Kế toán phòng khám không chỉ theo dõi doanh thu và chi phí mà còn cần phản ánh chính xác hoạt động của từng nhóm dịch vụ như khám bệnh, xét nghiệm, thủ thuật, chẩn đoán hoặc dịch vụ kỹ thuật. Đặc thù của phòng khám là có nhiều loại chi phí chuyên môn, vật tư y tế, thiết bị và nhân sự có trình độ cao.
Kế toán phòng khám bắt đầu từ hành trình của một lượt khám
Khác với nhiều mô hình dịch vụ thông thường, doanh thu của phòng khám không chỉ phát sinh từ một lần thanh toán mà thường đi qua nhiều bước từ tiếp nhận người bệnh, chỉ định dịch vụ, sử dụng vật tư đến hoàn thiện hồ sơ khám chữa bệnh.
Mỗi lượt khám có thể liên quan đến nhiều nguồn dữ liệu như thông tin bệnh nhân, dịch vụ thực hiện, vật tư tiêu hao, thuốc sử dụng và khoản tiền đã thu. Vì vậy, kế toán phòng khám cần xây dựng quy trình kết nối giữa bộ phận tiếp nhận, chuyên môn, thu ngân và kho.
Quản lý tốt hành trình một lượt khám giúp phòng khám kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ và hạn chế sai lệch giữa hồ sơ thực tế với số liệu kế toán.
Tiếp nhận người bệnh
Đây là điểm bắt đầu tạo ra dữ liệu cho toàn bộ quá trình khám.
Bộ phận tiếp nhận cần ghi nhận các thông tin cơ bản như thông tin người bệnh, thời gian đến khám, loại hình khám và nhu cầu sử dụng dịch vụ.
Dữ liệu ban đầu giúp phòng khám theo dõi số lượng lượt khám, phân loại khách hàng và làm căn cứ liên kết với các bước phát sinh tiếp theo.
Đối với kế toán, thông tin tiếp nhận là cơ sở để đối chiếu doanh thu theo ngày, ca làm việc hoặc từng nhóm dịch vụ.
Chỉ định dịch vụ và sử dụng vật tư
Sau khi thăm khám, người bệnh có thể phát sinh thêm các dịch vụ như xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thủ thuật hoặc sử dụng vật tư y tế.
Mỗi chỉ định cần được ghi nhận đầy đủ về tên dịch vụ, số lượng, đơn giá và các vật tư liên quan.
Đây là dữ liệu quan trọng để kế toán tập hợp doanh thu và kiểm soát chi phí thực tế phát sinh trong từng lượt khám.
Việc liên kết giữa dịch vụ thực hiện và vật tư sử dụng giúp phòng khám đánh giá được hiệu quả của từng nhóm hoạt động.
Thu tiền, xuất hóa đơn và hoàn tất hồ sơ
Giai đoạn thanh toán là bước chuyển dữ liệu chuyên môn thành số liệu doanh thu.
Phòng khám cần đối chiếu giữa dịch vụ đã thực hiện, số tiền phải thu, khoản đã thanh toán và hóa đơn đã phát hành.
Các trường hợp giảm giá, hoàn tiền, miễn phí hoặc điều chỉnh cần được ghi nhận rõ để tránh chênh lệch giữa thu ngân và kế toán.
Hồ sơ hoàn tất giúp phòng khám có căn cứ kiểm tra lại giao dịch khi cần.
Bản đồ nguồn doanh thu của phòng khám
Doanh thu phòng khám thường đến từ nhiều nhóm dịch vụ khác nhau thay vì chỉ từ phí khám ban đầu.
Việc phân loại doanh thu giúp kế toán theo dõi hiệu quả từng hoạt động và hỗ trợ chủ phòng khám đưa ra quyết định vận hành.
Doanh thu khám bệnh
Đây là khoản thu cơ bản phát sinh khi người bệnh sử dụng dịch vụ khám với bác sĩ.
Phòng khám cần theo dõi số lượt khám, mức giá từng loại khám và doanh thu theo từng bác sĩ hoặc chuyên khoa nếu cần.
Dữ liệu này giúp đánh giá năng suất hoạt động và khả năng tạo doanh thu của từng bộ phận.
Doanh thu xét nghiệm và chẩn đoán
Nhiều phòng khám có thêm các dịch vụ như xét nghiệm, siêu âm, chẩn đoán hình ảnh hoặc các kỹ thuật hỗ trợ khác.
Nhóm doanh thu này thường có quy trình riêng về chỉ định, thực hiện và trả kết quả.
