Kế toán nha khoa có nhiều đặc thù vì doanh thu không chỉ phát sinh từ các dịch vụ đơn giản mà còn có các liệu trình kéo dài như chỉnh nha, implant hoặc phục hình, trong đó khách hàng có thể đặt cọc và thanh toán theo nhiều giai đoạn. Bên cạnh đó, mỗi dịch vụ sử dụng lượng vật tư, labo và thời gian bác sĩ khác nhau nên chi phí thực tế cũng có sự chênh lệch lớn.
Kế toán nha khoa bắt đầu từ một liệu trình kéo dài nhiều tháng
Khác với nhiều dịch vụ y tế thu tiền theo từng lần phát sinh, nha khoa thường có các liệu trình kéo dài qua nhiều giai đoạn. Một khách hàng có thể bắt đầu từ bước khám, tư vấn, lập kế hoạch điều trị, thực hiện từng hạng mục và thanh toán theo nhiều đợt.
Vì vậy, kế toán nha khoa không chỉ ghi nhận doanh thu theo thời điểm thu tiền mà cần theo dõi được toàn bộ hành trình của một liệu trình, bao gồm dịch vụ đã thực hiện, khoản khách đã thanh toán, chi phí vật tư và các khoản thuê ngoài liên quan.
Quản lý tốt dữ liệu theo từng liệu trình giúp phòng khám kiểm soát công nợ khách hàng, đánh giá hiệu quả từng dịch vụ và tránh sai lệch giữa kế hoạch điều trị với doanh thu thực tế.
Thu tiền theo nhiều đợt
Nhiều dịch vụ nha khoa có giá trị lớn nên khách hàng thường thanh toán theo từng giai đoạn thay vì trả toàn bộ ngay từ đầu.
Ví dụ, một liệu trình có thể gồm khoản đặt cọc ban đầu, thanh toán khi thực hiện từng bước và phần còn lại khi hoàn tất.
Kế toán cần theo dõi riêng số tiền đã thu, số tiền còn phải thu và thời điểm dự kiến thanh toán tiếp theo.
Việc quản lý công nợ theo từng khách hàng giúp phòng khám duy trì dòng tiền ổn định và hạn chế bỏ sót các khoản chưa thu.
Thực hiện dịch vụ theo từng giai đoạn
Một liệu trình nha khoa thường bao gồm nhiều bước nối tiếp nhau như khám, điều trị ban đầu, thực hiện kỹ thuật chuyên môn và tái khám.
Mỗi giai đoạn có thể phát sinh dịch vụ, nhân sự thực hiện và chi phí khác nhau.
Kế toán cần liên kết dữ liệu giữa kế hoạch điều trị và các dịch vụ đã hoàn thành để xác định đúng doanh thu phát sinh.
Việc theo dõi theo từng giai đoạn cũng giúp phòng khám kiểm soát tiến độ phục vụ khách hàng.
Phát sinh vật tư và chi phí labo riêng
Nha khoa thường sử dụng nhiều loại vật tư tiêu hao và có thể phát sinh chi phí labo bên ngoài như chế tác răng sứ, khí cụ hoặc sản phẩm phục hình.
Các khoản chi phí này cần được tập hợp theo từng khách hàng hoặc từng liệu trình để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh.
Nếu chỉ theo dõi doanh thu tổng thể mà không gắn với chi phí thực tế, phòng khám khó xác định dịch vụ nào đang tạo lợi nhuận tốt.
Bản đồ dịch vụ trong phòng khám nha khoa
Dịch vụ nha khoa có nhiều nhóm với thời gian thực hiện, giá trị và cách quản lý khác nhau.
Việc phân loại rõ giúp kế toán xây dựng danh mục dịch vụ, theo dõi doanh thu và phân tích hiệu quả từng mảng hoạt động.
