Thành lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh đang trở thành hướng đi được nhiều nhà đầu tư quan tâm nhờ sự phát triển mạnh của hạ tầng đô thị, khu công nghiệp và nhu cầu xây dựng ngày càng tăng. Với lợi thế về vị trí địa lý, tốc độ thu hút đầu tư cao và sự mở rộng của các dự án nhà ở, công trình dân dụng, công nghiệp, lĩnh vực xây dựng tại Bắc Ninh đang tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh hấp dẫn.
“Đặt móng” đúng ngay từ đầu – Công ty xây dựng tại Bắc Ninh nên chọn loại hình nào?
Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp là một trong những quyết định đầu tiên khi thành lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh. Loại hình được chọn không chỉ quyết định cơ cấu quản lý mà còn ảnh hưởng đến trách nhiệm tài sản, khả năng huy động vốn, việc tiếp nhận thêm thành viên và định hướng phát triển doanh nghiệp sau này.
Với lĩnh vực xây dựng, doanh nghiệp còn cần tính đến quy mô công trình dự kiến thực hiện, số lượng người cùng góp vốn, nhu cầu tham gia đấu thầu và kế hoạch mở rộng hoạt động. Ba loại hình thường được lựa chọn là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.
Công ty TNHH một thành viên
Công ty TNHH một thành viên phù hợp với trường hợp chỉ có một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu. Đây là mô hình tương đối gọn về cơ cấu quản lý và thuận tiện cho người sáng lập trong việc chủ động đưa ra các quyết định kinh doanh.
Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ đã đăng ký. Vì vậy, về nguyên tắc, tài sản của doanh nghiệp được tách biệt với tài sản cá nhân của chủ sở hữu.
Mô hình này thường phù hợp với công ty xây dựng mới thành lập, quy mô nhỏ hoặc vừa, chủ doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chưa có nhu cầu huy động vốn từ nhiều người.
Khi doanh nghiệp phát triển và muốn tiếp nhận thêm người góp vốn, công ty có thể thực hiện thủ tục chuyển đổi sang loại hình phù hợp.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Nếu có từ 02 thành viên cùng góp vốn, mô hình công ty TNHH hai thành viên trở lên là phương án đáng cân nhắc.
Mỗi thành viên có phần vốn góp và quyền, nghĩa vụ tương ứng theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty. Thành viên về cơ bản chịu trách nhiệm đối với nghĩa vụ tài sản của doanh nghiệp trong phạm vi phần vốn góp của mình.
Đối với lĩnh vực xây dựng, mô hình này phù hợp khi một nhóm cá nhân cùng hợp tác kinh doanh, chẳng hạn một người phụ trách vốn và khách hàng, một người phụ trách kỹ thuật, một người phụ trách tổ chức thi công.
Ngay từ khi thành lập nên xác định rõ tỷ lệ vốn góp, người đại diện theo pháp luật, quyền biểu quyết, nguyên tắc phân chia lợi nhuận và cơ chế xử lý khi một thành viên muốn chuyển nhượng phần vốn.
Công ty cổ phần
Công ty cổ phần phù hợp với doanh nghiệp xây dựng có định hướng phát triển quy mô lớn và cần khả năng huy động vốn linh hoạt hơn.
Công ty cổ phần phải có tối thiểu 03 cổ đông và không hạn chế số lượng cổ đông tối đa. Vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần.
Ưu điểm nổi bật của loại hình này là khả năng huy động vốn thông qua việc phát hành cổ phần theo quy định. Đây có thể là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp dự kiến triển khai nhiều dự án, mở rộng sang đầu tư xây dựng, phát triển bất động sản hoặc hợp tác với nhiều nhà đầu tư.
Đổi lại, cơ cấu quản trị và các vấn đề nội bộ của công ty cổ phần thường phức tạp hơn công ty TNHH. Do đó, doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu hoạt động xây dựng không nhất thiết phải lựa chọn công ty cổ phần nếu chưa thực sự có nhu cầu huy động vốn.
Tiêu chí lựa chọn loại hình theo quy mô hoạt động
Không có một loại hình doanh nghiệp duy nhất phù hợp với tất cả công ty xây dựng tại Bắc Ninh. Có thể lựa chọn dựa trên một số tiêu chí thực tế:
Một người tự đầu tư và trực tiếp quản lý: có thể chọn công ty TNHH một thành viên.
Có từ hai người cùng góp vốn và muốn cơ cấu quản lý tương đối gọn: cân nhắc công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Có từ ba cổ đông, định hướng huy động thêm vốn và mở rộng quy mô: cân nhắc công ty cổ phần.
Dự kiến tham gia nhiều dự án lớn: cần tính đồng thời đến cơ cấu vốn, năng lực tài chính, nhân sự và khả năng quản trị.
Có kế hoạch tiếp nhận nhà đầu tư trong tương lai: nên lựa chọn mô hình thuận lợi cho kế hoạch huy động và chuyển dịch vốn.
Điều quan trọng là lựa chọn loại hình dựa trên kế hoạch hoạt động thực tế trong vài năm tiếp theo, thay vì chỉ lựa chọn phương án thuận tiện nhất ở thời điểm đăng ký.
Bản đồ ngành nghề – Công ty xây dựng tại Bắc Ninh thực sự sẽ làm những công việc gì?
Một công ty xây dựng có thể thực hiện nhiều nhóm hoạt động khác nhau. Vì vậy, trước khi lập hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cần xác định tương đối đầy đủ những công việc công ty dự kiến triển khai để lựa chọn và đăng ký ngành nghề phù hợp.
Đặc biệt, Bắc Ninh là khu vực có hoạt động xây dựng nhà ở, nhà xưởng, công trình công nghiệp và hạ tầng phục vụ sản xuất. Doanh nghiệp nên xây dựng “bản đồ ngành nghề” ngay từ đầu để hạn chế phải bổ sung ngành nghề liên tục sau khi thành lập.
Xây dựng nhà ở và công trình dân dụng
Đây là nhóm hoạt động phổ biến của các công ty xây dựng, bao gồm thi công nhà ở và các công trình phục vụ nhu cầu dân dụng.
Tùy định hướng kinh doanh, doanh nghiệp có thể nhận xây dựng nhà ở riêng lẻ, biệt thự, nhà phố và các loại công trình dân dụng khác.
Nếu doanh nghiệp nhận công trình theo hình thức trọn gói, cần rà soát thêm các hoạt động liên quan như lắp đặt hệ thống điện, cấp thoát nước, hoàn thiện công trình và các hoạt động chuyên môn khác thực tế cung cấp cho khách hàng.
Xây dựng công trình công nghiệp
Đây là nhóm đáng chú ý đối với doanh nghiệp hoạt động tại Bắc Ninh do nhu cầu xây dựng, cải tạo và mở rộng công trình phục vụ sản xuất tại các khu, cụm công nghiệp.
Công ty có thể định hướng nhận thi công nhà xưởng, nhà kho và các hạng mục công trình phục vụ hoạt động công nghiệp phù hợp với phạm vi hoạt động của mình.
Do đặc thù công trình công nghiệp thường có yêu cầu kỹ thuật cao, ngoài đăng ký ngành nghề, doanh nghiệp cần kiểm tra các điều kiện về năng lực hoạt động xây dựng, nhân sự, chứng chỉ và điều kiện chuyên ngành tương ứng với từng công việc thực tế đảm nhận.
