Mở hộ kinh doanh cần làm kế toán như thế nào? Đây là thắc mắc chung của rất nhiều người khi bắt đầu khởi nghiệp bằng mô hình hộ kinh doanh cá thể. Thực tế, rất nhiều hộ chủ quan vì nghĩ doanh thu nhỏ thì không cần ghi sổ hoặc không cần nắm quy định thuế chi tiết. Tuy nhiên, cơ quan thuế hiện nay kiểm tra và đối chiếu dữ liệu doanh thu rất chặt, khiến việc làm kế toán không còn đơn giản như trước. Hộ kinh doanh phải hiểu rõ doanh thu khoán, chi phí hợp lệ, thời hạn nộp thuế và lưu trữ sổ sách đúng quy định. Nếu thực hiện sai, hộ có thể bị ấn định thuế cao hơn hoặc bị xử phạt không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bất kỳ ai cũng có thể tự làm kế toán một cách đúng chuẩn. Và quan trọng hơn, đây là hướng dẫn thực tế phù hợp với mọi ngành nghề tại Việt Nam.
Khái niệm và vai trò kế toán đối với hộ kinh doanh cá thể
Kế toán không chỉ là nghiệp vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng với hộ kinh doanh cá thể, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử và quản lý thuế chặt chẽ từ cơ quan thuế. Dù hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, nhưng vẫn phải thực hiện ghi chép doanh thu – chi phí – thuế đầy đủ, đặc biệt khi hoạt động kinh doanh có quy mô lớn hơn hoặc có sử dụng hóa đơn.
Tại Gia Minh, chúng tôi thường xuyên tiếp nhận những thắc mắc như: “Hộ kinh doanh nhỏ có cần làm kế toán không?”, “Nếu không lập sổ sách thì có bị phạt không?” hoặc “Kế toán có giúp tiết kiệm thuế không?”. Phần dưới đây sẽ giải đáp chi tiết các khía cạnh pháp lý và thực tiễn liên quan đến kế toán của hộ kinh doanh cá thể.
Hộ kinh doanh cần làm kế toán hay không?
Theo quy định tại Nghị định 39/2007/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019, hộ kinh doanh không bắt buộc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, nhưng vẫn phải:
- Ghi chép doanh thu bán hàng/ngày;
- Lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra;
- Cung cấp số liệu cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Đặc biệt, những hộ có doanh thu từ 100 triệu/năm trở lên, hoặc sử dụng hóa đơn điện tử đều phải kê khai thuế định kỳ, cần hệ thống sổ sách rõ ràng để tránh sai sót và bị truy thu.
Vai trò của kế toán đối với thuế – doanh thu – chi phí
Kế toán giúp hộ kinh doanh kiểm soát:
- Doanh thu thực tế: ghi nhận đúng số tiền bán hàng/ngày, tránh sai sót khi quyết toán thuế;
- Chi phí hợp lý: giúp chứng minh chi phí hợp lệ, từ đó giảm số thuế TNDN phải nộp (trong một số mô hình);
- Tình hình lời – lỗ: có cơ sở điều chỉnh chiến lược kinh doanh;
- Tuân thủ nghĩa vụ thuế: tránh bị phạt do khai sai, nộp thiếu, hoặc bị truy thu nhiều năm.
Ngoài ra, với hộ kinh doanh có nhiều điểm bán, hoạt động online – offline kết hợp, việc không theo dõi sổ sách sát sao sẽ dẫn đến chênh lệch doanh thu – thuế, dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ. Gia Minh từng hỗ trợ nhiều hộ kinh doanh tái cấu trúc sổ sách để tránh phạt truy thu từ 5–10 triệu đồng.
Cơ sở pháp lý liên quan đến kế toán hộ kinh doanh
Một số quy định pháp lý hộ kinh doanh cần tham khảo:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 – quy định nghĩa vụ khai – nộp – lưu trữ hồ sơ thuế;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP – về hóa đơn, chứng từ điện tử;
- Thông tư 40/2021/TT-BTC – quy định phương pháp thuế đối với hộ cá thể (khoán, kê khai);
- Thông tư 88/2021/TT-BTC – hướng dẫn mở sổ kế toán cho hộ kinh doanh.
Gia Minh hỗ trợ soạn sổ sách đúng biểu mẫu theo Thông tư 88, áp dụng cho cả ngành dịch vụ, thương mại, sản xuất, online – cam kết đúng pháp luật, dễ tra soát, dễ quyết toán thuế.
Các loại thuế hộ kinh doanh phải nộp khi mở mới
Khi mở hộ kinh doanh cá thể, ngoài việc đăng ký giấy phép kinh doanh và mã số thuế, chủ hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý đến nghĩa vụ thuế ban đầu. Việc nắm rõ các loại thuế phải nộp khi mới thành lập sẽ giúp bạn tránh bị xử phạt do thiếu sót, đồng thời quản lý tài chính hiệu quả hơn ngay từ giai đoạn đầu. Bài viết dưới đây tổng hợp các loại thuế cơ bản mà hộ kinh doanh bắt buộc phải kê khai và nộp theo quy định mới nhất hiện nay.
Thuế môn bài – mức thu theo doanh thu năm
Thuế môn bài là loại thuế hộ kinh doanh bắt buộc nộp ngay khi bắt đầu hoạt động. Mức thu phụ thuộc vào doanh thu năm ước tính:
| Doanh thu năm | Mức lệ phí môn bài |
| > 500 triệu | 1.000.000đ/năm |
| Từ 300–500 triệu | 500.000đ/năm |
| Từ 100–300 triệu | 300.000đ/năm |
| < 100 triệu | Miễn thuế môn bài |
Thời hạn nộp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp đăng ký kinh doanh, hộ kinh doanh phải nộp tờ khai lệ phí môn bài và nộp thuế.
