Thuế TNCN hộ kinh doanh: Cách xác định đúng là chủ đề được nhiều hộ kinh doanh quan tâm trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường kiểm tra và giám sát. Việc xác định đúng số thuế phải nộp không chỉ giúp hộ tuân thủ pháp luật mà còn tránh các khoản phạt không đáng có. Đặc biệt, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường nhầm lẫn giữa thuế TNCN và thuế GTGT, khiến việc kê khai sai sót xảy ra phổ biến. Trong khi đó, với hộ thuộc diện khoán, số thuế TNCN phụ thuộc trực tiếp vào doanh thu và ngành nghề kinh doanh. Ngoài ra, hộ sử dụng hóa đơn điện tử hoặc bán hàng theo từng lần phát sinh sẽ phải xác định doanh thu và thuế theo từng hóa đơn. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết phương pháp tính thuế TNCN, giúp hộ hiểu và áp dụng chính xác. Đây cũng là tài liệu hữu ích cho những hộ đang chuẩn bị quyết toán thuế cuối năm. Gia Minh Consulting luôn sẵn sàng hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
Tổng quan thuế TNCN đối với hộ kinh doanh
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh là khoản thuế đánh vào thu nhập chịu thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh của cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình. Khác với thuế TNCN đối với người làm công ăn lương, thuế TNCN đối với hộ kinh doanh được tính dựa trên doanh thu và tỷ lệ thuế khoán theo từng ngành nghề, được cơ quan thuế thông báo hằng năm hoặc khi có điều chỉnh. Thuế TNCN là một trong hai loại thuế chính mà hộ kinh doanh phải nộp, bên cạnh thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Đối với hộ kinh doanh, thuế TNCN không dựa trên lợi nhuận thật mà tính theo tỷ lệ % trên doanh thu. Tỷ lệ này phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, ví dụ: ăn uống, sửa chữa, dịch vụ, vận tải, thương mại… Các hộ có doanh thu lớn hoặc kinh doanh nhiều ngành nghề cùng lúc sẽ chịu mức thuế TNCN khác nhau cho từng nhóm ngành.
Thuế TNCN là nghĩa vụ bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, đồng thời giúp Nhà nước theo dõi hoạt động kinh doanh thực tế của từng hộ. Hộ kinh doanh phải khai báo đầy đủ thông tin doanh thu, điều chỉnh khi doanh thu thay đổi hoặc khi mở rộng ngành nghề. Trong nhiều trường hợp, việc nắm rõ quy định thuế TNCN còn giúp hộ kinh doanh tránh được rủi ro bị ấn định doanh thu, bị phạt kê khai sai hoặc bị truy thu thuế.
Ngoài ra, thuế TNCN còn là yếu tố quan trọng để hộ kinh doanh làm việc với ngân hàng, ký hợp đồng lớn hoặc mở rộng mô hình, vì nhiều đối tác yêu cầu hồ sơ thuế đầy đủ trước khi hợp tác.
Thuế TNCN là gì đối với hộ kinh doanh?
Thuế TNCN đối với hộ kinh doanh là khoản thuế tính trên doanh thu chịu thuế theo tỷ lệ phần trăm do Nhà nước quy định cho từng ngành nghề.
Đặc điểm:
Tính theo doanh thu, không dựa vào lợi nhuận thực tế.
Áp dụng với cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh.
Thuế được ấn định dựa trên mức doanh thu khoán hoặc doanh thu tự khai.
Tỷ lệ thuế TNCN phổ biến:
1,5% đối với dịch vụ ăn uống
1% đối với thương mại
0,5% – 2% tùy ngành nghề dịch vụ
1,5% – 2,5% đối với một số ngành đặc thù (sửa chữa, vận tải…)
Thuế TNCN được thu cùng lúc với thuế GTGT, gọi chung là thuế khoán. Khi doanh thu thay đổi, hộ phải kê khai điều chỉnh.
Các đối tượng phải nộp thuế TNCN
Hộ kinh doanh phải nộp thuế TNCN khi thuộc một trong các trường hợp sau:
Có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên (tính tổng mọi địa điểm kinh doanh).
Kinh doanh theo hình thức cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình.
Bán hàng hóa – cung cấp dịch vụ dưới bất kỳ hình thức nào (offline, online, app giao hàng).
Có hợp đồng dịch vụ với tổ chức hoặc doanh nghiệp (ví dụ: vận tải, sửa chữa, cung cấp suất ăn, dịch vụ làm đẹp…).
Kinh doanh nhiều ngành nghề, thuế TNCN tính riêng cho từng ngành.
Ngoài ra, hộ khoán phải kê khai lại nếu doanh thu thực tế tăng đáng kể, hoặc khi mở thêm ngành nghề dẫn đến thay đổi mức thuế phải nộp.
Khi nào hộ được miễn thuế TNCN?
Hộ kinh doanh được miễn thuế TNCN trong các trường hợp sau:
Doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
Đây là ngưỡng miễn thuế theo quy định.
Doanh thu tính theo tổng doanh thu, không phải lợi nhuận.
Hộ kinh doanh thời vụ hoạt động dưới 3 tháng/năm
Doanh thu bình quân tháng được tính để xác định ngưỡng miễn thuế.
Tạm ngừng kinh doanh đúng thủ tục
Nếu tạm ngừng đã được cơ quan thuế chấp thuận, hộ không phải nộp thuế trong thời gian tạm ngừng.
Ngành nghề được miễn theo quy định đặc thù
Một số trường hợp kinh doanh rất nhỏ lẻ, không thường xuyên, mức thu nhập thấp.
