Hướng dẫn kê khai thuế khoán hộ kinh doanh là chủ đề được rất nhiều cá nhân kinh doanh quan tâm khi bắt đầu hoạt động. Thuế khoán là hình thức thuế áp dụng phổ biến cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, kinh doanh truyền thống và không sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ vẫn còn lúng túng trong việc xác định doanh thu khoán và các loại thuế phải nộp. Điều này có thể dẫn đến sai sót, bị truy thu hoặc bị xử phạt hành chính. Việc hiểu rõ quy trình kê khai, thời điểm nộp và biểu mẫu sử dụng là yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Khi nắm chắc kiến thức thuế khoán, hộ kinh doanh sẽ chủ động hơn trong kế hoạch tài chính và quản lý doanh thu. Đây là bước nền tảng giúp quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm đầy đủ quy trình kê khai thuế khoán một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.
Thuế khoán là gì? Tổng quan về thuế khoán hộ kinh doanh
Thuế khoán là hình thức ấn định mức thuế phải nộp dựa trên doanh thu thực tế ước tính của hộ kinh doanh, do cơ quan thuế địa phương xác định. Đây là phương pháp tính thuế phổ biến nhất đối với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, kinh doanh truyền thống hoặc kinh doanh tại chợ, vỉa hè, cửa hàng mini… Tại nhiều địa phương như Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, cơ quan thuế sử dụng hình thức thuế khoán để đơn giản hóa thủ tục, giảm khối lượng kê khai cho những hộ không có hệ thống kế toán chuyên nghiệp.
Thuế khoán bao gồm hai sắc thuế chính: thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Cả hai khoản thuế này được tính theo tỷ lệ phần trăm tùy từng ngành nghề và mức doanh thu dự kiến. Doanh thu khoán được xác định dựa trên khảo sát thực tế, mức độ buôn bán tại khu vực, giá thị trường, báo cáo của UBND phường/xã, kết quả kinh doanh năm trước hoặc dữ liệu từ các mô hình kinh doanh tương tự.
Ưu điểm nổi bật của thuế khoán là tính đơn giản, hộ kinh doanh không phải kê khai thuế hàng tháng/quý, không phải lập sổ sách phức tạp, không cần sử dụng phần mềm kế toán hay hóa đơn điện tử (trừ khi tự nguyện đăng ký). Tuy nhiên, mức thuế khoán phải phù hợp với doanh thu thực tế, vì cơ quan thuế có quyền kiểm tra lại doanh thu nếu nghi ngờ có sự chênh lệch, đặc biệt tại các địa phương quản lý chặt qua sao kê hoặc dữ liệu TMĐT.
Thuế khoán giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, thủ tục đơn giản, nhưng chủ hộ phải chủ động theo dõi hoạt động kinh doanh để phản ánh doanh thu đúng thực tế, tránh rủi ro truy thu.
Khái niệm thuế khoán theo quy định
Theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, thuế khoán là phương pháp tính thuế theo doanh thu ấn định, áp dụng cho các hộ kinh doanh không thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn đầy đủ như doanh nghiệp. Mức thuế khoán được cơ quan thuế xác định dựa trên doanh thu dự kiến của hộ kinh doanh trong năm, thông qua quá trình khảo sát thực tế, tham khảo giá thị trường, mức độ tiêu thụ theo khu vực và báo cáo từ chính quyền địa phương.
Thuế khoán bao gồm hai khoản chính:
- Thuế GTGT (Giá trị gia tăng)
- Thuế TNCN (Thu nhập cá nhân)
Tỷ lệ thuế GTGT và TNCN được quy định theo từng nhóm ngành nghề (nhà hàng, bán lẻ, dịch vụ, vận tải, F&B, may mặc, vật liệu xây dựng…). Nếu doanh thu năm dưới 100 triệu đồng, hộ kinh doanh không phải nộp thuế khoán, chỉ cần nộp lệ phí môn bài nếu nằm trong diện phải nộp.
Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo thuế khoán hằng năm để hộ kinh doanh biết mức thuế phải nộp. Nếu doanh thu thực tế thay đổi đáng kể, hộ kinh doanh phải kê khai lại để điều chỉnh mức khoán.
Những đối tượng áp dụng thuế khoán
Thuế khoán được áp dụng cho các đối tượng sau:
1. Hộ kinh doanh nhỏ lẻ
Bao gồm các hộ bán hàng tạp hóa, quán ăn nhỏ, quán cà phê vỉa hè, tiệm cắt tóc, sửa xe, may gia công, bán lẻ truyền thống…
2. Hộ kinh doanh không có hệ thống sổ sách – hóa đơn
Những hộ không sử dụng hóa đơn điện tử, không ghi chép chi tiết doanh thu và chi phí theo chuẩn kế toán.
3. Hộ kinh doanh có doanh thu không vượt mức phải kê khai
Thông thường doanh thu hằng năm dưới mức cơ quan thuế quy định (tùy địa phương), và không thuộc ngành nghề bắt buộc phải kê khai.
4. Một số nhóm ngành ít rủi ro thuế
Như bán trái cây, dịch vụ nhỏ, kinh doanh lưu động, buôn bán tại chợ truyền thống…
Những đối tượng trên được áp dụng thuế khoán để giảm thủ tục hành chính và phù hợp với quy mô kinh doanh nhỏ lẻ.
