Thành lập công ty lữ hành tại Ninh Bình

Thành lập công ty lữ hành tại Ninh Bình cần được chuẩn bị đồng bộ giữa đăng ký doanh nghiệp và các điều kiện chuyên ngành về ký quỹ, người phụ trách và giấy phép lữ hành. Việc xác định phạm vi kinh doanh tour ngay từ đầu giúp doanh nghiệp xây dựng hồ sơ phù hợp và tránh phải điều chỉnh nhiều lần.

Đừng bắt đầu bằng “mở công ty du lịch” – hãy xác định doanh nghiệp tại Ninh Bình thực sự bán loại tour nào

Khi chuẩn bị thành lập công ty lữ hành tại Ninh Bình, câu hỏi quan trọng đầu tiên không phải là cần bao nhiêu vốn, đặt tên công ty thế nào hay đăng ký mã ngành nào. Doanh nghiệp nên xác định trước mình sẽ xây dựng, bán và tổ chức loại chương trình du lịch nào. Phạm vi khách hàng và hành trình tour là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến loại giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành phải có.

Theo Luật Du lịch, kinh doanh dịch vụ lữ hành là hoạt động xây dựng, bán và tổ chức thực hiện một phần hoặc toàn bộ chương trình du lịch cho khách du lịch. Pháp luật phân biệt lữ hành nội địa và lữ hành quốc tế, vì vậy một doanh nghiệp chỉ tổ chức tour cho khách Việt Nam trong nước sẽ có yêu cầu khác với doanh nghiệp đón khách nước ngoài hoặc đưa khách Việt Nam ra nước ngoài.

Tour nội địa khám phá Tràng An – Tam Cốc – Bái Đính dành cho khách Việt Nam

Một doanh nghiệp tại Ninh Bình có thể xây dựng các tour như Tràng An – Hoa Lư – Hang Múa, Tam Cốc – Bích Động, Bái Đính – Tràng An hoặc các chương trình kết hợp Ninh Bình với Thanh Hóa, Hà Nội, Hạ Long và những địa phương khác.

Nếu đối tượng phục vụ là khách du lịch nội địa và doanh nghiệp trực tiếp xây dựng, bán, tổ chức chương trình du lịch, hoạt động đó thuộc phạm vi kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa.

Doanh nghiệp không nên nhầm giữa việc bán riêng một dịch vụ như vé tham quan, phòng nghỉ hoặc xe vận chuyển với việc đứng ra tổ chức cả chương trình tour. Khi doanh nghiệp đóng vai trò đơn vị lữ hành, ký hợp đồng tour với khách và chịu trách nhiệm tổ chức chương trình, điều kiện kinh doanh lữ hành cần được xem xét ngay từ đầu.

Tour đón khách quốc tế đến Ninh Bình khác gì tour nội địa?

Một chương trình đưa khách nước ngoài đến Việt Nam tham quan Hà Nội – Ninh Bình – Hạ Long không còn đơn thuần là lữ hành nội địa. Đây là hoạt động phục vụ khách du lịch quốc tế đến Việt Nam, thường được gọi là inbound.

Ví dụ, công ty tại Ninh Bình nhận đoàn khách Hàn Quốc, Pháp hoặc Úc, xây dựng lịch trình đón tại sân bay Nội Bài, đưa về Ninh Bình, bố trí lưu trú, hướng dẫn viên, vé Tràng An, ăn uống và phương tiện di chuyển thì phải rà soát điều kiện kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế.

Điểm cần chú ý là quốc tịch và phạm vi chương trình du lịch ảnh hưởng đến phạm vi giấy phép. Việc tour chỉ diễn ra tại Ninh Bình không làm nó trở thành tour nội địa nếu đối tượng khách thuộc phạm vi khách quốc tế đến Việt Nam.

Tour đưa khách Việt Nam ra nước ngoài thuộc phạm vi kinh doanh nào?

Nếu doanh nghiệp tại Ninh Bình tổ chức tour đưa khách Việt Nam sang Thái Lan, Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc hoặc các quốc gia khác thì đây là hoạt động lữ hành quốc tế đưa khách du lịch ra nước ngoài, thường được gọi là outbound.

Mô hình này đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị không chỉ giấy phép lữ hành quốc tế mà còn phải xây dựng hệ thống đối tác ở nước ngoài, quản lý hộ chiếu, visa, vé máy bay, bảo hiểm, hợp đồng với khách và các tình huống phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Vì vậy, doanh nghiệp có kế hoạch phát triển outbound không nên xây dựng cơ cấu pháp lý theo mô hình chỉ phục vụ tour nội địa.

Vì sao phạm vi tour quyết định trực tiếp loại giấy phép lữ hành doanh nghiệp phải xin?

Luật Du lịch quy định điều kiện của lữ hành nội địa và quốc tế khác nhau, đặc biệt về người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành và nghĩa vụ ký quỹ. Với lữ hành nội địa, người phụ trách phải đáp ứng yêu cầu trình độ từ trung cấp trở lên theo quy định; với lữ hành quốc tế yêu cầu từ cao đẳng trở lên.

Do đó, trước khi thành lập doanh nghiệp, nên lập một bảng đơn giản gồm: khách hàng là ai, điểm khởi hành ở đâu, điểm đến ở đâu, doanh nghiệp tự tổ chức hay chỉ làm đại lý. Từ đó mới xác định được phạm vi giấy phép phù hợp.

“Bản đồ lữ hành Ninh Bình” – một công ty có thể tham gia những mắt xích kinh doanh nào?

