Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế? Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế? là thắc mắc rất phổ biến của những ai lần đầu đứng tên hộ kinh doanh cá thể. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế khi nghe đến các khái niệm như lệ phí môn bài, thuế khoán, thuế GTGT, thuế TNCN mà chưa hiểu rõ bản chất. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế để vừa tuân thủ quy định, vừa không bị “đóng thừa” do không biết cách kiểm soát doanh thu và làm việc với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế trong bối cảnh nhiều hộ vẫn có thói quen “để cán bộ thuế tính giúp”, dẫn tới thiếu chủ động và khó bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế nếu chủ hộ không rành sổ sách, không thích con số nhưng vẫn muốn quản lý lãi lỗ rõ ràng. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế để biết sử dụng sổ tay, Excel hay phần mềm bán hàng cho phù hợp với quy mô. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế khi đứng trước lựa chọn tự làm hay thuê dịch vụ kế toán trọn gói. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế sẽ được giải đáp lần lượt trong bài viết này, với cách trình bày đơn giản, thực tế, giúp bạn có thể áp dụng ngay vào hoạt động kinh doanh.

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế – tổng quan nghĩa vụ thuế ban đầu

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế? Bức tranh tổng quan

Khi mới mở hộ kinh doanh, đa số chủ hộ chỉ tập trung vào việc tìm nguồn hàng, chuẩn bị mặt bằng, quảng cáo, thu hút khách… mà ít khi nghĩ đến kế toán – thuế. Tuy nhiên, khác với doanh nghiệp có bộ phận kế toán chuyên trách, hộ kinh doanh thường một mình chủ hộ vừa bán hàng, vừa quản lý tiền, vừa phải tự làm việc với cơ quan thuế. Nếu không hiểu rõ quy định ngay từ đầu, hộ rất dễ rơi vào ba tình huống phổ biến: bị phạt vì nộp chậm, bị áp mức thuế khoán cao, hoặc bị yêu cầu giải trình khi hồ sơ chứng từ không đầy đủ.

Bức tranh tổng quan về kế toán thuế cho hộ kinh doanh mới mở xoay quanh 4 đầu việc chính:

Đăng ký và kê khai ban đầu: Sau khi được cấp giấy đăng ký hộ kinh doanh, hộ cần làm thủ tục kê khai thuế môn bài, đăng ký tài khoản ngân hàng (nếu có nhu cầu giao dịch điện tử), đăng ký hóa đơn điện tử (nếu thuộc diện phải sử dụng).
Nắm rõ thuế khoán – thuế phát sinh: Hộ kinh doanh có thể thuộc diện thuế khoán (GTGT + TNCN), hoặc thuế theo hóa đơn từng lần nếu có phát sinh xuất hóa đơn. Hộ cần hiểu cách cơ quan thuế xác định doanh thu ước tính, tỷ lệ thuế theo ngành nghề và thời hạn nộp.
Lưu trữ chứng từ – hóa đơn: Dù là hộ nhỏ, vẫn cần giữ hóa đơn mua hàng, sổ ghi chép bán hàng, chứng từ thanh toán để chứng minh doanh thu – chi phí khi cần giải trình.
Làm việc với cơ quan thuế theo lịch: Hàng năm sẽ có khảo sát doanh thu, điều chỉnh thuế khoán, nộp lệ phí môn bài, ký biên bản. Nếu chủ hộ không nắm lịch, rất dễ bị động.

Một hộ kinh doanh dù nhỏ đến đâu cũng cần một “bộ khung kế toán – thuế cơ bản” ngay từ ngày đầu để hoạt động ổn định, tránh rủi ro và tối ưu chi phí thuế.

Đặc điểm của hộ kinh doanh mới mở và sự khác biệt với doanh nghiệp nhỏ

Hộ kinh doanh mới mở thường có quy mô nhỏ, ít lao động, địa điểm thuê tạm, doanh thu còn chưa ổn định. Điểm khác biệt lớn nhất so với doanh nghiệp nhỏ là hộ không có bộ phận kế toán chuyên trách, mọi thứ từ ghi chép, làm việc với thuế, lưu chứng từ đều do chủ hộ tự làm.

Trong khi doanh nghiệp phải kê khai thuế hàng tháng/quý, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị… thì hộ kinh doanh khoán không phải kê khai định kỳ, nhưng lại chịu sự khảo sát trực tiếp của cơ quan thuế về thực tế kinh doanh. Điều này khiến trách nhiệm của hộ nằm ở việc chứng minh doanh thu thật khi cơ quan thuế đến khảo sát hoặc điều chỉnh mức khoán.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể khấu trừ chi phí, khấu trừ thuế GTGT đầu vào, còn hộ kinh doanh khoán thì không được khấu trừ, nên việc hiểu đúng mức khoán và theo dõi doanh thu – chi phí là rất quan trọng để tránh bị áp mức quá cao.

Hộ mới mở thường lúng túng trong: dùng hóa đơn thế nào, tính thuế ra sao, có phải nộp thuế ngay khi chưa bán được hàng không, lưu chứng từ kiểu gì… Do đó, cần được hướng dẫn cụ thể từ đầu để không đi sai hướng.

Những lỗi thường gặp khi không hiểu rõ về kế toán thuế cho hộ kinh doanh mới

Hộ kinh doanh mới mở thường gặp 5 nhóm lỗi lớn sau:

Không kê khai – nộp lệ phí môn bài đúng hạn
Nhiều hộ nghĩ chưa có doanh thu thì chưa cần nộp, dẫn đến bị phạt ngay từ năm đầu.
Không hiểu cách cơ quan thuế tính thuế khoán
Không chuẩn bị số liệu doanh thu ước tính, không biết mức khoán có thể thương lượng, dẫn đến chấp nhận mức thuế cao hơn thực tế.
Không lưu hóa đơn – chứng từ
Bán hàng không ghi chép, mua hàng không lấy hóa đơn, dẫn đến thiếu căn cứ khi giải trình với thuế hoặc khi cần xin hóa đơn lẻ.
Không biết thời điểm phải xuất hóa đơn
Hộ làm dịch vụ, vận tải, cung cấp cho doanh nghiệp nhưng không xuất hóa đơn đúng quy định, dễ bị xử phạt.
Không nắm lịch làm việc của cơ quan thuế
Không biết thời điểm khảo sát đầu năm, thời gian điều chỉnh thuế khoán, thời điểm ký biên bản… dẫn đến bị động hoặc ký biên bản không có lợi.

Tránh được những lỗi này, hộ kinh doanh mới mở sẽ dễ dàng kiểm soát thuế và vận hành ổn định ngay từ năm đầu hoạt động.

Các loại thuế cơ bản hộ kinh doanh mới mở cần nắm rõ

Khi mới mở hộ kinh doanh, đa số chủ hộ thường chỉ tập trung vào việc tìm mặt bằng, nhập hàng, tìm khách, mà ít khi ngồi lại để “gỡ rối” chuyện thuế. Đến khi Chi cục Thuế gửi giấy mời làm việc hoặc thông báo nộp tiền, nhiều người mới giật mình không hiểu mình đang phải nộp những loại thuế gì, tính thế nào, có bị thu cao hơn thực tế hay không. Thực ra, nếu hiểu rõ ngay từ đầu các loại thuế hộ kinh doanh phải đối mặt – bao gồm lệ phí môn bài, thuế khoán, thuế GTGT, thuế TNCN – bạn sẽ dễ dàng chủ động lên kế hoạch tài chính, thương lượng mức khoán hợp lý và tránh bị phạt oan vì thiếu hiểu biết.

