Hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hộ kinh doanh là một trong những chủ đề được nhiều hộ kinh doanh quan tâm khi quy định về hóa đơn điện tử trở nên bắt buộc trên toàn quốc. Việc hiểu rõ cách lập hóa đơn giúp hộ kinh doanh hạn chế sai sót, tránh bị phạt và đảm bảo chứng từ hợp lệ khi làm việc với cơ quan thuế. Nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt tại các địa phương như Cần Thơ, Long An, Bình Thuận và Đà Nẵng, đang chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhưng vẫn gặp khó khăn trong thao tác. Bài viết này cung cấp hướng dẫn đầy đủ, chi tiết và dễ áp dụng cho mọi mô hình kinh doanh, từ bán hàng trực tiếp, bán hàng online đến bán dịch vụ. Ngoài ra, nội dung sẽ phân tích từng bước xuất hóa đơn, từ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến lập hóa đơn, tra cứu và xử lý khi ghi sai. Với cách trình bày theo từng mục nhỏ, hộ kinh doanh có thể nắm bắt nhanh và thực hành ngay.
Điều kiện để hộ kinh doanh được xuất hóa đơn bán hàng
Xuất hóa đơn bán hàng là yếu tố quan trọng để thể hiện tính minh bạch, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải hộ kinh doanh nào cũng đủ điều kiện để xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Đặc biệt với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, việc xuất hóa đơn bị giới hạn bởi nhiều điều kiện pháp lý – kỹ thuật cần tuân thủ.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là hai văn bản pháp lý nền tảng quy định rõ về việc xuất hóa đơn điện tử đối với hộ cá thể, đặc biệt là hộ kinh doanh thương mại – dịch vụ tại các thành phố lớn như TP.HCM, Cần Thơ, Hà Nội,… phải đáp ứng đủ điều kiện về kê khai, doanh thu và mã số thuế.
Nếu bạn đang kinh doanh tại địa phương như Cần Thơ hay Bình Thuận, việc đáp ứng các điều kiện như mã số thuế, tài khoản nộp thuế điện tử, hoặc thậm chí sở hữu thiết bị in – phần mềm hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc nếu muốn xuất hóa đơn.
Dưới đây là các nội dung chi tiết cho từng trường hợp:
Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có được xuất hóa đơn không?
Có. Hộ kinh doanh nộp thuế khoán vẫn được phép xuất hóa đơn lẻ từng lần nếu có nhu cầu. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ khoán phải đăng ký với cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử có mã, dùng cho từng giao dịch phát sinh.
Ví dụ: một tiệm sửa xe ở quận Ninh Kiều (Cần Thơ) khi khách hàng yêu cầu hóa đơn VAT cho bảo hiểm, họ có thể đến Chi cục Thuế nộp đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã từng lần phát sinh, kèm hợp đồng, chứng từ chứng minh giao dịch.
Điều kiện bắt buộc khi muốn xuất hóa đơn điện tử
Để hộ kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên, không chỉ là “xuất từng lần”, cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có mã số thuế và tài khoản khai thuế điện tử;
- Không thuộc nhóm “cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ” chỉ chịu thuế khoán không kê khai;
- Doanh thu năm trước từ 100 triệu đồng trở lên hoặc tự nguyện kê khai thuế theo từng lần phát sinh;
- Có phần mềm hóa đơn điện tử hợp chuẩn, đăng ký với nhà cung cấp hóa đơn (ví dụ: MISA, Viettel, VNPT,…)
Mã số thuế, tài khoản thuế điện tử và yêu cầu kỹ thuật
Muốn xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần có:
- Mã số thuế cá nhân hoặc hộ kinh doanh do cơ quan thuế cấp;
- Tài khoản đăng nhập hệ thống eTax của Tổng cục Thuế để nộp tờ khai, đăng ký phát hành hóa đơn;
- Thiết bị kết nối internet ổn định;
- Đăng ký phần mềm hóa đơn từ nhà cung cấp được phép tích hợp API với hệ thống Tổng cục Thuế (đã được chấp thuận).
Tại nhiều địa phương như Bạc Liêu, Long An, Gia Minh hỗ trợ trọn gói việc mở tài khoản thuế điện tử – đăng ký phần mềm – đào tạo xuất hóa đơn chỉ trong 1–2 ngày.