Một công ty du lịch tại Ninh Bình không nhất thiết chỉ có một nguồn doanh thu. Doanh nghiệp có thể đồng thời điều hành tour, bán tour, nhận khách từ công ty khác, đặt phòng, bán vé, bố trí xe, cung cấp dịch vụ ăn uống hoặc thực hiện các hoạt động hỗ trợ du lịch.

Điều quan trọng là mỗi mắt xích phải được phân định đúng để tránh tình trạng trên giấy đăng ký một hoạt động nhưng trên thực tế lại triển khai một hoạt động có điều kiện khác.

Thiết kế và trực tiếp tổ chức chương trình du lịch tại Ninh Bình

Đây là mô hình điển hình của doanh nghiệp lữ hành. Công ty tự xây dựng lịch trình, tính giá tour, ký hợp đồng với khách, đặt xe, nhà hàng, khách sạn, hướng dẫn viên và trực tiếp điều phối chương trình.

Trong trường hợp này, giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành là một trong những điều kiện trọng tâm.

Doanh nghiệp cũng phải duy trì các điều kiện kinh doanh trong suốt quá trình hoạt động chứ không chỉ đáp ứng tại thời điểm xin giấy phép. Luật Du lịch yêu cầu doanh nghiệp lữ hành hoạt động đúng phạm vi giấy phép và duy trì điều kiện kinh doanh đã được cấp phép.

Bán tour, nhận khách và liên kết với doanh nghiệp lữ hành khác

Nhiều doanh nghiệp Ninh Bình không tự xây dựng toàn bộ tour mà nhận khách từ các công ty tại Hà Nội, Hải Phòng, TP.HCM hoặc các doanh nghiệp inbound lớn.

Một công ty cũng có thể phân phối chương trình du lịch do doanh nghiệp khác tổ chức. Tuy nhiên, hợp đồng cần xác định rõ ai là đơn vị trực tiếp tổ chức tour, ai chịu trách nhiệm đối với khách và ai chỉ đóng vai trò bán hoặc giới thiệu chương trình.

Việc ghi nhận rõ vai trò này đặc biệt quan trọng khi xảy ra sự cố liên quan đến vận chuyển, lưu trú, thay đổi lịch trình hoặc hoàn tiền.

Kết hợp vận chuyển, lưu trú, ăn uống và vé tham quan trong chương trình tour

Một tour Ninh Bình thường bao gồm rất nhiều dịch vụ: xe đưa đón, khách sạn hoặc homestay, nhà hàng, vé tham quan, thuyền, hướng dẫn viên và đôi khi cả hoạt động trải nghiệm.

Doanh nghiệp lữ hành có thể mua các dịch vụ này từ nhà cung cấp rồi cấu thành chương trình du lịch bán cho khách.

Nếu doanh nghiệp tự trực tiếp kinh doanh thêm xe vận tải, khách sạn hoặc nhà hàng thì phải tiếp tục rà soát điều kiện riêng của từng lĩnh vực. Giấy phép lữ hành không thay thế các điều kiện chuyên ngành đối với vận tải, lưu trú, ăn uống hoặc các ngành nghề kinh doanh có điều kiện khác.

Làm đại lý du lịch khác gì trực tiếp kinh doanh dịch vụ lữ hành?

Đại lý chủ yếu bán chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành cho khách và hưởng hoa hồng hoặc khoản thu theo thỏa thuận. Trong khi đó, doanh nghiệp lữ hành trực tiếp xây dựng, bán và tổ chức chương trình du lịch.

Từ ngày 15/11/2025, Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam mới ban hành kèm Quyết định 36/2025/QĐ-TTg sử dụng mã **7911 – Đại lý lữ hành**, mã **7912 – Điều hành tua du lịch** và mã **7990 – Hoạt động liên quan đến du lịch khác**.

Vì vậy, khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2026, không nên sao chép nguyên tên ngành theo các mẫu cũ mà cần đối chiếu Hệ thống ngành kinh tế hiện hành.

Chọn mô hình công ty trước khi chọn tên – bước đầu định hình doanh nghiệp lữ hành tại Ninh Bình

Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến cơ cấu quản trị, trách nhiệm của chủ sở hữu, khả năng huy động vốn và cách mở rộng sau này. Đối với kinh doanh lữ hành, pháp luật yêu cầu chủ thể kinh doanh phải là doanh nghiệp đáp ứng điều kiện theo Luật Du lịch.

Công ty TNHH một thành viên phù hợp với mô hình lữ hành nào?

Công ty TNHH một thành viên thường phù hợp với người muốn tự đầu tư và kiểm soát toàn bộ doanh nghiệp.

Mô hình này tương đối gọn về cơ cấu sở hữu, phù hợp với doanh nghiệp lữ hành quy mô nhỏ hoặc vừa, tập trung khai thác một nhóm tour như tour Ninh Bình một ngày, tour trải nghiệm địa phương hoặc tour khách đoàn.

Sau này công ty vẫn có thể thay đổi vốn, chuyển nhượng vốn hoặc chuyển đổi loại hình nếu cần mở rộng.

Khi nào nên thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên?

Nếu có từ hai người cùng góp vốn, cùng xây dựng sản phẩm tour hoặc chia nhau phụ trách kinh doanh – điều hành – tài chính thì công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể thuận lợi hơn.

Ngay từ đầu nên quy định rõ tỷ lệ vốn góp, quyền biểu quyết, quyền ký hợp đồng, nguyên tắc chuyển nhượng vốn và người đại diện theo pháp luật.