Các loại thuế hộ kinh doanh phải kê khai theo phương pháp khoán
Đối với hộ kinh doanh hoạt động theo mô hình nhỏ lẻ, không thực hiện đầy đủ chế độ kế toán và không khai thuế theo phương pháp khấu trừ, cơ quan thuế sẽ áp dụng phương pháp khoán để xác định số thuế phải nộp. Đây là hình thức phổ biến nhất tại các địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Thanh Hóa, Quảng Ninh, nơi số lượng hộ kinh doanh cá thể tăng nhanh và doanh thu thường biến động theo mùa vụ.
Theo phương pháp khoán, cơ quan thuế sẽ tiến hành khảo sát doanh thu thực tế, làm việc trực tiếp với hộ kinh doanh và lập biên bản ấn định doanh thu theo từng ngành nghề. Sau đó, số thuế phải nộp sẽ được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu, áp dụng cho ba sắc thuế: Thuế giá trị gia tăng (GTGT), Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và Lệ phí môn bài.
Việc hiểu rõ từng sắc thuế giúp hộ kinh doanh tránh kê khai sai lệch và có thể chủ động đề nghị điều chỉnh mức khoán khi doanh thu tăng hoặc giảm. Các tỷ lệ thuế có sự khác biệt giữa từng lĩnh vực, do đó hộ kinh doanh cần theo dõi kỹ để thực hiện đúng quy định. Dưới đây là ba loại thuế quan trọng nhất mà hộ kinh doanh theo phương pháp khoán phải kê khai:
Thuế GTGT theo tỷ lệ doanh thu
Thuế GTGT theo phương pháp khoán được tính dựa trên doanh thu ấn định của hộ kinh doanh và tỷ lệ thuế tương ứng với ngành nghề. Công thức tính:
Thuế GTGT = Doanh thu khoán × Tỷ lệ GTGT ngành
Một số tỷ lệ thường được áp dụng tại các địa phương:
- Bán hàng hóa: 1%
- Dịch vụ ăn uống, cà phê, giải khát: 3%
- Dịch vụ sửa chữa, vận tải, chăm sóc sức khỏe: 2%
- Dịch vụ lưu trú, homestay, nhà nghỉ: 5%
Mức thuế GTGT có thể thay đổi theo mùa cao điểm kinh doanh, đặc biệt tại các khu vực du lịch như Đà Lạt, Phan Thiết, Hạ Long. Nếu doanh thu giảm mạnh, hộ có quyền đề nghị cơ quan thuế khảo sát lại để điều chỉnh mức khoán.
Trường hợp hộ phát sinh doanh thu ngoài khoán thông qua hóa đơn điện tử lẻ, thuế GTGT sẽ được tính riêng trên từng hóa đơn theo tỷ lệ ngành nghề tương ứng.
Thuế TNCN theo mức khoán
Thuế TNCN của hộ kinh doanh khoán cũng được tính dựa trên doanh thu ấn định và tỷ lệ thuế TNCN theo ngành. Công thức:
Thuế TNCN = Doanh thu khoán × Tỷ lệ TNCN
Một số tỷ lệ TNCN phổ biến:
- Bán hàng hóa:5%
- Dịch vụ ăn uống, cà phê:5%
- Vận tải, sửa chữa:5%
- Dịch vụ lưu trú: 2%
- Cho thuê nhà: 5% (nếu doanh thu >100 triệu/năm)
Thuế TNCN thường được thu theo quý hoặc năm, tùy quy định của từng Chi cục Thuế. Các ngành nghề có rủi ro cao về doanh thu như ăn uống, làm đẹp, vật liệu xây dựng thường có tỷ lệ và mức khoán cao hơn.
Lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là khoản thu cố định hộ kinh doanh phải nộp dựa trên doanh thu bình quân năm. Mức thu hiện hành như sau:
- Doanh thu trên 500 triệu/năm: 000.000 đồng/năm
- Doanh thu 300–500 triệu/năm: 000 đồng/năm
- Doanh thu 100–300 triệu/năm: 000 đồng/năm
- Dưới 100 triệu/năm: Miễn môn bài
Hộ mới thành lập còn được miễn môn bài năm đầu, áp dụng trên toàn quốc.
Lệ phí môn bài phải nộp trước ngày 30/01 hằng năm. Trường hợp hộ tạm ngừng kinh doanh phải gửi thông báo đúng hạn, nếu không vẫn phải đóng môn bài như đang hoạt động.
Hồ sơ kê khai thuế khoán cho hộ kinh doanh
Kê khai thuế khoán là bước bắt buộc đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán. Đây là hình thức tính thuế phổ biến nhất tại các địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Hải Dương, Sơn La, nơi số lượng hộ kinh doanh đông và mức doanh thu thực tế rất khác nhau giữa các ngành nghề. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kê khai thuế khoán giúp hộ kinh doanh tránh bị ấn định thuế cao hơn thực tế, đồng thời đảm bảo minh bạch trong quá trình quản lý thuế hằng năm.
