Kế toán hộ kinh doanh may mặc thời trang thường bị nhiều chủ shop bỏ qua hoặc làm rất sơ sài vì nghĩ rằng chỉ cần bán được hàng, tiền về đều là được. Trên thực tế, ngành thời trang – may mặc có đặc thù hàng hóa theo mùa, theo trend, dễ lỗi mốt nên nếu không quản lý tốt chi phí và tồn kho sẽ rất dễ bị “chôn vốn”. Nhiều hộ kinh doanh chỉ ước lượng lãi lỗ bằng cách so tiền nhập – tiền bán, không hề tính đến chi phí vận chuyển, chạy quảng cáo, thuê mặt bằng, nhân viên, hao hụt. Khi không có hệ thống sổ sách kế toán đơn giản, chủ shop sẽ không biết chính xác mình đang lãi thật hay chỉ quay vòng vốn với dòng tiền lớn. Kế toán tốt không phải là làm cho “đẹp số liệu” mà là phản ánh đúng tình hình để bạn ra quyết định nhập mẫu mới, giảm giá, xả kho hay đổi phân khúc khách hàng. Với hộ kinh doanh may mặc – thời trang, một vài sai sót nhỏ trong ghi nhận doanh thu, chi phí hay tồn kho cũng có thể dẫn đến sai lệch lớn về lợi nhuận. Nếu phải kê khai thuế hoặc làm việc với cơ quan thuế, việc không có sổ sách rõ ràng cũng khiến bạn mất nhiều thời gian giải trình, thậm chí rơi vào thế bị động. Bài viết này sẽ giúp bạn tiếp cận kế toán hộ kinh doanh may mặc – thời trang theo cách dễ hiểu, thực tế, tập trung vào những gì chủ shop thực sự cần để quản lý hiệu quả.
Đặc thù kế toán hộ kinh doanh may mặc – thời trang
Ngành may mặc – thời trang là một trong những lĩnh vực có đặc điểm kinh doanh linh hoạt, biến động theo mùa và chịu ảnh hưởng mạnh từ xu hướng tiêu dùng. Đối với hộ kinh doanh, việc quản lý kế toán cho ngành này đòi hỏi sự theo dõi sát sao doanh thu, tồn kho, giá vốn và các chương trình khuyến mãi. Khác với các ngành dịch vụ ăn uống hay spa, ngành thời trang phụ thuộc nhiều vào tồn kho hàng hóa, mẫu mã và thay đổi theo mùa vụ, khiến kế toán trở thành yếu tố quan trọng để đảm bảo lợi nhuận và tránh thất thoát hàng hóa.
Hộ kinh doanh thời trang thường phải nhập hàng nhiều lần trong tháng, từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, với giá nhập không cố định. Bên cạnh đó, các hoạt động như livestream bán hàng, bán online qua sàn TMĐT, vận chuyển, đổi trả cũng khiến số liệu doanh thu – chi phí thêm phức tạp. Nếu không có quy trình kế toán bài bản, chủ hộ rất dễ mất kiểm soát dòng tiền, không biết mặt hàng nào đang lời – lỗ, và gặp rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Kế toán ngành may mặc – thời trang cần tập trung vào các nội dung chính: theo dõi tồn kho theo từng mã sản phẩm, ghi nhận giá vốn chính xác, kiểm soát chi phí vận chuyển – đóng gói, theo dõi doanh thu theo kênh (offline – online), và lưu trữ hóa đơn đầu vào hợp lệ. Sổ sách rõ ràng giúp hộ kinh doanh đánh giá hiệu quả từng bộ sưu tập, tối ưu chương trình khuyến mãi và tránh sai lệch khi báo cáo thuế.
Đặc điểm doanh thu – chi phí của ngành may mặc – thời trang
Doanh thu ngành thời trang có tính dao động cao, phụ thuộc vào mùa (Tết, hè, lễ hội), xu hướng hoặc các chương trình khuyến mãi. Hộ kinh doanh thường có nhiều kênh bán hàng: tại cửa hàng, bán online qua Facebook, Zalo, TikTok, Shopee… Vì vậy, doanh thu thường phân tán và dễ ghi thiếu nếu không có phần mềm quản lý hoặc sổ ghi chép chi tiết.
Chi phí của ngành thời trang đa dạng, bao gồm: chi phí nhập hàng, vận chuyển, kho bãi, đóng gói, marketing, chi phí livestream, chi phí nhân công cửa hàng, phí hoàn đơn khi bán online. Đặc biệt, giá nhập hàng không cố định, thay đổi theo lô hàng hoặc nhà cung cấp, khiến việc xác định giá vốn hàng bán (COGS) trở nên khó khăn nếu chủ hộ không ghi nhận đầy đủ.
Ngoài ra, hàng lỗi, hàng tồn kho lâu ngày hoặc hàng phải giảm giá mạnh để xả kho cũng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Nếu không có bảng theo dõi tồn kho và doanh thu theo từng mã sản phẩm, hộ kinh doanh rất khó để biết sản phẩm nào đang sinh lời, sản phẩm nào gây lỗ.
Rủi ro tài chính nếu không làm kế toán cho hộ kinh doanh thời trang
Không làm kế toán bài bản khiến hộ kinh doanh thời trang phải đối mặt với nhiều rủi ro tài chính nghiêm trọng. Rủi ro phổ biến nhất là mất kiểm soát tồn kho. Nếu không theo dõi tồn kho theo từng mã sản phẩm, chủ hộ không biết mặt hàng nào còn – hết, dễ gặp tình trạng tồn nhiều hàng lỗi thời, dẫn đến lỗ vốn hoặc phải giảm giá mạnh để xả hàng.
Rủi ro thứ hai là không nắm được giá vốn thực tế, dẫn đến định giá bán sai. Nhiều chủ hộ bán với giá thấp hơn chi phí vì không tính đủ phí nhập hàng, vận chuyển, hoàn đơn, marketing, dẫn đến kinh doanh “lãi ảo – lỗ thật”.