Trong ngành du lịch, mâu thuẫn giữa các thành viên có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hợp đồng với khách và đối tác. Vì vậy cơ cấu nội bộ cần rõ trước khi công ty nhận các đoàn khách đầu tiên.

Công ty cổ phần phù hợp ra sao với doanh nghiệp muốn mở rộng hệ thống tour?

Công ty cổ phần phù hợp hơn khi dự án có nhiều cổ đông hoặc định hướng huy động thêm vốn để mở chi nhánh, đầu tư phương tiện, khách sạn, hệ thống đặt tour hoặc phát triển mạng lưới đại lý.

Tuy nhiên, cơ cấu quản trị của công ty cổ phần thường phức tạp hơn. Với một nhóm sáng lập nhỏ và hoạt động ban đầu chưa lớn, doanh nghiệp nên cân nhắc giữa khả năng huy động vốn và chi phí quản trị.

Những yếu tố cần tính trước khi lựa chọn vốn, thành viên và cơ cấu quản lý

Doanh nghiệp nên tính cùng lúc ít nhất bốn nhóm vấn đề: vốn vận hành tour, tiền ký quỹ lữ hành, chi phí marketing và chi phí thanh toán trước cho nhà cung cấp.

Trong kinh doanh tour, công ty có thể phải đặt cọc xe, phòng, vé hoặc dịch vụ trước khi thu đủ tiền từ khách. Vì vậy vốn điều lệ không nên được lựa chọn chỉ để “đẹp hồ sơ” mà phải gắn với mô hình tài chính thực tế.

Mã ngành không chỉ để đăng ký – đăng ký đúng ngành nghề để công ty lữ hành Ninh Bình vận hành đủ dịch vụ

Việc đăng ký ngành nghề đúng ngay từ đầu giúp giảm nhu cầu bổ sung ngành sau này và làm rõ phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ ngày 15/11/2025, Quyết định 36/2025/QĐ-TTg đã thay thế hệ thống ngành kinh tế cũ, nên hồ sơ thành lập công ty trong năm 2026 cần sử dụng hệ thống mới.

Ngành điều hành tour và kinh doanh dịch vụ lữ hành

Mã đáng chú ý nhất là **7912 – Điều hành tua du lịch**.

Đây là nhóm ngành gắn trực tiếp với việc xây dựng và tổ chức chương trình du lịch. Tuy nhiên, đăng ký mã ngành trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa đồng nghĩa doanh nghiệp đã đủ điều kiện tổ chức tour.

Nếu hoạt động thuộc diện phải có giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành, công ty vẫn phải hoàn thiện điều kiện theo Luật Du lịch.

Ngành đại lý du lịch và các hoạt động hỗ trợ quảng bá, tổ chức tour

Theo hệ thống mới, mã **7911** có tên là **Đại lý lữ hành**. Ngoài ra có mã **7990 – Hoạt động liên quan đến du lịch khác**.

Doanh nghiệp nên đăng ký căn cứ hoạt động thực tế thay vì chọn hàng loạt mã ngành không sử dụng.

Nếu công ty vừa điều hành tour vừa làm đại lý cho các nhà cung cấp khác thì có thể xem xét đăng ký các ngành tương ứng.

Đăng ký thêm vận tải hành khách khi doanh nghiệp muốn tự khai thác xe du lịch

Một doanh nghiệp lữ hành có thể thuê xe của doanh nghiệp vận tải để phục vụ khách. Đây là mô hình khá phổ biến và giúp giảm chi phí đầu tư phương tiện.

Ngược lại, nếu công ty trực tiếp sở hữu hoặc khai thác xe và thực hiện hoạt động kinh doanh vận tải hành khách thì phải rà soát thêm ngành nghề và điều kiện kinh doanh vận tải.

Luật Du lịch cũng quy định hoạt động vận tải khách du lịch phải đáp ứng các điều kiện về phương tiện, bảo hiểm và các yêu cầu liên quan trong quá trình khai thác.

Đăng ký thêm lưu trú, ăn uống và dịch vụ liên quan khi mở rộng hệ sinh thái du lịch

Nếu công ty chỉ mua phòng của khách sạn rồi đưa vào giá tour thì không đồng nghĩa công ty đang trực tiếp vận hành khách sạn.

Nhưng nếu doanh nghiệp đầu tư homestay, khách sạn, nhà hàng hoặc khu nghỉ dưỡng riêng thì phải đăng ký thêm ngành nghề và đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Ví dụ, cơ sở lưu trú du lịch phải đáp ứng các yêu cầu liên quan đến đăng ký kinh doanh, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, môi trường, an toàn thực phẩm và điều kiện cơ sở vật chất theo quy định.

Hai “cánh cửa giấy phép” của công ty lữ hành tại Ninh Bình không nên nhầm lẫn

Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất là cho rằng sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành nghề điều hành tour thì công ty được phép tổ chức tour ngay.

Thực tế đây là hai tầng pháp lý khác nhau.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ xác lập tư cách pháp lý của công ty

Bước thành lập doanh nghiệp tạo ra pháp nhân hoặc chủ thể kinh doanh và ghi nhận các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, vốn, người đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp cũng thực hiện đăng ký ngành nghề dự kiến kinh doanh.

Tuy nhiên với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc có ngành nghề trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp chỉ là bước đầu.

Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành là điều kiện để trực tiếp tổ chức tour thuộc phạm vi tương ứng

Luật Du lịch quy định doanh nghiệp đáp ứng điều kiện lữ hành nội địa được cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa; đáp ứng điều kiện lữ hành quốc tế được cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế.

