Trong quá trình vận hành shop thời trang, bên cạnh việc nhập hàng, quản lý tồn kho và bán hàng, hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang là yếu tố quan trọng giúp chủ shop kiểm soát dòng tiền, chi phí và nghĩa vụ thuế theo đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh thời trang vẫn còn lúng túng trong việc ghi chép sổ sách, phân loại doanh thu – chi phí, dẫn đến sai sót khi quyết toán thuế hoặc bị cơ quan thuế truy thu, xử phạt. Việc hiểu rõ nguyên tắc và cách hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang không chỉ giúp hoạt động kinh doanh minh bạch, hiệu quả mà còn hạn chế tối đa rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
Tổng quan về hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang
Shop thời trang là mô hình kinh doanh bán lẻ phổ biến, bao gồm quần áo, giày dép, túi xách, phụ kiện… với nhiều phân khúc từ bình dân đến cao cấp. Phần lớn các shop thời trang quy mô nhỏ và vừa được đăng ký dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể do thủ tục đơn giản, linh hoạt trong vận hành và phù hợp với bán lẻ trực tiếp lẫn online. Tuy nhiên, dù không phải doanh nghiệp, shop thời trang vẫn phát sinh doanh thu – chi phí – tồn kho – nghĩa vụ thuế cần được quản lý rõ ràng.
Đặc thù của ngành thời trang là vòng đời sản phẩm ngắn, mẫu mã thay đổi theo mùa và xu hướng. Việc nhập hàng theo đợt, bán lẻ từng sản phẩm với mức giá khác nhau khiến chủ shop khó kiểm soát giá vốn và lợi nhuận nếu không hạch toán bài bản. Trên thực tế, nhiều shop chỉ theo dõi doanh thu bán ra mà chưa quản lý tốt tồn kho, hàng lỗi mốt, hàng tồn cuối mùa, dẫn đến thất thoát và khó xác định hiệu quả kinh doanh thực tế.
Hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang không chỉ nhằm phục vụ việc kê khai, nộp thuế mà còn giúp chủ shop kiểm soát tồn kho theo size – màu – mẫu, quản lý dòng tiền và đánh giá lợi nhuận theo từng nhóm sản phẩm. Việc tổ chức hạch toán đơn giản nhưng khoa học ngay từ đầu sẽ giúp shop vận hành minh bạch, hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra và tạo nền tảng vững chắc nếu mở rộng kênh bán online hoặc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp.
Hộ kinh doanh shop thời trang là gì?
Hộ kinh doanh shop thời trang là mô hình kinh doanh do một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân trong cùng hộ gia đình đăng ký, hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ quần áo, giày dép, phụ kiện thời trang. Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân và chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản đối với hoạt động kinh doanh.
Shop thời trang có thể bán tại cửa hàng, bán online qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử hoặc kết hợp cả hai. Dù hình thức bán hàng nào, hộ kinh doanh thời trang đều phát sinh doanh thu thường xuyên và chịu sự quản lý của cơ quan thuế địa phương.
Đặc thù kinh doanh quần áo, phụ kiện thời trang
Kinh doanh thời trang có đặc thù là nhiều mẫu mã, nhiều size – màu, vòng quay hàng hóa nhanh nhưng rủi ro tồn kho cao. Hàng hóa thường nhập theo mùa, theo xu hướng, nếu bán chậm sẽ nhanh lỗi mốt và phải giảm giá, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Ngoài ra, shop thời trang thường có nhiều kênh bán hàng như cửa hàng, livestream, online, COD… khiến doanh thu phát sinh liên tục và phân tán. Nếu không hạch toán rõ ràng, chủ shop khó kiểm soát giá vốn từng sản phẩm, chi phí marketing, chiết khấu sàn và dễ nhầm lẫn giữa tiền bán hàng và tiền cá nhân.
Vai trò của kế toán trong shop thời trang
Kế toán giúp shop thời trang theo dõi chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận, đồng thời quản lý tồn kho theo từng mẫu mã, size, màu sắc. Nhờ hạch toán rõ ràng, chủ shop có thể đánh giá sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho lâu để kịp thời điều chỉnh chiến lược nhập hàng và giá bán.