Lưu ý: Nếu thành lập sau ngày 01/7, hộ kinh doanh chỉ cần nộp 50% lệ phí môn bài cho năm đầu.
Thuế GTGT theo phương pháp khoán
Hộ kinh doanh không thực hiện chế độ kế toán đầy đủ sẽ được áp dụng phương pháp khoán, tức là cơ quan thuế ấn định mức thuế GTGT hàng tháng/quý dựa trên:
- Ngành nghề kinh doanh;
- Mức doanh thu ước tính;
- Địa điểm và quy mô hoạt động.
Tỷ lệ thuế GTGT khoán phổ biến:
| Ngành nghề | Tỷ lệ thuế GTGT |
| Dịch vụ ăn uống, nhà hàng | 3% |
| Bán buôn, bán lẻ | 1% |
| Dịch vụ khác | 5% |
Mỗi năm, cơ quan thuế sẽ phát hành thông báo thuế khoán, hộ kinh doanh chỉ cần nộp theo số tiền ghi trong thông báo mà không cần kê khai định kỳ.
Thuế TNCN theo tỷ lệ doanh thu
Cũng tương tự như thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) với hộ kinh doanh được ấn định theo tỷ lệ phần trăm doanh thu và áp dụng khoán hàng tháng/quý. Các tỷ lệ tính thuế TNCN phổ biến:
| Ngành nghề | Tỷ lệ thuế TNCN |
| Dịch vụ ăn uống, du lịch | 1.5% |
| Bán lẻ hàng hóa | 0.5% |
| Dịch vụ khác | 2% |
Ví dụ:
Nếu hộ kinh doanh quán ăn có doanh thu 400 triệu/năm thì:
- Thuế GTGT = 3% × 400 triệu = 12 triệu;
- Thuế TNCN = 1.5% × 400 triệu = 6 triệu.
Tổng thuế khoán phải nộp = 18 triệu/năm, chia theo quý hoặc tháng tùy thông báo của Chi cục Thuế.
Các trường hợp miễn thuế
Không phải hộ kinh doanh nào mới thành lập cũng phải nộp đầy đủ 3 loại thuế nêu trên. Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu năm dưới 100 triệu đồng sẽ được miễn hoàn toàn:
- Lệ phí môn bài;
- Thuế GTGT;
- Thuế TNCN.
Điều kiện miễn thuế:
- Doanh thu năm đầu tiên ước tính dưới 100 triệu;
- Không phải hộ kinh doanh nhiều địa điểm;
- Không có dấu hiệu trốn thuế, gian lận.
Ngoài ra, các trường hợp:
- Ngưng hoạt động giữa chừng có văn bản báo thuế;
- Mới thành lập trong 6 tháng cuối năm;
→ cũng có thể được miễn hoặc giảm thuế môn bài, thuế khoán theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Kết luận
Khi mới thành lập hộ kinh doanh, việc hiểu và nắm rõ nghĩa vụ thuế ban đầu là yếu tố quan trọng giúp bạn không bị xử phạt, đồng thời tối ưu chi phí vận hành hợp lý. Trong quá trình kê khai và nộp thuế, nếu bạn gặp khó khăn với hồ sơ thuế khoán, lệ phí môn bài hay xin miễn thuế, hãy liên hệ ngay với Gia Minh Consulting – chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ tư vấn – soạn hồ sơ – làm việc với cơ quan thuế trọn gói cho hộ kinh doanh mới.
Quy trình kế toán cho hộ kinh doanh mới mở
Khi bắt đầu hoạt động, hộ kinh doanh cá thể không chỉ cần đăng ký giấy phép kinh doanh mà còn phải thực hiện đầy đủ các bước về kế toán – thuế để tránh sai sót và bị xử phạt. Dưới đây là quy trình kế toán cơ bản, dễ hiểu, áp dụng cho mọi hộ kinh doanh mới thành lập, phù hợp với các lĩnh vực: bán lẻ, dịch vụ ăn uống, tạp hóa, salon, cửa hàng quần áo, giặt sấy…
Hồ sơ thuế ban đầu cần chuẩn bị (01/ĐK-TCT, ngành nghề, mặt bằng…)
Ngay sau khi nhận được giấy phép hộ kinh doanh, chủ hộ cần nộp tờ khai đăng ký thuế ban đầu mẫu 01/ĐK-TCT tại Chi cục Thuế địa phương. Hồ sơ thuế ban đầu bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu 01/ĐK-TCT
- Bản sao CMND/CCCD của chủ hộ
- Giấy đăng ký hộ kinh doanh
- Hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có)
- Giấy tờ chứng minh ngành nghề (đối với lĩnh vực có điều kiện)
Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế hộ kinh doanh. Đây là mã số duy nhất để kê khai, nộp thuế và quản lý sổ sách sau này.
Khảo sát doanh thu – xác định mức thuế khoán
Chi cục Thuế sẽ cử cán bộ đến khảo sát tình hình thực tế tại địa điểm kinh doanh để xác định doanh thu ước tính. Dựa vào đó, cơ quan thuế ấn định mức thuế khoán theo tháng hoặc theo quý:
- Thuế GTGT khoán
- Thuế TNCN khoán
- Lệ phí môn bài
Nếu hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu/năm có thể được miễn một số loại thuế, nhưng vẫn phải kê khai theo quy định. Trường hợp có thay đổi về quy mô, mặt hàng kinh doanh, phải gửi văn bản điều chỉnh thuế khoán.