Các trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn với hộ kinh doanh dịch vụ – bán hàng
Một số trường hợp bắt buộc hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn, gồm:
- Bán hàng hóa – cung cấp dịch vụ từ 100 triệu đồng/năm trở lên;
- Khách hàng yêu cầu hóa đơn cho thanh toán bảo hiểm, hoàn thuế, công ty kiểm toán,…
- Kinh doanh tại các chợ đầu mối, trung tâm thương mại, sàn thương mại điện tử có tích hợp hóa đơn điện tử;
- Các ngành nghề đặc biệt như nhà thuốc, khám chữa bệnh, du lịch, vận tải,… buộc phải xuất hóa đơn mỗi giao dịch.
Quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn bán hàng hộ kinh doanh
Trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý thuế chặt chẽ hơn, hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh cá thể hiện nay không còn là yếu tố “tùy chọn” như trước. Thay vào đó, pháp luật quy định rõ ràng về các trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn, loại hóa đơn áp dụng (điện tử hay giấy), cách xử lý khi lập sai và mức phạt nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ hóa đơn. Bài viết dưới đây tổng hợp các quy định pháp lý quan trọng nhất.
Căn cứ theo Luật Quản lý thuế 2019
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, có hiệu lực từ 01/7/2020, là cơ sở pháp lý quan trọng quy định:
- Nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, lập hóa đơn của hộ kinh doanh;
- Thẩm quyền của cơ quan thuế trong ấn định doanh thu, thuế và kiểm tra hóa đơn;
- Quy định về hóa đơn điện tử bắt buộc theo thời hạn do Chính phủ quy định.
Theo Điều 90 và Điều 91 của Luật này:
Người nộp thuế có trách nhiệm lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Luật cũng phân biệt rõ các trường hợp hộ kinh doanh phải lập hóa đơn khi khách hàng yêu cầu, ngay cả khi kinh doanh theo hình thức khoán.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2022) và Thông tư 78/2021/TT-BTC là hai văn bản hướng dẫn thi hành về hóa đơn điện tử, áp dụng cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Theo quy định:
- Hộ kinh doanh có nhu cầu xuất hóa đơn, đặc biệt là khi khách hàng yêu cầu hóa đơn, phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn điện tử từng lần phát sinh, trừ khi hộ đăng ký sử dụng hóa đơn thường xuyên.
- Hộ khoán dù không kê khai thuế định kỳ nhưng vẫn phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ từ 200.000đ trở lên (nếu khách hàng yêu cầu).
Điểm mới:
- Kể từ 01/7/2022, không còn hóa đơn giấy truyền thống – tất cả phải chuyển sang hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã.
Trách nhiệm của hộ kinh doanh khi lập hóa đơn sai
Theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh lập hóa đơn sai nội dung (sai ngày, sai tên hàng, sai đơn giá, sai mã số thuế…) phải:
- Lập biên bản điều chỉnh, thông báo với cơ quan thuế;
- Nếu chưa gửi cho khách hàng, có thể hủy hóa đơn và lập lại;
- Nếu đã gửi, thì phải lập hóa đơn điều chỉnh, kèm giải trình chi tiết.
Việc chậm xử lý hóa đơn sai có thể dẫn đến:
- Bị truy thu thuế;
- Không được ghi nhận chi phí hợp lệ;
- Ảnh hưởng đến việc quyết toán cuối năm.
Các mức xử phạt khi không lập hóa đơn
Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định chi tiết các mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cụ thể:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt |
| Không lập hóa đơn khi có nghĩa vụ phải lập | Từ 4 – 8 triệu đồng |
| Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua | Từ 2 – 4 triệu đồng |
| Lập hóa đơn sau thời điểm giao hàng | Từ 2 – 5 triệu đồng |
| Lập sai thông tin, không đúng mẫu | Từ 500 nghìn – 3 triệu đồng |
Lưu ý: Mức phạt áp dụng cho cả hộ kinh doanh không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng thời hạn.
Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hộ kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) nếu có phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế hoặc cần xuất hóa đơn cho khách hàng. Việc đăng ký sử dụng HĐĐT không quá phức tạp nếu bạn thực hiện đúng các bước dưới đây.
Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết
Trước khi đăng ký, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị một số tài liệu sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh/doanh nghiệp (bản scan hoặc bản giấy).
- Thông tin người đại diện: CCCD/CMND, email, số điện thoại chính xác.