Xây dựng công trình giao thông và hạ tầng
Nếu công ty dự kiến nhận thi công đường giao thông, hệ thống hạ tầng kỹ thuật hoặc các công trình liên quan thì cần đăng ký ngành nghề tương ứng.
Nhóm này có thể liên quan đến công trình đường bộ, công trình cấp thoát nước, công trình hạ tầng kỹ thuật và những hạng mục phục vụ khu dân cư, khu đô thị hoặc khu công nghiệp.
Đối với các gói thầu có yêu cầu về năng lực nhà thầu, doanh nghiệp không nên hiểu rằng chỉ cần có ngành nghề trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là có thể tham gia mọi công trình. Điều kiện của từng gói thầu và từng hoạt động xây dựng vẫn phải được kiểm tra riêng.
Lắp đặt hệ thống kỹ thuật
Nhiều công ty không chỉ thi công phần thô mà còn nhận lắp đặt các hệ thống kỹ thuật cho công trình.
Các hoạt động có thể bao gồm hệ thống điện, cấp thoát nước, điều hòa không khí, thông gió và các hệ thống kỹ thuật khác của công trình.
Nếu công ty cung cấp dịch vụ theo mô hình “thi công trọn gói”, việc đăng ký đầy đủ nhóm ngành lắp đặt ngay từ đầu giúp phạm vi ngành nghề phản ánh sát hơn hoạt động thực tế.
Riêng những hệ thống thuộc lĩnh vực kinh doanh có điều kiện hoặc chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành thì phải tiếp tục kiểm tra điều kiện trước khi triển khai.
Hoàn thiện công trình xây dựng
Sau giai đoạn xây dựng phần chính, doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc hoàn thiện như trát, sơn, ốp lát, lắp đặt các hạng mục hoàn thiện và các công việc hoàn thiện khác.
Đây là nhóm ngành phù hợp với cả doanh nghiệp nhận công trình trọn gói và doanh nghiệp chuyên nhận thầu phụ từng hạng mục.
Việc xác định rõ công ty chỉ thi công phần xây dựng hay nhận cả hoàn thiện sẽ giúp xây dựng bộ ngành nghề đăng ký sát với mô hình kinh doanh hơn.
Tư vấn, thiết kế và giám sát xây dựng
Cần phân biệt rõ giữa thi công xây dựng và các hoạt động chuyên môn như thiết kế, tư vấn hoặc giám sát.
Nếu doanh nghiệp dự kiến cung cấp các dịch vụ thiết kế xây dựng, giám sát thi công, quản lý dự án hoặc các hoạt động tư vấn xây dựng khác thì ngoài đăng ký ngành nghề, cần rà soát điều kiện hoạt động theo pháp luật xây dựng.
Tùy lĩnh vực và phạm vi công việc, cá nhân đảm nhiệm chức danh chuyên môn có thể phải đáp ứng yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm và chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng phù hợp.
Vì vậy, khi lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh, cần tách thành hai bước: đăng ký đúng ngành nghề và kiểm tra điều kiện chuyên môn trước khi thực hiện hoạt động có điều kiện.
“Chiếc két vốn” – Thành lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh cần bao nhiêu vốn?
Một câu hỏi thường gặp là phải có bao nhiêu tiền mới được mở công ty xây dựng. Trên thực tế, cần phân biệt giữa vốn điều lệ đăng ký khi thành lập và các yêu cầu về năng lực tài chính hoặc điều kiện chuyên ngành phát sinh khi doanh nghiệp triển khai một hoạt động cụ thể.
Vốn điều lệ của công ty xây dựng
Đối với các hoạt động xây dựng thông thường không thuộc trường hợp pháp luật quy định mức vốn cụ thể, doanh nghiệp chủ động đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp.
Không nên vì muốn thành lập dễ dàng mà đăng ký vốn quá thấp so với quy mô hoạt động dự kiến. Ngược lại, cũng không nên đăng ký một mức vốn rất lớn chỉ để tạo hình ảnh nếu khả năng góp vốn thực tế không đáp ứng.
Mức vốn cần được cân nhắc dựa trên giá trị hợp đồng dự kiến, chi phí nhân công, máy móc, vật tư, khả năng thanh toán và quy mô công trình mà doanh nghiệp hướng tới.
Khi nào phải đáp ứng yêu cầu về vốn?
Không phải cứ đăng ký ngành xây dựng là doanh nghiệp phải chứng minh một mức vốn cố định ngay khi nộp hồ sơ thành lập.
Tuy nhiên, yêu cầu tài chính có thể xuất hiện khi công ty triển khai một ngành nghề, dự án hoặc hoạt động thuộc trường hợp có điều kiện; tham gia đấu thầu; ký hợp đồng lớn; hoặc khi chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu chứng minh năng lực tài chính.
Do đó, phải xem xét hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp sẽ thực hiện, thay vì chỉ nhìn vào tên gọi “công ty xây dựng”.
Chọn mức vốn phù hợp với quy mô công trình
Có thể xác định mức vốn dự kiến bằng cách trả lời các câu hỏi: Công ty nhận công trình dân dụng hay công nghiệp? Giá trị hợp đồng trung bình bao nhiêu? Có phải ứng trước tiền vật tư không? Có máy móc riêng hay phải thuê? Có sử dụng nhiều lao động? Có dự kiến tham gia đấu thầu không?
Một doanh nghiệp chủ yếu nhận sửa chữa và xây nhà dân sẽ có nhu cầu tài chính khác với doanh nghiệp nhận thi công nhà xưởng hoặc các dự án hạ tầng.
Vì vậy, vốn điều lệ nên được lựa chọn dựa trên quy mô hoạt động thực tế và kế hoạch tài chính, đồng thời bảo đảm các thành viên hoặc cổ đông thực hiện nghĩa vụ góp vốn theo quy định.
Vốn điều lệ và năng lực tham gia đấu thầu
Vốn điều lệ có thể là một thông tin phản ánh quy mô đăng ký của doanh nghiệp, nhưng không đồng nghĩa với toàn bộ năng lực tài chính của nhà thầu.
Khi tham gia đấu thầu, doanh nghiệp có thể phải đáp ứng nhiều tiêu chí khác nhau tùy hồ sơ mời thầu, chẳng hạn doanh thu, báo cáo tài chính, nguồn lực tài chính, kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự, nhân sự chủ chốt, máy móc thiết bị và các tiêu chí năng lực khác.
Do đó, doanh nghiệp có định hướng tham gia đấu thầu nên xây dựng năng lực ngay từ những năm đầu hoạt động, thay vì chỉ tập trung đăng ký vốn điều lệ ở mức cao.
Trụ sở công ty – Một địa chỉ tại Bắc Ninh có thể dùng để đăng ký doanh nghiệp khi nào?
Trụ sở không đơn thuần là một địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây còn là địa điểm liên hệ pháp lý, tiếp nhận văn bản và gắn với nhiều thủ tục quản lý doanh nghiệp sau khi thành lập.
Vì vậy, địa chỉ đăng ký cần rõ ràng, hợp pháp và phù hợp với mục đích sử dụng.