Về tổng thể, hộ kinh doanh thường chịu ba “nhánh” nghĩa vụ chính:

Lệ phí môn bài – nộp theo bậc doanh thu và theo năm dương lịch, dù có lãi hay lỗ vẫn phải nộp nếu thuộc diện chịu lệ phí.
Thuế khoán – bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, áp dụng cho các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán (phần lớn hộ nhỏ lẻ, bán hàng, dịch vụ).
Một số nghĩa vụ khác như phí, lệ phí chuyên ngành, bảo hiểm xã hội cho lao động (nếu có ký HĐLĐ), tiền thuê mặt bằng, phí vệ sinh… nhưng trọng tâm vẫn là bộ “môn bài – khoán – GTGT – TNCN”.

Đối với hộ kinh doanh mới mở, việc nắm rõ thời hạn nộp lệ phí môn bài, cách xác định doanh thu khoán, tỷ lệ thuế GTGT, thuế TNCN áp dụng cho từng ngành nghề là vô cùng quan trọng. Nếu bạn chỉ ký biên bản với thuế theo “cảm tính”, không chuẩn bị số liệu, rất dễ bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế, dẫn đến thuế khoán “đội” lên nhiều năm liền. Ngược lại, nếu biết cách ghi chép doanh thu – chi phí, hiểu cơ chế thuế GTGT, thuế TNCN trong mô hình hộ kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể thương lượng mức thuế sát với tình hình kinh doanh thật, bảo vệ lợi nhuận của mình.

Lệ phí môn bài cho hộ kinh doanh mới mở: mức thu và thời hạn nộp

Lệ phí môn bài là khoản tiền mà hộ kinh doanh phải nộp định kỳ theo năm, căn cứ chủ yếu vào doanh thu bình quân năm. Nguyên tắc chung: doanh thu càng lớn thì bậc lệ phí càng cao; hộ có doanh thu rất nhỏ hoặc trong năm đầu mới bắt đầu hoạt động có thể được miễn lệ phí môn bài theo chính sách ở từng thời kỳ.

Khi mới mở hộ kinh doanh, sau khi làm xong giấy đăng ký tại UBND quận/huyện hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch (tùy địa phương), hồ sơ sẽ được chuyển sang Chi cục Thuế để quản lý. Tại đây, bạn phải thực hiện kê khai lệ phí môn bài trong thời hạn nhất định kể từ ngày bắt đầu hoạt động/được cấp giấy đăng ký (thông thường là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy – tùy giai đoạn quy định). Dù có được miễn tiền trong năm đầu hay không, bạn vẫn nên nộp tờ khai, để cơ quan thuế nắm bắt thông tin về hộ.

Về mức thu, lệ phí môn bài của hộ kinh doanh thường chia theo bậc doanh thu năm (ví dụ: doanh thu từ X đến Y nộp bậc A, cao hơn nộp bậc B…). Doanh thu càng cao, số tiền lệ phí môn bài mỗi năm càng lớn. Sau năm đầu tiên, từ năm thứ hai trở đi, bạn cần nộp lệ phí môn bài vào đầu năm dương lịch, tốt nhất nên hoàn thành trong tháng đầu tiên để tránh quên. Đây là loại thuế “cứng”, hộ nên luôn ghi nhớ trong kế hoạch chi phí cố định hằng năm.

Thuế khoán: cách xác định doanh thu và tỷ lệ thuế áp dụng

Phần lớn hộ kinh doanh nhỏ lẻ nộp thuế khoán – tức là cơ quan thuế ấn định doanh thu và áp tỷ lệ thuế trên doanh thu để tính số thuế phải nộp, thay vì phải làm sổ sách chi tiết như doanh nghiệp. Trong thuế khoán có hai phần chính:

Thuế GTGT khoán – thuế giá trị gia tăng ước tính trên doanh thu.
Thuế TNCN khoán – thuế thu nhập cá nhân được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu.

Cách làm phổ biến: cán bộ thuế sẽ khảo sát thực tế (vị trí kinh doanh, mặt bằng, lượng khách, giá bán, thời gian mở cửa…) và tham khảo doanh thu của các hộ tương tự để ấn định doanh thu khoán bình quân tháng. Sau đó, áp tỷ lệ thuế GTGT và TNCN tùy ngành nghề (ví dụ dịch vụ, ăn uống, vận tải, bán hàng hóa…) để ra số thuế phải nộp.

Ví dụ đơn giản: nếu doanh thu khoán của bạn là 50 triệu/tháng, tỷ lệ thuế GTGT giả sử là 3%, TNCN là 1,5% (chỉ là con số minh họa), thì mỗi tháng bạn phải nộp khoảng 1,5 triệu thuế GTGT + 0,75 triệu thuế TNCN.

Vấn đề ở chỗ: doanh thu khoán có thể cao hoặc thấp hơn thực tế. Nếu bạn không chuẩn bị số liệu (sổ tay bán hàng, Excel, phần mềm), rất khó chứng minh với thuế rằng doanh thu thực của mình thấp hơn mức ấn định. Vì vậy, ngay cả khi nộp thuế khoán, bạn vẫn nên chủ động ghi chép doanh thu – chi phí, để đến kỳ điều chỉnh thuế khoán có cơ sở thương lượng lại mức khoán hợp lý, tránh bị “khoán cứng” nhiều năm ở mức quá cao.

Thuế GTGT, thuế TNCN trong mô hình hộ kinh doanh: trường hợp phải nộp

Trong mô hình hộ kinh doanh, thuế GTGT và thuế TNCN thường được gộp trong thuế khoán. Chỉ khi hộ kinh doanh có doanh thu lớn, sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên, hoặc chọn phương pháp kê khai, thì thuế GTGT mới được tính “riêng” giống doanh nghiệp.

Thông thường:

Nếu doanh thu hằng năm dưới một ngưỡng nhất định (ví dụ 100 triệu/năm tùy giai đoạn chính sách), hộ có thể không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN, nhưng vẫn cần đăng ký và theo dõi doanh thu để chứng minh mình thuộc diện miễn.
Nếu doanh thu vượt ngưỡng, hộ sẽ phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán, tức là cơ quan thuế xác định doanh thu ước tính và áp tỷ lệ thuế như đã trình bày ở trên.

Điểm nhiều người nhầm lẫn là: “không xuất hóa đơn thì không phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN”. Thực tế, với hộ khoán, kể cả bạn không xuất hóa đơn, cơ quan thuế vẫn ấn định doanh thu và tính luôn phần GTGT, TNCN trong số thuế khoán hằng tháng/quý. Vì vậy, điều quan trọng không phải là “trốn hóa đơn”, mà là chứng minh doanh thu thực tế để mức khoán (bao gồm cả GTGT và TNCN) được tính sát nhất với tình hình kinh doanh của hộ.

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế trong giai đoạn ban đầu?

Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, rất nhiều người chỉ tập trung vào việc chuẩn bị hàng hóa, mặt bằng, tuyển nhân sự… mà quên mất rằng thủ tục thuế ban đầu cho hộ kinh doanh mới cũng quan trọng không kém. Nếu bỏ qua bước này hoặc làm qua loa, bạn rất dễ rơi vào tình trạng: bị phạt do không khai tờ khai thuế ban đầu, không nộp lệ phí môn bài đúng hạn, hoặc bị ấn định mức thuế khoán cao vì không chủ động làm việc với cơ quan thuế.

Về nguyên tắc, hộ kinh doanh mới phải sớm đăng ký thuế hộ kinh doanh tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi đặt địa điểm kinh doanh. Từ đây, bạn bước vào “vòng đời” quản lý thuế: khai lệ phí môn bài, xác định phương pháp nộp thuế (khoán, kê khai theo hóa đơn), cập nhật thông tin khi thay đổi địa điểm, ngành nghề, quy mô. Giai đoạn này tuy hơi “rối” với người mới, nhưng nếu hiểu rõ từng bước và làm bài bản ngay từ đầu, bạn sẽ:

Biết mình phải nộp những loại thuế, lệ phí nào;
Nắm được lịch nộp thuế, tránh bị phạt chậm nộp;
Chủ động hơn khi làm việc với đội thuế, không bị “ấn định” mức thuế bất lợi.

Đặc biệt, tại các quận/huyện, Chi cục Thuế thường có cán bộ/đội thuế phụ trách từng phường/xã, sẵn sàng hướng dẫn nếu bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đặt câu hỏi đúng trọng tâm.

Đăng ký thuế, khai lệ phí môn bài và các thủ tục thuế mở đầu

Bước đầu tiên sau khi có giấy đăng ký hộ kinh doanh là đăng ký thuế (nếu giấy phép chưa ghi mã số thuế) và thực hiện các tờ khai thuế ban đầu. Các việc thường phải làm gồm:

Đăng ký mã số thuế hộ kinh doanh:
Nếu trên giấy đăng ký hộ kinh doanh chưa gắn mã số thuế, bạn cần nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Chi cục Thuế. Hồ sơ cơ bản: bản sao giấy đăng ký hộ kinh doanh, CMND/CCCD chủ hộ, mẫu đăng ký theo quy định.
Khai và nộp lệ phí môn bài:
Đây là loại lệ phí bắt buộc đối với hầu hết hộ kinh doanh. Bạn cần nộp tờ khai lệ phí môn bài trong thời hạn theo quy định kể từ ngày bắt đầu hoạt động (hoặc từ ngày được cấp giấy đăng ký). Căn cứ mức doanh thu ước tính năm, cơ quan thuế sẽ xác định bậc môn bài. Sau khi khai xong, bạn nộp tiền lệ phí môn bài qua ngân hàng/Kho bạc theo hướng dẫn.
Cập nhật thông tin liên hệ:
Cung cấp số điện thoại, email, địa chỉ nhận thông báo để cơ quan thuế gửi giấy tờ, tránh bị “bỏ sót” thông báo thuế.

Đây chính là nền tảng của thủ tục thuế ban đầu cho hộ kinh doanh mới. Nếu bỏ lỡ hạn khai lệ phí môn bài hoặc không đăng ký thuế, bạn có thể bị phạt vi phạm hành chính, dù quy mô kinh doanh còn nhỏ.

Làm việc với cơ quan thuế lần đầu: cung cấp thông tin, đăng ký phương pháp nộp thuế

Khi mới mở, hầu hết hộ kinh doanh sẽ được đội thuế liên phường/xã hoặc cán bộ Chi cục Thuế mời làm việc, khảo sát thực tế để nắm thông tin ban đầu: ngành nghề, mặt bằng, quy mô, giờ hoạt động, đối tượng khách hàng, doanh thu dự kiến… Đây là lúc bạn nên chủ động:

Trình bày doanh thu ước tính sát thực tế, tránh khai quá cao rồi sau đó khó xin giảm;
Cung cấp thông tin về diện tích mặt bằng, lượng khách dự kiến, giá bán, thời gian hoạt động, đặc thù ngành nghề (mùa vụ, khu công nghiệp, khu dân cư…) để cơ quan thuế có cơ sở xếp bạn vào nhóm ngành phù hợp.

Đồng thời, bạn sẽ được hướng dẫn phương pháp nộp thuế:

Đa số hộ nhỏ lẻ áp dụng thuế khoán, cơ quan thuế ấn định doanh thu và số thuế GTGT, TNCN phải nộp.
Một số hộ có doanh thu lớn, khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp, cần xuất hóa đơn… có thể phải kê khai theo hóa đơn hoặc cân nhắc chuyển sang mô hình doanh nghiệp.

Ngay giai đoạn này, bạn nên hỏi rõ: thuế gồm những loại nào, tần suất nộp (tháng/quý/năm), cách nhận thông báo thuế, phương thức nộp tiền để chủ động chuẩn bị.

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế khi thay đổi địa điểm, ngành nghề, quy mô?

Sau một thời gian hoạt động, nhiều hộ kinh doanh chuyển địa điểm, mở rộng ngành nghề, tăng/giảm quy mô, nhưng lại quên rằng mỗi thay đổi đều kéo theo nghĩa vụ thông báo với cơ quan thuế. Về kế toán thuế, bạn cần lưu ý:

Thay đổi địa điểm kinh doanh:
Phải đăng ký thay đổi trên giấy phép hộ kinh doanh tại UBND cấp huyện, sau đó cập nhật với Chi cục Thuế. Nếu chuyển sang quận/huyện khác, có thể phải làm thủ tục chuyển mã số thuế.
Bổ sung hoặc thay đổi ngành nghề:
Cần điều chỉnh lại giấy đăng ký hộ kinh doanh và thông báo để cơ quan thuế xem xét xếp lại nhóm ngành, mức thuế khoán. Ngành nghề rủi ro, doanh thu cao thường đi kèm mức khoán cao hơn.
Tăng/giảm quy mô, doanh thu:
Khi mở rộng (thuê thêm mặt bằng, tăng giờ mở cửa, thêm dịch vụ…) hoặc ngược lại là thu hẹp, nghỉ bớt, bạn nên chủ động làm việc với cơ quan thuế để đề nghị điều chỉnh mức khoán, tránh tình trạng thuế khoán vẫn giữ mức cũ, không còn phù hợp.

Về lâu dài, dù chỉ là hộ kinh doanh, bạn vẫn nên có sổ ghi doanh thu – chi phí, lưu hóa đơn đầu vào (nhập hàng, thuê mặt bằng, điện nước…) để vừa quản lý lời lỗ, vừa có cơ sở giải trình khi cơ quan thuế rà soát lại. Đây chính là “kế toán thuế mini” nhưng rất hữu ích cho hộ mới mở.