- Chữ ký số (USB Token) – nếu doanh nghiệp đã có hoặc có kế hoạch ký hóa đơn điện tử.
- Phần mềm hóa đơn điện tử: có thể dùng của Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp như MISA, Viettel, BKAV…
Mẹo: Nếu chưa có chữ ký số, bạn vẫn có thể đăng ký trước và liên kết sau khi hoàn thiện.
Cách đăng ký trên hệ thống eTax
Để đăng ký sử dụng HĐĐT qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (eTax), làm theo các bước sau:
- Truy cập website: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Chọn phân hệ “Doanh nghiệp” hoặc “Cá nhân” tùy theo loại hình.
- Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã cấp.
- Vào mục “Đăng ký thuế” > “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”.
- Điền đầy đủ các thông tin:
- Tên đơn vị phát hành
- Loại hóa đơn: có mã hay không có mã của cơ quan thuế
- Nhà cung cấp phần mềm (nếu dùng ngoài hệ thống của thuế)
- Hình thức phát hành: trực tiếp hay thông qua phần mềm
Sau khi hoàn thành, hệ thống trả kết quả thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu hợp lệ.
Kích hoạt tài khoản phần mềm e-invoice
Nếu sử dụng phần mềm ngoài của nhà cung cấp, bạn cần kích hoạt tài khoản như sau:
- Ký hợp đồng điện tử với đơn vị cung cấp hóa đơn (MISA, Viettel, Fast…).
- Kích hoạt tài khoản theo đường dẫn gửi về email đăng ký.
- Đăng nhập vào hệ thống phần mềm, tạo hồ sơ doanh nghiệp (họ tên, MST, địa chỉ, mã số ký hiệu HĐĐT…).
- Gửi thông báo phát hành hóa đơn từ phần mềm đến cơ quan thuế:
- Có thể tích hợp trực tiếp với Tổng cục Thuế nếu hệ thống phần mềm hỗ trợ API.
- Thời gian phản hồi thông báo thường từ 30 phút đến 2 ngày làm việc.
Tip: Nên thử tạo hóa đơn mẫu để kiểm tra hiển thị, mã hóa và chữ ký trước khi sử dụng chính thức.
Liên kết chữ ký số
Chữ ký số (USB Token) là công cụ bắt buộc nếu bạn muốn:
- Ký xác thực lên hóa đơn điện tử;
- Gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng có giá trị pháp lý;
- Kê khai thuế online và hoàn thuế.
Các bước liên kết:
- Cắm USB chữ ký số vào máy tính.
- Trên phần mềm hóa đơn điện tử, chọn “Cài đặt chữ ký số” hoặc “Kết nối chữ ký số”.
- Hệ thống tự động nhận diện Token – chọn nhà cung cấp và xác nhận mã PIN.
Lưu ý: Mỗi lần xuất hóa đơn mới, hệ thống yêu cầu ký lại để đảm bảo tính pháp lý.
Tổng kết
Việc đăng ký và triển khai sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc và cần thiết, đặc biệt đối với hộ kinh doanh có giao dịch lớn, xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức, hoặc đối tác.
Gia Minh nhận hỗ trợ trọn gói đăng ký, cài đặt và hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử trên mọi nền tảng. Liên hệ ngay qua:
- Zalo/Hotline: 0939.45.65.69
- Email: dvgiaminh@gmail.com
- Website: ketoanhokinhdoanh.net
Quy trình hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hộ kinh doanh
Việc lập hóa đơn bán hàng đúng quy trình là yêu cầu bắt buộc đối với hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dù là hộ nộp thuế khoán hay kê khai, nếu phát sinh giao dịch từ 100 triệu/năm hoặc có yêu cầu từ khách hàng, bạn vẫn phải xuất hóa đơn.
Tại các tỉnh thành như TP.HCM, Cần Thơ, Bến Tre, Thanh Hóa, Bình Thuận, cơ quan thuế đã số hóa hoàn toàn quy trình cấp mã hóa đơn điện tử. Vì vậy, hộ kinh doanh cần nắm vững từng bước lập hóa đơn để tránh sai sót, bị phạt hoặc bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào.