Điều kiện đối với địa chỉ trụ sở
Địa chỉ trụ sở phải xác định được cụ thể theo địa giới hành chính và đáp ứng quy định pháp luật về trụ sở doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý không sử dụng căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở làm trụ sở nếu địa điểm đó không có chức năng kinh doanh theo quy định.
Trước khi đăng ký, nên kiểm tra giấy tờ của địa điểm và thông tin địa chỉ hiện hành, nhất là trong trường hợp địa phương có thay đổi tên đơn vị hành chính hoặc cách thể hiện địa chỉ.
Đặt trụ sở tại nhà thuê
Công ty xây dựng hoàn toàn có thể sử dụng địa điểm thuê làm trụ sở nếu địa điểm đáp ứng điều kiện pháp lý.
Doanh nghiệp nên có hợp đồng thuê rõ ràng và lưu giữ giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê để phục vụ các thủ tục khi cần.
Đối với công ty xây dựng, nên ưu tiên địa điểm có khả năng sử dụng ổn định. Việc liên tục thay đổi trụ sở có thể kéo theo nhiều công việc về đăng ký doanh nghiệp, thuế, hóa đơn, ngân hàng, hợp đồng và thông tin giao dịch.
Trụ sở và văn phòng điều hành công trình
Trụ sở chính của công ty và văn phòng điều hành tại công trường không phải lúc nào cũng là một địa điểm.
Ví dụ, công ty có thể đặt trụ sở tại một địa chỉ ở Bắc Ninh nhưng thực hiện công trình tại địa bàn khác và bố trí khu vực điều hành tại công trường.
Doanh nghiệp cần xác định tính chất của từng địa điểm để thực hiện các thủ tục đăng ký hoặc quản lý phù hợp nếu phát sinh nghĩa vụ theo quy định.
Kho vật tư, xưởng và địa điểm kinh doanh
Công ty xây dựng thường phát sinh thêm kho vật tư, bãi tập kết, xưởng gia công hoặc địa điểm phục vụ hoạt động kinh doanh.
Không nên mặc định rằng tất cả các địa điểm này đều được bao phủ bởi địa chỉ trụ sở chính.
Tùy cách tổ chức và tính chất sử dụng, doanh nghiệp cần rà soát xem địa điểm có phải đăng ký thành địa điểm kinh doanh hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành khác hay không.
Đối với kho, xưởng và bãi vật tư, cũng cần quan tâm đến quy hoạch, đất đai, xây dựng, môi trường, phòng cháy chữa cháy và các yêu cầu liên quan tùy trường hợp cụ thể.
“Bộ khung nhân sự” – Ai phải đứng trong hồ sơ của công ty xây dựng?
Khi thành lập doanh nghiệp, không phải toàn bộ kỹ sư, chỉ huy trưởng hoặc cán bộ công trường đều phải kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Cần phân biệt rõ nhân sự xuất hiện trong hồ sơ thành lập công ty với nhân sự chuyên môn doanh nghiệp phải có khi thực hiện hoạt động xây dựng cụ thể.
Người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật là người đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định.
Doanh nghiệp cần lựa chọn người phù hợp để đảm nhiệm vị trí này, đặc biệt với công ty xây dựng thường xuyên ký hợp đồng thi công, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và làm việc với chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý.
Chức danh và quyền hạn của người đại diện nên được quy định rõ trong Điều lệ và hệ thống phân quyền nội bộ.
Thành viên hoặc cổ đông góp vốn
Tùy loại hình công ty, hồ sơ thành lập sẽ xác định chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập theo quy định.
Các bên cần thống nhất ngay từ đầu về tỷ lệ vốn, thời hạn góp vốn, quyền quản lý, quyền biểu quyết và nguyên tắc phân chia lợi ích.
Đối với doanh nghiệp xây dựng có nhiều người cùng hợp tác, đây là vấn đề đặc biệt quan trọng vì giá trị hợp đồng và nghĩa vụ tài chính có thể lớn. Thỏa thuận không rõ ràng ngay từ đầu dễ phát sinh tranh chấp khi công ty bắt đầu có doanh thu hoặc cần bổ sung vốn.
Nhân sự chuyên môn kỹ thuật
Nhân sự chuyên môn không nhất thiết phải được liệt kê toàn bộ trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi công ty triển khai các hoạt động xây dựng thuộc phạm vi yêu cầu điều kiện năng lực, đội ngũ chuyên môn trở thành yếu tố quan trọng.
Doanh nghiệp có thể cần kỹ sư xây dựng, kỹ sư điện, kỹ sư cấp thoát nước, kiến trúc sư hoặc các nhân sự kỹ thuật khác tùy lĩnh vực hoạt động.
Do đó, sau khi xác định “bản đồ ngành nghề”, doanh nghiệp nên lập tiếp bản đồ nhân sự, xác định từng hoạt động cần những chức danh và năng lực chuyên môn nào.
Chỉ huy trưởng và cán bộ công trường
Đối với hoạt động thi công, chỉ huy trưởng công trường và đội ngũ cán bộ kỹ thuật có vai trò trực tiếp trong việc tổ chức thực hiện công trình.
Yêu cầu đối với các chức danh này phụ thuộc vào loại, cấp công trình, quy mô và nội dung công việc cụ thể theo quy định pháp luật cũng như yêu cầu của chủ đầu tư hoặc hồ sơ mời thầu.
Vì vậy, trước khi nhận một công trình, công ty cần đối chiếu hồ sơ nhân sự hiện có với yêu cầu của công trình thay vì chỉ kiểm tra ngành nghề ghi trên đăng ký doanh nghiệp.
Nhân sự có chứng chỉ hành nghề khi hoạt động chuyên môn
Đây là điểm công ty xây dựng mới thành lập cần đặc biệt lưu ý.
Việc doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với các ngành liên quan đến xây dựng không mặc nhiên có nghĩa doanh nghiệp và nhân sự đã đáp ứng toàn bộ điều kiện để thực hiện mọi hoạt động chuyên môn.
Đối với những công việc pháp luật yêu cầu cá nhân đảm nhiệm phải có chứng chỉ hành nghề hoạt động xây dựng, doanh nghiệp cần bố trí người có chứng chỉ phù hợp với lĩnh vực và phạm vi hành nghề.
Đặc biệt khi công ty triển khai các hoạt động như thiết kế, giám sát, quản lý dự án hoặc đảm nhiệm các chức danh chuyên môn tại công trình, cần kiểm tra đồng thời ba lớp: ngành nghề doanh nghiệp đã đăng ký – điều kiện năng lực của tổ chức – điều kiện, chứng chỉ của cá nhân đảm nhiệm công việc.
Chuẩn bị đúng “bộ khung nhân sự” ngay từ đầu sẽ giúp công ty xây dựng tại Bắc Ninh thuận lợi hơn khi nhận công trình, lập hồ sơ năng lực và tham gia các gói thầu sau khi đi vào hoạt động.
Từ giấy đăng ký doanh nghiệp đến quyền nhận công trình – Khoảng cách pháp lý nằm ở đâu?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bước quan trọng để một công ty xây dựng chính thức được hình thành về mặt pháp lý. Tuy nhiên, có giấy đăng ký doanh nghiệp và có ngành nghề xây dựng chưa đồng nghĩa với việc công ty được phép nhận mọi loại công trình.
