Quy định mới thuế hộ kinh doanh nộp thuế khoán đang trở thành chủ đề nóng trong năm 2026 khi cơ quan thuế tại nhiều tỉnh thành bắt đầu áp dụng cơ chế quản lý chặt chẽ hơn. Đây là thời điểm hộ kinh doanh cần cập nhật kịp thời để tránh rủi ro bị phạt hoặc bị ấn định thuế cao hơn thực tế. Những thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến mức thuế GTGT – TNCN mà còn liên quan đến cách xác định doanh thu khoán, thủ tục kê khai và chế độ sổ sách. Nhiều hộ kinh doanh tại Cần Thơ, Long An, Bình Thuận và Hải Dương đã bắt đầu nhận thông báo điều chỉnh thuế từ đầu năm. Điều này cho thấy việc nắm rõ quy định mới là vô cùng quan trọng để bảo vệ quyền lợi và giảm rủi ro bị truy thu. Trong bối cảnh số hóa ngành thuế, việc nộp thuế online và cung cấp chứng từ điện tử cũng trở thành yêu cầu bắt buộc. Bài viết này giúp bạn hiểu đầy đủ các quy định mới, cách áp dụng đúng và các lưu ý để đảm bảo an toàn thuế. Đây là hướng dẫn toàn diện dành cho mọi hộ kinh doanh đang nộp thuế khoán.
Tổng quan về Quy định mới thuế hộ kinh doanh nộp thuế khoán
Bắt đầu từ năm 2026, chính sách thuế khoán đối với hộ kinh doanh cá thể đang có những thay đổi đáng chú ý, nhằm siết chặt minh bạch trong quản lý doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế. Đây là động thái tiếp theo sau Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, đồng thời phản ánh xu hướng chuyển đổi số ngành thuế, tăng cường kiểm soát thực tế kinh doanh.
Bài viết sau sẽ làm rõ các điểm mới về thuế khoán năm 2026, nhóm hộ kinh doanh nào bị ảnh hưởng mạnh, và điều gì cần chuẩn bị để tránh bị ấn định thuế hoặc xử phạt.
Mục tiêu siết chặt quản lý thuế hộ kinh doanh
Trong nhiều năm qua, việc áp dụng thuế khoán giúp cơ quan thuế đơn giản hóa quy trình thu thuế từ hộ cá thể. Tuy nhiên, hình thức này cũng bộc lộ nhiều điểm hạn chế như:
- Không phản ánh đúng doanh thu thực tế,
- Dễ xảy ra tình trạng khai thấp để né thuế,
- Thiếu sổ sách – chứng từ đối chiếu khi có kiểm tra.
Từ năm 2026, Tổng cục Thuế định hướng tăng cường:
- Rà soát dữ liệu doanh thu qua ngân hàng, ví điện tử, hóa đơn điện tử;
- Phân loại hộ kinh doanh theo rủi ro thuế (mức doanh thu, ngành nghề, địa bàn);
- Áp dụng công nghệ để tự động phân tích dấu hiệu bất thường.
Đây là lý do vì sao hộ kinh doanh cần nắm chắc quy định mới và chủ động kê khai minh bạch.
Các nhóm hộ kinh doanh chịu tác động mạnh
Một số nhóm hộ kinh doanh được cơ quan thuế xác định “có dấu hiệu rủi ro cao” sẽ bị tác động mạnh bởi quy định mới, bao gồm:
- Hộ kinh doanh không đăng ký nhưng có hoạt động qua mạng, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop, livestream…);
- Cửa hàng có doanh thu cao (trên 300 triệu/năm) nhưng chưa từng điều chỉnh thuế khoán;
- Các ngành nghề có dòng tiền lớn nhưng ít xuất hóa đơn: ăn uống, quán bar, spa, cửa hàng mỹ phẩm, bán đồ điện tử, v.v;
- Hộ sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng, nhiều thiết bị POS, hoặc bán đa nền tảng.
Đặc biệt, với các hộ có hoạt động dịch vụ – thương mại phức tạp, khả năng bị cơ quan thuế gửi thông báo điều chỉnh doanh thu là rất cao.
Những điểm thay đổi quan trọng nhất so với năm trước
Một số thay đổi nổi bật của chính sách thuế khoán 2026:
- Mức doanh thu 200 triệu/năm không còn là “miễn trừ tuyệt đối”: các hộ dưới ngưỡng này nếu có giao dịch ngân hàng bất thường vẫn có thể bị kiểm tra, truy thu thuế.