Lập sổ sách doanh thu ngày
Hộ kinh doanh bắt buộc phải lập và ghi chép sổ sách theo mẫu:
- Sổ doanh thu: ghi lại doanh thu bán hàng/ngày
- Sổ chi phí: ghi các khoản chi có liên quan đến hoạt động kinh doanh
- Sổ theo dõi lao động: nếu có thuê nhân viên
Việc lập sổ doanh thu là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế đúng thực tế, đặc biệt quan trọng nếu có yêu cầu truy thu thuế hoặc kiểm tra đột xuất từ cơ quan thuế.
Ghi nhận chi phí hợp lệ
Không phải mọi chi phí phát sinh đều được ghi nhận. Hộ kinh doanh cần lưu ý:
- Chỉ ghi chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
- Nên có hóa đơn, phiếu thu/chi, chứng từ mua hàng
- Ví dụ chi phí hợp lệ: mua hàng hóa bán lại, điện nước, tiền thuê, khấu hao tài sản…
Việc ghi nhận đầy đủ chi phí giúp xác định lợi nhuận chính xác, hỗ trợ khi cần chứng minh giảm thuế hoặc không đủ điều kiện nộp thuế GTGT – TNCN.
Quản lý nhân công – hợp đồng – bảng lương
Nếu hộ kinh doanh có thuê lao động (dù thời vụ hay dài hạn), cần lưu trữ:
- Hợp đồng lao động (bằng văn bản hoặc thỏa thuận miệng có biên nhận)
- Bảng lương hàng tháng
- Chứng từ thanh toán lương – tiền mặt hoặc chuyển khoản
Đồng thời, cần đăng ký mã số thuế TNCN cho nhân công nếu trả thu nhập trên mức quy định. Việc này cũng liên quan đến quy định bảo hiểm xã hội tự nguyện hoặc bảo hiểm bắt buộc trong một số trường hợp.
Nộp thuế định kỳ và lưu trữ chứng từ
Mỗi tháng hoặc quý, hộ kinh doanh sẽ nộp các loại thuế như sau:
- Thuế khoán theo thông báo của Chi cục Thuế
- Thuế phát sinh thêm nếu doanh thu vượt mức khai báo
- Lệ phí môn bài (nộp 1 lần/năm)
Sau khi nộp thuế, biên lai điện tử cần được lưu trữ cẩn thận, cùng các chứng từ kế toán trong ít nhất 5 năm, phục vụ cho công tác thanh – kiểm tra thuế.
Lưu ý: Hộ có dùng hóa đơn điện tử phải quản lý theo Luật Quản lý thuế mới và khai báo từng lần phát sinh hóa đơn.
Tổng kết
Việc thực hiện đầy đủ quy trình kế toán cho hộ kinh doanh mới mở sẽ giúp bạn tránh bị xử phạt, Cách lập sổ sách kế toán hộ kinh doanh
Cách lập sổ sách kế toán hộ kinh doanh là kỹ năng bắt buộc đối với những ai đang hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt là các hộ kinh doanh phải kê khai thuế hoặc có nhu cầu vay vốn, mở rộng quy mô.
Theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/01/2022, hộ kinh doanh phải ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ nếu thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai. Tại các địa phương như Cần Thơ, Đắk Lắk, Hà Tĩnh, cơ quan thuế đã triển khai phổ biến việc kiểm tra sổ sách thực tế định kỳ để tránh thất thu ngân sách.
Việc ghi sổ không chỉ là nghĩa vụ thuế mà còn giúp quản lý tài chính hiệu quả, tránh sai sót khi quyết toán hoặc bị truy thu thuế.
Sổ doanh thu theo mẫu của cơ quan thuế
Đây là sổ bắt buộc phải có đối với mọi hộ kinh doanh. Nội dung bao gồm:
- Ngày tháng bán hàng
- Tên hàng hóa/dịch vụ
- Số lượng – đơn giá – thành tiền
- Hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản)
Mẫu sổ này do Chi cục Thuế các quận/huyện phát hành, bạn có thể tải miễn phí hoặc nhận bản in trực tiếp. Một số tỉnh như Bình Dương – Bến Tre còn yêu cầu hộ ký tên xác nhận hàng tuần để tránh kê khai thiếu.
Mẹo: Sử dụng phần mềm Excel hoặc app kế toán như MISA Startbooks để tự động tổng hợp theo ngày.
Sổ chi phí có hóa đơn – chứng từ
Sổ này dùng để ghi chép các khoản chi:
- Mua nguyên vật liệu đầu vào
- Thanh toán điện nước, mặt bằng
- Chi phí vận chuyển, dịch vụ thuê ngoài
Điều kiện được ghi nhận chi phí:
- Có hóa đơn hợp lệ (GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ có tên hộ kinh doanh)
- Có chứng từ thanh toán nếu trên 20 triệu
Tại TP.HCM – Quận Gò Vấp, nhiều hộ bị loại chi phí vì dùng hóa đơn không hợp lệ (không có mã, ghi sai tên hộ). Cần kiểm tra kỹ trước khi thanh toán.
Bảng lương và hồ sơ nhân công
Nếu có thuê người lao động, cần lập:
- Bảng lương hàng tháng (ghi rõ thời gian làm việc, mức lương, phụ cấp)
- Hợp đồng lao động (kể cả lao động thời vụ)
- Danh sách đóng bảo hiểm xã hội nếu từ 10 người trở lên
Tình huống tại Cà Mau: Hộ kinh doanh spa bị kiểm tra và xử phạt vì trả lương tiền mặt nhưng không có bảng kê lương – không khấu trừ được chi phí.