Rủi ro thứ ba liên quan đến doanh thu không minh bạch, đặc biệt với hộ bán online nhiều kênh. Nếu không ghi nhận doanh thu đầy đủ, hộ có thể gặp sự cố khi đối soát tiền từ sàn TMĐT hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Ngoài ra, nếu không lưu hóa đơn đầu vào hoặc dùng hàng nhập không rõ nguồn gốc, chi phí dễ bị loại khi tính thuế, khiến hộ bị truy thu hoặc phạt. Trong trường hợp doanh thu cao nhưng không làm kế toán đúng chuẩn, cơ quan thuế có thể ấn định doanh thu hoặc truy thu nhiều kỳ.
Tóm lại, kế toán không chỉ giúp ngành thời trang minh bạch số liệu mà còn bảo vệ tài chính, tối ưu lợi nhuận và tránh rủi ro pháp lý.
Hệ thống sổ sách cơ bản cho hộ kinh doanh may mặc – thời trang
Hộ kinh doanh trong lĩnh vực may mặc – thời trang thường có lượng hàng hóa lớn, mẫu mã đa dạng, nhập – xuất thường xuyên và doanh thu biến động theo mùa. Vì vậy, xây dựng hệ thống sổ sách rõ ràng là yếu tố quyết định để shop hoạt động ổn định, kiểm soát tồn kho, tránh thất thoát và tính toán lợi nhuận chính xác. Dù là shop quần áo, shop giày dép, shop túi xách, phụ kiện hay quần áo trẻ em, chủ shop đều cần hệ thống ghi chép khoa học, dễ theo dõi và phù hợp với thời gian bận rộn của hộ kinh doanh.
Việc thiết lập sổ sách cơ bản không chỉ giúp chủ shop kiểm soát dòng tiền mà còn giúp tính thuế khoán hợp lý, tránh bị cơ quan thuế ấn định doanh thu quá cao so với thực tế. Một hệ thống sổ sách đơn giản – dễ áp dụng sẽ là nền tảng để mở rộng kinh doanh, quản lý nhiều chi nhánh hoặc triển khai bán hàng đa kênh (Facebook, TikTok, Shopee, Lazada…).
Dưới đây là hai nhóm nội dung quan trọng giúp hộ kinh doanh may mặc – thời trang xây dựng sổ sách hiệu quả và phù hợp với thực tế bận rộn của chủ shop.
Các loại sổ cần có: doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ
Hộ kinh doanh may mặc – thời trang nên có tối thiểu 4 loại sổ chính để kiểm soát hoạt động mỗi ngày:
1. Sổ doanh thu hằng ngày
Ghi nhận toàn bộ doanh thu từ bán hàng, bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, doanh thu online, doanh thu COD. Sổ doanh thu giúp biết được mức bán mỗi ngày – mỗi tuần – mỗi tháng, từ đó ước tính đúng thuế khoán và đánh giá hiệu quả bán hàng.
2. Sổ chi phí
Bao gồm chi phí nhập hàng, ship hàng, livestream, marketing, lương nhân viên, bao bì, điện nước, nền tảng bán hàng online… Việc ghi rõ từng khoản chi giúp biết lãi – lỗ thực tế và tránh thất thoát.
3. Sổ tồn kho – nhập xuất hàng hóa
Shop thời trang có hàng hóa đa mẫu mã, đa size, dễ thất thoát hoặc tồn kho lâu nếu không theo dõi chặt. Sổ tồn kho giúp:
- Kiểm soát hàng mới nhập
- Ghi nhận hàng bán ra
- Theo dõi mã hàng tồn lâu
- Hạn chế thất thoát do sai lệch số lượng
4. Sổ công nợ
Áp dụng cho shop lấy hàng ký gửi, vay vốn nhập hàng, hoặc cho khách đặt cọc giữ hàng. Sổ công nợ giúp theo dõi rõ ràng số tiền khách nợ – shop nợ, tránh nhầm lẫn hoặc thiếu hụt quỹ.
Một hệ thống sổ đầy đủ sẽ giúp chủ shop có cái nhìn tổng quan và quyết định quản lý đúng đắn.
Cách thiết kế mẫu sổ đơn giản, dễ áp dụng cho chủ shop bận rộn
Chủ shop may mặc thường rất bận rộn với việc nhập hàng, bán hàng, livestream và chăm sóc khách hàng, vì vậy cần mẫu sổ gọn nhẹ – dễ dùng. Dưới đây là cách thiết kế sổ hiệu quả:
1. Sổ doanh thu – một trang cho một ngày
- Cột: Thời gian – Mã sản phẩm – Kênh bán – Đơn giá – Số lượng – Tổng tiền – Hình thức thanh toán.
- Có dòng tổng kết cuối ngày để chủ shop dễ theo dõi.
2. Sổ chi phí – chia nhóm theo loại chi
- Nhóm 1: Nhập hàng
- Nhóm 2: Ship – livestream – marketing
- Nhóm 3: Lương – vận hành
- Nhóm 4: Chi phí khác Cách chia nhóm giúp sau này tổng hợp nhanh, không cần ghi chú quá nhiều.
3. Sổ tồn kho – theo mã sản phẩm
- Cột: Mã SP – Size – Màu – Tồn đầu – Nhập – Xuất – Tồn cuối Sổ này giúp kiểm tra tồn kho nhanh, đặc biệt khi livestream hoặc bán đa kênh.
4. Sổ công nợ – bảng đơn giản
- Cột: Tên KH – Nội dung – Số tiền – Ngày phát sinh – Ngày thanh toán
Các mẫu sổ này có thể tạo bằng Excel, Google Sheet hoặc dùng app quản lý đơn giản. Điều quan trọng là duy trì ghi chép đều đặn, dù shop có bận rộn đến đâu.
Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Ghi nhận doanh thu bán hàng may mặc – thời trang
Ngành may mặc – thời trang có đặc thù riêng so với các nhóm ngành thương mại khác: doanh thu phát sinh qua nhiều kênh bán hàng, tần suất chạy khuyến mãi dày đặc, tỷ lệ đổi trả cao và doanh thu theo mùa (Tết, khai giảng, hè, lễ hội…). Vì vậy, việc ghi nhận doanh thu chính xác không chỉ phục vụ công tác kế toán – thuế mà còn giúp chủ hộ kinh doanh thời trang kiểm soát được dòng tiền, phân tích kênh bán hiệu quả nhất, tối ưu tồn kho và đưa ra quyết định nhập – xả hàng hợp lý.