- Bắt buộc lập sổ doanh thu – chi phí hằng tháng theo mẫu Thông tư 88/2021/TT-BTC, dù là hộ khoán hay không khoán.
- Cơ quan thuế sẽ đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử, giao dịch online để xác định doanh thu thực tế.
- Hộ không kê khai ban đầu, không lập hồ sơ thuế đúng hạn sẽ bị ấn định doanh thu và thuế phải nộp, dẫn tới mức thuế cao hơn rất nhiều so với thực tế.
Vì vậy, từ năm 2026, hộ kinh doanh không thể “khoán bằng miệng” hay trông chờ sự linh hoạt từ cán bộ thuế địa phương. Minh bạch – chủ động – ghi chép đầy đủ là yếu tố bắt buộc nếu muốn tối ưu chi phí và tránh phạt.
Cách xác định doanh thu khoán theo quy định mới
Cụm từ doanh thu khoán là yếu tố then chốt trong việc xác định số thuế phải nộp đối với hộ kinh doanh cá thể, đặc biệt là những hộ không sử dụng hóa đơn hoặc không thực hiện kê khai thường xuyên. Theo các văn bản hướng dẫn mới nhất như Thông tư 40/2021/TT-BTC và công văn triển khai từ Tổng cục Thuế, cách xác định doanh thu khoán đã có sự điều chỉnh linh hoạt hơn, gắn sát với tình hình thực tế từng ngành nghề và từng địa phương.
Doanh thu thực tế và doanh thu quan sát của cơ quan thuế
Cơ quan thuế không còn áp dụng một mức doanh thu cố định cho tất cả hộ kinh doanh, mà sẽ dựa trên nhiều nguồn dữ liệu thực tế và giám sát tại chỗ, bao gồm:
- Doanh thu quan sát trực tiếp từ đoàn kiểm tra định kỳ;
- Bản kê doanh thu tự lập của hộ kinh doanh;
- Thông tin từ bên thứ ba: nhà cung cấp, chủ mặt bằng, ngân hàng, app giao hàng (Grab, ShopeeFood…);
- Bảng giá hàng hóa/dịch vụ niêm yết tại quầy.
Khi có sai lệch lớn giữa khai báo và quan sát thực tế, cơ quan thuế có quyền ấn định lại doanh thu để điều chỉnh thuế khoán.
➡️ Lưu ý: Hộ kinh doanh nên ghi chép đầy đủ doanh thu theo ngày, lập bảng tổng hợp theo tháng để có căn cứ đối chiếu, tránh bị áp mức thuế khoán cao hơn thực tế.
Cách tính doanh thu theo từng nhóm ngành: ăn uống – tạp hóa – dịch vụ
Mỗi nhóm ngành sẽ được cơ quan thuế áp dụng phương pháp tính doanh thu riêng:
- Ngành ăn uống (quán cơm, quán bún, cà phê…):
- Cơ quan thuế sẽ ghi nhận số bàn ghế, số nhân viên, suất ăn trung bình mỗi ngày, giá bán để ước tính doanh thu/ngày.
- Ví dụ: quán bún có 10 bàn × 3 lượt khách/bàn/ngày × 25.000đ/suất = ~750.000đ/ngày.
- Ngành tạp hóa – bán lẻ:
- Dựa vào diện tích mặt bằng, số lượng hàng trưng bày, hóa đơn đầu vào, lượng khách trung bình/ngày.
- Ngành dịch vụ (gội đầu, rửa xe, sửa chữa…):
- Dựa trên giá dịch vụ × lượt khách/ngày × số ngày hoạt động/tháng.
Hộ kinh doanh có thể yêu cầu xem lại biên bản xác định doanh thu khoán, và kiến nghị điều chỉnh nếu thấy chưa phù hợp thực tế.
Khi nào doanh thu tăng thì bị điều chỉnh thuế khoán?
Cơ quan thuế sẽ điều chỉnh mức khoán tăng lên nếu phát hiện:
- Mở rộng quy mô kinh doanh (thuê thêm mặt bằng, tăng lượng nhân sự);
- Tăng lượng hàng hóa nhập vào nhưng doanh thu kê khai không thay đổi;
- Hoạt động trên nền tảng online, có thêm doanh thu từ Shopee, Zalo, Facebook,…;
- Bị tố cáo, phản ánh từ khách hàng, đối thủ, hoặc các đơn vị liên kết.
Khi đó, hộ kinh doanh sẽ nhận được Thông báo điều chỉnh doanh thu khoán, kèm theo căn cứ xác minh.