Do đó, doanh nghiệp phải hoàn tất cả hai tầng nếu mô hình thực tế thuộc hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành.

Vì sao đăng ký ngành nghề lữ hành chưa đồng nghĩa được phép bán mọi loại tour?

Giả sử công ty đăng ký mã 7912 nhưng mới chỉ đáp ứng điều kiện lữ hành nội địa. Việc nhận đoàn khách quốc tế hoặc triển khai tour đưa khách ra nước ngoài cần tiếp tục được xem xét theo phạm vi lữ hành quốc tế.

Doanh nghiệp không nên lấy ngành nghề đăng ký doanh nghiệp làm căn cứ duy nhất để quyết định phạm vi tour có thể bán.

Rủi ro khi doanh nghiệp nhận khách và tổ chức chương trình trước khi đáp ứng điều kiện kinh doanh

Rủi ro đầu tiên là nguy cơ bị xử lý do kinh doanh ngành nghề có điều kiện khi chưa đáp ứng điều kiện.

Rủi ro thứ hai xuất hiện khi có sự cố với khách. Nếu doanh nghiệp chưa chuẩn hóa giấy phép, hợp đồng, hướng dẫn viên và nhà cung cấp thì việc xác định trách nhiệm và xử lý bồi thường có thể trở nên phức tạp.

Do đó, thời điểm “đủ giấy phép” nên được coi là một mốc trong kế hoạch khai trương chứ không phải việc hoàn thiện sau khi đã bán tour.

Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa – “vé vào cửa” của nhiều công ty tour Ninh Bình

Đối với doanh nghiệp chủ yếu khai thác khách Việt Nam tham quan Ninh Bình hoặc các tuyến trong lãnh thổ Việt Nam, giấy phép lữ hành nội địa thường là giấy phép chuyên ngành đầu tiên cần quan tâm.

Trường hợp nào doanh nghiệp tại Ninh Bình phải xin giấy phép lữ hành nội địa?

Khi doanh nghiệp trực tiếp xây dựng, bán và tổ chức chương trình du lịch cho khách nội địa thì phải xem xét điều kiện kinh doanh lữ hành nội địa.

Ví dụ, công ty tự thiết kế tour Hà Nội – Tràng An – Bái Đính, ký hợp đồng trực tiếp với đoàn khách, thu tiền trọn gói và bố trí toàn bộ dịch vụ là trường hợp điển hình.

Điều kiện về doanh nghiệp và phạm vi kinh doanh cần đáp ứng

Theo Điều 31 Luật Du lịch, điều kiện cơ bản gồm:

* Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định pháp luật.

* Thực hiện ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa.

* Có người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành đáp ứng điều kiện chuyên môn.

Doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện này mới là cơ sở để được cấp giấy phép lữ hành nội địa.

Điều kiện đối với người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành

Đối với lữ hành nội địa, người phụ trách phải tốt nghiệp từ trung cấp trở lên chuyên ngành về lữ hành.

Nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa theo quy định.

Phần này cần kiểm tra rất kỹ ngay khi tuyển hoặc bố trí nhân sự vì chỉ có bằng đại học nhưng không đúng ngành chưa chắc đã tự động đáp ứng điều kiện.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để xin giấy phép lữ hành nội địa

Hồ sơ thực tế thường xoay quanh các nhóm giấy tờ chính: đề nghị cấp phép, giấy tờ chứng minh doanh nghiệp đã được thành lập, chứng nhận ký quỹ và hồ sơ chứng minh điều kiện của người phụ trách kinh doanh lữ hành.

Doanh nghiệp nên rà soát tính thống nhất giữa họ tên, chức danh, văn bằng, chứng chỉ và thông tin doanh nghiệp trước khi nộp.

Muốn đón khách quốc tế đến Tràng An – Tam Cốc, công ty cần chuẩn bị gì cho giấy phép lữ hành quốc tế?

Ninh Bình là địa bàn có khả năng đón lượng lớn khách quốc tế, vì vậy nhiều công ty ngay từ đầu đã hướng đến thị trường inbound.

Khi đó, giấy phép lữ hành quốc tế trở thành một trong những điều kiện quan trọng nhất của dự án.

Phân biệt phạm vi inbound, outbound và kinh doanh lữ hành quốc tế

Inbound là tổ chức chương trình cho khách quốc tế đến Việt Nam.

Outbound là tổ chức chương trình đưa khách từ Việt Nam ra nước ngoài.

Luật Du lịch xác định kinh doanh lữ hành quốc tế bao gồm phục vụ khách quốc tế đến Việt Nam và khách du lịch ra nước ngoài.

Doanh nghiệp phải xác định phạm vi thực tế để chuẩn bị mức ký quỹ và mô hình vận hành tương ứng.

Điều kiện cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế

Ba nhóm điều kiện chính vẫn gồm: doanh nghiệp hợp pháp, ký quỹ lữ hành quốc tế và người phụ trách đáp ứng điều kiện chuyên môn.

So với lữ hành nội địa, yêu cầu đối với người phụ trách cao hơn.

Luật Du lịch quy định người phụ trách lữ hành quốc tế phải tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên ngành về lữ hành hoặc, nếu học ngành khác, phải có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế.

Yêu cầu đối với người phụ trách kinh doanh lữ hành quốc tế

Người phụ trách phải đồng thời đáp ứng yêu cầu về chức danh và trình độ.

Theo quy định hướng dẫn, người này có thể giữ các chức danh như chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty, tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc hoặc trưởng bộ phận kinh doanh dịch vụ lữ hành.