Khám và điều trị cơ bản
Nhóm này bao gồm các dịch vụ như khám tổng quát, vệ sinh răng miệng, điều trị các vấn đề thông thường hoặc các thủ thuật cơ bản.
Đặc điểm của nhóm dịch vụ này là thời gian thực hiện ngắn và thường hoàn tất trong một hoặc vài lần hẹn.
Kế toán cần quản lý theo từng mã dịch vụ, bảng giá và số lượt thực hiện để tổng hợp doanh thu chính xác.
Phục hình, răng sứ và implant
Đây là nhóm dịch vụ có giá trị cao, thường liên quan đến nhiều bước từ tư vấn, chuẩn bị, thực hiện đến hoàn thiện.
Các dịch vụ này có thể phát sinh chi phí vật liệu, chi phí labo và thời gian điều trị kéo dài.
Kế toán cần theo dõi riêng từng ca điều trị để kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế.
Niềng răng và liệu trình dài hạn
Niềng răng là nhóm dịch vụ đặc thù vì thời gian thực hiện có thể kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Khách hàng thường thanh toán theo kế hoạch đã thỏa thuận và có nhiều lần tái khám trong quá trình điều trị.
Phòng khám cần quản lý chặt lịch hẹn, tiến độ thực hiện và số tiền còn lại của từng khách hàng để đảm bảo dữ liệu tài chính luôn cập nhật.
Thiết lập mã khách hàng và mã liệu trình
Trong nha khoa, mỗi khách hàng có thể gắn với một hành trình điều trị dài và nhiều giao dịch khác nhau.
Việc xây dựng mã khách hàng và mã liệu trình giúp phòng khám kết nối thông tin giữa bộ phận tiếp nhận, bác sĩ, thu ngân và kế toán.
Hồ sơ điều trị
Mỗi khách hàng cần có hồ sơ điều trị chứa thông tin về tình trạng ban đầu, kế hoạch thực hiện, dịch vụ đã sử dụng và lịch sử phát sinh.
Dữ liệu này là cơ sở để đối chiếu giữa hoạt động chuyên môn và số liệu kế toán.
Khi hồ sơ được quản lý đầy đủ, phòng khám có thể dễ dàng kiểm tra tiến độ và hỗ trợ chăm sóc khách hàng lâu dài.
Kế hoạch thanh toán
Với các liệu trình có giá trị lớn, kế hoạch thanh toán cần được thiết lập ngay từ đầu.
Kế toán cần theo dõi tổng giá trị liệu trình, số tiền đã nhận, các mốc thanh toán và khoản còn lại.
Việc quản lý rõ kế hoạch thu tiền giúp phòng khám chủ động dòng tiền và giảm rủi ro công nợ kéo dài.
Lịch hẹn và tiến độ thực hiện
Lịch hẹn không chỉ phục vụ hoạt động chuyên môn mà còn là dữ liệu quan trọng để quản lý doanh thu.
Mỗi lần khách đến thực hiện dịch vụ cần được cập nhật về tình trạng hoàn thành, khoản phát sinh và nghĩa vụ thanh toán liên quan.
Khi lịch hẹn, tiến độ điều trị và dữ liệu kế toán được kết nối, phòng khám có thể kiểm soát tốt toàn bộ vòng đời của một liệu trình nha khoa.
Quản lý tiền cọc và thanh toán nhiều đợt
Tiền đặt cọc ban đầu cần được theo dõi theo từng khách hàng và kế hoạch điều trị để kiểm soát dòng tiền nha khoa
Trong lĩnh vực nha khoa, nhiều dịch vụ có giá trị lớn như chỉnh nha, implant, phục hình răng sứ thường yêu cầu khách hàng thanh toán trước một phần chi phí. Khoản tiền đặt cọc ban đầu cần được ghi nhận gắn với từng hồ sơ khách hàng, loại dịch vụ và tổng giá trị dự kiến thực hiện.