Cách nhập thông tin người mua
Thông tin người mua là căn cứ pháp lý để hóa đơn có giá trị. Khi nhập thông tin, cần phân biệt hai trường hợp:
1. Bán cho cá nhân:
- Ghi rõ: Họ tên người mua, số điện thoại
- Địa chỉ: Ghi theo chứng minh thư hoặc địa chỉ nhận hàng
- MST: Có thể bỏ trống (nếu không yêu cầu khấu trừ thuế)
2. Bán cho doanh nghiệp:
- Tên công ty theo đăng ký kinh doanh
- Mã số thuế đầy đủ (tra cứu tại http://tracuunnt.gdt.gov.vn)
- Địa chỉ theo giấy phép
- Email để gửi hóa đơn
Lưu ý: Hóa đơn có sai tên công ty hoặc sai MST → không được khấu trừ thuế GTGT.
Cách nhập thông tin hàng hóa – dịch vụ
Phần này là cốt lõi của hóa đơn:
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ ràng, chi tiết, tránh chung chung như “hàng hóa”, “dịch vụ”
- Đơn vị tính: cái, hộp, kg, giờ, suất…
- Số lượng: Phải chính xác, nếu là combo thì ghi rõ
- Đơn giá: Ghi rõ là đã có thuế hay chưa
- Thành tiền: Hệ thống sẽ tự động nhân
Ví dụ tại quận Ninh Kiều – Cần Thơ: Hộ kinh doanh bán cà phê phải ghi rõ:
“Cà phê sữa đá loại 1 – ly nhựa 500ml – SL: 50 – Đơn giá: 18.000đ”
Cách chọn thuế suất phù hợp
Tùy theo ngành nghề và phương pháp nộp thuế, hộ kinh doanh có thể chọn:
- Không chịu thuế (0%): như dạy học, khám chữa bệnh, vận tải công cộng…
- 5%: như nước sạch, dịch vụ công cộng, thuốc…
- 10%: hầu hết dịch vụ, hàng hóa thông thường
- Thuế khoán: Không ghi cụ thể, chỉ ghi “giá đã bao gồm thuế”
Lưu ý quan trọng: Nếu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, thì hệ thống sẽ tự áp thuế suất sau khi bạn chọn ngành nghề phù hợp.
Cách ký số và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất nội dung, hộ kinh doanh cần thực hiện:
- Ký số bằng chữ ký số cá nhân/doanh nghiệp đã đăng ký với Cơ quan Thuế
- Kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn trước khi gửi
- Gửi lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực
- Hệ thống trả về hóa đơn có mã xác thực + QR code
Mẹo nhỏ: Tại Long An, nhiều hộ dùng chữ ký số USB, gây lỗi khi cập nhật hệ điều hành. Nên chuyển sang chữ ký số cloud (ví dụ: MISA eSign, Viettel CA).
Gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ
Sau khi phát hành thành công:
- Gửi hóa đơn qua email cho khách hàng (định dạng PDF kèm file XML)
- In bản giấy nếu khách yêu cầu
- Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Có thể sử dụng phần mềm kế toán (MISA, EasyInvoice, VNPT-Invoice…) để tự động:
- Tạo mã QR hóa đơn
- Gửi email tự động
- Kết nối trực tiếp với eTax
Các lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh lập hóa đơn
Trong quá trình hoạt động, hộ kinh doanh thường xuyên cần lập hóa đơn để chứng minh doanh thu và chi phí. Tuy nhiên, không ít hộ kinh doanh tại TP.HCM, Hà Nội, Cần Thơ, Long An, Đồng Nai… đã gặp phải những lỗi phổ biến khiến việc kê khai thuế gặp rủi ro, hoặc thậm chí bị cơ quan thuế xử phạt hành chính. Những sai sót này thường xuất phát từ việc không nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Việc lập hóa đơn không đúng – đủ sẽ dẫn đến:
- Không được công nhận chi phí khi quyết toán thuế,
- Doanh thu bị ghi nhận sai – tăng nghĩa vụ thuế GTGT và TNCN,
- Bị xử phạt hành chính từ 2 – 20 triệu đồng/lỗi tùy mức độ,
- Bị đánh giá rủi ro cao khi xét duyệt hoàn thuế hoặc miễn giảm thuế.
Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh khi lập hóa đơn hộ kinh doanh.
Lập sai tên khách hàng – sai mã số thuế (MST)
Đây là lỗi thường gặp nhất đối với hộ kinh doanh mới sử dụng hóa đơn điện tử. Nhiều trường hợp ghi nhầm họ tên cá nhân thành tên doanh nghiệp, hoặc viết tắt tên công ty, không khớp với đăng ký mã số thuế.