Vì vậy không nên chỉ thuê một người có bằng phù hợp nhưng không bố trí đúng vị trí trong cơ cấu tổ chức.

Hồ sơ và trình tự xin giấy phép trước khi triển khai tour quốc tế

Doanh nghiệp nên hoàn thành theo thứ tự: thành lập công ty, chuẩn hóa người phụ trách, thực hiện ký quỹ, chuẩn bị hồ sơ và xin giấy phép.

Sau khi được cấp phép mới nên triển khai việc trực tiếp tổ chức chương trình thuộc phạm vi lữ hành quốc tế.

Đối với inbound, doanh nghiệp còn cần xây dựng quy trình phối hợp với hướng dẫn viên quốc tế, đơn vị vận tải, khách sạn và các đối tác nhận khách.

Tiền ký quỹ lữ hành – khoản doanh nghiệp phải tính vào kế hoạch vốn ngay từ đầu

Ký quỹ là điều kiện bắt buộc trong kinh doanh dịch vụ lữ hành.

Đây không phải khoản vốn điều lệ và cũng không phải phí cấp giấy phép. Doanh nghiệp phải bố trí riêng khoản tiền này theo phạm vi kinh doanh.

Vì sao kinh doanh lữ hành lại gắn với nghĩa vụ ký quỹ?

Ký quỹ được thiết kế như một cơ chế bảo đảm trong hoạt động lữ hành, đặc biệt trong các tình huống phát sinh nghĩa vụ khẩn cấp đối với khách du lịch.

Doanh nghiệp không nên tính tiền ký quỹ vào nguồn vốn lưu động dùng để trả khách sạn hoặc vận tải vì tiền này chịu cơ chế quản lý riêng.

Mức ký quỹ phụ thuộc như thế nào vào phạm vi kinh doanh lữ hành?

Theo Nghị định 94/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2017/NĐ-CP, mức ký quỹ lữ hành nội địa hiện là **20 triệu đồng**.

Đối với lữ hành quốc tế phục vụ khách quốc tế đến Việt Nam, mức ký quỹ là **50 triệu đồng**. Các phạm vi lữ hành quốc tế khác có mức ký quỹ tương ứng theo quy định của nghị định.

Do mức ký quỹ liên quan trực tiếp đến phạm vi kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định inbound, outbound hoặc cả hai ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.

Doanh nghiệp thực hiện ký quỹ tại đâu và cần chứng từ gì?

Tiền ký quỹ được thực hiện tại ngân hàng theo cơ chế quy định đối với hoạt động lữ hành.

Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh việc ký quỹ để sử dụng trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.

Tên doanh nghiệp và các thông tin trên chứng từ cần trùng khớp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Những trường hợp liên quan đến sử dụng, hoàn trả hoặc thay đổi tiền ký quỹ

Tiền ký quỹ không phải khoản doanh nghiệp muốn rút lúc nào cũng được. Việc sử dụng, hoàn trả hoặc xử lý tiền ký quỹ phải theo các trường hợp và thủ tục pháp luật quy định.

Khi doanh nghiệp thay đổi phạm vi kinh doanh, chấm dứt hoạt động lữ hành hoặc có thay đổi ảnh hưởng đến nghĩa vụ ký quỹ, cần rà soát lại hồ sơ với ngân hàng và cơ quan cấp phép.

Người phụ trách kinh doanh lữ hành – vị trí dễ khiến hồ sơ xin giấy phép bị “kẹt”

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chuẩn bị xong công ty và tiền ký quỹ nhưng vẫn chưa thể xin giấy phép vì hồ sơ người phụ trách không đạt yêu cầu.

Đây là lý do nhân sự chuyên môn cần được kiểm tra trước cả khi thành lập doanh nghiệp.

Ai có thể đứng tên người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành?

Quy định hiện hành liệt kê các chức danh như chủ tịch công ty, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc hoặc trưởng bộ phận kinh doanh dịch vụ lữ hành.

Như vậy, không phải mọi nhân viên trong công ty đều có thể được ghi nhận là người phụ trách lữ hành.

Yêu cầu về chuyên ngành đào tạo đối với lữ hành nội địa và quốc tế

Lữ hành nội địa yêu cầu trình độ từ trung cấp trở lên; lữ hành quốc tế yêu cầu từ cao đẳng trở lên.

Các chuyên ngành được pháp luật hướng dẫn khá rộng, gồm quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, quản trị lữ hành, điều hành tour, marketing du lịch, du lịch, du lịch lữ hành, quản lý và kinh doanh du lịch, quản trị du lịch MICE, đại lý lữ hành, hướng dẫn du lịch và một số trường hợp khác theo quy định.

Trường hợp bằng cấp không đúng chuyên ngành du lịch cần xử lý như thế nào?

Nếu bằng cấp không thuộc chuyên ngành được công nhận thì người phụ trách cần có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch phù hợp.

Lữ hành nội địa sử dụng chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa; lữ hành quốc tế sử dụng chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra cả tên ngành trên bằng và thời điểm cấp bằng trước khi kết luận hồ sơ có đạt hay không.

Vì sao cần kiểm tra văn bằng và hồ sơ nhân sự trước khi thành lập công ty?

Nếu sau khi thành lập mới phát hiện người dự kiến phụ trách không đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể phải tuyển người khác, điều chỉnh chức danh hoặc chờ hoàn thành chứng chỉ nghiệp vụ.

Điều này có thể làm lùi toàn bộ kế hoạch khai trương và bán tour.