Sổ quỹ tiền mặt – chuyển khoản
Hộ kinh doanh nên tách rõ dòng tiền mặt và chuyển khoản:
- Sổ quỹ tiền mặt: ghi lại tất cả thu/chi bằng tiền mặt mỗi ngày
- Sổ ngân hàng: ghi chi tiết chuyển khoản nhận – chi
Mẹo: Dùng ứng dụng ngân hàng tạo sao kê hàng tháng → đối chiếu với sổ. Tránh trường hợp số liệu chênh lệch, dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ “doanh thu ngầm”.
Mẹo đối chiếu số liệu theo tháng và quý
Việc kiểm tra sổ sách nên được thực hiện theo định kỳ tháng và quý:
- Cuối tháng: kiểm tra tổng doanh thu – chi phí – tồn quỹ
- Cuối quý: lập báo cáo tổng hợp để đối chiếu với tờ khai thuế
Lưu ý: Sổ sách và hóa đơn phải trùng khớp về số liệu. Nếu doanh thu trên sổ thấp hơn hóa đơn xuất ra → sẽ bị truy thu.
Tại Long An, Chi cục Thuế khuyến khích hộ kinh doanh sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để được hỗ trợ kiểm tra định kỳ, tránh rủi ro khi quyết toán.
Cách xác định doanh thu hộ kinh doanh theo từng mô hình
Việc xác định đúng doanh thu tính thuế là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, tránh bị truy thu, xử phạt do kê khai sai. Tùy từng mô hình hoạt động (cố định, lưu động, đại lý, online…), cách xác định doanh thu sẽ khác nhau theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn kèm theo từ Tổng cục Thuế.
Tại các địa phương như TP.HCM, Hà Nội, Cần Thơ, Quảng Ngãi, Long An, việc xác định doanh thu tính thuế khoán thường dựa trên khảo sát thực tế, báo cáo doanh số và thông tin kê khai ban đầu. Gia Minh Consulting đã tổng hợp chi tiết theo từng mô hình như sau:
Doanh thu hộ kinh doanh cố định – Thuế khoán theo ấn định
Đây là hình thức phổ biến nhất, áp dụng với hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định, ví dụ: quán cà phê, tiệm tóc, tạp hóa, quán ăn…
Cách xác định doanh thu:
- Cơ quan thuế căn cứ vào báo cáo doanh thu tự kê khai, kết hợp với khảo sát thực tế tại điểm kinh doanh.
- Doanh thu sẽ được ấn định cố định cho từng tháng trong năm, gọi là doanh thu khoán.
Lưu ý:
- Nếu có biến động về ngành nghề, quy mô, mặt bằng (mở rộng hoặc thu hẹp), chủ hộ phải thông báo điều chỉnh mức khoán.
- Nếu không báo và bị thanh tra thuế phát hiện, có thể bị truy thu và phạt hành chính.
Doanh thu hộ kinh doanh lưu động – Tính theo từng lần phát sinh
Áp dụng cho các trường hợp không có địa điểm cố định như: bán hàng rong, bán vé số, bán tại hội chợ, bán lưu động theo mùa.
Cách xác định doanh thu:
- Kê khai và nộp thuế theo từng lần phát sinh (theo từng đợt bán hàng hoặc giao dịch cụ thể).
- Mức thuế gồm thuế GTGT + TNCN, căn cứ theo doanh thu mỗi lần bán.
Mẹo hữu ích:
- Hộ kinh doanh lưu động nên ghi chép đầy đủ nhật ký bán hàng và giữ hóa đơn đầu vào (nếu có) để giải trình doanh thu hợp lý khi bị kiểm tra.
Doanh thu đại lý – Tính theo hoa hồng thực nhận
Áp dụng cho hộ làm đại lý bán vé máy bay, đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, SIM số, internet, giao hàng…
Cách xác định doanh thu:
- Không tính theo giá bán lẻ toàn phần, mà tính theo hoa hồng/chiết khấu thực nhận từ doanh nghiệp chủ quản.
- Đây là phần doanh thu chịu thuế, và cần kê khai hàng quý hoặc hàng năm tùy từng địa phương.
Ví dụ:
- Đại lý SIM nhận 15.000đ/khách đăng ký → doanh thu tính thuế là 15.000đ/lần, không phải toàn bộ giá SIM.
Doanh thu online – Bán hàng COD và chuyển khoản
Hộ kinh doanh online (Shopee, TikTok Shop, Facebook, Zalo…) ngày càng phổ biến, nhưng dễ bị sai sót trong xác định doanh thu.
Cách xác định doanh thu:
- Doanh thu tính thuế = Tổng tiền bán hàng + phí vận chuyển khách thanh toán + phí phát sinh (nếu có).
- Bao gồm cả doanh thu nhận qua chuyển khoản và tiền thu hộ (COD).
- Các sàn TMĐT như Lazada, Tiki sẽ gửi báo cáo tổng doanh thu về cơ quan thuế, nên hộ kinh doanh cần đối chiếu chính xác.
Lưu ý đặc biệt:
- Kể từ 2023, Cơ quan Thuế quản lý chặt hoạt động TMĐT → dễ bị truy thu nếu kê khai thấp hơn thực tế.
Trường hợp doanh thu thấp – Có được miễn thuế không?
Theo Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có tổng doanh thu < 100 triệu đồng/năm sẽ được miễn toàn bộ thuế GTGT và TNCN.
Tuy nhiên, điều kiện bao gồm:
- Doanh thu từ tất cả hoạt động kinh doanh cộng lại không vượt ngưỡng.