Trong thực tế cần phân biệt hai lớp pháp lý: điều kiện để thành lập doanh nghiệp và điều kiện để thực hiện hoạt động xây dựng cụ thể. Khoảng cách giữa hai lớp này chính là nơi nhiều công ty mới thành lập dễ gặp vướng mắc.
Đăng ký doanh nghiệp và điều kiện hoạt động xây dựng
Khi thành lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh, doanh nghiệp đăng ký các ngành nghề dự kiến kinh doanh theo quy định. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty có tư cách pháp lý để tổ chức hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, đối với những hoạt động xây dựng thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện năng lực, doanh nghiệp phải tiếp tục hoàn thiện các điều kiện tương ứng trước khi thực hiện.
Có thể hiểu theo công thức:
Có công ty + có ngành nghề phù hợp + đáp ứng điều kiện chuyên ngành = cơ sở để triển khai hoạt động xây dựng tương ứng.
Do đó, trước khi ký hợp đồng hoặc tham gia một gói thầu, doanh nghiệp nên xác định chính xác mình sẽ đảm nhiệm vai trò nào: nhà thầu thi công, đơn vị thiết kế, tư vấn giám sát, quản lý dự án hay thực hiện nhiều hoạt động cùng lúc.
Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng
Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng là một trong những căn cứ thể hiện năng lực của tổ chức đối với các lĩnh vực thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
Điều kiện cấp và phạm vi hoạt động phụ thuộc vào lĩnh vực, hạng năng lực và quy định chuyên ngành tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố liên quan đến tổ chức, nhân sự chuyên môn, kinh nghiệm và những điều kiện tương ứng với lĩnh vực đề nghị cấp chứng chỉ.
Vì vậy, nếu ngay từ đầu công ty xác định sẽ tham gia các công trình có yêu cầu về năng lực, nên xây dựng đội ngũ nhân sự và hồ sơ kinh nghiệm theo định hướng đó thay vì chờ đến khi có dự án mới bắt đầu chuẩn bị.
Chứng chỉ hành nghề của cá nhân
Chứng chỉ năng lực của doanh nghiệp và chứng chỉ hành nghề của cá nhân là hai vấn đề cần phân biệt.
Chứng chỉ hành nghề gắn với cá nhân trực tiếp đảm nhiệm chức danh hoặc công việc chuyên môn thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
Tùy hoạt động, doanh nghiệp có thể cần bố trí kiến trúc sư, kỹ sư, người phụ trách thiết kế, giám sát, quản lý dự án hoặc các chức danh chuyên môn khác đáp ứng điều kiện tương ứng.
Một doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề phù hợp nhưng không bố trí được nhân sự đủ điều kiện vẫn có thể gặp trở ngại khi tham gia công trình hoặc chứng minh năng lực với chủ đầu tư.
Điều kiện theo từng lĩnh vực xây dựng
Không nên áp dụng một bộ điều kiện chung cho tất cả hoạt động xây dựng.
Doanh nghiệp thi công công trình sẽ có yêu cầu khác với doanh nghiệp chuyên thiết kế. Đơn vị tư vấn giám sát lại có cấu trúc nhân sự và điều kiện khác với đơn vị quản lý dự án.
Khi xây dựng hồ sơ pháp lý, nên lập bảng đối chiếu gồm:
Lĩnh vực hoạt động → Loại công trình → Quy mô/cấp công trình → Nhân sự chủ chốt → Chứng chỉ cá nhân → Điều kiện của tổ chức → Phạm vi công việc được thực hiện.
Cách làm này đặc biệt hữu ích với công ty tại Bắc Ninh dự kiến nhận đồng thời nhà xưởng, công trình dân dụng và các hạng mục kỹ thuật trong khu công nghiệp.
Trường hợp chưa cần chứng chỉ năng lực
Không phải mọi hoạt động xây dựng đều bắt buộc doanh nghiệp phải có chứng chỉ năng lực.
Pháp luật xây dựng có những trường hợp tổ chức tham gia hoạt động xây dựng không thuộc diện phải có chứng chỉ năng lực. Phạm vi ngoại lệ cần được đối chiếu với loại công việc, cấp công trình, quy mô và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.
Doanh nghiệp không nên suy luận rằng công trình nhỏ thì đương nhiên được miễn hoặc có đăng ký ngành nghề thì không cần chứng chỉ.
Cách an toàn là kiểm tra từng hợp đồng trước khi ký: công việc doanh nghiệp nhận là gì, công trình thuộc loại và cấp nào, tổ chức có phải đáp ứng điều kiện năng lực không và nhân sự trực tiếp thực hiện có phải có chứng chỉ hành nghề hay không.
“Ma trận chứng chỉ” – Công ty xây dựng tại Bắc Ninh cần chuẩn bị loại năng lực nào?
Thay vì đặt câu hỏi chung “công ty xây dựng cần chứng chỉ gì?”, doanh nghiệp nên xác định mình sẽ kiếm doanh thu từ hoạt động nào. Mỗi nhánh hoạt động có một bộ yêu cầu năng lực khác nhau.
Năng lực thi công xây dựng
Đây là nhóm quan trọng đối với công ty trực tiếp nhận thầu thi công.
Doanh nghiệp cần xác định loại công trình và phạm vi công việc dự kiến thực hiện, chẳng hạn công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, hạ tầng kỹ thuật hoặc các hạng mục chuyên ngành.
Nhân sự phụ trách thi công, chỉ huy trưởng và đội ngũ kỹ thuật cần được bố trí phù hợp với yêu cầu của công trình.
Ngoài điều kiện pháp luật, hồ sơ mời thầu hoặc chủ đầu tư còn có thể đặt ra tiêu chí về hợp đồng tương tự, doanh thu, nhân sự chủ chốt và thiết bị thi công.
Năng lực thiết kế xây dựng
Nếu công ty cung cấp dịch vụ thiết kế, việc chỉ đăng ký ngành nghề tư vấn thiết kế chưa phải điểm kết thúc.
Doanh nghiệp phải xác định lĩnh vực thiết kế mình đảm nhiệm và bố trí nhân sự đáp ứng điều kiện chuyên môn tương ứng.
Hồ sơ nhân sự cần được quản lý chặt chẽ về bằng cấp, kinh nghiệm, chứng chỉ hành nghề và phạm vi hành nghề để tránh tình trạng hợp đồng nhận một phạm vi nhưng nhân sự chỉ đủ điều kiện cho phạm vi khác.
Năng lực tư vấn giám sát
Tư vấn giám sát là hoạt động đòi hỏi sự độc lập về chuyên môn và đội ngũ nhân sự phù hợp.
Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện đối với tổ chức và cá nhân tham gia giám sát theo lĩnh vực, loại công trình và phạm vi công việc.
Khi bố trí nhân sự vào dự án, cần kiểm tra chứng chỉ còn hiệu lực và phạm vi hành nghề có phù hợp với công việc thực tế hay không.
Đây là bước nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ năng lực khi doanh nghiệp tham gia dự án.
Năng lực quản lý dự án
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý dự án cần phân biệt hoạt động này với việc nhà thầu tự tổ chức quản lý phần công việc của mình.
Nếu cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý dự án cho khách hàng, doanh nghiệp cần rà soát điều kiện của tổ chức và các chức danh chuyên môn tham gia dự án.