Ngoài ra, lỗi MST sai hoặc không tồn tại sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ và không được đối tác chấp nhận kê khai. Hộ kinh doanh nên tra cứu thông tin người mua qua https://tracuunnt.gdt.gov.vn hoặc kiểm tra kỹ trong hợp đồng mua bán trước khi phát hành hóa đơn.
✅ Mẹo: Nên cài đặt danh sách khách hàng cố định trong phần mềm hóa đơn điện tử để hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công.
Lập sai số lượng – đơn giá – thành tiền
Một lỗi kỹ thuật nghiêm trọng khác là nhập sai số lượng hàng hóa, đơn giá, hoặc thành tiền không khớp. Điều này thường xảy ra khi không kiểm tra lại bảng báo giá hoặc hóa đơn nháp trước khi ký phát hành.
Trường hợp thành tiền không bằng đơn giá × số lượng, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ tự động cảnh báo, tuy nhiên vẫn cần người lập hóa đơn rà soát để tránh lệch số liệu với chứng từ bán hàng và đơn hàng đi kèm.
❌ Nếu đã phát hành hóa đơn sai, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 19 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Lập sai thuế suất GTGT hoặc sai ngành nghề
Một số ngành nghề không thuộc diện chịu thuế GTGT nhưng hộ kinh doanh lại áp sai thuế suất 5% hoặc 10%, dẫn đến sai lệch thuế đầu ra. Ngược lại, một số hàng hóa chịu thuế nhưng lại kê khai “không chịu thuế”, dẫn đến rủi ro truy thu.
Ví dụ:
- Dịch vụ gia sư, tư vấn cá nhân: không chịu thuế GTGT,
- Kinh doanh ăn uống, mỹ phẩm: chịu thuế suất 10%,
- Sản phẩm nông nghiệp: thuế suất 5% hoặc không chịu thuế tùy loại.
Lỗi sai ngành nghề cũng thường thấy, ví dụ ngành “quảng cáo trực tuyến” lại ghi thành “bán phần mềm”. Điều này ảnh hưởng đến mức thuế khoán và có thể bị thanh tra điều chỉnh lại mức thuế.
Lập hóa đơn rồi nhưng khách hủy mua – xử lý thế nào?
Trong trường hợp đã phát hành hóa đơn nhưng giao dịch bị hủy, không thành công, hộ kinh doanh có 2 cách xử lý tùy vào thời điểm phát hiện:
- Nếu chưa gửi hóa đơn cho bên mua và chưa kê khai thuế:
→ Hủy hóa đơn ngay trên phần mềm và ghi chú lý do. - Nếu đã gửi hóa đơn và/hoặc đã kê khai thuế:
→ Lập hóa đơn điều chỉnh âm hoặc biên bản thu hồi hóa đơn theo đúng mẫu.
✅ Lưu ý: Phải có đầy đủ biên bản xác nhận giữa 2 bên và lưu kèm theo sổ sách kế toán để giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Bạn cần thêm? Tôi có thể hỗ trợ:
- ✅ Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót,
- ✅ Hướng dẫn thao tác hủy hóa đơn trong phần mềm điện tử phổ biến như MISA, VNPT, BKAV.
- ✅ Check-list những điều cần kiểm tra trước khi ký phát hành hóa đơn điện tử.
Tra cứu, tải và lưu trữ hóa đơn điện tử
Việc tra cứu, tải và lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một trong những trách nhiệm quan trọng của hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh hoặc theo định kỳ. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả hóa đơn điện tử phát hành đều phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, đồng thời phải đảm bảo khả năng truy xuất, tra cứu và đối chiếu khi cơ quan thuế hoặc khách hàng yêu cầu. Hộ kinh doanh không chỉ cần tra cứu đúng hóa đơn đã xuất mà còn cần tải về đúng định dạng (XML và PDF) để lưu trữ, sao lưu, gửi lại hoặc in khi cần thiết.
Tuy nhiên, nhiều hộ vẫn chưa thực hiện đúng việc lưu hóa đơn, dẫn đến khi bị kiểm tra thì không tìm lại được file, bị đánh giá thiếu hợp tác hoặc có dấu hiệu gian lận. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước từ tra cứu, tải file đến lưu trữ hóa đơn đúng quy định – giúp hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp, kiểm tra hoặc đối chiếu sau này.