Bên cạnh đó, kế toán còn hỗ trợ shop thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tránh bị truy thu hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra. Với các shop có doanh thu tăng nhanh, kế toán là nền tảng quan trọng để mở rộng kinh doanh bền vững.
Shop thời trang có bắt buộc làm kế toán không?
Nhiều chủ shop thời trang băn khoăn liệu hộ kinh doanh có bắt buộc phải làm kế toán hay không, đặc biệt khi quy mô nhỏ và đang nộp thuế theo phương pháp khoán. Trên thực tế, pháp luật không yêu cầu hộ kinh doanh phải áp dụng đầy đủ chế độ kế toán như doanh nghiệp, nhưng vẫn có những nghĩa vụ nhất định về ghi chép và quản lý tài chính.
Việc hiểu đúng quy định giúp chủ shop lựa chọn cách hạch toán phù hợp, vừa đúng pháp luật vừa kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh.
Quy định pháp luật về kế toán hộ kinh doanh
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh không bắt buộc tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như doanh nghiệp. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn phải ghi chép, lưu giữ thông tin liên quan đến doanh thu, chi phí và hoạt động kinh doanh để phục vụ công tác quản lý thuế.
Đối với shop thời trang có doanh thu lớn, sử dụng hóa đơn hoặc bán hàng trên nhiều kênh, việc theo dõi sổ sách rõ ràng là cần thiết để chứng minh doanh thu thực tế và hạn chế rủi ro bị ấn định thuế cao khi cơ quan thuế kiểm tra.
Trường hợp không bắt buộc nhưng nên hạch toán
Với shop thời trang nhỏ, doanh thu ổn định và nộp thuế khoán, pháp luật không bắt buộc phải làm kế toán chi tiết. Tuy nhiên, việc hạch toán ở mức cơ bản là rất cần thiết để quản lý tồn kho, kiểm soát chi phí nhập hàng và dòng tiền bán lẻ.
Đặc biệt, các shop bán đa kênh, có nhiều mẫu mã, thường xuyên nhập hàng mới hoặc chuẩn bị mở rộng quy mô nên tổ chức hạch toán sớm. Điều này giúp chủ shop chủ động trong quản lý và làm việc với cơ quan thuế.
Rủi ro khi không làm kế toán shop thời trang
Không làm kế toán khiến shop thời trang khó xác định lãi – lỗ thực tế, dễ thất thoát hàng hóa và nhầm lẫn tiền kinh doanh với tiền cá nhân. Việc không kiểm soát tồn kho còn dẫn đến tồn hàng lỗi mốt, giảm giá sâu nhưng không đánh giá được mức độ ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Ngoài ra, khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc điều chỉnh doanh thu khoán, shop không có sổ sách chứng minh sẽ dễ bị áp mức thuế cao, thậm chí bị truy thu và xử phạt. Vì vậy, dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, việc hạch toán vẫn là giải pháp an toàn và bền vững cho hộ kinh doanh shop thời trang.
Các loại thuế áp dụng cho hộ kinh doanh shop thời trang
Hộ kinh doanh shop thời trang thuộc nhóm kinh doanh thương mại bán lẻ hàng hóa, có doanh thu phát sinh thường xuyên từ việc bán quần áo, phụ kiện thời trang, giày dép, túi xách… Do đặc thù bán lẻ với nhiều giao dịch nhỏ, cơ quan thuế thường quản lý theo phương pháp thuế khoán, kết hợp với các nghĩa vụ thuế khác. Việc hiểu rõ các loại thuế áp dụng giúp chủ shop chủ động chi phí, hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra hoặc điều chỉnh thuế.
Thuế khoán đối với hộ kinh doanh thời trang
Phần lớn hộ kinh doanh shop thời trang hiện nay áp dụng thuế khoán. Cơ quan thuế căn cứ vào doanh thu ước tính, vị trí cửa hàng (mặt tiền, trung tâm thương mại, khu dân cư), diện tích shop, lượng khách, thời gian mở cửa và hình thức bán hàng (offline, online, livestream…) để ấn định mức thuế khoán cố định theo tháng.