Việc quản lý riêng tiền cọc giúp phòng khám phân biệt rõ khoản tiền đã nhận trước với doanh thu đã phát sinh, đồng thời hỗ trợ bộ phận kế toán theo dõi nghĩa vụ cung cấp dịch vụ trong các giai đoạn tiếp theo.
Các đợt thu theo tiến độ cần gắn với từng bước điều trị để hạn chế sai lệch giữa dịch vụ và số tiền đã nhận
Đối với các liệu trình kéo dài, khách hàng có thể thanh toán theo nhiều mốc như khi bắt đầu điều trị, hoàn thành từng giai đoạn hoặc sau khi lắp đặt sản phẩm. Phòng khám cần xây dựng cách theo dõi từng lần thu tiền dựa trên tiến độ thực tế của dịch vụ.
Việc kiểm soát các đợt thanh toán giúp nhân viên dễ đối chiếu với lịch điều trị, bộ phận kế toán cập nhật công nợ chính xác và hạn chế tình trạng đã thực hiện dịch vụ nhưng chưa thu đủ giá trị hợp đồng.
Công nợ còn lại của khách hàng cần được cập nhật thường xuyên để bảo đảm khả năng thu hồi và kiểm soát doanh thu
Sau mỗi lần thu tiền, phòng khám cần xác định rõ số tiền khách hàng đã thanh toán, giá trị dịch vụ đã thực hiện và khoản còn phải thu. Dữ liệu công nợ nên được quản lý theo từng khách hàng, từng kế hoạch điều trị thay vì chỉ theo dõi tổng số chung.
Việc kiểm soát công nợ giúp phòng khám chủ động nhắc lịch thanh toán, đánh giá hiệu quả từng nhóm dịch vụ và tránh phát sinh chênh lệch giữa hồ sơ điều trị với số liệu kế toán.
Ghi nhận doanh thu theo từng dịch vụ
Dịch vụ hoàn thành trong một lần cần được ghi nhận dựa trên hồ sơ thực hiện và kết quả cung cấp dịch vụ
Các dịch vụ như khám, tư vấn, lấy cao răng, trám răng hoặc một số thủ thuật đơn giản thường hoàn thành trong một buổi. Phòng khám cần ghi nhận đầy đủ thông tin dịch vụ, thời điểm thực hiện, giá thu khách hàng và các khoản phát sinh liên quan.
Việc ghi nhận theo từng lần hoàn thành giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác doanh thu trong ngày, đối chiếu với phần mềm quản lý phòng khám và kiểm soát dòng tiền thu về.
Dịch vụ kéo dài nhiều buổi cần theo dõi theo từng giai đoạn thay vì chỉ nhìn vào tổng giá trị hợp đồng
Những dịch vụ như niềng răng, điều trị nha chu hoặc phục hình nhiều bước thường kéo dài trong nhiều tháng. Do đó, doanh nghiệp cần quản lý riêng kế hoạch điều trị, số buổi đã thực hiện, chi phí phát sinh và giá trị dịch vụ tương ứng.
Cách theo dõi này giúp phòng khám xác định đúng tiến độ cung cấp dịch vụ, quản lý doanh thu phù hợp và có cơ sở đánh giá hiệu quả của từng ca điều trị.
Dịch vụ phát sinh ngoài kế hoạch cần được xác nhận trước khi thực hiện để tránh tranh chấp về chi phí
Trong quá trình điều trị, có thể phát sinh thêm các hạng mục ngoài dự kiến như thay đổi vật liệu, bổ sung thủ thuật hoặc điều chỉnh phương án điều trị. Những khoản này cần được ghi nhận rõ về lý do phát sinh, giá trị bổ sung và sự xác nhận của khách hàng.
Quản lý tốt dịch vụ phát sinh giúp phòng khám bảo vệ doanh thu, tránh bỏ sót chi phí và tạo sự minh bạch trong quá trình thanh toán.