Tra cứu hóa đơn trên hệ thống HĐĐT
Để tra cứu hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể sử dụng cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Tại đây, bạn chỉ cần nhập các thông tin cơ bản như: mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn hoặc mã tra cứu do hệ thống cấp. Sau khi nhập đầy đủ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin hóa đơn gồm: ngày lập, tên người mua, mã số thuế, giá trị hàng hóa và thuế GTGT (nếu có). Đây là cách nhanh nhất để xác thực hóa đơn có hợp lệ hay không. Ngoài ra, nếu hộ kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ ba (MISA, EasyInvoice, Viettel, BKAV…), thì có thể tra cứu trực tiếp trên nền tảng đã phát hành hóa đơn.
Tải hóa đơn dạng XML và PDF
Sau khi tra cứu, việc tải hóa đơn ở 2 định dạng XML và PDF là bước quan trọng để lưu trữ và chia sẻ. File XML là dữ liệu gốc – có giá trị pháp lý, còn PDF là bản thể hiện để xem hoặc in. Trên các phần mềm hóa đơn điện tử như MISA, Viettel Invoice, VNPT Invoice… bạn có thể tải song song 2 định dạng bằng 1 click. Với hệ thống Tổng cục Thuế, tùy hóa đơn phát hành qua nền tảng nào, hệ thống có thể cung cấp bản XML hoặc chỉ cho phép xem nhanh PDF. Nên lưu trữ cả 2 file này theo thứ tự ngày – số hóa đơn và tên khách hàng để tiện tìm kiếm khi cần đối chiếu hoặc nộp cho cơ quan thuế.
Cách lưu trữ đúng quy định 10 năm
Theo quy định, mọi hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới dạng điện tử (không bắt buộc in ra giấy). Hộ kinh doanh nên tổ chức lưu trữ bằng 2 hình thức:
- Trực tuyến: Lưu trong phần mềm hóa đơn điện tử, các nền tảng điện toán đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox…).
- Ngoại tuyến: Lưu trên ổ cứng, USB, thiết bị NAS với tên file rõ ràng, thư mục theo năm – tháng – khách hàng.
Quan trọng nhất là hộ cần sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu. Đối với hộ sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, nên ký hợp đồng lưu trữ và yêu cầu cung cấp công cụ backup. Việc lưu đúng định dạng, đủ thời gian là căn cứ bảo vệ hộ khi bị thanh tra thuế hoặc phát sinh tranh chấp với khách hàng.
Cách gửi lại hóa đơn khi khách cần đối chiếu
Trong trường hợp khách hàng yêu cầu gửi lại hóa đơn điện tử để đối chiếu, hộ kinh doanh cần gửi đồng thời cả 2 file XML và PDF qua email, Zalo hoặc các phương tiện điện tử có xác nhận đã gửi. Không nên gửi bản chụp màn hình vì không có giá trị pháp lý. Nếu hộ dùng phần mềm, nên sử dụng chức năng “Gửi lại hóa đơn” có ghi nhận thời gian gửi – vừa chuyên nghiệp, vừa làm bằng chứng khi cần. Ngoài ra, nếu khách yêu cầu in bản giấy, có thể in bản PDF nhưng nên đóng dấu treo hoặc chữ ký (nếu cần), tuy nhiên bản in chỉ có giá trị tham khảo – file XML mới là bản gốc hợp lệ để kê khai, quyết toán và kiểm tra thuế. Do đó, hộ nên giải thích rõ cho khách hàng hiểu và hướng dẫn cách mở file XML nếu họ chưa quen sử dụng.
Xử lý hóa đơn sai, hủy, điều chỉnh và thay thế
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát hiện sai sót là điều khó tránh khỏi – đặc biệt với hộ kinh doanh thương mại, ăn uống, bán lẻ hay dịch vụ có tần suất xuất hóa đơn nhiều mỗi ngày. Việc xử lý hóa đơn sai không chỉ cần thực hiện đúng trình tự nghiệp vụ mà còn phải tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhằm tránh bị xử phạt hành chính hoặc bị từ chối hóa đơn đầu vào – đầu ra khi quyết toán thuế.