Đối với công ty muốn phát triển theo mô hình tư vấn tổng hợp gồm thiết kế – giám sát – quản lý dự án, nên xây dựng ma trận nhân sự riêng cho từng nhóm dịch vụ.
Phân biệt chứng chỉ năng lực hạng I, II và III
Hạng chứng chỉ năng lực phản ánh phạm vi năng lực của tổ chức theo quy định pháp luật xây dựng.
Không nên hiểu đơn giản rằng cứ thành lập công ty mới là mặc nhiên bắt đầu từ hạng III rồi lần lượt “nâng cấp” lên hạng II và hạng I. Việc xác định hạng phải căn cứ vào điều kiện pháp luật tương ứng với lĩnh vực và hồ sơ năng lực thực tế của tổ chức.
Doanh nghiệp nên xác định trước thị trường mục tiêu. Nếu chỉ thực hiện các công trình có quy mô phù hợp với năng lực hiện tại, việc xây dựng bộ máy có thể gọn hơn. Nếu định hướng nhận các dự án lớn, cần chuẩn bị nhân sự và kinh nghiệm một cách dài hạn.
Đường chạy hồ sơ thành lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh
Một quy trình tốt không kết thúc ở thời điểm nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Với ngành xây dựng, doanh nghiệp nên chia quá trình thành lập thành hai chặng: thành lập pháp nhân và chuẩn hóa điều kiện để nhận việc.
Bước 1 – Chốt tên, trụ sở, vốn và thành viên
Trước tiên cần xác định tên doanh nghiệp, loại hình, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và cơ cấu thành viên hoặc cổ đông.
Các thông tin này nên được thống nhất ngay từ đầu để hạn chế phải thay đổi ngay sau khi doanh nghiệp vừa được thành lập.
Đặc biệt, tỷ lệ góp vốn và quyền quản lý cần được xác định rõ nếu công ty có nhiều người cùng đầu tư.
Bước 2 – Xác định ngành nghề xây dựng
Tiếp theo là lập danh sách những công việc doanh nghiệp thực sự dự kiến cung cấp.
Không nên chỉ đăng ký một ngành chung chung nếu kế hoạch kinh doanh bao gồm thi công, hoàn thiện, lắp đặt kỹ thuật, thiết kế hoặc tư vấn.
Có thể “đọc ngược” từ hợp đồng dự kiến: khách hàng sẽ thuê công ty làm việc gì thì kiểm tra ngành nghề tương ứng với công việc đó.
Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Bộ hồ sơ được xây dựng theo loại hình doanh nghiệp đã lựa chọn.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập và các giấy tờ liên quan theo quy định.
Thông tin giữa các tài liệu phải thống nhất, đặc biệt là tên công ty, địa chỉ, vốn, tỷ lệ góp vốn, người đại diện và ngành nghề.
Bước 4 – Nộp và theo dõi hồ sơ
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo phương thức pháp luật quy định.
Trong quá trình xử lý cần theo dõi trạng thái hồ sơ và kịp thời sửa đổi, bổ sung nếu có yêu cầu.
Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần kiểm tra ngay các thông tin quan trọng để phát hiện sai lệch trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Bước 5 – Hoàn thiện thủ tục sau thành lập
Sau khi thành lập, doanh nghiệp chuyển sang giai đoạn thiết lập hệ thống vận hành.
Các công việc thường liên quan đến con dấu, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, thuế, hóa đơn điện tử, kế toán và các nghĩa vụ về lao động, bảo hiểm khi phát sinh.
Đối với công ty xây dựng, nên thiết lập hệ thống kế toán ngay từ đầu theo hướng theo dõi riêng từng công trình, thay vì chờ đến cuối năm mới tập hợp chứng từ.
Bước 6 – Chuẩn hóa điều kiện trước khi nhận công trình
Đây là bước đặc biệt quan trọng nhưng thường bị bỏ quên.
Trước khi nhận dự án, doanh nghiệp nên lập một checklist:
Ngành nghề → Hợp đồng → Điều kiện năng lực → Nhân sự → Chứng chỉ → Máy móc → Hồ sơ đấu thầu → Thuế và hóa đơn.
Nếu còn thiếu điều kiện nào thuộc trường hợp bắt buộc, doanh nghiệp cần hoàn thiện trước khi thực hiện hoạt động tương ứng.
Nhờ đó, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thực sự trở thành nền tảng để công ty xây dựng tại Bắc Ninh triển khai hoạt động ổn định.
“Phòng máy hậu trường” – Thuế, hóa đơn và kế toán của công ty xây dựng
Công trình có thể hoàn thành tốt về kỹ thuật nhưng doanh nghiệp vẫn gặp rủi ro nếu hồ sơ kế toán không theo kịp thực tế.
Đặc thù ngành xây dựng là thời gian thực hiện hợp đồng dài, nhiều loại vật tư, nhân công phân tán, nhà thầu phụ và các đợt nghiệm thu – thanh toán khác nhau. Vì vậy, kế toán xây dựng cần được thiết lập theo từng công trình ngay từ đầu.
Thiết lập hồ sơ thuế ban đầu
Sau khi thành lập, công ty cần triển khai các công việc thuế, kế toán và hóa đơn theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp nên xác định ngay người phụ trách kế toán, phương thức lưu chứng từ, quy trình nhận hóa đơn đầu vào và người chịu trách nhiệm bàn giao hồ sơ từ công trường về bộ phận kế toán.
Nếu không có quy trình này, chứng từ rất dễ thất lạc sau khi công trình đã hoàn thành.
Hóa đơn theo hợp đồng và tiến độ nghiệm thu
Doanh nghiệp xây dựng cần đặc biệt quan tâm đến mối liên hệ giữa hợp đồng – khối lượng hoàn thành – nghiệm thu – hồ sơ thanh toán – hóa đơn – doanh thu.
Không nên chỉ căn cứ vào thời điểm khách hàng chuyển tiền để xử lý hóa đơn mà bỏ qua bản chất giao dịch và quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt.
Mỗi công trình nên có một bộ hồ sơ riêng để kế toán dễ dàng đối chiếu.
Quản lý chi phí vật tư
Xi măng, sắt thép, cát đá, gạch, thiết bị và nhiều loại vật tư khác có thể chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình.
Doanh nghiệp cần kiểm soát từ khâu mua hàng, hóa đơn, nhập – xuất vật tư đến việc sử dụng tại từng công trình.
Nếu một hóa đơn mua vật tư phục vụ nhiều công trình, cần có cơ sở phân bổ hợp lý và hồ sơ nội bộ đủ để giải thích cách hạch toán.
Chi phí nhân công và nhà thầu phụ
Nhân công là một trong những nhóm chi phí dễ phát sinh sai sót.
Doanh nghiệp cần phân biệt nhân viên của công ty, lao động theo từng công trình và đơn vị hoặc cá nhân nhận thầu phụ để xây dựng hồ sơ phù hợp.
Đối với nhà thầu phụ, hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, khối lượng hoàn thành, chứng từ thanh toán và hóa đơn phải có sự liên kết.
Không nên để tình trạng công trình đã quyết toán nhưng hồ sơ nhà thầu phụ vẫn thiếu hoặc không xác định được khối lượng thực tế.