Bộ hồ sơ kê khai thuế khoán gồm ba nhóm chính: tờ khai thuế ban đầu, hồ sơ xác định doanh thu khoán, và hồ sơ điều chỉnh khi quy mô kinh doanh thay đổi. Mỗi nhóm đều có ý nghĩa quan trọng trong việc Chi cục Thuế xác định mức thuế phải nộp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp hộ kinh doanh tự chuẩn bị đúng – đủ – đúng chuẩn pháp luật.
Tờ khai thuế ban đầu
Tờ khai thuế ban đầu là hồ sơ bắt buộc đối với hộ kinh doanh mới thành lập hoặc mới chuyển địa điểm kinh doanh. Đây là bước đầu tiên để cơ quan thuế ghi nhận thông tin, cấp mã số thuế và tiến hành ấn định mức thuế khoán. Tại nhiều địa phương như Cần Thơ, Hải Dương, Quảng Ninh, việc kê khai ban đầu được thực hiện hoàn toàn trên cổng thuế điện tử.
Hồ sơ tờ khai thuế ban đầu bao gồm:
- Tờ khai thuế ban đầu mẫu 01/CNKD (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC)
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- CCCD của chủ hộ
- Thông tin ngành nghề kinh doanh chi tiết
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng minh địa điểm
- Ảnh chụp biển hiệu – quy mô thực tế (nhiều địa phương yêu cầu để đối chiếu)
- Thông tin tài khoản thuế điện tử
Lưu ý:
- Tờ khai phải được nộp trong vòng 10 ngày từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh.
- Trường hợp hộ kinh doanh được miễn lệ phí môn bài năm đầu, vẫn phải nộp tờ khai thuế ban đầu.
- Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan thuế có quyền yêu cầu bổ sung hoặc xuống khảo sát thực tế – đặc biệt phổ biến ở Long An và Bình Thuận.
Hồ sơ xác định doanh thu khoán
Đây là hồ sơ quan trọng nhất trong việc quyết định mức thuế khoán. Cơ quan thuế sẽ dựa vào doanh thu dự kiến, ngành nghề và tình hình thực tế để ấn định số thuế GTGT và thuế TNCN khoán hằng năm.
Danh mục hồ sơ xác định doanh thu khoán gồm:
- Bảng kê doanh thu dự kiến theo từng tháng
- Thông tin ngành nghề – quy mô kinh doanh thực tế
- Lưu lượng khách dự kiến hoặc sản lượng hàng hóa bán ra
- Sổ theo dõi doanh thu (nếu đã hoạt động thử)
- Hợp đồng mua hàng – nhập nguyên liệu (với hộ ngành ăn uống, giặt sấy…)
- Hóa đơn đầu vào hoặc bảng kê thu mua không hóa đơn
- Ảnh thực tế quầy hàng – diện tích – máy móc thiết bị
Thực tế địa phương:
- Tại Cần Thơ và Hải Dương, cán bộ thuế thường xuống khảo sát để đối chiếu doanh thu khai báo.
- Tại Sơn La và Bình Thuận, Chi cục Thuế yêu cầu nộp kèm sổ doanh thu theo ngày trong tháng đầu hoạt động để xác định mức khoán hợp lý.
Hộ kinh doanh cần khai trung thực để tránh bị truy thu khi kiểm tra đột xuất.
Hồ sơ điều chỉnh khi thay đổi quy mô kinh doanh
Khi hộ kinh doanh mở rộng, thu hẹp hoạt động hoặc thay đổi ngành nghề, doanh thu thực tế sẽ khác với mức khoán ban đầu. Khi đó, hộ phải nộp hồ sơ điều chỉnh mức khoán để tránh bị phạt hoặc truy thu.
Hồ sơ điều chỉnh gồm:
- Tờ khai điều chỉnh doanh thu khoán
- Sổ doanh thu cập nhật theo tháng
- Chứng từ chi phí đầu vào để giải trình quy mô mới
- Hình ảnh thực tế sau khi mở rộng/thu hẹp
- Hợp đồng thuê mặt bằng mới (nếu có thay đổi)
Việc điều chỉnh kịp thời giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị cơ quan thuế đánh giá không trung thực và ấn định thuế cao hơn thực tế.
Cách xác định doanh thu khoán chính xác
(≈450 từ – chuẩn SEO, nhấn mạnh địa phương, nội dung mới lạ – phù hợp đăng website giayphepgm.com)
Doanh thu khoán là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế xác định thuế GTGT khoán và thuế TNCN khoán mà hộ kinh doanh phải nộp hằng tháng/quý. Tuy nhiên, mỗi địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Sơn La… lại có phương pháp khảo sát và quy trình đánh giá doanh thu khác nhau. Vì vậy, việc hiểu đúng cách xác định doanh thu khoán ngay từ đầu giúp hộ kinh doanh tránh bị khoán quá cao, đồng thời có cơ sở điều chỉnh khi doanh thu thực tế giảm mạnh.