Dữ liệu doanh thu trong ngành thời trang không thể ghi theo cách truyền thống “một dòng tổng”, mà phải được tách theo kênh bán, theo chương trình khuyến mãi, theo đơn hàng và theo trạng thái đơn (hoàn – đổi – hủy). Điều này giúp hạn chế nhầm lẫn, xử lý khiếu nại của khách hàng nhanh hơn và đảm bảo tính minh bạch khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu số liệu.
Quá trình ghi nhận doanh thu chuẩn cần bao gồm:
- Ghi doanh thu theo cửa hàng offline: bán trực tiếp, bán theo ca, bán theo nhân viên.
- Ghi doanh thu theo kênh online: livestream Facebook, Shopee, TikTok Shop, website.
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu: giảm giá, flash sale, combo, voucher, chiết khấu nền tảng.
- Theo dõi đơn đổi trả: hoàn tiền, đổi size, đổi mẫu.
- Ghi nhận phí nền tảng: phí thanh toán, phí quảng cáo, phí vận hành sàn.
Khi ghi nhận đầy đủ và tách bạch, chủ shop dễ dàng tính lãi lỗ từng kênh, đo hiệu quả của chương trình sale và quản lý dòng tiền chính xác từng ngày – từng tuần – từng tháng.
Ghi nhận doanh thu theo kênh bán: cửa hàng, Facebook, Shopee, TikTok
Trong ngành thời trang, mỗi kênh bán hàng có một cách ghi nhận doanh thu khác nhau. Để đảm bảo minh bạch và phân tích đúng hiệu quả, chủ shop nên tách doanh thu thành 4 nhóm chính:
1. Doanh thu bán tại cửa hàng (offline)
- Ghi theo ca: ca sáng – ca chiều – ca tối.
- Ghi theo nhân viên bán hàng để tính thưởng doanh số.
- Ghi theo hóa đơn: mẫu, size, màu, số lượng.
- Tách doanh thu: tiền mặt – chuyển khoản – QR. Việc tách theo ca giúp kiểm soát quỹ tiền mặt, hạn chế thất thoát.
2. Doanh thu Facebook (livestream – inbox – comment)
- Ghi theo số đơn chốt trên livestream.
- Ghi theo mã sản phẩm, mã khách và phí ship.
- Cuối ngày đối chiếu với đơn vị vận chuyển để tránh lệch số liệu.
3. Doanh thu Shopee
- Ghi theo doanh thu gộp (chưa trừ phí) và doanh thu thực nhận (sau khi Shopee trừ phí).
- Tách riêng các khoản phí: phí thanh toán, phí dịch vụ, phí vận chuyển, phí hoàn tiền.
- Theo dõi mã khuyến mãi Shopee hỗ trợ và mã shop tự tài trợ.
4. Doanh thu TikTok Shop
- Ghi doanh thu theo video hoặc livestream.
- Tách phí nền tảng và phí hoàn đơn.
- Đối chiếu dữ liệu theo bảng sao kê của TikTok.
Ghi nhận doanh thu tách theo kênh giúp chủ shop biết kênh nào sinh lời tốt nhất, kênh nào cần tối ưu.
Xử lý doanh thu khi có giảm giá, flash sale, combo, hoàn đơn, đổi trả
Trong ngành thời trang, doanh thu thường xuyên phát sinh các trường hợp giảm trừ và điều chỉnh. Để đảm bảo số liệu chính xác và đúng quy định thuế, chủ shop cần ghi tách bạch từng trường hợp:
1. Giảm giá – voucher – mã khuyến mãi
- Ghi doanh thu trước giảm và sau giảm.
- Ghi rõ người tạo mã: Shop tự tạo hay nền tảng hỗ trợ.
- Các khoản giảm phải thể hiện trên hóa đơn hoặc phiếu bán hàng để tránh tranh chấp.
2. Flash sale – sale theo giờ – livestream sale
- Ghi rõ chương trình: ngày – giờ – mức giảm – sản phẩm áp dụng.
- Tách mã giảm từ sàn và mã giảm của shop.
- Ghi doanh thu thực nhận sau khi trừ phí và chiết khấu.
3. Combo sản phẩm
- Ghi doanh thu theo combo (ví dụ: mua 2 giảm 20%).
- Phải phân bổ doanh thu theo từng sản phẩm trong combo để tính giá vốn.
4. Hoàn đơn (hủy đơn – hoàn tiền)
- Ghi vào sổ giảm trừ doanh thu.
- Đối với Shopee – TikTok: đối chiếu với báo cáo “hoàn tiền” của sàn.
- Hủy đơn phải có lý do: khách đổi ý – không nhận hàng – lỗi vận chuyển.
5. Đổi trả (đổi size – đổi mẫu – lỗi sản phẩm)
- Khi đổi size: ghi 0 doanh thu mới (vì không phát sinh thêm tiền).
- Khi đổi sang sản phẩm đắt hơn: ghi phần doanh thu chênh lệch.
- Khi trả hàng: ghi giảm doanh thu và trả tiền/hoàn ví cho khách.
Ghi chép đầy đủ giúp shop tránh sai lệch doanh thu, tối ưu dòng tiền và tự tin khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu bán hàng.
Quản lý chi phí và giá vốn trong hộ kinh doanh may mặc – thời trang
Trong lĩnh vực may mặc – thời trang, quản lý chi phí và giá vốn là yếu tố sống còn giúp hộ kinh doanh duy trì lợi nhuận ổn định. Mô hình này có đặc thù là biến động theo mùa, chịu ảnh hưởng bởi xu hướng thị trường, thời trang theo mùa, yếu tố chất liệu, giá nhập và rủi ro tồn kho lớn. Nếu không kiểm soát chặt chẽ chi phí, hộ kinh doanh dễ rơi vào tình trạng tồn hàng lâu ngày, chi phí đội lên, lợi nhuận giảm, thậm chí thua lỗ dù doanh thu tốt.
Hộ kinh doanh thời trang cần quản lý theo hai cấp độ:
- Chi phí vận hành hàng ngày: chi phí cố định, chi phí biến đổi.