➡️ Mẹo nhỏ: Nếu doanh thu có giảm, hộ nên gửi đơn đề nghị điều chỉnh khoán giảm trước kỳ tính thuế tiếp theo để tránh bị tính dư thuế.
Cách tính thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán 2026
Cụm từ “thuế khoán” không còn xa lạ với hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Tuy nhiên, trong năm 2026, quy định mới về tỷ lệ tính thuế theo phương pháp khoán có nhiều điểm điều chỉnh theo ngành nghề. Việc hiểu rõ cách tính thuế GTGT và TNCN là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh không bị truy thu, không bị phạt do kê khai sai lệch.
Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết bảng tỷ lệ thuế mới, ví dụ minh họa và sai sót thường gặp khi tự tính thuế khoán, áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể, tiểu thương, dịch vụ ăn uống, buôn bán online/offline…
Bảng tỷ lệ thuế khoán theo ngành nghề cập nhật
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, tỷ lệ thuế khoán năm 2026 vẫn được chia theo nhóm ngành, cụ thể như sau:
| Ngành nghề kinh doanh | Tỷ lệ thuế GTGT | Tỷ lệ thuế TNCN |
| Bán hàng hóa (tạp hóa, quần áo…) | 1.0% | 0.5% |
| Dịch vụ không gắn với hàng hóa | 5.0% | 2.0% |
| Dịch vụ ăn uống (quán cơm, cafe) | 3.0% | 1.5% |
| Vận tải, karaoke, cắt tóc… | 3.0% | 1.5% |
| Xây dựng không bao thầu nguyên liệu | 5.0% | 2.0% |
| Kinh doanh hỗn hợp | Áp dụng từng phần | Áp dụng từng phần |
Lưu ý: Mức tỷ lệ này có thể điều chỉnh tùy địa phương, hộ kinh doanh nên tham khảo thông báo cụ thể từ Chi cục Thuế nơi mình đăng ký.
Ví dụ chi tiết cách tính thuế theo doanh thu thực tế
Giả sử hộ kinh doanh mở quán cà phê – trà sữa, dự kiến doanh thu một tháng là 60 triệu đồng. Mức thuế khoán sẽ được tính như sau:
- Doanh thu năm: 60 triệu × 12 tháng = 720 triệu đồng/năm
- Thuế GTGT phải nộp: 720 triệu × 3% = 600.000 VNĐ/năm
- Thuế TNCN phải nộp: 720 triệu × 1.5% = 800.000 VNĐ/năm
=> Tổng thuế khoán/năm: 21.6 triệu + 10.8 triệu = 32.4 triệu đồng, chia đều theo từng tháng hoặc quý tùy cách tính của cơ quan thuế.
Nếu doanh thu tăng đột biến (ví dụ mở thêm chi nhánh, tăng lượt khách), hộ kinh doanh phải đăng ký điều chỉnh doanh thu với cơ quan thuế để tránh bị truy thu hoặc phạt.
Sai sót phổ biến khi tự tính thuế khoán
Nhiều hộ kinh doanh vẫn tự tính sai thuế khoán vì:
- Áp sai tỷ lệ thuế ngành nghề: Một số ngành nghề phụ bị cộng gộp khiến thuế tăng cao.
- Tính theo doanh thu ước lượng không đúng: Không tính doanh thu ngày lễ, mùa cao điểm.
- Không điều chỉnh khi thay đổi quy mô: Thêm mặt bằng, mở rộng quy mô mà không báo cơ quan thuế.
- Không hiểu rõ chính sách miễn thuế: Ví dụ, hộ có doanh thu dưới 100 triệu/năm nhưng vẫn tự nộp.
Hậu quả là bị truy thu thuế nhiều năm, bị xử phạt vi phạm hành chính từ 2 – 25 triệu đồng, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.
Kết luận
Việc hiểu đúng cách tính thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán 2026 không chỉ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí mà còn tránh rủi ro pháp lý, kiểm tra thuế bất ngờ.
Nếu bạn cần tư vấn tính thuế chính xác, kê khai thuế khoán đúng ngành nghề và hỗ trợ kiểm tra doanh thu thực tế, hãy liên hệ Gia Minh:
- ☎️ Hotline/Zalo:45.65.69
- 🌐 Website:com
- 📍 Chi nhánh toàn quốc – hỗ trợ online 100%
Quy định mới về hồ sơ – sổ sách hộ kinh doanh
Kể từ khi Thông tư 88/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ 1/1/2022, yêu cầu về sổ sách và chứng từ kế toán đối với hộ kinh doanh đã có sự thay đổi lớn. Những quy định này áp dụng cho hộ kinh doanh nộp thuế khoán, thuế kê khai và có liên quan đến hoạt động kiểm tra, thanh tra thuế định kỳ.