Thuế khoán thường đã bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN, hộ kinh doanh không phải quyết toán thuế cuối năm. Tuy nhiên, nếu doanh thu thực tế tăng mạnh (mở rộng mặt bằng, bán online hiệu quả, nhập hàng số lượng lớn) hoặc giảm đáng kể, chủ shop cần chủ động thông báo để cơ quan thuế điều chỉnh mức khoán. Trường hợp không kê khai trung thực, hộ kinh doanh có thể bị điều chỉnh thuế, truy thu và xử phạt.
Thuế GTGT và thuế TNCN tính như thế nào?
Đối với hộ kinh doanh shop thời trang, thuế thường được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, phổ biến hiện nay là:
Thuế GTGT: khoảng 1% trên doanh thu (đối với hoạt động bán lẻ hàng hóa)
Thuế TNCN: khoảng 0,5% trên doanh thu
Ví dụ: nếu doanh thu shop thời trang đạt 150 triệu đồng/tháng thì tổng thuế GTGT và TNCN phải nộp có thể khoảng 2,25 triệu đồng/tháng. Mức thuế cụ thể do Chi cục Thuế quản lý trực tiếp xác định dựa trên tình hình kinh doanh thực tế, không phải do hộ kinh doanh tự ý áp dụng tỷ lệ này.
Lệ phí môn bài và nghĩa vụ thuế khác
Ngoài thuế khoán, hộ kinh doanh shop thời trang phải nộp lệ phí môn bài hằng năm, mức phổ biến từ 300.000 – 1.000.000 đồng/năm, tùy theo doanh thu. Hộ kinh doanh mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu.
Bên cạnh đó, hộ kinh doanh cần chấp hành kiểm tra thuế định kỳ, lưu giữ sổ sách bán hàng khi được yêu cầu và sử dụng hóa đơn theo quy định trong trường hợp khách hàng hoặc cơ quan thuế yêu cầu (đặc biệt khi bán hàng online, bán cho doanh nghiệp).
Nguyên tắc hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang
Dù không bắt buộc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, hộ kinh doanh shop thời trang vẫn cần hạch toán đơn giản, khoa học để kiểm soát lợi nhuận, tồn kho và dòng tiền. Hạch toán tốt giúp chủ shop nắm rõ hiệu quả kinh doanh và hạn chế rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán quần áo
Doanh thu của shop thời trang là toàn bộ tiền bán quần áo, phụ kiện phát sinh trong ngày, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử và các nền tảng bán hàng online. Nguyên tắc quan trọng là ghi nhận đầy đủ, không bỏ sót doanh thu, kể cả các đơn hàng nhỏ lẻ.
Chủ shop nên lập sổ theo dõi doanh thu hằng ngày, tách rõ bán tại cửa hàng và bán online. Việc ghi chép đều đặn giúp đối chiếu với mức thuế khoán và đánh giá chính xác tình hình kinh doanh.
Nguyên tắc ghi nhận chi phí hợp lý
Chi phí hợp lý của shop thời trang bao gồm: tiền nhập hàng, vận chuyển, bao bì, hao hụt hàng tồn, tiền thuê mặt bằng, điện nước, nhân viên bán hàng, marketing online…. Nguyên tắc là chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán lẻ.
Việc ghi chép chi phí rõ ràng giúp chủ shop xác định đúng lãi – lỗ, tránh tình trạng doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp do chi phí không được kiểm soát.
Tách bạch tiền cá nhân và tiền kinh doanh
Shop thời trang có tần suất thu – chi tiền mặt và chuyển khoản cao, đặc biệt khi bán online. Chủ hộ nên tách bạch tiền kinh doanh và tiền chi tiêu cá nhân, có sổ hoặc tài khoản riêng để theo dõi dòng tiền.
Việc tách bạch tài chính giúp hạn chế thất thoát, kiểm soát tồn kho hiệu quả và tạo nền tảng minh bạch nếu sau này shop mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp.
Cách hạch toán doanh thu shop thời trang
Doanh thu bán lẻ tại cửa hàng
Doanh thu bán lẻ tại cửa hàng là nguồn thu trực tiếp của shop thời trang, phát sinh khi khách mua quần áo, phụ kiện và thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, thẻ hoặc ví điện tử. Khi hạch toán, shop cần ghi nhận toàn bộ số tiền thực thu theo từng hóa đơn bán hàng, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ.