Quản lý vật tư nha khoa
Vật tư tiêu hao cần được kiểm soát theo từng dịch vụ để tính đúng chi phí điều trị
Các vật tư như găng tay, kim tiêm, dụng cụ vô trùng, bông gạc, vật liệu dùng một lần thường phát sinh liên tục trong quá trình khám chữa. Phòng khám cần theo dõi mức sử dụng theo từng nhóm dịch vụ để kiểm soát chi phí thực tế.
Việc quản lý vật tư tiêu hao giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát, xây dựng định mức phù hợp và đánh giá chính xác lợi nhuận của từng loại dịch vụ nha khoa.
Thuốc và vật liệu điều trị cần được quản lý theo nguồn nhập, hạn sử dụng và tình trạng sử dụng thực tế
Các loại thuốc, vật liệu trám, vật liệu phục hình hoặc sản phẩm hỗ trợ điều trị cần được theo dõi từ khi nhập kho đến khi sử dụng cho khách hàng. Thông tin về nhà cung cấp, giá nhập, số lượng và thời điểm sử dụng cần được cập nhật đầy đủ.
Việc quản lý chặt nhóm vật tư này giúp phòng khám kiểm soát chất lượng điều trị, hạn chế hàng hết hạn và có dữ liệu chính xác để tập hợp chi phí.
Implant, mão sứ và linh kiện giá trị cao cần được quản lý riêng theo từng khách hàng và ca điều trị
Các sản phẩm có giá trị lớn như trụ implant, mão sứ, khí cụ chỉnh nha hoặc linh kiện phục hình cần có cách quản lý riêng do ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành từng ca điều trị.
Phòng khám nên theo dõi từ lúc nhập hàng, phân bổ cho khách hàng cụ thể đến khi hoàn thành lắp đặt. Việc này giúp kiểm soát tồn kho giá trị cao, tránh nhầm lẫn và xác định đúng chi phí của từng hồ sơ điều trị.
Kế toán chi phí labo
Phiếu gửi labo cần ghi nhận đầy đủ thông tin trước khi chuyển sản phẩm ra bên ngoài
Đối với các dịch vụ có sử dụng labo như làm răng sứ, hàm giả, khí cụ hoặc phục hình, phòng khám cần lập phiếu gửi thể hiện rõ khách hàng, loại sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật và thời điểm bàn giao.
Quản lý phiếu gửi labo giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ thực hiện, tránh thất lạc sản phẩm và có căn cứ đối chiếu khi nhận lại sản phẩm hoàn thiện.
Sản phẩm labo nhận về cần được kiểm tra, đối chiếu với yêu cầu điều trị trước khi ghi nhận chi phí
Khi nhận sản phẩm từ labo, phòng khám cần kiểm tra số lượng, chất lượng, thông tin khách hàng và mức độ phù hợp với kế hoạch điều trị. Các dữ liệu này cần được liên kết với hồ sơ dịch vụ để kế toán tập hợp chi phí chính xác.
Việc kiểm soát đầu vào từ labo giúp hạn chế sai sót, quản lý tốt chi phí thuê ngoài và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Công nợ và chi phí theo từng khách hàng cần được theo dõi để đánh giá hiệu quả từng ca điều trị
Chi phí labo thường gắn trực tiếp với từng bệnh nhân và từng dịch vụ cụ thể. Vì vậy, phòng khám cần theo dõi số tiền phải trả labo, thời điểm thanh toán và chi phí phân bổ cho từng khách hàng.
Quản lý theo từng ca giúp doanh nghiệp biết được lợi nhuận thực tế của mỗi dịch vụ, kiểm soát giá bán và đưa ra quyết định phù hợp khi xây dựng chính sách điều trị.
Tính hoa hồng bác sĩ và kỹ thuật viên
Hoa hồng theo doanh thu
Trong phòng khám nha khoa, hoa hồng theo doanh thu thường được áp dụng để gắn thu nhập của bác sĩ, kỹ thuật viên với kết quả kinh doanh thực tế. Tuy nhiên, cần xác định rõ doanh thu nào được dùng làm căn cứ tính để tránh sai lệch.