Việc hiểu rõ trường hợp miễn thuế giúp hộ kinh doanh lập kế hoạch tốt hơn và tránh nộp thuế sai quy định.
Doanh thu chịu thuế TNCN và nguyên tắc xác định
Trong hộ kinh doanh cá thể, việc xác định doanh thu chịu thuế TNCN là yếu tố quan trọng nhất để tính đúng số thuế phải nộp theo quy định của Luật Quản lý Thuế 2019 và Thông tư 40/2021/TT-BTC. Thuế TNCN đối với hộ kinh doanh không dựa trên lợi nhuận, mà dựa trên doanh thu tính thuế, bao gồm toàn bộ khoản tiền mà hộ nhận được từ hoạt động kinh doanh, kể cả tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử hoặc thu qua bên thứ ba.
Doanh thu tính thuế phải bao gồm doanh thu ghi nhận theo hóa đơn, doanh thu khoán, phụ thu, phí dịch vụ, phí vận chuyển và doanh thu theo từng lần phát sinh. Vì vậy, hộ kinh doanh cần hiểu rõ cách xác định doanh thu chịu thuế TNCN để tránh bị truy thu, ấn định doanh thu hoặc bị coi là kê khai thiếu.
Dưới đây là bốn nguyên tắc quan trọng giúp xác định chính xác doanh thu chịu thuế TNCN.
Doanh thu thực tế và doanh thu khoán
Theo Thông tư 40, hộ kinh doanh có hai hình thức xác định doanh thu:
- Doanh thu thực tế
Áp dụng cho:
Hộ sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ có nhiều hợp đồng dịch vụ
Hộ kinh doanh quy mô lớn
Hộ có hệ thống POS/ứng dụng ghi nhận doanh thu theo ngày
Doanh thu thực tế = tất cả khoản thu trong kỳ, không trừ chi phí.
- Doanh thu khoán
Áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ, ổn định.
Cơ quan thuế khảo sát thực tế và ấn định doanh thu theo tháng.
Nếu doanh thu thực tế thấp hơn doanh thu khoán → hộ có quyền gửi đơn đề nghị điều chỉnh doanh thu khoán kèm chứng từ (sổ doanh thu, báo cáo POS, sao kê ngân hàng).
Ngược lại, nếu doanh thu thực tế tăng → hộ có nghĩa vụ báo cơ quan thuế để điều chỉnh thuế khoán.
Doanh thu theo hóa đơn điện tử
Khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử, doanh thu tính thuế TNCN được xác định theo:
Số tiền ghi trên hóa đơn
Bao gồm VAT (nếu có)
Bao gồm toàn bộ phụ phí kèm theo đơn hàng
Doanh thu theo hóa đơn điện tử được xem là doanh thu chắc chắn, và cơ quan thuế sẽ căn cứ trực tiếp vào hóa đơn để tính thuế GTGT – TNCN.
Nếu hộ kinh doanh đồng thời có hóa đơn và doanh thu khoán, thì:
Doanh thu theo hóa đơn cộng thêm vào doanh thu khoán
→ tạo thành tổng doanh thu tính thuế.
Điều này rất quan trọng đối với hộ có hợp đồng với doanh nghiệp (nhà hàng, trường học, công trình…).
Doanh thu bao gồm phụ thu, phí dịch vụ, phí vận chuyển
Theo Điều 3 – Thông tư 40/2021/TT-BTC, doanh thu tính thuế không chỉ là tiền bán hàng hoặc tiền dịch vụ, mà bao gồm:
Phụ thu
Phí dịch vụ
Phí giao hàng
Phí bốc xếp
Phí vệ sinh
Thưởng doanh số
Các khoản thu thêm theo hợp đồng
Ví dụ:
Hộ vật liệu xây dựng thu thêm phí nâng hạ – vận chuyển → tính vào doanh thu chịu thuế.
Hộ sửa chữa điện lạnh thu phí vật tư + công sửa chữa + phí vệ sinh → tính hết vào doanh thu.
Hộ kinh doanh đồ uống app thu phụ phí giao nhanh → vẫn là doanh thu tính thuế.
Nguyên tắc: mọi khoản thu hộ kinh doanh nhận được đều phải tính thuế TNCN, không phân biệt tính chất.
Trường hợp doanh thu phát sinh theo từng lần
Một số ngành phát sinh doanh thu không đều, theo từng giao dịch, và hộ phải xác định doanh thu theo từng lần, gồm:
Hộ vận tải hàng hóa – cước phí từng chuyến
Hộ sửa chữa điện lạnh – từng hợp đồng sửa chữa
Hộ xây dựng – từng công trình nhỏ
Hộ cho thuê xe – từng lần thuê
Hộ tổ chức sự kiện – từng gói dịch vụ
Trường hợp này, doanh thu tính thuế là toàn bộ giá trị hợp đồng tại thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phải tại lúc thu tiền.
Nếu hợp đồng chia thành nhiều lần thanh toán, doanh thu phải ghi nhận theo từng lần nhận tiền hoặc theo tiến độ dịch vụ (tùy thỏa thuận).
Tỷ lệ thuế TNCN theo từng ngành nghề
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh – cá nhân kinh doanh được tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, tùy thuộc vào từng nhóm ngành nghề theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC. Đây là loại thuế mà chủ hộ cần hiểu rõ để khai báo chính xác, tránh bị áp mức thuế khoán cao hơn thực tế.
Mỗi ngành nghề kinh doanh có đặc thù khác nhau về biên lợi nhuận, chi phí vận hành, nên cơ quan thuế quy định mức tỷ lệ thuế tương ứng. Việc xác định sai ngành nghề dẫn đến tính thuế sai, kê khai sai và có thể bị truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế hoạt động.