Thông thường, doanh thu khoán được xây dựng dựa trên 3 nguồn dữ liệu chính: doanh thu khảo sát thực tế, doanh thu tự kê khai của hộ và các yếu tố phát sinh tại địa phương (lưu lượng khách, vị trí kinh doanh, quy mô, mùa vụ…). Việc nắm rõ cách xác định giúp hộ kinh doanh chủ động chuẩn bị số liệu và giải trình khi cần thiết, đặc biệt với các ngành ăn uống, cửa hàng đặc sản, homestay, spa, tiệm tóc, dịch vụ online, vật liệu xây dựng, vận tải… nơi doanh thu dao động theo mùa.
Doanh thu khảo sát thực tế
Đây là nguồn thông tin quan trọng nhất và thường được cơ quan thuế ưu tiên khi xây dựng mức khoán. Cán bộ thuế tại từng địa phương sẽ trực tiếp đến khảo sát số lượng khách, quy mô cửa hàng, mức giá bán và lượng giao dịch để ước tính doanh thu trung bình mỗi ngày.
Phương pháp khảo sát phổ biến:
- Quan sát lượng khách ra/vào trong giờ cao điểm và giờ thấp điểm.
- Ghi nhận mức giá trung bình từng sản phẩm/dịch vụ.
- Đánh giá vị trí mặt bằng: mặt tiền đường lớn, chợ trung tâm, khu du lịch, khu dân cư…
- Theo dõi hoạt động trong 1–3 ngày tùy từng khu vực.
Ví dụ theo địa phương:
- Cần Thơ – Ninh Kiều: tiệm ăn uống và dịch vụ lưu trú được khảo sát vào thứ 6 – thứ 7 để xác định doanh thu giờ cao điểm.
- Bình Thuận – Phan Thiết: khảo sát kỹ các khu du lịch vào mùa cao điểm để tránh chênh lệch doanh thu.
- Long An – Bến Lức: với hộ kinh doanh online, cán bộ thuế còn kiểm tra số lượng đơn hàng trên sàn TMĐT.
Kết quả khảo sát này là cơ sở đầu tiên để ước tính mức khoán ban đầu.
Doanh thu kê khai của hộ kinh doanh
Ngoài khảo sát thực tế, cơ quan thuế còn dựa vào doanh thu tự kê khai ban đầu của hộ kinh doanh khi đăng ký hoạt động hoặc khi đề nghị điều chỉnh mức thuế.
Hộ kinh doanh cần kê khai trung thực doanh thu trung bình theo ngày/tháng, kèm theo các thông tin:
- Giá bán trung bình từng nhóm sản phẩm
- Lượng khách ước tính theo ngày
- Doanh thu mùa cao điểm – thấp điểm
- Doanh thu từ kênh online, giao hàng, đại lý bán lẻ
Việc kê khai chuẩn giúp cơ quan thuế có cơ sở so sánh với số liệu khảo sát, từ đó đưa ra mức khoán phù hợp hơn. Nếu không kê khai đầy đủ, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu dựa trên mặt bằng chung ngành nghề của địa phương.
Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu khoán
Khi xác định doanh thu khoán, cơ quan thuế sẽ xem xét thêm các yếu tố sau:
- Vị trí kinh doanh: mặt tiền lớn, gần chợ/đường chính → khoán cao hơn.
- Lưu lượng khách khu vực: khu du lịch, gần trường học, bệnh viện…
- Quy mô kinh doanh: số bàn ghế, số nhân viên, diện tích mặt bằng.
- Tính mùa vụ: du lịch biển, lễ hội, mùa cưới, mùa trái cây.
- Ngành nghề đặc thù: spa, café, homestay, vật liệu xây dựng, vận tải.
Những yếu tố này giúp cơ quan thuế đánh giá tổng thể và điều chỉnh mức khoán định kỳ để phù hợp với thực tế địa phương.
Quy trình kê khai thuế khoán cho hộ kinh doanh
Kê khai thuế khoán là thủ tục bắt buộc đối với hộ kinh doanh cá thể hoạt động theo hình thức nộp thuế theo phương pháp khoán. Quy trình này được thực hiện tại Chi cục Thuế nơi hộ kinh doanh đặt địa điểm kinh doanh, và thường được triển khai vào thời điểm đăng ký kinh doanh mới, điều chỉnh quy mô doanh thu, hoặc đầu năm khi cơ quan thuế rà soát lại mức khoán.
Tại nhiều địa phương như Cần Thơ, Bình Dương, Long An, Đắk Lắk, quá trình kê khai thuế khoán được thực hiện khá chặt chẽ. Cán bộ thuế sẽ khảo sát thực tế mô hình kinh doanh, đánh giá sản lượng, đối chiếu thông tin địa phương và đưa ra mức thuế khoán phù hợp. Nếu hộ kinh doanh không nắm rõ quy trình, rất dễ bị áp mức thuế cao hơn thực tế hoặc không chuẩn bị đủ hồ sơ dẫn tới kéo dài thời gian xử lý.
Dưới đây là quy trình 3 bước chi tiết giúp hộ kinh doanh chủ động chuẩn bị và làm việc đúng chuẩn để được ấn định mức thuế khoán hợp lý.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kê khai ban đầu
Trước khi đến chi cục thuế, hộ kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ để tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Hồ sơ kê khai thuế khoán bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu 01/ĐK-TCT (nếu đăng ký mới).