Sổ sách kế toán cơ bản hộ kinh doanh mới mở cần chuẩn bị

Khi mới mở hộ kinh doanh, nhiều người chỉ tập trung vào tìm khách, nhập hàng, bán hàng… mà ít để ý đến sổ sách kế toán hộ kinh doanh. Chỉ đến khi Chi cục Thuế mời lên làm việc, hoặc bị yêu cầu giải trình doanh thu – chi phí, lúc đó mới “hốt hoảng” vì không có sổ sách, chứng từ rõ ràng. Thực ra, với hộ kinh doanh nhỏ, bạn không cần hệ thống kế toán phức tạp như doanh nghiệp, nhưng tối thiểu phải có các sổ cơ bản để quản lý: sổ doanh thu, sổ chi phí, sổ theo dõi tồn kho cho hộ kinh doanh, bảng kê hóa đơn mua vào – bán ra…

Lợi ích của việc ghi chép sổ sách không chỉ là “để cho cơ quan thuế xem”, mà còn là công cụ quản lý tiền và hàng cho chính bạn: biết hôm nay bán được bao nhiêu, lãi bao nhiêu, mặt hàng nào lời – lỗ, tồn kho bao nhiêu, có thất thoát không. Nếu không ghi, bạn rất dễ rơi vào tình trạng “bán thì nhiều mà chẳng hiểu tiền đi đâu”.

Về phía thuế, khi bạn có mẫu sổ doanh thu chi phí rõ ràng, chứng từ đầy đủ, cơ quan thuế sẽ có căn cứ xem xét mức thuế khoán/kê khai cho phù hợp. Trường hợp doanh thu thực tế thấp hơn mức khoán, chính sổ sách và chứng từ là “tấm khiên” bảo vệ bạn khi đề nghị điều chỉnh thuế. Ngược lại, nếu không có gì trong tay, rất khó để chứng minh.

Một bộ sổ sách đơn giản hộ kinh doanh mới mở có thể áp dụng gồm:

Sổ doanh thu: ghi hàng ngày/hàng tuần tổng tiền bán hàng, dịch vụ.
Sổ chi phí: ghi tiền nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, điện nước, lương nhân viên, vận chuyển…
Sổ theo dõi tồn kho: ghi số lượng nhập – xuất – tồn theo từng mặt hàng chủ lực.
Bảng kê hóa đơn mua vào – bán ra: liệt kê toàn bộ hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra đã lập.

Có thể dùng sổ tay, file Excel, hoặc phần mềm đơn giản, miễn là bạn kiên trì ghi đều đặn và số liệu khớp với chứng từ.

Mẫu sổ doanh thu – chi phí – tồn kho đơn giản, dễ áp dụng cho hộ kinh doanh mới

Để dễ hình dung, bạn có thể chuẩn bị 3 loại sổ chính theo dạng bảng đơn giản như sau:

Sổ doanh thu (theo ngày):

○ Cột: Ngày | Mặt hàng/Dịch vụ chính | Doanh thu tiền mặt | Doanh thu chuyển khoản | Ghi chú.

○ Mỗi ngày chỉ cần ghi tổng doanh thu, không nhất thiết ghi từng hóa đơn lẻ (trừ khi hộ kê khai và phải lập báo cáo chi tiết).

Sổ chi phí:

○ Ưu tiên đánh dấu rõ khoản nào có hóa đơn, khoản nào chỉ có phiếu chi/giấy biên nhận để biết mức độ “chắc chắn” khi cơ quan thuế kiểm tra.

Sổ theo dõi tồn kho cho hộ kinh doanh (áp dụng cho cửa hàng tạp hóa, quần áo, phụ kiện, VLXD…):

○ Không cần quá chi tiết với hàng giá trị nhỏ, nhưng nên theo dõi những mặt hàng giá trị lớn, bán chạy để tránh thất thoát.

Các mẫu sổ này bạn có thể tự kẻ trong vở, in trên giấy A4 đóng tập, hoặc làm trên Excel. Quan trọng nhất là ghi đều, ghi trung thực; vài tháng là bạn sẽ thấy ngay hiệu quả: biết được lãi – lỗ, hàng nào nên nhập thêm, hàng nào nên giảm.

Bảng kê mua vào – bán ra, hóa đơn, chứng từ: cách ghi chép để bảo vệ mình

Ngoài sổ doanh thu – chi phí – tồn kho, bạn nên có thêm bảng kê mua vào – bán ra để quản lý hóa đơn và chứng từ:

Bảng kê mua vào (hóa đơn đầu vào):

○ Lưu hóa đơn gốc hoặc hóa đơn điện tử đã in/ tải file kèm theo.

Bảng kê bán ra (hóa đơn đầu ra) – nếu hộ kê khai hoặc hộ khoán có xuất hóa đơn:

Khi cơ quan thuế mời làm việc, bạn chỉ cần mang bảng kê + tập hóa đơn là có thể giải trình rất rõ: đã mua gì, bán gì, bán cho ai. Trường hợp mức thuế khoán cao hơn thực tế, đây là căn cứ quan trọng để đề nghị xem xét lại.

Lưu ý: hóa đơn phải mua từ đơn vị hợp pháp, nội dung khớp với hàng hóa thực tế; tránh mua hóa đơn khống vì dễ bị xử phạt nặng.

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế nếu không rành sổ sách?

Nếu bạn không rành kế toán – thuế, đừng “bỏ mặc” mà cũng không cần làm quá phức tạp. Có thể:

Xin mẫu sổ tại Chi cục Thuế hoặc tra cứu các mẫu đơn giản (sổ doanh thu, chi phí, tồn kho) và áp dụng.
Đặt mục tiêu tối thiểu: mỗi ngày ghi 5–10 phút tổng doanh thu và các khoản chi lớn, không để dồn nhiều ngày.
Hỏi cán bộ thuế/ tham gia lớp hướng dẫn hộ kinh doanh ở địa phương để hiểu nghĩa vụ cơ bản.
Nếu doanh thu cao, chứng từ nhiều, hãy cân nhắc thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh theo tháng/quý: họ sẽ giúp bạn sắp xếp chứng từ, lập bảng kê, tư vấn cách ghi sổ và làm việc với cơ quan thuế.

Quan trọng nhất: đừng để sổ sách “trống không”. Chỉ cần bạn chịu khó ghi chép đơn giản, trung thực, đã là một bước rất lớn để bảo vệ mình khi làm việc với cơ quan thuế và quản lý hiệu quả việc kinh doanh.

Hướng dẫn quyết toán thuế hộ kinh doanh cuối năm từng bước cho người mới

Hóa đơn, chứng từ và quản lý doanh thu cho hộ kinh doanh mới mở

Với hộ kinh doanh mới mở, câu chuyện hóa đơn, chứng từ và quản lý doanh thu thường là “điểm mù” lớn nhất. Nhiều chủ hộ ở Hà Nội, TP.HCM, Bình Thuận, Cần Thơ… chỉ tập trung lo bán hàng, thuê mặt bằng, nhập hàng mà chưa kịp tìm hiểu: khi nào phải xuất hóa đơn điện tử, khi nào được dùng hóa đơn lẻ, chi phí nào được tính hợp lệ, doanh thu tiền mặt – chuyển khoản – online phải theo dõi ra sao cho trùng với số liệu cơ quan thuế. Kết quả là khi làm việc với Chi cục Thuế, rất dễ bị đánh giá doanh thu “trên trời”, chi phí lại không được công nhận vì thiếu chứng từ hợp lệ.