Kế toán cần tách riêng từng loại dịch vụ để theo dõi doanh thu, chi phí vật tư và hiệu quả đầu tư thiết bị.
Doanh thu thủ thuật, thuốc và vật tư
Ngoài phí khám và xét nghiệm, phòng khám có thể phát sinh doanh thu từ thủ thuật, thuốc sử dụng hoặc vật tư y tế cung cấp cho người bệnh.
Nhóm này cần được liên kết với kho để theo dõi lượng vật tư, thuốc đã xuất dùng và giá vốn liên quan.
Việc quản lý chi tiết giúp phòng khám biết được lợi nhuận thực tế thay vì chỉ nhìn vào tổng doanh thu.
Thiết lập danh mục dịch vụ y tế
Danh mục dịch vụ là nền tảng để phòng khám quản lý bảng giá, ghi nhận doanh thu và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh.
Một danh mục rõ ràng giúp các bộ phận sử dụng chung dữ liệu và hạn chế sai sót khi thanh toán.
Mã dịch vụ và bảng giá
Mỗi dịch vụ y tế nên được gắn mã riêng để dễ tra cứu và quản lý.
Thông tin mã dịch vụ cần đi kèm tên dịch vụ, đơn giá, nhóm chuyên môn và các điều kiện áp dụng nếu có.
Việc chuẩn hóa bảng giá giúp thu ngân, kế toán và bộ phận chuyên môn sử dụng thống nhất một dữ liệu.
Dịch vụ đơn lẻ và gói khám
Phòng khám có thể cung cấp dịch vụ riêng lẻ hoặc các gói khám kết hợp nhiều hạng mục.
Với gói khám, kế toán cần xác định rõ cấu phần dịch vụ bên trong để theo dõi doanh thu và chi phí phù hợp.
Quản lý tốt từng loại hình giúp phòng khám đánh giá hiệu quả của các chương trình chăm sóc khách hàng.
Dịch vụ miễn phí, giảm giá và nội bộ
Trong quá trình vận hành, phòng khám có thể phát sinh các trường hợp miễn phí, hỗ trợ khách hàng, giảm giá hoặc sử dụng nội bộ.
Các giao dịch này vẫn cần được ghi nhận để phản ánh đúng tình hình hoạt động.
Việc tách riêng nhóm này giúp kế toán giải thích được chênh lệch giữa số lượng dịch vụ thực hiện và doanh thu thực nhận.
Quy trình ghi nhận doanh thu từng lượt khám
Để số liệu kế toán chính xác, phòng khám cần xây dựng quy trình kết nối giữa hồ sơ khám, dịch vụ phát sinh và chứng từ thu tiền.
Mỗi lượt khám cần để lại đầy đủ dấu vết dữ liệu từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn tất thanh toán.
Hồ sơ tiếp nhận
Hồ sơ tiếp nhận là căn cứ xác định người bệnh, thời điểm khám và thông tin ban đầu của giao dịch.
Dữ liệu này giúp phòng khám đối chiếu số lượt khám thực tế với số liệu thu tiền trong ngày.
Việc lưu trữ đầy đủ cũng hỗ trợ kiểm tra khi có yêu cầu tra cứu.
Phiếu chỉ định dịch vụ
Phiếu chỉ định thể hiện các dịch vụ mà người bệnh đã được thực hiện hoặc yêu cầu sử dụng.
Đây là căn cứ quan trọng để kế toán xác định doanh thu phát sinh.
Thông tin trên phiếu cần thống nhất với dữ liệu thu ngân và hồ sơ chuyên môn.
Phiếu thu và hóa đơn
Phiếu thu và hóa đơn là chứng từ cuối cùng xác nhận giao dịch tài chính.
Kế toán cần đối chiếu giữa số tiền thu được, dịch vụ đã thực hiện và hóa đơn đã phát hành.
Quy trình kiểm tra chặt chẽ giúp phòng khám kiểm soát doanh thu, hạn chế bỏ sót giao dịch và đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng hoạt động thực tế.
Quản lý thuốc và vật tư y tế
Thuốc cấp cho người bệnh cần được theo dõi theo từng lượt sử dụng để kiểm soát chi phí và tồn kho thực tế
Trong cơ sở khám chữa bệnh, thuốc không chỉ là hàng hóa bán ra mà còn gắn với quá trình cung cấp dịch vụ cho người bệnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý việc nhập, xuất và sử dụng thuốc theo từng khoa/phòng, từng dịch vụ hoặc từng hồ sơ điều trị nếu có.