- Giá vốn hàng hóa: theo từng lô, từng mùa, từng chất liệu.
Việc theo dõi chi phí rõ ràng giúp chủ shop đánh giá chính xác biên lợi nhuận, lập kế hoạch nhập hàng phù hợp, giảm rủi ro “ôm hàng”, đồng thời quyết định thời điểm xả kho để tối ưu dòng tiền. Trong bối cảnh cạnh tranh mạnh từ các shop online, livestream và sàn thương mại điện tử, việc quản lý chi phí minh bạch trở thành yêu cầu bắt buộc để hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả và duy trì vị thế thị trường.
Phân loại chi phí: nhập hàng, vận chuyển, nhân sự, marketing, mặt bằng
Để hộ kinh doanh may mặc – thời trang quản lý tốt chi phí, cần phân loại rõ các nhóm chi phí chính sau:
1. Chi phí nhập hàng (giá vốn ban đầu)
Đây là khoản chi lớn nhất, chiếm 50–70% tổng chi phí. Bao gồm:
- Giá nhập theo lô hoặc theo mẫu.
- Phụ phí: lựa hàng, đóng gói, kiểm hàng.
- Chênh lệch tỷ giá (nếu nhập từ Quảng Châu, Thái Lan…).
Hộ kinh doanh cần lưu đầy đủ hóa đơn/phiếu nhập, ghi rõ mã hàng, số lượng, đơn giá để dễ đối chiếu khi bán.
2. Chi phí vận chuyển
Bao gồm phí ship nội địa, ship quốc tế, phí vận chuyển từ kho về cửa hàng, phí gửi đơn hàng cho khách. Việc gộp chung các chi phí này sẽ khiến giá vốn sai lệch. Hộ kinh doanh nên phân bổ chi phí vận chuyển vào giá vốn từng lô để tính lãi chính xác.
3. Chi phí nhân sự
Tính gồm lương cố định, lương part-time, thưởng doanh số, tiền ăn ca. Shop có livestream thì có thêm chi phí nhân lực vận hành, chốt đơn, đóng hàng.
4. Chi phí marketing
Bao gồm: quảng cáo Facebook, chạy TikTok Ads, booking KOL/KOC, chụp ảnh mẫu, quay video sản phẩm. Đây là khoản chi thường xuyên và cần theo dõi sát để tránh lãng phí.
5. Chi phí mặt bằng
Một trong những chi phí cố định lớn: tiền thuê cửa hàng, điện – nước, trang trí, bảng hiệu, sửa chữa định kỳ. Việc tính toán chi phí mặt bằng cần phân bổ theo tháng để đánh giá điểm hòa vốn.
Cách tính giá vốn theo lô, theo mùa và xử lý chi phí hàng lỗi mốt, xả kho
1. Tính giá vốn theo lô
Phương pháp chuẩn nhất là tính giá vốn trên từng lô hàng. Bao gồm:
- Giá nhập ban đầu
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí lựa mẫu, kiểm hàng
- Phân bổ chi phí kho (nếu có)
Công thức: Giá vốn 1 sản phẩm = (Tổng chi phí lô hàng) / (Số lượng hàng trong lô)
Cách này giúp biết lãi/lỗ chính xác trên từng sản phẩm, từng mã hàng.
2. Tính giá vốn theo mùa
Ngành thời trang có tính mùa vụ cao (Tết, hè, thu đông). Hộ kinh doanh cần phân loại:
- Hàng new arrival (giá nhập cao, biên lợi nhuận lớn)
- Hàng mid-season (giảm giá nhẹ)
- Hàng cuối mùa (dễ tồn kho, phải xả sớm)
Nếu không có sổ theo dõi theo mùa, chủ shop dễ nhập quá nhiều hàng mùa trước gây tồn kho.
3. Xử lý hàng lỗi mốt, xả kho
Hàng lỗi mốt, bán chậm hoặc out-trend là rủi ro lớn nhất. Hộ kinh doanh cần:
- Phân loại hàng chậm luân chuyển sau 30–45 ngày
- Đẩy mạnh bán combo, giảm giá theo lô
- Bán livestream, flash sale
- Chuyển sang kênh buôn sỉ hoặc sàn TMĐT giá rẻ
Chi phí xả kho nên được hạch toán vào giá vốn, không được tính vào chi phí marketing hoặc chi phí chung để tránh sai lệch lợi nhuận.
4. Báo cáo giá vốn và tồn kho
Cần lập báo cáo hàng tuần:
- Tồn đầu kỳ
- Nhập trong kỳ
- Bán ra
- Tồn cuối kỳ
- Lợi nhuận theo mã hàng
Quản lý giá vốn tốt giúp hộ kinh doanh thời trang tránh “ôm hàng chết”, tối ưu dòng tiền và tăng lợi nhuận bền vững.
Kiểm soát tồn kho quần áo, phụ kiện thời trang
Trong mô hình kinh doanh quần áo và phụ kiện thời trang, kiểm soát tồn kho là yếu tố sống còn quyết định lợi nhuận, khả năng xoay vòng vốn và hiệu quả vận hành của hộ kinh doanh. Không giống như ngành thực phẩm hay dịch vụ, tồn kho thời trang thường có giá trị cao, dễ lỗi thời, phụ thuộc vào xu hướng và chịu ảnh hưởng mạnh từ các mùa bán hàng. Nếu không kiểm soát tốt, shop thời trang dễ gặp rủi ro “ôm hàng”, tồn đọng vốn, thất thoát khi kiểm kê, lệch số liệu bán hàng hoặc lãng phí chi phí lưu kho.
Đặc thù của ngành thời trang là vòng đời sản phẩm ngắn, mặt hàng đa dạng theo size – màu – kiểu dáng, khiến việc quản lý tồn kho trở nên phức tạp. Hộ kinh doanh cần xây dựng quy trình kiểm soát khoa học, kết hợp giữa phần mềm quản lý bán hàng, tem mã vạch, phân nhóm sản phẩm, và quy trình kiểm kê định kỳ. Khi tồn kho được quản lý minh bạch, shop không chỉ hạn chế thất thoát mà còn tối ưu hóa nguồn vốn, nhận biết xu hướng tiêu dùng nhanh hơn và giảm rủi ro hàng lỗi mùa – lỗi trend.