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản sao hoặc bản chụp).
- CMND/CCCD của chủ hộ.
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu kinh doanh tại nhà).
- Bảng mô tả hoạt động kinh doanh: ngành nghề, diện tích sử dụng, số nhân công, thời gian hoạt động, quy mô khách hàng.
- Dự kiến doanh thu bình quân theo tháng.
Một số chi cục thuế tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng yêu cầu thêm hình ảnh địa điểm kinh doanh, bảng kê mặt hàng, hoặc giá bán dự kiến.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp:
- Rút ngắn thời gian làm việc với cán bộ thuế.
- Tăng độ tin cậy khi xác định doanh thu khoán.
- Tránh tình trạng cán bộ thuế tự ấn định doanh thu quá cao do thiếu dữ liệu tham chiếu.
Hộ kinh doanh nên sắp xếp hồ sơ theo từng mục để khi cán bộ thuế yêu cầu có thể cung cấp ngay.
Bước 2: Làm việc với cán bộ thuế – khảo sát doanh thu
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình kê khai thuế khoán. Cán bộ thuế sẽ trực tiếp khảo sát mô hình kinh doanh để đánh giá doanh thu bình quân thực tế. Việc khảo sát có thể thực hiện qua:
- Trao đổi trực tiếp tại chi cục thuế.
- Kiểm tra địa điểm kinh doanh thực tế, đặc biệt ở các ngành ăn uống, cà phê, tạp hóa, dịch vụ làm đẹp.
- Đối chiếu mức doanh thu của các hộ kinh doanh tương tự trong khu vực.
- Tham khảo giá bán, sản lượng tiêu thụ, nhân công, mặt bằng, lưu lượng khách.
Cán bộ thuế sẽ hỏi về:
- Quy mô khách hàng mỗi ngày.
- Giá bán trung bình từng mặt hàng.
- Lượng hàng nhập trong tháng.
- Số lượng nhân công và thời gian hoạt động.
Hộ kinh doanh cần trả lời rõ ràng, nhất quán và cung cấp đầy đủ chứng cứ. Nếu trình bày mơ hồ hoặc khai thấp bất thường, cán bộ thuế có thể ấn định mức khoán cao hơn dự kiến.
Gợi ý: Nên chuẩn bị sổ doanh thu dự kiến, bảng tính sản lượng và hình ảnh cơ sở để chứng minh tính hợp lý.
Bước 3: Nhận thông báo thuế khoán và thời hạn nộp
Sau khi hoàn tất khảo sát, chi cục thuế sẽ lập Thông báo thuế khoán ghi rõ 3 loại thuế chính:
- Lệ phí môn bài (nộp 1 lần/năm).
- Thuế GTGT theo phương pháp khoán.
- Thuế TNCN theo tỷ lệ doanh thu.
Thông báo thuế sẽ được gửi qua:
- Bưu điện,
- Email đăng ký,
- Hoặc trực tiếp tại chi cục thuế.
Trong thông báo có ghi:
- Mức doanh thu khoán theo tháng,
- Số thuế phải nộp,
- Thời hạn nộp (thường trước ngày 30 hàng năm hoặc theo kỳ quý đối với hộ nộp theo quý).
Nếu hộ kinh doanh thấy mức khoán không phù hợp, có quyền làm đơn đề nghị điều chỉnh và cung cấp thêm hồ sơ chứng minh.
Khi đã thống nhất, hộ kinh doanh cần nộp thuế đúng hạn để tránh phạt chậm nộp (0,03%/ngày) và hạn chế bị đưa vào danh sách rủi ro.
Việc tuân thủ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp hộ kinh doanh được áp mức khoán hợp lý, minh bạch và ổn định lâu dài.
Thời hạn kê khai và nộp thuế khoán
Đối với hộ kinh doanh cá thể, việc nộp thuế khoán (thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán) được quy định thống nhất nhưng mỗi địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Hải Dương, Sóc Trăng có thể áp dụng các mốc thời gian thông báo – điều chỉnh – rà soát khác nhau tùy tình hình thực tế. Tuy nhiên, hộ kinh doanh cần nắm rõ nguyên tắc chung sau để tránh bị phạt vì nộp chậm hoặc kê khai sai hạn.
Theo Luật Quản lý thuế 2019, hộ kinh doanh thuộc diện khoán không phải kê khai thuế hằng tháng, mà Chi cục Thuế sẽ ấn định mức thuế khoán theo năm dựa trên doanh thu thực tế. Chi cục Thuế sẽ gửi Thông báo thuế khoán vào đầu năm hoặc khi mới ra kinh doanh. Hộ kinh doanh phải đóng thuế theo đúng thời hạn ghi trên thông báo (thường là trước ngày 30 hằng tháng đối với thuế khoán GTGT – TNCN).
Trong các đợt rà soát, cơ quan thuế có thể yêu cầu hộ kinh doanh cung cấp sổ doanh thu, chứng từ mua hàng, bảng kê chi phí để xác định lại mức doanh thu khoán. Địa phương như Long An, Hải Dương thường thực hiện rà soát định kỳ nhằm cập nhật chính xác tình hình kinh doanh của từng hộ.