Nhiều hộ kinh doanh vẫn chưa rõ khi nào hóa đơn sai được điều chỉnh, khi nào phải thay thế, và nếu đã gửi cho khách hoặc lên hệ thống quản lý thuế (E-Invoice), phải xử lý ra sao. Gia Minh nhận thấy tại nhiều địa phương như TP. Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Bình Thuận, Lâm Đồng hoặc Hải Phòng, hộ kinh doanh thường gặp lỗi về sai mã số thuế, sai đơn giá, sai ngày lập hóa đơn hoặc sai thông tin khách hàng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng tình huống sai sót thường gặp, cách lập biên bản điều chỉnh/hủy hóa đơn, và quy trình thực hiện trên các phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay (MISA, VNPT, Viettel, Softdreams, EasyInvoice…). Thực hiện đúng nghiệp vụ sẽ giúp hộ kinh doanh:
- Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn khi quyết toán thuế
- Tránh bị truy thu hoặc xử phạt do hóa đơn sai
- Giữ uy tín với khách hàng
- Dễ dàng kiểm tra – đối chiếu – khấu trừ thuế GTGT (nếu có)
Khi nào được điều chỉnh?
Hóa đơn được phép điều chỉnh khi đã lập và gửi cho người mua, đã ghi nhận vào sổ sách nhưng phát hiện sai thông tin không ảnh hưởng đến bản chất giao dịch, chẳng hạn: sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính, sai đơn giá nhưng không thay đổi tổng tiền thanh toán. Trong các trường hợp này, hộ kinh doanh cần lập hóa đơn điều chỉnh và gửi kèm biên bản điều chỉnh hóa đơn, có chữ ký hai bên. Điều chỉnh hóa đơn không làm mất hiệu lực của hóa đơn gốc và có thể thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử (MISA, VNPT, Viettel…) trong vòng 30–90 ngày tùy quy định nội bộ. Đây là phương án phổ biến khi sai sót nhỏ và giao dịch vẫn được hai bên công nhận.
Khi nào phải thay thế?
Hóa đơn cần thay thế khi sai thông tin nghiêm trọng hoặc không thể điều chỉnh như: sai mã số thuế, sai ngày phát hành, sai tên người mua, sai tổng tiền, sai thuế suất hoặc sai hàng hóa dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế. Hóa đơn thay thế sẽ được lập mới hoàn toàn, có ghi rõ là “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số… ngày…”, đồng thời đi kèm biên bản hủy hóa đơn gốc (có chữ ký hai bên). Với hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế qua phần mềm, hộ kinh doanh cần kiểm tra tình trạng (trạng thái đã “phát hành” hay chưa), sau đó thao tác hủy trên hệ thống và lập hóa đơn mới. Trường hợp không thay thế đúng trình tự, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ khi kiểm tra thuế.
Cách lập biên bản xử lý hóa đơn sai
Biên bản xử lý hóa đơn sai là tài liệu bắt buộc khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Nội dung biên bản cần ghi rõ: thông tin người mua – người bán, lý do sai sót, số hóa đơn bị sai, ngày lập hóa đơn sai, hướng xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế) và xác nhận của hai bên (chữ ký, đóng dấu nếu có). Gia Minh khuyến khích hộ kinh doanh sử dụng mẫu biên bản chuẩn theo Thông tư 78, kèm mã hóa đơn, lý do sai và tình trạng xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử. Một số phần mềm hiện có mẫu biên bản tích hợp, như MISA MeInvoice, EasyInvoice, VNPT-Invoice… giúp lập nhanh và đính kèm ngay với hóa đơn điều chỉnh. Việc lưu giữ biên bản là cơ sở pháp lý quan trọng nếu cơ quan thuế về kiểm tra hồ sơ hóa đơn.
Các bước thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử
Để xử lý hóa đơn sai trên phần mềm, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau (quy trình có thể điều chỉnh tùy phần mềm):
- Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử (MeInvoice, VNPT, Viettel, Softdreams…)
- Tra cứu hóa đơn đã phát hành → chọn hóa đơn sai
- Chọn “Xử lý sai sót” → chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh” hoặc “Lập hóa đơn thay thế”
- Điền thông tin chính xác trên hóa đơn mới
- Ghi rõ lý do điều chỉnh/thay thế
- Đính kèm biên bản điều chỉnh/hủy
- Ký số và phát hành hóa đơn mới
- Gửi lại cho khách hàng (qua email, SMS hoặc tải về PDF)
Các phần mềm hiện nay đều có hỗ trợ hướng dẫn cụ thể và một số phần mềm còn tự động đồng bộ biên bản với cơ quan thuế. Gia Minh cũng cung cấp dịch vụ xử lý hóa đơn sai chuyên nghiệp nếu hộ kinh doanh không tự thao tác được.