Việc ghi nhận đầy đủ thuốc đã cấp giúp cơ sở đối chiếu giữa số lượng nhập kho, lượng đã sử dụng và tồn thực tế. Đồng thời, dữ liệu này là cơ sở để kế toán tập hợp chi phí thuốc, xác định giá thành dịch vụ và kiểm soát tình trạng thất thoát trong quá trình vận hành.
Vật tư tiêu hao theo dịch vụ cần được phân loại để tính đúng chi phí từng hoạt động chuyên môn
Các loại vật tư như kim tiêm, gạc, bông, dụng cụ dùng một lần, vật tư xét nghiệm hoặc vật tư hỗ trợ thủ thuật thường phát sinh theo từng dịch vụ cụ thể. Do đó, cơ sở y tế cần xây dựng cách theo dõi riêng theo nhóm dịch vụ thay vì chỉ quản lý chung trong kho.
Việc phân bổ vật tư tiêu hao theo từng hoạt động giúp doanh nghiệp biết được chi phí thực tế của mỗi dịch vụ, kiểm soát mức sử dụng của từng bộ phận và phát hiện những trường hợp tiêu hao vượt mức thông thường.
Hàng mẫu, hàng tài trợ và hàng hủy cần có quy trình ghi nhận riêng để tránh nhầm lẫn với hàng kinh doanh
Trong quá trình hoạt động, cơ sở y tế có thể phát sinh các loại hàng như sản phẩm mẫu từ nhà cung cấp, vật tư được tài trợ hoặc thuốc/vật tư phải tiêu hủy do hết hạn, hư hỏng. Những nhóm này cần được theo dõi tách biệt với hàng mua phục vụ hoạt động thường xuyên.
Việc lập hồ sơ theo dõi riêng giúp doanh nghiệp giải thích được biến động kho, có căn cứ xử lý kế toán và hạn chế tình trạng số liệu tồn kho không phản ánh đúng thực tế.
Xây dựng định mức vật tư cho từng thủ thuật
Vật tư chính cần được xác định theo từng loại thủ thuật để kiểm soát chi phí dịch vụ
Mỗi thủ thuật hoặc dịch vụ y tế thường có nhóm vật tư chính bắt buộc sử dụng. Doanh nghiệp cần xây dựng danh mục vật tư theo từng dịch vụ, bao gồm tên vật tư, số lượng dự kiến và mức tiêu hao thông thường.
Định mức rõ ràng giúp cơ sở y tế kiểm soát việc cấp phát vật tư, tính toán giá thành dịch vụ chính xác hơn và có cơ sở so sánh giữa chi phí dự kiến với chi phí thực tế phát sinh.
Vật tư phụ và đồ bảo hộ cần được đưa vào định mức để tránh bỏ sót chi phí vận hành
Ngoài vật tư chính, các khoản như găng tay, khẩu trang, dung dịch sát khuẩn, vật tư hỗ trợ thao tác hoặc dụng cụ bảo hộ cũng tạo thành chi phí đáng kể trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Nếu không đưa nhóm vật tư này vào định mức, doanh nghiệp có thể đánh giá sai lợi nhuận từng dịch vụ do chỉ tính phần chi phí lớn mà bỏ qua các khoản phát sinh thường xuyên. Việc theo dõi đầy đủ giúp quản lý chi phí toàn diện hơn.
Tỷ lệ hao hụt cho phép cần được thiết lập để phân biệt tiêu hao hợp lý và thất thoát bất thường
Trong hoạt động y tế, một số vật tư có thể phát sinh hao hụt do đặc thù sử dụng, đóng gói hoặc yêu cầu vô trùng. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định mức hao hụt phù hợp thay vì áp dụng cứng nhắc cho mọi trường hợp.
Việc xây dựng tỷ lệ hao hụt giúp bộ phận quản lý đánh giá chính xác nguyên nhân chênh lệch, từ đó có biện pháp điều chỉnh quy trình cấp phát, bảo quản và sử dụng vật tư.
Kế toán xét nghiệm và dịch vụ thuê ngoài
Mẫu gửi đơn vị khác cần được theo dõi từ lúc bàn giao đến khi nhận kết quả
Một số cơ sở y tế không thực hiện toàn bộ xét nghiệm nội bộ mà chuyển mẫu sang đơn vị chuyên môn bên ngoài. Khi phát sinh trường hợp này, cần quản lý rõ thông tin mẫu gửi, thời điểm bàn giao, đơn vị thực hiện và kết quả nhận về.