Dưới đây là tỷ lệ thuế TNCN phổ biến nhất theo từng nhóm ngành nghề hộ kinh doanh cần nắm rõ.
Ngành dịch vụ – tỷ lệ thuế 2%
Nhóm ngành dịch vụ thường có lợi nhuận gộp cao hơn vì ít phụ thuộc vào giá vốn hàng hóa, do đó tỷ lệ thuế TNCN áp dụng là 2% trên doanh thu.
Các ngành dịch vụ điển hình:
Dịch vụ ăn uống, quán ăn, quán cà phê, giải khát
Spa – salon – làm đẹp
Giặt ủi – giặt sấy
Sửa chữa điện lạnh, máy móc, thiết bị
Dịch vụ vận chuyển hành khách (taxi truyền thống / công nghệ)
Dịch vụ lưu trú: nhà trọ – homestay – phòng cho thuê
Dịch vụ online không kèm hàng hóa
Doanh thu của ngành dịch vụ được tính theo toàn bộ số tiền thực thu, không trừ chi phí.
Ngành thương mại – tỷ lệ thuế 1%
Ngành thương mại là nhóm có biên lợi nhuận thấp hơn do phụ thuộc nhiều vào giá vốn hàng hóa. Vì vậy thuế TNCN áp dụng mức 1% trên doanh thu.
Bao gồm:
Tạp hóa – siêu thị mini
Bán vật liệu xây dựng (VLXD)
Bán đồ gia dụng, thời trang, giày dép
Bán hàng online có giao hàng
Đại lý phân phối hàng hóa
Doanh thu tính thuế là tổng tiền bán hàng, không trừ giá vốn. Nếu hộ kinh doanh vừa bán hàng vừa cung cấp dịch vụ (như bảo hành, sửa chữa), phải tách doanh thu theo từng nhóm để áp đúng thuế.
Ngành sản xuất – tỷ lệ thuế 1,5%
Nhóm sản xuất có chi phí nguyên liệu, nhân công, máy móc cao hơn so với thương mại nhưng thấp hơn ngành dịch vụ thuần túy. Thuế TNCN được áp dụng 1,5% trên doanh thu.
Các hoạt động sản xuất phổ biến:
Sản xuất đồ ăn – bánh – thực phẩm
Xưởng may, xưởng mộc
Chế biến thực phẩm khô
Sản xuất đồ gia dụng nhỏ
Chế tác – gia công theo đơn hàng
Doanh thu tính thuế là giá trị sản phẩm xuất bán, kể cả bán sỉ và bán lẻ.
Ngành vận tải, logistics…
Ngành vận tải – logistics có đặc thù chi phí vận hành cao (xăng dầu, bảo dưỡng, bến bãi, BOT…). Vì vậy tỷ lệ thuế TNCN được áp dụng 1,5% trên doanh thu – giống nhóm sản xuất.
Bao gồm:
Vận tải hàng hóa bằng xe tải
Vận tải hành khách
Giao hàng – shipper chuyên nghiệp
Chạy xe hợp đồng, xe du lịch
Dịch vụ kho bãi – bốc xếp
Lưu ý:
Các khoản phí app (Grab, Be, Gojek) không làm giảm doanh thu tính thuế.
Doanh thu tính thuế là doanh thu gộp, trước khi trừ phí nền tảng.
Công thức tính thuế TNCN hộ kinh doanh
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hộ kinh doanh được tính theo phương pháp khoán, theo hóa đơn, hoặc theo từng lần phát sinh tùy quy mô và đặc điểm kinh doanh. Đây là loại thuế mà hộ kinh doanh phải hiểu rõ để kê khai đúng, tránh bị truy thu hoặc ấn định thuế khi cơ quan thuế kiểm tra. Việc nắm vững công thức tính thuế TNCN giúp chủ hộ dự toán chi phí thuế chính xác, xây dựng bảng giá hợp lý và kiểm soát hiệu quả kinh doanh.
Căn cứ pháp lý liên quan: Luật Quản lý Thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC. Mức thuế suất TNCN thay đổi theo ngành nghề như: dịch vụ ăn uống, thương mại, vận tải, giặt ủi, làm đẹp, dịch vụ kỹ thuật, xây dựng…
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 4 trường hợp tính thuế TNCN cho hộ kinh doanh, kèm ví dụ thực tế.
Công thức tính đối với hộ khoán
Áp dụng cho: hộ kinh doanh ổn định, doanh thu > 100 triệu/năm và không sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
Công thức:
Thueˆˊ TNCN phải nộp=Doanh thu tıˊnh thueˆˊ×Tỷ lệ thueˆˊ TNCN\text{Thuế TNCN phải nộp} = \text{Doanh thu tính thuế} \times \text{Tỷ lệ thuế TNCN}Thueˆˊ TNCN phải nộp=Doanh thu tıˊnh thueˆˊ×Tỷ lệ thueˆˊ TNCN
Trong đó:
Doanh thu tính thuế = doanh thu khoán do cơ quan thuế xác định.
Tỷ lệ thuế TNCN tùy ngành:
| Ngành nghề | Thuế TNCN |
| Dịch vụ ăn uống | 1,5% |
| Thương mại (bán hàng hóa) | 0,5% |
| Dịch vụ (làm đẹp, kỹ thuật…) | 2% |
| Vận tải | 1,5% |
Đặc điểm:
Thuế tính theo tháng, nộp theo quý.