Bên cạnh đó, kiểm soát tồn kho tốt còn giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng: sản phẩm luôn đầy đủ size màu, nhân viên tư vấn chính xác, không bị tình trạng “có trên phần mềm nhưng hết thực tế”. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời trang, nơi cảm xúc và trải nghiệm mua sắm quyết định tỷ lệ chốt đơn. Đồng thời, số liệu tồn kho chính xác giúp shop lập kế hoạch nhập hàng, xả hàng, tạo combo hoặc chạy chương trình khuyến mãi hiệu quả hơn, từ đó cải thiện lợi nhuận và tăng tốc độ xoay vòng hàng hóa.
Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ cho shop thời trang
Để duy trì tồn kho chính xác, shop thời trang cần áp dụng quy trình kiểm kê định kỳ theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng tùy quy mô và tốc độ bán ra. Kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sai lệch giữa số liệu phần mềm và thực tế, kịp thời xác định thất thoát, nhầm lẫn hoặc hàng hóa bị lỗi – hư hại trong quá trình lưu kho.
Quy trình kiểm kê hiệu quả gồm 5 bước:
- Chuẩn bị danh sách sản phẩm theo mã SKU: gồm tên sản phẩm, size, màu sắc, số lượng tồn theo phần mềm.
- Dán mã vạch đầy đủ cho toàn bộ sản phẩm để tránh nhầm lẫn khi quét kiểm kho.
- Phân công nhân sự kiểm kê: ít nhất 2 người để kiểm tra chéo, giảm rủi ro sai sót.
- Đếm thực tế toàn bộ sản phẩm, bao gồm kho trưng bày, kho dự phòng, kho trả hàng hoặc hàng đổi trả.
- Đối chiếu – lập biên bản chênh lệch, xác định nguyên nhân (thất lạc, nhầm đơn, sai định lượng, lỗi hệ thống…) và điều chỉnh lại số liệu trên phần mềm.
Shop nên thực hiện kiểm kê nhanh (quick check) theo tuần cho nhóm sản phẩm bán chạy, và kiểm kê tổng kho (full inventory) mỗi tháng để đảm bảo số liệu minh bạch. Khi kiểm kê được thực hiện thường xuyên, shop dễ dàng nắm bắt giá trị hàng tồn, tránh nhập hàng quá mức hoặc thiếu hàng trong mùa cao điểm.
Phân nhóm hàng bán chạy – bán chậm và chiến lược xoay vòng tồn kho
Một trong những chiến lược quản lý tồn kho hiệu quả nhất cho shop thời trang là phân nhóm sản phẩm theo tốc độ bán:
- Nhóm A – Bán chạy (Fast-moving)
- Nhóm B – Bán trung bình (Medium-moving)
- Nhóm C – Bán chậm / tồn kho lâu (Slow-moving)
Việc phân nhóm giúp shop nhận biết sản phẩm chủ lực, sản phẩm cần duy trì lượng tồn vừa phải và sản phẩm cần xử lý để tránh lỗi mùa – lỗi trend.
Đối với nhóm bán chạy, shop cần duy trì mức tồn kho an toàn (safety stock), nhập bổ sung theo tuần và ưu tiên trưng bày nổi bật tại cửa hàng. Đây là nhóm giúp giữ chân khách hàng và tạo doanh thu ổn định, nên cần kiểm soát số lượng tồn thật chính xác để không bị “cháy hàng”.
Đối với nhóm bán trung bình, shop nên theo dõi xu hướng thay đổi theo mùa và điều chỉnh lượng nhập hợp lý, tránh nhập quá sâu dẫn đến tồn đọng.
Đối với nhóm bán chậm, cần áp dụng chiến lược xoay vòng tồn kho:
- Giảm giá theo nhóm, tạo combo bán kèm.
- Trưng bày lại theo phong cách mới, mix đồ để tăng sự thu hút.
- Đẩy mạnh truyền thông TikTok, livestream hoặc flash sale.
- Tạo chương trình “mua 1 tặng 1”, “bán giá vốn”, hoặc chuyển sang bán online để giải phóng kho.
Xoay vòng tồn kho hiệu quả giúp shop thời trang thu hồi vốn nhanh, giảm áp lực chi phí lưu kho và duy trì dòng tiền ổn định. Đây là chìa khóa để duy trì lợi nhuận bền vững trong ngành thời trang cạnh tranh cao.
Kế toán doanh thu – chi phí cho bán hàng online ngành thời trang
Kinh doanh thời trang online trên các kênh như Shopee, TikTok Shop, Facebook, Instagram hay website cá nhân tạo ra lượng giao dịch lớn mỗi ngày, kèm theo nhiều khoản phí phát sinh khiến việc theo dõi doanh thu – chi phí trở nên phức tạp hơn bán hàng truyền thống. Đặc biệt, ngành thời trang có đặc thù xoay vòng hàng nhanh, tỉ lệ đổi trả cao, nhiều chương trình khuyến mãi và chi phí marketing lớn, khiến hộ kinh doanh dễ nhầm lẫn khi ghi nhận doanh thu thực tế. Nếu không có hệ thống kế toán rõ ràng, chủ shop rất khó xác định lợi nhuận thật, khó dự báo dòng tiền và dễ đưa ra quyết định sai lầm về nhập hàng hoặc chạy quảng cáo.
Một hệ thống kế toán bài bản giúp hộ kinh doanh thời trang quản lý doanh thu theo từng kênh, theo dõi chi phí liên quan như phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển, chiết khấu, hoàn tiền và chi phí hoàn trả hàng hóa. Bên cạnh đó, việc tách bạch doanh thu theo từng sản phẩm – từng chiến dịch marketing sẽ giúp chủ shop biết chính xác danh mục nào sinh lời, danh mục nào không hiệu quả để tối ưu ngân sách. Trong bối cảnh các sàn thương mại điện tử liên tục thay đổi chính sách phí, chủ shop càng cần nắm rõ cách ghi nhận đúng để tránh sai lệch số liệu và thất thoát lợi nhuận. Kế toán doanh thu – chi phí chuẩn sẽ là nền tảng quan trọng để scale-up cửa hàng thời trang online một cách bền vững.