Quy trình theo dõi giúp doanh nghiệp kiểm soát trách nhiệm giữa các bên, tránh thất lạc thông tin và có đầy đủ căn cứ khi đối chiếu chi phí dịch vụ thuê ngoài.
Chi phí xét nghiệm thuê ngoài cần được tập hợp đúng theo từng dịch vụ hoặc người bệnh
Chi phí trả cho đơn vị xét nghiệm bên ngoài cần được ghi nhận đầy đủ, bao gồm giá dịch vụ, số lượng mẫu, thời điểm phát sinh và đối tượng liên quan. Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp tính được chi phí thực tế của từng nhóm dịch vụ.
Kế toán có thể dựa trên dữ liệu này để đánh giá hiệu quả hoạt động, kiểm soát biên lợi nhuận và xây dựng chính sách giá phù hợp.
Đối chiếu doanh thu và công nợ đối tác giúp kiểm soát các dịch vụ phối hợp bên ngoài
Khi có nhiều đơn vị cùng tham gia cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần theo dõi rõ phần doanh thu thu từ người bệnh, khoản phải trả cho đối tác và thời điểm thanh toán.
Việc đối chiếu định kỳ giúp hạn chế sai lệch giữa số liệu bán hàng, hóa đơn, hợp đồng hợp tác và công nợ thực tế, đồng thời duy trì sự minh bạch trong quan hệ với các đơn vị liên kết.
Quản lý tiền cọc và gói dịch vụ
Gói khám nhiều lần cần được theo dõi theo số lượt đã sử dụng và giá trị còn lại
Các gói khám, chăm sóc hoặc điều trị theo liệu trình thường được khách hàng thanh toán trước nhưng sử dụng trong nhiều thời điểm khác nhau. Doanh nghiệp cần quản lý riêng giá trị gói dịch vụ, số lần đã thực hiện và phần dịch vụ còn lại.
Việc theo dõi này giúp cơ sở y tế tránh ghi nhận sai doanh thu, kiểm soát nghĩa vụ cung cấp dịch vụ trong tương lai và nâng cao khả năng chăm sóc khách hàng.
Tiền trả trước của người bệnh cần phân biệt với doanh thu đã phát sinh
Khoản tiền khách hàng thanh toán trước khi sử dụng dịch vụ cần được theo dõi riêng để tránh nhầm lẫn giữa dòng tiền nhận được và doanh thu thực tế. Chỉ khi dịch vụ được thực hiện theo thỏa thuận, doanh nghiệp mới có cơ sở ghi nhận phần doanh thu tương ứng.
Quản lý đúng khoản trả trước giúp kế toán phản ánh chính xác tình hình tài chính và tránh sai lệch khi lập báo cáo.
Dịch vụ chưa thực hiện hết cần có danh sách theo dõi để quản lý nghĩa vụ còn lại với người bệnh
Đối với các gói dịch vụ dài ngày hoặc liệu trình nhiều bước, doanh nghiệp cần lưu lại thông tin về phần công việc đã hoàn thành và phần chưa thực hiện. Đây là cơ sở để bộ phận chuyên môn sắp xếp lịch phục vụ và kế toán theo dõi doanh thu phù hợp.
Việc quản lý rõ dịch vụ còn lại giúp hạn chế tranh chấp, nâng cao trải nghiệm người bệnh và bảo đảm số liệu kế toán phản ánh đúng hoạt động thực tế.
Kế toán tiền lương và thu nhập bác sĩ
Lương cố định
Trong các cơ sở khám chữa bệnh, lương cố định thường là khoản chi trả theo thỏa thuận làm việc giữa cơ sở và bác sĩ, nhân viên y tế. Khoản này cần được theo dõi riêng để kiểm soát chi phí nhân sự định kỳ.
Cần quản lý:
Mức lương theo hợp đồng hoặc thỏa thuận.
Thời gian làm việc.
Các khoản phụ cấp, hỗ trợ nếu có.
Các khoản khấu trừ liên quan.
Việc tách riêng lương cố định giúp cơ sở y tế dự báo chi phí nhân sự và xây dựng kế hoạch tài chính ổn định.
Thu nhập theo ca hoặc lượt khám
Ngoài lương cố định, nhiều bác sĩ có thể nhận thu nhập dựa trên số ca trực, số lượt khám hoặc khối lượng công việc thực tế.
Cần theo dõi:
Lịch làm việc từng ca.
Số lượt khám phát sinh.
Mức chi trả theo từng loại dịch vụ.