Hướng dẫn viên cho tour Ninh Bình – doanh nghiệp không thể chỉ quan tâm đến giấy phép của công ty

Có giấy phép lữ hành chưa đủ để một chương trình tour vận hành đúng pháp luật. Doanh nghiệp còn phải bố trí hướng dẫn viên phù hợp với từng loại khách và chương trình.

Tour nội địa cần bố trí hướng dẫn viên đáp ứng điều kiện nào?

Khi sử dụng hướng dẫn viên nội địa, doanh nghiệp phải kiểm tra điều kiện hành nghề, thẻ hướng dẫn viên và quan hệ hợp đồng theo quy định.

Không nên chỉ dựa vào kinh nghiệm thực tế hoặc khả năng thuyết minh của một người để giao họ thực hiện vai trò hướng dẫn viên nếu chưa đáp ứng điều kiện pháp lý.

Tour khách quốc tế cần sử dụng hướng dẫn viên phù hợp phạm vi hành nghề ra sao?

Tour inbound cần đặc biệt chú ý đến hướng dẫn viên quốc tế và yêu cầu về ngoại ngữ.

Doanh nghiệp nên xây danh sách hướng dẫn viên dự phòng theo các ngôn ngữ thị trường chính như tiếng Anh, Hàn, Trung, Pháp hoặc Nhật thay vì chỉ tìm người khi đoàn đã chốt lịch.

Hợp đồng giữa doanh nghiệp lữ hành và hướng dẫn viên cần được kiểm soát thế nào?

Hợp đồng cần xác định rõ tour, thời gian, trách nhiệm, mức thù lao, nghĩa vụ bảo mật thông tin khách, xử lý sự cố và trách nhiệm bàn giao hồ sơ.

Đây vừa là công cụ quản lý nhân sự vừa là một phần bằng chứng chứng minh doanh nghiệp tổ chức tour có hệ thống.

Những rủi ro khi sử dụng người thuyết minh hoặc dẫn đoàn không đúng điều kiện

Tại các điểm du lịch có thể tồn tại nhiều loại nhân sự khác nhau như hướng dẫn viên, thuyết minh viên tại điểm hoặc trưởng đoàn.

Doanh nghiệp cần phân biệt đúng vai trò.

Không nên dùng một người chỉ có khả năng thuyết minh tại địa phương để thay thế hoàn toàn vị trí hướng dẫn viên cần đáp ứng điều kiện hành nghề của chương trình tour.

Công ty tự có xe đưa khách đi Tràng An, Tam Cốc, Bái Đính – một nhánh giấy phép khác bắt đầu xuất hiện

Vận tải là chi phí lớn trong tour Ninh Bình và cũng là nguồn rủi ro đáng kể nếu xảy ra tai nạn hoặc vi phạm điều kiện kinh doanh.

Thuê xe của đơn vị vận tải và tự kinh doanh vận tải khác nhau về trách nhiệm pháp lý

Nếu thuê doanh nghiệp vận tải đủ điều kiện, công ty lữ hành đóng vai trò khách hàng của nhà cung cấp vận tải.

Nếu công ty tự đứng ra kinh doanh vận tải hành khách bằng phương tiện của mình thì phải xử lý thêm điều kiện của ngành vận tải.

Hai mô hình này không nên nhập làm một.

Khi doanh nghiệp trực tiếp kinh doanh vận tải hành khách phải rà soát điều kiện gì?

Cần rà soát ngành nghề đăng ký, phương tiện, nhân sự, hình thức vận tải, giấy phép và các điều kiện chuyên ngành theo pháp luật giao thông đường bộ hiện hành.

Không nên suy luận rằng có giấy phép lữ hành thì mặc nhiên được dùng xe của công ty để kinh doanh vận tải.

Xe phục vụ khách du lịch cần đáp ứng những yêu cầu nào của hoạt động vận tải?

Luật Du lịch quy định tổ chức, cá nhân kinh doanh vận tải khách du lịch phải bảo đảm các điều kiện của phương tiện, mua bảo hiểm cho khách theo phương tiện và đáp ứng các tiêu chuẩn trong quá trình khai thác.

Doanh nghiệp lữ hành nên kiểm tra các nội dung này ngay cả khi thuê xe của đối tác.

Cách tách mô hình công ty lữ hành và đơn vị vận tải để tránh đăng ký thừa hoặc thiếu ngành nghề

Cách đơn giản nhất là xác định ai xuất hóa đơn vận tải và ai chịu trách nhiệm vận hành phương tiện.

Nếu toàn bộ xe do đối tác vận tải cung cấp thì công ty lữ hành có thể tập trung vào tour.

Nếu chính công ty tổ chức khai thác phương tiện để vận chuyển khách thì cần bổ sung nhánh pháp lý vận tải.

Bán tour Ninh Bình qua website, Facebook và sàn trực tuyến – giấy phép lữ hành chưa phải toàn bộ câu chuyện

Bán tour qua mạng hiện là phương thức phổ biến, nhưng cần phân biệt website giới thiệu thông tin với website có chức năng thương mại điện tử.

Website giới thiệu tour khác website có chức năng đặt và thanh toán tour như thế nào?

Website chỉ đăng thông tin địa điểm, hình ảnh, lịch trình và số điện thoại liên hệ có tính chất khác với website cho phép khách lựa chọn tour, gửi đơn đặt tour hoặc thanh toán trực tuyến.

Nghị định về thương mại điện tử quy định website thương mại điện tử bán hàng là website được thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân thiết lập để phục vụ việc xúc tiến, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của mình.

Khi nào website thương mại điện tử của doanh nghiệp phát sinh thủ tục liên quan?