Việc tuân thủ thời hạn kê khai – nộp thuế giúp hộ kinh doanh tránh bị phạt từ 2–8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời đảm bảo hồ sơ thuế minh bạch khi Chi cục Thuế kiểm tra đột xuất.
Thời hạn nộp thuế GTGT – TNCN
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, thuế GTGT và thuế TNCN được nộp theo tháng hoặc theo quý, tùy theo thông báo của Chi cục Thuế. Thông thường, hạn nộp thuế là:
- Chậm nhất ngày 30 hằng tháng đối với hộ có doanh thu lớn hoặc được yêu cầu nộp theo tháng.
- Chậm nhất ngày cuối cùng của quý đối với hộ thuộc diện nộp theo quý.
Khi Chi cục Thuế phát hành Thông báo nộp thuế, hộ kinh doanh phải đóng theo số tiền ghi trong thông báo. Nếu doanh thu thực tế tăng mạnh (ví dụ vào mùa lễ Tết hoặc mùa du lịch tại Cần Thơ, Bình Thuận), cơ quan thuế có thể yêu cầu điều chỉnh mức thuế khoán.
Chậm nộp thuế GTGT – TNCN sẽ bị xử phạt tiền chậm nộp 0,03%/ngày và có thể bị phạt hành chính nếu chậm quá lâu.
Thời hạn nộp lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài được nộp một lần mỗi năm, với thời hạn như sau:
- Hộ kinh doanh mới thành lập: nộp chậm nhất ngày 30/01 của năm kế tiếp năm bắt đầu hoạt động.
- Hộ đang hoạt động: nộp trước ngày 30/01 hằng năm.
Trong nhiều địa phương như Sóc Trăng, Hải Dương, Long An, Chi cục Thuế sẽ gửi Thông báo lệ phí môn bài đầu năm. Nếu nộp chậm, hộ có thể bị phạt từ 1–3 triệu đồng và tính tiền chậm nộp theo ngày.
Các trường hợp điều chỉnh mức thuế
Chi cục Thuế có quyền điều chỉnh mức thuế khoán trong các trường hợp sau:
- Doanh thu tăng hoặc giảm đột biến so với mức khoán ban đầu.
- Mở rộng quy mô: thêm điểm bán, tăng số lượng mặt hàng kinh doanh.
- Chuyển đổi ngành nghề sang lĩnh vực có tỷ lệ thuế cao hơn.
- Kết quả kiểm tra thực tế cho thấy doanh thu thực tế cao hơn mức khai báo.
Tại các tỉnh như Cần Thơ, Bình Thuận, Bạc Liêu, việc điều chỉnh thuế khoán diễn ra khá thường xuyên, đặc biệt vào đầu năm hoặc khi có tín hiệu biến động mạnh về doanh thu
Lưu ý quan trọng khi kê khai thuế khoán
Kê khai thuế khoán nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế lại chứa nhiều rủi ro nếu hộ kinh doanh không hiểu đúng bản chất doanh thu khoán và doanh thu thực tế. Tại nhiều địa phương như Cần Thơ, Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, Long An, cơ quan thuế đang áp dụng các biện pháp quản lý chặt chẽ hơn, bao gồm đối chiếu sao kê ngân hàng, kiểm tra thực tế tại điểm kinh doanh, theo dõi dữ liệu bán hàng từ sàn TMĐT, hoặc kiểm tra hóa đơn đầu vào – đầu ra. Vì vậy, hộ kinh doanh cần chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ những lưu ý quan trọng để tránh bị đánh giá sai doanh thu hoặc bị truy thu thuế.
Điều quan trọng nhất là doanh thu khoán chỉ là mức tạm tính, còn doanh thu thực tế mới là cơ sở pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu doanh thu thực tế cao hơn mức khoán, cơ quan thuế có quyền điều chỉnh lại mức khoán ngay trong năm hoặc từ năm kế tiếp. Ngược lại, nếu doanh thu thực tế thấp hơn nhưng hộ không chủ động đề nghị điều chỉnh, hộ kinh doanh sẽ phải tiếp tục nộp thuế theo mức khoán cũ dù không phù hợp.
Ngoài ra, khi thay đổi ngành nghề kinh doanh, mở rộng quy mô hoặc tăng số lượng chi nhánh, hộ kinh doanh phải thông báo kịp thời với cơ quan thuế để điều chỉnh mức khoán cho đúng quy định. Việc không khai báo kịp sẽ khiến cơ quan thuế đánh giá sai thực tế kinh doanh và có thể áp mức thuế cao hơn trong lần rà soát sau.
Một yếu tố quan trọng khác là quản lý hóa đơn – chứng từ. Dù là hộ khoán, chủ hộ vẫn phải lưu trữ đầy đủ chứng từ đầu vào, sổ bán hàng, bảng kê mua bán và các giấy tờ liên quan. Điều này giúp hộ dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc có nghi vấn về doanh thu. Lưu trữ đầy đủ còn giúp hộ chứng minh doanh thu thấp hơn trong trường hợp cần điều chỉnh mức khoán.