Xác nhận của bộ phận phụ trách.
Quản lý theo dữ liệu thực tế giúp hạn chế sai lệch giữa doanh thu dịch vụ và chi phí nhân sự.
Hoa hồng theo dịch vụ chuyên môn
Một số cơ sở y tế áp dụng cơ chế chia sẻ thu nhập dựa trên dịch vụ chuyên môn như xét nghiệm, thủ thuật hoặc các dịch vụ kỹ thuật khác.
Cần xác định rõ:
Dịch vụ được tính hoa hồng.
Tỷ lệ hoặc mức chi trả.
Thời điểm xác định doanh thu.
Căn cứ thanh toán.
Việc quy định rõ giúp minh bạch giữa cơ sở y tế và đội ngũ chuyên môn, đồng thời hỗ trợ kiểm soát giá thành từng dịch vụ.
Quản lý công nợ bảo hiểm và đối tác
Hồ sơ đề nghị thanh toán
Với các cơ sở có hoạt động liên quan đến bảo hiểm hoặc hợp tác với tổ chức thanh toán, hồ sơ đề nghị thanh toán cần được chuẩn hóa để theo dõi tiến độ thu tiền.
Cần quản lý:
Danh sách dịch vụ đã thực hiện.
Hồ sơ khám chữa bệnh liên quan.
Giá trị đề nghị thanh toán.
Thời điểm gửi hồ sơ.
Việc lưu trữ đầy đủ giúp cơ sở dễ đối chiếu khi phát sinh yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra.
Khoản bị từ chối hoặc giảm trừ
Không phải toàn bộ khoản đề nghị thanh toán đều được chấp nhận. Một số trường hợp có thể bị từ chối hoặc giảm trừ do thiếu hồ sơ, sai thông tin hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán.
Cần theo dõi:
Lý do bị từ chối.
Giá trị bị giảm trừ.
Bộ phận liên quan.
Cách xử lý bổ sung hoặc điều chỉnh.
Dữ liệu này giúp cơ sở nhận diện nguyên nhân và giảm tỷ lệ thất thoát doanh thu.
Đối chiếu số tiền được chấp nhận
Sau khi có kết quả thanh toán, cơ sở cần đối chiếu giữa số tiền đề nghị, số tiền được duyệt và số tiền thực nhận.
Cần kiểm tra:
Giá trị hồ sơ đã gửi.
Giá trị được chấp nhận.
Khoản đã nhận.
Khoản còn phải thu.
Việc đối chiếu định kỳ giúp kiểm soát công nợ và phản ánh đúng dòng tiền thực tế.
Kiểm soát tài sản và thiết bị y tế
Máy móc chẩn đoán
Máy móc chẩn đoán thường có giá trị lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung cấp dịch vụ. Vì vậy cần quản lý riêng theo từng thiết bị.
Cần theo dõi:
Tên máy, model, số seri.
Ngày đưa vào sử dụng.
Nguyên giá và thời gian phân bổ.
Tình trạng hoạt động.
Quản lý tốt giúp cơ sở chủ động kế hoạch đầu tư, thay thế và kiểm soát chi phí.
Dụng cụ chuyên môn
Các dụng cụ y tế sử dụng thường xuyên cần được kiểm kê và theo dõi để tránh thất thoát hoặc gián đoạn hoạt động khám chữa bệnh.
Cần quản lý:
Danh mục dụng cụ.
Số lượng thực tế.
Bộ phận sử dụng.
Tình trạng sử dụng.
Việc phân quyền quản lý rõ ràng giúp xác định trách nhiệm khi phát sinh mất mát hoặc hư hỏng.
Chi phí bảo trì và hiệu chuẩn
Thiết bị y tế cần được bảo trì, kiểm tra và hiệu chuẩn định kỳ để đảm bảo hoạt động an toàn và ổn định.
Cần theo dõi:
Lịch bảo trì.
Đơn vị thực hiện.
Chi phí phát sinh.
Hồ sơ kỹ thuật liên quan.
Tập hợp đầy đủ chi phí bảo trì và hiệu chuẩn giúp cơ sở đánh giá đúng chi phí vận hành của từng thiết bị.
Những chênh lệch thường gặp trong phòng khám
Có dịch vụ nhưng chưa thu tiền
Trong quá trình vận hành phòng khám, có thể phát sinh trường hợp dịch vụ đã được thực hiện nhưng thông tin thu phí chưa được cập nhật đầy đủ. Tình trạng này thường xảy ra khi quy trình giữa bộ phận tiếp nhận, bác sĩ, kỹ thuật viên và thu ngân chưa được kết nối. Phòng khám cần kiểm soát từng lượt khám, dịch vụ phát sinh và trạng thái thanh toán để bảo đảm doanh thu được ghi nhận đúng thời điểm.