Ghi nhận phí sàn, phí vận chuyển, chiết khấu khi bán hàng online
Khi bán hàng thời trang online trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc các nền tảng khác, mỗi đơn hàng đều bị khấu trừ một số loại phí bắt buộc. Các khoản này bao gồm: phí thanh toán, phí dịch vụ, phí cố định, phí vận chuyển, phí hoàn trả, và chiết khấu theo chương trình khuyến mãi của sàn. Kế toán cần ghi nhận đúng các khoản này để xác định doanh thu thuần. Ví dụ: đơn hàng 300.000đ trên Shopee có thể bị trừ 10.000đ phí thanh toán, 15.000đ phí dịch vụ, 22.000đ phí vận chuyển và 5% chiết khấu; doanh thu thực nhận chỉ còn khoảng 240.000–250.000đ.
Ngoài ra, cần phân biệt doanh thu trước phí và doanh thu sau phí để không nhầm lẫn khi tính lợi nhuận. Phí vận chuyển nếu do người bán hỗ trợ một phần cũng phải ghi nhận vào chi phí bán hàng. Trường hợp sàn trả lại hàng nhưng thu phí hoàn hàng hoặc phí kho, kế toán cần cập nhật chính xác để không làm sai lệch chi phí tồn kho. Việc ghi nhận đầy đủ giúp chủ shop biết chính xác mỗi đơn hàng lời – lỗ bao nhiêu, từ đó đưa ra mức giá bán phù hợp với tình hình thực tế.
Theo dõi doanh thu – chi phí theo từng kênh để tối ưu nguồn lực
Đối với ngành thời trang online, doanh thu thường đến từ nhiều kênh: sàn TMĐT, livestream TikTok, quảng cáo Facebook, đơn chốt qua inbox, website riêng hoặc đại lý. Mỗi kênh có cơ cấu phí khác nhau nên nếu không theo dõi tách bạch, chủ shop sẽ khó biết kênh nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất. Do đó, kế toán cần lập báo cáo doanh thu – chi phí theo từng kênh, bao gồm: doanh thu gộp, doanh thu thực nhận, chi phí quảng cáo, phí sàn, phí vận chuyển, chi phí nhân sự xử lý đơn và chi phí đổi trả.
Việc theo dõi chi tiết giúp đánh giá hiệu quả từng kênh: có thể TikTok Shop mang doanh thu cao nhưng chi phí hoàn hàng và chiết khấu quá lớn khiến lợi nhuận thấp; trong khi Facebook cho biên lợi nhuận cao nhưng cần chi phí marketing mạnh hơn. Khi đã có số liệu rõ ràng, chủ shop có thể quyết định phân bổ ngân sách hợp lý, ưu tiên kênh có ROI tốt và hạn chế kênh lỗ. Ngoài ra, báo cáo theo từng sản phẩm giúp phát hiện mặt hàng nào bị tồn kho lâu, mặt hàng nào vòng quay tốt để điều chỉnh chiến lược nhập hàng. Hệ thống theo dõi chi tiết này không chỉ tối ưu lợi nhuận mà còn giúp shop thời trang phát triển bền vững và scale-up đúng hướng.
Lưu ý kế toán khi kê khai thuế cho hộ kinh doanh may mặc – thời trang
Hộ kinh doanh ngành may mặc – thời trang có đặc thù là doanh thu biến động theo mùa, theo xu hướng thời trang và theo chiến dịch bán hàng online/offline. Việc kê khai thuế đúng và đủ đòi hỏi hộ kinh doanh phải theo dõi doanh thu – chi phí thường xuyên, quản lý tồn kho chặt chẽ và chuẩn bị sổ sách đầy đủ để làm việc với cơ quan thuế khi cần điều chỉnh mức khoán. Nếu không tổ chức tốt, hộ dễ mắc sai sót như ghi thiếu doanh thu, bỏ sót chứng từ, không cập nhật giá vốn, dẫn đến nguy cơ bị ấn định thuế cao hoặc bị phạt khi kiểm tra.
Ngành thời trang còn có đặc điểm: vòng đời sản phẩm ngắn, giá nhập thay đổi liên tục, nhiều chương trình giảm giá – khuyến mãi, bán hàng đa kênh (Facebook, TikTok Shop, Shopee, cửa hàng vật lý…), vì vậy việc tập hợp doanh thu đúng là yếu tố quan trọng. Dưới đây là hai nhóm lưu ý quan trọng mà hộ kinh doanh may mặc cần nắm vững khi kê khai thuế.
Chuẩn bị số liệu doanh thu – chi phí để làm việc với cơ quan thuế
Để cơ quan thuế xác định mức khoán chính xác, hộ kinh doanh thời trang cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ số liệu, bao gồm:
- Sổ doanh thu hằng ngày: Ghi rõ doanh thu theo từng kênh: cửa hàng, Facebook, TikTok Shop, Shopee, Zalo, livestream… Việc ghi tách kênh giúp xác định doanh thu rõ ràng và thuận tiện đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Hóa đơn – chứng từ đầu vào: Lưu các chứng từ nhập hàng, đơn hàng từ xưởng may, hóa đơn phụ liệu (nút, dây khóa, vải, bao bì…). Đây là cơ sở để chứng minh quy mô kinh doanh và giá vốn thực tế.
- Theo dõi tồn kho: Ngành thời trang có hàng trăm mẫu mã, màu sắc và size, vì vậy hộ nên lập danh mục tồn kho để tránh ghi sai số lượng, gây chênh lệch khi đối chiếu.
- Dữ liệu bán hàng online: Cơ quan thuế ngày càng chú trọng doanh thu TMĐT, nên hộ cần lưu lại sao kê COD, phí sàn, báo cáo doanh thu từ các nền tảng.
Khi có đầy đủ dữ liệu, hộ kinh doanh dễ dàng giải trình và yêu cầu điều chỉnh mức thuế khoán nếu doanh thu thực tế thấp hơn mức cơ quan thuế dự kiến.