Tại nhiều địa phương như Quảng Bình, Tiền Giang, Khánh Hòa, Chi cục Thuế đã tăng cường kiểm tra đột xuất với hộ kinh doanh không thực hiện đầy đủ việc ghi chép sổ sách, dẫn đến bị truy thu hoặc phạt hành chính.
Việc lưu trữ hồ sơ – sổ sách không chỉ giúp hộ kinh doanh tự quản lý doanh thu – chi phí hiệu quả, mà còn là cơ sở pháp lý để chứng minh tính hợp lệ khi làm việc với cơ quan thuế.
Sổ doanh thu theo mẫu Thông tư 88/2021/TT-BTC
Thông tư 88 quy định hộ kinh doanh thuộc diện nộp thuế khoán, hoặc có sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc phải lập Sổ doanh thu theo mẫu chuẩn ban hành. Nội dung cần có:
- Ngày phát sinh doanh thu
- Mặt hàng/dịch vụ cung cấp
- Số lượng – đơn giá – thành tiền
- Ghi rõ phương thức thanh toán
Mỗi ngày phải ghi rõ, không được gộp, không để trống. Cuối tháng, tổng hợp lại để làm cơ sở nộp thuế GTGT và TNCN.
Mẹo tại địa phương: Tại TP.HCM, Hà Nội, Bình Dương, hộ kinh doanh có thể liên hệ Đội Thuế liên phường để xin mẫu chuẩn hoặc dùng phần mềm có sẵn định dạng.
Lưu chứng từ – hóa đơn mua hàng đúng quy định
Hộ kinh doanh cần lưu các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (nếu mua của tổ chức có mã số thuế)
- Phiếu thu – phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho
- Hợp đồng – biên bản thanh lý (nếu có phát sinh dịch vụ hoặc mua sắm lớn)
Tất cả chứng từ cần được đóng dấu giáp lai, sắp xếp theo thứ tự thời gian, lưu trữ tối thiểu 5 năm.
Ví dụ: Tại Cần Thơ, cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh nộp bản scan hóa đơn đầu vào nếu giá trị >20 triệu để đối chiếu nguồn hàng.
Khi nào phải cung cấp sổ sách cho cơ quan thuế?
Hộ kinh doanh sẽ phải xuất trình sổ sách trong các trường hợp sau:
- Khi quyết toán thuế định kỳ (thường là cuối năm hoặc theo chu kỳ 3 năm/lần)
- Khi có dấu hiệu kê khai sai – nộp thiếu thuế
- Khi thanh tra chuyên đề từ Tổng cục Thuế/Cục Thuế tỉnh
Ngoài ra, trong một số tình huống, cơ quan thuế có thể yêu cầu nộp sổ sách qua email hoặc upload trên eTax. Nếu không có đầy đủ, hộ sẽ bị phạt từ 2 – 8 triệu đồng/lỗi hành chính, hoặc truy thu thuế dựa trên ấn định.
Khuyến nghị: Nên chuẩn bị 01 bản giấy và 01 bản scan lưu Google Drive, dễ dàng xuất trình mọi lúc.
Thời hạn kê khai – nộp thuế – lệ phí môn bài
Việc nắm rõ thời hạn kê khai và nộp các khoản thuế là yêu cầu bắt buộc với hộ kinh doanh nếu muốn tránh bị phạt hành chính, truy thu thuế hoặc đình chỉ mã số thuế. Dù là hộ kinh doanh nộp thuế khoán, từng lần phát sinh, hay có sử dụng hóa đơn, mỗi loại thuế đều có thời hạn riêng biệt. Cùng Gia Minh Consulting tổng hợp đầy đủ các mốc thời gian cần ghi nhớ dưới đây:
Hạn nộp thuế GTGT – TNCN theo tháng/quý
Hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hoạt động thuế theo lần phát sinh, phải kê khai và nộp thuế GTGT và TNCN định kỳ.
2 hình thức kê khai phổ biến:
| Loại hình | Chu kỳ nộp thuế | Hạn chót nộp hồ sơ và tiền thuế |
| Theo tháng | 1 lần/tháng | 20 ngày đầu tháng kế tiếp |
| Theo quý | 1 lần/quý | 30 ngày đầu quý kế tiếp |
Ví dụ: Kê khai quý 1 (1/1 – 31/3) thì hạn nộp là 30/4.