Nếu doanh thu tăng/giảm nhiều → phải đề nghị điều chỉnh lại mức khoán.
Công thức tính đối với hộ dùng hóa đơn
Áp dụng cho hộ thường xuyên xuất hóa đơn điện tử, làm việc với tổ chức, công ty.
Công thức:
Thueˆˊ TNCN=Doanh thu treˆn hoˊa đơn×Tỷ lệ TNCN theo ngaˋnh\text{Thuế TNCN} = \text{Doanh thu trên hóa đơn} \times \text{Tỷ lệ TNCN theo ngành}Thueˆˊ TNCN=Doanh thu treˆn hoˊa đơn×Tỷ lệ TNCN theo ngaˋnh
Ví dụ tỷ lệ thuế TNCN theo Thông tư 40/2021/TT-BTC:
Dịch vụ (spa, sửa chữa, tiêu dùng): 2%
Ăn uống: 1,5%
Thương mại, bán hàng: 0,5%
Xây dựng không bao thầu: 1%
Ghi chú:
Tính theo doanh thu trên hóa đơn (chưa trừ chi phí).
Xuất bao nhiêu → tính thuế từng đó.
Phù hợp với hộ kinh doanh có doanh thu lớn và khách doanh nghiệp.
Cách tính thuế theo từng lần phát sinh
Áp dụng cho cá nhân, hộ kinh doanh phát sinh không thường xuyên, ví dụ:
Thi công công trình nhỏ lẻ
Cho thuê tài sản 1 lần
Dịch vụ sự kiện theo hợp đồng
Hoạt động kinh doanh không ổn định theo tháng
Công thức:
Thueˆˊ TNCN=Doanh thu của laˆˋn phaˊt sinh×Tỷ lệ TNCN\text{Thuế TNCN} = \text{Doanh thu của lần phát sinh} \times \text{Tỷ lệ TNCN}Thueˆˊ TNCN=Doanh thu của laˆˋn phaˊt sinh×Tỷ lệ TNCN
Cơ quan thuế sẽ thu:
Thuế GTGT
Thuế TNCN
Lệ phí môn bài (nếu hợp đồng giá trị lớn và hoạt động kéo dài)
Mỗi lần phát sinh phải đăng ký và nộp thuế trước khi nhận tiền hoặc trước khi bên thuê nghiệm thu và thanh toán.
Ví dụ minh họa theo từng ngành
- Quán ăn sáng – doanh thu khoán 60 triệu/tháng
Tỷ lệ TNCN: 1,5%
→ Thuế TNCN = 60.000.000 × 1,5% = 900.000đ/tháng
- Bán vật liệu xây dựng – xuất hóa đơn 150 triệu/tháng
Thuế TNCN: 0,5%
→ Thuế TNCN = 150.000.000 × 0,5% = 750.000đ
- Spa – làm đẹp – doanh thu hóa đơn 40 triệu/tháng
Thuế TNCN: 2%
→ Thuế TNCN = 40.000.000 × 2% = 800.000đ
- Vận tải – doanh thu khoán 35 triệu/tháng
Thuế TNCN: 1,5%
→ Thuế TNCN = 35.000.000 × 1,5% = 525.000đ
Xác định doanh thu sau giảm trừ
Xác định doanh thu sau giảm trừ là bước quan trọng để hộ kinh doanh ghi nhận đúng doanh thu tính thuế và xác định lợi nhuận thực tế. Trong quá trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh thu ban đầu thường bị điều chỉnh bởi các yếu tố như hàng trả lại, đơn hủy, chiết khấu thương mại, giảm giá, khuyến mãi hoặc các sai sót phát sinh khi lập hóa đơn. Nếu hộ kinh doanh không theo dõi các khoản giảm trừ này, doanh thu ghi nhận sẽ cao hơn thực tế, dẫn đến nộp thuế vượt mức, khó kiểm soát hiệu quả kinh doanh và dễ gặp rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu sổ sách.
Doanh thu sau giảm trừ là doanh thu thực nhận, được tính sau khi loại bỏ các khoản giảm trừ hợp lệ theo quy định. Mọi khoản giảm trừ phải có chứng từ kèm theo như hóa đơn điều chỉnh, biên bản trả hàng, phiếu xuất – nhập kho hoặc biên bản xác nhận giữa hai bên. Khi ghi nhận đúng, hộ kinh doanh có thể đánh giá chính xác lợi nhuận từng mặt hàng, tối ưu giá bán và quản lý tồn kho chặt chẽ hơn. Dưới đây là ba nhóm giảm trừ doanh thu thường gặp và cách xử lý đúng quy định.
Giảm trừ do hàng trả lại, hủy đơn
Hàng hóa bị trả lại hoặc đơn hàng bị hủy là nguyên nhân phổ biến làm giảm doanh thu. Lý do có thể do hàng lỗi, giao sai mẫu, giá cao, khách không còn nhu cầu hoặc đơn hàng bị sai thông tin.
Để giảm trừ hợp lệ, hộ kinh doanh cần chuẩn bị:
Biên bản trả hàng hoặc biên bản hủy đơn có chữ ký hai bên
Hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế
Phiếu nhập kho (đối với hàng hóa hoàn lại)
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định để tránh sai sót khi kê khai thuế. Doanh thu chỉ được giảm khi có đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch hủy/trả hàng.
Chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi
Chiết khấu thương mại thường áp dụng cho khách hàng mua số lượng lớn hoặc khách hàng thân thiết. Giảm giá và khuyến mãi là chương trình kích cầu theo từng chiến dịch kinh doanh.