Theo dõi giá thành theo từng công trình
Một công ty có thể đồng thời thi công nhiều công trình tại Bắc Ninh và các địa phương khác. Nếu toàn bộ chi phí được đưa vào một “rổ chung”, người quản lý rất khó biết công trình nào đang có lợi nhuận và công trình nào đang vượt ngân sách.
Mỗi công trình nên được thiết lập như một mã quản trị riêng.
Theo đó, doanh nghiệp theo dõi doanh thu, vật tư, nhân công, máy thi công, nhà thầu phụ và các chi phí liên quan cho từng mã công trình.
Hệ thống này vừa phục vụ kế toán vừa giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả thực tế của từng hợp đồng.
Radar rủi ro – 10 lỗi công ty xây dựng tại Bắc Ninh thường gặp sau khi thành lập
Rủi ro của doanh nghiệp xây dựng thường không xuất hiện tại thời điểm nhận giấy đăng ký doanh nghiệp mà bộc lộ khi công ty bắt đầu ký hợp đồng, đưa nhân sự ra công trường và phát sinh doanh thu.
Dưới đây là các nhóm lỗi cần được đưa vào “radar” kiểm tra thường xuyên.
Đăng ký thiếu ngành nghề
Công ty đăng ký hoạt động thi công nhưng sau đó nhận thêm thiết kế, lắp đặt, hoàn thiện hoặc tư vấn mà không rà soát ngành nghề tương ứng là tình huống dễ gặp.
Trước khi bổ sung một loại dịch vụ mới vào báo giá hoặc hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra lại danh sách ngành nghề đã đăng ký.
Nhận công việc vượt phạm vi năng lực
Một hợp đồng có giá trị hấp dẫn không đồng nghĩa doanh nghiệp nên nhận ngay.
Cần kiểm tra loại công trình, cấp công trình, phạm vi công việc, điều kiện năng lực của tổ chức, yêu cầu đối với nhân sự và các tiêu chí riêng của dự án.
Việc nhận công việc vượt quá phạm vi đủ điều kiện có thể tạo rủi ro cho cả hợp đồng và quá trình thực hiện công trình.
Thiếu chứng chỉ của nhân sự chủ chốt
Một lỗi khác là có nhân sự về mặt số lượng nhưng hồ sơ năng lực lại không đáp ứng.
Chứng chỉ có thể không đúng lĩnh vực, không phù hợp phạm vi công việc hoặc không còn đáp ứng yêu cầu tại thời điểm sử dụng.
Doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ năng lực điện tử cho từng nhân sự, bao gồm bằng cấp, kinh nghiệm, chứng chỉ và các tài liệu liên quan để kiểm tra trước khi đưa người vào dự án.
Hồ sơ hợp đồng và nghiệm thu không đồng bộ
Hợp đồng ghi một phạm vi, dự toán thể hiện một phạm vi khác, nghiệm thu lại ghi nhận khối lượng khác là nguyên nhân dẫn đến nhiều vấn đề về thanh toán và kế toán.
Mỗi công trình cần hình thành một chuỗi hồ sơ xuyên suốt:
Báo giá/dự toán → Hợp đồng → Phụ lục → Thi công → Nghiệm thu → Thanh toán → Hóa đơn → Quyết toán.
Mỗi mắt xích phải có khả năng đối chiếu với mắt xích trước và sau.
Không quản lý vật tư theo công trình
Doanh nghiệp mua vật tư liên tục nhưng không xác định vật tư được sử dụng tại công trình nào sẽ rất khó kiểm soát giá thành.
Tình trạng này cũng khiến kế toán gặp khó khi phân bổ chi phí và giải trình số liệu.
Giải pháp là thiết lập mã công trình ngay khi ký hợp đồng và yêu cầu chứng từ mua hàng, phiếu giao nhận, xuất kho hoặc bảng phân bổ phải gắn với mã tương ứng.
Hóa đơn không bám tiến độ thực tế
Nếu bộ phận kế toán không được cập nhật tình trạng nghiệm thu tại công trường, doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn không phù hợp với thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
Do đó, kế toán không nên hoạt động tách biệt với bộ phận kỹ thuật.
Mỗi khi phát sinh nghiệm thu hoặc hoàn thành khối lượng, người phụ trách công trình cần chuyển thông tin và hồ sơ cho kế toán để xác định nghĩa vụ về hóa đơn và thuế.
Ngoài 6 lỗi trên, doanh nghiệp cũng nên đưa thêm vào radar quản trị 04 rủi ro thường gặp khác: sử dụng nhà thầu phụ nhưng hồ sơ không đầy đủ; quản lý nhân công công trường không chặt; không cập nhật điều kiện năng lực khi nhận loại công trình mới; và không theo dõi riêng doanh thu – chi phí – công nợ của từng công trình.
Nếu kiểm soát được đủ 10 điểm này, công ty xây dựng tại Bắc Ninh sẽ hình thành được một chuỗi quản trị tương đối rõ: đủ pháp lý để nhận việc – đủ năng lực để thực hiện – đủ hồ sơ để nghiệm thu – đủ chứng từ để hạch toán và quyết toán.
Case Study – Từ công ty mới thành lập đến hợp đồng xây dựng đầu tiên tại Bắc Ninh
Một công ty xây dựng mới được thành lập tại Bắc Ninh thường chưa thể chỉ dựa vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để nhận ngay mọi loại công trình. Để đi từ trạng thái “đã có pháp nhân” đến “đủ điều kiện ký và thực hiện hợp đồng”, doanh nghiệp nên kiểm tra tuần tự phạm vi công việc, năng lực tổ chức, nhân sự, hợp đồng, nghiệm thu và hồ sơ tài chính.
Có thể hình dung một tình huống thực tế: Công ty A vừa thành lập tại Bắc Ninh, đăng ký hoạt động xây dựng và nhận được đề nghị thi công một hạng mục cải tạo nhà xưởng. Trước khi ký hợp đồng, công ty cần đi qua các bước sau.
Xác định phạm vi công việc
Bước đầu tiên không phải là báo giá mà là đọc kỹ yêu cầu của khách hàng.
Doanh nghiệp cần xác định cụ thể mình sẽ thực hiện những phần việc nào: phá dỡ, xây mới, cải tạo, hoàn thiện, lắp đặt điện nước, hệ thống kỹ thuật hay chỉ cung cấp nhân công.
Nếu hợp đồng ghi “thi công trọn gói”, cần bóc tách toàn bộ phạm vi để kiểm tra xem công ty đã đăng ký đủ ngành nghề và có đáp ứng điều kiện chuyên môn tương ứng hay chưa.
Ví dụ, nếu công ty chỉ dự kiến thi công phần xây dựng nhưng hợp đồng lại bao gồm cả thiết kế và giám sát, cần kiểm tra riêng từng hoạt động thay vì coi tất cả đều nằm trong khái niệm chung là “xây dựng”.
Kiểm tra điều kiện năng lực
Sau khi xác định phạm vi công việc, doanh nghiệp cần đối chiếu công trình với điều kiện pháp luật hiện hành.
Các câu hỏi cần kiểm tra gồm: công trình thuộc loại nào, quy mô và cấp công trình ra sao, doanh nghiệp đảm nhiệm vai trò gì, hoạt động đó có thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện năng lực hay không.
Nếu thuộc trường hợp cần chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng, công ty phải kiểm tra lĩnh vực và phạm vi chứng chỉ có phù hợp với công việc dự kiến nhận hay không.