Cần quản lý:
Doanh thu phát sinh từ dịch vụ nào.
Tỷ lệ hoa hồng áp dụng.
Thời điểm xác định doanh thu.
Khoản đã thu tiền hoặc còn công nợ.
Việc tính hoa hồng dựa trên dữ liệu rõ ràng giúp phòng khám kiểm soát chi phí nhân sự và đánh giá hiệu quả từng nhóm dịch vụ.
Hoa hồng theo dịch vụ hoàn thành
Một số dịch vụ nha khoa cần tính thu nhập dựa trên số ca hoàn thành thay vì chỉ dựa vào doanh thu, đặc biệt với các dịch vụ có nhiều bước thực hiện.
Cần theo dõi:
Tên dịch vụ đã hoàn thành.
Bác sĩ/kỹ thuật viên phụ trách.
Mức chi trả từng loại dịch vụ.
Trạng thái đã nghiệm thu hay chưa.
Cách quản lý này giúp đảm bảo thu nhập được tính đúng theo khối lượng công việc thực tế.
Xử lý dịch vụ làm lại hoặc bảo hành
Các trường hợp làm lại do lỗi kỹ thuật, điều chỉnh hoặc bảo hành cần được tách riêng khi tính hoa hồng để phản ánh đúng hiệu quả dịch vụ.
Cần xác định:
Nguyên nhân làm lại.
Người phụ trách ban đầu.
Chi phí phát sinh.
Cách xử lý hoa hồng liên quan.
Việc kiểm soát nhóm dịch vụ này giúp phòng khám hạn chế phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.
Quản lý dịch vụ niềng răng
Phí khởi tạo hồ sơ
Dịch vụ niềng răng thường kéo dài trong nhiều tháng hoặc nhiều năm, vì vậy cần quản lý riêng khoản phí ban đầu và các khoản thu theo từng giai đoạn.
Cần theo dõi:
Chi phí lập hồ sơ ban đầu.
Chi phí chụp phim, thăm khám.
Kế hoạch điều trị.
Số tiền khách đã thanh toán.
Dữ liệu rõ ràng giúp phòng khám kiểm soát doanh thu theo từng liệu trình thay vì chỉ ghi nhận tại thời điểm bắt đầu.
Các lần tái khám và điều chỉnh
Trong quá trình niềng răng, khách hàng có nhiều lần tái khám, điều chỉnh khí cụ hoặc kiểm tra tiến độ. Các lần phát sinh này cần được ghi nhận đầy đủ.
Cần quản lý:
Lịch tái khám.
Dịch vụ đã thực hiện.
Chi phí phát sinh thêm.
Tình trạng thanh toán.
Việc theo dõi chi tiết giúp phòng khám biết chính xác doanh thu, chi phí và tiến độ từng ca điều trị.
Công nợ kéo dài theo liệu trình
Do thời gian điều trị dài, dịch vụ niềng răng thường phát sinh công nợ theo từng giai đoạn thanh toán.
Cần kiểm soát:
Tổng giá trị liệu trình.
Số tiền đã thu.
Các mốc thanh toán tiếp theo.
Khoản còn phải thu.
Quản lý công nợ theo liệu trình giúp phòng khám duy trì dòng tiền ổn định và hạn chế bỏ sót khoản phải thu.
Quản lý implant và răng sứ
Vật tư nhập khẩu có giá trị cao
Implant và răng sứ thường sử dụng vật tư có giá trị lớn, nguồn gốc rõ ràng và cần quản lý theo từng ca điều trị.
Cần theo dõi:
Tên vật tư.
Xuất xứ, mã sản phẩm.
Giá nhập.
Bệnh nhân sử dụng.