- Không chia nhỏ hoạt động để tránh thuế (ví dụ: 2 hộ kinh doanh tại cùng địa chỉ, cùng người quản lý → vẫn tính gộp doanh thu).
Trường hợp đặc biệt:
- Hộ kinh doanh chỉ hoạt động một vài tháng/năm (mùa vụ) → cơ quan thuế sẽ phân bổ ngưỡng 100 triệu theo thời gian hoạt động.
Mẹo Gia Minh:
- Dù được miễn thuế, hộ kinh doanh vẫn nên lưu chứng từ, ghi sổ doanh thu để chứng minh khi bị kiểm tra bất ngờ.
Bạn cần hỗ trợ tính doanh thu để xác định có được miễn thuế hay không?
Gia Minh Consulting có đội ngũ chuyên tư vấn khai thuế đúng mô hình – đúng doanh thu – đúng luật, giúp hộ kinh doanh an tâm hoạt động lâu dài.
☎️ Liên hệ: 0939.45.65.75
📍 Có mặt tại: TP.HCM – Cần Thơ – Đà Nẵng – Hải Dương – Bình Thuận – Long An – và các tỉnh thành khác.
yên tâm hoạt động và tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng sau này. Nếu chưa nắm rõ thủ tục hoặc muốn thuê kế toán trọn gói, Gia Minh sẵn sàng hỗ trợ:
- Tư vấn miễn phí qua Zalo – Hotline 0939.45.65.69
- Hỗ trợ soạn hồ sơ, lập sổ sách, nộp thuế đúng hạn
- Làm việc toàn quốc – hỗ trợ online 100%
Bạn có muốn tôi tiếp tục viết phần:
✅ “Các lỗi thường gặp của hộ kinh doanh mới thành lập”?
✅ “Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh theo ngày”?
✅ “Bảng chi phí thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh theo ngành nghề”?
Chi phí hợp lệ của hộ kinh doanh và cách chứng minh
Trong quá trình hoạt động, hộ kinh doanh cần ghi nhận các khoản chi phí một cách đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp để phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ, tính thuế và làm cơ sở bảo vệ quyền lợi khi bị cơ quan thuế kiểm tra. Đặc biệt với hộ kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc đầy đủ (có lập sổ sách kế toán), việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế là yếu tố giúp giảm thu nhập chịu thuế hợp pháp. Tuy nhiên, rất nhiều hộ hiện nay chỉ ghi nhận doanh thu mà quên hoặc không biết cách chứng minh chi phí, dẫn đến bị tính thuế cao hơn thực tế.
Theo hướng dẫn từ Thông tư 40/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan, chi phí hợp lệ phải có chứng từ đầy đủ, phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và được ghi nhận rõ ràng theo từng kỳ kế toán. Dưới đây là các loại chi phí phổ biến mà hộ kinh doanh có thể đưa vào hạch toán, kèm cách chứng minh hiệu quả và đúng quy định pháp luật.
Chi phí mua hàng – hóa đơn điện tử
Đây là loại chi phí lớn nhất đối với hộ kinh doanh thương mại hoặc sản xuất. Để được ghi nhận hợp lệ, mỗi lần mua hàng hóa, nguyên vật liệu, hộ cần yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điện tử hợp pháp, đúng tên hộ kinh doanh hoặc cá nhân đứng tên đăng ký thuế. Hóa đơn cần thể hiện rõ: tên hàng, số lượng, đơn giá, mã số thuế, tổng tiền và thuế (nếu có). Hộ cần lưu lại bản PDF và file XML đầy đủ. Nếu mua nhiều đợt từ 1 nhà cung cấp, nên thống nhất cuối tháng nhận hóa đơn tổng. Trường hợp mua hàng không có hóa đơn, cần có bảng kê kèm chữ ký người bán và xác nhận đã thanh toán, nhưng nên hạn chế vì rủi ro khi giải trình thuế sẽ cao hơn.
Chi phí nhân công – bảng lương
Với hộ kinh doanh có thuê người làm, chi phí trả công lao động được xem là hợp lệ nếu có bảng lương hàng tháng, bảng chấm công hoặc hợp đồng lao động miệng (có xác nhận). Mỗi khoản chi cần có phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán. Nếu chi trả qua ngân hàng, càng minh bạch hơn. Đối với hộ không có mã số thuế cho người lao động, có thể làm mẫu cam kết 23 hoặc bảng xác nhận lương với chữ ký người lao động. Lưu ý: cần đảm bảo lương trả phù hợp với thị trường, tránh ghi quá cao gây nghi ngờ hoặc vượt trần chi phí cho phép.
Chi phí vận chuyển, marketing, điện nước
Đây là nhóm chi phí hỗ trợ kinh doanh không thường xuyên nhưng hợp lệ. Ví dụ: hóa đơn cước vận chuyển từ đơn vị giao hàng (Giao Hàng Tiết Kiệm, VNPost, Viettel Post…), chi phí quảng cáo Facebook/Google có sao kê thẻ ngân hàng, hóa đơn điện – nước nếu địa điểm kinh doanh tách biệt với nhà ở. Hộ nên thanh toán bằng chuyển khoản để có sao kê minh bạch. Nếu hóa đơn mang tên cá nhân, cần có bảng phân bổ chi phí hợp lý giữa sinh hoạt và kinh doanh để giảm thiểu rủi ro khi bị kiểm tra thuế.