Nếu chưa thuộc trường hợp phải có chứng chỉ năng lực, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra các yêu cầu về nhân sự, an toàn, hồ sơ hợp đồng và các điều kiện chuyên ngành khác có liên quan.
Chuẩn hóa nhân sự và hồ sơ
Sau khi kiểm tra năng lực tổ chức, công ty chuyển sang “soi” hồ sơ nhân sự.
Danh sách nhân sự cần được xây dựng theo từng vị trí thực tế của công trình như người phụ trách kỹ thuật, chỉ huy trưởng, kỹ sư chuyên ngành và các cán bộ phụ trách khác.
Mỗi nhân sự nên có một bộ hồ sơ riêng gồm thông tin cá nhân, văn bằng chuyên môn, kinh nghiệm, hợp đồng lao động hoặc căn cứ sử dụng nhân sự và chứng chỉ hành nghề nếu vị trí đó thuộc trường hợp phải có.
Cách làm hiệu quả là lập bảng:
Tên nhân sự → Chức danh → Chuyên môn → Kinh nghiệm → Chứng chỉ → Phạm vi được đảm nhiệm → Công trình đang bố trí.
Nhờ đó doanh nghiệp tránh tình trạng một người được kê khai cho nhiều dự án nhưng thực tế không đáp ứng yêu cầu.
Ký hợp đồng xây dựng
Chỉ sau khi xác định được doanh nghiệp có khả năng thực hiện công việc thì mới nên chuyển sang ký hợp đồng chính thức.
Hợp đồng cần thể hiện rõ phạm vi công việc, giá trị, thời gian thực hiện, tiến độ, phương thức thanh toán, trách nhiệm cung cấp vật tư, điều kiện nghiệm thu, bảo hành và xử lý phát sinh.
Đối với công trình có nhiều hạng mục, nên có phụ lục khối lượng, bảng giá hoặc dự toán kèm theo để hạn chế tranh chấp về sau.
Cần đặc biệt kiểm tra sự thống nhất giữa báo giá – dự toán – hợp đồng – phụ lục – hồ sơ kỹ thuật.
Nếu một nội dung phát sinh ngoài hợp đồng, nên có văn bản hoặc phụ lục xác nhận thay vì chỉ thỏa thuận bằng lời nói.
Tổ chức nghiệm thu và thanh toán
Trong quá trình thi công, công ty cần lập hồ sơ theo từng giai đoạn thay vì chờ đến cuối công trình mới hoàn thiện.
Tùy tính chất công trình, hồ sơ có thể bao gồm biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu khối lượng, hồ sơ hoàn thành và các tài liệu liên quan.
Việc nghiệm thu cần gắn với điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.
Ví dụ, hợp đồng quy định thanh toán theo ba giai đoạn thì bộ phận kỹ thuật và kế toán cần thống nhất thời điểm xác nhận khối lượng, hồ sơ thanh toán và xử lý hóa đơn theo quy định.
Đây là điểm kết nối trực tiếp giữa công trường – hợp đồng – kế toán – thuế.
Hoàn thiện hồ sơ công trình
Sau khi hoàn thành công việc, doanh nghiệp không nên chỉ thu tiền và đóng hồ sơ.
Một bộ hồ sơ công trình được quản lý tốt có thể trở thành tài sản quan trọng để chứng minh kinh nghiệm của doanh nghiệp trong các dự án sau.
Công ty nên lưu trữ có hệ thống hợp đồng, phụ lục, hồ sơ năng lực, hồ sơ nhân sự, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, hóa đơn, tài liệu kỹ thuật và các chứng từ liên quan.
Có thể lập mỗi công trình thành một “folder năng lực” riêng.
Khi cần tham gia đấu thầu hoặc chứng minh kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy xuất hợp đồng tương tự thay vì phải tìm lại hồ sơ đã thất lạc từ nhiều năm trước.
Checklist trước khi công ty xây dựng tại Bắc Ninh chính thức nhận việc
Trước khi nhận hợp đồng đầu tiên, công ty xây dựng nên thực hiện một vòng kiểm tra tổng thể. Checklist này giúp phát hiện sớm những điểm còn thiếu trước khi doanh nghiệp phát sinh nghĩa vụ với khách hàng.
Checklist đăng ký doanh nghiệp
Đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp được sử dụng thống nhất trên hồ sơ giao dịch.
Địa chỉ trụ sở đang sử dụng hợp pháp và đúng thông tin đăng ký.
Người đại diện theo pháp luật đúng với người ký hồ sơ hoặc đã có ủy quyền hợp lệ.
Vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn được theo dõi đúng theo hồ sơ doanh nghiệp.
Thông tin thành viên hoặc cổ đông được lưu trữ đầy đủ.
Các thay đổi phát sinh sau thành lập đã được đăng ký khi thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục.
Checklist ngành nghề
Đã xác định cụ thể công ty sẽ thi công, thiết kế, giám sát hay tư vấn.
Ngành nghề đăng ký phù hợp với từng nhóm công việc.
Đã kiểm tra hoạt động lắp đặt hệ thống kỹ thuật nếu hợp đồng có nội dung này.
Đã kiểm tra ngành hoàn thiện công trình nếu nhận thi công trọn gói.
Đã rà soát ngành tư vấn, thiết kế nếu cung cấp dịch vụ chuyên môn.
Đã kiểm tra các ngành nghề có điều kiện đi kèm.
Không sử dụng tên ngành nghề đăng ký để suy luận rằng doanh nghiệp tự động đủ điều kiện thực hiện mọi công việc.
Checklist chứng chỉ năng lực
Đã xác định hoạt động dự kiến thực hiện có thuộc trường hợp yêu cầu chứng chỉ năng lực hay không.
Lĩnh vực ghi nhận trong chứng chỉ phù hợp với công việc dự kiến nhận.
Hạng năng lực phù hợp với phạm vi hoạt động.
Chứng chỉ còn giá trị sử dụng.
Thông tin tổ chức trên chứng chỉ thống nhất với thông tin doanh nghiệp hiện tại.
Doanh nghiệp đã lưu bản chứng chỉ trong hồ sơ năng lực.
Khi nhận loại công trình mới đã thực hiện rà soát lại điều kiện năng lực.
Checklist nhân sự chuyên môn
Đã xác định các vị trí nhân sự chủ chốt của công trình.
Nhân sự có chuyên môn phù hợp với công việc.
Hồ sơ bằng cấp được lưu đầy đủ.
Kinh nghiệm của nhân sự có tài liệu chứng minh khi cần.
Chứng chỉ hành nghề phù hợp nếu pháp luật yêu cầu.
Phạm vi hành nghề phù hợp với nhiệm vụ được giao.
Chứng chỉ còn hiệu lực tại thời điểm sử dụng.
Có hồ sơ thể hiện quan hệ sử dụng lao động hoặc căn cứ bố trí nhân sự phù hợp.
Không bố trí một nhân sự theo cách làm ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng thực tế tại nhiều công trình cùng thời điểm.
Checklist thuế – hóa đơn
Công ty đã có hệ thống kế toán hoạt động.
Đã đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Có người chịu trách nhiệm tiếp nhận chứng từ từ công trường.
Mỗi công trình đã được mở mã theo dõi riêng.
Chi phí vật tư được gắn với từng công trình.