Theo quy định hiện hành và thủ tục hành chính đang được công bố, website thương mại điện tử bán hàng thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục thông báo theo quy định khi có chức năng bán/cung ứng dịch vụ trực tuyến.

Vì vậy, khi công ty thiết kế website đặt tour, bộ phận pháp lý cần rà soát đồng thời cả pháp luật du lịch và thương mại điện tử.

Công khai giá tour, chương trình, điều kiện giao dịch và chính sách khách hàng

Thông tin trên website nên thể hiện rõ giá tour bao gồm và không bao gồm những gì, lịch trình, chính sách trẻ em, điều kiện đặt cọc, thanh toán, hủy tour và hoàn tiền.

Điều này vừa giúp giảm tranh chấp vừa tránh tình trạng khách hiểu khác với thông tin nhân viên bán hàng tư vấn.

Quản lý thông tin khách hàng khi nhận đặt tour trực tuyến

Công ty lữ hành thường thu thập nhiều dữ liệu như họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, thông tin hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân.

Doanh nghiệp cần kiểm soát quyền truy cập, mục đích sử dụng và cách lưu trữ dữ liệu.

Website thương mại điện tử cũng có nghĩa vụ tuân thủ các quy định liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng.

Thiết kế tour Tràng An – Tam Cốc – Hang Múa – Bái Đính dưới góc nhìn pháp lý thay vì chỉ nhìn lịch trình

Một tour đẹp về lịch trình chưa chắc là một tour an toàn về pháp lý.

Trước khi đưa sản phẩm lên website, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ chuỗi nhà cung cấp.

Kiểm tra đối tác vận chuyển trước khi đưa dịch vụ vào giá tour

Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ pháp lý cơ bản của đơn vị vận tải và thỏa thuận rõ loại xe, thời gian, giá, trách nhiệm tài xế, bảo hiểm và phương án thay thế khi xe gặp sự cố.

Không nên lựa chọn nhà xe chỉ dựa trên báo giá thấp.

Kiểm tra cơ sở lưu trú và nhà hàng khi xây dựng chương trình nhiều ngày

Tour hai ngày một đêm hoặc ba ngày hai đêm thường làm phát sinh thêm rủi ro về lưu trú và ăn uống.

Công ty cần lựa chọn cơ sở hoạt động hợp pháp, có khả năng xuất hóa đơn và đáp ứng yêu cầu dịch vụ.

Với đoàn lớn hoặc khách quốc tế, nên có tiêu chuẩn nhà cung cấp riêng thay vì đặt từng nơi ngẫu nhiên.

Quản lý vé tham quan, dịch vụ tại điểm đến và các khoản thu hộ

Giá tour cần ghi rõ dịch vụ nào đã bao gồm vé, dịch vụ nào khách tự thanh toán.

Nếu doanh nghiệp thu hộ tiền vé hoặc dịch vụ của khách, bộ phận kế toán cũng cần xác định đúng bản chất khoản thu để xử lý hóa đơn và doanh thu.

Phân định trách nhiệm khi một mắt xích trong chương trình tour xảy ra sự cố

Sự cố có thể phát sinh từ xe, khách sạn, nhà hàng hoặc điểm tham quan.

Hợp đồng giữa công ty và từng nhà cung cấp cần quy định trách nhiệm, nghĩa vụ phối hợp, bồi thường và cung cấp hồ sơ khi xảy ra sự kiện ảnh hưởng đến khách.

Hợp đồng du lịch – “hàng rào an toàn” khi công ty lữ hành Ninh Bình bắt đầu nhận khách

Hợp đồng không nên được xem là biểu mẫu ký cho đủ.

Đây là công cụ giúp doanh nghiệp xác định chính xác dịch vụ đã bán và cơ chế xử lý khi chương trình thay đổi.

Những nội dung cần làm rõ trong hợp đồng với khách du lịch

Hợp đồng nên thể hiện rõ thông tin các bên, chương trình, thời gian, dịch vụ bao gồm, trách nhiệm của doanh nghiệp, trách nhiệm của khách và cơ chế tiếp nhận khiếu nại.

Với khách đoàn, cần làm rõ người đại diện đặt tour và phạm vi ủy quyền.

Điều khoản giá tour, đặt cọc, thanh toán và chi phí phát sinh

Giá cần quy định theo người, theo đoàn hoặc theo gói.

Khoản đặt cọc cần ghi rõ thời điểm thanh toán và hậu quả nếu một bên không tiếp tục thực hiện.

Các khoản như phòng đơn, hành lý, vé phát sinh hoặc dịch vụ tự chọn nên được tách rõ.

Điều khoản thay đổi lịch trình, hủy tour và trường hợp bất khả kháng

Du lịch chịu ảnh hưởng mạnh của thời tiết, thiên tai, giao thông, chính sách nhập cảnh và tình trạng hoạt động của điểm tham quan.

Doanh nghiệp nên có cơ chế thay đổi lịch trình hợp lý, phương pháp tính khoản hoàn trả và cách xử lý trường hợp không thể tiếp tục chương trình.

Hợp đồng với khách khác gì hợp đồng giữa công ty lữ hành và nhà cung cấp dịch vụ?

Hợp đồng với khách xác định dịch vụ công ty cam kết cung cấp.

Hợp đồng với nhà cung cấp là cơ sở để doanh nghiệp mua dịch vụ đầu vào nhằm thực hiện cam kết đó.

Hai nhóm hợp đồng cần được xây dựng tương thích với nhau. Nếu hợp đồng với khách cam kết hoàn tiền nhưng hợp đồng nhà cung cấp quy định tiền phòng không hoàn được, doanh nghiệp có thể phải tự chịu phần chênh lệch.