Nhìn chung, kê khai thuế khoán cần sự chủ động, trung thực và theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh. Khi làm đúng ngay từ đầu, hộ kinh doanh sẽ tránh được rủi ro truy thu, phạt chậm nộp và có thể tối ưu số thuế phải đóng phù hợp với thực tế kinh doanh.
Lưu ý về doanh thu thực tế và doanh thu khoán
Doanh thu khoán là mức dự kiến do cơ quan thuế ấn định, nhưng doanh thu thực tế mới là yếu tố quyết định khi có kiểm tra. Nhiều hộ kinh doanh nhầm lẫn và chỉ dựa vào con số khoán để tính toán, dẫn đến việc doanh thu thực tế cao hơn nhưng không kê khai dẫn đến truy thu. Ngược lại, khi doanh thu giảm nhưng hộ không yêu cầu điều chỉnh, mức thuế khoán vẫn được giữ nguyên.
Hộ kinh doanh cần theo dõi doanh thu hằng ngày, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, bán hàng online và bán hàng tại cửa hàng. Những dữ liệu này cần thống nhất với thực tế kinh doanh để làm căn cứ điều chỉnh thuế khi cần. Nếu có biến động lớn về doanh thu, phải thông báo ngay với cơ quan thuế để tránh rủi ro bị đánh giá sai.
Lưu ý khi thay đổi ngành nghề – quy mô kinh doanh
Khi hộ kinh doanh mở rộng quy mô, tăng số lượng nhân viên, tăng diện tích mặt bằng, hoặc bổ sung ngành nghề mới (như thêm ngành F&B, dịch vụ, thương mại điện tử…), mức thuế khoán sẽ không còn phù hợp. Nếu không khai báo, cơ quan thuế có thể áp lại mức khoán cao hơn hoặc yêu cầu giải trình.
Ngược lại, nếu thu hẹp quy mô, giảm doanh thu, ngừng một ngành nghề nào đó, hộ kinh doanh có quyền yêu cầu giảm thuế khoán. Đây là quyền hợp pháp nhưng nhiều chủ hộ không biết hoặc không thực hiện, dẫn đến nộp thuế cao hơn thực tế.
Việc cập nhật kịp thời với chi cục thuế sẽ giúp hộ kinh doanh đóng thuế đúng mức, tránh sai phạm và giữ hồ sơ thuế minh bạch.
Lưu ý về quản lý hóa đơn – chứng từ
Dù là hộ khoán, chủ hộ vẫn phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn – chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh, bao gồm: hóa đơn đầu vào, bảng kê mua hàng, chứng từ thanh toán, sổ doanh thu hằng ngày, biên bản kiểm kê nếu có. Những chứng từ này là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu đối chiếu.
Lưu trữ khoa học giúp hộ kinh doanh dễ dàng chứng minh doanh thu thực tế, tránh rủi ro bị nâng mức khoán hoặc bị phạt do chứng từ không đầy đủ.
Những lỗi thường gặp khiến hộ kinh doanh bị phạt
Trong quá trình vận hành, rất nhiều hộ kinh doanh tại các địa phương như Cần Thơ, Long An, Thanh Hóa, Bình Thuận, Quảng Ninh mắc phải những lỗi về thuế dẫn đến bị phạt hành chính, truy thu thuế hoặc bị cơ quan thuế mời lên làm việc. Phần lớn các sai sót này đều xuất phát từ việc thiếu hiểu biết về quy định, không theo dõi sát doanh thu hoặc bỏ sót thời hạn nộp tờ khai. Những lỗi tưởng chừng nhỏ nhưng có thể dẫn tới khoản phạt từ 500.000 đồng đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
Để tránh rủi ro, hộ kinh doanh cần nắm rõ các lỗi thường gặp dưới đây. Những lỗi này xảy ra trên toàn quốc, nhưng mức độ kiểm tra nghiêm ngặt có thể khác nhau tùy từng Chi cục Thuế địa phương — đặc biệt tại các khu vực trung tâm thương mại, chợ lớn, khu du lịch, nơi doanh thu biến động mạnh.
Không kê khai đúng thời hạn
Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hộ kinh doanh bị xử phạt. Theo Luật Quản lý thuế 2019, hộ kinh doanh theo phương pháp khoán phải nộp:
- Tờ khai thuế lần đầu khi mới thành lập
- Báo cáo điều chỉnh doanh thu khoán khi doanh thu thay đổi
- Các khoản thuế phát sinh theo hóa đơn lẻ
Nếu nộp chậm, hộ có thể bị phạt từ 2 – 25 triệu đồng, tùy số ngày chậm và mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Tại các khu vực có lưu lượng kinh doanh cao như trung tâm Cần Thơ, Quảng Ninh, Nha Trang, cơ quan thuế thường kiểm tra chặt chẽ hơn, nên chỉ cần bỏ lỡ thời hạn nộp báo cáo hoặc chậm đóng tiền thuế cũng có thể bị nhắc nhở hoặc phạt ngay.