Để được giảm trừ doanh thu hợp lệ, hộ kinh doanh cần:
Thể hiện chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn bán hàng
Có chương trình khuyến mãi hoặc chính sách giảm giá bằng văn bản
Lập hóa đơn điều chỉnh khi chiết khấu phát sinh sau bán
Nếu khuyến mãi 0 đồng, cần lập hóa đơn ghi giá trị khuyến mãi đúng quy định. Mọi khoản giảm giá phải được ghi rõ để tránh bị đánh giá là bỏ sót doanh thu.
Điều chỉnh doanh thu khi có sai sót
Sai sót trong quá trình lập hóa đơn như ghi sai số lượng, đơn giá, tên hàng hoặc tổng tiền sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Khi phát hiện sai, hộ kinh doanh phải:
Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm tùy theo lỗi
Ghi nhận lại doanh thu đúng số thực tế
Lưu kèm biên bản điều chỉnh hóa đơn
Trường hợp doanh thu kê khai cao hơn hoặc thấp hơn thực tế trong tháng/quý, hộ có thể kê khai điều chỉnh theo mẫu quy định của cơ quan thuế.
Việc điều chỉnh đúng và đầy đủ giúp báo cáo thuế chính xác, hạn chế rủi ro bị ấn định doanh thu và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Hạch toán thuế GTGT và TNCN song song
Trong mô hình hộ kinh doanh, đặc biệt là các hộ có doanh thu lớn hoặc có hoạt động bán hàng qua hóa đơn điện tử, việc hạch toán thuế GTGT (Giá trị gia tăng) và thuế TNCN (Thu nhập cá nhân) song song là điều bắt buộc để xác định đúng nghĩa vụ thuế phải nộp. Mặc dù cả hai loại thuế đều tính dựa trên doanh thu, nhưng bản chất, tỷ lệ thuế và thời điểm ghi nhận lại hoàn toàn khác nhau. Nhiều hộ kinh doanh thường nhầm lẫn giữa thuế GTGT và TNCN, dẫn đến kê khai sai, ghi nhận thiếu hoặc thừa, thậm chí bị ấn định thuế khi cơ quan thuế rà soát. Do đó, việc phân biệt rõ hai sắc thuế và hạch toán đúng trong sổ sách là yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Hộ kê khai theo hóa đơn điện tử cần theo dõi riêng doanh thu chịu thuế GTGT và doanh thu chịu thuế TNCN; hộ khoán cần đối chiếu doanh thu thực tế – doanh thu khoán để tránh chênh lệch. Một số ngành nghề còn có trường hợp chỉ chịu GTGT nhưng không chịu TNCN, khiến việc ghi sổ cần chính xác để không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Dưới đây là phân tích chi tiết 3 nội dung quan trọng.
Phân biệt số thuế phải nộp
Thuế GTGT là thuế đánh vào giá trị tăng thêm của hàng hóa – dịch vụ và được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu bán ra. Đây là số thuế hộ nộp thay cho người tiêu dùng.
Thuế TNCN đối với hộ kinh doanh là thuế tính trên thu nhập chịu thuế nhưng được ấn định theo tỷ lệ % trên doanh thu, không trừ chi phí.
Ví dụ tỷ lệ phổ biến:
Thương mại: GTGT 1% – TNCN 0,5%
Dịch vụ: GTGT 5% – TNCN 2%
Sản xuất: GTGT 3% – TNCN 1,5%
Khi hạch toán, hộ phải ghi riêng doanh thu chịu GTGT, doanh thu chịu TNCN, và số thuế phải nộp theo từng sắc thuế để tránh trùng số liệu hoặc tính thuế hai lần.
Doanh thu chỉ chịu GTGT nhưng không chịu TNCN
Một số trường hợp đặc thù doanh thu chỉ chịu GTGT nhưng không chịu TNCN, thường xuất hiện trong các hoạt động sau:
Hộ kinh doanh dịch vụ cho doanh nghiệp thông qua hợp đồng mà doanh thu đã được khấu trừ TNCN tại nguồn.
Doanh thu hoạt động chuyển nhượng tài sản, bán phế liệu, hoặc doanh thu bồi thường – hỗ trợ không được coi là thu nhập kinh doanh.
Các khoản thu hộ – chi hộ, doanh thu ủy quyền, không phải là doanh thu tính thuế TNCN.
Trong sổ sách, hộ cần ghi rõ doanh thu chịu GTGT riêng biệt và không cộng gộp vào doanh thu chịu TNCN. Việc nhầm lẫn hai chỉ tiêu có thể dẫn đến kê khai sai và bị truy thu.
Cách ghi sổ đúng tránh sai lệch
Để hạch toán chính xác, hộ kinh doanh cần ghi sổ theo nguyên tắc:
Ghi nhận doanh thu theo từng hóa đơn hoặc từng ngày (POS – tiền mặt – chuyển khoản).
Tách riêng cột “Doanh thu chịu GTGT” và “Doanh thu chịu TNCN”.
Ghi riêng số thuế GTGT và TNCN phải nộp, theo tháng hoặc theo quý.
Đối chiếu doanh thu POS – hóa đơn điện tử – sao kê ngân hàng để tránh bỏ sót doanh thu.
Lưu hóa đơn đầu ra – đầu vào, bảng kê bán hàng và sổ chi tiết từng loại thuế.
Việc ghi sổ rõ ràng giúp hộ tránh sai lệch, không bị phạt khai sai và dễ dàng quyết toán cuối năm. Đồng thời, đây cũng là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế thực hiện thanh – kiểm tra.