Lưu ý quan trọng khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn
Việc xuất hóa đơn tưởng chừng là thao tác đơn giản, nhưng nếu hộ kinh doanh không nắm rõ các quy định cụ thể, rất dễ vi phạm và bị xử phạt hành chính. Nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số và hóa đơn điện tử bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc hiểu rõ các nguyên tắc – trường hợp bắt buộc – thủ tục là vô cùng cần thiết.
Từ kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm hộ kinh doanh tại TP.HCM, Cần Thơ, Bình Thuận, Long An,… Gia Minh nhận thấy nhiều cá nhân chưa hiểu rõ khi nào cần xuất hóa đơn, hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ, dẫn đến rủi ro truy thu thuế, bị xử phạt, thậm chí không được khấu trừ đầu vào với bên mua.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng hộ kinh doanh không thể bỏ qua khi sử dụng hóa đơn.
5 nguyên tắc không được quên
- Chỉ sử dụng hóa đơn đã đăng ký phát hành hợp lệ với cơ quan thuế.
- Không được xuất hóa đơn cho hàng hóa/dịch vụ chưa phát sinh thực tế.
- Không viết hóa đơn bằng tay, sửa chữa sai sót bằng bút xóa.
- Hóa đơn phải có mã xác thực từ cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định (10 năm).
Gia Minh khuyến cáo, hộ kinh doanh nên có phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp chữ ký số để kiểm soát toàn bộ quá trình này đúng luật.
Trường hợp doanh thu dưới 100 triệu có phải xuất hóa đơn không?
Nếu hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu/năm, theo quy định sẽ được miễn thuế và miễn nộp tờ khai. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, bạn vẫn có thể xin hóa đơn lẻ tại cơ quan thuế bằng hình thức đề nghị cấp từng lần.
Ví dụ: bạn bán tranh treo tường tại nhà, dù thu nhập năm chỉ 80 triệu, nhưng nếu khách công ty yêu cầu hóa đơn, bạn phải đăng ký xin hóa đơn điện tử có mã một lần, đi kèm hợp đồng và biên nhận thanh toán.
Xuất hóa đơn khi bán online – ship COD – sàn TMĐT
- Nếu bạn bán hàng trên sàn TMĐT như Shopee, Tiki, Lazada, nhiều sàn đã tích hợp tính năng xuất hóa đơn điện tử thay bạn.
- Tuy nhiên, nếu bạn bán hàng online độc lập qua Facebook, Zalo, website và giao hàng COD, thì bạn tự chịu trách nhiệm xuất hóa đơn khi khách yêu cầu hoặc giao dịch có giá trị lớn.
Cơ quan thuế ngày càng kiểm soát chặt nguồn thu từ TMĐT, nên nếu bạn có doanh thu ổn định và thường xuyên, việc xuất hóa đơn để hợp thức hóa giao dịch sẽ giúp tránh rủi ro kiểm tra truy thu sau này.
Kiểm tra thông tin trước khi ký số
Trước khi ký số và phát hành hóa đơn, hộ kinh doanh cần kiểm tra:
- Thông tin bên mua: tên, MST, địa chỉ đúng pháp lý;
- Nội dung hàng hóa/dịch vụ rõ ràng, không gộp nhiều mã hàng khó truy vết;
- Tổng tiền – thuế – chiết khấu (nếu có) đúng với thỏa thuận và quy định.
Nếu hóa đơn đã ký phát hành sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn đúng mẫu quy định. Gia Minh hỗ trợ kiểm tra trước ký số cho khách hàng dùng dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói – giúp bạn tránh sai, tránh bị phạt.
Các quy định về hóa đơn cho hộ kinh doanh đã thay đổi đáng kể, không còn “thoáng” như trước. Với sự giám sát chặt chẽ từ cơ quan thuế, việc hiểu đúng – làm đúng – xuất hóa đơn đầy đủ sẽ giúp hộ kinh doanh tránh bị xử phạt, duy trì hoạt động hợp pháp và tăng uy tín với khách hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ hướng đăng ký hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn sai hoặc xin cấp hóa đơn lẻ, hãy liên hệ Gia Minh Consulting để được tư vấn cụ thể theo từng mô hình hộ kinh doanh.