Quản lý chi tiết giúp phòng khám kiểm soát giá thành từng ca và đảm bảo khả năng truy xuất khi cần.
Chi phí labo và phẫu thuật
Các dịch vụ implant, răng sứ thường liên quan đến chi phí labo, kỹ thuật chế tác và chi phí phẫu thuật. Đây là nhóm chi phí cần tập hợp riêng.
Cần quản lý:
Chi phí labo từng ca.
Chi phí vật tư phẫu thuật.
Chi phí nhân sự chuyên môn.
Chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện.
Việc tập hợp đúng giúp phòng khám tính được lợi nhuận thực tế của từng dịch vụ.
Bảo hành và làm lại sản phẩm
Các trường hợp răng sứ, phục hình hoặc implant cần chỉnh sửa, làm lại hoặc bảo hành cần được theo dõi riêng để đánh giá chất lượng dịch vụ.
Cần ghi nhận:
Thời điểm phát sinh bảo hành.
Nguyên nhân xử lý.
Chi phí phát sinh.
Trách nhiệm của từng bên.
Dữ liệu này giúp phòng khám kiểm soát chi phí hậu mãi và cải thiện quy trình chuyên môn.
Kế toán dịch vụ tặng kèm và khuyến mại
Khám miễn phí
Các chương trình khám miễn phí thường được sử dụng để thu hút khách hàng mới. Tuy nhiên, cần theo dõi riêng để đánh giá hiệu quả marketing.
Cần quản lý:
Số lượng khách tham gia.
Chi phí nhân sự thực hiện.
Chi phí vật tư sử dụng.
Tỷ lệ chuyển đổi sang dịch vụ trả phí.
Việc ghi nhận đầy đủ giúp phòng khám biết chương trình miễn phí có tạo ra giá trị kinh doanh hay không.
Giảm giá theo gói
Giảm giá theo gói dịch vụ cần được phân bổ hợp lý để xác định doanh thu thực tế của từng dịch vụ thành phần.
Cần theo dõi:
Giá niêm yết ban đầu.
Giá trị gói dịch vụ.
Mức giảm giá.
Doanh thu phân bổ từng hạng mục.
Điều này giúp báo cáo doanh thu phản ánh đúng hiệu quả của từng dịch vụ nha khoa.
Tặng dịch vụ vệ sinh hoặc chăm sóc
Các dịch vụ tặng kèm như vệ sinh răng miệng, chăm sóc sau điều trị hoặc kiểm tra định kỳ cần được quản lý để tránh bỏ sót chi phí vận hành.
Cần ghi nhận:
Dịch vụ được tặng.
Khách hàng áp dụng.
Chi phí thực hiện.
Chương trình liên quan.
Theo dõi riêng giúp phòng khám đánh giá được chi phí khuyến mại và xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng phù hợp.
Những điểm dễ sai trong kế toán nha khoa
Thu tiền nhưng không cập nhật công nợ
Trong phòng khám nha khoa, nhiều dịch vụ có giá trị lớn và thường thanh toán theo từng giai đoạn của liệu trình. Nếu khoản tiền khách đã nộp không được cập nhật kịp thời vào hồ sơ công nợ, phòng khám dễ gặp tình trạng theo dõi sai số tiền còn phải thu hoặc nhầm lẫn giữa các lần thanh toán. Việc liên kết dữ liệu thu tiền với từng khách hàng, từng liệu trình giúp kiểm soát dòng tiền chính xác hơn.
Vật tư dùng cho khách này ghi sang khách khác
Các vật tư nha khoa như trụ implant, mão sứ, khí cụ chỉnh nha hoặc vật liệu điều trị có giá trị cao cần được theo dõi gắn với từng bệnh nhân và từng dịch vụ. Nếu ghi nhận sai đối tượng sử dụng, chi phí của từng ca điều trị sẽ bị lệch, khiến việc tính lợi nhuận theo dịch vụ không còn chính xác. Phòng khám nên có quy trình xác nhận vật tư xuất dùng ngay khi phát sinh.