Thuế TNCN cho hộ kinh doanh online
Hoạt động kinh doanh online qua các nền tảng TMĐT như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook, Zalo hay livestream bán hàng đang ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh vẫn chưa nắm rõ quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dành cho hình thức kinh doanh này. Doanh thu online được cơ quan thuế quản lý chặt hơn so với kinh doanh truyền thống vì có dữ liệu từ sàn, từ ngân hàng và từ ví điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh nếu không kê khai đầy đủ hoặc không theo dõi doanh thu đúng thực tế sẽ dễ bị ấn định thuế hoặc bị truy thu khi đối chiếu với dữ liệu từ sàn TMĐT.
Thuế TNCN cho hộ online được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, tùy ngành hàng, không tính theo lợi nhuận. Nghĩa là dù lời hay lỗ, nếu doanh thu vượt ngưỡng, hộ vẫn phải nộp thuế. Dưới đây là ba nội dung quan trọng cần hiểu rõ để tránh rủi ro thuế khi kinh doanh online.
Thuế cho bán hàng TMĐT
Đối với bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, TikTok Shop, cơ quan thuế có thể đối chiếu doanh thu trực tiếp từ sàn. Vì vậy, hộ kinh doanh phải kê khai đúng doanh thu phát sinh, bao gồm:
Doanh thu gross (tổng doanh thu trước chiết khấu)
Doanh thu net sau khi sàn thu phí
Phí vận chuyển, phí dịch vụ, phí thanh toán
Chiết khấu từ voucher, mã giảm giá
Thuế TNCN và thuế GTGT đều tính theo doanh thu gross, không phải doanh thu net. Nếu hộ kê khai theo số tiền “thực nhận”, doanh thu sẽ thấp hơn thực tế và dễ bị ấn định thuế.
Ngoài ra, cơ quan thuế có quyền yêu cầu sàn cung cấp dữ liệu, nên việc ghi thiếu doanh thu là rủi ro lớn đối với hộ TMĐT.
Thuế TNCN cho hộ livestream – TikTok – Shopee
Livestream bán hàng là hoạt động có doanh thu cao và biến động mạnh theo từng phiên, từng chiến dịch. Thuế TNCN cho hộ livestream được tính như sau:
Doanh thu theo từng buổi livestream
Doanh thu từ đơn chốt qua bình luận – giỏ hàng – link TikTok Shop
Doanh thu qua ví điện tử (ShopeePay, ZaloPay, VNPay…)
Doanh thu COD từ đơn ship
Cơ quan thuế có thể đối chiếu:
Lịch sử livestream
Báo cáo doanh thu theo phiên
Đơn hoàn tất từ nền tảng
Tiền về tài khoản
Nếu hộ không ghi chép đầy đủ, cơ quan thuế sẽ dùng dữ liệu nền tảng → áp mức thuế khoán hoặc ấn định doanh thu cao hơn.
Trường hợp sàn khấu trừ trước thuế
Một số sàn TMĐT hoặc nền tảng livestream có thể khấu trừ thuế TNCN trước khi thanh toán cho người bán, tuy nhiên không phải tất cả trường hợp đều áp dụng.
Các điểm quan trọng:
Nếu sàn khấu trừ thuế, người bán sẽ nhận được chứng từ khấu trừ thuế để đối chiếu khi quyết toán.
Nếu không khấu trừ, người bán phải tự kê khai định kỳ và tự nộp thuế.
Sàn có thể chỉ khấu trừ thuế cho người bán chưa đăng ký hộ kinh doanh → nhưng mức thuế cao hơn và không được tính chi phí.
Hộ kinh doanh đã đăng ký hợp lệ sẽ kê khai theo thuế khoán hoặc thuế kê khai tùy quy mô.
Điều quan trọng là hộ phải biết doanh thu nào đã được khấu trừ – doanh thu nào chưa, để tránh nộp trùng hoặc nộp thiếu.
Sai sót thường gặp khi xác định thuế TNCN
Thuế TNCN đối với hộ kinh doanh được tính dựa trên doanh thu tính thuế và thuế suất theo từng ngành nghề, vì vậy bất kỳ sai lệch nào trong doanh thu hoặc thuế suất đều có thể dẫn đến việc nộp thiếu thuế và bị cơ quan thuế truy thu. Nhiều hộ kinh doanh do không nắm rõ quy định hoặc ghi chép thủ công thiếu chính xác nên rất dễ mắc sai sót trong quá trình xác định thuế TNCN. Những sai sót này phổ biến nhất ở các ngành có doanh thu biến động như ăn uống, bán lẻ, dịch vụ cá nhân, spa – salon, dịch vụ vận tải, giặt ủi, hộ kinh doanh online…
Sai sót lớn nhất thường đến từ việc không phân biệt doanh thu khoán và doanh thu thực tế, ghi nhận thiếu doanh thu chuyển khoản, áp dụng sai thuế suất theo ngành hoặc không điều chỉnh doanh thu khi hoạt động tăng trưởng mạnh. Khi các yếu tố trên bị ghi nhận sai, hộ kinh doanh có thể bị xem là kê khai thấp doanh thu, dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế GTGT – TNCN và bị phạt hành chính.
Việc xác định đúng thuế TNCN không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mà còn giúp đánh giá chính xác lãi – lỗ sau thuế, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Dưới đây là bốn sai sót quan trọng mà hộ kinh doanh cần tránh.
Nhầm doanh thu khoán và doanh thu thực tế
Rất nhiều hộ kinh doanh chỉ dựa vào doanh thu khoán mà cơ quan thuế thông báo hằng năm và nghĩ rằng đó là doanh thu cố định để tính thuế TNCN. Tuy nhiên, theo quy định, doanh thu khoán chỉ áp dụng cho phần kinh doanh thường xuyên, còn doanh thu phát sinh từ hóa đơn điện tử từng lần, bán hàng thời vụ, dịch vụ ngoài khoán vẫn phải cộng thêm vào để tính thuế.