Sau giấy phép lữ hành còn những nghĩa vụ nào công ty tại Ninh Bình phải duy trì trong quá trình hoạt động?

Giấy phép không phải điểm kết thúc của quy trình pháp lý.

Doanh nghiệp phải tiếp tục duy trì điều kiện và chuẩn hóa vận hành trong suốt thời gian kinh doanh.

Quản lý hồ sơ tour, hợp đồng và thông tin chương trình du lịch

Mỗi đoàn nên có một bộ hồ sơ gồm hợp đồng, danh sách khách, chương trình, thông tin hướng dẫn viên, nhà xe, khách sạn và các chứng từ liên quan.

Cách quản lý này vừa hỗ trợ điều hành vừa thuận lợi khi cần đối chiếu doanh thu hoặc xử lý khiếu nại.

Duy trì điều kiện về người phụ trách và các điều kiện kinh doanh đã đăng ký

Luật Du lịch yêu cầu doanh nghiệp duy trì điều kiện kinh doanh.

Nếu thay đổi người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo và gửi hồ sơ người thay thế theo thời hạn luật định.

Do đó, việc người phụ trách nghỉ việc không nên được xử lý như thay đổi nhân sự thông thường.

Nghĩa vụ về kế toán, hóa đơn, thuế đối với doanh thu tour và dịch vụ đi kèm

Doanh nghiệp cần phân biệt doanh thu tour, khoản thu hộ và các dịch vụ bán riêng.

Chi phí xe, khách sạn, nhà hàng, vé và hướng dẫn viên phải được tổ chức chứng từ ngay từ đầu.

Nếu chỉ chú trọng giấy phép mà không xây quy trình kế toán, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng doanh thu lớn nhưng thiếu chứng từ đầu vào để giải trình chi phí.

Rà soát giấy phép khi doanh nghiệp thay đổi phạm vi kinh doanh hoặc mở rộng thị trường

Khi từ tour nội địa chuyển sang inbound hoặc outbound, doanh nghiệp không nên chỉ cập nhật website và bắt đầu nhận khách.

Cần đánh giá lại giấy phép, ký quỹ, người phụ trách, hướng dẫn viên và hệ thống nhà cung cấp.

Tương tự, việc mở thêm khách sạn, nhà hàng hoặc vận tải cũng có thể tạo ra các nhánh điều kiện mới.

Lộ trình thành lập công ty lữ hành tại Ninh Bình – đi từ “tour muốn bán” đến khi đủ điều kiện đón khách

Một lộ trình hợp lý nên đi từ mô hình kinh doanh đến pháp lý, thay vì thành lập doanh nghiệp trước rồi mới tìm cách ghép giấy phép vào hoạt động.

Chặng 1 – Xác định khách hàng, tuyến tour và phạm vi lữ hành dự kiến kinh doanh

Trước hết cần trả lời: khách Việt Nam hay khách quốc tế, tour trong nước hay nước ngoài, doanh nghiệp tự tổ chức hay chỉ làm đại lý.

Sau đó xây sơ đồ doanh thu gồm tour, vé, khách sạn, xe, ăn uống và các dịch vụ bổ sung.

Từ sơ đồ này mới xác định các giấy phép cần thiết.

Chặng 2 – Thành lập doanh nghiệp, đăng ký đúng ngành nghề và chuẩn hóa nhân sự

Doanh nghiệp lựa chọn loại hình công ty, tên, trụ sở, vốn và người đại diện.

Đồng thời đăng ký đúng các mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam hiện hành, đặc biệt là nhóm 7911, 7912 và các ngành bổ trợ thực sự có triển khai.

Ngay trong giai đoạn này nên kiểm tra người phụ trách kinh doanh lữ hành.

Chặng 3 – Hoàn thiện ký quỹ, hồ sơ và xin giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành tương ứng

Sau khi công ty được thành lập, doanh nghiệp thực hiện ký quỹ và chuẩn bị hồ sơ người phụ trách.

Phạm vi nội địa, inbound hoặc outbound phải được xác định trước khi thực hiện vì chúng ảnh hưởng đến điều kiện và mức ký quỹ.

Không nên nhận đoàn trước rồi mới tiến hành xin giấy phép.

Chặng 4 – Xây dựng hợp đồng, hệ thống đối tác và quy trình vận hành tour tại Ninh Bình

Giai đoạn cuối cùng là chuyển từ “công ty đủ giấy tờ” thành “công ty có thể vận hành tour an toàn”.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa hợp đồng khách hàng, hợp đồng nhà xe, khách sạn, nhà hàng, hướng dẫn viên, quy trình tiếp nhận booking, thu tiền, xuất hóa đơn, xử lý sự cố và chăm sóc khách.

Với một công ty lữ hành tại Ninh Bình, cách chuẩn bị hiệu quả nhất không phải xin càng nhiều giấy phép càng tốt mà là xác định chính xác **tour nào sẽ bán – ai là khách – công ty trực tiếp làm khâu nào – khâu nào thuê đối tác**. Khi bốn yếu tố này được xác định rõ, việc lựa chọn mô hình doanh nghiệp, mã ngành, người phụ trách, tiền ký quỹ và giấy phép lữ hành sẽ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.

Thành lập công ty lữ hành tại Ninh Bình sẽ thuận lợi hơn khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ ngành nghề, nhân sự, ký quỹ và hồ sơ xin giấy phép. Một lộ trình rõ ràng giúp công ty sớm đủ điều kiện tổ chức tour và phát triển thị trường.