Chi phí nhân công có hồ sơ phù hợp.
Nhà thầu phụ có hợp đồng và hồ sơ thanh toán đầy đủ.
Tiến độ nghiệm thu được chuyển cho kế toán kịp thời.
Việc lập hóa đơn được kiểm tra theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ theo quy định.
Doanh thu và chi phí từng công trình có thể đối chiếu được.
Checklist hợp đồng – công trình
Hợp đồng xác định rõ phạm vi công việc.
Có dự toán hoặc bảng khối lượng làm căn cứ.
Thời gian và tiến độ thi công được xác định.
Điều kiện thanh toán rõ ràng.
Trách nhiệm cung cấp vật tư được phân định.
Quy trình nghiệm thu được quy định.
Có nội dung xử lý khối lượng phát sinh.
Có thỏa thuận về bảo hành, vi phạm và bồi thường.
Hồ sơ nhân sự phù hợp với yêu cầu của hợp đồng.
Điều kiện năng lực được kiểm tra trước ngày bắt đầu thực hiện.
Hồ sơ nghiệm thu được lập theo tiến độ thực tế.
Hồ sơ thanh toán, hóa đơn và công nợ được theo dõi đồng bộ.
Kho giải đáp nhanh về thành lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh
Dưới đây là những câu hỏi thường xuất hiện khi cá nhân hoặc nhóm nhà đầu tư chuẩn bị thành lập công ty xây dựng tại Bắc Ninh.
Thành lập công ty xây dựng có cần bằng cấp không?
Về nguyên tắc, việc thành lập doanh nghiệp và việc đáp ứng điều kiện chuyên môn để thực hiện hoạt động xây dựng là hai vấn đề khác nhau.
Người đứng ra thành lập hoặc góp vốn vào công ty xây dựng không phải trong mọi trường hợp đều bắt buộc phải có bằng kỹ sư xây dựng.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động chuyên môn thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu về năng lực hoặc chứng chỉ hành nghề, công ty phải bố trí nhân sự đáp ứng điều kiện tương ứng.
Do đó, có thể xảy ra trường hợp chủ công ty không phải kỹ sư nhưng doanh nghiệp vẫn hoạt động hợp pháp vì đã xây dựng đội ngũ chuyên môn đủ điều kiện cho các công việc thực tế đảm nhận.
Công ty xây dựng có bắt buộc phải có chứng chỉ năng lực ngay không?
Không thể kết luận rằng mọi công ty xây dựng đều phải có chứng chỉ năng lực ngay tại thời điểm thành lập.
Khi đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện thủ tục thành lập pháp nhân theo quy định về doanh nghiệp.
Nhu cầu phải có chứng chỉ năng lực được xác định dựa trên hoạt động xây dựng cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện và các trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định.
Vì vậy, công ty mới thành lập có thể chưa cần xin chứng chỉ ngay nếu hoạt động dự kiến không thuộc trường hợp bắt buộc. Tuy nhiên, trước khi ký hợp đồng mới, doanh nghiệp phải kiểm tra lại điều kiện thay vì mặc định rằng “lần trước không cần thì lần này cũng không cần”.
Thành lập công ty xây dựng cần vốn tối thiểu bao nhiêu?
Đối với các hoạt động xây dựng thông thường không thuộc trường hợp có quy định riêng về vốn, pháp luật không đặt ra một mức vốn điều lệ tối thiểu chung chỉ vì doanh nghiệp mang tên “công ty xây dựng”.
Doanh nghiệp tự lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với kế hoạch hoạt động và phải chịu trách nhiệm đối với thông tin đăng ký cũng như nghĩa vụ góp vốn theo quy định.
Khi lựa chọn vốn nên xem xét giá trị hợp đồng dự kiến, nhu cầu ứng vốn mua vật tư, chi phí nhân công, thiết bị, thời gian thu hồi công nợ và định hướng tham gia đấu thầu.
Vốn điều lệ quá thấp có thể không phản ánh đúng quy mô hoạt động, nhưng đăng ký quá cao so với khả năng thực tế cũng không phải phương án quản trị hợp lý.
Công ty mới thành lập có được nhận công trình ngay không?
Có thể, nếu công việc mà công ty nhận phù hợp với phạm vi đăng ký và doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện bắt buộc áp dụng cho công việc đó.
Không có quy tắc chung rằng công ty phải hoạt động đủ một số năm nhất định mới được ký hợp đồng xây dựng.
Tuy nhiên, đối với những dự án hoặc gói thầu đặt ra yêu cầu về kinh nghiệm, hợp đồng tương tự, doanh thu, nhân sự hoặc năng lực tài chính, doanh nghiệp mới thành lập có thể chưa đáp ứng được các tiêu chí đó.
Do đó cần phân biệt giữa quyền ký hợp đồng về mặt pháp lý và khả năng đáp ứng yêu cầu cụ thể của chủ đầu tư hoặc gói thầu.
Một công ty có thể đăng ký nhiều lĩnh vực xây dựng không?
Có. Một doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều ngành nghề nếu có kế hoạch kinh doanh tương ứng và pháp luật không cấm.
Ví dụ, công ty có thể đăng ký đồng thời hoạt động xây dựng nhà, công trình kỹ thuật, lắp đặt hệ thống kỹ thuật, hoàn thiện công trình và một số hoạt động tư vấn liên quan.
Tuy nhiên, đăng ký nhiều ngành nghề không có nghĩa doanh nghiệp tự động đủ điều kiện thực hiện tất cả các ngành đó.
Đối với hoạt động có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được triển khai khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyên ngành tương ứng.
Vì vậy, cách tiếp cận phù hợp là:
Đăng ký đủ ngành cho kế hoạch kinh doanh → xác định ngành có điều kiện → hoàn thiện năng lực trước khi triển khai.
Khi nào phải xin chứng chỉ năng lực xây dựng?
Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về chứng chỉ năng lực khi chuẩn bị thực hiện một hoạt động xây dựng thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu tổ chức phải có điều kiện năng lực tương ứng.
Không nên đợi đến khi chủ đầu tư yêu cầu bổ sung hồ sơ mới bắt đầu kiểm tra.
Ngay khi xuất hiện một cơ hội công trình, công ty nên thực hiện bước “lọc pháp lý” gồm:
Loại công việc → Loại/cấp công trình → Vai trò doanh nghiệp → Điều kiện năng lực → Hạng và phạm vi cần đáp ứng → Nhân sự chuyên môn.
Nếu kết quả cho thấy hoạt động thuộc trường hợp phải có chứng chỉ năng lực, doanh nghiệp cần hoàn thiện điều kiện trước khi thực hiện công việc tương ứng.
Ngược lại, nếu thuộc trường hợp pháp luật không yêu cầu chứng chỉ năng lực, công ty vẫn phải bảo đảm những nghĩa vụ pháp lý khác liên quan đến hợp đồng, nhân sự, an toàn, chất lượng, thuế và hồ sơ công trình.
Điểm quan trọng nhất đối với công ty xây dựng tại Bắc Ninh là không đặt câu hỏi chung “công ty xây dựng có cần chứng chỉ không?”, mà phải hỏi chính xác hơn: “Với loại công trình và phạm vi công việc này, công ty của tôi cần đáp ứng điều kiện nào trước khi ký và thực hiện hợp đồng?”