Về nguyên tắc, hộ kinh doanh nộp thuế khoán thường không phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán lẻ, nhưng khi khách hàng là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức cần hóa đơn để đưa vào chi phí, hộ phải chủ động xin cấp hóa đơn điện tử lẻ tại cơ quan thuế (hoặc qua hệ thống được chỉ định). Bên cạnh đó, dù không dùng hóa đơn cho mọi giao dịch, hộ vẫn cần chứng từ đầu vào hợp lệ: hóa đơn mua hàng, phiếu nhập, hợp đồng, chứng từ chuyển khoản… để chứng minh chi phí, tránh trường hợp thuế chỉ công nhận doanh thu mà không chấp nhận chi phí, dẫn đến số thuế phải nộp rất cao so với lợi nhuận thực.

Song song với hóa đơn, việc quản lý doanh thu cần được tách bạch: doanh thu tiền mặt, doanh thu chuyển khoản, doanh thu từ các sàn online (Shopee, Lazada, TikTok, Facebook…), phí COD, phí sàn, chiết khấu… Nếu hộ chỉ ghi chép “một cục” mỗi tháng, rất khó đối chiếu với số liệu cơ quan thuế – vốn có thể khai thác thông tin từ ngân hàng, đơn vị vận chuyển, sàn thương mại điện tử. Hộ nên xây dựng thói quen ghi doanh thu hàng ngày, lưu sao kê tài khoản, file báo cáo của đơn vị vận chuyển/sàn, để khi cần có thể “một lần nói rõ” với cơ quan thuế, hạn chế bị ấn định doanh thu theo cảm tính.

Khi nào hộ kinh doanh cần xin cấp hóa đơn điện tử lẻ cho khách?

Hộ kinh doanh nộp thuế khoán, bán lẻ cho người tiêu dùng cuối cùng (mua lẻ tại quán, mua trực tiếp tại cửa hàng, dịch vụ nhỏ lẻ…) thường không phải xuất hóa đơn cho từng giao dịch. Tuy nhiên, trong các trường hợp sau, hộ thường phải xin cấp hóa đơn điện tử lẻ tại cơ quan thuế hoặc qua hệ thống theo hướng dẫn:

Khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần hóa đơn để hạch toán chi phí, khấu trừ thuế.
Hợp đồng, đơn hàng có giá trị lớn, hai bên yêu cầu hóa đơn để làm căn cứ thanh toán, bảo hành, quyết toán.
Các cơ quan nhà nước, trường học, bệnh viện, dự án… yêu cầu hóa đơn khi mua hàng/dịch vụ.

Thông thường, hộ sẽ lập đề nghị cấp hóa đơn điện tử lẻ, kê khai đầy đủ thông tin người mua, nội dung hàng hóa, giá trị thanh toán, thuế (nếu có) rồi nộp qua cơ quan thuế quản lý. Sau khi được phê duyệt, cơ quan thuế hoặc hệ thống sẽ cấp hóa đơn điện tử gửi cho khách. Việc tính thuế đối với hóa đơn lẻ thường không trùng hoàn toàn với thuế khoán đã ấn định nên hộ cần hỏi rõ chi cục thuế địa phương về cách tính, tránh hiểu lầm rằng “có thuế khoán rồi thì hóa đơn lẻ không phải nộp gì thêm”.

Lưu trữ hóa đơn, chứng từ chi phí như thế nào để hợp lệ khi quyết toán thuế?

Để chi phí được công nhận hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán, hộ kinh doanh cần lưu trữ chứng từ theo một số nguyên tắc đơn giản:

Chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh: tiền nhập hàng, nguyên vật liệu, bao bì, tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước tại cơ sở kinh doanh, tiền lương nhân công, chi phí vận chuyển giao hàng, chi phí marketing…
Có chứng từ hợp lệ: hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy (còn hiệu lực), hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ chuyển khoản. Hạn chế tối đa việc mua hàng “tiền tươi” không hóa đơn, vì sau này rất khó chứng minh.
Sắp xếp và lưu trữ khoa học: có thể chia theo tháng, theo loại chi phí (hàng hóa, dịch vụ, vận chuyển, marketing…), kẹp chứng từ theo từng khoản thanh toán.

Ngoài bản giấy, hộ nên lưu bản mềm (scan hoặc tải file hóa đơn điện tử) theo thư mục năm/tháng để nếu hóa đơn điện tử hết thời hạn tra cứu trên hệ thống, vẫn có dữ liệu để xuất trình. Khi có thói quen lưu, phân loại chứng từ ngay từ đầu, hộ sẽ bớt áp lực mỗi khi nghe đến hai chữ “quyết toán thuế”.

Theo dõi doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, bán online – tránh lệch số với cơ quan thuế

Để tránh tình trạng doanh thu trên thực tế một kiểu, doanh thu cơ quan thuế nhìn thấy một kiểu, hộ kinh doanh nên tách bạch và theo dõi rõ ràng 3 “dòng” chính:

Doanh thu tiền mặt tại cửa hàng/quầy: ghi hàng ngày vào sổ hoặc file Excel, tối thiểu có tổng số thu theo ca/ngày.
Doanh thu chuyển khoản: sử dụng tài khoản ngân hàng chuyên cho kinh doanh, cuối tháng in sao kê, đánh dấu từng khoản thu từ khách, đối chiếu với sổ bán hàng.
Doanh thu bán online: lưu báo cáo doanh thu từ sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok…), đơn vị vận chuyển (COD), fanpage… kèm phí sàn, phí ship, chiết khấu.

Cơ quan thuế ngày càng có nhiều kênh dữ liệu: sao kê ngân hàng, dữ liệu từ sàn, đơn vị vận chuyển, hóa đơn điện tử… nên nếu hộ chỉ trình bày “miệng” mà không có sổ sách, rất khó thuyết phục. Khi các dòng doanh thu được ghi chép, cộng gộp và đối chiếu thường xuyên, hộ sẽ chủ động biết doanh thu bình quân/tháng, mức khoán thuế đang áp có phù hợp hay không, và khi cần làm việc với thuế, có đủ căn cứ để đề nghị điều chỉnh nếu bị ấn định quá cao.

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế để tối ưu thuế hợp pháp?

Đối với hộ kinh doanh mới mở, câu hỏi lớn nhất thường không chỉ là “đóng bao nhiêu thuế?” mà còn là “làm sao tối ưu thuế hộ kinh doanh mà vẫn đúng luật, tránh bị soi, bị phạt?”. Ngay từ giai đoạn đầu, nếu biết cách tổ chức sổ sách, quản trị doanh thu – chi phí và làm việc chủ động với Chi cục Thuế, hộ có thể giảm thuế khoán hợp pháp, không phải “đóng cho xong”. Ngược lại, nếu bỏ mặc cho cán bộ thuế tự ấn định, không chuẩn bị dữ liệu, nhiều hộ bị áp mức khoán cao hơn rất nhiều so với sức chịu đựng thực tế.

Kế toán thuế cho hộ kinh doanh không nhất thiết phải phức tạp như doanh nghiệp, nhưng vẫn cần tối thiểu các công cụ theo dõi: sổ ghi chép doanh thu hằng ngày, bảng chi phí nhập hàng, tiền thuê mặt bằng, nhân công, điện nước, vận chuyển… Đây là cơ sở để hộ chứng minh quy mô thật của mình khi làm việc với cơ quan thuế. Khi nắm rõ lời – lỗ, hộ cũng dễ quyết định có nên mở rộng hay thu hẹp, có cần xin điều chỉnh thuế khoán nếu thị trường khó khăn.