Những sai sót thường gặp khi kê khai thuế hộ kinh doanh ngành thời trang
Ngành thời trang là một trong những ngành dễ xảy ra sai sót khi kê khai thuế do số lượng giao dịch lớn và biến động liên tục. Một số lỗi thường gặp gồm:
- Ghi thiếu doanh thu online: Nhiều hộ chỉ ghi doanh thu tại cửa hàng mà bỏ sót doanh thu từ Shopee, TikTok Shop, Facebook, dẫn đến chênh lệch lớn so với thực tế khi cơ quan thuế rà soát.
- Không lưu chứng từ nhập hàng: Hóa đơn từ xưởng may, nhà cung cấp phụ kiện thường bị thất lạc. Khi không có chứng từ đầu vào, cơ quan thuế có thể nghi ngờ doanh thu cao hơn thực tế và không đồng ý điều chỉnh mức khoán.
- Không quản lý tồn kho: Sản phẩm thời trang dễ phát sinh tồn kho lỗi mốt, tồn kho lâu ngày. Nếu không kiểm soát, hộ dễ nhập hàng quá mức dẫn đến khó chứng minh doanh thu – chi phí với cơ quan thuế.
- Sai sót khi áp giá: Nhiều hộ thay đổi giá liên tục nhưng không ghi chép, gây chênh lệch giữa báo cáo doanh thu và thực tế, nhất là khi có chương trình giảm giá hoặc bán combo.
- Không đối chiếu dữ liệu bán hàng đa kênh: Doanh thu mỗi kênh khác nhau, nếu không tổng hợp đúng, hộ dễ kê khai thiếu hoặc sai.
Việc nhận diện và khắc phục những lỗi này giúp hộ kinh doanh ngành thời trang kê khai thuế chính xác, tránh rủi ro bị ấn định thuế và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Ứng dụng phần mềm và Excel trong kế toán hộ kinh doanh may mặc – thời trang
Trong mô hình hộ kinh doanh may mặc – thời trang, số lượng giao dịch mỗi ngày có thể rất lớn: đơn bán tại cửa hàng, đơn bán online, đổi trả, hàng tồn chuyển kho, nhập hàng theo lô, hàng sale, hàng tồn cũ, hàng mới theo mùa… Nếu chủ hộ không thiết lập công cụ quản lý phù hợp, sổ sách kế toán sẽ trở nên rối rắm, dễ sai sót và mất kiểm soát. Hiện nay, hai phương án phổ biến nhất là quản lý kế toán bằng Excel và phần mềm quản lý bán hàng – kho – công nợ. Mỗi giải pháp đều có ưu – nhược điểm riêng và phù hợp với từng quy mô kinh doanh.
Excel là lựa chọn quen thuộc, chi phí thấp, dễ tùy chỉnh công thức và giao diện theo nhu cầu từng cửa hàng. Tuy nhiên, Excel phụ thuộc rất lớn vào người nhập liệu, dễ sai công thức, dễ trùng dữ liệu và hoàn toàn không có khả năng cảnh báo sai sót theo thời gian thực. Trong khi đó, phần mềm quản lý bán hàng mang đến khả năng tự động hóa cao: kết nối tồn kho – hóa đơn – công nợ – doanh thu theo từng kênh; tự động báo cáo cuối ngày; hạn chế sai sót thủ công; và giúp chủ hộ theo dõi hoạt động từ xa. Nhưng phần mềm đi kèm chi phí, cần thời gian làm quen và đôi khi không linh hoạt bằng Excel trong việc tùy chỉnh bảng biểu.
Vì đặc thù ngành thời trang xoay vòng sản phẩm nhanh, phụ thuộc mùa vụ và có nhiều chương trình khuyến mãi, hộ kinh doanh nên kết hợp cả hai: dùng phần mềm để kiểm soát doanh thu – xuất nhập tồn, còn Excel để lập bảng phân tích chi phí, tính giá vốn, theo dõi dòng tiền. Sự kết hợp này hạn chế tối đa rủi ro sai số kế toán và giúp chủ hộ duy trì số liệu minh bạch, dễ quyết toán thuế và dễ đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Ưu nhược điểm khi dùng Excel so với phần mềm quản lý bán hàng
Excel Ưu điểm:
- Không tốn chi phí phần mềm.
- Dễ chỉnh sửa, tùy chỉnh công thức theo nhu cầu từng cửa hàng.
- Phù hợp với hộ có ít mã hàng, doanh thu chưa quá lớn.
Nhược điểm:
- Dễ sai công thức, dễ nhập nhầm số liệu.
- Không cảnh báo khi trùng dữ liệu hoặc sai lệch tồn kho.
- Không thể tự động hóa báo cáo cuối ngày.
- Khó quản lý khi có nhiều kênh bán hàng (shop, Facebook, Shopee…).
Phần mềm quản lý bán hàng Ưu điểm:
- Tự động hóa: tính doanh thu, cập nhật tồn kho, xuất hóa đơn, báo cáo theo ca.
- Đồng bộ đa kênh, giảm sai sót thủ công.
- Kiểm soát tồn kho theo mã hàng, màu, size.
- Chủ hộ xem báo cáo từ xa qua app.
Nhược điểm:
- Tốn phí duy trì.
- Cần thời gian làm quen.
- Một số phần mềm khó tùy chỉnh bảng biểu theo ý muốn.
Quy trình nhập liệu đơn giản hằng ngày để không bị “ngập” số liệu
Để tránh tình trạng số liệu dồn ứ và khó đối chiếu, hộ kinh doanh thời trang nên áp dụng quy trình nhập liệu hằng ngày đơn giản như sau:
- Cuối mỗi ca bán hàng: Xuất báo cáo doanh thu theo kênh (tiền mặt – chuyển khoản – đơn online). Kiểm tra tổng tiền thực thu và đối chiếu với sổ quầy.
- Nhập tồn kho: Mỗi lần nhập hàng phải lập phiếu nhập, ghi rõ mã hàng – màu – size – số lượng. Hàng sale, hàng thanh lý cũng cần tách riêng để tránh nhầm lẫn.
- Theo dõi đơn đổi trả: Ghi nhận số lượng đổi, lý do, tình trạng sản phẩm; cập nhật lại tồn kho ngay lập tức.