Bảng kê mua hàng nhỏ lẻ
Trong nhiều trường hợp, hộ kinh doanh mua hàng từ người bán không xuất hóa đơn (như tiểu thương chợ đầu mối, nông dân, thu mua hàng dọc đường…) thì có thể lập bảng kê mua hàng nhỏ lẻ theo mẫu do Bộ Tài chính hướng dẫn. Bảng kê cần ghi rõ: tên người bán, địa chỉ, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày tháng và chữ ký của người bán. Mặc dù bảng kê không thay thế hóa đơn điện tử, nhưng là căn cứ bổ sung giúp hợp lý hóa chi phí khi không có hóa đơn đầu vào. Nên lập theo tháng và đính kèm phiếu chi để chứng minh khoản thanh toán.
Lưu trữ chứng từ theo tháng – tránh thất lạc
Chứng từ chi phí cần được lưu trữ theo từng tháng, sắp xếp theo thứ tự ngày, đánh số chứng từ và kẹp theo nhóm (hóa đơn mua hàng, bảng lương, bảng kê, phiếu chi…). Có thể lưu giấy hoặc scan điện tử, nhưng cần sao lưu dự phòng trên thiết bị lưu trữ ngoài (USB, Google Drive, ổ NAS…). Khi lưu theo tháng, hộ dễ dàng đối chiếu với doanh thu cùng kỳ và tránh thất lạc khi cần giải trình với thuế. Đây là cách giúp hộ kiểm soát dòng tiền, tránh chi trùng lặp và chuẩn bị tốt cho việc quyết toán thuế, nhất là khi có thanh tra – kiểm tra đột xuất từ Chi cục Thuế.
Các sai lầm thường gặp khi tự làm kế toán
Tự làm kế toán giúp hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế, hóa đơn và sổ sách, nhất là khi chủ hộ không được đào tạo bài bản về nghiệp vụ kế toán – thuế. Tại nhiều địa phương như TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Đồng Nai, Cần Thơ, Gia Lai hay Hải Phòng, cơ quan thuế đã xử phạt hoặc truy thu đối với hàng trăm hộ kinh doanh do ghi nhận doanh thu không đầy đủ, kê khai sai chi phí hoặc lưu trữ chứng từ không đúng quy định.
Theo thống kê của Gia Minh từ hơn 500 khách hàng trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ ăn uống và bán lẻ, có đến 68% hộ kinh doanh từng bị phạt từ 2–8 triệu đồng do các lỗi nhỏ như: quên khai doanh thu, không lập sổ tay bán hàng, không giữ lại hóa đơn đầu vào hoặc không theo dõi thời hạn nộp báo cáo quý. Điều đáng lo ngại là các lỗi này hoàn toàn có thể phòng tránh nếu được hướng dẫn đúng từ đầu.
Một số chủ hộ kinh doanh còn nhầm lẫn giữa chi phí hợp lệ và không hợp lệ, hoặc không biết cách ghi nhận hợp đồng lao động – dẫn đến mất quyền trừ thuế hoặc bị truy thu bảo hiểm. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất khi hộ kinh doanh tự làm kế toán mà bạn nên tránh để không bị xử phạt và mất quyền lợi thuế.
Ghi thiếu doanh thu – không cập nhật kịp
Sai lầm thường thấy nhất là ghi thiếu doanh thu hoặc chỉ ghi vào cuối tuần/cuối tháng, khiến dữ liệu không trùng khớp với báo cáo bán hàng hoặc thông tin từ phần mềm POS. Khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế, họ có thể khảo sát trực tiếp tại điểm bán hoặc thu thập dữ liệu từ sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada…) để so sánh. Hộ kinh doanh nếu ghi thiếu doanh thu sẽ bị truy thu thuế và bị phạt 20% trên số thuế kê khai thiếu. Cách khắc phục là ghi sổ theo ngày, có bảng tổng hợp doanh thu, lưu lại hóa đơn – phiếu thu của từng ca bán hàng và đối chiếu thường xuyên với hệ thống phần mềm (nếu có).
Không lấy hóa đơn – chi phí bị loại
Rất nhiều hộ kinh doanh không lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, nguyên liệu, khiến chi phí đầu vào không được công nhận khi quyết toán thuế. Theo quy định, chỉ những chi phí có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn điện tử hợp pháp) mới được khấu trừ hoặc ghi nhận vào chi phí. Nếu không có hóa đơn, toàn bộ chi phí đó sẽ bị loại, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế. Ví dụ: cửa hàng ăn uống mua thực phẩm từ chợ đầu mối không hóa đơn → bị loại toàn bộ chi phí nguyên liệu. Giải pháp là: lấy hóa đơn lẻ (mẫu 02) tại Chi cục Thuế, hoặc mua từ nhà cung cấp có phát hành hóa đơn.
Không lưu trữ chứng từ đúng quy định
Hộ kinh doanh có nghĩa vụ lưu trữ sổ sách và chứng từ tối thiểu 5 năm kể từ năm tài chính gần nhất. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ chỉ giữ chứng từ giấy lộn xộn, dễ thất lạc, hoặc xóa mất file hóa đơn điện tử. Khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu không xuất trình được chứng từ gốc, hộ kinh doanh sẽ bị coi là không chứng minh được giao dịch và có thể bị truy thu thuế, phạt chậm nộp. Gia Minh khuyến nghị mỗi hộ nên có 1 file lưu trữ mềm (PDF, Excel) và 1 bản in ra giấy các hóa đơn, biên lai, bảng kê để tiện đối chiếu khi cần. Ngoài ra, sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian và loại hình (mua – bán – chi phí – lương) sẽ giúp quản lý hiệu quả hơn.