Nếu hộ không cộng phần doanh thu phát sinh thêm vào doanh thu khoán, số thuế TNCN sẽ bị tính thiếu, dẫn đến rủi ro bị truy thu.
Bỏ sót doanh thu chuyển khoản
Một trong những lỗi phổ biến nhất hiện nay là không ghi nhận doanh thu chuyển khoản, đặc biệt ở hộ kinh doanh online, quán ăn, spa, tiệm giặt, tiệm tạp hóa hoặc bán lẻ. Doanh thu chuyển khoản thường bị bỏ sót vì không xuất hóa đơn hoặc không ghi vào sổ doanh thu.
Khi cơ quan thuế đối chiếu sao kê ngân hàng và số liệu kê khai, nếu phát hiện chênh lệch, hộ có thể bị ấn định doanh thu và truy thu toàn bộ thuế TNCN liên quan.
Sai thuế suất theo ngành nghề
Mỗi ngành nghề có thuế suất TNCN khác nhau, ví dụ:
Dịch vụ ăn uống: 1.5%
Dịch vụ cá nhân – spa – làm đẹp: 2%
Bán hàng hóa: 0.5%
Dịch vụ vận tải: 1.5%
Nhiều hộ kinh doanh hoạt động nhiều ngành nhưng chỉ áp dụng một thuế suất duy nhất, dẫn đến tính sai thuế TNCN. Khi bị phát hiện, hộ không chỉ bị truy thu thuế mà còn bị phạt kê khai sai.
Không điều chỉnh khi doanh thu biến động
Khi doanh thu tăng mạnh theo mùa, theo chiến dịch bán hàng hoặc mở rộng quy mô, hộ kinh doanh phải xin điều chỉnh doanh thu khoán. Tuy nhiên nhiều hộ không biết hoặc cố ý bỏ qua bước này.
Cơ quan thuế có thể yêu cầu khảo sát lại và áp dụng mức doanh thu cao hơn cho toàn kỳ tính thuế, khiến hộ bị truy thu số tiền rất lớn.
Việc điều chỉnh đúng thời điểm giúp hộ tránh rủi ro và thể hiện tính minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế.
Quyết toán thuế TNCN cuối năm
Quyết toán thuế TNCN cuối năm đối với hộ kinh doanh là quá trình rà soát lại toàn bộ số thuế thu nhập cá nhân đã nộp trong năm, đối chiếu với doanh thu thực tế và xác định xem hộ còn phải nộp thêm hay được hoàn/khấu trừ vào kỳ sau. Mặc dù hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, nhưng cơ quan thuế vẫn yêu cầu kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, đặc biệt nếu doanh thu có biến động hoặc có dấu hiệu kê khai chưa phù hợp. Vì vậy, việc làm quyết toán chính xác giúp hộ kinh doanh tránh bị truy thu, bị phạt và đảm bảo hồ sơ thuế minh bạch.
Quyết toán thuế TNCN cuối năm thường diễn ra cùng lúc với rà soát thuế GTGT khoán. Hộ cần tổng hợp doanh thu năm, kiểm tra mức khoán đã ấn định, so sánh với doanh thu thực tế (nếu có sổ sách), đồng thời rà soát các yếu tố ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế như mở rộng ngành nghề, tăng quy mô kinh doanh, thay đổi mặt bằng hoặc tăng lượng khách. Nếu doanh thu thực tế cao hơn đáng kể so với mức khoán, hộ kinh doanh nên chủ động kê khai điều chỉnh để tránh bị truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Kiểm tra số thuế đã tạm nộp
Hộ kinh doanh cần kiểm tra toàn bộ số thuế TNCN đã nộp trong năm, bao gồm:
Thuế TNCN khoán theo tháng/quý theo thông báo của cơ quan thuế.
Thuế TNCN phát sinh khi xuất hóa đơn điện tử theo từng lần (đối với hộ vừa khoán vừa xuất hóa đơn).
Thuế điều chỉnh trong năm nếu hộ có tăng giảm doanh thu và đã yêu cầu điều chỉnh với cơ quan thuế.
Cách kiểm tra:
Đối chiếu biên lai nộp thuế với thông báo thuế.
Kiểm tra sao kê ngân hàng nếu nộp thuế điện tử.
Đối chiếu mức thuế khoán với doanh thu thực tế từng tháng (nếu có ghi chép).
Việc kiểm tra này giúp đảm bảo số liệu chính xác trước khi xác định số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn.
Xác định số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa
Dựa trên doanh thu thực tế của hộ, có 3 trường hợp:
Nộp thiếu (phải nộp thêm)
Khi doanh thu thực tế cao hơn đáng kể so với doanh thu khoán.
Khi hộ có xuất hóa đơn nhiều lần trong năm.
Khi có ngành nghề phát sinh nhưng chưa kê khai bổ sung.
Nộp đúng
Khi doanh thu thực tế tương đương doanh thu khoán được ấn định.
Nộp thừa (được hoàn hoặc khấu trừ)
Khi tạm nộp theo quý cao hơn mức cần nộp cuối năm.
Khi hộ tạm ngừng kinh doanh đúng hạn và vẫn nộp tiền trong thời gian tạm ngừng.
Hộ kinh doanh có thể nộp bổ sung qua eTax hoặc làm thủ tục hoàn thuế/khấu trừ vào kỳ sau (đa số hộ chọn khấu trừ).