Lưu ý:
- Nếu hộ kinh doanh không phát sinh doanh thu, vẫn phải nộp tờ khai trắng đúng hạn để không bị khóa MST.
- Một số địa phương như TP.HCM, Bình Dương, Cần Thơ đang siết chặt hạn nộp thuế đối với hộ dùng hóa đơn.
Hạn nộp lệ phí môn bài hằng năm
Lệ phí môn bài là khoản thu bắt buộc đầu năm đối với hộ kinh doanh có mã số thuế đang hoạt động.
- Thời hạn nộp lần đầu:
→ Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc mã số thuế. - Từ năm thứ 2 trở đi:
→ Hạn chót là 31/01 hằng năm.
Mức lệ phí môn bài:
- Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 000.000 đồng/năm
- Doanh thu từ 300 – 500 triệu đồng/năm: 000 đồng/năm
- Doanh thu từ 100 – 300 triệu đồng/năm: 000 đồng/năm
- Dưới 100 triệu đồng/năm: miễn lệ phí môn bài
Mẹo nhỏ:
Để tránh quên nộp, Gia Minh khuyến nghị cài lịch nhắc định kỳ từ tháng 12 năm trước.
Lỗi thường gặp khi nộp thuế online và cách khắc phục
Trong quá trình nộp thuế điện tử, nhiều hộ kinh doanh gặp phải một số lỗi phổ biến:
- Không hiển thị số thuế phải nộp:
→ Có thể do chưa nộp tờ khai đúng hạn, hệ thống chưa cập nhật. Giải pháp: Kiểm tra lại tờ khai hoặc liên hệ cán bộ thuế quản lý. - Thanh toán thất bại – ngân hàng từ chối:
→ Do lỗi OTP, thẻ hết hạn hoặc sai thông tin. Giải pháp: Dùng ngân hàng có liên kết với hệ thống nộp thuế TNC, như Vietcombank, BIDV, Agribank. - Sai thông tin người nộp – sai mã số thuế:
→ Dẫn đến không ghi nhận thanh toán, chậm trễ bị phạt. Giải pháp: Trước khi thanh toán cần đối chiếu tên, MST, kỳ tính thuế, năm thuế thật kỹ.
Kết luận:
Nắm rõ và tuân thủ thời hạn nộp thuế – lệ phí môn bài không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh bị xử phạt, mà còn tạo sự chuyên nghiệp – uy tín trong mắt khách hàng và đối tác. Nếu bạn đang lo lắng về việc trễ hạn, sai sót kê khai, hãy để Gia Minh Consulting đồng hành kê khai thuế đúng hạn – đúng luật – đúng biểu mẫu.
📞 Hotline tư vấn thuế hộ kinh doanh: 0939.45.65.75
📍 Phục vụ toàn quốc: TP.HCM, Hà Nội, Cần Thơ, Bình Dương, Lâm Đồng, Khánh Hòa, Đắk Nông…
Quy định mới về tạm ngừng hộ kinh doanh năm 2026
Từ ngày 01/07/2026, đối với Nghị định 168/2026/NĐ‑CP đã có hiệu lực, các hộ kinh doanh khi muốn tạm ngừng hoạt động cần thực hiện theo thủ tục mới. Theo đó, vấn đề tạm ngừng kinh doanh của hộ kinh doanh (hộ cá thể) được quy định rõ như sau: Trước khi bắt đầu tạm ngừng hoạt động ít nhất 03 ngày làm việc, hộ kinh doanh phải nộp hồ sơ đăng ký tạm ngừng tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đăng ký hộ kinh doanh. Thời hạn tạm ngừng mỗi lần không vượt quá 01 năm, và hộ kinh doanh được phép nhiều lần tạm ngừng liên tiếp nếu có nhu cầu.
Hồ sơ gồm: “Giấy đề nghị đăng ký tạm ngừng kinh doanh (Mẫu số 3, Phụ lục II của Thông tư 68/2026/TT‑BTC)”, ngoài ra nếu hộ do các thành viên hộ gia đình thành lập thì cần “Biên bản họp nhóm cá nhân tham gia hộ kinh doanh về việc tạm ngừng kinh doanh”. Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra giấy xác nhận trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Việc đăng ký tạm ngừng đúng đủ sẽ giúp hộ kinh doanh tránh bị xử lý vi phạm hành chính như phạt do không thông báo hoặc thông báo trễ. Đồng thời, mặc dù hộ kinh doanh không phải gửi trực tiếp thông báo tới cơ quan thuế về việc tạm ngừng từ 01/07/2026, nhưng vẫn phải hoàn thành nghĩa vụ thuế phát sinh trước khi tạm ngừng, vì nếu còn nợ thuế hoặc không kê khai sẽ vẫn bị xử lý theo thuế.