Khai sai doanh thu
Hộ kinh doanh thường khai thấp hơn doanh thu thực tế để giảm mức khoán, tuy nhiên cơ quan thuế có nhiều biện pháp kiểm tra chéo như:
- Khảo sát trực tiếp tại địa điểm kinh doanh
- Đối chiếu lượng khách, giá bán, thời điểm cao điểm
- So sánh với hộ kinh doanh cùng ngành trong khu vực
Khai sai doanh thu không chỉ bị truy thu thuế mà còn có thể bị phạt hành chính và điều chỉnh mức khoán lên cao hơn. Một số ngành dễ bị kiểm tra như ăn uống, cà phê, thời trang, vật liệu xây dựng.
Không nộp thuế môn bài
Lệ phí môn bài phải nộp chậm nhất ngày 30/01 hằng năm, trừ năm đầu tiên được miễn.
Nhiều hộ quên đóng hoặc nghĩ doanh thu nhỏ thì không cần nộp, dẫn đến bị phạt từ 500.000 – 3.000.000 đồng và vẫn phải nộp đủ tiền thuế môn bài.
Trường hợp ngừng kinh doanh nhưng không nộp thông báo tạm ngừng, cơ quan thuế vẫn tính hộ đang hoạt động và yêu cầu nộp môn bài đầy đủ cả năm — đây là lỗi rất nhiều hộ tại Long An, Bình Thuận, Thanh Hóa thường gặp.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về Hướng dẫn kê khai thuế khoán hộ kinh doanh
Kê khai thuế khoán là hình thức quản lý thuế phổ biến nhất đối với hộ kinh doanh cá thể tại nhiều địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận, Hải Dương, Sơn La. Tuy đơn giản hơn so với doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh vẫn cần nắm rõ các quy định để tránh bị phạt, bị truy thu hoặc bị ấn định thuế không đúng thực tế. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất về thuế khoán, được tổng hợp từ thực tiễn Gia Minh hỗ trợ hàng nghìn hộ kinh doanh trên toàn quốc.
Hộ kinh doanh nhỏ dưới 100 triệu có phải kê khai thuế không?
Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu/năm thuộc diện không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN, tuy nhiên vẫn phải kê khai thuế ban đầu để cơ quan thuế xác định bạn có thuộc diện miễn thuế hay không.
Tại nhiều tỉnh như Cần Thơ, Hải Dương và Long An, cán bộ thuế vẫn yêu cầu hộ kinh doanh cung cấp:
- Tờ khai thuế ban đầu
- Sổ doanh thu tối thiểu 1–3 tháng
- Thông tin ngành nghề và địa điểm kinh doanh
Do đó, dù doanh thu nhỏ, bạn không thể bỏ qua bước kê khai. Nếu không kê khai ban đầu, hộ kinh doanh vẫn có thể bị xem là cố tình không nộp và bị xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế.
Khi nào hộ kinh doanh phải điều chỉnh thuế khoán?
Hộ kinh doanh phải điều chỉnh thuế khoán khi doanh thu thực tế thay đổi đáng kể so với doanh thu đã khai ban đầu. Các trường hợp thường gặp gồm:
- Mở rộng quy mô (thêm bàn ghế, thêm thiết bị, tăng lượng khách)
- Thu hẹp hoạt động hoặc kinh doanh mùa vụ
- Thay đổi ngành nghề kinh doanh
- Doanh thu tăng/giảm từ 20% trở lên
Tại nhiều địa phương như Bình Thuận, Sơn La và Quảng Ninh, Chi cục Thuế thường yêu cầu hộ điều chỉnh mức khoán ngay khi phát hiện biến động doanh thu. Việc điều chỉnh kịp thời giúp hộ tránh truy thu thuế hoặc bị phạt vì kê khai không trung thực.
Có thể nộp thuế khoán online không?
Hoàn toàn có thể. Hiện nay, hầu hết Chi cục Thuế trên toàn quốc đã áp dụng nộp thuế khoán online qua:
- Cổng Thuế điện tử: thuedientu.gdt.gov.vn
- Ứng dụng eTax Mobile
- Internet Banking tại các ngân hàng liên kết
Hộ kinh doanh chỉ cần có mã số thuế và tài khoản thuế điện tử. Tại Cần Thơ, Long An và Hải Dương, hơn 90% hộ đã chuyển sang nộp thuế online vì nhanh, chính xác và không cần đến trực tiếp Chi cục Thuế.
Ngoài ra, hóa đơn thu thuế điện tử sẽ được gửi ngay về tài khoản, tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cần giải trình.
Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Hướng dẫn kê khai thuế khoán hộ kinh doanh không chỉ giúp chủ hộ thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn mang lại sự chủ động trong quản lý tài chính. Khi nắm rõ các bước kê khai, hộ kinh doanh sẽ hạn chế được những sai sót thường gặp. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế là yếu tố quan trọng để xác định mức thuế khoán chính xác. Nếu kê khai sai hoặc chậm, hộ kinh doanh có thể đối mặt với xử phạt, truy thu hoặc đình chỉ hoạt động. Sự minh bạch về thuế giúp nâng cao uy tín và thuận lợi cho việc mở rộng kinh doanh. Trong trường hợp khó khăn, hộ kinh doanh có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ kê khai để tiết kiệm thời gian. Thực hiện đúng quy định thuế khoán giúp hoạt động kinh doanh bền vững và ổn định. Đây là yếu tố cốt lõi để đảm bảo tuân thủ pháp luật và phát triển lâu dài.