Không theo dõi hạn nộp thuế → bị phạt
Hộ kinh doanh phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quý hoặc năm, tùy thuộc vào loại hình hoạt động và doanh thu. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh không theo dõi lịch nộp, dẫn đến trễ hạn nộp tờ khai hoặc trễ nộp tiền thuế, bị phạt từ 2–25 triệu đồng tùy mức độ. Ví dụ: hạn nộp tờ khai quý 1 là ngày 30/4 nhưng đến tháng 6 mới nộp → bị xử phạt hành chính và tính lãi chậm nộp 0.03%/ngày. Để tránh bị quên, hộ kinh doanh có thể đăng ký dịch vụ nhắc hạn thuế miễn phí từ Gia Minh, hoặc sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp cảnh báo lịch nộp báo cáo thuế.
Sai khi khai nhân công – hợp đồng lao động
Nhiều hộ kinh doanh thuê nhân viên nhưng không ký hợp đồng lao động, không đóng BHXH hoặc không kê khai chi phí lương đúng cách. Khi bị kiểm tra, đây sẽ là điểm yếu lớn vì nhân công không rõ nguồn gốc – dẫn đến không được ghi nhận là chi phí hợp lệ, hoặc bị yêu cầu truy đóng bảo hiểm. Ngoài ra, nếu có phát sinh tranh chấp lao động (bị nghỉ ngang, đòi lương), hộ kinh doanh cũng mất lợi thế pháp lý. Giải pháp là: lập hợp đồng lao động ngắn hạn, lập bảng chấm công và bảng lương theo tháng, có ký nhận đầy đủ. Những hộ sử dụng trên 10 lao động cần đăng ký sử dụng lao động theo quy định tại địa phương và có thể phải kê khai thuế TNCN nếu nhân viên có thu nhập cao.
Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh?
Trong bối cảnh quy định thuế ngày càng chặt chẽ, hộ kinh doanh cá thể – đặc biệt là các ngành có doanh thu lớn hoặc nhiều hóa đơn – đang phải đối mặt với áp lực ghi sổ, khai thuế và tuân thủ pháp luật. Không ít trường hợp bị truy thu thuế, bị phạt vì kê khai sai, thiếu chứng từ, do không có kế toán chuyên nghiệp hỗ trợ.
Vậy khi nào nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán hộ kinh doanh trọn gói thay vì tự ghi chép, tự nộp thuế? Dưới đây là những tình huống phổ biến Gia Minh đã xử lý cho nhiều khách hàng trên cả nước:
Hộ có doanh thu lớn hoặc biến động mạnh
Nếu hộ kinh doanh có doanh thu trên 300 triệu/năm, hoặc có biến động doanh thu theo mùa, theo chiến dịch (ví dụ: kinh doanh quán ăn, dịch vụ du lịch, cửa hàng bán online, livestream…) thì việc tự tính thuế sẽ dễ sai sót.
Trong trường hợp doanh thu tăng đột biến, cơ quan thuế có thể rà soát lại hồ sơ, đòi hỏi số liệu rõ ràng từng tháng – việc không lập sổ sách đầy đủ sẽ gây rủi ro bị ấn định thuế, bị phạt hành chính.
Không có thời gian ghi sổ
Phần lớn hộ kinh doanh nhỏ vừa làm chủ, vừa trực tiếp bán hàng, quản lý, thu chi, nên gần như không có thời gian để ghi chép sổ sách hằng ngày. Việc bỏ sót hóa đơn, quên kê khai chi phí, không lưu chứng từ hợp lệ… có thể gây hậu quả nghiêm trọng khi quyết toán thuế.
Dịch vụ kế toán trọn gói giúp xử lý toàn bộ công việc liên quan đến: sổ thu – chi, sổ tồn kho, hóa đơn, tờ khai, báo cáo thuế… giúp hộ tập trung vào kinh doanh mà vẫn đảm bảo đúng luật.
Ngành nghề có rủi ro kiểm tra thuế
Một số ngành như dịch vụ ăn uống, spa, kinh doanh online, tiệm vàng, hiệu thuốc, đại lý bán lẻ… thường nằm trong danh sách dễ bị cơ quan thuế thanh – kiểm tra.
Gia Minh từng hỗ trợ nhiều khách hàng bị truy thu thuế do kê khai không đúng, hoặc không có sổ sách để đối chiếu. Việc thuê dịch vụ kế toán giúp hạn chế rủi ro, đồng thời có hồ sơ sổ sách rõ ràng để giải trình khi cần.
Lợi ích của dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
Khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Gia Minh, hộ kinh doanh sẽ được:
- Lập và quản lý sổ sách đúng mẫu quy định (Thông tư 88/2021/TT-BTC);
- Kê khai thuế đúng hạn, chính xác, không phát sinh phạt;
- Hỗ trợ khi bị kiểm tra, truy thu hoặc cần chứng minh chi phí hợp lệ;
- Tư vấn điều chỉnh doanh thu – thuế khoán hợp lý, tiết kiệm chi phí;
- Cập nhật chính sách thuế mới nhất, tránh sai sót về pháp lý.
Gia Minh hỗ trợ 24/7 qua Zalo, Email và Hotline, giúp hộ kinh doanh yên tâm hoạt động mà không cần lo lắng về kế toán – thuế.
Mẹo giúp hộ kinh doanh tối ưu thuế hợp pháp
Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt việc quản lý đối với hộ kinh doanh cá thể, việc tối ưu thuế không chỉ là giảm thiểu chi phí, mà còn là tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nhiều hộ kinh doanh đã bị truy thu, xử phạt do kê khai sai hoặc thiếu chứng từ, trong khi nếu chuẩn hóa hồ sơ, họ hoàn toàn có thể giảm thiểu mức thuế phải nộp một cách hợp pháp. Dưới đây là 5 mẹo kế toán quan trọng để giúp hộ kinh doanh tối ưu thuế một cách an toàn và hiệu quả.