Tóm lại, hộ kinh doanh năm 2026 cần chuẩn bị hồ sơ sớm, tính toán đúng thời gian tạm ngừng, hoàn tất nghĩa vụ thuế, thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký – để đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro khi đăng ký lại hoạt động.
Thủ tục tạm ngừng đúng hạn để không bị tính thuế
Hộ kinh doanh muốn tạm ngừng cần gửi hồ sơ đăng ký chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày muốn bắt đầu tạm ngừng tới cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Nếu đăng ký sau ngày này hoặc không đăng ký, hộ có thể bị xem như vẫn hoạt động và vẫn phải nộp thuế, lệ phí như bình thường. Hồ sơ cơ bản gồm: Giấy đề nghị tạm ngừng (Mẫu 3), và nếu ủy quyền phải kèm theo giấy ủy quyền. Sau khi hồ sơ đủ, trong 01 ngày làm việc cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy xác nhận. Việc thực hiện đúng thời hạn giúp hộ được hưởng quyền miễn lệ phí môn bài (nếu đủ điều kiện) và tránh phải nộp thuế, phí như đang vận hành.
Nghĩa vụ thuế còn lại trước khi tạm ngừng
Trước khi tạm ngừng, hộ kinh doanh vẫn phải hoàn thành tất cả nghĩa vụ thuế phát sinh và kê khai thuế của kỳ hiện tại. Mặc dù từ 2026 hộ kinh doanh không cần gửi thông báo tới cơ quan thuế khi tạm ngừng nếu đã thông báo đúng cho cơ quan đăng ký, nhưng nếu vẫn còn khoản thuế, lệ phí chưa nộp hoặc báo cáo khai thuế chưa thực hiện, sẽ vẫn bị xử lý. Chẳng hạn: Hộ có hoạt động phát sinh doanh thu trong tháng/tình kỳ và sau đó mới tạm ngừng thì vẫn phải nộp thuế cho phần thời gian hoạt động. Nếu không, cơ quan thuế có thể truy thu hoặc phạt. Đây là bước rất quan trọng để đảm bảo chính sách kê khai và nộp thuế được dứt điểm trước khi dừng hoạt động.
Khi nào bị truy thu dù đã tạm ngừng?
Dù hộ kinh doanh đã hoàn thành thông báo tạm ngừng, nhưng nếu còn hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu hoặc sử dụng hóa đơn trong thời gian đăng ký tạm ngừng, thì vẫn có thể bị cơ quan thuế truy thu hoặc xử lý vi phạm. Hoặc nếu đăng ký tạm ngừng nhưng không thực hiện đúng thủ tục, thông báo trễ, dẫn đến hồ sơ không hợp lệ thì hộ sẽ bị xem như hoạt động bình thường và phải nộp thuế – lệ phí theo toàn bộ năm or kỳ kinh doanh. Nếu hộ kinh doanh đã đăng ký tạm ngừng nhưng sau đó quay lại kinh doanh trước thời hạn đã đăng ký mà không làm thủ tục “tiếp tục kinh doanh trước thời hạn” thì cũng phát sinh rủi ro về quản lý thuế. Vì vậy việc thực hiện đồng bộ cả thủ tục đăng ký, hoàn tất thuế và đảm bảo không kinh doanh trong thời gian tạm ngừng là điều kiện bắt buộc để tránh bị truy thu.
Chế tài xử phạt khi khai sai – kê khai trễ – thiếu chứng từ
Việc kê khai thuế và lập sổ sách kế toán đối với hộ kinh doanh cá thể, dù không bắt buộc dùng phần mềm hay có kế toán riêng, vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn. Nếu hộ kinh doanh thực hiện sai – hoặc không thực hiện đúng hạn – sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng, tùy hành vi vi phạm.
Tại các địa phương như TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Cần Thơ, Quảng Ngãi, Thanh Hóa, rất nhiều hộ kinh doanh nhỏ, cửa hàng buôn bán lẻ, tiệm ăn uống hoặc dịch vụ nhỏ bị xử phạt vì kê khai trễ hạn, không lưu chứng từ, khai sai doanh thu hoặc không ghi đầy đủ sổ sách. Không ít trường hợp bị truy thu thuế khoán nhiều năm hoặc bị cơ quan thuế loại chi phí, dẫn đến phải nộp thêm hàng chục triệu đồng.
