đặt gia công khi có chênh lệch, và quan trọng là có cơ sở để giải trình với cơ quan thuế. Không có sổ sách, bạn gần như “mù số”, rất khó bảo vệ mình khi bị kiểm tra.

Bị ấn định thuế vì thiếu chứng từ thì xử lý thế nào?

Khi cơ quan thuế ấn định doanh thu/thuế vì hộ thiếu hợp đồng, thiếu chứng từ giao nhận, thanh toán, bạn nên:

Bình tĩnh rà lại toàn bộ bằng chứng mình đang có: sao kê ngân hàng, tin nhắn, email, phiếu giao hàng, sổ ghi chép nội bộ…
Làm việc với đối tác để xin xác nhận bằng văn bản, bổ sung hợp đồng, bảng quyết toán lô hàng.
Trình bày rõ bản chất hoạt động là gia công hưởng tiền công, không mua – bán hàng hóa.

Nếu sau khi bổ sung hồ sơ mà mức ấn định vẫn quá cao so với thực tế, bạn có thể gửi đơn đề nghị xem xét lại, kèm theo giải trình chi tiết, hoặc nhờ đơn vị tư vấn kế toán – thuế hỗ trợ làm việc sâu hơn với cơ quan thuế.

Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? đến đây chắc hẳn bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về hợp đồng, chứng từ, định mức, giá vốn và thuế phải nộp. Nhiều rủi ro lớn của hộ gia công thật ra xuất phát từ những thứ rất nhỏ: thiếu biên bản giao nhận, không lập bảng quyết toán, không theo dõi tồn nguyên vật liệu. Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? không chỉ nằm trên giấy tờ, mà còn là cách bạn tổ chức công việc hàng ngày để mọi con số đều có căn cứ. Khi có sổ sách rõ ràng, bạn sẽ tự tin hơn khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi cần chứng minh thu nhập với ngân hàng, đối tác. Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? cũng giúp bạn xác định chính xác mình đang lãi hay lỗ, có nên nhận thêm đơn hay phải điều chỉnh đơn giá gia công. Trong trường hợp mô hình đã lớn, doanh thu tăng nhanh, đừng ngại tìm đến dịch vụ kế toán hỗ trợ. Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? cuối cùng là câu chuyện về sự chủ động: bạn muốn chờ đến khi bị hỏi mới đi thu thập chứng từ, hay chuẩn bị sẵn ngay từ đầu để yên tâm tập trung sản xuất – gia công và phát triển khách hàng.

Kế toán

Kế toán hộ kinh doanh gia công – cần lưu ý gì? | Lưu ý quan trọng về sổ sách và thuế