Doanh thu nên được tổng hợp từ sổ bán hàng, phiếu thu, máy POS hoặc phần mềm quản lý bán lẻ. Cuối mỗi ca/ngày, cần chốt doanh thu và đối chiếu với tiền thực tế trong két hoặc tài khoản để phát hiện chênh lệch kịp thời. Việc ghi nhận đầy đủ doanh thu tại cửa hàng giúp chủ shop nắm rõ sức mua, đánh giá hiệu quả trưng bày và là căn cứ quan trọng để xác định doanh thu tính thuế.
Doanh thu bán online, livestream, sàn TMĐT
Doanh thu bán online ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong shop thời trang, bao gồm bán qua Facebook, Instagram, TikTok (livestream), website và các sàn TMĐT. Khoản doanh thu này thường đi kèm phí nền tảng, phí thanh toán và hoàn hàng.
Khi hạch toán, cần theo dõi riêng doanh thu online theo từng kênh bán để tránh nhầm lẫn với doanh thu tại cửa hàng. Doanh thu ghi nhận là giá bán trước khi trừ phí sàn, còn các khoản phí/chiết khấu được hạch toán vào chi phí. Với đơn hàng COD, cần đối chiếu tiền về theo từng đợt để tránh thiếu sót.
Việc tách bạch doanh thu theo kênh giúp shop đánh giá hiệu quả livestream, quảng cáo và tối ưu chiến lược bán hàng đa kênh.
Theo dõi doanh thu theo ngày – tháng
Shop thời trang nên theo dõi doanh thu theo ngày – tháng để quản trị dòng tiền hiệu quả. Doanh thu theo ngày giúp phát hiện sớm sai lệch giữa đơn hàng và tiền thu; doanh thu theo tháng là căn cứ tính thuế khoán hoặc thuế kê khai.
Chủ shop nên tổng hợp doanh thu từ tất cả kênh (cửa hàng, online, sàn), trừ các khoản hoàn tiền/đổi trả để có số liệu chính xác. Sử dụng file Excel hoặc phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian ghi chép.
Cách hạch toán chi phí trong shop thời trang
Chi phí nhập hàng, giá vốn quần áo
Chi phí nhập hàng (giá vốn) là khoản chi lớn nhất của shop thời trang, bao gồm tiền mua quần áo, phụ kiện từ xưởng, chợ đầu mối hoặc nhà cung cấp. Khi hạch toán, cần ghi nhận theo giá mua thực tế, có hóa đơn/phiếu giao hàng hoặc sổ ghi chép chi tiết.
Shop nên theo dõi nhập – xuất – tồn theo mẫu mã, size, màu để kiểm soát tồn kho và vòng quay hàng hóa. Với hàng khuyến mãi, giảm giá từ nhà cung cấp, cần theo dõi riêng để tính đúng giá vốn. Hạch toán đầy đủ giá vốn giúp xác định lãi gộp từng sản phẩm, từ đó điều chỉnh giá bán và chiến lược nhập hàng.
Chi phí thuê mặt bằng, nhân sự, marketing
Các chi phí cố định như thuê mặt bằng, điện nước, internet cần được hạch toán đều đặn theo tháng. Tiền thuê nên có hợp đồng và chứng từ thanh toán để đảm bảo tính hợp lý của chi phí.
Chi phí nhân sự bao gồm lương nhân viên bán hàng, phụ kho, phụ cấp ca tối/làm thêm. Shop cần có bảng chấm công, bảng lương và ghi nhận chi phí theo số tiền thực trả. Ngoài ra, chi phí marketing (chạy quảng cáo Facebook/TikTok, phí KOL, livestream) cần được theo dõi riêng theo từng chiến dịch để đánh giá hiệu quả.
Chi phí hao hụt, hàng lỗi mốt, tồn kho lâu ngày
Shop thời trang thường phát sinh hao hụt và rủi ro tồn kho như: hàng lỗi mốt, lỗi size, lỗi sản xuất, tồn kho lâu ngày phải xả giá. Các khoản này cần được theo dõi và hạch toán riêng để phản ánh đúng chi phí kinh doanh.