Gia Minh từng hỗ trợ xử lý hồ sơ truy thu thuế cho một chuỗi tiệm nail ở Đà Nẵng bị truy thu gần 70 triệu đồng vì không lưu bảng lương và hóa đơn mua sắm. Đây là minh chứng rõ ràng rằng việc không nắm luật hoặc thiếu kế toán hỗ trợ có thể gây hậu quả tài chính nghiêm trọng cho hộ kinh doanh, dù chỉ là cửa hàng nhỏ.
Dưới đây là 3 nhóm rủi ro chính và các mức phạt thường gặp nếu hộ kinh doanh kê khai sai – thiếu chứng từ – hoặc vi phạm quy định về thuế.
Các mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh vi phạm về thuế có thể bị xử phạt hành chính theo các mức sau:
- Phạt từ 2 – 5 triệu đồng: khi chậm nộp tờ khai, nộp sai biểu mẫu, nộp thiếu hồ sơ
- Phạt từ 5 – 8 triệu đồng: kê khai sai doanh thu, khai sai thông tin thuế suất
- Phạt 20% số thuế khai thiếu + tiền chậm nộp 0.03%/ngày: nếu bị phát hiện kê khai sai làm giảm số thuế phải nộp
- Phạt từ 10 – 20 triệu đồng: nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ, không có sổ sách khi bị kiểm tra
- Tịch thu hóa đơn, xử lý hình sự (nặng): nếu có dấu hiệu gian lận thuế
Gia Minh hỗ trợ tra cứu, rà soát hồ sơ để tránh hộ kinh doanh rơi vào các nhóm vi phạm trên.
Rủi ro khai thấp doanh thu
Một trong những sai lầm lớn nhất của hộ kinh doanh là cố tình khai thấp doanh thu để giảm thuế khoán. Tuy nhiên, cơ quan thuế hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ đối chiếu: từ POS, dữ liệu ngân hàng, sàn TMĐT đến khảo sát thực tế tại cửa hàng. Nếu phát hiện doanh thu thực tế cao hơn kê khai, hộ kinh doanh sẽ bị:
- Truy thu phần thuế thiếu
- Phạt 20% số thuế thiếu
- Tính tiền chậm nộp từ thời điểm phát sinh đến khi nộp đủ
Ngoài ra, cơ quan thuế còn có thể điều chỉnh mức thuế khoán tăng trong các kỳ tiếp theo, gây áp lực tài chính lâu dài. Vì vậy, thay vì khai thấp thiếu cơ sở, hộ kinh doanh nên lập sổ sách rõ ràng và xin điều chỉnh thuế khoán bằng văn bản hợp lệ nếu có biến động thực tế.
Rủi ro không lưu chứng từ
Hộ kinh doanh không lưu giữ hóa đơn, phiếu chi, bảng kê bán hàng, hợp đồng lao động… sẽ bị coi là không có cơ sở chứng minh tính hợp pháp của chi phí và doanh thu. Khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu không xuất trình được chứng từ, hộ sẽ bị:
- Loại toàn bộ chi phí liên quan
- Không được khấu trừ thuế GTGT (nếu có)
- Truy thu phần thuế do chi phí bị loại bỏ
Đặc biệt, nếu sử dụng hóa đơn điện tử nhưng xóa mất bản mềm hoặc không ký số đúng cách, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ. Gia Minh luôn nhắc nhở khách hàng lưu song song bản PDF + bản giấy, lưu trữ tối thiểu 5 năm theo đúng quy định.
Giải pháp để hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới
Trước những thay đổi mạnh mẽ trong chính sách thuế khoán 2026, nhiều hộ kinh doanh gặp khó khăn trong việc kê khai thuế minh bạch, đối chiếu chứng từ hay ghi chép sổ sách theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế. Nếu không chủ động cập nhật và có giải pháp kịp thời, hộ cá thể rất dễ bị ấn định thuế, phạt hành chính, hoặc bị truy thu với mức cao hơn thực tế.
Bài viết dưới đây sẽ gợi ý 3 giải pháp hiệu quả và thiết thực để giúp hộ kinh doanh nhỏ lẻ tuân thủ đúng quy định, giảm rủi ro bị kiểm tra và tối ưu nghĩa vụ thuế hàng năm.