Thu tiền nhưng thiếu hồ sơ chuyên môn
Việc đã thu tiền nhưng hồ sơ chuyên môn chưa hoàn thiện có thể gây khó khăn khi đối chiếu giữa hoạt động khám chữa bệnh và dữ liệu kế toán. Phòng khám cần bảo đảm mỗi khoản thu đều có thông tin liên quan như người bệnh, dịch vụ thực hiện, chỉ định, kết quả hoặc tài liệu chuyên môn phù hợp để dữ liệu tài chính và vận hành thống nhất.
Vật tư sử dụng vượt định mức
Các vật tư y tế, dụng cụ tiêu hao hoặc sản phẩm sử dụng trong quá trình điều trị cần được theo dõi theo từng dịch vụ hoặc nhóm chuyên môn. Nếu lượng sử dụng thực tế vượt xa định mức dự kiến mà không được phân tích nguyên nhân, phòng khám có thể gặp tình trạng chi phí tăng nhưng không kiểm soát được hiệu quả. Việc theo dõi mức tiêu hao giúp quản lý giá vốn dịch vụ chính xác hơn.
Báo cáo quản trị cho chủ phòng khám
Doanh thu theo bác sĩ và dịch vụ
Phân tích doanh thu theo từng bác sĩ, chuyên khoa hoặc nhóm dịch vụ giúp chủ phòng khám hiểu rõ nguồn tạo doanh thu chính. Báo cáo này hỗ trợ đánh giá hiệu quả làm việc, khả năng khai thác dịch vụ và xây dựng kế hoạch phân bổ nhân sự phù hợp.
Chi phí vật tư và nhân sự
Chi phí nhân sự và vật tư thường chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động phòng khám. Việc theo dõi riêng tiền lương, chi phí chuyên môn, vật tư tiêu hao và các khoản vận hành giúp chủ phòng khám biết được mức chi phí thực tế của từng dịch vụ, từ đó điều chỉnh giá hoặc quy trình cung ứng.
Lợi nhuận theo từng nhóm chuyên môn
Mỗi nhóm chuyên môn có cơ cấu doanh thu và chi phí khác nhau. Việc lập báo cáo lợi nhuận theo từng lĩnh vực như khám tổng quát, xét nghiệm, điều trị chuyên sâu hoặc dịch vụ kỹ thuật giúp phòng khám nhận diện nhóm hoạt động hiệu quả và có cơ sở mở rộng đúng hướng.
Mô hình kiểm soát giữa chuyên môn và kế toán
Bộ phận tiếp nhận xác nhận người bệnh
Bộ phận tiếp nhận là nơi ghi nhận thông tin ban đầu về người bệnh, lịch hẹn, dịch vụ đăng ký và các khoản cần thu. Việc chuẩn hóa bước xác nhận này giúp hạn chế sai lệch giữa số lượt khách thực tế, dịch vụ phát sinh và doanh thu ghi nhận.
Bộ phận chuyên môn xác nhận dịch vụ
Bác sĩ, kỹ thuật viên hoặc bộ phận chuyên môn cần xác nhận các dịch vụ đã thực hiện trước khi chuyển dữ liệu sang kế toán. Đây là căn cứ để kiểm tra sự phù hợp giữa hồ sơ chuyên môn, chỉ định dịch vụ và khoản thu phát sinh.
Kế toán đối chiếu tiền, hồ sơ và vật tư
Bộ phận kế toán cần thực hiện đối chiếu định kỳ giữa doanh thu thu được, hồ sơ dịch vụ, tình trạng sử dụng vật tư và các khoản chi phí liên quan. Quy trình kiểm tra chéo này giúp phát hiện sớm sai lệch, bảo đảm số liệu tài chính phản ánh đúng hoạt động thực tế của phòng khám.
Kế toán phòng khám được quản lý khoa học sẽ giúp chủ cơ sở kiểm soát doanh thu theo từng dịch vụ, chi phí chuyên môn, vật tư, thiết bị, nhân sự và dòng tiền. Khi chứng từ, hóa đơn và dữ liệu kế toán được cập nhật thường xuyên, phòng khám có thể đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động, hạn chế sai lệch và thực hiện nghĩa vụ thuế thuận lợi hơn.