- Cập nhật chi phí trong ngày: Ghi ngay các chi phí nhỏ lẻ như ship hàng, bao bì, quảng cáo, cà phê khách, chi phí vệ sinh…
- Đối chiếu cuối ngày: So sánh doanh thu trên phần mềm với tiền mặt/thực thu ngân hàng; lưu hóa đơn mua hàng vào một thư mục riêng theo tháng.
Quy trình 5 bước này giúp chủ hộ không bị “ngập” số liệu, hạn chế sai sót và dễ dàng tổng hợp báo cáo thuế khi cần.
Kinh nghiệm xây dựng quy trình Kế toán hộ kinh doanh may mặc thời trang
Với shop thời trang quy mô nhỏ, việc xây dựng quy trình kế toán thực tế càng cần rõ ràng và đơn giản để dễ áp dụng hằng ngày. Mô hình thời trang nhỏ thường có ít nhân sự, doanh thu từ nhiều kênh (bán tại shop – bán online – livestream), tồn kho thay đổi liên tục theo mẫu và size, nên quy trình kế toán phải đảm bảo: dễ làm – dễ kiểm soát – dễ đối chiếu. Quy trình hiệu quả giúp chủ shop theo dõi chính xác doanh thu, giá vốn, hàng tồn và lãi lỗ, đồng thời giảm thất thoát và hạn chế sai lệch khi đối chiếu đơn hàng hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.
Một quy trình kế toán thực tế cho shop thời trang nhỏ nên bao gồm các bước:
- Ghi nhận doanh thu ngay tại thời điểm bán (POS hoặc Excel).
- Ghi nhận xuất kho cho từng mã hàng – size.
- Lưu hóa đơn đầu vào khi nhập hàng (dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy).
- Tổng hợp chi phí vận chuyển, marketing, livestream, bao bì… theo ngày hoặc tuần.
- Cuối tuần hoặc cuối tháng kiểm kê, đối soát số liệu thực tế với sổ sách.
Khi quy trình được thiết lập đúng, shop dễ dàng theo dõi hiệu quả từng sản phẩm, biết mặt hàng nào bán chạy – bán chậm, từ đó tối ưu nhập hàng và giảm tồn kho.
Phân công công việc giữa chủ shop và nhân sự bán hàng
Phân công rõ ràng giúp shop thời trang nhỏ vận hành ổn định và giảm rủi ro sai lệch số liệu. Chủ shop và nhân sự bán hàng cần được phân chia trách nhiệm như sau:
- Nhân sự bán hàng:
○ Ghi nhận doanh thu ngay khi bán (POS hoặc Excel).
○ Thực hiện quét mã hàng hoặc ghi chép mã – size để cập nhật xuất kho.
○ Giao hàng, theo dõi trạng thái đơn, cập nhật hoàn – đổi – trả.
○ Báo cáo cuối ngày: tổng doanh thu, đơn giao thành công, đơn hoàn, tiền mặt – chuyển khoản.
- Chủ shop:
○ Kiểm tra hóa đơn nhập hàng và lưu trữ.
○ Theo dõi tồn kho tổng và quyết định nhập hàng mới.
○ Kiểm tra đối soát với sàn TMĐT, ví điện tử và ngân hàng.
○ Tổng hợp chi phí marketing, livestream, đóng gói, vận chuyển.
Cách phân công này giúp tránh tình trạng “ai cũng làm – ai cũng bỏ sót” và giúp kế toán luôn có dữ liệu chính xác để theo dõi.
Thời điểm chốt sổ, kiểm kê và xem báo cáo lãi lỗ hằng tuần / hằng tháng
Để shop thời trang nhỏ hoạt động hiệu quả, cần duy trì lịch chốt sổ – kiểm kê cố định.
- Chốt sổ hằng ngày:
- Nhân viên nộp báo cáo doanh thu (tiền mặt – chuyển khoản).
- Đối chiếu số đơn bán – số tiền thực nhận.
- Ghi nhận các đơn hoàn, đổi trả trong ngày.
- Kiểm kê hằng tuần:
- Đếm tồn kho thực tế theo mã và size.
- So sánh với tồn kho trên phần mềm hoặc Excel.
- Ghi nhận chênh lệch để truy nguyên nhân (mất, sai order, nhầm size…).
- Xem báo cáo lãi lỗ hằng tháng:
- Tổng hợp doanh thu theo kênh bán.
- Tổng hợp giá vốn + chi phí marketing + vận chuyển + nhân sự.
- Xác định lãi gộp – lãi ròng.
- Đánh giá sản phẩm bán chạy, hàng chậm – hàng tồn sâu.
Quy trình này giúp chủ shop nắm chính xác hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định nhập hàng – xả hàng – điều chỉnh giá hợp lý.
Kế toán hộ kinh doanh may mặc – thời trang không còn là khái niệm xa vời nếu bạn hiểu rằng mọi con số đều phục vụ cho chính quyết định kinh doanh của mình. Khi doanh thu, chi phí và tồn kho được ghi nhận đúng và đủ, bạn sẽ nhìn rõ bức tranh lãi lỗ thay vì chỉ đoán mò theo cảm xúc. Việc áp dụng một quy trình kế toán đơn giản, dùng sổ tay, Excel hoặc phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tránh thất thoát hàng hóa. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành thời trang, phần thắng không chỉ thuộc về ai bán được nhiều hơn, mà còn thuộc về ai quản lý tài chính thông minh hơn. Nếu sau này bạn muốn mở thêm chi nhánh, chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp, dữ liệu kế toán rõ ràng sẽ là lợi thế lớn khi làm việc với ngân hàng, đối tác. Ngược lại, nếu bỏ mặc sổ sách, các rủi ro về thuế, hàng tồn, lãng phí chi phí marketing và nhập sai mẫu sẽ dần bào mòn lợi nhuận. Điều quan trọng là hãy bắt đầu từ những bước nhỏ, vừa sức, nhưng làm đều đặn và có nguyên tắc. Qua những chia sẻ trong bài viết về kế toán hộ kinh doanh may mặc – thời trang, hy vọng bạn sẽ xây dựng được hệ thống quản lý số liệu vững chắc để phát triển shop bền vững.