Khi xả hàng giảm giá sâu, phần chênh lệch giữa giá vốn và giá bán cần được ghi nhận là chi phí giảm giá. Với hàng hư hỏng/không bán được, nên lập danh sách hủy hàng để theo dõi. Việc hạch toán đầy đủ hao hụt và tồn kho giúp shop xác định chính xác lãi – lỗ, kiểm soát rủi ro và điều chỉnh chiến lược nhập hàng, mẫu mã cho các mùa tiếp theo.
Quản lý hàng tồn kho trong shop thời trang
Đối với shop thời trang, quản lý hàng tồn kho quyết định trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận. Hàng hóa đa dạng mẫu mã, size, màu sắc và xu hướng thay đổi nhanh nên nếu không quản lý chặt chẽ, shop rất dễ rơi vào tình trạng tồn kho lớn, chậm luân chuyển hoặc lỗi mốt.
Theo dõi nhập – xuất – tồn theo mã hàng
Shop thời trang cần theo dõi nhập – xuất – tồn theo từng mã hàng, bao gồm mẫu mã, size, màu sắc và giá nhập. Mỗi lần nhập hàng phải ghi rõ ngày nhập, số lượng, giá vốn và nhà cung cấp; mỗi lần bán ra cần trừ kho chính xác theo từng mã.
Việc quản lý theo mã hàng giúp chủ shop biết chính xác mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào bán chậm, tránh nhập trùng size, thiếu màu hoặc tồn kho không cân đối. Đây cũng là cơ sở để định giá bán, xả hàng và lập kế hoạch nhập hàng phù hợp theo mùa.
Kiểm kê tồn kho định kỳ
Bên cạnh theo dõi hằng ngày, shop thời trang nên kiểm kê tồn kho định kỳ theo tuần hoặc theo tháng. Kiểm kê giúp đối chiếu số lượng hàng thực tế với số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, từ đó phát hiện kịp thời chênh lệch do thất lạc, nhầm lẫn hoặc sai sót khi bán.
Việc kiểm kê định kỳ còn giúp kiểm soát nhân viên bán hàng, hạn chế thất thoát và đánh giá hiệu quả quản lý kho. Với các shop có nhiều chi nhánh hoặc bán online kết hợp offline, kiểm kê càng cần được thực hiện thường xuyên.
Xử lý hàng tồn kho chậm luân chuyển
Hàng tồn kho chậm luân chuyển là vấn đề phổ biến trong ngành thời trang. Chủ shop cần theo dõi vòng quay của từng mã hàng, nhận diện sớm các sản phẩm bán chậm để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các giải pháp thường áp dụng gồm: giảm giá, xả hàng cuối mùa, bán combo, livestream thanh lý hoặc chuyển sang kênh bán khác. Việc xử lý sớm giúp thu hồi vốn nhanh, tránh tồn kho lâu ngày dẫn đến lỗi mốt và giảm giá trị hàng hóa.
Lý do nên chọn Dịch vụ Hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang của Gia Minh
Học kế toán hộ kinh doanh cho chủ shop nhỏ
Các shop thời trang tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM hay Cần Thơ, thường là các hộ kinh doanh nhỏ, cần quản lý dòng tiền, hàng tồn kho và chi phí vận hành hiệu quả. Gia Minh cung cấp học kế toán hộ kinh doanh cho chủ shop nhỏ, giúp chủ shop nắm vững nguyên tắc ghi sổ, hạch toán doanh thu, chi phí, từ đó quản lý hiệu quả tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
Kế toán hộ kinh doanh ngành may mặc thời trang
Đối với các shop thời trang chuyên kinh doanh ngành may mặc, việc quản lý chi tiết từng loại sản phẩm, nhập xuất kho, giá vốn và doanh thu là rất quan trọng. Gia Minh hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh ngành may mặc thời trang, giúp chủ shop thực hiện đúng quy trình hạch toán, kiểm soát dòng tiền và lập báo cáo tài chính, đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Hỗ trợ tối ưu hóa quản lý tài chính
Dịch vụ của Gia Minh không chỉ dạy kỹ năng hạch toán mà còn hỗ trợ chủ shop thiết lập hệ thống quản lý tài chính tối ưu. Việc này giúp shop thời trang quản lý chi phí, lợi nhuận, kế hoạch nhập hàng và doanh thu một cách khoa học, tránh thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh.