Tối ưu thuế hợp pháp nằm ở chỗ: hiểu luật, hiểu số liệu của chính mình và biết sử dụng chúng một cách thông minh trong trao đổi với cơ quan thuế, thay vì “đàm phán bằng cảm tính”.

Lập kế hoạch doanh thu – chi phí và theo dõi sát để tránh bị ấn định thuế cao

Ngay khi bắt đầu kinh doanh, hộ nên lập một kế hoạch doanh thu – chi phí theo tháng cho ít nhất 6–12 tháng đầu. Dựa vào sức mua khu vực, giá bán, số ngày mở cửa, sức chứa/mặt bằng…, hộ ước tính mức doanh thu trung bình có thể đạt. Song song, liệt kê các khoản chi cố định (thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, khấu hao thiết bị…) và chi biến đổi (nhập hàng, ship, marketing…).

Hằng ngày hoặc ít nhất hằng tuần, ghi lại doanh thu thực tế và các khoản chi chính. Đến cuối tháng, so sánh con số thực tế với mức thuế khoán mà cơ quan thuế tạm tính hoặc dự kiến áp. Nếu thấy mức khoán cao hơn nhiều so với biên lợi nhuận thực tế, hộ đã có trong tay dữ liệu để giải trình, tránh bị ấn định thuế dựa trên cảm nhận “địa điểm đẹp, đông khách”. Đây là bước rất quan trọng trong hành trình tối ưu thuế hộ kinh doanh một cách bài bản.

Thủ tục đề nghị điều chỉnh thuế khoán khi doanh thu thực tế giảm

Trong thực tế, doanh thu hộ kinh doanh có thể giảm vì nhiều lý do: mùa vụ, cạnh tranh, dịch bệnh, sửa đường, chuyển chợ… Nếu vẫn giữ mức thuế khoán cũ, hộ sẽ chịu gánh nặng lớn. Khi đó, hộ hoàn toàn có quyền làm hồ sơ điều chỉnh thuế khoán. Hồ sơ nên gồm: đơn đề nghị điều chỉnh, bảng tổng hợp doanh thu – chi phí của vài tháng gần nhất, hóa đơn nhập hàng, hình ảnh kinh doanh thực tế, các bằng chứng cho thấy doanh thu giảm (mặt bằng vắng khách, khu vực đang thi công…).

Nộp hồ sơ tại Đội thuế liên phường/xã hoặc Chi cục Thuế quản lý, đồng thời chủ động làm việc với cán bộ thuế phụ trách địa bàn. Việc trình bày rõ ràng, có số liệu, có chứng từ sẽ giúp cơ quan thuế có cơ sở xem xét giảm thuế khoán hợp pháp, thay vì chỉ dựa vào cảm tính hay lời trình bày chung chung.

Phối hợp giữa quản trị nội bộ và chính sách thuế để tối ưu lợi nhuận

Tối ưu thuế không thể tách rời quản trị nội bộ. Nếu hộ kinh doanh kiểm soát tốt chi phí, phân loại rõ chi phí cần thiết và chi phí lãng phí, xây dựng chính sách giá bán hợp lý, quản lý tồn kho chặt chẽ…, thì dù mức thuế khoán giữ nguyên, lợi nhuận vẫn cải thiện. Kết hợp giữa việc nắm chắc chính sách thuế, chủ động làm việc với cơ quan thuế và quản trị nội bộ bài bản, hộ sẽ đạt “combo” tối ưu: thuế hợp lý – dòng tiền khỏe – lợi nhuận bền vững, không lo rủi ro pháp lý.

Nên tự làm hay thuê dịch vụ kế toán thuế cho hộ kinh doanh mới mở?

Khi mới mở hộ kinh doanh, rất nhiều chủ hộ băn khoăn: nên tự làm kế toán thuế hay thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh? Ở giai đoạn đầu, doanh thu chưa ổn định, chi phí nào cũng phải cân nhắc, nên không ít người chọn cách tự tìm hiểu quy định, tự kê khai và tự nộp thuế để “tiết kiệm”. Tuy nhiên, hệ thống thuế hiện nay thay đổi liên tục, từ thuế khoán, thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài, hóa đơn điện tử… đến các thủ tục tạm ngừng, thay đổi thông tin đăng ký thuế. Chỉ cần hiểu sai hoặc làm thiếu một bước, hộ kinh doanh rất dễ bị phạt, bị truy thu, hoặc bị ấn định mức thuế cao hơn.

Tự làm kế toán thuế phù hợp với những hộ kinh doanh cực nhỏ, ít phát sinh, chủ hộ có thời gian tìm hiểu văn bản pháp luật và chịu khó cập nhật thông tin từ Chi cục Thuế địa phương. Nhưng với các hộ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống, vận tải, dịch vụ online, spa, tạp hóa, cửa hàng thời trang… tại các thành phố lớn như Hà Nội, Cần Thơ, Hải Phòng, Bình Thuận, lượng chứng từ phát sinh khá nhiều, việc tự theo dõi thu – chi, lưu trữ hóa đơn, lập sổ sách, đối chiếu với thông báo thuế khoán là không hề đơn giản.

Trong khi đó, dịch vụ kế toán trọn gói hộ kinh doanh giúp chủ hộ “khoán trọn” phần việc phức tạp này cho đơn vị chuyên nghiệp. Kế toán sẽ hỗ trợ đăng ký thuế ban đầu, tư vấn lựa chọn phương pháp tính thuế, hướng dẫn cách lấy hóa đơn đầu vào, xử lý chứng từ đầu ra, lập và nộp tờ khai đúng thời hạn, làm việc với cơ quan thuế khi có vướng mắc. Thay vì mất hàng giờ tra cứu quy định, chủ hộ có thể tập trung cho bán hàng, marketing, chăm sóc khách.

Tóm lại, nếu hộ kinh doanh nhỏ, ít chứng từ và chủ hộ am hiểu thuế, có thể tự làm để tiết kiệm. Còn phần lớn trường hợp, đặc biệt là hộ kinh doanh mới, chưa quen với thủ tục, thì thuê dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh là lựa chọn an toàn, giảm rủi ro phạt thuế và tối ưu chi phí lâu dài.

Ưu điểm, nhược điểm khi chủ hộ tự làm kế toán thuế

Ưu điểm lớn nhất của việc tự làm kế toán thuế là tiết kiệm chi phí dịch vụ hàng tháng. Chủ hộ chủ động nắm được doanh thu – chi phí, hiểu rõ hơn về nghĩa vụ thuế của mình, linh hoạt trong việc chuẩn bị hồ sơ, không phụ thuộc vào bên thứ ba.

Tuy nhiên, nhược điểm lại khá nhiều: phải tự đọc và cập nhật văn bản pháp luật khó hiểu; dễ quên hạn nộp tờ khai, nộp tiền thuế, dẫn đến bị phạt chậm nộp; không biết cách lưu chứng từ hợp lệ nên bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Nhiều chủ hộ tại các địa phương như Cần Thơ, Bình Thuận, Hà Nội… chia sẻ rằng họ mất rất nhiều thời gian, nhưng vẫn “lo nơm nớp” vì sợ làm sai. Với hộ kinh doanh mới mở, chưa có kinh nghiệm, rủi ro sai sót khi tự làm là khá cao.