Hồ sơ lưu trữ khi kiểm tra thuế
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau để sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra:
Sổ doanh thu hằng ngày/tháng
Sổ chi phí (nếu có ghi chép)
Biên lai nộp thuế TNCN – GTGT
Thông báo thuế khoán hằng năm
Hóa đơn điện tử đã xuất trong năm
Chứng từ tạm ngừng kinh doanh (nếu có)
Hồ sơ điều chỉnh doanh thu
Cơ quan thuế sẽ đối chiếu giữa sổ sách, hóa đơn và biên lai nộp thuế. Nếu số liệu rõ ràng, hộ kinh doanh sẽ hoàn tất quyết toán nhanh chóng và tránh bị ấn định lại doanh thu.
Tham khảo: Các quy định kế toán hộ kinh doanh theo nghị định mới
Dịch vụ hỗ trợ xác định thuế TNCN hộ kinh doanh tại Gia Minh
Thuế TNCN đối với hộ kinh doanh luôn là một trong những phần khó nhất vì liên quan trực tiếp đến doanh thu thực tế, doanh thu khoán, doanh thu hóa đơn điện tử, phụ thu – phí dịch vụ và các khoản thu theo từng lần phát sinh. Rất nhiều hộ kinh doanh đang bị tính thuế cao hơn thực tế do không biết cách chứng minh doanh thu đúng hoặc vì sổ sách ghi nhận chưa chuẩn. Gia Minh cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói, giúp xác định đúng số thuế TNCN phải nộp, tối ưu hợp pháp và đảm bảo hồ sơ – chứng từ đầy đủ để tránh rủi ro bị truy thu.
Dịch vụ phù hợp cho hộ kinh doanh ăn uống, spa – làm đẹp, giặt ủi, vận tải, vật liệu xây dựng, nhà trọ, dịch vụ điện lạnh, thương mại – kinh doanh online và nhiều lĩnh vực khác.
Tư vấn thuế – kê khai – quyết toán
Gia Minh hỗ trợ toàn diện từ A–Z:
Tư vấn xác định doanh thu tính thuế TNCN theo đúng Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Phân tích doanh thu thực tế – doanh thu khoán – doanh thu hóa đơn điện tử để đảm bảo kê khai đúng.
Kiểm tra tỷ lệ thuế đúng ngành nghề (dịch vụ, thương mại, vận tải, xây dựng…).
Lập tờ khai thuế GTGT – TNCN theo tháng/quý.
Tư vấn hồ sơ chứng minh doanh thu thấp nếu hộ bị khoán cao.
Hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm, kiểm tra số thuế đã nộp – còn thiếu – cần điều chỉnh.
Gia Minh đảm bảo hộ kinh doanh nộp đúng – nộp đủ – không nộp thừa, tránh bị phạt hoặc truy thu do kê khai sai.
Xử lý sai sót khi bị truy thu
Nhiều hộ kinh doanh gặp tình trạng:
Bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình doanh thu
Bị truy thu vì chênh lệch doanh thu hóa đơn và doanh thu khoán
Không chứng minh được chi phí, không chứng minh được doanh thu thực
Sổ sách không đồng bộ: POS khác với sổ tay, app giao hàng khác với doanh thu báo thuế
Gia Minh hỗ trợ:
Rà soát toàn bộ doanh thu 12 tháng
Lập lại sổ doanh thu – chi phí chuẩn theo quy định
Chuẩn hóa chứng từ để đối chiếu với cơ quan thuế
Đại diện làm việc với cơ quan thuế nếu cần
Mục tiêu: giảm tối đa số tiền truy thu – chứng minh doanh thu thực tế – bảo vệ quyền lợi của hộ kinh doanh.
Cam kết hồ sơ hợp lệ – không phát sinh chi phí
Gia Minh cam kết:
Hồ sơ hợp lệ 100% theo quy định pháp luật
Không phát sinh chi phí ẩn
Báo giá rõ ràng – minh bạch ngay từ đầu
Bảo mật tuyệt đối doanh thu – thông tin kinh doanh của hộ
Đồng hành trong suốt quá trình kê khai – quyết toán – giải trình thuế
Với kinh nghiệm xử lý hàng nghìn hồ sơ hộ kinh doanh mỗi năm, Gia Minh giúp khách hàng quản lý thuế đơn giản hơn, giảm rủi ro, tối ưu số thuế phải nộp và an tâm kinh doanh dài hạn.
Thuế TNCN hộ kinh doanh: Cách xác định đúng là yếu tố quan trọng để hộ đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro liên quan đến thuế. Khi hiểu đúng nguyên tắc tính thuế, hộ có thể chủ động quản lý doanh thu và tránh để cơ quan thuế ấn định. Việc ghi nhận doanh thu – chi phí đầy đủ còn giúp hộ biết chính xác lợi nhuận và có kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Trong bối cảnh quy định thuế ngày càng chặt chẽ, việc nắm rõ tỷ lệ thuế suất theo từng ngành nghề giúp hộ tránh sai sót. Bên cạnh đó, hộ cần lưu trữ hóa đơn – chứng từ cẩn thận để hỗ trợ khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế. Đây là quá trình quan trọng cần thực hiện định kỳ mỗi năm. Gia Minh Consulting luôn sẵn sàng đồng hành cùng hộ trong mọi bước kê khai, tính thuế và quyết toán. Với kinh nghiệm thực tế, chúng tôi giúp hộ kinh doanh xác định thuế TNCN nhanh, đúng, chính xác và tiết kiệm nhất.