Giảm thiểu rủi ro pháp lý và sai sót kế toán
Bằng việc áp dụng quy trình hạch toán chuẩn và hướng dẫn cụ thể từ Gia Minh, các shop thời trang hạn chế sai sót trong việc ghi nhận doanh thu, tính thuế và quản lý tồn kho. Điều này giúp chủ shop tránh rủi ro pháp lý với cơ quan thuế, đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch và tuân thủ các quy định hiện hành.
Dịch vụ trọn gói, tiết kiệm thời gian và chi phí
Sử dụng dịch vụ Hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang của Gia Minh, khách hàng được hỗ trợ trọn gói từ đào tạo kỹ năng hạch toán, quản lý sổ sách, đến hướng dẫn lập báo cáo tài chính. Dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời đảm bảo shop thời trang hoạt động hiệu quả, minh bạch và sẵn sàng mở rộng quy mô kinh doanh.
Sổ sách kế toán cần có cho hộ kinh doanh shop thời trang
Dù là hộ kinh doanh, shop thời trang vẫn cần ghi chép sổ sách kế toán cơ bản để quản lý dòng tiền, kiểm soát lãi – lỗ và đảm bảo an toàn khi cơ quan thuế kiểm tra.
Sổ theo dõi doanh thu – chi phí
Sổ theo dõi doanh thu – chi phí dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng hằng ngày, bao gồm bán tại cửa hàng, bán online, livestream hoặc sàn thương mại điện tử. Doanh thu nên được tổng hợp theo ngày để dễ đối chiếu với lượng hàng xuất kho.
Song song đó là các khoản chi phí như nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, nhân viên, marketing, đóng gói – vận chuyển. Việc ghi chép đầy đủ giúp chủ shop biết chính xác lợi nhuận thực tế, tránh tình trạng doanh thu cao nhưng không thấy lãi.
Sổ quỹ tiền mặt và công nợ
Sổ quỹ tiền mặt giúp theo dõi tiền thu – chi hằng ngày, đặc biệt quan trọng với shop thời trang bán lẻ có nhiều giao dịch tiền mặt. Ghi chép rõ ràng giúp kiểm soát dòng tiền và tránh nhầm lẫn giữa tiền cá nhân và tiền kinh doanh.
Ngoài ra, shop thường phát sinh công nợ với nhà cung cấp hoặc bán trả sau cho khách sỉ. Sổ công nợ giúp theo dõi các khoản phải trả – phải thu, hạn chế quên thanh toán hoặc tranh chấp về sau.
Lưu trữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ
Hộ kinh doanh shop thời trang cần lưu giữ hóa đơn, chứng từ mua hàng, hợp đồng thuê mặt bằng, hóa đơn điện nước, phiếu thu – chi, chứng từ vận chuyển. Đây là căn cứ quan trọng để đối chiếu chi phí, giải trình doanh thu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Chứng từ nên được sắp xếp theo tháng, năm và lưu trữ đúng thời hạn để thuận tiện cho việc quản lý và kiểm tra lâu dài.
Những lỗi kế toán thường gặp ở shop thời trang
Shop thời trang là mô hình kinh doanh có mẫu mã đa dạng, vòng đời sản phẩm ngắn, biến động tồn kho liên tục theo mùa và xu hướng. Nếu không tổ chức kế toán chặt chẽ, chủ shop rất dễ gặp sai sót trong quản lý tài chính, thất thoát hàng hóa và rủi ro về thuế. Dưới đây là những lỗi kế toán phổ biến mà nhiều shop thời trang đang gặp phải.
Không quản lý tồn kho chính xác
Lỗi phổ biến nhất ở shop thời trang là không kiểm soát tồn kho theo từng mẫu mã, size, màu sắc. Nhiều shop chỉ ước lượng tồn kho bằng cảm tính, không đối chiếu số liệu nhập – bán – tồn thực tế, đặc biệt với hàng bán online đa kênh.
Việc tồn kho không chính xác dẫn đến sai lệch giá vốn hàng bán, khó xác định lãi – lỗ thực tế và dễ thất thoát hàng hóa. Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi chủ shop cần tổng hợp số liệu, việc thiếu dữ liệu tồn kho chi tiết khiến sổ sách thiếu căn cứ để giải trình.