Áp dụng sổ sách – phần mềm quản lý doanh thu
Theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, từ năm 2026, dù là hộ nộp thuế khoán thì việc lập sổ doanh thu – chi phí cũng trở thành nghĩa vụ bắt buộc.
Tuy nhiên, thay vì ghi tay hoặc dùng Excel (dễ sai sót, không đối chiếu được), việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt cho hộ kinh doanh sẽ giúp:
- Tự động cập nhật doanh thu, chi phí mỗi ngày;
- Lưu trữ chứng từ – hóa đơn – phiếu thu rõ ràng, theo chuẩn của cơ quan thuế;
- Kết xuất sổ sách theo mẫu chuẩn khi cơ quan thuế kiểm tra;
- Đối chiếu báo cáo ngay lập tức với tài khoản ngân hàng.
Hiện nay có nhiều phần mềm đơn giản, dễ dùng như MISA Startbooks, EasyBooks, KiotViet…, đặc biệt phù hợp với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ trong lĩnh vực dịch vụ, ăn uống, bán hàng online hoặc bán lẻ.
Kiểm soát chi phí hợp lệ để giảm thuế
Một sai lầm phổ biến là hộ kinh doanh chỉ quan tâm đến doanh thu nhưng không biết cách ghi nhận chi phí đúng quy định, dẫn đến bị áp thuế trên tổng doanh thu hoặc bị ấn định mức cao.
Giải pháp là:
- Lưu lại toàn bộ hóa đơn đầu vào, chi phí mua hàng, chi phí vận hành (thuê mặt bằng, điện, nước, quảng cáo, ship hàng…);
- Chuyển khoản các khoản chi lớn để dễ xác minh giao dịch;
- Ghi chi tiết vào sổ chi phí theo mẫu của Bộ Tài chính.
Việc kiểm soát chi phí hợp lệ không chỉ giúp giảm thiểu thuế GTGT và TNCN phải nộp, mà còn giúp hộ cá thể chứng minh tính minh bạch khi bị thanh tra thuế.
Thuê đơn vị kế toán uy tín như Gia Minh để đảm bảo an toàn thuế
Không phải hộ kinh doanh nào cũng đủ thời gian và kỹ năng để làm sổ sách, lập tờ khai thuế đúng hạn, đặc biệt trong các lĩnh vực có doanh thu biến động cao hoặc có yếu tố rủi ro (dịch vụ, kinh doanh online, nhập hàng nước ngoài…).
Gia Minh Consulting cung cấp dịch vụ kế toán hộ kinh doanh trọn gói bao gồm:
- Lập sổ sách doanh thu – chi phí theo đúng mẫu;
- Kê khai thuế khoán định kỳ, điều chỉnh khi có biến động;
- Tư vấn lập hồ sơ ban đầu, đăng ký mã số thuế, tài khoản thuế điện tử;
- Đại diện giải trình với cơ quan thuế khi có kiểm tra.
Quan trọng hơn, Gia Minh cam kết bảo mật thông tin, kê khai chính xác – đúng hạn – không phát sinh chi phí ẩn và hỗ trợ khách hàng 24/7 nếu có phát sinh lỗi nộp thuế online, lệch số liệu.
Quy định mới thuế hộ kinh doanh nộp thuế khoán đang tạo ra nhiều thay đổi lớn mà các hộ kinh doanh cần nắm rõ để tránh bị xử phạt không đáng có. Những quy định này giúp cơ quan thuế đánh giá sát hơn doanh thu thực tế, đồng thời yêu cầu hộ kinh doanh minh bạch hơn trong sổ sách và chứng từ. Khi không cập nhật kịp thời, hộ kinh doanh dễ mắc sai sót như nộp thiếu thuế, kê khai sai hạn hoặc bị ấn định thuế cao hơn. Đây cũng là lý do nhiều hộ kinh doanh tại Cần Thơ, Long An, Sóc Trăng và Bình Thuận đã chọn thuê đơn vị kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn. Không chỉ giúp kê khai đúng hạn, kế toán còn đại diện giải trình khi bị kiểm tra. Trong bối cảnh ngành thuế chuyển đổi số mạnh mẽ, việc nộp thuế online và xử lý hồ sơ điện tử càng đòi hỏi sự chính xác. Vì vậy, mỗi hộ kinh doanh cần chủ động trang bị kiến thức và giải pháp phù hợp để giảm rủi ro. Bài viết này chính là nền tảng để bạn vận dụng ngay vào thực tế.