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán trọn gói cho hộ kinh doanh mới mở

Đối với hộ kinh doanh mới mở, thuê dịch vụ kế toán trọn gói hộ kinh doanh mang lại rất nhiều lợi ích. Trước hết, đơn vị kế toán đã quen với quy trình làm việc với Chi cục Thuế địa phương, hiểu cách áp dụng thực tế các quy định, nên có thể tư vấn cho chủ hộ lựa chọn mức thuế khoán, ngành nghề, phương án chứng từ phù hợp, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế cao.

Thứ hai, kế toán trọn gói sẽ giúp theo dõi doanh thu – chi phí, sắp xếp hóa đơn chứng từ, lập sổ sách, nhắc lịch nộp tờ khai, nộp tiền thuế đúng hạn. Chủ hộ không cần nhớ chi tiết từng mốc thời gian, chỉ cần cung cấp chứng từ đầy đủ cho kế toán là được. Điều này đặc biệt hữu ích với những hộ bận rộn bán hàng, livestream, giao hàng, không rảnh để ngồi tra luật.

Thứ ba, khi có đoàn kiểm tra thuế hoặc cần giải trình, đơn vị kế toán sẽ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giải thích số liệu, giúp chủ hộ tự tin hơn khi làm việc với cơ quan thuế. Chi phí dịch vụ kế toán thường thấp hơn nhiều so với tiền phạt và truy thu nếu hộ làm sai. Vì vậy, với hộ kinh doanh mới, thuê dịch vụ kế toán là khoản đầu tư để “mua sự yên tâm” và tập trung vào phát triển doanh thu.

Tiêu chí chọn đơn vị kế toán phù hợp với quy mô hộ kinh doanh

Khi chọn dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh, chủ hộ nên ưu tiên những đơn vị:

Am hiểu quy định thuế dành riêng cho hộ, cá nhân kinh doanh tại địa phương.
Có kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho ngành nghề tương tự (ăn uống, vận tải, bán lẻ, online…).
Báo giá kế toán trọn gói hộ kinh doanh rõ ràng, không phát sinh chi phí mập mờ.
Có cam kết hỗ trợ khi cơ quan thuế kiểm tra, giải trình số liệu.

Nếu hộ kinh doanh nhỏ, hãy chọn gói dịch vụ linh hoạt, phí hợp lý, nhưng vẫn đảm bảo được tư vấn đầy đủ và hỗ trợ kịp thời khi cần.

Sai lầm thường gặp của hộ kinh doanh mới mở về kế toán thuế

Khi mới ra kinh doanh, đa số hộ chỉ quan tâm: “bán được hàng, có tiền về” mà ít nghĩ đến chuyện kế toán – thuế – chứng từ. Chính vì vậy, rất nhiều hộ ở chợ, tuyến phố, kinh doanh online, quán ăn vỉa hè… rơi vào tình trạng chung: làm ăn bình thường nhưng hồ sơ thuế thì “rối như tơ vò”. Đến khi cơ quan thuế mời lên làm việc, xin hóa đơn lẻ, điều chỉnh thuế khoán, vay vốn ngân hàng… mới lúng túng vì không có số liệu, không có chứng từ rõ ràng.

Ba sai lầm xuyên suốt mà hộ kinh doanh mới mở hay mắc phải là: (1) không lưu chứng từ, không ghi chép doanh thu ngay từ đầu; (2) hiểu sai về thuế khoán, nghĩ rằng thuế là con số cố định, không thay đổi; (3) ngại hỏi cơ quan thuế, không làm rõ các điểm chưa hiểu, dẫn đến nộp sai – thiếu – thừa mà không biết. Những sai lầm này không chỉ làm tăng rủi ro bị phạt, bị áp mức khoán cao, mà còn khiến hộ kinh doanh mất đi cơ hội chứng minh năng lực tài chính khi cần mở rộng, vay vốn, thuê mặt bằng mới.

Nếu coi hộ kinh doanh là “phiên bản mini” của doanh nghiệp, thì kế toán – thuế chính là bộ xương sống tài chính. Chỉ cần làm đúng vài việc cơ bản: ghi chép doanh thu mỗi ngày, giữ hóa đơn đầu vào, hiểu sơ bộ cách tính thuế khoán, mạnh dạn hỏi lại khi chưa rõ…, hộ đã có thể tránh được phần lớn rắc rối. Ngược lại, nếu để mọi thứ trôi theo thói quen “làm được bao nhiêu biết bấy nhiêu”, đến lúc bị truy lại thì rất khó giải thích vì không có dữ liệu.

Không lưu chứng từ, không ghi chép doanh thu ngay từ đầu

Đây là sai lầm “gốc rễ”. Nhiều hộ cho rằng mình nhỏ, doanh thu ít nên không cần ghi chép, không cần giữ hóa đơn. Kết quả là: không biết chính xác mỗi tháng lãi/lỗ bao nhiêu, không có căn cứ chứng minh doanh thu thật khi cơ quan thuế khảo sát, cũng không có số liệu để đề nghị giảm mức khoán khi kinh doanh khó khăn.

Chỉ cần một cuốn sổ tay hoặc file Excel đơn giản để ghi: ngày – doanh thu – chi phí chính, cộng với việc xin hóa đơn, chứng từ cho các khoản chi lớn (nhập hàng, sửa chữa, thuê mặt bằng…) là đã khác hoàn toàn. Đây là nền tảng để sau này hộ có thể thương lượng thuế, chứng minh mình không hề “giấu doanh thu”.

Hiểu sai về thuế khoán, nghĩ rằng “thuế cố định, không thay đổi”

Rất nhiều hộ tin rằng: “Thuế khoán là con số Nhà nước đưa, mình chỉ việc nộp, không thể thay đổi”. Thực tế, mức khoán được xây dựng từ doanh thu ước tính và có thể điều chỉnh khi hộ chứng minh được doanh thu tăng/giảm, đóng/mở rộng điểm kinh doanh, thay đổi ngành nghề, quy mô…

Nếu cứ mặc định đó là “con số trời cho”, hộ sẽ không chuẩn bị số liệu, không góp ý khi cơ quan thuế công bố dự thảo mức khoán, không nộp hồ sơ đề nghị điều chỉnh khi khó khăn. Kinh nghiệm là: hiểu nguyên tắc tính khoán, tự ước doanh thu, so với mức thông báo để biết cao – thấp, từ đó có cơ sở trao đổi lại với cơ quan thuế.

Bỏ qua việc hỏi lại cơ quan thuế khi có điểm chưa rõ, dẫn đến nộp sai – thiếu – thừa

Nhiều hộ kinh doanh ngại hỏi, sợ làm phiền cán bộ thuế hoặc “ngại tiếp xúc với thuế”, nên khi không hiểu thì… đoán, hoặc nghe theo lời truyền miệng. Hậu quả là nộp tiền nhầm kỳ, nhầm loại thuế, không biết mình thuộc diện dùng hóa đơn, không nắm được thời hạn kê khai – nộp lệ phí môn bài, dẫn đến bị phạt mà không hiểu vì sao.