Chi phí labo không gắn đúng liệu trình
Chi phí labo như gia công răng sứ, phục hình hoặc sản phẩm kỹ thuật phục vụ điều trị cần được liên kết với đúng khách hàng và kế hoạch điều trị. Nếu chỉ ghi nhận tổng chi phí theo tháng mà không phân bổ cho từng ca, phòng khám khó đánh giá được hiệu quả thực tế của từng dịch vụ và từng bác sĩ.
Báo cáo quản trị cho phòng khám nha khoa
Doanh thu theo bác sĩ
Theo dõi doanh thu theo từng bác sĩ giúp chủ phòng khám đánh giá hiệu quả khai thác dịch vụ, khả năng tạo doanh thu và cơ cấu điều trị của từng người. Báo cáo này cần kết hợp với số lượng ca thực hiện, loại dịch vụ và mức độ đóng góp vào tổng doanh thu để có góc nhìn đầy đủ hơn.
Lợi nhuận theo nhóm dịch vụ
Các nhóm dịch vụ như khám tổng quát, điều trị, chỉnh nha, implant, phục hình hoặc thẩm mỹ có đặc điểm chi phí khác nhau. Việc phân tích doanh thu, vật tư, labo, nhân sự và chi phí liên quan theo từng nhóm giúp phòng khám biết dịch vụ nào mang lại lợi nhuận tốt và dịch vụ nào cần điều chỉnh quy trình hoặc giá bán.
Công nợ và dòng tiền theo từng liệu trình
Đối với các liệu trình kéo dài nhiều tháng, phòng khám cần theo dõi riêng số tiền đã thu, số còn phải thu, chi phí đã phát sinh và dòng tiền dự kiến. Báo cáo theo từng liệu trình giúp chủ phòng khám chủ động kế hoạch tài chính, hạn chế tình trạng doanh thu ghi nhận cao nhưng tiền thực thu chưa về.
Quy trình đối chiếu hồ sơ chuyên môn với số liệu kế toán
Đối chiếu lịch hẹn
Lịch hẹn là dữ liệu ban đầu để kiểm tra số lượng khách đến khám, số ca phát sinh và tình trạng sử dụng nguồn lực của phòng khám. Việc đối chiếu lịch hẹn với hồ sơ tiếp nhận giúp phát hiện các trường hợp có khách nhưng chưa tạo dữ liệu dịch vụ hoặc có lịch nhưng chưa được cập nhật kết quả.
Đối chiếu dịch vụ đã thực hiện
Các dịch vụ đã thực hiện cần được kiểm tra giữa hồ sơ chuyên môn, phần mềm quản lý và dữ liệu kế toán. Quy trình này giúp bảo đảm những dịch vụ đã hoàn thành được ghi nhận đúng doanh thu, đồng thời tránh tình trạng thu tiền nhưng thiếu căn cứ hoặc thực hiện dịch vụ nhưng bỏ sót ghi nhận.
Đối chiếu vật tư và số tiền đã thu
Bước cuối cùng là kiểm tra sự thống nhất giữa vật tư đã sử dụng, chi phí phát sinh và số tiền khách hàng đã thanh toán. Việc đối chiếu định kỳ giúp phòng khám kiểm soát giá vốn từng ca điều trị, phát hiện sai lệch và nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính, quản trị.
Kế toán nha khoa được thực hiện đúng quy trình sẽ giúp cơ sở kiểm soát doanh thu theo từng bệnh nhân, từng dịch vụ và từng giai đoạn điều trị, đồng thời theo dõi chính xác chi phí vật tư, labo, nhân sự và thiết bị. Khi số liệu được cập nhật thường xuyên, chủ cơ sở có thể đánh giá dịch vụ nào mang lại hiệu quả cao, kiểm soát công nợ và hạn chế thất thoát.