Ghi nhận thiếu doanh thu bán hàng
Shop thời trang thường bán hàng qua nhiều kênh như cửa hàng trực tiếp, Facebook, sàn thương mại điện tử, livestream… nhưng không phải shop nào cũng ghi nhận đầy đủ doanh thu từ tất cả các kênh này.
Nhiều chủ shop chỉ ghi nhận doanh thu tiền mặt tại cửa hàng, bỏ sót doanh thu chuyển khoản, COD hoặc doanh thu bán online. Việc ghi nhận thiếu doanh thu khiến sổ sách không phản ánh đúng quy mô kinh doanh, dễ bị cơ quan thuế đánh giá là kê khai không trung thực khi đối chiếu dòng tiền và hoạt động bán hàng thực tế.
Khai thuế không phù hợp thực tế
Do sổ sách chưa đầy đủ hoặc chưa hiểu rõ chính sách thuế áp dụng cho hộ kinh doanh, nhiều shop thời trang kê khai thuế không sát với tình hình thực tế. Có shop khai doanh thu thấp để giảm thuế, nhưng cũng có shop khai cao hơn thực tế do không biết cách phân loại doanh thu – chi phí hợp lý.
Việc khai thuế không phù hợp rất dễ dẫn đến bị ấn định doanh thu, truy thu thuế và xử phạt hành chính, đặc biệt với các shop có doanh thu lớn, hoạt động online mạnh và dòng tiền qua ngân hàng rõ ràng.
Có nên thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh shop thời trang?
Khi shop thời trang mở rộng quy mô, tăng lượng hàng nhập – bán và hoạt động đa kênh, việc tự quản lý kế toán – thuế trở nên phức tạp. Đây là lúc nhiều chủ shop cân nhắc việc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
Thuê dịch vụ kế toán giúp shop thời trang quản lý sổ sách bài bản, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Đơn vị kế toán sẽ hỗ trợ theo dõi doanh thu theo từng kênh bán hàng, kiểm soát tồn kho, xác định đúng giá vốn và tư vấn phương án kê khai thuế phù hợp.
Ngoài ra, kế toán chuyên nghiệp còn hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, theo dõi chính sách thuế mới và nhắc nhở nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn. Nhờ đó, chủ shop có thể tập trung vào nhập hàng, marketing, chăm sóc khách hàng thay vì lo lắng về sổ sách – thuế.
Chi phí dịch vụ kế toán shop thời trang
Chi phí thuê dịch vụ kế toán cho shop thời trang phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, số lượng sản phẩm, kênh bán hàng và doanh thu. So với rủi ro bị truy thu thuế, phạt do sai sót hoặc thất thoát tồn kho, chi phí thuê kế toán được xem là khoản đầu tư hợp lý và hiệu quả.
Thông thường, chi phí dịch vụ kế toán chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí vận hành hàng tháng, nhưng mang lại lợi ích lớn về sự an tâm pháp lý, sổ sách rõ ràng và khả năng kiểm soát tài chính chính xác hơn.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị kế toán uy tín
Khi lựa chọn đơn vị kế toán cho shop thời trang, chủ hộ kinh doanh nên ưu tiên các tiêu chí: có kinh nghiệm thực tế với mô hình bán lẻ – thời trang, hiểu rõ quản lý tồn kho theo mẫu mã, size, màu; am hiểu bán hàng đa kênh online – offline; quy trình làm việc rõ ràng.
Bên cạnh đó, đơn vị kế toán uy tín cần tư vấn minh bạch, tuân thủ pháp luật, không hướng dẫn né thuế, cam kết bảo mật thông tin kinh doanh và sẵn sàng hỗ trợ giải trình khi có thanh tra thuế.
Có thể thấy, hạch toán kế toán hộ kinh doanh shop thời trang không đơn thuần là ghi chép sổ sách mà còn là công cụ quan trọng giúp chủ shop quản lý tài chính chặt chẽ, tối ưu lợi nhuận và tuân thủ đúng quy định thuế. Thực hiện hạch toán bài bản sẽ giúp hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi doanh thu, chi phí, tồn kho và tránh những sai phạm không đáng có khi làm việc với cơ quan thuế. Nếu bạn chưa nắm rõ quy trình hoặc muốn tiết kiệm thời gian, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp cho hộ kinh doanh shop thời trang là giải pháp an toàn, hiệu quả và lâu dài.