Thực tế, hỏi lại là quyền và cũng là trách nhiệm của hộ. Khi nhận thông báo, giấy mời, dự thảo mức khoán… nếu chưa rõ, nên gọi điện, đến trực tiếp hoặc nhờ đơn vị tư vấn giải thích. Hỏi sớm, hiểu đúng sẽ tiết kiệm rất nhiều tiền phạt và công sức về sau.

Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới

FAQ: Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế?

Khi mới mở hộ kinh doanh, rất nhiều anh/chị chủ quán chỉ tập trung vào chuyện bán được hàng – giữ chân khách, còn phần kế toán thuế thường để “tính sau”. Đến khi Chi cục Thuế gửi giấy mời, yêu cầu giải trình doanh thu, mức thuế khoán, lệ phí môn bài… thì mới cuống cuồng tìm lại hóa đơn, sổ sách, thậm chí chẳng có gì ngoài… trí nhớ. Thực ra, nếu nắm một vài nguyên tắc kế toán thuế cơ bản cho hộ kinh doanh ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được đa số rủi ro: bị khoán thuế quá cao, bị phạt chậm nộp, thiếu hồ sơ khi cần chứng minh doanh thu thực tế.

Về cơ bản, hộ kinh doanh cần quan tâm 3 việc:

Lệ phí môn bài và thuế khoán: nắm rõ mức thu, thời hạn nộp, chuẩn bị số liệu doanh thu thực tế để thương lượng mức khoán hợp lý.
Hóa đơn, chứng từ: hiểu khi nào phải xuất hóa đơn, khi nào không; lưu lại chứng từ đầu vào (nhập hàng, thuê mặt bằng, mua nguyên liệu…) để có cơ sở giải trình.
Ghi chép doanh thu – chi phí: dù không bắt buộc làm sổ sách như doanh nghiệp, hộ vẫn nên có sổ tay, file Excel hoặc phần mềm đơn giản để ghi chép, giúp kiểm soát lãi – lỗ và làm việc với thuế dễ dàng hơn.

Phần FAQ dưới đây giải đáp nhanh 5 câu hỏi mà hầu hết hộ kinh doanh mới mở đều băn khoăn, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn và chủ động trong việc tổ chức kế toán thuế cho hộ mình.

Hộ kinh doanh mới mở có bắt buộc phải thuê kế toán riêng không?

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải thuê kế toán riêng như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và lưu giữ chứng từ. Nếu quy mô nhỏ, bạn có thể tự ghi chép doanh thu – chi phí, nhờ cán bộ thuế hướng dẫn hoặc sử dụng dịch vụ kế toán ngoài theo tháng. Khi doanh thu lớn, số hóa đơn – chứng từ nhiều, việc thuê dịch vụ kế toán sẽ giúp hạn chế sai sót, tránh bị phạt vì kê khai sai hoặc chậm.

Không dùng hóa đơn có bị phạt không và trường hợp nào phải xuất hóa đơn?

Không phải hộ kinh doanh nào cũng phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch nhỏ lẻ. Tuy nhiên, nếu bạn bán cho doanh nghiệp, tổ chức và họ yêu cầu hóa đơn để hạch toán chi phí, bạn bắt buộc phải xuất (thường là hóa đơn điện tử qua tổ chức trung gian hoặc cơ quan thuế). Việc “không dùng hóa đơn” nhưng bị phát hiện đã bán hàng, cung cấp dịch vụ giá trị lớn mà không xuất hóa đơn có thể bị xử phạt và ấn định lại doanh thu, thuế phải nộp.

Hộ kinh doanh kê khai thuế theo quý hay theo năm?

Đa số hộ kinh doanh nộp thuế khoán theo năm nhưng được tạm nộp theo tháng hoặc quý tùy thông báo của Chi cục Thuế. Lệ phí môn bài cũng thường nộp theo năm dương lịch. Trên thực tế, cơ quan thuế sẽ căn cứ doanh thu ước tính để ra thông báo mức thuế khoán từng tháng/quý. Hộ kinh doanh không phải tự lập tờ khai phức tạp như doanh nghiệp, nhưng cần đọc kỹ thông báo, đối chiếu với tình hình kinh doanh và đề nghị điều chỉnh nếu mức khoán chưa hợp lý.

Có thể chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp khi doanh thu tăng mạnh không?

Hoàn toàn có thể. Khi doanh thu tăng mạnh, thuê nhiều lao động, cần xuất hóa đơn thường xuyên, làm việc với khách hàng lớn hoặc ngân hàng, chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần) là bước đi hợp lý. Khi đó, bạn sẽ được hạch toán chi phí rõ ràng hơn, dễ mở rộng quy mô, xây dựng thương hiệu bài bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng đi kèm nghĩa vụ kế toán – thuế chặt chẽ hơn, nên cần chuẩn bị nhân sự hoặc dịch vụ kế toán phù hợp.

Tài liệu nào nên lưu lại để phòng khi cơ quan thuế kiểm tra?

Hộ kinh doanh nên lưu tối thiểu các tài liệu sau: giấy đăng ký hộ kinh doanh, mã số thuế, thông báo thuế khoán, biên lai nộp thuế, tờ khai lệ phí môn bài, chứng từ mua hàng – nhập hàng, hợp đồng thuê mặt bằng, hóa đơn chi phí lớn (xăng dầu, điện, nước, sửa chữa, vật tư). Nếu có hợp đồng bán hàng, phiếu thu, phiếu giao hàng thì càng tốt. Có thể chụp/scan lưu bản mềm để khi cơ quan thuế kiểm tra, bạn dễ dàng xuất trình, bảo vệ được doanh thu và mức thuế mình đang nộp.

Các lỗi thường gặp khi làm kế toán hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế? là câu hỏi tưởng chừng phức tạp nhưng sẽ trở nên rõ ràng khi bạn nắm được những nguyên tắc cơ bản. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế trước hết là hiểu mình phải nộp những loại thuế nào, thời hạn ra sao và cơ quan thuế quản lý trực tiếp là đơn vị nào. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế tiếp theo là xây dựng thói quen ghi chép doanh thu, chi phí và lưu trữ hóa đơn chứng từ ngay từ ngày đầu hoạt động. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế cũng bao gồm việc lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp như sổ tay, Excel, phần mềm bán hàng hoặc dịch vụ kế toán trọn gói. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế là luôn chủ động hỏi cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn khi gặp điểm chưa rõ, thay vì “đoán mò” rồi nộp sai. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế còn là học cách đọc thông báo thuế, so sánh với thực tế kinh doanh để kịp thời đề nghị điều chỉnh thuế khoán khi cần. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế nếu muốn phát triển bền vững là xem thuế như một phần trong chiến lược quản trị tài chính, chứ không chỉ là khoản chi bắt buộc. Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế sau khi đọc xong bài viết này là bắt tay vào thiết lập sổ sách, quy trình và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với quy mô, điều kiện thực tế của mình.

Kế toán

Hộ kinh doanh mới mở cần làm gì về kế toán thuế? | Hướng dẫn chi tiết dễ hiểu