Ghi chép chính xác doanh thu theo ngày
Một trong những yếu tố đầu tiên cơ quan thuế dựa vào để ấn định mức thuế khoán là doanh thu bình quân hàng ngày. Vì vậy, việc ghi chép doanh thu hàng ngày đầy đủ và chính xác sẽ giúp hộ kinh doanh:
- Tự bảo vệ mình khi có đoàn kiểm tra;
- Tránh bị ấn định sai doanh thu dẫn đến mức thuế cao.
Gia Minh khuyến nghị hộ kinh doanh nên:
- Sử dụng sổ tay hoặc Excel để theo dõi doanh thu hằng ngày;
- Lập bảng tổng hợp theo tháng để so sánh biến động.
Đặc biệt, trong mùa thấp điểm, ghi rõ lý do doanh thu giảm để cơ quan thuế có căn cứ điều chỉnh.
Tối ưu chi phí hợp lệ
Chi phí hợp lệ là yếu tố giúp giảm nghĩa vụ thuế TNCN trong một số trường hợp kiểm tra hoặc điều chỉnh khoán. Để tối ưu phần này, hộ kinh doanh cần:
- Thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ đầu vào;
- Phân loại chi phí theo nhóm: nguyên vật liệu, vận chuyển, nhân công, điện nước,…
Ví dụ: Quán cà phê có thể kê khai tiền mua nguyên liệu, tiền thuê mặt bằng, chi phí quảng cáo,… nếu có chứng từ hợp lệ.
Nên làm bảng tổng hợp chi phí tháng/quý để dễ đối chiếu khi có thông báo thuế mới.
Chuẩn hóa hồ sơ nhân công
Rất nhiều hộ kinh doanh thuê nhân viên nhưng không ký hợp đồng, không ghi nhận chi phí nhân công, dẫn đến:
- Không được tính chi phí hợp lý khi bị kiểm tra;
- Nguy cơ bị truy thu bảo hiểm xã hội hoặc phạt vi phạm lao động.
Cách xử lý:
- Dù là lao động thời vụ, hãy lập hợp đồng thuê khoán hoặc bảng lương hàng tháng;
- Có ký nhận, CMND/CCCD photo và ngày công rõ ràng.
Đây là cơ sở để chứng minh chi phí hợp lệ, đặc biệt trong ngành ăn uống, bán lẻ, dịch vụ thuê nhân viên bán thời gian nhiều.
Lưu hóa đơn đúng cách
Hóa đơn đầu vào (mua hàng, thuê mặt bằng, dịch vụ) và đầu ra (nếu có xuất) phải:
- Được lưu trữ tối thiểu 5 năm;
- Có bản gốc hoặc bản điện tử in đầy đủ thông tin.
Nhiều hộ kinh doanh mất hóa đơn hoặc để thất lạc hóa đơn điện tử dẫn đến không được khấu trừ, không có cơ sở kê khai hợp lệ khi bị kiểm tra.
Giải pháp:
- Lưu hóa đơn điện tử định kỳ vào 1 folder Google Drive hoặc in ra kẹp file;
- Ghi chú rõ mục đích từng khoản chi tương ứng.
Báo kịp thời khi doanh thu thay đổi
Nếu hộ kinh doanh:
- Giảm doanh thu do nghỉ bán, sửa chữa, dịch bệnh;
- Hoặc ngưng hoạt động thời gian dài;
→ Cần gửi đơn đề nghị điều chỉnh thuế khoán đến Chi cục Thuế.
Thời điểm nộp đơn nên trước khi kỳ thuế mới bắt đầu (tháng 1 hoặc tháng 7) để được xem xét giảm thuế kịp thời.
Gia Minh hỗ trợ soạn thảo văn bản điều chỉnh doanh thu, gửi cơ quan thuế và giải trình khi cần thiết.
Kết luận về Mở hộ kinh doanh cần làm kế toán như thế nào
Tối ưu thuế cho hộ kinh doanh không có nghĩa là “né thuế”, mà là quản lý kế toán đúng cách, đủ chứng từ và nắm rõ quyền lợi của mình. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu hoặc cần người đồng hành lâu dài, Gia Minh Consulting cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói hộ kinh doanh, hỗ trợ từ việc lập sổ sách đến làm việc với cơ quan thuế. Hãy gọi ngay để được tư vấn miễn phí!
Mở hộ kinh doanh cần làm kế toán như thế nào? Câu hỏi này tưởng đơn giản nhưng lại chứa rất nhiều vấn đề mà người kinh doanh cần phải hiểu rõ để tránh rủi ro thuế. Từ việc ghi sổ doanh thu, lưu chứng từ, xử lý chi phí, nộp thuế khoán đến quản lý nhân công đều cần tuân thủ theo quy định pháp luật. Nếu không có kiến thức kế toán – thuế, hộ kinh doanh rất dễ phát sinh sai sót dẫn đến bị phạt, bị kiểm tra hoặc bị tăng mức thuế khoán. Vì vậy, việc nắm quy trình chuẩn hoặc thuê đơn vị chuyên nghiệp là giải pháp an toàn. Bài viết đã cung cấp bộ hướng dẫn đầy đủ để hộ kinh doanh tự tin vận hành và tuân thủ đúng luật. Hy vọng bạn có thể áp dụng ngay vào thực tế để tối ưu chi phí và hoạt động bền vững.